peraturan direktur rumah sakit katolik budi ...budirahayu.com/download/tatanaskah_lama.pdfrahayu...

-1-

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI

RAHAYU NOMOR : 039/B/1/RSKBR/VIII/2017 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ketatalaksanaan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam

berbagai bidang kegiatan manajemen di lingkungan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan manajemen adalah administrasi umum.

Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas,

penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur

administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan logo dan stempel dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar,

pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan peraturan, ketentuan, produk hukum,

dan ralat.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah di

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang

efektif dan efisien dalam penyelenggaraan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

C. Sasaran

Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah: 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam

penyelenggaraan tata naskah di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;

-2-

4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata

naskah; 5. berkurangnya tumpang - tindih dan pemborosan

penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. Asas Pedoman Tata Naskah di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu ini

disusun berdasarkan asas sebagai berikut:

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar

naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat

dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, SPO, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat

waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan,

dan distribusi.

E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah; penyusunan naskah; pengurusan naskah korespondensi; pejabat penanda tangan naskah; penggunaan logo dalam naskah; serta

perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah.

F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut:

1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah, penamaan lembaga atau unit, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang

perkantoran. 2. Naskah adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu dalam rangka penyelenggaraan tugas dan pelayanan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

3. Tata naskah adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang

meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah, serta

media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

-3-

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang

menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan logo dan stempel dinas.

5. Penanda tangan naskah adalah pejabat yang menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan

pada jabatannya. 6. Unit kerja di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah

bagian, bidang, subbagian, seksi, urusan, instalasi, komite dan satuan atau panitia setingkat komite.

7. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Rumah

Sakit Katolik Budi Rahayu. 8. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu

jabatan. 9. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab

dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya. 10. Instruksi adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari

pimpinan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas.

11. Paraf adalah tanda tangan singkat. 12. Standar Prosedur Operasional selanjutnya disebut SPO

-4-

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut

dijelaskan sebagai berikut. A. NASKAH DINAS ARAHAN

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomi

dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap unit yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,

penetapan, dan penugasan.

1. NASKAH DINAS PENGATURAN

Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan/panduan, SPO, dan surat

edaran.

A. PERATURAN RUMAH SAKIT

1). Pengertian

Peraturan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat pengaturan.

Jenis dan tata urutan peraturan di Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu : 1. Peraturan perundang-undangan Republik

Indonesia;

2. Peraturan Internal Rumah Sakit (Hospital Bylaws) Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;

3. Peraturan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 4. Peraturan Direktur Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu; Peraturan perundang-undangan adalah peraturan

tertulis yang memuat norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk atau ditetapkan oleh

lembaga negara atau pejabat yang berwenang melalui SPO yang ditetapkan dalam peraturan perundang-

undangan. Peraturan Internal Rumah Sakit (Hospital Bylaws)

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah aturan dasar yang dibentuk dan ditetapkan oleh Pengurus Yayasan

sebagai pihak yang mewakili pemilik Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang mengatur agar tata kelola

perusahaan yang baik (good corporate governance) Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu terselenggara

dengan baik melalui pengaturan hubungan antara Pengurus Yayasan sebagai pihak yang mewakili pemilik, Direktur, dan Komite Medik di Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu.

-5-

Peraturan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah

kebijakan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang bersifat pengaturan hal-hal strategis atau bersifat garis

besar yang ditetapkan oleh direktur dengan persetujuan Pengurus Yayasan untuk menjalankan

perintah peraturan perundang-undangan dan peraturan internal Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu

sebagaimana mestinya, meliputi Kebijakan.

Peraturan Direktur Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu adalah kebijakan Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang bersifat pengaturan yang

ditetapkan oleh Direktur sebagai pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi sebagaimana mestinya dan

bersifat mengikat di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, meliputi Pedoman dan Panduan.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan a) Pejabat yang berwenang membentuk, menetapkan

dan menandatangani Peraturan Internal Rumah Sakit (Hospital Bylaws) Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu adalah Ketua Pengurus Yayasan berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya;

b) Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan rumah sakit adalah

Direktur dengan persetujuan Pengurus Yayasan berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya; c) Pejabat yang berwenang menetapkan dan

menandatangani Peraturan Direktur adalah

Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya. d) Pejabat yang berwenang menetapkan dan

menandatangani SPO adalah Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

3) Susunan a) Kepala

Bagian kepala Peraturan terdiri dari: 1. kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

2. kata Peraturan Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

3. nomor Peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

4. kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital;

5. judul Peraturan, yang ditulis dengan huruf

kapital;

-6-

6. kata Direktur Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu (nama jabatan yang menetapkan Peraturan) yang ditulis dengan huruf kapital

dan diakhiri dengan tanda baca koma.

b) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari :

(a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan tentang perlu ditetapkannya

Peraturan tersebut. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital

diakhiri dengan tanda baca titik dua (dan diletakkan dibagian kiri);

(b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Peraturan.

Peraturan perundang –undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya

sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak

lurus dengan kata menimbang.

c) Diktum

Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut: (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan

yang ditulis simetris di tengah margin, seluruhnya dengan huruf kapital, dan diikuti

kata menetapkan di tepi kiri sejajar kebawah dengan kata menimbang dan mengingat yang

ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;

(b) Nama peraturan sesuai dengan judul, seluruhnya

ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik;

(c) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan:

d) Batang Tubuh

Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang diuraikan dalam pasal-pasal.

e) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari

(a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang

ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(c) tanda tangan Direktur sebagai pejabat yang

menetapkan peraturan dan stempel Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;

(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital,

dengan mencantumkan gelar.

-7-

4) Penandatanganan

Peraturan ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

5) Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan

sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau

administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.

2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata

Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis

dengan huruf awal kapital.

6) Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan

kepada yang berkepentingan.

7) Hal yang Perlu Diperhatikan

Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan

disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Contoh format peraturan dapat dilihat pada contoh 1

-8-

CONTOH 1

FORMAT PERATURAN RUMAH SAKIT

YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU

RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509

e-mail : [email protected]

www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

===========================================================

PERATURAN RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

NOMOR : .... TAHUN ......

TENTANG ................................

DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

Menimbang : a. bahwa ....

b. bahwa ...

Mengingat : 1. UU ...

2. Peraturan ... 3. Peraturan ...

dengan persetujuan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu

MEMUTUSKAN

Menetapkan: PERATURAN RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU TENTANG ....

..................................................................................................

Pasal 1 .......................

Pasal 2

........ Dst

Ditetapkan di ...........................

Pada tanggal .......................... DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

Ttd dan stempel Instansi

NAMA LENGKAP & GELAR

mailto:[email protected]

-9-

B. KEBIJAKAN

Kebijakan rumah sakit adalah penetapan rumah sakit pada

tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat,

dengan persetujuan pengurus yayasan.

Karena kebijakan bersifat garis besar maka untuk penerapan

kebijakan tersebut perlu disusun pedoman / panduan dan

SPO sehingga ada kejelasan langkah – langkah untuk

melaksanakan kebijakan tersebut.

Kebijakan ditetapkan dengan peraturan rumah sakit.

Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal – pasal di dalam

peraturan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan.

Contoh format dokumen untuk kebijakan adalah format

peraturan rumah sakit sebagai berikut :

a) Kepala

Bagian kepala Peraturan terdiri dari: 1. kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama Rumah

Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

2. kata Peraturan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

3. nomor Peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris; 4. kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf

kapital; 5. judul Peraturan, yang ditulis dengan huruf

kapital; 6. kata Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu (nama

jabatan yang menetapkan Peraturan) yang ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

b) Konsiderans

1. Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat

tentang pokok – pokok pikiran yang menjadi latar

belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal

kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri

dengan tanda baca titik dua (dan diletakkan di bagian

kiri ).

2. Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar

kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang

memerintahkan pembuatan peraturan tersebut.

Peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar

hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat

atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di

bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.

-10-

3. Dengan persetujuan Pengurus Yayasan Rumah Sakit

Budi Rahayu

2. Diktum

a. Diktum Memutuskan ditulis simetris ditengah,

seluruhnya dengan huruf capital, serta diletakkan di

tengah margin;

b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata

memutuskan disejajarkan kebawah dengan kata

menimbang dan mengingat, huruf awal kata

menetapkan ditulis dengan huruf capital dan diakhiri

dengan tanda baca titik dua;

c. Nama peraturan sesuai dengan judul, seluruhnya

ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda

baca titik.

3. Batang Tubuh

a. Batang tubuh memuat semua subtansi peraturan yang

dirumuskan dalam diktum – diktum, misalnya :

Pasal 1

Pasal 2

Dst

b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan,

pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan

lainnya.

c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran

peraturan, dan pada halaman terakhir ditandatangani

oleh pejabat yang menetapkan peraturan.

4. Kaki

Kaki peraturan merupakan bagian akhir subtansi

peraturan yang memuat penanda tangan penetapan

peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas temat

dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan

pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.

1. Penandatanganan

Peraturan RS ditandatangani oleh Direktur RS.

2. Lampiran peraturan

a. Halaman pertama harus dicantumkan judul dan

nomor peraturan.

b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Direktur

RS.

-11-

C. PEDOMAN dan PANDUAN

1) Pengertian

Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah sebagaimana sesuatu harus dilakukan,

dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan.

Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan

kegiatan. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa pedoman

mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan. Agar pedoman dan panduan

dapat diimplementasikan dengan baik dan benar, diperlukan pengaturan melalui SPO.

Setiap pedoman dan panduan harus dilengkapi dengan peraturan Direktur untuk pemberlakuan pedoman /

panduan tersebut. Bila Direktur RS diganti, peraturan Direktur RS untuk pemberlakuan pedoman / panduan RS

tersebut tidak perlu diganti.

Peraturan Direktur RS diganti bila memang ada perubahan dalam pedoman / panduan tersebut.

Bila Kementerian Kesehatan sudah menerbitkan pedoman / panduan untuk suatu kegiatan / pelayanan tertentu

maka RS dalam membuat pedoman / panduan wajib mengacu pada pedoman / panduan yang diterbitkan oleh

Kementerian Kesehatan tersebut.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan

peraturan Direktur. Pejabat yang berwenang menetapkan dan

menandatangani Pedoman adalah Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

3) Susunan

a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan

dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo dan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang diletakkan disisi kanan kertas bagian atas, serta

dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan

huruf kapital dengan ukuran huruf 8. b) Kepala

Bagian kepala pedoman terdiri dari: 1. tulisan pedoman dengan menggunakan huruf

kapital dan dicantumkan di tengah atas;

-12-

2. rumusan judul pedoman yang ditulis secara

simetris dengan huruf kapital.

c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari :

a. pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan

pengertian umum; b. materi pedoman; c. penutup, yang terdiri dari hal yang harus

diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut.

d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari :

(1) Direktur atau jabatan yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital,

dengan mencantumkan gelar.

4) Pedoman Pengorganisasian dan Pedoman Pelayanan Unit Kerja

Setiap unit kerja ( Satuan Organisasi ) di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu wajib mempunyai Pedoman

Pengorganisasian Unit Kerja dan Pedoman Pelayanan Unit Kerja.

a) Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja :

Peraturan Direktur

Kata Pengantar Daftar Isi

BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum RS

BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan RS BAB IV Struktur Organisasi RS BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja

BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi

BAB X Pertemuan / Rapat BAB XI Pelaporan :

1. Laporan Harian

2. Laporan Bulan 3. Laporan Tahunan

BAB XII Penilaian Kinerja dan Evaluasi Contoh Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja

dapat dilihat pada Contoh 2

-13-

b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja

Peraturan Direktur Kata Pengantar

Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman

C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum

BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

B. Distribusi Ketenagaan C. Pengaturan Jaga

BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruangan B. Standar Fasilitas

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP

Contoh Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja dapat

dilihat pada Contoh 3

c. Format Panduan Pelayanan Peraturan Direktur

Kata Pengantar Daftar Isi

BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI

Contoh Format Panduan Pelayanan dapat dilihat pada

Contoh 4

-14-

CONTOH 2

FORMAT PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT KERJA




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

===================================================

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR NO. ………………………………….. TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN ………………. RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

BAB I. Pendahuluan …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB II. Gambaran Umum RS …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB III. Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan RS …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB IV. Struktur Organisasi RS …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB V. Struktur Organisasi Unit Kerja …………………………………..……………………………………………………………………………………………….

BAB VI. Uraian Jabatan …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB VII. Tata Hubungan Kerja …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB VIII. Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB IX. Kegiatan Orientasi …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB X. Pertemuan / rapat …………………………………..……………………………………………………………………………………………….

BAB XI. Pelaporan a. Laporan Harian

b. Laporan Bulanan

c. Laporan Tahunan …………………………………………………………………………………………………………………………………

BAB XII. Penilaian Kinerja dan Evaluasi …………………………………………………………………………………………………………………………………

Ditetapkan di ……………………

pada tanggal …………………... NAMA JABATAN DAN INSTANSI

Tanda Tangan dan stempel Instansi

NAMA LENGKAP DAN GELAR


-15-

CONTOH 3

FORMAT PEDOMAN PELAYANAN UNIT KERJA




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

===================================================

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR NO. …………………………………..

TENTANG PEDOMAN PELAYANAN UNIT ………………. RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman

C. Ruang Lingkup Pelayanan

D. Batas Operasional E. Landasan Hukum

BAB II. STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

B. Distribusi Ketenagaan C. Pengaturan Jaga

BAB III. STANDAR FASILITAS A. Denah Ruangan

B. Standar Fasilitas

BAB IV. TATA LAKSANA PELAYANAN

BAB V. LOGISTIK

BAB VI. KESELAMATAN PASIEN

BAB VII. KESELAMATAN KERJA

BAB VIII. PENGENDALIAN MUTU

BAB IX. PENUTUP


pada tanggal …………………... NAMA JABATAN DAN INSTANSI




-16-

CONTOH 4

FORMAT PANDUAN PELAYANAN UNIT KERJA




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

===================================================

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR NO. ………………………………….. TENTANG PANDUAN PELAYANAN UNIT ………………. RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

BAB I. DEFINISI

BAB II. RUANG LINGKUP

BAB III. TATA LAKSANA

BAB IV. DOKUMENTASI

Ditetapkan di …………………… pada tanggal …………………...

NAMA JABATAN DAN INSTANSI

Tanda Tangan dan stempel

Instansi



-17-

D. STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

1) Pengertian

Standar Prosedur Operasional yang selanjutnya disebut SPO adalah Suatu perangkat instruksi / langkah-langkah

yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu, yang yang dibakukan mengenai berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas rumah sakit, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan.

Istilah SPO digunakan di Undang – Undang RI No. 29 tahun 2004 Tentang Praktek Kedokteran dan Undang –

Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2) Tujuan Penyusunan SPO Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan

efisien, efektif, konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.

3) Manfaat SPO

a. Mendokumentasikan langkah – langkah kegiatan b. Memastikan staf RS memahami bagaimana

melaksanakan pekerjaannya. c. Menyamakan persepsi pengawasan dan pelaksanaan

kegiatan.

4) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

SPO ditetapkan dan ditandatangani oleh Direktur.

5) Petunjuk Pengisian SPO a. Kotak Heading : masing-masing kotak (Rumah Sakit,

Judul SPO, No. Dokumen. No. Revisi, Halaman,

tulisan Standar Prosedur Operasional, Tanggal Terbit, Ditetapkan Direktur) di isi sebagai berikut :

1. Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kota heading

harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kota heading dapat hanya memuat : Kotak nama RS, Judul SPO, No. Dokumen, No.

Revisi dan Halaman. 2. Kotak RS diberi nama RS dan logo RS

3. Judul SPO : diberi judul / nama SPO sesuai proses kerjanya

4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di RS yang bersangkutan, yang dibuat sistematis agar ada

keseragaman. 5. No. Revisi : diisi dengan status revisi, dianjurkan

menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi

huruf B dan seterusnya.

-18-

6. Halaman : diisi nomor halaman dengan

mencantumkan juga total halaman untuk SPO tersebut. Misalnya : Halaman pertama : 1/5,

hlaman kedua : 2/5, Halaman terakhir : 5/5. 7. SPO diberi penamaan sesuai ketentuan ( istilah )

yang digunakan RS yaitu Standar Prosedur Operasional.

8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SPO tersebut.

9. Ditetapkan direktur : diberi tandatangan Direktur dan diberi nama jelasnya pada halaman

pertama saja.

b. Isi SPO : 1. Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi

tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau

menyebabkan salah pengertian. 2. Tujuan : berisi pelaksanaan SPO secara spesifik.

Kata kunci “ sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ..................... ”.

3. Kebijakan : berisi kebijakan direktur RS yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasar SPO

tersebut, kemudian diikuti dengan peraturan / keputusan dari kebijakan terkait.

4. Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah – langkah kegiatan

untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. 5. Unit Kerja : berisi unit – unit yang terkait dan

atau SPO terkait dalam proses kerja tersebut. 6. Kolom Verifikasi : berisi penyusun dan

pemeriksa SPO.

6) Tata Cara Pengelolaan SPO

1. SPO RS dikelola oleh Sekretariat RS 2. Sekretariat RS harus mempunyai arsip seluruh SPO

RS 3. Sekretariat RS agar membuat tata cara penyusunan,

penomoran, Penarikan, Penyimpanan, evaluasi dan

revisi SPO.

7) Tata Cara Penyusunan SPO 1. Hal-hal yang perlu diingat:

a. Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO b. Bagaimana merencanakan dan mengembangkan

SPO

c. Bagaimana SPO dapat dikenali d. Bagaimana memperkenalkan SPO kepada

pelaksana dan unit terkait e. Bagaimana pengendalian SPO-nya (nomor, revisi

dan distribusi).

-19-

2. Syarat Penyusunan SPO

a. Identifikasi kebutuhan yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah

ada SPO apa belum, dan bila sudah ada agar diidentifikasi, apakah SPO masih efektif atau

tidak. b. Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh

mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut, Sekretariat RS hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SPO tersebut.

Hal tersebut sangatlah penting, karena dengan adanya keterlibatan personil /unit kerja dalam

penyusunan SPO, semua akan dapat berjalan dengan lancar.

c. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya.

d. Didalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan

mengapa. e. SPO harus menggunakan kalimat perintah /

instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai. f. SPO harus jelas ringkas dan mudah dilaksanakan.

Untuk SPO pelayanan pasien maka harus

memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus

mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan IPTEK dan

memperhatikan aspek keselamatan pasien. 3. Proses Penyusunan SPO

a. SPO disusun dengan menggunakan format SPO sesuai dengan lampiran Surat Edaran Direktur

Pelayanan Medik Spesialistik Nomer YM.00.02.2.2.837 tertanggal 01 Juni 2001, perihal

bentuk SPO. b. Penyusunan SPO dikelola oleh Sekretariat RS

dengan mekanisme sebagai berikut :

1. Pelaksana atau unit kerja menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.

2. SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit disampaikan kepada Sekretariat RS

3. Fungsi SekretariatRS adalah :

Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki terhadap SPO yang telah

disusun oleh pelaksana / unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan.

Sebagai koordinator dari SPO yang sudah dibuat oleh masing – masing unit kerja sehingga tidak terjadi duplikasi SPO /

tumpang tindih SPO antar unit.

Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan ditandatangani oleh Direktur.

-20-

c. Penyusunan SPO dilakukan dengan

mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, untuk

melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis

di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk

SPO Profesi identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi

kebutuhan SPO maka di suatu unit kerja dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang

harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan

dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi rumah sakit, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan

di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit. Sedangkan identifikasi

SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO

secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut.

d. Mengingat SPO merupakan flow charting dari

proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO

adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan, akan tetapi dapat

juga langsung berbentuk SPO. e. Semua SPO harus ditandatangani oleh Direktur

Untuk SPO pelayanan dan SPO Administrasi

sebagian memerlukan uji coba. f. Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka

perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk

melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.

4. Yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SPO adalah :

1. Ada komitmen dari direktur RS yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber

daya lainnya. 2. Ada fasilitator / petugas yang mempunyai

kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO,

jadi ada aspek pekerjaan dan aspek psikologis. 3. Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang

disusun dan disepakati. 4. Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan

penyusunan SPO.

-21-

8) Tata Cara Penomoran SPO

1. Semua SPO harus diberi nomor sesuai dengan tata penomoran yang terdapat pada tata naskah Rumah

Sakit Katolik Budi Rahayu; 2. Pemberian nomor SPO secara sentral di Unit

Kesekretariatan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;

Format SPO dapat dilihat pada Contoh 5

CONTOH 5

FORMAT SPO

JUDUL SPO

No.Dok.: No. Revisi : Halaman :

Tanggal terbit :

Ditetapkan Oleh Direktur

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu

Tanda tangan dan stempel instansi

Nama lengkap dan Gelar

STANDAR

PROSEDUR

OPERASIONAL

Pengertian :

Tujuan :

Kebijakan :

Prosedur :

Unit Terkait :

E. PROGRAM

1) Pengertian

Program adalah rencana kegiatan yang akan dilaksanakan yang disusun secara rinci yang dipergunakan untuk mencapai tujuan dalam suatu unit kerja maupun

instansi.

2) Tujuan Program Umum :

Sebagai penduan dalam melaksanakan kegiatan unit kerja sehingga tujuan program dapat tercapai.

Khusus : 1. Adanya kejelasan langkah-langkah dalam

melaksanakan kegiatan. 2. Adanya kejelasan siapa yang melaksanakan

kegiatan dan bagaimana melaksanakan kegiatan tersebut sehingga tujuan dapat tercapai.

3. Adanya kejelasan sasaran, tujuan dan waktu

pelaksanaan kegiatan.

Penyusun :

………………………… ……………………….

Pemeriksa :

………………………… ……………………….

-22-

3) Sistematika/Format Program

Sistematika atau format program sebagai berikut : 1. Pendahuluan

Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan program

2. Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau

alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengna data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.

3. Tujuan umum dan tujuan khusus

Tujuan disini adalah merupakan tujuan program. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya,

sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.

4. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga

tercapainya program tersebut. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.

5. Cara melaksanakan kegiatan

Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk

melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara bisa dengan membentuk

tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.

6. Sasaran Sasaran program adalah target per tahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan program

Sasaran program menunjukkan target tahun yang

spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan program.

Sasaran program menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan

hal-hal sebagai berikut :

Sasaran yang baik memenuhi ”SMART” yaitu : a. Specific : Sasaran harus menggambarkan hasil

spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas seingga dapat dijadikan

landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik juga.

b. Measurable : Sasaran harus terukur dan dapat

dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya

metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan program) harus ditetapkan sebelum

-23-

kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut

dilaksanakan.

c. Aggressive but Attainable : Apabila sasaran harus dijadikan standard keberhasilan, maka sasaran

harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa

mnetapkan sebagai suatu sasaran ”Pengurangan kematian misalnya di IGD hanya sampai ketingkat tertentu” namun ”meniadakan kematian”

merupakan hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.

d. Result Oriented : Sedapat mungkin sasaran harus

menspesifikasikan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain pasien sebesar 50%.

e. Time Bound : Sasaran sebaiknya dapat dicapai

dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai ke beberapa bulan,

sebaiknya kurang dari 1 tahun. Kalau ada program 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan

proses anggaran apabila dibuatnya sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di rumah sakit.

Seni didalam penentuan sasaran adalah

menimbulkan tantangan yang dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong peningkatan kapasitas rumah sakit,

namun dalam batas-batas kelayakan. Sasaran yang baik itu tidak hanya akan meningkatkan program

dan jasa pelayanan yang dihasilkan, namun juga menumbuhkan kebanggaan dan rasa percaya diri

pada para pelaksananya. Sebaliknya penerapan target kinerja yang tidak mungkin dicapai akan melemahkan motivasi, membunuh inisiatif dan

menghambat daya inovasi para karyawan.

7. Skedul ( jadwal ) pelaksanaan kegiatan Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan

waktu melaksanakan langkah-langkah kegiatan program. Lama waktu tergantung rencana program tersebut dilaksanakan. Untuk program tahunan maka

jadwal yang dibuat adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk program 5 tahun maka jadwal yang

harus dibuat adalah jadwal 5 tahun. Skedul (jadwal) dapat dibuat time tabel sebagai berikut :

Judul Program : ..................................

No Kegiatan Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Pembentukan Tim X

2. Rapat Tim X X X X X X X X X X X X

3. Dst

-24-

8. Anggaran Kegiatan

Yang dimaksud dengan anggaran kegiatan adalah rincian biaya yang digunakan dalam pelaksanaan

kegiatan tersebut.

9. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan

kegiatan adalah evaluasi dari skedul (jadwal) kegiatan. Skedul (jadwal) tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu),

sehingga bila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal maka dapat segera

diperbaiki sehingga tidak mengganggu program secara keseluruhan. Karena itu, yang ditulis dalam

kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.

Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah

bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut. Dan kapan laporan tersebut harus

dibuat. Jadi yang harud ditulis didalam kerangka acuan adalah cara atau bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat

dan ditujukan kesiapa.

10. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan, karena itu yang

ditulis di dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.

Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan

program dan kurun waktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut

harus ditujukan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan

program secara menyeluruh. Jadi yang dituli didalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan

evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.

Format Program dapat dilihat pada Contoh 6

-25-

CONTOH 6

FORMAT PROGRAM




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

===================================================

PROGRAM KERJA ( Judul Program ………….. )

1. Pendahuluan

…………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Latar Belakang

…………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

…………………………………………………………………………………………………………………………………

4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

…………………………………………………………………………………………………………………………………

5. Cara Melaksanakan Kegiatan

…………………………………………………………………………………………………………………………………

6. Sasaran

…………………………………………………………………………………………………………………………………

7. Skedul ( Jadwal ) Pelaksanaan Kegiatan

…………………………………………………………………………………………………………………………………

8. Anggaran Kegiatan

…………………………………………………………………………………………………………………………………

9. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

…………………………………………………………………………………………………………………………………


pada tanggal …………………...



Instansi



-26-

F. SURAT EDARAN

1) Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap

penting dan mendesak.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh Direktur Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu atau

pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.

3) Susunan

a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari :

(1) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis

dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di

bawah logo Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu,

ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris,

(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; (4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan

huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari :

(1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah

dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;

(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang

dianggap mendesak.

c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari :

(1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang

ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan

tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat penanda tangan;

(4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital;

(5) stempel dinas.

-27-

4) Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas / memorandum / nota dinas dari pejabat yang berwenang

kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.

Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 7

CONTOH 7

FORMAT SURAT EDARAN




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

===================================================

SURAT EDARAN

NOMOR …. TAHUN ....

TENTANG ………………………………………………………….

A. Latar Belakang …………………………………………………………………………………………………………………………………

………….………………………

B. Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………..……………………………………………

C. Ruang Lingkup ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………..

D. Dasar ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………

E. …………………………………..……………………………………………

dan seterusnya.

Blitar, ……………………



Instansi



-28-

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu

Keputusan.

a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang

bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:

1) menetapkan / mengubah status kepegawaian / personal / keanggotaan / material /peristiwa;

2) menetapkan / mengubah / membubarkan suatu

kepanitiaan / tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari:

1. kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

2. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; 3. nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris; 4. kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf

kapital;

5. judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; 6. nama jabatan Direktur yang menetapkan Keputusan,

yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

2) Konsiderans

Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari :

a. kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan

tentang perlu ditetapkannya Keputusan; b. kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat

peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.

3) Diktum

Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut:

a. Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata

menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital. b. Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan

setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.

-29-

c. Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat

dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

4) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan

Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.

5) Kaki

Bagian kaki Keputusan terdiri dari a. tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

b. jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; d. nama lengkap pejabat yang menandatangani

Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, dengan mencantumkan gelar.

d. Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa

sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat

diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang

ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan

sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai

dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan

nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

f. Hal yang Perlu Diperhatikan

Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan. Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 8.

-30-

CONTOH 8

FORMAT KEPUTUSAN



e-mail : [email protected] www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

==============================================================

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU NOMOR …..... TAHUN ............

TENTANG ………………...............………………………………………….

DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

Menimbang : a. bahwa …………………………………………………..............................

……………………………………………………............………………..…;

b. bahwa ………………..……………………………............……................. …………………………………………….................................................;

Mengingat : 1. …………………………………………………..............……….....………;

2. ………………………………………………………..............………………;

MEMUTUSKAN :

Menetapkan: KEPUTUSAN ………..…................TENTANG….…………………

KESATU : …………………………………………………………………

KEDUA : …………………………………………………………………

KETIGA : …………………………………………………………………


pada tanggal …….…………….





-31-

3. Naskah Dinas Penugasan

a. Surat Perintah

1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau

pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk

melaksanakan pekerjaan tertentu.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas,

wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis

dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat

perintah.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut :

(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan

ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan

secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat

perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus

dilaksanakan.

c) Kaki

Bagian kaki surat perintah terdiri dari : (1) tempat dan tanggal surat perintah;

(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada

setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal

kapital pada setiap awal unsurnya; (5) stempel dinas.

-32-

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah.

b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/unit yang terkait.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar

pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama,

pangkat, NIK, jabatan, dan keterangan. c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang

termuat selesai dilaksanakan.

Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 9

CONTOH 9

SURAT PERINTAH




B L I T A R - 66111

==========================================================

SURAT PERINTAH

NOMOR …/../../..

……………………………

Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…;

b. bahwa ……………………………………………………………..…;

Dasar : 1. …………………………………………………………………………;

2. …………………………………………………………………………;

Memberi Perintah

Kepada : 1. …………………………………………………………………………;

2. …………………………………………………………………………; 3. dan seterusnya.

Untuk : 1. …………………………………………………………………………; 2. …………………………………………………………………………;

3. dan seterusnya.

Nama Tempat, Tanggal

Nama Jabatan dan Instansi

Tanda Tangan dan Stempel

Instansi

Nama Lengkap dan Gelar

Tembusan:

1. ....


-33-

b. Surat Tugas

1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat

yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk

melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas,



Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis

dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat

tugas.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut:

(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan

ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan

secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat

tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

c) Kaki

Bagian kaki surat tugas terdiri dari :

(1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani,

yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda

baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani

surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;

(5) stempel dinas.

4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat

tugas.

-34-

b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada

pejabat/instansi yang terkait.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau

dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai

yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, jabatan, dan keterangan.

c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 10

CONTOH 10

FORMAT SURAT TUGAS




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

==========================================================

SURAT TUGAS NOMOR …/../../2012

……………………..

Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…;

Dasar : 1. …………………………………………………………………………; 2. …………………………………………………………………………;

Memberi Tugas Kepada : 1. …………………………………………………………………………;

2. …………………………………………………………………………;

3. …………………………………………………………………………;

4. dan seterusnya.

Untuk : 1. …………………………………………………………………………;

2. …………………………………………………………………………; 3. …………………………………………………………………………;

4. dan seterusnya.



Tanda Tangan dan Stempel Instansi


Tembusan:

1. ....


-35-

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern

a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan,

permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa

catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan

disposisi oleh pejabat yang dituju.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan unit kerja sesuai dengan tugas,



Bagian kepala nota dinas terdiri dari

1. kop naskah dinas, yang berisi nama unit kerja ditulis secara simetris di tengah atas;

2. kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

3. kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

4. singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;

5. kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;

6. kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; 7. kata tanggal, ditulis dengan huruf awal

kapital.

b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari

alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan,

nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).

4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi stempel dinas. b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan

intern unit kerja. c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan

mencantumkan nomor nota dinas, singkatan unit kerja penanda tangan, bulan, dan tahun.

Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 11

-36-

CONTOH 11

FORMAT NOTA DINAS

b. Memorandum

1) Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan

pendapat kedinasan.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan

instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.


Bagian kepala memorandum terdiri dari 1. kop naskah dinas, yang berisi nama unit

kerja / satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh

Direktur, kop naskah dinas menggunakan logo dan nama Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu;

NAMA UNIT KERJA ……..…………………

NOTA DINAS NOMOR …/IGD/……./……..

Yth : ………………………….…

Dari : ………………………….…

Hal : ………………………….… Tanggal : ………………………..…

---------------------------------------------------------------------

--------------

………………………………………………………………………

……………...……………………………………………………..…

………………………………………………………………………





Tembusan: 1. ………………….

-37-

2. kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital;

3. kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital;

4. singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital;

5. kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; 6. kata hal, yang ditulis dengan huruf awal

kapital; 7. kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal

kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang

singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan

nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.

c) Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika

diperlukan.

4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi stempel dinas; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan

intern Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; c) Penomoran memorandum dilakukan dengan

mencantumkan nomor memorandum, singkatan jabatan penanda tangan, bulan, dan tahun.

Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 12 A dan

12 B.

-38-

CONTOH 12 A

FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH DIREKTUR

CONTOH 12 B FORMAT MEMORANDUM

YANG DITANDATANGANI OLEH BUKAN DIREKTUR




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

==========================================

MEMORANDUM NOMOR ..…/........./……../………….

Yth. : ………………………….… Dari : ………………………….…

Hal : ………………………….…

Tanggal : ………………………..…

---------------------------------------------------------------------------------- …………………………………………………………………………………….

.……………………………………………………..……………………………




Instansi


Tembusan:

1. ………………….

NAMA UNIT KERJA

MEMORANDUM NOMOR ..…/........./……../………….

Yth. : ………………………….… Dari : ………………………….…

Hal : ………………………….…

Tanggal : ………………………..… ----------------------------------------------------------------------

………………………………………………………………………………

……..……………………………………………………..…………………




Instansi


Tembusan: 1. ………………….


-39-

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam,

yaitu surat dinas.

a. Pengertian Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat

dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian

naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

b. Wewenang Penandatanganan Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,

fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala surat dinas terdiri dari

a) kop surat dinas, yang berisi logo dan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu secara simetris;

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama

jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di bawah Yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri dari

a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma;

b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis

dengan huruf awal kapital; d) stempel dinas, yang digunakan sesuai dengan

ketentuan;

e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada)

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas;

2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya;

-40-

3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.

Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 13.

CONTOH 13

FORMAT SURAT DINAS




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

==========================================================

Nomor : ../../../../… (Tgl.,Bln.,Thn)

Lampiran : Hal :

Yth. ………………………….…

…….………………………….…

………….…………………….…

……………………….............................……(Alinea

Pembuka)..……………………………..………........……

..……………………………………….................................................................................................

.........…………

……………………………................................…(Alinea

Isi)…………....................…………………………….. ……………………………………………………..………………………………………..........................

……………………………………………………..………………………………………

…………………………................................(Alinea

Penutup)……......................…………………………..

……………………………………………………..……………………………………….......................... ……………………………………………………..………………………………………

Nama Tempat, Tanggal Nama Jabatan dan Instansi



Tembusan: 1. ………………….

2. ………………….

3. ………………….


-41-

3. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan

untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

b. Kewenangan

Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan

tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala surat undangan terdiri dari : a) kop surat undangan, yang berisi logo dan nama

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari : a) alinea pembuka;

b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara;

c) alinea penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan

nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1. Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi

surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2. Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat

berbentuk kartu.

Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 14.

-42-

CONTOH 14

FORMAT SURAT UNDANGAN




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

========================================================== Nomor : ../../../../… (Tgl.,Bln.,Thn)

Lampiran :

Hal :

Yth. ………………………….… …….………………………….…

.......……………….....…………(Alinea Pembuka dan isi)

.................................…………………..

……………………………………………...............................………..……………………………………

pada hari, tanggal: ………………………………

waktu : pukul………………………

tempat : ……………………………… acara : ……………………………………………………………..

………………...........………………(Alinea Penutup)………………………………........................

……………………....………………………………..………………………………………....................

……………………………………………………..………………………………………



Nama Lengkap dan Gelar Tembusan:

1. ………………….

2. …………………. 3. ………………….


-43-

FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN

Lampiran Surat:……..

Nomor : …/…/…/……

Tanggal: ……………..

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. ..……………………………………………..………………………………………..........

2. ..……………………………………………..………………………………………..........

3. ..……………………………………………..………………………………………..........

4. ..……………………………………………..………………………………………..........

5. ..……………………………………………..………………………………………..........

6. ..……………………………………………..………………………………………..........

7. ..……………………………………………..………………………………………..........

8. ..……………………………………………..………………………………………..........

9. ..……………………………………………..………………………………………..........

10. .……………………………………………..………………………………………..........




-44-

FORMAT KARTU UNDANGAN

C. Naskah Dinas Khusus

1. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak

atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.

a. Perjanjian Dalam Lingkup Internal Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu

1) Pengertian Perjanjian dalam lingkup internal Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu adalah surat perjanjian dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama, perjanjian kerja sama, perjanjian kerja, atau perjanjian lain

antara Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dengan pihak lain di dalam lingkup Rumah Sakit Katolik

Budi Rahayu. Perjanjian dalam lingkup internal Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu antara lain namun

tidak terbatas pada : a) Perjanjian kerjasama Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu dengan tenaga medis (dokter);




B L I T A R - 66111

========================================================

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

pada acara

………………………………………………………………….. …………………………………………………………….

hari …………/ (tanggal) ………, pukul ………….WIB

bertempat di ……………………

Harap hadir 30 menit sebelum Pakaian : Acara dimulai dan undangan Laki-laki : ………………

dibawa Perempuan:

……………… Konfirmasi: TNI/Polri : ………………

………………………….


-45-

b) Perjanjian kerja Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu dengan pegawai, mencakup antara lain perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT),

perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu (PKWTT), perjanjian studi lanjut, perjanjian

ikatan dinas, dan lain-lain.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan dalam lingkup internal Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, dibuat dan

ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam lingkup internal Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu terdiri dari : (1) logo dan nama Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu yang diletakkan secara simetris; (2) judul perjanjian; dan

(3) nomor.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam

bentuk pasal-pasal.

c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang

mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Perjanjian Dengan Pihak Eksternal

1) Pengertian Perjanjian dengan pihak eksternal adalah surat

perjanjian dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama, perjanjian kerja sama, atau perjanjian lain

antara Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dengan pihak lain di luar lingkup Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. Perjanjian dengan pihak eksternal antara

lain namun tidak terbatas pada : a) Perjanjian kerjasama dengan tenaga medis

(dokter) tamu; b) Perjanjian pengadaan barang dan jasa;

c) Perjanjian kerjasama provider pelayanan kesehatan;

d) Perjanjian kerjasama di bidang pendidikan dan

pelatihan; e) dan lain-lain.

-46-

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Perjanjian dengan pihak eksternal dibuat dan ditandatangani oleh Pengurus Yayasan atau Direktur

sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dengan pihak eksternal terdiri dari :

(1) logo dan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang diletakkan secara simetris;

(2) judul perjanjian; dan (3) nomor

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja

sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

(1) Pembukaan, merupakan awal dari suatu akta;

(2) Komparasi / Para Pihak ( Parties ) Komparasi merupakan bagian suatu akta

yang menyebutkan nama-nama para pihak

yang membuat perjanjian, lengkap dengan menyebutan pekerjaan dan identitas serta

tempat tinggal yang bersangkutan. (3) Premise atau recitals

Premise atau recitals biasa dipergunakan sebagai pendahuluan (introduction) suatu akta atau pengantar yang menunjukkan

maksud utama dan para pihak, dan menyertakan alasan mengapa suatu akta

itu dibuat. Premise disebut juga suatu pernyataan yang merupakan konsiderans

/pertimbangan, latar belakang mengapa sampai lahir suatu perikatan. Penulisan dalam akta biasanya secara baku dimulai

dengan kata “bahwa”.

(4) Isi Perjanjian Isi perjanjian mencakup ketentuan dan

persyaratan. Pada bagian ini para pihak mencantumkan segala hal atau pokok-pokok yang dianggap perlu, yang

merupakan kehendak para pihak sebagai suatu pernyataan tertulis yang sah.

Sebagai pokok perjanjian maka

diharapkan dapat mencakup dan mengandung semua isi perjanjian sekaligus merupakan isi akta yang

memuat secara mendetail mengenai obyek perjanjian, hak dan kewajiban, serta

uraian secara lengkap mengenai prestasi.

-47-

Isi perjanjian dapat dikelompokkan dalam tiga bagian yaitu :

(a) Unsur esensialia, adalah sesuatu yang harus ada yang merupakan hal pokok sebagai syarat

yang tidak boleh diabaikan dan harus dicantumkan dalam suatu perjanjian, sehingga

perjanjian tanpa hal pokok tersebut tidak sah dan tidak mengikat para pihak yang membuat perjanjian tersebut. Syarat ini memang

ditentukan dan harus ada oleh Undang-Undang karena bila tidak, maka perjanjian ini menjadi

tidak sah dan tidak mengikat. Misal dalam perjanjian kerja hal yang merupakan esensialia

adalah pekerjaan dan upah yang diberikan. (b) Unsur Naturalia, adalah ketentuan hukum

umum, suatu syarat yang biasanya

dicantumkan dalam perjanjian. Namun tanpa pencantuman syarat yang dimaksud itu pun

suatu perjanjian tetap sah dan tidak mengakibatkan suatu perjanjian menjadi tidak

mengikat. (c) Unsur Aksidentalia, adalah suatu syarat yang

tidak harus ada, tetapi dicantumkan juga oleh

para pihak untuk keperluan tertentu dengan maksud khusus sebagai suatu kepastian. Hal

ini dimungkinkan oleh undang-undang atas dasar “asas kebebasan berkontrak” (freedom of

contract), asalkan hal tersebut tidak bertentangan dengan kepatutan, kebiasaan dan

undang-undang. (5) Klausula ( Clause )

Ada hal penting lain yang harus mendapat tempat dalam perjanjian ini. Hal-hal

penting yang dimaksudkan itu adalah mengenai berbagai klausula yang acapkali

juga muncul dan dimasukkan dalam merumuskan isi perjanjian, sekaligus merupakan bagian yang patut memperoleh

perhatian misal kausula force majeure yang dimaksudkan sebagai langkah awal

untuk melakukan antisipasi yang ditempuh oleh para pihak yang membuat

perjanjian terhadap kejadian yang mungkin timbul dikemudian hari dan berakibat langsung terhadap pelaksaan

perjanjian. (6) Penutup / Testimonium Clause (Closure)

Setiap perjanjian tertulis, selalu ditutup dengan kata atau kalimat yang

menyatakan bahwa perjanjian itu dibuat dalam jumlah atau rangkap yang diperlukan dan bermaterai cukup,

maksudnya telah memenuhi ketentuan

-48-

yang berlaku misalnya Rp. 6.000,- (enam

ribu rupiah) dan ditandatangani oleh para pihak atau yang mewakili dan bertindak

untuk dan atas nama serta saksi-saksi.

c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri

dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Tanda Tangan (Attestation) Tanda tangan para pihak atau yang

mewakili, dan tanda tangan saksi-saksi. Apabila yang menjadi pihak dalam perjanjian adalah bukan perseorangan

melainkan badan hukum, maka dibawah tanda tangan juga disebutkan nama dan

jabatannya, dilengkapi dengan stempel masing-masing pihak di sebelah tanda

tangan. d) Lampiran

Dalam surat perjanjian tidak jarang dan biasa disertai dengan Lampiran, apabila terdapat hal-

hal yang perlu disertakan atau dilekatkan pada perjanjian induk. Lampiran ini merupakan

bagian yang tidak terpisahkan dari perjanjian pokok atau induk, yang mungkin bila dibuat dalam perjanjian pokok mengalami kesulitan

teknis atau memang sengaja dibuat secara terpisah misalnya seperti surat kuasa.

Format Perjanjian Internal contoh 15 A ; 15 B

-49-

CONTOH 15 A

FORMAT PERJANJIAN KERJA

PERJANJIAN KERJA .........

Nomor : ……………………………………….

ANTARA RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

DENGAN ……………… …………......

Pada hari ini, ...............tanggal ..........bulan ............tahun.........., dengan disaksikan oleh Pengurus Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu sebagai

Penyelenggara Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, bertempat di kantor Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, Jl. Jend. A. Yani No. 18 Blitar telah

ditandatangani perjanjian kerja oleh dan antara : 1. Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, berkedudukan di Jalan Jenderal

Ahmad Yani Nomor 18 Blitar-Jawa Timur, dalam hal ini diwakili oleh ......... dalam kedudukannya sebagai Direktur Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu Blitar.

Selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama :

Tempat / Tgl. Lahir : Alamat :

dalam perjanjian ini bertindak untuk dan atas nama diri sendiri, yang untuk selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai

PIHAK KEDUA

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama untuk

selanjutnya disebut PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut :

1. Bahwa PIHAK PERTAMA adalah rumah sakit yang memiliki sarana dan prasarana, sumberdaya dan manajemen yang memenuhi

persyaratan untuk memberikan jasa kesehatan. 2. Bahwa PIHAK KEDUA setuju dan bersedia untuk ditempatkan dan

dipekerjakan pada PIHAK PERTAMA sebagai pegawai tidak tetap.

Sehubungan dengan hal-hal tersebut di atas, PARA PIHAK sepakat dan setuju untuk membuat dan menandatangani perjanjian kerja ini yang

selanjutnya disebut Perjanjian dengan syarat dan ketentuan sebagai berikut :

Pasal 1 RUANG LINGKUP

..........................................................................................................

..............................................

Pasal 2

HARI DAN WAKTU KERJA

.................................................................................................... ......

..............................................

Pasal 3

TIDAK MASUK KERJA

.................................................................................................................

................................................

-50-

Pasal 4

SYARAT-SYARAT KERJA ......................................................................................................

......................................................................................................

.........................................................................................

Pasal 5 KERAHASIAAN

......................................................................................................

......................................................................................................

...........................................................................................

Pasal 6 G A J I DAN KESEJAHTERAAN

.................................................................................................... ..

......................................................................................................

...........................................................................................

Pasal 7

CUTI DAN LIBUR

......................................................................................................

......................................................................................................

...........................................................................................

Pasal 8 PENGGANTIAN KERUGIAN

......................................................................................................

......................................................................................................

..........................................................................................

Pasal 9

P A J A K ......................................................................................................

......................................................................................................

..........................................................................................

Pasal 10

EVALUASI

......................................................................................................

......................................................................................................

............................................................................................

Pasal 11 TATA TERTIB

......................................................................................................

......................................................................................................

..........................................................................................

-51-

Pasal 12 DISIPLIN DAN SANKSI

........................................................................................................

........................................................................................................

....................................................................................

Pasal 13 JANGKA WAKTU PERJANJIAN

Perjanjian kerja ini berlaku selama ..... (........) tahun terhitung mulai tanggal ……………… sampai dengan ………………………..

Pasal 14

BERAKHIRNYA PERJANJIAN ........................................................................................................

........................................................................................................

......................................................................................

Pasal 15 JAMINAN KONTRAK

........................................................................................................

.......................................................................................... ..............

......................................................................................

Pasal 16

PENYELESAIAN PERSELISIHAN ........................................................................................................

........................................................................................................

......................................................................................

Pasal 17 LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi haL-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak

atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan

kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force Majeure adalah............................

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap perjanjian kerja

ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Pasal 18

ADDENDUM Apabila dikemudian hari timbul hal-hal yang belum atau belum cukup

diatur dalam perjanjian ini, maka atas persetujuan tertulis kedua pihak

akan ditetapkan lebih lanjut dalam perjanjian tambahan (addendum) yang merupakan satu kesatuan dan tidak terpisahkan dari perjanjian

ini.

-52-

Pasal 19

PENUTUP

Demikian Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani pada hari dan tanggal sebagaimana tercantum pada bagian awal perjanjian ini, dalam keadaan

sadar, sehat jasmani dan rohani serta tanpa ada paksaan dari pihak manapun, dalam rangkap dua masing-masing bermeterai cukup dan

mempunyai kekuatan hukum yang sama.

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu Pegawai

Tandatangan dan stempel rumah sakit Tandatangan

Nama Lengkap Nama Lengkap

SAKSI, Pengurus Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu

Tandatangan dan stempel yayasan

Nama Lengkap

-53-

CONTOH 15 B

FORMAT PERJANJIAN KERJASAMA

KERJA SAMA ANTARA

ANTARA RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

DENGAN (INSTANSI / LEMBAGA) ………….........

TENTANG (PROGRAM) ................

NOMOR : ....................... NOMOR : .......................

Pada hari ini, ...............tanggal ..........bulan ............tahun.........., dengan

disaksikan oleh Pengurus Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu sebagai Penyelenggara Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, bertempat di kantor

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, Jl. Jend. A. Yani No. 18 Blitar telah ditandatangani perjanjian kerja oleh dan antara :

1. Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, berkedudukan di Jalan Jenderal

Ahmad Yani Nomor 18 Blitar-Jawa Timur, dalam hal ini diwakili oleh ......... dalam kedudukannya sebagai Direktur Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu Blitar. Selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai PIHAK PERTAMA

2. Nama : Alamat :

dalam perjanjian ini bertindak untuk dan atas .....

(Instansi/lembaga), yang untuk selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai PIHAK KEDUA

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama untuk selanjutnya disebut PARA PIHAK. Kedua belah pihak sepakat untuk mangadakan kerja sama dalam rangka

(Program) …………….. dengan ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA

………………………………………………………………………………………………………

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJASAMA

……………………………………………………………………………………………………… Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

……………………………………………………………………………………………………

Pasal 4

PEMBIAYAAN .................................................................................................................

-54-

2. Surat Kuasa

a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian

wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka

kedinasan.

b. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala surat kuasa terdiri dari : a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi,

yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf

kapital; b) judul surat kuasa;

c) nomor surat kuasa.

2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.

Pasal 5

PENYELESAIAN PERSELISIHAN ………………………………………………………………………………………………………

….……………………………………………………………………………………………………

Pasal 6

LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tagas pekerjaan dengan porsetujuan kedua betah pihak.

(2) Yang termasuk force majeure adalah

a. bencana alam;

b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini

akan diatur bersama kemudian oleh pihak pertama dan pihak kedua.

Pasal 7

PENUTUP ………………………………………………………………………………………………………

….

………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

….

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

Nama Jabatan Institusi,, DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU,

Tanda Tangan dan stempel instansi Tanda Tangan dan stempel RSKBR (materai) (materai)

Nama Nama

-55-

3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat,

tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan

dibubuhi materai.

Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 16.

CONTOH 16

FORMAT SURAT KUASA




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

==========================================================

SURAT KUASA

NOMOR …/…/…/…

Yang bertanda tangan di bawah ini,

nama : .……………………………...................

NIK : .……………………………................... Jabatan : ………………………….…...................

alamat : ………………………….…...................

memberi kuasa kepada

nama : .……………………………....................

NIK : .…………………………….................... jabatan : ………………………….…....................

alamat : ………………………….…....................

untuk ………………………………………………………….…………………….…

……………………………………………………..……………………………………….................

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Blitar, ……………………..

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

Tanda Tangan Materai dan Tanda

Tangan

Nama Lengkap dan gelar Nama Lengkap dan gelar


-56-

3. Berita Acara

a. Pengertian

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani

oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

b. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala berita acara terdiri dari :

a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf

kapital; b) judul berita acara;

c) nomor berita acara.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari : a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan

jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara.

3) Kaki

Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan

penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

Format berita acara dapat dilihat pada Contoh 17.

-57-

CONTOH 17

FORMAT BERITA ACARA




B L I T A R - 66111

========================================================== BERITA ACARA

NOMOR …/…/…

Pada hari ini, ……tanggal ………, bulan ………, tahun …….., kami masing-masing:

1. …………(nama pejabat) …… (dan nama jabatan), selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

Dan

2. ……(pihak lain) …………………………….., selanjutnya disebut PIHAK KEDUA,

telah melaksanakan

1. ………………………………………………………………………………………….………

…………..........................................................................................................

................... 2. dan seterusnya.

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan

….........…............................. ………………………………......................................

Dibuat di ……………………..

PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA,

Tanda Tangan

Tanda Tangan

Nama Lengkap dan gelar Nama Lengkap dan gelar

Mengetahui/Mengesahkan

Nama Jabatan,

Tanda tangan,

Nama Lengkap dan gelar


-58-

4. Surat Keterangan

a. Pengertian

Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari

a) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan

nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 18.

-59-

CONTOH 18

FORMAT SURAT KETERANGAN



e-mail : rskbr@budirahayu www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

================================================

SURAT KETERANGAN

NOMOR …/…/…

Yang bertanda tangan di bawah ini,

nama : .……………………………...................................................... NIK : .……………………………......................................................

Jabatan : ………………………….…......................................................

dengan ini menerangkan bahwa

nama : .……………………………......................................................

NIK : .……………………………......................................................

jabatan : ………………………….…......................................................

…………………………………………………………………….…………………….….…………

………………………………………………………….…………………….………………………

……………………………………………….…………………….……………………………………………………………….…………………….……………………………………………………

………………….…………………….…………………………………

Blitar, ……………………..

Pejabat Pembuat Keterangan,


Instansi



-60-

5. Surat Pengantar

a. Pengertian

Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat pengantar terdiri dari a) kop naskah dinas;

b) nomor, lampiran perihal ; c) Tempat dan tanggal surat dibuat;

d) nama jabatan/alamat yang dituju;

2) Batang Tubuh

Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat a) Salam pembuka;

b) Isi Surat : perincian hal – hal apa saja yang dikirimkan.

c) Salam Penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat pengantar terdiri dari a) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis

dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

b) tanda tangan pejabat yang menetapkan; c) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis

dengan huruf awal kapital;

d) stempel dinas

Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 19.

-61-

CONTOH 19

CONTOH FORMAT SURAT PENGANTAR

6. Pengumuman a. Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam rumah sakit atau perseorangan /pegawai di dalam unit

kerja.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

================================================

Nomor : ………………………… Blitar, ……………….

Lamp : …………………………

Perihal : ………………………….

Kepada

Yth. ………………………….. ………………………………...

Di

Tempat

Dengan hormat,

……………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………….

Hormat kami,





-62-

c. Susunan

1) Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari

a) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama rumah sakit / unit kerja, yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris; b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo

rumah sakit, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;

c) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; d) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan

huruf kapital secara simetris di bawah tentang.

2) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat

d) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;

e) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman:

f) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

3) Kaki

Bagian kaki pengumuman terdiri dari

e) tempat dan tanggal penetapan; f) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis

dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

g) tanda tangan pejabat yang menetapkan; h) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis

dengan huruf awal kapital;

i) stempel dinas

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu.

2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak

memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

Format pengumuman dapat dilihat pada Contoh 20.

-63-

CONTOH 20

FORMAT PENGUMUMAN

7. Undangan Rapat, Daftar Hadir Rapat, Notulen

A. Pengertian Notulen Notulen atau yang sering di sebut notula ini merupakan

ringkasan mengenai jalannya suatu kegiatan organisasi seperti diskusi, seminar, rapat atau sidang tentang hal yang di

bicarakan, di tetapkan dan sepakati dari awal hingga akhir acara. Notulen rapat bisa berbentuk padat, ringkas maupun sistematis agar setelah selesai waktu acara seseorang bisa

mengetahui hasil rapat sebagai bahan dokumentasi aktivitas rapat.




B L I T A R - 66111

================================================

PENGUMUMAN

NOMOR …/…/…

TENTANG ……………………..

………………………………………………………….…………………….….......................

...............................................................................................................................

.......................................................................................................................

…………………………………………………………………….…………………….…...........

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

....................................

………………………………………….…………………….…

…………………………………………………………….…………………….…………………

…………………………………………………….…………………….……………………………………

…….…………………….…..................................................................................................

Blitar, ……………………..

Nama jabatan dan Instansi,




-64-

B. Manfaat Notulen

yaitu sebagai bukti bahwa sudah diadakannya rapat, berfungsi sebagai aktivitas yang di hasilkan dari ketentuan rapat dan

sebagai pengukur berhasil dan tidaknya rapat yang berlangsung. Untuk itu, sangat penting dalam sebuah kegiatan

di buat notulen yang merupakan hasil tertulis dari kegiatan yang di laksanakan.

C. Isi Notulen Rapat 1) Tujuan dari diadakannya aktivitas sidang atau rapat 2) Hal-hal yang akan di bicarakan saat rapat berlangsung

3) Rekomendasi dan keputusan dari proses acara 4) Waktu pelaksanaan

5) Pihak-pihak yang berkaitan dalam acara

D. Susunan notulen Saat menulis notulen terdapat beberapa rangkaian yang perlu

diperhatikan agar notulen yang di buat bisa tersusun secara

sistematis. Berikut susunan pembuatan notulen yang benar : 1) Kepala Notulen yaitu bagian awal dalam pembuatan

notulen. Kepala notulen berisi mengenai : a) Topik yang menjadi pembahasan

b) Hari dan tanggal acara c) Waktu acara d) Tempat acara

e) Dalam hal ini biasanya mencakup ketua, wakil ketua, sekretaris, notulis dan peserta.

2) Isi Notulen, yaitu bagian dari notulen yang terbentuk dari

beberapa hal yang di ulas hingga mendapatkan hasil akhir dari ketentuan rapat. Agar isi notulis bisa tersusun secara sistematis maka harus di buat menjadi 4 bagian, di

antaranya: a) Kata Pembuka

b) Topik pembahasan c) Pembacaan keputusan

d) Waktu penutupan 3) Bagian Akhir Notulen, yaitu bagian penulisan paling akhir

yang mengulas penjelasan tentang hal-hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen ini di bagi menjadi 3 bagian

yakni : a) Nama jabatan

b) Tanda tangan c) Nama pejabat, gelar

Penandatanganan, pada bagian ini diisi mengenai tanda tangan dari pihak-pihak yang dianggap ikut andil dan

bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan tersebut. Umumnya, notula tersebut di tanda tangani oleh ketua,

dan notulis itu sendiri.

-65-

E. Pengertian Notulis

Notulis merupakan seseorang yang bertugas membuat notulen rapat dari awal hingga akhir acara. Dalam memilih notulis ada

baiknya harus memperhatikan kemampuan dari notulis itu sendiri, karena notulis dituntut untuk harus selalu

menangkap dengan terperinci hal-hal apa saja yang harus di tulis saat acara diadakan.

F. Tugas Notulis Notulis berperan penting saat diadakan acara. Berikut

beberapa tugas notulis yang perlu dicatat dalam kegiatan :

1) Mencatat jumlah peserta 2) Mencacat tema masalah

3) Menuliskan rangkuman hingga mendapatkan hasil dari diskusi tersebut

4) Mencatat waktu ketika diskusi berjalan 5) Mendokumentasikan catatan mengenai diskusi yang

sedang di kerjakan

6) Memperhatikan dengan seksama serta menuliskan segala hal agar diskusi berjalan dengan baik dan sistematis

Format Undangan Rapat, Daftar Hadir, Notulen dapat dilihat pada

Contoh 21 A, 21 B, 21 C

-66-

CONTOH 21 A

FORMAT UNDANGAN RAPAT


RUMAH SAK IT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509


B L I T A R - 66111

================================================

UNDANGAN

Bersama ini kami mengundang Saudara untuk hadir dalam rapat yang akan kami

selenggarakan pada :

Hari / tanggal : .....................................................

Jam : ..................................................... Tempat : .....................................................

Acara : .....................................................

Demikian undangan kami, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima

kasih.

Blitar,..................................

......................................

NO N A M A BAGIAN a. TTD

1 1 2

2

3 3 4

4

5 5 6

6

7 7 8

8

9 9 10

10

DAFTAR UNDANGAN :


-67-

CONTOH 21 B

FORMAT DAFTAR HADIR




B L I T A R - 66111

================================================

DAFTAR HADIR

Hari / tanggal : ..................................................... Jam : ..................................................... Tempat : .....................................................

Acara : .....................................................

NO N A M A BAGIAN TTD

1 1 2

2

3 3 4

4

5 5 6

6

7 7 8

8

9 9 10

10


-68-

CONTOH 21 C

FORMAT NOTULEN




B L I T A R - 66111

================================================

NOTULEN

Hari/tanggal : …………………………………………

Waktu : ………………………………………… Tempat : …………………………………………

Acara : ………………………………………… Pemimpin rapat : …………………………………………

Jumlah Peserta Yang Hadir : ………………………………………… Notulis : …………………………………………

ISI NOTULEN

1. Rapat dibuka dengan ……… (misal doa, sambutan, dll); oleh ……………..

2. Isi rapat dst………………… 3. Kesimpulan 4. Rekomendasi

5. Rapat ditutup dengan………(misal doa, sambutan, dll) oleh ……………….

Pemimpin Rapat,

Nama lengkap dan gelar Jabatan

Blitar, ………….20…

Notulis,

Nama lengkap NOTULIS dan gelar Jabatan


-69-

D. Laporan

1. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. Laporan terbagi

menjadi : a. Laporan Kegiatan

b. Laporan Bulanan Unit Kerja c. Laporan Tahunan Unit Kerja

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.

3. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis

dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris.

b) Batang Tubuh 1. Bagian batang tubuh laporan kegiatan terdiri dari :

A. Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan

3. Ruang Lingkup 4. Dasar

B. Kegiatan yang dilaksanakan C. Hasil yang dicapai

D. Penggunaan Anggaran E. Analisa dan Evaluasi F. Rekomendasi

G. Penutup

2. Bagian batang tubuh laporan bulanan unit kerja terdiri dari :

BAB I : Pendahuluan a. Latar Belakang b. Maksud dan Tujuan

c. Ruang Lingkup BAB II : Gambaran Umum Unit

BAB III : Ketenagaan a. Gambaran Ketenagaan di Unit

b. Gambaran Kegiatan Pengembangan (Pendidikan dan Pelatihan) Tenaga

BAB IV : Sarana Prasarana dan Peralatan

BAB V : Hasil Kinerja Pelayanan Unit BAB VI : Penutup

-70-

3. Bagian batang tubuh laporan tahunan unit kerja

terdiri dari : BAB I : Pendahuluan

a. Latar Belakang b. Maksud dan Tujuan


BAB III : Ketenagaan a. Gambaran Ketenagaan di Unit b. Gambaran Kegiatan Pengembangan

(Pendidikan dan Pelatihan) Tenaga c. Kebutuhan Tenaga di Unit dan

Rencana Pemenuhan Kebutuhan. BAB IV : Sarana Prasarana dan Peralatan

BAB V : Hasil Kinerja Pelayanan Unit BAB VI : Pengembangan Program Pelayanan

a. Pencapaian Standar Pelayanan

Minimal Unit b. Hasil Survey Kepuasan Pasien

BAB VII : Penutup

c) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari

1) tempat dan tanggal pembuatan laporan;

2) nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital;

3) tanda tangan; 4) nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.

Format laporan dapat dilihat pada Contoh 22.A, 22.B, 22.C

-71-

CONTOH 22.A

FORMAT LAPORAN KEGIATAN




B L I T A R - 66111

================================================

LAPORAN KEGIATAN

TENTANG

…………………..............................…..

A. Pendahuluan

1. Umum 2. Maksud dan Tujuan

3. Ruang Lingkup

4. Dasar

B. Kegiatan yang Dilaksanakan

………………………………………………………….…………………….…………………………

C. Hasil yang Dicapai

………………………………………………………….…………………….………………………...

D. Penggunaan Anggaran

………………………………………………………….…………………….…............................

E. Analisa dan Evaluasi

………………………………………………………….…………………….…

F. Rekomendasi

………………………………………………………….…………………….…

G. Penutup

………………………………………………………….…………………….…

Blitar, ……………………..

Nama jabatan Pembuat Laporan

Dan Instansi




-72-

CONTOH 22.B

FORMAT LAPORAN BULANAN UNIT KERJA




B L I T A R - 66111

================================================

LAPORAN BULANAN

UNIT KERJA ……………….

Periode bulan ………………….. tahun …………

BAB I : Pendahuluan a. Latar Belakang

b. Maksud dan Tujuan


BAB III : Ketenagaan

a. Gambaran Ketenagaan di Unit

b. Gambaran Kegiatan Pengembangan (Pendidikan dan Pelatihan) Tenaga

BAB IV : Sarana Prasarana dan Peralatan

BAB V : Hasil Kinerja Pelayanan Unit BAB VI : Penutup

Blitar, ……………………..

Nama jabatan Pembuat Laporan

Dan Instansi




-73-

CONTOH 22.C

FORMAT LAPORAN TAHUNAN UNIT KERJA




B L I T A R - 66111

================================================

LAPORAN TAHUNAN

UNIT KERJA ……………….

BAB I : Pendahuluan

a. Latar Belakang b. Maksud dan Tujuan

c. Ruang Lingkup

BAB II : Gambaran Umum Unit BAB III : Ketenagaan

a. Gambaran Ketenagaan di Unit

b. Gambaran Kegiatan Pengembangan (Pendidikan dan

Pelatihan) Tenaga c. Kebutuhan Tenaga di Unit dan Rencana Pemenuhan

Kebutuhan.

BAB IV : Sarana Prasarana dan Peralatan BAB V : Hasil Kinerja Pelayanan Unit

BAB VI : Pengembangan Program Pelayanan

a. Pencapaian Standar Pelayanan Minimal Unit b. Hasil Survey Kepuasan Pasien

BAB VII : Penutup

Blitar, ……………………..

Nama jabatan Pembuat Laporan Dan Instansi




-74-

E. Proposal

1. Pengertian

Proposal dapat diartikan sebagai bentuk pengajuan atau permohonan, penawaran baik itu berupa ide, gagasan,

pemikiran maupun rencana kepada pihak lain untuk mendapatkan dukungan baik itu yang sifatnya izin,

persetujuan, dana dan lain - lain.

2. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala proposal memuat judul proposal yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara

simetris.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh proposal terdiri dari : A. LATAR BELAKANG

B. TUJUAN 1. Tujuan Umum

2. Tujuan Khusus C. RINCIAN KEGIATAN D. PELAKSANA KEGIATAN

E. SASARAN F. ANGGARAN

G. PENUTUP

c) Kaki Bagian kaki proposal terdiri dari

1) tempat dan tanggal pembuatan proposal;

2) nama jabatan pejabat pembuat proposal, ditulis dengan huruf awal kapital;

3) tanda tangan; 4) nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.

Format proposal dapat dilihat pada Contoh 23

-75-

CONTOH 23

FORMAT PROPOSAL

Catatan : Proposal di lengkapi dengan :

1. surat kepada direktur

2. lembar persetujuan




B L I T A R - 66111

================================================

PROPOSAL

( JUDUL PROPOSAL ………………. )

A. LATAR BELAKANG B. TUJUAN

1. Tujuan Umum 2. Tujuan Khusus

C. RINCIAN KEGIATAN D. PELAKSANA KEGIATAN

E. SASARAN F. ANGGARAN G. PENUTUP

Blitar, ……………………..

Nama jabatan Pembuat proposal

Dan Instansi

Tanda Tangan



-76-

F. Telaahan Staf

1. Pengertian

Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas

mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

2. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala telaahan staf terdiri dari 1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di

tengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari

1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan;

2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan

sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;

3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang

landasan analisis dan pemecahan persoalan; 4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap

persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara

bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang

merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;

6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk

mengatasi persoalan yang dihadapi.

c) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari:

1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis

dengan huruf awal kapital; 2) tanda tangan;

3) nama lengkap; 4) daftar lampiran.

Format telaahan staf dapat dilihat pada Contoh 24

-77-

CONTOH 24

FORMAT TELAAH STAF




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

================================================

TELAAHAN STAFF

TENTANG .....................................................................

A. Persoalan Bagian persoalan memuat pemyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang

akan dipecahkan.

B. Praanggapan

Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling

berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan

kemungkinan kejadian dimasa mendatang.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan.

D. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap

persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta

pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.

E. Simpulan

Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan salu cara

bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan percoalan yang dihadapi.

F. Saran

Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

Blitar, ……………………..

Nama jabatan Pembuat Telaah Staff Dan Instansi




-78-

G. Formulir

Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir

dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.

H. Naskah Dinas Elektronik

Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis.

Ketentuan lebih lanjut tentang nata naskah dinas elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

-79-

BAB III

PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan Penyusunan

Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang

jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.

1. Ketelitian

Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi,

struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan

pengambilan putusan/kebijakan.

2. Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik,

dan materi.

3. Singkat dan Padat

Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan

lengkap).

4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan

menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman

penalaran bagi penerima naskah dinas.

5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari

sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi Naskah

Dinas.

B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada halaman pertama naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu

nama rumah sakit atau nama unit kerja. Nama rumah sakit digunakan untuk mengindentifikasikan bahwa Naskah Dinas

ditetapkan oleh Direktur, sedangkan nama unit kerja digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh

pejabat yang bukan Direktur. Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut.

-80-

1. Nama Rumah Sakit

Kertas dengan kepala nama rumah sakit dan logo rumah sakit digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri

oleh Direktur. Nama rumah sakit berturut-turut terdiri dari logo rumah sakit, nama yayasan, dan nama rumah sakit yang

seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan ukuran logo dengan huruf yang

digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.

2. Nama Instansi/Unit Organisasi

Kertas kepala nama instansi dan logo instansi serta alamat digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani pejabat

yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Apabila ada sertifikat akreditasi, dapat mencantumkan

di bawah kepala naskah dinas. C. Penomoran Tata Naskah

Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan

kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.

1. Susunan / skema penomoran naskah di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu sebagai berikut : a / b / c / RSKBR / d / e

Kode Keterangan

A nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim)

B tulisan urutan huruf berdasarkan jenis surat

C tulisan urutan angka berdasarkan nama unit kerja yang

terkait utama dengan perihal surat

RSKBR singkatan/akronim rumah sakit

D penulisan bulan dikeluarkannya surat ditulis dengan

menggunakan angka Romawi

E tahun diterbitkannya surat

-81-

Urutan huruf berdasarkan jenis surat :

Kode Surat Jenis Surat

A Kebijakan

B Pedoman dan Panduan Pelaksanaan

C SPO

D Surat Edaran

E Surat Keputusan

G Surat Perintah

H Surat Tugas

I Memorandum

J Surat Dinas

K Surat Undangan

L Surat Perjanjian

M Surat Kuasa

N Surat Berita Acara

O Surat Keterangan

P Surat Pengantar

Q Surat Pengumuman

R Surat Laporan

S Formulir – formulir

Peraturan

-82-

Urutan angka berdasarkan nama unit kerja yang terkait utama

dengan perihal surat

Kode Surat Nama unit kerja

1 Direktur

2 Komite Medik

3 Satuan Pengawas Intern

4 Bidang Perawatan

5 Seksi Ketenagaan Keperawatan

6 Seksi Asuhan Keperawatan

7 Bidang Pelayanan

8 Seksi Pelayanan Medis

9 Seksi Penunjang Medis

10 Seksi Rekam Medis

11 Bagian Umum & SDM

12 Sub. Bag. Kepegawaian

13 Sub. Bagian Diklat

14 Sub. Bag. Umum

15 Bagian Keuangan dan Anggaran

16 Sub. Bagian Keuangan

17 Sub. Bagian Akuntansi

18 Sub. Bagian Anggaran

19 Instalasi Rawat Jalan

20 Instalasi Gawat Darurat

21 Instalasi Rawat Inap

22 Instalasi Laboratorium

23 Instalasi Radiologi

24 Instalasi Farmasi

25 Instalasi Kamar Operasi

26 Instalasi Gizi

27 Instalasi Rehabilitasi Medik

28 Instalasi Pemeliharaan Sarana

29 Intensive Care Unit

30 Pelayanan Hemodialisa

31 Pelayanan Pasien

32 Hak Pasien dan Keluarga

33 Unit Kesekretariatan

34 Unit Linen

35 Satpam

36 MDGs TB DOTS

37 Unit Pastoral Care

38 PMKP

39 PKRS

40 Panitia Pembina K3 RS

41 APK

42 PPI

43 MFK

44 MDGs HIV

45 MKI

46 MDGs PONEK

47 CSSD

48 Bagian Hukum, Perjanjian dan Kerjasama

49 Komite Keperawatan

50 SKP

-83-

Contoh penulisan penomoran naskah :

SPO yang dikeluarkan oleh Seksi Rekam Medis pada bulan Juni tahun

2014 dengan nomor urut 120, penulisannya sebagai berikut :

120 / C / 10 / RSKBR / VI / 2014

D. Nomor Halaman

Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut

angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah bawah dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah

nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

E. Ketentuan Jarak Spasi

1. Jarak antara bab dan judul adalah satu setengah spasi.

2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi.

3. Jarak antara judul dan subjudul adalah dua spasi. 4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah satu setengah spasi.

5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek

keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.

F. Penggunaan Huruf

Naskah dinas menggunakan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran 12, sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

G. Lampiran

Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman

lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. H. Daftar Distribusi

Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian

naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.

I. Rujukan

Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan

sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut.

1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam

konsiderans dasar. 2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi

rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi

surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.

-84-

a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan Rujukan, naskah

Rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu

naskah, Rujukan itu harus ditulis secara kronologis

b. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut. 1) Rujukan Berupa Naskah

Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah

dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah

dinas. 2) Rujukan Berupa Surat Dinas

Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat,

jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal.

3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik

(surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.

c. Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang

ditujukan kepada instansi nonpemerintah.

J. Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya, Direktur, Kepala

Bagian, Kepala Bidang, Kepala Instalasi, Ketua Komite yang dirangkaikan dengan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir.

b. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat. c. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf. d. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang

bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat

tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital. e. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas

adalah + 3 cm sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.

K. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan

naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas

antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang

terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu

-85-

a. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah

dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, 2,5 cm

/ 1” dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah : 2,5 cm / 1” dari tepi bawah kertas;

c. ruang tepi kiri : 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar

agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalamordner/snelhechter tidak

berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas;

d. ruang tepi kanan : 2,5 cm / 1” dari tepi kanan kertas.

Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi

suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian

dan estetika.

L. Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu,

perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang

berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan. M. Media/Sarana Naskah Dinas

Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).

1. Kertas a. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 70 gram.

b. Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 70 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman

tertentu serendah-rendahnya harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7.

c. Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik white bond.

d. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi adalah Kertas Folio ( dikomputer ukuran Legal 8,5” x 14” ( 22x36

cm )

Margin disetting manual : Top : 2,5 cm = 1”

Bottom : 5 cm = 2” Left : 4 cm = 1,6”

Right : 2,5 cm = 1”

-86-

2. Sampul Surat

Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan

warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat diatur sesuai dengan keperluan rumah sakit dengan

mempertimbangkan efisiensi.

a. Warna dan Kualitas Sampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas

sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.

b. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan

Pada Sampul Surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan dan bentuk huruf yang sama

dengan yang dicetak pada kepala surat, yaitu logo rumah sakit, nama rumah sakit, alinea pertama alamat tujuan

mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan bawah.

c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas

dilipat harus dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas dilipat dengan cara sepertiga

bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya,

surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.

CONTOH CARA MELIPAT SURAT DAN MEMASUKAN DALAM SAMPUL

SURAT

1. Lembar kertas surat

2. sepertiga bagian bawah lembaran kertas surat dilipat kedepan

3. sepertiga bagian atas lembar kertas

dilipat ke belakang

4. surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala

surat menghadap ke depan ke arah pembaca surat

-87-

N. Susunan Surat Dinas

1. Kop Surat

Kop Surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai

berikut.

a. Kop Surat Rumah Sakit 1) Kop Surat Rumah Sakit adalah kepala surat yang

menunjukkan surat resmi rumah sakit. Kertas

dengan Kop Surat rumah sakit hanya digunakan untuk surat rumah sakit yang ditandatangani oleh

direktur atau pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat rumah sakit atas nama

direktur. 2) Kop Surat Rumah Sakit terdiri atas logo di tengah

dan Nama rumah sakit. Perbandingan ukuran logo

rumah sakit dan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.

3) Surat jenis nota dinas dan memorandum unit kerja tidak menggunakan kop surat berlogo rumah sakit.

b. Kop Surat Nama Unit Kerja

1) Kop Surat Nama Unit Kerja menunjukkan nama dan

alamat unit kerja rumah sakit. 2) Kertas dengan kop surat dimaksud digunakan untuk

kemudahan dalam surat menyurat dan hanya berlaku di lingkungan / internal rumah sakit.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:

a. tanggal ditulis dengan angka Arab; b. bulan ditulis lengkap;

c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab. Contoh: 31 Desember 2013

3. Hal Surat

Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut

a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam

komunikasi; b. memudahkan identifikasi;

c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat. 4. Alamat Surat

a. Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi yang dituju. Surat Dinas tidak dapat

ditujukan kepada identitas nama individu dan nama instansi.

-88-

b. Surat Dinas yang ditujukkan kepada pejabat instansi

ditulis dengan urutan sebagai berikut: 1) nama jabatan;

2) jalan; 3) kota; 4) kode pos

Contoh :

Yth. Direktur Rumah Sakit Kasih Ibu

Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 64

Blitar 601053

5. Paragraf dan Spasi Surat

Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang

berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman

penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.

Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5-2 spasi diantara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antarbarisnya

adalah 1,5 spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau

spasi.

6. Warna Tinta Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam

atau biru tua.

7. Salinan Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan

terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang terkait.

8. Tingkat Keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat

dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan rumah sakit. Jika disiarkan

secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan keamanan dan keselamatan rumah sakit.

b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan

keselamatan rumah sakit. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan

merugikan rumah sakit. c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat

dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun,

itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

-89-

d. Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan

tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan

rumah sakit. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan stempel (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas

dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika Surat Dinas tersebut disalin, stempel tingkat keamanan pada salinan

harus dengan warna yang sama dengan warna stempel pada surat asli.

9. Kecepatan Penyampaian a. Amat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus

diselesaikan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.

b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam.

c. Biasa adalah surat dinas yang harus

diselesaikan/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.

O. Ketentuan Surat-Menyurat

1. Komunikasi Langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika

surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada

pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.)

pejabat yang bersangkutan.

2. Alur Surat-Menyurat

Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi rumah sakit hingga ke pejabat struktural

terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.

3. Disposisi Surat

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut

pengelolaan naskah dinas korespondensi, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar

Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.

Format Disposisi dapat dilihat pada Contoh 21.

-90-

CONTOH 21

FORMAT DISPOSISI SURAT

DISPOSISI SURAT

Diterima Tanggal : …………. Jam : ……..

Pengirim Surat : …………

: …………

Tanggal Surat

: …………

No surat masuk : …………

Perihal

: …………

: …………

:

:

:

: Tanggal Catatan Perjalanan Surat Diteruskan &

( Tindak lanjut; Acc ; Tanggapan; dll ) Tandatangan

Kepada :

Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu

………………….

-91-

P. Penyimpanan Dokumen

1. Yang dimaksud penyimpanan adalah bagaimana dokumen tersebut disimpan agar aman dan mudah dicari apabila

diperlukan. 2. Dokumen asli agar disimpan di Sekretariat RS, sesuai dengan

kebijakan yang berlaku di RS tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen. Penyimpanan dokumen asli harus rapi,

sesuai metode pengarsipan dokumen sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.

3. Dokumen fotocopy ada disimpan di masing – masing unit kerja

dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila dokumen tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi karena

direvisi atau hal lainnya maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke Unit

Kesekretariatan RS, sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja. Sekretariat RS dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut, namun

untuk dokumen asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam pengarsipan dokumen di

RS. 4. Dokumen di unit kerja harus diletakkan ditempat yang mudah

dilihat, mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksananya.

P. Tata Cara Pendistribusian Dokumen

1. Yang dimaksud dengan distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit kerja terkait dan atau

pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan

ini dilakukan oleh Sekretariat RS sesuai dengan kebijakan RS dalam pengendalian dokumen.

2. Distribusi harus memakai buku ekspedisi dan atau formulir

tanda terima. 3. Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi

bisa juga untuk seluruh unit kerja. Hal tersebut tergantung jenis dokumen, bila dokumen tersebut merupakan acuan untuk

melakukan kegiatan disemua unit kerja maka dokumen didistribusikan ke semua unit kerja. Namun bila dokumen tersebut hanya untuk unit kerja tertentu maka distribusi

dokumen hanya untuk unit kerja tertentu tersebut dan unit terkait yang tertulis di dokumen tersebut.

Q. Tata Cara Evaluasi 1. Evaluasi dokumen dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan

maksimal 3 tahun sekali. 2. Evaluasi dokumen dilakukan oleh masing-masing unit kerja

yang dipimpin oleh kepala unit kerja masing-masing.

3. Hasil evaluasi : dokumen masih tetap bisa dipergunakan atau dokumen perlu diperbaiki / direvisi. Perbaikan / revisi bisa isi

dokumen sebagian atau seluruhnya. 4. Perbaikan / revisi perlu dilakukan bila :

a. Dokumen sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada b. Adanya perkembangan IPTEK c. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru

d. Adanya perubahan fasilitas 5. Pergantian direktur RS, bila dokumen memang masih

sesuai/dipergunakan maka tidak perlu di revisi.

-92-

BAB IV

PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya

tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya.

Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)

Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota

dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu dipusatkan di kesekretariatan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu untuk

memudahkan pengawasan dan pengendaliannya.

B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-

menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan

teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan

tata cara dan SPO surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

c. Jawaban terhadap Surat yang masuk 1) Rumah Sakit harus segera menginformasikan kepada

penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam

suatu proses komunikasi. 2) Rumah Sakit harus segera memberikan jawaban

terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

2. Pengurusan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk

memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk dipusatkan di kesekretariatan Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu.

Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut a. Penerimaan

Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R,

dan B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (kilat, sangat segera, segera, dan biasa).

Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.

-93-

b. Pencatatan

1) Surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda surat.

2) Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian.

3) Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal

penerimaan. 4) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada

bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir

dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.

5) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

c. Penilaian

1) Kegiatan penilaian surat masuk mulai dilaksanakan

pada tahap pencatatan. 2) Pada tahap penilaian, surat dinilai berdasarkan

tujuan surat masuk kepada siapa. 3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula

penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah.

4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan

langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.

5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.

d. Pengolahan

1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil

sehubungan dengan surat masuk tersebut. 2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindakan

lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat

naskah dinas baru. 3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses

pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan.

e. Penyimpanan

1) Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa

sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. 2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan

naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan.

3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan.

Beberapa cara menghimpun surat adalah sebagai berikut.

-94-

a) Seri adalah himpunan satu jenis surat dinas

yang berdasarkan format surat atau jenis naskah dinas, misalnya keputusan, petunjuk

pelaksanaan, dan surat edaran, disusun secara kronologis. Himpunan menurut seri selain

dibatasi oleh kemampuan map juga dibatasi oleh tahun naskah dinas.

b) Rubrik adalah himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, misalnya cuti, kunjungan

dinas, kerja lapangan. Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan tahun atau dibatasi

sampai dengan masalah selesai. c) Dosir adalah himpunan satu macam kegiatan

atau persoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir.

Misalnya, fail/berkas pegawai adalah himpunan

naskah dinas mulai dari lamaran sampai dengan pemberhentian.

4) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan

sebagai berikut. a) Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan

yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang

terlihat hanya bagian sisi samping, misalnya penyimpanan dalam ordner dan kotak arsip;

b) Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang

terlihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan surat map pada lemari berkas;

c) Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunan

yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan terlihat di sebelah atas,

misalnya penyimpanan peta atau gambar konstruksi.

5) Surat yang masih aktif, tetap berada di unit pengolah. Setelah surat menjadi arsip inaktif, penyimpanannya harus sudah dialihkan ke unit

kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.

f. Sarana Penanganan Surat Masuk

1) Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatat pada buku agenda, yang disusun

dalam kolom catatan sebagai berikut: a) nomor agenda surat masuk;

b) tanggal surat masuk; c) tanggal surat;

d) nomor surat; e) perihal; f) instansi / nama pengirim;

g) tujuan;

-95-

h) perjalanan surat;

i) keterangan; j) petugas;

Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat

ditambah, misalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya.

2) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah dinas selain buku agenda, dapat digunakan sarana lain yang diatur sesuai

dengan kebutuhan. 3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses

pemberkasan naskah, selain dengan buku agenda, juga digunakan sarana lain.

3. Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan

sampul surat dinas. Penanganan surat keluar, pencatatan, pemberian nomor/stempel dan pengiriman surat keluar

dipusatkan di sekretariat untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian.

Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut.

a. Pengolahan

1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga kepenandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena

(a) adanya kebijaksanaan pimpinan; (b) reaksi atas suatu aksi;

(c) adanya konsep baru. 2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah

sebagai berikut. a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh

pejabat/pegawai yang membidanginya, seperti

sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk.

b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan.

c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang

diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri

terhadap isi surat dinas, sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan tingkat kecepatan

penyampaian dan tingkat keamanan surat. d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani

oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih

dahulu oleh para pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.

e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut.

-96-

(1) Paraf pejabat yang berada di bawah pejabat

penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/sebelum nama pejabat penanda

tangan surat. (2) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang

bersangkutan dan tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki,

proses selanjutnya adalah (a) pengajuan kepada pejabat yang akan

menandatangani surat;

(b) penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan;

(c) pembubuhan stempel; (d) pemberian nomor.

b. Pencatatan

Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat

Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya diatur tersendiri.

c. Penggandaan

1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju.

2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangni oleh pejabat yang berhak.

3) Stempel dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan).

4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi).

5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya kilat dan sangat segera harus didahulukan.

6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat rahasia/rahasia harus diawasi dengan ketat.

7) Sekretaris pimpinan atau sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut

ketentuan yang diatur oleh Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

d. Pengiriman 1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam

sampul. 2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya

biasa (B), rahasia (R), dan sangat rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan

stempel yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/segera/sangat segera/biasa).

3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan

ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, stempel dinas, stempel yang sesuai dengan tingkat

kecepatan penyampaian dan stempel tingkat keamanan. Sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan

tanda-tanda yang sama kecuali stempel tingkat keamanan.

-97-

4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku

Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri.

5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariat mengusahakan keselamatan pengiriman

sernua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

e. Penyimpanan

1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam kearsipan. 2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf

harus disimpan. 3) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oleh instansi

masing masing.

-98-

BAB V

PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS

A. Penandatanganan

1. Penggunaan Garis Kewenangan Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu. Pimpinan unit kerja bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam unit kerjanya.

Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang.

Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.

2. Penandatanganan

Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga

cara.

a) Atas Nama (a.n.)

Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh

pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.

Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata,

didahului dengan singkatan a.n.

Contoh:

a.n. Direktur .............................. Kepala Bidang .....................

Tanda Tangan

Nama Lengkap

-99-

b) Untuk Beliau (u.b.)

Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat

satu tingkat dibawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan

wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.

Contoh:

B. Untuk Perhatian (u.p.) Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk

perhatian) untuk keperluan berikut: 1. untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan

dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 2. untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima

surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;

3. untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

Contoh :

a.n. Direktur .............................. Kepala Bidang .....................

u.b. Kepala Seksi ........................

Tanda Tangan

Nama Lengkap

Yth. Direktur Rumah Sakit Umum Sahabat Kita

Jalan Jenderal Sudirman Nomor 2014

Blitar 66111

u.p.

Kepala Bidang Pelayanan

-100-

C. Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut.

1. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan

karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. 2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan

pejabat yang definitif ditetapkan. Contoh:

D. Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut.

1. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di

tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.

2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.

Contoh:

Plt. Kepala Bidang Pelayanan

Tanda Tangan

Nama Lengkap

Plh. Kepala Bidang Pelayanan

Tanda Tangan

Nama Lengkap

-101-

E. Kewenangan Penandatanganan

1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas keluar Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang bersifat

kebijakan/keputusan/arahan berada pada Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan / keputusan /arahan

diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan unit kerja yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

Format kewenangan penandatanganan dapat dilihat pada Contoh 22.

CONTOH 22 FORMAT KEWENANGAN PENANDATANGANAN PEJABAT

PENANDATANGAN

No Jenis Naskah Dinas Direktur Kabag/Kabid

Kasi /Kasubag

1 Peraturan V

2 Keputusan V

3 Pedoman V

4 Panduan / Petunjuk Pelaksanaan V

5 Instruksi V

6 SPO V

7 Surat Edaran V V

8 Surat Perintah / Surat Tugas V V

9 Surat Dinas V V

10 Memorandum V V V

11 Nota Dinas V V V

12 Surat Undangan V V

13 Surat Perjanjian V

14 Surat Kuasa V

15 Berita Acara V V V

16 Surat Keterangan V V V

17 Surat Pengantar V V V

18 Pengumuman V V V

19 Laporan V V V

20 Telaah Staf V V V

* Kewenangan penandatangan naskah dinas disesuaikan dengan rentang kendali/cakupan

tugas dan fungsi masing-masing.

-102-

BAB VI

PENGGUNAAN LOGO RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

DALAM NASKAH DINAS

Logo Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dan stempel dinas digunakan dalam tata naskah dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu sebagai

tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas

diseluruh jajaran Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, perlu ditentukan penggunaan logo dan stempel dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu pada kertas surat dan sampul.

1. Ketentuan Penggunaan Logo

a. Umum 1) Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol

atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.

2) Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu harus memiliki dan menggunakan logo.

3) Logo hanya digunakan oleh pejabat berwenang pada Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

b. Logo wajib digunakan untuk:

1) kop naskah dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;

2) stempel dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 3) amplop dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;

4) dokumen resmi yang diterbitkan oleh Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;

5) stop map Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 6) papan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 7) kartu tanda pengenal pegawai Rumah Sakit Katolik Budi

Rahayu; 8) label barang milik Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; dan

9) situs resmi Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

c. Logo dapat digunakan: 1) pada gedung kantor Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 2) pada kartu nama pejabat/pegawai Rumah Sakit Katolik

Budi Rahayu; dan 3) untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol.

d. Penggunaan Logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam

huruf b dan huruf c, harus mendapatkan izin dari pimpinan Kepala Bagian Umum Dan SDM Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

-103-

2. Penggunaan Logo pada Kop Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu

a. Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dengan menggunakan logo

adalah pejabat yang berwenang di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

b. Bentuk dan spesifikasi stempel instansi dengan logo adalah sebagai berikut.

1) Logo pada kop naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk, perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2) Bentuk kop naskah dinas dengan menggunakan Logo, yang terletak di tepi atas kertas, diikuti dengan tulisan nama

Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu ukuran 10, nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dicetak tebal dengan

ukuran 14 dan alamat lengkap, alamat e-mail dan situs resmi rumah sakit dengan ukuran 10, huruf yang digunakan Time New Roman.

Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu dengan menggunakan logo dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1

Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas


3. Penggunaan Logo pada Stempel Instansi

a. Pejabat yang berwenang menggunakan Stempel Rumah Sakit

Katolik Budi Rahayu adalah pejabat yang mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang dari direktur untuk menetapkan/menandatangani naskah dinas. Stempel Rumah

Sakit Katolik Budi Rahayu juga digunakan dalam jajaran kesekretariatan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. Stempel

Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu menggunakan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

b. Bentuk dan spesifikasi stempel instansi dengan logo adalah ditetapkan dengan peraturan direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

c. Tinta stempel instansi berwarna ungu.




www.budirahayu.com

B L I T A R - 66111

====================================================


-104-

Contoh bentuk stempel Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu pada Gambar 2

Gambar 2

Contoh bentuk Stempel Instansi


D. Pengawasan

Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu bertanggung jawab

atas pelaksanaan ketentuan ini dan wajib melakukan pengawasan.

-105-

BAB VII

PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS

Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan

perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut. A. Pengertian

1. Perubahan

Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan

2. Pencabutan

Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku

sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.

3. Pembatalan

Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas

yang baru.

4. Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah

pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.

B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat

1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau

dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya. Keputusan Direktur harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan keputusan Direktur juga.

2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah

dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

-106-

BAB VIII

PENUTUP

Pedoman Tata Naskah Dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu ini

merupakan acuan bagi pejabat dan petugas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dalam menyusun Panduan atau Petunjuk Pelaksanaan

Tata Naskah Dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.

Ditetapkan di Blitar

pada tanggal 29 Agustus 2017 DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU

ttd

dr. A.W. SOEHAPTO, DHSM

peraturan direktur rumah sakit katolik budi ...budirahayu.com/download/tatanaskah_lama.pdfrahayu...

Documents