PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMP PGRI 1 SEMPOR

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Apriliyani 11.22.1328

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2013

DESIGN INFORMATION SYSTEM OF STUDENTS DATA PROCESSING SMP PGRI 1 SEMPOR

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA

PADA SMP PGRI 1 SEMPOR

Apriliyani

Kusnawi Jurusan Sistem Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Along the development more sophisticated times, advances in information technology becomes an important requirement at this time. This is due to increasing demand for information. Seen from the use of science and technology to support the superiority from an institution can be done by using technological progress. Therefore it need for a new system that is processing data.

Sometimes the data processing errors occur most frequently because that exist student data processing on SMP PGRI 1 Sempor still manual and this can cause inefficiencies in data processing, it is necessary for a system of computerized data processing students.

From the description above, the problem will be created a system information processing student data to improve the presentation of the information needed. Applications that are used for the manufacture of this system is the Visual Basic 6.0 and Microsoft Sql Server 2000. Where do Microsoft Sql Server 2000 as the database and Visual Basic 6.0 as toolnya.

Keywords: Technology, Information, Information System

1. PENDAHULUAN

SMP PGRI 1 Sempor merupakan sebuah Sekolah Menengah Pertama

yang berstatus sekolah swasta. SMP PGRI 1 Sempor memiliki visi yaitu Unggul

Dalam Mutu, Berkembang Dalam Prestasi, Santun Dalam Berperilaku

Berdasarkan Iman dan Taqwa . SMP PGRI 1 Sempor merupakan salah satu

sekolah yang dituntut untuk selalu berkembang dan meningkatkan kualitas

pendidikan serta profesionalisme dalam pelayanan informasi.

Dengan merujuk pada perkembangan teknologi tentunya sangat tepat

jika pada sebuah layanan informasi pengolahan data siswa pada sekolah dibuat

lebih terkomputerisasi dan lebih memudahkan pemakai dalam pengolahan data.

Salah satunya adalah pengolahan data menggunakan database sebagai tempat

penyimpanan data yang diolah.

Sampai saat ini, SMP PGRI I Sempor dalam pengolahan data masih

manual, mengakibatkan waktu yang digunakan tidak efisien, sebagai contoh

untuk melakukan pengolahan data siswa petugas akan memasukan data siswa

dengan cara menulis dalam sebuah buku secara manual. Dengan cara manual

tersebut petugas masih banyak melakukan kesalahan karena kurangnya

ketelitian.

Petugas harus membuat laporan secara manual, hal ini mengurangi

efisiensi waktu. Dengan melihat kondisi tersebut dengan pelayanan begitu

terbatas dalam menyusun laporan di SMP PGRI 1 Sempor, peneliti untuk

melakukan penelitian dan membuat sebuah aplikasi untuk menggantiakan

pengolahan data siswa secara manual dengan sistem terkomputerisasi.

Sehingga dengan adanya aplikasi tersebut akan mempermudah petugas ketika

melakukan pengolahan data siswa dan melakukan input data siswa.

Dengan melihat beberapa permasalahan diatas maka penulis terdorong

untuk melakukan penelitian tentang “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan

Data Siswa Pada SMP PGRI 1 Sempor”.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laoran yang dibutuhkan. (Robert A. Leiitch

dan K. Roscoe Davis).1

Keberhasilan suatu sistem informasi yang diukur berdasarkan maksud

pembuatannya, bergantung pada tiga faktor utama yaitu: keserasian dan mutu

data, pengorganisasian data dan tata cara penggunaannya (Cook, 1977 dalam

Notohadiprawiro, 2006).4

Struktur dan cara kerja sistem informasi berbeda-beda bergantung pada

macam keperluan atau macam permintaan yang harus dipenuhi. Diantara

berbagai sistem informasi jelas terdapat banyak perbedaan akan tetapi ada suatu

persamaan yang menonjol yaitu semua sistem informasi mengabungkan

berbagai ragam data yang dikumpulkan dari berbagai sumber.

2.2 Pengertian Sistem Informasi Data Siswa

Sistem informasi data siswa dapat diartikan sebagai suatu proses yang

menyangkut data kesiswaan dari pemasukan data, serta pengaksessan data

menjadi informasi yang berguna dan komunikatif. Sedangkan yang dimaksud

dengan pengolahan data adalah segala macam pengolahan terhadap data atau

kombinasi - kombinasi dari berbagai macam pengolahan terhadap data untuk

membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan dan dapat segera

dipakai.

Menurut Jogiyanto H.M pengolahan data adalah manipulasi dari data

kedalam bentuk yang lebih berguna berarti. Dengan demikian dapat disimpulkan

bahwa pengolahan data merupakan kegiatan yang dilakukan dengan

menggunakan masukan berupa data dan menghasilkan informasi yang

bermanfaat untuk tujuan sesuai dengan yang direncanakan.

2.3 System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Jogiyanto (2002), siklus hidup sistem (system life cycle), atau

yang disingkat SLC adalah proses evolusi yang diikuti dalam menetapkan

sistem dan sub sistem informasi berbasis komputer. (system life cycle) SLC

terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah - langkah pendekatan

1 Jogiyanto, HM, analisis dan desain sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis

(Yogyakarta, Andi Offset, 1990), Hal 11

sistem, (system life cycle) SLC sering disebut sebagai pendekatan air terjun

(waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.

Sedangkan System Development Life Cycle atau yang disingkat SDLC

(Jogiyanto, 2002) adalah metoda tradisional yang digunakan untuk

membangun, memelihara dan mengganti suatu sistem informasi.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis terhadap kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa

yang dibutuhkan oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk

memenuhi kebutuhan sistem tersebut, atau mememutuskan bahwa

pengembangan suatu sistem baru sebenarnya tidak perlu dilakukan. Kebutuhan

sistem terdiri dari dua jenis yaitu :

1. Kebutuhan Fungsional (Fungtional Requirement)

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa

saja yang nantinya akan dilakukan oleh sistem.

2. Kebutuhan Non Fungsional (Non Fungtional Requirement)

Kebutuhan non fungsional adalah jenis kebutuhan yang bersifat properti

perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi teknologi, operasional, kinerja,

keamanan, politik dan budaya.

3.2. Analisis Kebutuhan Fungsional

Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status dalam

perusahaan.

1. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data siswa.

2. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data guru.

3. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data mata pelajaran

4. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data kelas.

5. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data mengajar

6. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data bagi kelas

7. Sistem harus dapat menanganu pengolahan data nilai.

8. Sistem harus dapat menangani batasan akses untuk masing-masing user

9. Sistem harus dapat melakukan beberapa pelaporan, antara lain :

a. Laporan data guru.

b. Laporan data siswa.

c. Laporan data mata pelajaran.

d. Laporan data kelas.

e. Laporan data mengajar

f. Laporan data bagi kelas

g. Laporan data nilai.

3.3. Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis terhadap kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa

yang dibutuhkan oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk

memenuhi kebutuhan sistem tersebut, atau mememutuskan bahwa

pengembangan suatu sistem baru sebenarnya tidak perlu dilakukan.

1. Kebutuhan perangkat keras (Hardware)

Hardware untuk mengimplementasikan sistem ini maka spesifikasi hardware

minimum yang diperlukan adalah :

a. Processor Intel Pentium 4 3,2 GHz

b. Mainboard Biostar Inter G31

c. Hardisk 250 GB SATA

d. Memory DDR2 1024 MB

e. VGA Intel GMA X3 100

f. DVD-RW

g. CASE ATX 450 Watt

h. Key, Mouse,Spkr

i. Acer LED 16"

j. Printer Cannon iP 2770

k. PS XIGMATEX 400 WATT (80+BRONZE)

2. Kebutuhan perangkat lunak (Software)

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung berjalannya aplikasi

sistem informasi ini antara lain :

a. Microsoft windows XP profesional sebagai sistem operasi untuk

mengoperasikan sistem.

b. Microsoft SQL Server sebagai databasenya

3. Kebutuhan pengguna

Dalam sistem informasi ini, dibutuhkan beberapa tingkatan user. Tingkatan

user ini dibedakan berdasarkan wewenangnya terhadap fasilitas dan

informasi yang tersaji dalam sistem informasi pengolahan data siswa ini.

a. Petugas Tata usaha, pengguna ini memiliki hak penuh atas seluruh

fasilitas yang ada di dalam sistem dan pengaturan sistem. Tugas lain

dari bagian tata usaha adalah menginputkan seluruh data-data

pengolahan data siswa dan pencetakan laporan. Jumlah personil yang

dibutuhkan sebanyak satu orang.

b. Wali kelas hanya mendapatkan hak akses untuk memasukkan nilai,

dan mencetak nilai siswa.

3.4. PERANCANGAN SISTEM

3.4.1. PERANCANGAN PROSES

3.4.1.1. Flowchart

Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang diusulkan

3.4.1.2. Data Flow Diagram

1. DFD Level 0

Gambar 3.2 DFD Level 0

2. DFD Level 1

Gambar 3.3 DFD Level 1

3.5. Relasi Antar Tabel

Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1. Pengujian Sistem

4.1.1. Uji White-box Testing

Uji coba white box menggunakan struktur kontrol rancangan untuk

memperoleh tase case. Didasarkan pada pengamatan yang teliti.

Didasarkan pada pengamatan yang teliti terhadap detail prosedur dan jalur

logika yang melewati perangkat lunak diuji dengan memberikan tase case

yang menguji serangkaian kondisi atau loop tertentu.

Uji white box yang dilakukan pada aplikasi sistem informasi data siswa pada

SMP PGRI 1 Sempor dilakukan pada proses login, apabila nama user

belum terisi maka akan muncul pesan informasi.

Gambar 4.1 Form Login

Gambar 4.2 Peringatan Form Login

4.1.2 Pengetesan Black Box Testing

4.1.2.1 Mekanisme pengetesan

Melakukan pengetesan seluruh komponen ubah dan simpan terhadap

kemampuan komponen untuk merespon single click dan enter, yang

mana pada aplikasi ini tombol ubah yang tampak dalam antar muka user

dan komputer memiliki dua fungsi yaitu untuk mengaktifkan data pada text

box yang akan diedit dan untuk mengedit atau merubah data dari

database.

1. Hasil yang diperoleh

Seluruh komponen dapat berfungsi dengan baik.

Gambar 4.3 Informasi data berhasil diedit

Tabel 4. 1 Hasil tesing sistem

No Nama Module Jenis Unit Yang Dites Hasil tes

1 Form Login Login Baik

Keluar Baik

2 Form Menu Utama

File Baik

Master Baik

Olah Data Baik

Pencarian Data Baik

Laporan Baik

Help Baik

3 Form User

Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Hapus Baik

Keluar Baik

4

Form Guru

Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Hapus Baik

Keluar Baik

5 Form Siswa

Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Hapus Baik

Keluar Baik

6 Form Kelas

Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Hapus Baik

Keluar Baik

7 Form Mata Pelajaran

Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Hapus Baik

Keluar Baik

8 Form Tahun Ajaran

Tambah Baik

Simpan Baik

Keluar Baik

9 Form mengajar Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Keluar Baik

10 Form Bagi Kelas

Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Keluar Baik

11 Form Detail nilai

Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Hapus Baik

Keluar Baik

11 Form Olah Data Nilai

Tambah Baik

Simpan Baik

Edit Baik

Hapus Baik

Keluar Baik

12 Laporan Guru - Baik

13 Laporan Kelas - Baik

14 Laporan Mata Pelajaran - Baik

15 Laporan Siswa Baik

16 Laporan mengajar - Baik

17 Laporan Bagi Kelas - Baik

16 Laporan Nilai - Baik

17 Manual Program - Baik

18 About - Baik

4.2. Tindak Lanjut Implenentasi

Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengujian terhadap

penerimaan sistem. Pada pengujian ini menggunakan data yang sesungguhnya

dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini bertujuan untuk

memastikan apakah sistem baru ini nantinya akan dapat diterima dan diterapkan

untuk menggantikan sistem lama atau masih perlu diperbaiki. Jika sistem baru

dapat diterima oleh semua pihak, bearti tugas analis sistem telah selesai.

4.3. Manual program

4.3.1. Form Login

Gambar 4.4 Tampilan Form Login

4.3.2. Menu Utama

Gambar 4.5 Tampilan form menu utama

4.3.3. Form Bagi Kelas

Gambar 4.6 Tampilan form input data bagi kelas

4.3.4. Form Nilai

Gambar 4.7 Tampilan form input data nilai

5. PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian sampai pembuatan software sistem Informasi Pengolahan

Data Siswa penulis menyimpulkan bahwa :

1. Sistem dapat memperbaiki pola kerja yang sebelumnya dilakukan secara

manual menjadi terkomputerisasi.

2. Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa ini dapat menghasilkan laporan

dari laporan data guru, data siswa, data kelas, data bagi kelas, data mata

pelajaran, data nilai.

3. Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa dibatasi hak akses penggunaan

sistem yaitu login untuk menghindari pengambilan dan perubahan data

olah pihak – pihak tertentu.

4. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pengguna dan sistem,

bagian tata usaha SMP PGRI membutuhkan sebuah sistem yang mampu

mendukung dan menangani kegiatan operasional, yang meliputi

pengolahan data siswa dan pembuatan laporan serta siswa.

5.2. Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang ada, penulis memberikan

saran – saran yang mungkin berguna dan dapat dipertimbangkan,antara lain :

1. Tampilan pada sistem Informasi Pengolahan Data Siswa masih sederhana

untuk itu dalam pengembangannya diharapkan untuk ditambahkan icon –

icon shortcut yangmenarik.

2. Sistem yang baru dirancang ini masih berdasis desktop, belum

menggunakan jaringan internet sebagai media komunikasi data. Dengan

menggunakan teknologi internet, tentunya akses terhadap sistem akan

lebih meluas, tetapi faktor keamanan data harus lebih diperhatikan.

3. Bagian tata usaha SMP PGRI 1 Sempor dapat mempertimbangkan

penerapan sistem informasi ini, karena dengan adanya sistem ini

pencatatan data siswa dan pembuatan laporan akan mudah diatasi.

4. Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa masih bersifat standalone belum

bersifat client server

DAFTAR PUSTAKA

Alfatah, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta. Penerbit :

Andi Offset.

Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Manggunkan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta.

Penerbit : Andi Offset.

HM, Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta.

Penerbit :Andi Offset.

Sadeli, Muhammad. 2000. Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 6.0. Jakarta.

Penerbit : Maxikom.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic Microsoft SQL.

Penerbit : Andi Offset

17