perancangan sistem informasi akademik berbasis...

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEBSITE PADA SMK MUHAMMADIYAH 4 KLATEN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh:

Thoyip Catur Sutopo 09.11.2566

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM BASED ON WEBSITE IN SMK MUHAMMADIYAH 4 KLATEN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEBSITE

PADA SMK MUHAMMADIYAH 4 KLATEN

Thoyip Catur Sutopo Ema Utami

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The use of Internet technology today has been extremely widespread and popular in the community. Especially in developed countries, the Internet has become a primary need for the community. These developments have broad impact on all sectors, including in the field of education.

With reference to the information ministry school, SMK Muhammadiyah 4 Klaten want to have a system that can serve the academic needs quickly and efficiently in order to support the achievement of educational goals that are more advanced. So the idea to create a Systems-Based Academic Information Website that can provide information about the academic activities within the scope of SMK Muhammadiyah 4 Klaten.

This system will be built using a DBMS MySql and PHP programming language that has been known to be quite stable and safe. With the new system is expected to facilitate and assist the SMK Muhammadiyah 4 Klaten in their academic activities. Keywords: System Information, Education, Academic.

1

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi saat ini seolah tidak tertahankan dan berkembang pesat karena

kebutuhan manusia yang tidak ada habisnya. Laju penyampaian informasi pun otomatis semakin

cepat menyebar luas ke banyak pihak baik yang membutuhkannya ataupun tidak. Oleh karena itu

teknologi khususnya di bidang komputer mempunyai peran yang sangat inti dalam perkembangan-

perkembangan tersebut. Salah satu cabang bidang ilmu komputer adalah teknologi internet. Internet

merupakan media penyampaian informasi yang populer saat ini. Meski tidak banyak orang yang tahu

mengenai bagaimana detail teknis tentang internet dan alur informasi yang disampaikan namun

banyak kalangan yang merasa cukup mendapatkan manfaat atas adanya internet tersebut.

Dengan adanya media untuk menyalurkan informasi secara lebih efektif dan efisien tersebut,

kita harus menggunakan peluang yang besar ini secara lebih optimal. Termasuk dalam bidang

pendidikan. Dengan mengacu pada pelayanan informasi sekolah, SMK Muhammadiyah 4 Klaten

ingin memiliki sistem yang dapat melayani kebutuhan akademik secara cepat dan efisien guna

mendukung tercapainya tujuan pendidikan yang lebih maju.

Maka timbul gagasan untuk membuat Sistem Informasi Akademik Berbasis Website yang

dapat memberikan pelayanan informasi seputar kegiatan akademik di dalam lingkup SMK

Muhammadiyah 4 Klaten. Penulis mencoba membahas semua ini dengan judul “Perancangan Sistem InformasiAkademik Berbasis Website Pada SMK Muhammadiyah 4 Klaten”.

2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem, Informasi dan Sistem Informasi

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan yang bertanggung jawab

memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). Informasi merupakan hasil

olahan data, di mana data tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang

bermakna untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah Suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial, dan merupakan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan

laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar.1

2.2 Karakteristik Sistem Informasi

karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: Batasan

(boundry); Lingkungan (environment); Masukan (input); Keluaran (output); Komponen (component);

Penghubung (interface); Penyimpanan (storage)

1 Kusrini, M.Kom, Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, hal.11

2

2.3 Pengertian Akademik Akademik adalah seluruh lembagapendidikan formal baik pendidikan anak usia dini,

pendidikan dasar,pendidikan menengah, pendidikan kejuruan maupun perguruan tinggi

yangmenyelenggarakan pendidikan vokasi dalam satu cabang atau sebagiancabang ilmu

pengetahuan, teknologi, dan/atau seni tertentu.

2.4 Konsep Dasar Internet 2.4.1 Definisi Internet

Internet adalah sebuah sistem komunikasi global yang menghubungkan komputer - komputer

dan jaringan-jaringan komputer di seluruh dunia

2.4.2 Protokol Internet

Protokol-protokol internet yang sering digunakan adalah seperti IP, TCP, UDP, DNS, PPP,

SLIP, ICMP, POP3, IMAP, SMTP, HTTP, HTTPS, SSH, Telnet, FTP, LDAP, dan SSL

2.4.3 Fasilitas Internet

a. File Transfer Protokol (FTP)

b. Elektronik Email (e-mail)

c. World Wide Web (WWW)

d. Hyper Text Transfer Protocol (HTTP)

e. Mailing List

2.5 Konsep Pemodelan Sistem 2.5.1 Flowchart Flowchart terbagi menjadi dua, yaitu

1) Flowcart system

Yaitu bagan yang menggambarkan suatu prosedur dan proses suatu file dalam suatu media

menjadi file dalam media yang lain dalam suatu sistem data. Simbol yang digunakan:

2) Flowchart program.

Yaitu bagan yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedure pemecahan masalah

2.5.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan asal

data dan tujuan data yang keluar dari sistem, tempat penyimpanan data, proses apa yang

menghasilkan data tersebut, serta interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan

pada data tersebut. Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD: Kesatuan Luar (external entity);

Arus Data (data flow); Proses (proces); Simpanan Data (data store).

2.6 Konsep Basis Data 2.6.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

3

Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship adalah dengan

menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram). Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada

model E-R yaitu: Entity sets, Relationship sets, Attributes.

2.6.2 Bahasa Basis Data (SQL) SQL (Structured Query Language) (baca : sequel) adalah salah satu bahasa generasi level

ke-4 (4th GL) yang awalnya dikembangkan oleh IBM di San Jose Research Laboratory. SQL sendiri

terbagi atas beberapa bagian, yaitu : DDL (Data Definition Language); DML (Data Manipulation

Language)

2.7 Perangkat Lunak (Software) Yang Digunakan

2.7.1 Bahasa Pemrograman Bahasa pemrograman adalah bahasa-bahasa yang dipakai programer untuk menuliskan

kumpulan instruksi program dalam komputer menurut tingkatannya, bahasa pemrograman dapat

dibedakan menjadi dua macam yaitu: bahasa pemrograman tingkat rendah (low level language) dan

bahasa pemrograman tingkat tinggi (high level language).2

a. Hypertext Preprocessor (PHP)

PHP merupakan software yang Open Source dan mampu lintas platform, PHP mampu berjalan di

Windows dan beberapa distro Linux.

b. Hypertext Markup Language (HTML)

HTML adalah singkatan dari HyperText Markup Language. HTML digunakan untuk membuat

halaman web.

c. Cascading Style Sheets (CSS)

CSS adalah salah satu bahasa pemrograman desain web (style sheet language) yang mengontrol

format tampilan sebuah halaman web yang ditulis dengan menggunakan bahasa penanda (markup

language).

d. Java Script

Javascript adalah bahasa yang berbentuk kumpulan script yang pada fungsinya berjalan pada suatu

dokumen HTML.

2 M.Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, hal.23

4

2.7.2 Software yang Digunakan 1. Macromedia Dreamweaver

Macro Media Dreamweaver adalah sebuah software web design yang menawarkan cara

mendesain website dengan dua langkah sekaligus dalam satu waktu. Yaitu mendesain dan

memprogram. Dreamweaver memiliki dua jendela mini yang disebut HTML Source, tempat kode-

kode HTML tertulis.

2. Adobe Photoshop

Adobe Photoshop adalah sebuah program editor image, yang berfungsi untuk membuat,

menyunting dan memodifikasi gambar digital yang terdapat di dalam komputer.

3. Apache XAMPP web server

XAMPP merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat lunak ke

dalam satu buah paket.

4. Notepad ++

Notepad++ adalah sebuah text editor yang sangat berguna bagi setiap orang dan khususnya bagi

para developer dalam membuat program.

5. Web Browser

Web browser adalah aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan penggunanya untuk

berinteraksi dengan teks, image, video, games dan informasi lainnya yang berlokasi pada halaman

web pada World Wide Web (WWW) atau Local Area Network (LAN).

3. Analisis 3.1 Melakukan Studi Pendahuluan

Adapun alasan utama untuk membuat sistem baru diantara nya adalah : Sistem lama yang

hanya mengandalkan blog tidak berjalan optimal, ini dikarenakan masih banyak keterbatasan fitur

pada sistem tersebut; SMK Muhammadiyah 4 Klaten juga membutuhkan sebuah media promosi yang

dapat menyajikan informasi up to date tentang profile sekolah, kegiatan beajar mengajar dan Info

pendaftaran siswa baru.

3.2 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk

mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman

(threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis.

a) Analisis kekuatan (Strenghts)

Siswa di SMK Muhammadiyah 4 Klaten sudah dibekali dengan mata pelajaran teknologi informasi

dan komputer, selain itu komputer administrasi sekolah juga sudah terhubung dengan internet, maka

hal ini dapat menjadi kekuatan yang menunjang SMK Muhammadiyah 4 Klaten untuk menerapkan

system informasi berbasis website.

5

b) Analisis Kelemahan (Weakness)

Guru maupun karyawan di SMK Muhammadiyah 4 Klaten pada saat ini tidak ada yang berkompenten

sebagai programmer, dan jika ingin memesan ke perusahaan developer website, tentunya harganya

akan mahal, maka hal ini akan menjadi hambatan jika SMK Muhammadiyah 4 Klaten ingin

menerapkan Sistem Informasi berbasis website.

c) Analisis Kesempatan (Opportunity)

Berdasarkan wawancara oleh beberapa siswa di SMK Muhammadiyah 4 Klaten sudah bisa

mengakases internet dirumah, 9 dari 10 siswa yang diwawancarai sudah mempunyai modem dan

internet sudah setiap hari digunakan. selain itu pihak SMK Muhammadiyah 4 Klaten sudah memiliki

lab komputer dengan akses internet yang bisa dimanfaatkan untuk pengelolaan website, maka hal

tersebut adalah peluang yang baik untuk diterapkannya Sistem Informasi Akademik berbasis website.

d) Analisis Ancaman (Threats)

Merupakan kondisi yang mengancam dari luar, Kemungkinan ancamannya adalah kekuatan server

untuk melayani request jika website diakses secara bersamaan oleh semua murid.

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1 Kebutuhan Fungsional (functional requirement)

Berdasarkan analisis, maka sistem informasi akademik ini dituntut memiliki kebutuhan

fungsional sistem yang dibagi ke dalam tiga tipe user yaitu Administrator, Guru dan Murid. detail

kebutuhan sistemnya adalah sebagai berikut : Admin, Siswa, Guru.

3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional Sistem Kebutuhan non fungsional Sistem pada SMK Muhammadiyah 4 Klaten meliputi :

a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang

dibutuhkan. Adapun hardware yang digunakan dalam mengembangkan sistem informasi ini

adalah :

a. Processor : Intel(R) Core™ processor 330M @ 2.00GHz

b. RAM : 1GB DDR2

c. VGA : NVIDIA Geforce(R) Cuda™ 512Mb, Support Microsoft® DirectX® 11

d. Hardisk : SATA - Seagate 250 GB

e. DVD RW

f. Monitor LCD 14" WXGA TFT LCD (1280 x 800)

b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pengolahan data, karena

berisikan program yang perintahnya digunakan untuk menjalankan sistem komputer sehingga

sistem yang dibuat dapat bekerja. Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan web

6

ini adalah : Sistem operasi Microsoft Windows 7 ultimate 32-bit; Macromedia Dreamweaver ;

Adobe Photoshop, XAMPP (Apache, MySql, PHP); Notepad ++.

3.4 Analisis Kelayakan Sistem

Analisis ini digunakan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk

dilanjutkan untuk diimplementasi atau tidak. Ada beberapa parameter untuk mengukur kelayakan

sistem, dalam pembahasan kali ini digunakan 4 parameter sebagai pengukur kelayakan kelanjutan

sistem, yaitu kelayakan teknologi, kelayakan hukum, kelayakan operasional, dan kelayakan ekonomi.

3.5 Perancangan Sistem

3.5.1 Perancangan Database

1) ER-Diagram

Gambar 3.1 ER-Diagram

2) Relasi Antar Tabel Merupakan hubungan antar table yang satu dengan tabel yang lain. Hubungan ini berfungsi

untuk menunjukan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data.

7

3) Desain DFD (Data Flow Diagram)

Gambar 3.2 DFD level 0

3.5.2 Perancangan Tabel Tabel-tabel yang terdapat di dalam database website SMK Muhammadiyah 4 Klaten Tengah

adalah sebagai berikut: Tabel admins, Tabel artikel, Tabel gallery, Tabel guru, Tabel hubungi, Tabel

judul nilai, Tabel kategori berita, Tabel kategori gallery, Tabel kelas, Tabel maple, Tabel materi, Tabel

mod ym, Tabel nilai , Tabel pendaftaran, Tabel Siswa, Tabel statistik.

3.5.3 Perancangan Interface

1. Perancangan Desain Situs

a. Struktur Website untuk User / Pengunjung

b. Struktur menu untuk Admin

2. Perancangan Link Situs Web

Website SMK Muhammadiyah 4 Klaten Tengah ini terdiri dari 2 halaman utama, yaitu front

end dan administrator, serta 2 sub halaman , untuk guru dan untuk siswa.

4. Hasil Implementasi dan Pembahasan 4.1 Uji Coba Sistem

Pengujian sistem dilakukan dengan beberapa metode sesuai dengan kebutuhan dan

spesifikasi sistem yang telah dibangun. Dengan tahapan pengujian sistem ini maka diharapkan dapat

meminimalisir kesalahan atau bug yang ada pada sistem sehingga menyebabkan sistem tidak

berjalan seperti yang diharapkan. Rancangan awal sebagai salah satu dokumentasi sistem juga

harus selalu dijadikan pembanding apakah sistem sudah dibangun sesuai rancangan atau belum,

supaya spesifikasi sistem tidak berubah terlalu banyak keluar dari jalur utama rancangan awal

sistem.

8

4.1.1 Pengujian Struktur Kendali (Sub Testing) Menu dan konten yang ditampilkan harus akurat dan konsisten, artinya ketika menu navigasi

dijalankan maka konten yang disajikan juga harus sesuai dengan menu, serta menu juga harus

dinamis sehingga pemakai mengetahui menu apa yang sedang mereka akses atau aktifkan

Gambar 4.1 Navigasi menu & halamannya

4.1.2 Black Box Testing

Berikut hasil dari pengujian dengan metode Black Box Testing :

No Pengujian Menu Modul yang diuji Hasil Test Penguji

1 Login / Log out Validasi user admin dan session

Sukses Administrator

2 Manajemen Guru Tambah Guru

Edit Guru Hapus Guru

Sukses Sukses Sukses

Administrator

3 Manajemen Kelas Tambah Kelas

Edit Kelas Hapus Kelas


Administrator

4 Manajemen Siswa Tambah Siswa

Edit Siswa Hapus Siswa


Administrator

5 Manajemen Materi Tambah Materi

Edit Materi Hapus Materi


Administrator

6 Manajemen Mata pelajaran

Tambah Mapel Edit Mapel

Hapus Mapel


Administrator

7 Manajemen CS Tambah CS

Edit CS Hapus CS


Administrator

Tabel 4.1 Hasil Pengujian Metode Black Box Testing

9

4.2 Manual Program Pembahasan kali ini akan difokuskan pada halaman administrator, karena pada halaman

ini lah nantinya admin dari pihak SMK Muhammadiyah 4 Klaten akan mengelola keberlangsungan

website. Untuk dapat masuk kedalam halaman administrator maka perlu untuk melalui proses login

dengan menuliskan www.smk4klaten.sch.id/admin lalu masukan password dan username.

4.3 Manual Instalasi Berikut tahapan - tahapannya : Login Cpanel, Upload File, Konfigurasi dan Upload

Database.

4.4 Pembahasan 1) Pembahasan Basis Data

Berikut ini adalah implementasi struktur tabel dari rancangan database SMK Muhammadiyah 4

Klaten

Gambar 4.2 Struktur table admins

8 Manajemen Gallery

Foto

Tambah foto Edit foto

Hapus foto


Administrator

9 Manajemen PSB Aprove PSB

Edit PSB Hapus PSB


Administrator

10 Manajemen Agenda Aprove Agenda

Edit Agenda Hapus Agenda


Administrator

11 Manajemen Artikel Tambah Artikel

Edit Artikel Hapus Artikel


Administrator

12 Penjadwalan

Pelajaran

Tambah jadwal Edit jadwal

Hapus jadwal


Administrator

13 Formula nilai akhir semester

Edit Formula

Sukses

Administrator

10

Gambar 4.3 Struktur table tipe_nilai

2) Pembahasan Antar Muka (Interface)

Berikut adalah tampilan dari halaman website SMK Muhamaddiyah 4 Klaten :

Gambar 4.4 Halaman Awal User Pengunjung

Gambar 4.5 Halaman Menu utama siswa

11

Gambar 4.6 Halaman daftar guru

5. Kesimpulan dan saran 5.1 Kesimpulan

Dari hasil pembuatan Sistem Informasi Akademik SMK Muhammadiyah 4 Klaten dan sebagai

akhir dari laporan, dapat dinarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Dalam rangka mendukung kegiatan akademik smk mummadiyah 4 klaten agar akses informasi

akademiknya lebih cepat dan efisien maka dirancang sebuah sistem informasi akademik

berbasis website yang dilengkapi dengan fasilits-fasilitas sebagai berikut :

a. Guru dapat memberi nilai kepada murid, mengupload materi, melihat jadwal mengajar,

melihat agenda kegiatan sekolah dan menulis artikel.

b. Siswa dapat melihat nilai raport, daftar pelajaran, melihat kegiatan sekolah dan menulis

artikel.

c. Pengunjung dapat melihat profil sekolah, pengumuman resmi dari sekolah mendaftar

sebagai siswa baru dan berinteraksi dengan administrator website.

d. Admin dapat mengelola semua informasi yang ditampilkan untuk pengunjung, guru dan

siswa.

2. Hal-hal yang telah dilakukan untuk membangun sistem informasi akademik berbasis website

pada smk muhammadiyah 4 klaten sebagai berikut : Analisis sistem; Rancangan sistem;

Pengujian sistem; Penerapan sistem, Pelatihan kepada administrator website, guru dan siswa.

12

5.2 Saran Mengingat berbagai keterbatasan, sehingga menimbulkan banyak kelemahan yang sangat

berdampak pada sistem ini, maka diperlukan penyampaian beberapa saran untuk kesempurnaan

sistem ini dimasa mendatang. Adapun saran-saran tersebut antara lain:

1. Kurang optimalnya program pada modul kenaikkan kelas yang hanya bisa merubah status

kelas siswa secara menyeluruh. Perlu adanya perbaikkan pada program tersebut agar bisa

lebih mudah memilih siswa yang naik kelas atau tinggal kelas.

2. Agar informasi yang ditampilkan dapat akurat sesuai dengan data fakta yang ada dan terbaru,

maka administrator diharapkan untuk rutin melakukan sinkronisasi data.

3. Dalam kaitan penginputan data, adminstrator yang sudah diberi perlatihan dituntut untuk lebih

teliti dan mempersiapkan data selengkap mungkin.

4. Meningkatkan keamanan pada website, mengingat teknik teknik dalam menembus dan

menemukan celah keamanan website selalu berkembang.

6. Daftar Pustaka

Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft

SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi Offset.

perancangan sistem informasi akademik berbasis...

Documents