7

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASIPengertian Sistem Menurut Abdul Kadir, pengertian sistem adalah : Sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.1 Munurut Moekijat, sistem didefinisikan sebagai berikut : Kumpulan bagian-bagian yang saling mempengaruhi dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.2 Menurut Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., pengertian sistem adalah: Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu3 Dari definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling mempengaruhi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Konsep Dasar Informasi Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya41 2

Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, (Jakarta, 2003), hal. 30. Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta, 2005), hal 42. 3 Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., Analisis & Desain, (Yogyakarta, 2005), hal. 1. 4 Ibid, hal. 8.

8 Menurut Dada Umar Daihani informasi adalah : Kumpulan dari fakta, statistic, dan lain-lain yang memiliki makna.5 Jadi dari dua definisi diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang telah diolah dan dapat bermanfaat bagi penerimanya serta dapat dipakai sebagai pendukung pengambilan keputusan Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Pengertian Sistem Informasi Menurut Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., pengertian sistem informasi adalah : Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.6 Menurut GoergeBodnar dan William S. Hopwood, sistem informasi adalah : Kumpulan sumberdaya sepereti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi7 Jadi dari dua definisi diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem informasi adalah rangkaian beberapa unsur yang kemudian diproses secara bersama-sama yang kemudian didistribusikan kepada pemakai.

56

Dada umar Daihani, Komputerisasi Pengambilan Keputusan , (Jakarta, 2001), hal. 10. Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., Analisis & Desain, (Yogyakarta, 2005), hal. 11. 7 GoergeBodnar dan William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, (Jakarta, 2000), hal. 1.

9 Pengembangan Sistem Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Prinsip-prinsip pengembangan sistem : Peranan user dalam kesuksesan pengembangan sistem sangat diperlukan Metodologi harus menggunakan pendekatan Problem Solving untuk membangun

suatu sistem : Mempelajari dan mengerti masalah Mendefinisikan keperluan untuk mencari pemecahan yang terbaik Mendesain / implementasi pemecahan Melakukan observasi dan evaluasi pengaruh / dampak pemecahan dan

memperbaikinya Menyusun tahapan dan aktifitas yang akan dilakukan Membuat standart untuk konsistensi pengembangan dan dokumentasi yang

meliputi aktifitas, tanggung jawab, keperluan dan petunjuk dokumentasi, pengecekan kualitas Desain untuk pengembangan dan perubahan sistem yang berhubungan dengan

keperluan user dan biaya agar fleksibel dan menyesuaikan sistem yang akan diciptakan dapat juga menggunakan teknik dan alat bantu pengembangan sistem untuk mengantisipasi pengembangan dan perubahan tersebut.

10

PERANCANGAN SISTEM (SYSTEM DESIGN)Langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam merancang atau mendesain suatu sistem antara lain : 1. Analisa Masalah Tahap ini adalah tahap pendefinisan masalah atau pengumpulan masalah-masalah yang ada dalam sistem yang ada. Sehingga dari daftar masalah-masalah yang ada dapat diketahui kebutuhan dari sistem tersebut. Serta dapat menentukan usulan-usulan sistem yang akan ditawarkan.

2. IOFC (Information Oriented FlowChart) Information Oriented FlowChart adalah diagram yang terdiri atas kolom-kolom (menunjukan subyek yang bersangkutan) untuk melacak aliran data. IOFC mengidentifikasi data input dan menggambarkan aliran data selanjutnya sampai didapat informasi sebagai output. Hal ini dilakukan dengan cara menjelaskan secara spesifik kegiatan yang sedang dilakukan. IOFC tidak menjelaskan sebuah proses operasi, oleh karena itu simbol untuk dokumen lebih diutamakan dalam penggunaan IOFC. Untuk memudahkan dalam pembutan IOFC atau untuk memudahkan penbacaannya maka ada cara-cara sebagai berikut : 1. Gunakan simbol yang sederhana 2. Perthankan tingkat keterperincian pada diagram-diagram

11 3. Perhatikan penggunaan hirarki diagram, sebuah diagram berada pada tingkat tinggi dan tingkat keterperincian yang berturut-turut diperlihatkan didalam diagram-diagram yang memperluas simbol-simbol kedalam diagram-diagram tingkat lebih tinggi. 4. Lambangkan diagram agar sesuai dengan pembaca 5. Buat stramdart atau gunakan yang terorganisasi Adapun tujuan dari penggunaan IOFC adalah : 1. 2. Memperlihatkan seluruh input, file utama dan uotput dari sistem Untuk prosedur manual terutama dalam sistem pengelolahan transaksi karena sebagaian besar

dokumen adalah salah satu bagian aliran sistem. Prosedur manual tersebut memperlihatkan asal-usul, pengelolahan dan tujuan akhir dokumen-dokumen tersebut. Berikut ini : adalah simbol-simbol IOFC :Simbol

Keterangan Line/Flow Digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan yang lain dan untuk menggambarkan aliran data. Disk Simbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk Punched Card Simbol yang menyatakan input berasal dari katu atau output ditulis ke kertas Manual Input/Keyboard Simbl untuk pemasukan data secara manual melalui keyboard Display Simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layer, plotter, printer dan lain sabagainya

12 Manual Process Simbol yang menunjukan pengelolahan yang tidak dilakukan dengan komputer Decision Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban./aksi Magnetic Tape Simbol yang menyatakan input berasal dari pita megnetik atau output ditulis ke kartu Document Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau di cetak ke kertas Off Line Storage Simbol untuk menunjukan bahwa data didalam simbol ini akan disimpan Connector Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam lembar yang sama Off Line Connector Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam lembar yang lainTabel 2.1. Simbol-simbol IOFC8

3. Context Diagram Diagram Konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungannya dimana sistem tersebut di tempatkan. Context Diagram menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem yaitu : a). Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator. b). Data masuk, data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.8

Ibid, hal. 36.

13 c) Data keluar, data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar. d) Penyimpanan data (data store) yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita. Hal ini berarti pembuatan simbol data store dalam context diagram dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia luar sistem. e) Batasan dari sistem kita dan lingkungan (rest of the world) Context diagram dimulai penggambarannya dengan terminator, aliran data, aliran kontrol, penyimpanan dan proses tunggal yang menggambarkan keseluruhan sistem. Komponen yang terdapat dalam context diagram yaitu: 1) Sistem

Komponen ini digambarkan dalam bentuk satu lingkaran dan diberi nama yang mewakili sistem secara keseluruhan. 2) Terminator Komponen ini digambarkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data dan tidak boleh ada komunikasi langsung antar terminator. 3) Aliran Aliran dalam context diagram memodelkan masukan ke sistem dan keluaran dari sistem. Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon, aliran data juga dibutuhkan untuk menggambar transportasi antara

14 sistem dan terminator. Aliran digambarkan menggunakan anak panah menuju ke sistem atau dari sistem. Berikut ini adalah simbol-simbol dalam merancang Context Diagram :

Simbol

Uraian Gambar lingkaran menunjukkan proses dari sistem pada Context Diagram.

Gambar anak panah menunjukkan konektor atau penghubung anatr entitas dan aliran data

Gambar kotak persegi menunjukkan entitas pada Context Diagram.Tabel 2.2. Simbol-simbol Context Diagram9

4. Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa

9

Ibid, hal. 42.

15 yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.10 DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. Berikut ini adalah simbol-simbol dalam merancang DFD : 11 Simbol Keterangan Merepresentasikan sumber data (Entity).

Merepresentasikan aliran data.

Merepresentasikan transformasi / proses aliran data (sistem).

Merepresentasikan tempat untuk menyimpan data (file).Tabel 2.3. Simbol-simbol DFD12

5. Entity Relationship Diagram (ERD) Ada beberapa catatan mengenai pemodelan data. Model yang aktual disebut entity relationship diagram (ERD). Karena model ini menjelaskan data dalam konteks entitas dan hubungan yang digambarkan oleh data tersebut.10 11

Kristanto (2003:55) GoergeBodnar dan William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, (Jakarata, 2000), hal. 41. 12 Ibid, hal. 42.

16 5.1 Elemen-elemen ERD adalah sebagai berikut: Simbol Entity Keterangan Keterangan Adalah suatu obyek yang dapat di identifikasi dalam lingkungan pemakai Entity dapat berupa orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Adalah merupakan data elemen / data item, data field yang menggambarkan suatu entity. Atribut dibagi menjadi dua yaitu: 1. Simple attribute, misalnya kode tamu. 2.Composite atribute, misalnya nama tamu Relationship Menggambarkan hubungan antara dua atau lebih entityTabel 2.4. Simbol-simbol ERD13

Atribut

Bila data dinormalkan dan informasi dipindah dari satu tabel ke tabel yang lain harus ada cara menghubungkan kedua tabel tersebut. Hubungan tersebut terbentuk dengan menggunakan kunci data yang bersifat unik. Dalam hubungan antar tabel dikenal ada dua kunci penghubung, yaitu: a. Primary Key (Kunci Utama) Satu atribut/field atau satu set atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik pada entity. b. Foreign Key (Kunci Tamu) Satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi suatu hubungan yang menunjukkan ke entity induknya. Kunci tamu berada pada entity anak. 5.2. Hubungan antara entity:13

Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., Analisis & Desain, (Yogyakarta, 2005), hal. 699.

17 a. Relasi one to one Menggambarkan hubungan satu ke satu, yaitu satu record pada entity pertama berhubungan dengan satu recod pada entity kedua atau sebaliknya.

Gambar 2.1. Relasi One to one

b.

Relasi one to many

Menggambarkan hubungan satu ke banyak, yaitu satu record pada entity pertama berhubungan dengan banyak record pada entity kedua atau sebaliknya.

Gambar 2.2. Relasi One to many

c. Relasi many to many Menggambarkan hubungan banyak ke banyak, yaitu lebih dari satu record pada entity pertama berhubungan dengan lebih dari satu record pada entity kedua atau sebaliknya. Dibutuhkan associative entity atau entity perantara yang berisi atribut/field kunci dari masingmasing entity.

Gambar 2.3. Relasi Many to many

6. FlowChart Pengertian flowchat adalah:

18 A graphic representation of a program in which symbols represent logical steps and flowlines define the sequence of those steps. Used to design new programs, and to document existing programs. (Suatu representasi atau penyajian secara grafis suatu program dimana lambang menghadirkan langkah-langkah logis dan jalurnya menggambarkan urutan langkah-langkah itu semua. digunakan untuk mendisain program baru, dan ke dokumen program ada).14 Pengertian flowchart adalah: A graphical representation of an algorithm. (Suatu penyajian grafis dari suatu algoritma).15 Dari dua pengertian flowchart tersebut dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud flowchart adalah gambaran urutan kerja sistem dengan menggunakan simbol-simbol tertentu dari suatu algoritma yang digambarkan dalam bentuk tabel yang terpecah atas jalur-jalur berdasarkan entity. Simbol-simbol flowchart hampir sama dengan simbol-simbol IOFC. 7. Konsep Database Pengertian Database Database merupakan komponen terpenting dalam pembangunan Sistem Informasi, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyimpan informasi-informasi dalam berbagai bentuk. Database merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat

14 15

http://www.oznet.ksu.edu/ed_asi490/Glossary/cgw.htm http://ism01.west.asu.edu/ISM411Carey/notes/glossary.html

19 diolah atau dieksplorasi secara cepat dan mudah untuk menghasilkan informasi. Database yang dibentuk diharapkan memiliki sifat-sifat antara lain:16 a) Efisien dan efektif dalam pengorganisasiannya, artinya untuk menambah, menyisipkan, atau menghapus data dapat dilakukan dengan mudah dan sederhana. b) Bebas redudansi, meskipun pada batas-batas tertentu yang dapat ditolerir, redudansi juga diperbolehkan, misalnya untuk mengurangi kompleksitas dan penulisan program. c) Fleksibel, artinya database dapat diakses dengan mudah, dinamis dan tidak bergantung sepenuhnya pada aplikasi-aplikasi tertentu. d) Sistem database yang apat diakses secara bersama dalam lingkungan jaringan sehingga mendukung penggunaan bersama dalam distribusi data.

Tingkatan Data

16

Budi Sutedjo (2002:126)

20 Dalam tingkatannya data diklasifikasikan dari tingkatan yang terbesar adalah seperti digambarkan dalam gambar di bawah ini :

Database

File/Tabel

Data Items

Record

KarakterGambar 2.4. Tingkatan Data

Karakter Karakter merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter, numerik, hurf ataupun kerakter- kerakter khususyang membentuk suatu items data(fields).

Record Kumpulan dari data yang saling berhubungan membentuk suatu data. Jadi saru record mewakili satu data.

Data Items Suatu fields menggambarkan suatu atribut dari record-record yang menunjukan suatu item dari data misalnya Kode Pegawai, Nama Pegawai dan sebagainya.

File/Tabel

21 Kumpulan dari record-record yang sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda data valuenya. Database Telah dijelaskan diatas.