KONSEP DASAR

SISTEM INFORMASI

Pengertian Sistem

Menurut Abdul Kadir, pengertian sistem adalah :

“Sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu

tujuan.”1

Munurut Moekijat, sistem didefinisikan sebagai berikut :

“Kumpulan bagian-bagian yang saling mempengaruhi dan bekerjasama untuk mencapai suatu

tujuan.”2

Menurut Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., pengertian sistem adalah:

“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-

sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”3

Dari definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem pada dasarnya

adalah kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling mempengaruhi dan bekerja sama

untuk mencapai tujuan.

Konsep Dasar Informasi

Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :

1 Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, (Jakarta, 2003), hal. 30.2 Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta, 2005), hal 42.3 Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., Analisis & Desain, (Yogyakarta, 2005), hal. 1.

7

“Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya”4

Menurut Dada Umar Daihani informasi adalah :

“Kumpulan dari fakta, statistic, dan lain-lain yang memiliki makna.”5

Jadi dari dua definisi diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa informasi adalah

sekumpulan data yang telah diolah dan dapat bermanfaat bagi penerimanya serta dapat dipakai

sebagai pendukung pengambilan keputusan

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal

data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan

nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia

bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang

disebut dengan transaksi.

Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., pengertian sistem informasi adalah :

“Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.6

Menurut GoergeBodnar dan William S. Hopwood, sistem informasi adalah :

“Kumpulan sumberdaya sepereti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data

menjadi informasi”7

4 Ibid, hal. 8.5 Dada umar Daihani, Komputerisasi Pengambilan Keputusan , (Jakarta, 2001), hal. 10. 6 Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., Analisis & Desain, (Yogyakarta, 2005), hal. 11.7 GoergeBodnar dan William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, (Jakarta, 2000), hal. 1.

8

Jadi dari dua definisi diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem informasi

adalah rangkaian beberapa unsur yang kemudian diproses secara bersama-sama yang kemudian

didistribusikan kepada pemakai.

Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang

baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang

telah ada. Prinsip-prinsip pengembangan sistem :

Peranan user dalam kesuksesan pengembangan sistem sangat diperlukan

Metodologi harus menggunakan pendekatan Problem Solving untuk membangun suatu

sistem :

Mempelajari dan mengerti masalah

Mendefinisikan keperluan untuk mencari pemecahan yang terbaik

Mendesain / implementasi pemecahan

Melakukan observasi dan evaluasi pengaruh / dampak pemecahan dan memperbaikinya

Menyusun tahapan dan aktifitas yang akan dilakukan

Membuat standart untuk konsistensi pengembangan dan dokumentasi yang meliputi

aktifitas, tanggung jawab, keperluan dan petunjuk dokumentasi, pengecekan kualitas

Desain untuk pengembangan dan perubahan sistem yang berhubungan dengan keperluan

user dan biaya agar fleksibel dan menyesuaikan sistem yang akan diciptakan dapat juga

menggunakan teknik dan alat bantu pengembangan sistem untuk mengantisipasi

pengembangan dan perubahan tersebut.

9

PERANCANGAN SISTEM

(SYSTEM DESIGN)

Langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam merancang atau mendesain suatu sistem

antara lain :

1. Analisa Masalah

Tahap ini adalah tahap pendefinisan masalah atau pengumpulan masalah-masalah

yang ada dalam sistem yang ada. Sehingga dari daftar masalah-masalah yang ada dapat

diketahui kebutuhan dari sistem tersebut. Serta dapat menentukan usulan-usulan sistem yang

akan ditawarkan.

2. IOFC (Information Oriented FlowChart)

Information Oriented FlowChart adalah diagram yang terdiri atas kolom-kolom

(menunjukan subyek yang bersangkutan) untuk melacak aliran data. IOFC mengidentifikasi

data input dan menggambarkan aliran data selanjutnya sampai didapat informasi sebagai output.

Hal ini dilakukan dengan cara menjelaskan secara spesifik kegiatan yang sedang dilakukan.

IOFC tidak menjelaskan sebuah proses operasi, oleh karena itu simbol untuk dokumen lebih

diutamakan dalam penggunaan IOFC. Untuk memudahkan dalam pembutan IOFC atau untuk

memudahkan penbacaannya maka ada cara-cara sebagai berikut :

1. Gunakan simbol yang sederhana

10

2. Perthankan tingkat keterperincian pada diagram-diagram

3. Perhatikan penggunaan hirarki diagram, sebuah diagram berada pada tingkat tinggi dan

tingkat keterperincian yang berturut-turut diperlihatkan didalam diagram-diagram yang

memperluas simbol-simbol kedalam diagram-diagram tingkat lebih tinggi.

4. Lambangkan diagram agar sesuai dengan pembaca

5. Buat stramdart atau gunakan yang terorganisasi

Adapun tujuan dari penggunaan IOFC adalah :

1. Memperlihatkan seluruh input, file utama dan uotput dari sistem

2. Untuk prosedur manual terutama dalam sistem pengelolahan transaksi karena sebagaian

besar dokumen adalah salah satu bagian aliran sistem. Prosedur manual tersebut

memperlihatkan asal-usul, pengelolahan dan tujuan akhir dokumen-dokumen tersebut. Berikut

ini : adalah simbol-simbol IOFC :

Simbol KeteranganLine/FlowDigunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan yang lain dan untuk menggambarkan aliran data.

DiskSimbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk

Punched CardSimbol yang menyatakan input berasal dari katu atau output ditulis ke kertas

11

Manual Input/KeyboardSimbl untuk pemasukan data secara manual melalui keyboard

DisplaySimbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layer, plotter, printer dan lain sabagainya

Manual ProcessSimbol yang menunjukan pengelolahan yang tidak dilakukan dengan komputer

DecisionSimbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban./aksi

Magnetic TapeSimbol yang menyatakan input berasal dari pita megnetik atau output ditulis ke kartu

DocumentSimbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau di cetak ke kertas

Off Line StorageSimbol untuk menunjukan bahwa data didalam simbol ini akan disimpan

ConnectorSimbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam lembar yang sama

Off Line ConnectorSimbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam lembar yang lain

Tabel 2.1. Simbol-simbol IOFC8

3. Context Diagram

8 Ibid, hal. 36.

12

Diagram Konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk

memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungannya dimana sistem

tersebut di tempatkan. Context Diagram menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem

yaitu :

a). Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi

yang disebut juga sebagai terminator.

b). Data masuk, data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara

tertentu.

c) Data keluar, data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.

d) Penyimpanan data (data store) yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan

terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau

sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita. Hal ini berarti

pembuatan simbol data store dalam context diagram dibenarkan, dengan syarat simbol

tersebut merupakan bagian dari dunia luar sistem.

e) Batasan dari sistem kita dan lingkungan (rest of the world) Context diagram dimulai

penggambarannya dengan terminator, aliran data, aliran kontrol, penyimpanan dan proses

tunggal yang

menggambarkan keseluruhan sistem. Komponen yang terdapat dalam context diagram

yaitu:

1) Sistem

Komponen ini digambarkan dalam bentuk satu lingkaran dan diberi nama yang mewakili

sistem secara keseluruhan.

2) Terminator

13

Komponen ini digambarkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung

dengan sistem melalui aliran data dan tidak boleh ada komunikasi langsung antar

terminator.

3) Aliran

Aliran dalam context diagram memodelkan masukan ke sistem dan keluaran dari sistem.

Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam

lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk

menghasilkan respon, aliran data juga dibutuhkan untuk menggambar transportasi antara

sistem dan terminator. Aliran digambarkan menggunakan anak panah menuju ke sistem

atau dari sistem.

Berikut ini adalah simbol-simbol dalam merancang Context Diagram :

Simbol Uraian

Gambar lingkaran menunjukkan proses dari

sistem pada Context Diagram.

Gambar anak panah menunjukkan konektor

atau penghubung anatr entitas dan aliran data

Gambar kotak persegi menunjukkan entitas

pada Context Diagram.

Tabel 2.2. Simbol-simbol Context Diagram9

9 Ibid, hal. 42.

14

4. Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan

darimana asal data dan kemana data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa

yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang

dikenakan pada data tersebut.10

DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data.

DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. Berikut ini adalah

simbol-simbol dalam merancang DFD : 11

Simbol Keterangan

Merepresentasikan sumber data (Entity).

Merepresentasikan aliran data.

Merepresentasikan transformasi / proses aliran data (sistem).

Merepresentasikan tempat untuk menyimpan data (file).

10 Kristanto (2003:55)11 GoergeBodnar dan William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, (Jakarata, 2000), hal. 41.

15

Tabel 2.3. Simbol-simbol DFD12

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

Ada beberapa catatan mengenai pemodelan data. Model yang aktual disebut entity

relationship diagram (ERD). Karena model ini menjelaskan data dalam konteks entitas dan

hubungan yang digambarkan oleh data tersebut.

5.1 Elemen-elemen ERD adalah sebagai berikut:

Simbol Keterangan KeteranganEntity

Adalah suatu obyek yang dapat di identifikasi dalam lingkungan pemakai Entity dapat berupa orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam.

Atribut

Adalah merupakan data elemen / data item, data field yang menggambarkan suatu entity. Atribut dibagi menjadi dua yaitu:1. Simple attribute, misalnya kode tamu.2.Composite atribute, misalnya nama tamu

Relationship

Menggambarkan hubungan antara dua atau lebih entity

Tabel 2.4. Simbol-simbol ERD13

12 Ibid, hal. 42.13 Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., Analisis & Desain, (Yogyakarta, 2005), hal. 699.

16

Bila data dinormalkan dan informasi dipindah dari satu tabel ke tabel yang lain harus

ada cara menghubungkan kedua tabel tersebut. Hubungan tersebut terbentuk dengan

menggunakan kunci data yang bersifat unik. Dalam hubungan antar tabel dikenal ada dua

kunci penghubung, yaitu:

a. Primary Key (Kunci Utama)

Satu atribut/field atau satu set atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang

spesifik pada entity.

b. Foreign Key (Kunci Tamu)

Satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi suatu hubungan yang menunjukkan ke

entity induknya. Kunci tamu berada pada entity anak.

5.2. Hubungan antara entity:

a. Relasi one to one

Menggambarkan hubungan satu ke satu, yaitu satu record pada entity pertama berhubungan

dengan satu recod pada entity kedua atau sebaliknya.

Gambar 2.1. Relasi One to oneb. Relasi one to many

Menggambarkan hubungan satu ke banyak, yaitu satu record pada entity pertama

berhubungan dengan banyak record pada entity kedua atau sebaliknya.

Gambar 2.2. Relasi One to many

c. Relasi many to many

17

Menggambarkan hubungan banyak ke banyak, yaitu lebih dari satu record pada entity pertama

berhubungan dengan lebih dari satu record pada entity kedua atau sebaliknya.

Dibutuhkan associative entity atau entity perantara yang berisi atribut/field kunci dari masing-

masing entity.

Gambar 2.3. Relasi Many to many

6. FlowChart

Pengertian flowchat adalah:

“A graphic representation of a program in which symbols represent logical steps and flowlines

define the sequence of those steps. Used to design new programs, and to document existing

programs.”

(Suatu representasi atau penyajian secara grafis suatu program dimana lambang menghadirkan

langkah-langkah logis dan jalurnya menggambarkan urutan langkah-langkah itu semua.

digunakan untuk mendisain program baru, dan ke dokumen program ada).14

Pengertian flowchart adalah:

“A graphical representation of an algorithm.”

(Suatu penyajian grafis dari suatu algoritma).15

Dari dua pengertian flowchart tersebut dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud

flowchart adalah gambaran urutan kerja sistem dengan menggunakan simbol-simbol tertentu

14 http://www.oznet.ksu.edu/ed_asi490/Glossary/cgw.htm15 http://ism01.west.asu.edu/ISM411Carey/notes/glossary.html

18

dari suatu algoritma yang digambarkan dalam bentuk tabel yang terpecah atas jalur-jalur

berdasarkan entity.

Simbol-simbol flowchart hampir sama dengan simbol-simbol IOFC.

7. Konsep Database

Pengertian Database

Database merupakan komponen terpenting dalam pembangunan Sistem Informasi,

karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam

sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyimpan informasi-informasi dalam berbagai

bentuk. Database merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut

diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat

diolah atau dieksplorasi secara cepat dan mudah untuk menghasilkan informasi. Database yang

dibentuk diharapkan memiliki sifat-sifat antara lain:16

a) Efisien dan efektif dalam pengorganisasiannya, artinya untuk menambah, menyisipkan, atau

menghapus data dapat dilakukan dengan mudah dan sederhana.

b) Bebas redudansi, meskipun pada batas-batas tertentu yang dapat ditolerir, redudansi juga

diperbolehkan, misalnya untuk mengurangi kompleksitas dan penulisan program.

c) Fleksibel, artinya database dapat diakses dengan mudah, dinamis dan tidak bergantung

sepenuhnya pada aplikasi-aplikasi tertentu.

d) Sistem database yang apat diakses secara bersama dalam lingkungan jaringan sehingga

mendukung penggunaan bersama dalam distribusi data.

16 Budi Sutedjo (2002:126)

19

Tingkatan Data

Dalam tingkatannya data diklasifikasikan dari tingkatan yang terbesar adalah seperti

digambarkan dalam gambar di bawah ini :

Gambar 2.4. Tingkatan Data

Karakter

20

Database

File/Tabel

Data Items

Record

Karakter

Karakter merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter, numerik,

hurf ataupun kerakter- kerakter khususyang membentuk suatu items data(fields).

Record

Kumpulan dari data yang saling berhubungan membentuk suatu data. Jadi saru

record mewakili satu data.

Data Items

Suatu fields menggambarkan suatu atribut dari record-record yang menunjukan

suatu item dari data misalnya Kode Pegawai, Nama Pegawai dan sebagainya.

File/Tabel

Kumpulan dari record-record yang sejenis yang mempunyai panjang elemen

yang sama, atribut yang sama namun berbeda data valuenya.

Database

Telah dijelaskan diatas.

21