pengujian identifikasi kondisi
TRANSCRIPT
1
PENGUJIAN IDENTIFIKASI KONDISI FISIK
ARSIP BURGERLIJKE OPENBARE WERKEN
(TAHUN 1914-1942)
I . P E N D A H U L U A N
A. Latar Belakang
Arsip kertas atau arsip konvensional merupakan arsip yang berbahan
dasar kertas sebagai media rekam informasinya. Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan secara nasional
mempunyai tanggungjawab untuk melestarikan arsip sesuai dengan amanat
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 mengenai tujuan
penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan dan keamanan
arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. Dan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik
dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah serta untuk mempertinggi
penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar
kearsipan, ANRI melakukan penelitian dan pengujian.
ANRI merupakan lembaga yang menyimpan banyak khasanah arsip kertas
dengan rentang periode yang cukup panjang yaitu arsip-arsip bermasa periode
Vereenigde Oost Indische Compagnie (VOC), Hindia Belanda hingga masa Republik
Indonesia sekarang. Khasanah arsip kertas yang tersimpan mempunyai peran yang
sangat penting bagi kepentingan publik baik untuk kepentingan penelitian
maupun untuk pengambilan keputusan atau dalam rangka penyusunan suatu
kebijakan tertentu.
Ruang penyimpanan khasanah arsip kertas di ANRI berada di depo arsip
gedung G lantai 2-8, dan khusus untuk arsip peta tersimpan di gedung depo arsip
gedung E.
2
Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan preservasi arsip kertas
khususnya kegiatan pengujian laboratorium yang berkaitan dengan pemeliharaan
dan perawatan arsip kertas, maka dilakukan pengujian identifikasi kondisi fisik
terhadap khasanah arsip yang tersimpan. Identifikasi ini penting dilakukan karena
dengan melakukan identifikasi terhadap kondisi fisik serta kondisi kerusakan, kita
dapat mengetahui karakteristik khusus yang dimiliki oleh khasanah arsip tertentu
sesuai dengan tahun arsip tersebut diciptakan. Selain itu, dapat diketahui pula
apakah kondisi ruang penyimpanan memenuhi standar penyimpanan sehingga
arsip dapat disimpan untuk jangka waktu yang lama karena memiliki nilai guna
sekunder. Dengan pengujian tersebut, maka akan memudahkan kita dalam
menentukan langkah-langkah yang perlu diambil dalam rangka melakukan
perbaikan dan penyelamatan terhadap arsip tersebut pada umumnya dan
informasi yang terkandung didalamnya secara khusus.
Pada tahun anggaran 2011, Subdit Instalasi Laboratorium melakukan
kegiatan pengujian identifikasi kondisi fisik arsip Burgerlijke Openbare Werken
(BOW). Identifikasi dilakukan menggunakan Archives Damage Atlas A Tool for
Assessing Damage, Nationaal Archief, 2010 sebagai sebuah pedoman dalam
penentuan tingkat jenis kerusakan. Archives Damage Atlas ini sangat membantu
dalam mengidentifikasi jenis kerusakan dan penyebab kerusakan sehingga
diharapkan kerusakan arsip diketahui sedini mungkin dan dapat ditangani dengan
segera.
B. Dasar Pelaksanaan
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
2. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis.
3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006
tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia
3
sebagaimana telah diubah dua kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010.
4. Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Nasional Nomor:
HK.01.02/54/2011 tentang Tim Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip
Burgerlijke Openbare Werken (BOW) Koleksi Arsip Nasional Republik
Indonesia .
C. Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakannya pengujian ini adalah untuk mengidentifikasikan
kondisi arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) yang tersimpan di Arsip
Nasional Republik Indonesia, sedangkan tujuannya adalah:
1. Mengetahui sifat karakteristik fisik arsip Burgerlijke Openbare Werken
(BOW) sehingga bisa dijadikan salah satu penentuan autentifikasi arsip
statis berdasarkan ciri fisiknya.
2. Mengetahui jenis kerusakan dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip
BOW sehingga dapat dipakai sebagai acuan untuk menentukan perlu
tidaknya dilakukan restorasi dan reproduksi arsip serta metode yang akan
diambil pada saat melakukan restorasi/reproduksi terhadap arsip tersebut.
3. Dapat memberikan masukan dan saran pada unit–unit di lingkungan
Direktorat Preservasi agar pelaksanaan preservasi arsip BOW pada
khususnya dapat berjalan optimal.
4. Arsip dapat diselamatkan sehingga dapat dipergunakan sebesar-besarnya
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4
D. Ruang Lingkup
1. Waktu dan tempat
Pelaksanaan kegiatan dilakukan selama 6 bulan dari bulan Februari sampai
dengan Juli 2011. Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke Openbare
Werken (BOW) dilakukan di tempat penyimpanan arsip BOW lantai 6 dan 7
gedung depo G, Arsip Nasional Republik Indonesia .
2. Pelaksana
Pelaksana tim kerja Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke
Openbare Werken (BOW) berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor: HK.01.02/54/2011 tanggal 11 Maret 2011
adalah:
- Gina M Husni : Pengarah
- Mustari Irawan : Pengarah
- Koewato : Penanggung Jawab
- Yanah Suryanah : Peneliti Pertama
- Euis Shariasih : Peneliti
- Sari Hasanah : Peneliti
- Wiwi Diana Sari : Peneliti
- Supriadi : Pembantu Peneliti
- Aris Widodo : Pembantu Peneliti
- Roby Syafurjaya : Pembantu Peneliti
- Fitra Yeni : Pembantu Peneliti
3. Lingkup kegiatan
Lingkup kegiatan ini meliputi: rapat koordinasi, pengambilan sampling/
pengumpulan contoh, pengujian laboratorium, pengolahan data hasil
pengujian dan pelaporan hasil pengujian. Pembiayaan berasal dari APBN
Arsip Nasional Republik Indonesia tahun anggaran 2011, seperti yang
tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 02 A Tahun 2011 tentang Rencana Kinerja Tahunan Arsip Nasional
Republik Indonesia tahun 2011.
5
I I . T I N J A U A N P U S T A K A
A. Arsip Kertas
Arsip kertas dapat mengalami kerusakan karena berbagai faktor, sehingga
kondisi fisik arsip kertas yang disimpan dapat menurun kualitasnya terutama
kualitas fisik arsip yang dapat menyebabkan hilangnya informasi. Kertas dapat
rusak karena faktor yang berasal dari dalam kertas itu sendiri maupun karena
faktor yang berasal dari luar. Kertas dapat mengalami penurunan kualitas karena
bahan-bahan yang dipakai pada saat pembuatannya, sehingga kertas dapat
mengalami perusakan dengan sendirinya karena proses kimia yang berlangsung di
dalam kertas. Selain itu terdapat faktor yang dapat mempercepat proses
kerusakan diantaranya suhu dan kelembaban, polutan dari udara serta ancaman
kerusakan yang berasal dari api, cahaya, jamur, serangga, binatang pengerat
termasuk juga perlakuan, baik pada saat proses penyimpanan, pengolahan
maupun pada saat dilayankan kepada para pengguna arsip di ruang layanan arsip.
Kerusakan yang terjadi pada arsip kertas dapat dikelompokkan menjadi 5
jenis kerusakan yaitu 1:
1. Kerusakan yang terjadi pada jilidan untuk arsip yang berbentuk jilidan
(banden).
Merupakan suatu bentuk kerusakan yang terjadi pada permukaan dan
jilidan dari arsip yang terjilid, punggung dan juga jahitan dari jilidan. Jenis
kerusakan yang terjadi diantaranya pelengkungan, lepasnya jahitan,
terkelupasnya punggung jilidan, longgarnya jilidan, lepasnya lembaran
arsip, dan rusaknya permukaan jilidan.
2. Kerusakan yang diakibatkan oleh proses kimia.
Kerusakan ini dapat disebabkan baik oleh faktor internal maupun eksternal.
Faktor internal dapat berupa bahan-bahan yang dipakai selama proses
1Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage, Nationaal Archief, 2010.
6
pembuatan kertas, sementara faktor dari luar dapat berasal dari lingkungan
tempat penyimpanan dan material yang ada pada kertas seperti tinta,
selotape, paper klip logam dll. Jenis kerusakan yang terjadi adalah
kerusakan akibat api, foxing2, korosi tinta, korosi tembaga, tape dan stiker,
karat, asidifikasi, dan perbaikan sebelumnya.
3. Kerusakan yang diakibatkan oleh perlakuan (mekanik).
Kerusakan ini disebabkan oleh penggunaan yang salah, penanganan
terhadap arsip yang salah, penyimpanan dan kekerasan akibat perang. Jenis
kerusakan yang terjadi diantaranya adalah kerutan pada halaman, lipatan
pada sudut halaman, sobekan kecil di sepanjang tepi arsip, kertas patah
akibat lipatan, dan lubang pada kertas akibat vandalisme.
4. Kerusakan yang diakibatkan oleh hama.
Kerusakan ini terbagi dalam dua kategori yaitu kerusakan yang diakibatkan
oleh serangga termasuk didalamnya karena kutu buku, rayap, kumbang dan
silverfish, kemudian kerusakan yang disebabkan oleh binatang pengerat
seperti tikus. Di negara tropis, rayap dapat menyebabkan kerusakan serius
pada arsip. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah adanya kotoran
serangga, kertas berlubang akibat digigit serangga, dan sobeknya kertas.
5. Kerusakan yang diakibatkan oleh air.
Air yang terdapat di dalam kertas setelah melalui proses pembuatan kertas
berkisar antara 6%3 atau disebut sebagai kadar air dalam kertas. Ini
merupakan persentase kelembaban yang baik bagi kertas. Dalam
penyimpanan tertentu, kertas dapat mengalami kelembaban yang lebih
tinggi dari 6%. Meningkatnya kandungan air dapat menyebabkan
2 Flek/noda kecil biasanya berwarna coklat muda hingga hitam, tersebar pada seluruh lembaran
manuskrip atau halaman buku. Ibid hal 143
3 Ibid hal 118
7
kerusakan pada kertas. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah
perubahan warna pada kertas, timbulnya noda, dan kertas menjadi rapuh.
Tingkat kerusakan pada arsip kertas dikelompokkan menjadi tiga kategori
yaitu:
1. Kerusakan ringan
Kerusakan pada arsip kertas dimana kertas tersebut tidak akan
bertambah rusak ketika sedang dipakai contohnya ketika dipindahkan,
atau ketika membalik halaman.
2. Kerusakan sedang
Kerusakan pada arsip kertas dimana kerusakan tersebut tidak akan
bertambah jika penanganan dilakukan dengan halus dan hati-hati.
Namun, jika arsip kertas diperlakukan atau dikerjakan agak terlalu
kasar maka akan berpeluang menambah kerusakan.
3. Kerusakan berat
Kerusakan pada arsip kertas dimana kerusakan tersebut akan
bertambah walaupun telah dilakukan penanganan secara halus dan
hati-hati. Selain itu kerusakan dikategorikan berat jika ada
kecenderungan akan hilangnya informasi. Bahkan jika hanya sebagian
dari sebuah lembaran arsip mengalami kerusakan berat, seluruh arsip
dianggap rusak berat sehingga tidak dapat diakses.
B. Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW)
Arsip BOW merupakan arsip yang diserahkan oleh Departemen Pekerjaan
Umum (PU) yang memiliki arsip periode Hindia Belanda yaitu tahun 1914 – 1942.
Jumlah arsip sekitar 1600 meter linier meliputi arsip jalan masuk (toegangen)
yang berjumlah 78 meter linier selebihnya sistem Verbaal dan Agenda. Arsip ini
berasal dari Gedung Sate Bandung Jawa Barat. Departemen ini pada awal didirikan
8
tahun 1819 merupakan sebuah lembaga Civiele Gebouwen (Bangunan Sipil) yang
kemudian digabung dengan Hoofdinspectie Waterstaat (Inspektorat Pengairan)
menjadi Administratie van den Waterstaat en der Civiele Gebouwen (Administrasi
Pengairan dan Bangunan Sipil) pada tahun 1828.
Pada tahun 1864 BOW menangani pengelolaan, pengawasan pengairan
dan pekerjaan umum di Hindia Belanda (pembangunan sipil seperti jalan,
jembatan dan bangunan publik lainnya), pengelolaan pertambangan dan mesin
uap. Lebih lanjut, departemen ini menangani bidang komunikasi (pos, telegraf, dan
sambungan telepon), sarana perhubungan (perkeretaapian dan pelabuhan),
administrasi pergudangan, layanan tabungan kantor pos, hingga pengerukan
sungai. Dalam perkembangan organisasinya, pada tahun 1934, departemen ini
bergabung dengan Departement van Gouvernementsbedrijven (Departemen Urusan
BUMN) menjadi Departement van Verkeer en Waterstaat (Departemen
Perhubungan dan Pengairan.4
Penataan arsip BOW dilakukan berdasarkan kurun waktu yang
menunjukkan bahwa organisasi ini menggunakan dua jenis sistem arsip yang
berbeda. Adapun sistem kearsipan yang digunakan dalam penataan arsip BOW
pada saat dinamisnya (periode 1800-an sampai 1924) adalah sistem Verbaal dan
Kaulbach berdasarkan nomor registrasi dalam kartu agenda (kurun waktu 1925-
1942).5
Sistem Verbaal6 berasal dari kegiatan yang dilakukan dalam Staten-
Generaal (Lembaga Perwakilan Rakyat Kerajaan Belanda) pada abad 17-18 ketika
pejabat tertentu meyampaikan laporan termasuk didalamnya korespondensi.7
Secara kearsipan, Verbaal dapat diartikan sebagai kesatuan dokumen yang
merujuk pada sebuah keputusan8 dan ditata bukan berdasarkan subyek melainkan
4Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, Inventaris Arsip Departement Burgelijke Openbare Werken, Arsip Nasional RI, 2010. 5Ibid Hal 3 6Ibid hal 3 7 F.J.M. Otten, Gids voor de Archieven van de Ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004), 46 8 W. R. Hugenholtz, An East Indian Serial: Mailrapporten (1869-1940), Itinerario 4:2 (1980) : 73
9
secara kronologis sesuai tanggal keputusan. Sistem ini sebenarnya telah
dipraktekkan sekitar tahun 1800-an dimana kesamaan bentuk redaksi menjadi
dasar pengelompokan dokumen, namun baru diresmikan tahun 1823 dengan
keluarnya Keputusan Raja (Koninklijk Besluit) tanggal 4 September 1823 nomor 7.
Sistem Verbaal adalah suatu sistem yang terdiri dari seri Verbaal yaitu
keputusan kepala organisasi yang tertulis dalam lembaran ganda atau kertas dobel
folio, yang didalamnya disertakan surat/dokumen masuk yang berkaitan dan
konsep surat keluar yang telah disetujui (kadang juga disertai dokumen
pendukung lain seperti memo, nota dinas, atau advis dari instansi lain). Dalam
sistem ini, untuk membaca atau menemukan arsip yang dimaksud, dikenal 4
(empat) jalan masuk atau dikenal dengan istilah Toegangen.
Toegangen atau jalan masuk terdiri dari agenda, index, dan klapper dan
autoriteiten. Sistem Verbaal digunakan di BOW pada tahun 1914 – 1924, namun
jalan masuknya tidak lengkap. Belum ditemukan agenda sama sekali. Baru
ditemukan sebuah klapper tahun 1922, dan dua buah autoriteiten tahun 1921 dan
1924. Agenda, adalah suatu daftar yang berisi informasi tentang keluar masuknya
surat yang disusun berdasarkan urut nomor. Keberadaan agenda ini diketahui dari
kode ‘Ag. No.’ (nomor agenda) yang terdapat dalam Verbaal. Index merupakan
jalan masuk utama dalam arsip menurut sistem Verbaal. Index adalah suatu daftar,
dimana pada lajur bagian atas pada halaman atau folio tertentu ditulis mengenai
rubrik atau subyek yang telah ditentukan. Oleh karena itu index juga disebut index
folio.
Klapper pada umumnya adalah daftar nama atau tempat atau kata tangkap
yang terdapat dalam index. Dalam arsip BOW, klapper adalah index nama sehingga
sering disebut namensklapper (klapper nama) untuk mempertegas perbedaan
dengan klapper yang lain. Klapper disusun sesuai abjad (alfabetis) dan memuat
nama-nama orang yang terdapat atau tercantum di dalam surat yang diterima atau
dikirimkan. Autoriteiten adalah suatu daftar atau catatan yang memuat dari
instansi mana suatu surat itu dikirim, termasuk keterangan mengenai tanggal dan
10
nomor surat. Jalan masuk ini berfungsi terutama ketika arsip tersebut masih aktif,
yakni untuk memudahkan penemuan kembali arsip atau menggabungkan kembali
arsip apabila suatu instansi menulis surat dengan menunjuk surat yang pernah
dikirimnya hanya dengan tanggal dan nomor suratnya saja.
Sistem Kaulbach9 diperkenalkan di Hindia Belanda oleh seorang pegawai
bernama Kaulbach yang mempelajari sistem arsip pada waktu ia di Belanda dalam
organisasi Staatshollandspoor (Jawatan Kereta Api Belanda) sehingga sering
disebut juga Sistem Kaulbach. Dalam sistem ini, arsip dikelompokkan berdasarkan
subyek dengan kumpulan keputusan/Verbaal sebagai seri utama. Sistem Kaulbach
menggunakan jalan masuk yang terdiri dari hoofdenlijst, agenda, klapper,
autoriteiten, dan controle boeken.
Hoofdenlijst disusun berdasarkan afdeling (bagian atau divisi dalam
departemen). Bentuk jalan masuk ini sama dengan hoofdenlijst yang terdapat pada
sistem Verbaal namun pada sistem kartu, hoofdenlijst dibuat terpisah dalam
bentuk buku. Agenda di sini berbeda dengan agenda yang terdapat dalam sistem
Verbaal. Tidak semata-mata untuk mencatat surat masuk dan surat keluar, agenda
ini menjadi jalan masuk utama sistem Kaulbach karena juga merujuk pada tanggal
dan nomor Verbaal. Agenda ini memiliki bentuk asli kartu yang kemudian
dibundel/dijilid. Pembagian agenda ini berdasarkan divisi/afdeling yang ada.
Agenda terbagi menjadi agenda biasa dan agenda geheim (rahasia). Klapper dalam
sistem ini memiliki bentuk yang sama dengan yang ada dalam sistem Verbaal,
namun klapper dalam sistem ini merujuk pada autoriteiten. Autoriteiten dalam
sistem ini sama dengan yang terdapat dalam sistem Verbaal, namun kadang
memiliki nama yang berbeda seperti autoriteiten register dan register van
ingekomen stukken. Jalan masuk ini tidak dapat digunakan untuk mengakses arsip.
Controle boek adalah buku yang berfungsi untuk mengecek status pengiriman
surat keluar. Buku ini hanya digunakan pada saat arsip dinamis sehingga tidak
dapat digunakan untuk mengakses arsip.
9Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945. Inventaris Arsip Departement
Burgerlijke Openbare Werken”, Arsip Nasional RI, 2010
11
I I I . P E L A K S A N A A N
A. Jenis-jenis Pengujian
1. Pemeriksaan Kondisi Ruang Penyimpanan,
Pemeriksaan kondisi ruang penyimpanan arsip BOW meliputi:
a. Suhu (0C), Suhu adalah ukuran kuantitatif terhadap temperatur;
b. Kelembaban (%RH), Kelembaban adalah konsentrasi uap air di
udara;
c. Intensitas cahaya (lux), Intensitas cahaya adalah besaran pokok
fisika untuk mengukur daya yang dipancarkan oleh suatu sumber
cahaya pada arah tertentu per satuan sudut;
d. Intensitas UV (µW/M), Intensitas UV adalah intensitas radiasi
elektromagnetis terhadap panjang gelombang yang lebih pendek dari
daerah dengan sinar tampak, namun lebih panjang dari sinar-X yang
kecil.
Pengujian suhu, kelembaban, intensitas cahaya, dan intensitas UV
dilakukan di ruang penyimpanan arsip BOW lantai 6 dan 7 gedung depo G.
Pengujian suhu dan kelembaban dilakukan dengan menggunakan
thermohygrometer digital SWEMA AIR 300, sedangkan pengujian intensitas
cahaya (lux), dan intensitas UV dilakukan dengan menggunakan alat Elsec
UV Monitor. Pengujian suhu dan kelembaban dilakukan pada 3 titik ruangan
dalam kondisi lampu nyala. Sedangkan pengujian intensitas cahaya dan UV
dilakukan pada kondisi lampu mati, lampu nyala dan dekat jendela.. Masing-
masing pengujian dilakukan pada pagi hari sebelum identifikasi kondisi
kerusakan pada arsip BOW.
2. Identifikasi Kondisi Kerusakan
Identifikasi terhadap kondisi kerusakan arsip BOW diperoleh dengan
melakukan pengamatan terhadap jenis kerusakan dan tingkat kerusakan
yang terjadi pada arsip BOW berdasarkan Damage Atlas meliputi:
12
a. Pengujian terhadap kerusakan jilidan;
b. Pengujian terhadap kerusakan akibat kimia;
c. Pengujian terhadap kerusakan akibat mekanik;
d. Pengujian terhadap kerusakan akibat serangga dan binatang pengerat;
e. Pengujian terhadap kerusakan akibat air.
3. Identifikasi Ciri Fisik
a. Ketebalan lembaran kertas. Tebal kertas adalah jarak tegak lurus
antara dua permukaan kertas pada kondisi standar10. Pengujian
ketebalan dilakukan terhadap lembaran kertas arsip dan banden arsip
secara keseluruhan.
b. Ketebalan banden arsip secara keseluruhan. Tebal banden adalah
jarak tegak lurus antara dua permukaan banden pada kondisi standar.
Pengujian ketebalan dilakukan terhadap banden arsip secara
keseluruhan.
c. Bobot banden arsip. Bobot adalah berat bundel/jilidan arsip diukur
dengan satuan gram.
d. Ukuran kertas. Ukuran kertas adalah standar atau norma untuk
mengukur panjang dan lebar yang dinyatakan dalam cm.
e. Watermark. Pengamatan dilakukan terhadap watermark/tanda air
yang terdapat pada lembaran arsip
4. Pengujian pH Permukaan
Pengujian pH atau derajat keasaman pada arsip kertas BOW dilakukan
dengan metode pH permukaan11 dengan menggunakan pH meter HORIBA.
Pengujian pH dilakukan pada sampel yang diambil secara acak pada
permukaan kertas di bagian depan, tengah dan belakang pada jilidan atau
bundel arsip.
10 SNI 14-0435-1998. - Cara uji tebal lembaran pulp, kertas dan karton 11 SNI 14-4735-1998 - Cara uji pH permukaan kertas
13
B. Cara Pengambilan Sampel Uji/Pengujian
Penataan arsip BOW dilakukan berdasarkan periodesasi yang
menunjukkan bahwa organisasi ini menggunakan dua jenis sistem penataan arsip
yang berbeda, arsip BOW terdiri dari arsip toegangen tahun 1914-1942, arsip yang
disusun dengan sistem Verbaal (Verbaal BOW) dan sistem Agenda (Agenda BOW).
Jumlah seluruh arsip BOW berdasarkan penghitungan yang dilakukan oleh staf
Subdit Instalasi Laboratorium adalah 13.797 boks yang berisi arsip yang tidak
berbentuk jilidan (diasumsikan 1 boks berukuran 10 cm berisi 1 sampul arsip atau
1 nomor) dan sebanyak 503 boks yang khusus berisi arsip Toegangen (jalan
masuk) dalam bentuk jilidan dan memakai boks dari Belanda dalam berbagai
ukuran.
Dari jumlah 14.300 boks (13.797 + 503) kemudian diambil sampel, karena
jumlah populasinya berada di antara 10.000 – 15.000 boks maka menurut tabel
Krajcie dan Morgan (1970)12 sampel yang diambil yaitu berkisar antara 370 – 375
boks. Penghitungan terhadap interval sampel dilakukan dengan cara membagi
seluruh jumlah boks dengan perkiraan jumlah sampel yang diambil maka akan
diperoleh nilai 40 (14.300/370), maka dilakukan pengambilan sampel untuk
Toegangen mulai dari no 40, 80, 120, dst., begitu juga dengan arsip dengan sistem
Verbaal, sementara untuk arsip dengan sistem Agenda yang berkurun waktu
antara tahun 1925-1942, karena belum memiliki nomor definitif, dilakukan
pengambilan sampel berdasarkan tahun arsip sampai semua tahun terambil secara
acak dimana arsip-arsip tersebut sudah memiliki nomor sementara. Untuk arsip
yang belum memiliki nomor sementara tidak dilakukan pengujian karena masih
dalam proses pengolahan yang dilakukan oleh Subdit Pengolahan Arsip
Konvensional Sebelum Tahun 1945. Karena itu sampel yang semula akan diuji
370-375 sampel, hanya dapat diuji sebanyak 297 sampel dari arsip BOW yang
sudah memiliki identitas nomor, baik nomor sementara maupun nomor definitif.
12
Gempur, Santoso. Fundamendal Metodologi Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Prestasi Pustaka
Publisher. Cetakan Kedua, Jakarta 2007 : 59
14
Lihat lampiran 1 Matrik Data Hasil Pengujian Kerusakan Arsip BOW dan lampiran
2 Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (pH) Arsip BOW.
Nomor sampel/formulir uji masing-masing arsip BOW sebagai berikut : Toegangen
sampel uji nomor 1-35, Sistem Verbal sampel uji nomor 36-142 dan Sistem
Agenda sampel uji nomor 143- 297.
Untuk pengujian derajat keasaman (pH), sampling dilakukan terhadap
lembaran kertas yang ada pada bagian awal, tengah dan akhir arsip tiap bundelnya
kemudian dibuat nilai kisarannya, demikian pula untuk ketebalan kertas, ukuran,
dan watermark. Untuk jenis dan tingkat kerusakan arsip dilihat dari keseluruhan
tampilan arsip mulai dari lembaran paling awal sampai lembaran paling akhir.
C. Hasil Pengujian dan Pembahasan
1. Pemeriksaan Kondisi Ruang Penyimpanan
Selama pengujian berlangsung, parameter kondisi lingkungan yang
diamati di ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) lantai
6 dan 7 depo G adalah suhu, kelembaban, intensitas cahaya dan UV. Hal ini
bertujuan untuk mengetahui apakah kondisi ruangan sesuai dengan kondisi
ruang penyimpanan arsip yang dipersyaratkan. Adapun hasil pengamatan,
dapat dilihat dalam tabel berikut:
15
Tabel 1. Kondisi ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken
(BOW) lantai 6 dan 7 depo G
No Parameter uji* Kondisi Ruang Penyimpanan
Keterangan Standar Lantai 6 Lantai 7
1. Suhu (0C) 18 – 22* 21,6 – 22,5 21,9 – 23,7 Pengukuran ***: 04 Feb, 04 Maret, 08 April, 06 Mei 2011
2. Kelembaban (% RH) 45 – 55* 42,1– 45,2 44,1 – 47,7
3. Cahaya (lux) maks 55 (terang)**
38,2 30,8
4. UV (µW/M) maks 75 (terang)**
0 1,3
Keterangan :
* Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip
** Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta, 1992
*** Pengukuran intensitas cahaya, UV, suhu dan kelembaban ruang pada tiga titik yang mewakili dengan kondisi beberapa lampu tidak menyala. Pengukuran dilakukan pada pagi hari. AC berfungsi baik, sedangkan dehumidifier dalam keadaan mati.
Hasil pengamatan kondisi suhu dan kelembaban relatif lantai 6 dan 7
ruang depo G yang ditunjukan pada tabel di atas, dapat kita lihat bahwa suhu
masih belum sesuai, sedangkan kondisi kelembaban relatif sudah memenuhi
standar yang dipersyaratkan untuk ruang depo arsip.
Suhu dan kelembaban dapat mempengaruhi kondisi fisik arsip kertas
yang disimpan karena jika terjadi perubahan suhu yang cukup tinggi akan
menyebabkan terjadi perubahan pada volume dan ketegangan. Jika perubahan
itu terjadi terus-menerus, akan dapat menyebabkan kertas menjadi lemah
karena putusnya rantai ikatan kimia pada polimer selulosa. Jika suhu udara
naik, maka kelembaban udara akan turun dan air yang terkandung di dalam
kertas akan dilepas, sehingga kertas menjadi kering dan menyusut, bila ini
terjadi maka serat selulosa yang menyusun lembaran kertas akan saling tarik
menarik. Namun sebaliknya bila suhu turun, maka kelembaban udara akan naik
dan kertas akan menyerap air sehingga kandungan air dalam kertas akan
bertambah sehingga volume kertas akan bertambah, disamping itu dengan
16
bertambahnya kandungan air dalam kertas akan memberi peluang bagi jamur
untuk tumbuh dan berkembang biak.13 Untuk itulah penting untuk tetap
menjaga agar suhu dan kelembaban relatif tetap stabil.
Selain suhu dan kelembaban relatif ada hal lain yang dapat
mempengaruhi kondisi arsip yaitu cahaya, baik yang berasal dari alam maupun
buatan, yang dapat membuat material dalam hal ini kertas menjadi lemah, serta
mengubah warna dari kertas menjadi pudar atau lebih gelap. Kerusakan yang
diakibatkan oleh cahaya bersifat irreversible atau tidak dapat dikembalikan
seperti keadaan semula, dan seiring berjalannya waktu efeknya akan terus
terakumulasi. Cahaya matahari mengandung sinar-sinar yang berbahaya seperti
sinar inframerah dan ultra violet. Karena itu penting untuk melindungi arsip
dari paparan langsung sinar matahari.14
Sinar-sinar yang terdapat dalam cahaya dapat dibagi dalam tiga
kelompok menurut panjang gelombangnya, yaitu sinar ultra violet dengan
panjang gelombang antara 300-400 milimikron, sinar cahaya tampak dengan
panjang gelombang antara 400-700 milimikron dan sinar infra merah dengan
panjang gelombang lebih besar dari 760 milimikron, dimana semakin kecil
panjang gelombang dari suatu sinar maka makin besar energi yang dihasilkan
sehingga sinar ultra violet merupakan sinar dengan kekuatan merusak yang
paling besar karena memiliki panjang gelombang paling kecil. Sinar ultra violet
dapat mengakibatkan perubahan terhadap warna tulisan dimana tulisan
menjadi pudar dan lama kelamaan akan mengakibatkan kertas menjadi rapuh
dan kehilangan kekuatan. 15
Dari hasil pengukuran terhadap cahaya matahari pada lantai 6 dan 7
gedung G tempat arsip BOW disimpan banyaknya cahaya yang masuk ke ruang
penyimpanan dan sinar UV seluruh hasilnya di bawah batas maksimal dari yang
13 Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, Program Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip,
Jakarta, 1992, hlm. 16. 14 Rene Teygeler, Preservation of Archives in Tropical Climates, ICA/ARA/ANRI, 2001, hlm
93-94. 15Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, op. cit., hlm 12-13.
17
ditetapkan oleh standar, sehingga dapat dikatakan bahwa ruang penyimpanan
dalam kondisi baik.
2. Identifikasi Kondisi Fisik
Arsip BOW merupakan arsip media kertas yang dapat rusak karena
berbagai sebab sehingga memperlihatkan beragam jenis dan tingkat kerusakan.
Jenis dan tingkat kerusakan pada arsip ditentukan berdasarkan buku Archive
Damage Atlas, buku ini digunakan untuk mengenali jenis dan tingkat kerusakan
yang terjadi pada arsip serta penyebab dari kerusakan.
Hasil pengujian identifikasi kondisi fisik arsip BOW (matrik Hasil
Pengujian Kondisi Kerusakan Arsip BOW pada lampiran 1) ditunjukkan pada
diagram berikut :
Gambar 1. Diagram Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW
Baik 71%
Rusak Ringan 37%
Rusak Sedang 55%
Rusak Berat 8%
Rusak, 29%
Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW
Baik
Rusak Ringan
Rusak Sedang
Rusak Berat
18
Dari hasil uji dan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi fisik
arsip BOW 71% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan,
sementara 29% dalam kondisi rusak, baik ringan, sedang maupun berat.
Pada persentase kondisi arsip yang rusak tersebut, tingkat kerusakan
terbesar adalah pada tingkat kerusakan sedang sebesar 55%, kemudian
kerusakan ringan 37% dan kerusakan berat sebesar 8%. Hasil ini menunjukkan
bahwa kondisi arsip BOW secara keseluruhan umumnya masih dalam kondisi
baik, dengan penampakan yang masih baik. Tingkat kerusakan yang terjadi
pada umumnya hanya pada tingkat kerusakan sedang dan ringan. Kerusakan
berat yang teridentifikasi sebesar 8% dari populasi arsip rusak.
Data persentase tingkat dan jenis kerusakan Arsip BOW ditunjukkan
pada diagram berikut ini:
Gambar 2. Diagram Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW
Dari gambar 2 di atas menunjukkan bahwa jumlah persentase jenis
kerusakan yang terjadi pada arsip BOW yaitu kerusakan akibat faktor kimia >
akibat faktor mekanik > pada jilidan > akibat faktor air > akibat hama.
persentase terbesar adalah jenis kerusakan karena faktor kimia sebesar 64%.
Jilidan 7%
Kimia 64%
Mekanik 21%
Hama 3%
air 5%
Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW
jilidan(khusus toegangen)
kimia
mekanik
hama
air
19
Persentase tingkat kerusakan pada masing-masing jenis kerusakan baik
rusak ringan, sedang atau berat ditunjukkan pada gambar 3 di bawah ini.
Gambar 3. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW
Keterangan : Pada arsip BOW hanya Toegangen yang memiliki jenis kerusakan pada jilidan karena berbentuk banden/jilidan, sedangkan arsip BOW sistem Verbaal dan Agenda berbentuk bundel tanpa dijilid.
Berdasarkan gambar 3 di atas menunjukkan bahwa kerusakan yang
terjadi pada arsip BOW, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan
sedang. Kerusakan berat mempunyai persentase yang lebih kecil dibandingkan
dengan kerusakan ringan dan sedang.
Persentase kerusakan berat paling tinggi ditunjukkan oleh kerusakan
pada jillidan untuk toegangen sebesar 20,8%. Jenis kerusakan ini
diidentifikasikan dengan adanya pelengkungan, lepasnya jahitan, terkelupasnya
punggung jilidan, longgarnya jilidan, lepasnya lembaran arsip, dan rusaknya
permukaan jilidan. Sementara tingkat kerusakan berat dengan persentase besar
lainnya adalah kerusakan akibat faktor mekanik sebesar 13,0% yang
64,1%
67,4%
39,6%
31,2%
45,8%
23,4%
27,9%
47,4%
64,1%
33,3%
12,5%
4,7%
13,0%
4,6%
20,8%
kerusakan akibatfaktor air
kerusakan akibatfaktor biologi
kerusakan akibatfaktor mekanik
kerusakan akibatfaktor kimia
kerusakan pada jilidan(khusus BOWToegangen)
Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW
rusak ringan rusak sedang rusak berat
20
diakibatkan oleh penggunaan dan kekerasan. Jenis kerusakan ini
diidentifikasikan dengan adanya kerutan pada sudut halaman, sobekan kecil di
sepanjang tepi arsip, kertas patah akibat lipatan, dan lubang pada kertas akibat
vandalisme, dll.
Data hasil pengujian berdasarkan jenis arsip BOW diuraikan sebagai
berikut:
a. Kerusakan Pada Toegangen
Hasil pengujian identifikasi kondisi Toegangen ditunjukkan pada
gambar berikut ini:
Gambar 4. Diagram Persentase Kondisi Fisik Toegangen
Berdasarkan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi Toegangen
63% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 37%
nya dalam kondisi rusak, baik ringan, sedang maupun berat. Persentase
kerusakan terbesar adalah pada kerusakan ringan sebesar 21%, kemudian
kerusakan sedang 13% dan kerusakan berat sebesar 3%. Hasil ini menunjukkan
bahwa kondisi Toegangen umumnya masih dalam kondisi baik, dengan
penampakan yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya
pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip.
Baik 63%
rusak ringan 21%
rusak sedang 13%
rusak berat 3%
Persentase Kondisi Fisik Toegangen
Baik
rusak ringan
rusak sedang
rusak berat
21
Data persentase tingkat kerusakan toegangen berdasarkan jenis
kerusakan ditunjukkan pada tabel dan diagram berikut ini:
Tabel 2. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Toegangen
No. Parameter Kerusakan
Persentase Tingkat Kerusakan
Rusak ringan
Rusak sedang
Rusak Berat
1 Jilidan 1. Melengkung 7.3 4.2 0
2. Punggung 5.2 11.5 6.3
3. Jahitan 5.2 15.6 14.6
4. Permukaan 28.1 2.1 0
Jumlah 48.5 33.4 20.9
2 Kimia 5. Api 0 0 0
6. Foxing 10.8 36.5 0
7. Korosi Tinta 17.6 18.9 0
8. Korosi Tembaga 0 0 0
9. Selotape 0 0 0
10. Karat 0 0 0
11. Perbaikan sebelumnya 14.9 1.4 0
Jumlah 43.3 56.0 0
3 Mekanik 12. Penggunaan 80.6 12.9 6.5
13. kekerasan 0 0 0
Jumlah 80.6 12.9 6.5
4 Biologi 14. Serangga 68.8 31.3 0
15. Tikus 0 0 0
Jumlah 68.8 31.3 0
5 Air 16. Noda 93.3 6.7 0
17. Rapuh 0 0 0
18. Jamur 0 0 0
19. lengket 0 0 0
Jumlah 93.3 6.7 0
22
Gambar 5. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Toegangen
Pada arsip BOW hanya arsip toegangen yang berbentuk jilidan. Dari
hasil pengujian dan gambar di atas (tabel: 2, gambar: 5) menunjukkan bahwa
kerusakan yang terjadi pada arsip BOW toegangen, umumnya berada pada
tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat hanya ditunjukkan pada
kerusakan jilidan dan kerusakan akibat faktor mekanik.
Kerusakan berat pada jilidan yang dialami oleh arsip BOW toegangen
adalah kerusakan yang diakibatkan oleh rusaknya punggung jilidan dan
kerusakan pada jahitan sehingga lembaran arsip lepas dari jilidannya. Kondisi
kerusakan dapat kita lihat pada gambar 6 di bawah ini.
45,8%
43,2%
80,6%
68,8%
93,3%
33,3%
56,8%
12,9%
31,3%
6,7%
20,8%
6,5%
kerusakan pada jilidan
kerusakan akibat faktorkimia
kerusakan akibat faktormekanik
kerusakan akibat faktorbiologi
kerusakan akibat faktorair
Persentase Tingkat Kerusakan Toegangen
rusak ringan rusak sedang rusak berat
23
Gambar 6. Contoh Kerusakan Jilidan Pada Toegangen
Kerusakan pada punggung jilidan (BOW Toegangen No. 78)
Kerusakan akibat lepasnya lembaran kertas dari jilidan
(BOW Toegangen No. 78)
Pada gambar 6 terlihat bagian punggung jilidan (yang biasanya memuat
tulisan judul berkas) hilang. Bila kerusakan ini tidak ditangani dengan segera
maka lama kelamaan bukan hanya punggung buku tetapi jahitan pada jilidan
akan putus dan memperbesar kemungkinan lepasnya lembaran arsip sehingga
informasi yang terkandung di dalamnya akan hilang, oleh karena itu untuk
jilidan yang lepas harus segera dijilid ulang. Kerusakan berat lainnya adalah
kerusakan akibat dari penggunaan (sebab mekanik) yang umumnya ditandai
dengan adanya lipatan, sobek dan lekukan pada kertas. Hal tersebut diakibatkan
kekurang hati-hatian dari pengelola maupun pengguna arsip pada saat
melakukan penanganan terhadap arsip tersebut. Perbaikan yang dapat
dilakukan dengan kondisi seperti di atas adalah perbaikan dengan mesin
leafcasting.
Hal lain yang menjadi perhatian adalah tingginya persentase kerusakan
sedang yang diakibatkan oleh faktor kimia yaitu foxing dan korosi tinta.
Walaupun tingkatan kerusakannya masih berada dalam kategori sedang namun
sangat berpotensi menjadi kerusakan berat apabila tidak segera ditangani.
Korosi tinta dan foxing apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan
hilangnya informasi pada arsip (Gambar 7).
24
Gambar 7. Contoh Kerusakan Faktor Kimia Akibat Korosi Tinta
Kerusakan Akibat Korosi Tinta
(BOW Toegangen No. 118)
Korosi tinta pada kategori kerusakan sedang seperti gambar di atas
menunjukkan tulisan pada bagian belakang kertas arsip menembus hingga
berbayang pada permukaan bagian depan, sehingga menyebabkan
berkurangnya kualitas pembacaan tulisan pada arsip. Hal ini apabila lebih lanjut
tidak segera ditangani akan menyebabkan korosi bertambah parah dan bagian
tulisan akan rapuh dan akhirnya akan berlubang. Penanganan kondisi suhu dan
kelembaban yang stabil dapat menghambat percepatan korosi tinta.
b. Kerusakan Pada Arsip BOW Sistem Verbaal
Hasil pengujian identifikasi kondisi arsip BOW sistem Verbaal
ditunjukkan pada diagram berikut ini:
25
Gambar 8. Diagram Persentase Kondisi Fisik Sistem Verbaal
Berdasarkan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi arsip BOW
sistem Verbaal 72% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan,
sementara 28%-nya dalam kondisi rusak, baik ringan sedang maupun berat.
Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan sedang sebesar 15%,
kemudian kerusakan ringan 11% dan kerusakan berat sebesar 2%. Hasil ini
menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sistem Verbaal umumnya masih dalam
kondisi baik, dengan penampakan fisik yang masih baik. Kerusakan yang terjadi
pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup
keseluruhan bundel arsip.
Sedangkan data persentase tingkat dan jenis kerusakan arsip sistem
Verbaal yang rusak (28%) ditunjukkan pada tabel 2 berikut ini:
Baik 72%
rusak ringan 11%
rusak sedang 15%
rusak berat 2%
Identifikasi Kondisi Fisik Sistem Verbaal
Baik
rusak ringan
rusak sedang
rusak berat
26
Tabel 3. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Sistem Verbaal
No. Parameter Kerusakan
Persentase Tingkat Kerusakan
Rusak
ringan
Rusak
sedang
Rusak
berat
1 Kimia 1. Api 0.3 0 0
2. Foxing 15.5 17.4 0.9
3. Korosi Tinta 6.3 26.9 0.3
4. Korosi Tembaga 0.6 0.3 0
5. Selotape 0.6 0.3 0
6. Karat 10.1 14.9 1.6
7. Perbaikan sebelumnya 3.5 0 0.3
Jumlah 37.0 59.8 3.2
2 Mekanik 8. Penggunaan 42.9 40.0 12.4
9. Kekerasan 1.9 1.0 1.9
Jumlah 44.8 41.0 14.3
3 Biologi 10. Serangga 50.0 12.5 0.0
11. Tikus 12.5 0.0 25.0
Jumlah 62.5 12.5 25.0
4 Air 12. Noda 21.7 13.0 8.7
13. Rapuh 8.7 8.7 13.0
14. Jamur 4.3 8.7 13.0
15. Lengket 0 0 0
Jumlah 34.8 30.4 34.8
Keterangan : Pada jenis arsip ini tidak dilakukan pengujian pada jilidan karena berupa
lembaran lepas yang dibungkus menjadi satu dengan memakai kertas
pembungkus.
Data persentase tingkat kerusakan arsip sistem Verbaal ditunjukkan
pada gambar 9 berikut ini:
27
Gambar 9. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan sistem Verbaal
Berdasarkan tabel 3 dan gambar 9 di atas menunjukkan bahwa
kerusakan terjadi pada berbagai tingkat kerusakan yaitu ringan, sedang hingga
berat. Kerusakan berat yang terjadi diakibatkan oleh semua faktor penyebab
baik faktor kimia, biologi, mekanik dan air.
Persentase kerusakan berat terbesar yang terjadi adalah akibat air
dengan persentase sebesar 34,8%. Kerusakan akibat air ditandai oleh adanya
noda, rapuh dan pertumbuhan jamur. Adanya pertumbuhan jamur pada
lembaran kertas dapat menyebabkan kertas arsip menjadi rusak. Tumbuhnya
benang mycelium jamur menembus permukaan kertas dan mengeluarkan enzim
yang dapat memecah rantai selulosa pada kertas, sehingga pada akhirnya kertas
akan menjadi hancur dan kehilangan informasi yang ada. Pertumbuhan
mycelium ini juga dapat mengotori permukaan kertas. Kerusakan lain yang
diakibatkan oleh air adalah noda pada permukaan arsip yang menyebabkan
menurunnya kualitas fisik kertas, lebih lanjut dapat mengakibatkan rapuhnya
bagian kertas yang terkena air, terutama pada bagian tepi kertas (gambar 10).
Agar kerusakan tidak meluas pengaturan suhu dan kelembaban harus stabil.
37,0%
44,8%
62,5%
34,8%
59,8%
41,0%
12,5%
30,4%
3,2%
14,3%
25,0%
34,8%
kerusakan akibatfaktor kimia
kerusakan akibatfaktor mekanik
kerusakan akibatfaktor biologi
kerusakan akibatfaktor air
Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Verbaal
rusak ringan rusak sedang rusak berat
28
Gambar 10. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Air pada Sistem Verbaal
Kerusakan akibat jamur
(BOW- Verbaal No 120)
Kerusakan akibat noda air
(BOW- Verbaal No 3000)
Kerusakan akibat noda air yang menyebabkan arsip menjadi rapuh
pada bagian tepi lembaran
(BOW- Verbaal No 120 dan 3000)
29
c. Kerusakan pada Sistem Agenda
Hasil pengujian identifikasi kondisi sistem Agenda ditunjukkan pada
diagram berikut ini:
Gambar 11. Diagram Persentase Kondisi Fisik Sistem Agenda
Dari gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi arsip BOW sistem
Agenda 72% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara
28%-nya dalam kondisi rusak, baik ringan sedang maupun berat. Persentase
kerusakan terbesar adalah pada kerusakan pada tingkat sedang sebesar 18%,
kemudian kerusakan ringan 8% dan kerusakan berat sebesar 2%. Hasil ini
menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sistem Agenda umumnya masih dalam
kondisi baik, dengan penampakan fisik yang masih baik. Kerusakan yang terjadi
pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup
keseluruhan bundel arsip.
Data persentase tingkat dan jenis kerusakan pada sistem Agenda yang
rusak (28%) ditunjukkan pada tabel berikut ini:
Baik 72%
rusak ringan 8%
rusak sedang 18%
rusak berat 2%
Identifikasi Kondisi Fisik Sistem Agenda
Baik
rusak ringan
rusak sedang
rusak berat
30
Tabel 4. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Sistem Agenda
No. Parameter Kerusakan
Persentase Tingkat Kerusakan
Rusak
ringan
Rusak
sedang
Rusak
berat
1 Kimia 1. Api 0.2 0 0
2. Foxing 11.3 19.3 1.5
3. Korosi Tinta 4.2 26.8 0.8
4. Korosi Tembaga 0 0.2 0
5. Selotape 0.2 0 0
6. Karat 7.6 21.4 3.6
7. Perbaikan sebelumnya 1.9 0.4 0.4
Jumlah 25.5 68.2 6.4
2 Mekanik 8. Penggunaan 27.5 59.1 12.7
9. Kekerasan 0 0 0.7
Jumlah 27.5 59.1 13.4
3 Biologi 10. Serangga 33.3 0 0
11. Tikus 33.3 33.3 0
Jumlah 66.7 33.3 0
4 Air 12. Noda 53.8 19.2 0
13. Rapuh 7.7 7.7 0
14. Jamur 7.7 0 0
15. Lengket 3.8 0 0
Jumlah 73.1 26.9 0
Keterangan: Pada jenis arsip ini tidak dilakukan pengujian pada jilidan karena berupa
lembaran lepas yang dibungkus menjadi satu dengan memakai kertas
pembungkus.
Data persentase tingkat kerusakan sistem Agenda berdasarkan jenis
kerusakannya ditunjukkan pula pada diagram batang (gambar 12) berikut ini:
31
Gambar 12. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Agenda
Berdasarkan diagram di atas menunjukkan bahwa kerusakan yang
terjadi pada arsip BOW Sistem Agenda, umumnya berada pada tingkat
kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat hanya ditunjukkan pada
kerusakan akibat faktor mekanik dan faktor kimia.
Persentase kerusakan berat paling tinggi ditunjukkan oleh kerusakan
akibat faktor mekanik sebesar 13,4% yang diakibatkan oleh penggunaan dan
kekerasan, sementara tingkat kerusakan berat lainnya adalah akibat faktor
kimia sebanyak 6,4% yang diakibatkan oleh noda, korosi tinta, karat dan
perbaikan sebelumnya.
Kerusakan akibat faktor mekanik khususnya kekerasan ditemukan
pada beberapa nomor arsip. Kerusakan berat ini diidentifikasikan dengan
ditemukannya robekan atau lubang pada bagian sudut arsip (gambar 13)
sehingga mengakibatkan hilangnya sebagian informasi arsip. Hal ini mungkin
sudah ada sebelum diakuisisi ke Arsip Nasional RI. Demikian juga untuk
kerusakan yang disebabkan akibat penggunaan pada masa inaktifnya.
25,5%
27,5%
66,7%
73,1%
68,2%
59,1%
33,3%
26,9%
6,4%
13,4%
kerusakan akibatfaktor kimia
kerusakan akibatfaktor mekanik
kerusakan akibatfaktor biologi
kerusakan akibatfaktor air
Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Agenda
rusak ringan rusak sedang rusak berat
32
Gambar 13. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Mekanik (Penggunaan dan
Kekerasan) pada Arsip BOW Sistem Agenda
Kerusakan Akibat Lipatan
(BOW- Agenda No. 10579)
Kerusakan Akibat Penggunaan (sobek)
(BOW- Agenda No. 10557)
Kerusakan Akibat Lipatan
(BOW- Agenda No. 10579)
Pada jenis kerusakan akibat faktor kimia yang terjadi pada sistem
Agenda akibat korosi tinta memiliki persentasi paling tinggi dengan tingkat
kerusakan sedang, kemudian karat dan noda memiliki nilai cukup tinggi. Karat
disebabkan karena penggunaan paperklip yang terbuat dari logam.
Hal lain yang menjadi perhatian adalah tingginya persentase kerusakan
sedang yang diakibatkan oleh faktor kimia yaitu sebesar 68.2% akibat noda dan
korosi tinta, walaupun tingkatan kerusakannya masih berada dalam kategori
33
sedang namun sangat berpotensi menjadi kerusakan berat apabila tidak segera
ditangani. Korosi tinta biasanya disebabkan oleh penggunaan tinta yang bersifat
asam, yaitu digunakannya tinta iron gall ink . Selain itu juga disebabkan karena
kelembaban, asam dan oksidasi yang mendegradasi kertas. Korosi tinta dan noda
apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan hilangnya informasi pada
arsip (gambar 14). Pencegahannya adalah dengan menjaga lingkungan tempat
penyimpanan harus bersih serta suhu dan kelembaban yang stabil.
Gambar 14. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Kimia pada Sistem Agenda
Kerusakan Akibat Noda (BOW Sistem Agenda No. 10253)
Kerusakan Akibat Korosi Tinta (BOW Sistem Agenda No. 10579)
Kerusakan Akibat Karat (BOW Sistem Agenda No. 11531)
Paperklip Menimbulkan Noda Karat (BOW Sistem Agenda No. 11557)
Berdasarkan matriks Hasil Pengujian Identifikasi Kerusakan pada Arsip
BOW (lampiran 1) diketahui bahwa arsip BOW khususnya Arsip Toegangen
pada umumnya tidak mengalami kerusakan akibat api, korosi tembaga, selotape,
34
dan tikus. Hal ini menunjukkan bahwa lingkungan tempat penyimpanan arsip
bebas dari kebakaran dan hama perusak arsip terutama tikus.
Tidak adanya kerusakan arsip karena korosi tembaga menunjukkan
bahwa tulisan pada arsip menggunakan tinta yang bebas dari tembaga.
Penggunaan tinta yang mengandung logam tembaga biasanya terdapat pada
arsip peta dan lukisan yang menggunakan tinta warna.
Tidak adanya kerusakan arsip karena penggunaan selotape pada masa
periode arsip tersebut belum dikenal penggunaannya terutama untuk
menyambung kertas. Selotape baru diciptakan pada tahun 1932 untuk
keperluan pengecatan mobil oleh perusahaan 3M, sedangkan selotape
transparan (tranparant tape atau scoth tape) yang biasa digunakan sekarang
untuk keperluan alat tulis kantor baru ditemukan pada tahun 1961 16.
3. Identifikasi Ciri Fisik
Identifikasi dilakukan dengan melakukan pengujian ciri fisik yang dapat
diukur yaitu: ketebalan lembaran kertas maupun ketebalan jilidan untuk arsip
yang berbentuk jilidan, bobot arsip, dan ukuran arsip. Pengujian ciri fisik
lainnya adalah watermark.
Rekapitulasi hasil pengujian identifikasi ciri fisik Arsip BOW (matrik
lengkap pada lampiran 2. Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi
Keasaman (pH) Arsip BOW) ditunjukkan pada tabel berikut.
16 (http://inventors.about.com).
35
Tabel 5. Hasil Pengujian Ciri Fisik Arsip BOW
No. Parameter Pengujian
Arsip BOW
Satuan Toegangen Sistem Verbaal
Sistem Agenda
1 Bobot Lembaran * *
bundel/jilidan 294 – 4582 41 – 4516 466 – 3886 gram
2 Ketebalan lembaran 74 – 50,7 49 – 149 32 – 143 µm
bundel/jilidan 0,5 – 9,5 0,1 – 6,4 0,8 – 10 cm
3 Ukuran Lembaran (27 x 23,3) s.d (46,5 x 28,5)
(21,5 x 34,5) s.d (35 x 23)
21 x 15,5) s.d (35,5 x 23)
cm
bundel/jilidan **
Catatan : * Tidak dilakukan pengujian bobot lembaran dikarenakan belum punya timbangan dengan ketelitian yang sesuai
** Tidak dilakukan pengujian ukuran bundel/jilidan.
a. Bobot banden arsip
Bobot banden/bundel/jilidan Toegangen berdasarkan pengujian
diperoleh hasil berkisar antara 294 – 4582 gram. BOW sistem Verbaal berkisar
antara 41,34 – 4516 gram. Sedangkan Arsip BOW sistem Agenda berkisar antara
644 – 3886 gram. Untuk bobot lembaran kertas tidak dilakukan pengujian
karena kurangnya sensitivitas alat ukur (timbangan). Hasil pengukuran bobot
bundel/jilidan arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Gambar 15. Diagram Hasil Rentang Bobot Banden Arsip BOW
3886
4516
4582
644
41,34
294
0 1000 2000 3000 4000 5000
SistemAgenda
SistemVerbaal
Toegangen
gram
Bobot Banden Arsip BOW
36
Dari gambar 15 rentang bobot banden Toegangen > sistem Verbaal >
sistem Agenda. Rentang bobot arsip BOW tergantung dari banyaknya kegiatan
administrasi dalam satu tahun.
Bobot banden arsip dapat digunakan untuk memperkirakan pemilihan
jenis dan jumlah boks arsip. Dengan memperkirakan rata-rata bobot banden
maksimal maka kita bisa mengupayakan jenis kertas tertentu yang memiliki
daya tahan untuk menampung berat arsip tertentu.
b. Ketebalan
1). Ketebalan lembaran kertas
Berdasarkan hasil pengujian, ketebalan lembaran kertas Toegangen
adalah 74 – 507 mikrometer (µm), sistem Verbaal 49 – 149 µm, dan sistem
Agenda 32 – 143 µm. Hasil pengukuran ketebalan lembaran kertas arsip BOW
ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Gambar 16. Diagram Hasil Rentang Ketebalan Lembaran Arsip BOW
143
149
507
32
49
74
0 100 200 300 400 500 600
SistemAgenda
SistemVerbaal
Toegangen
mikrometer
Rentang Ketebalan Lembaran Arsip BOW
37
Dari ketiga jenis arsip yang telah diuji, Toegangen memiliki rentang
ketebalan lembaran kertas yang sangat besar yaitu antara 74 sampai 507 µm,
sementara sistem Verbaal dan sistem Agenda cenderung lebih seragam.
Mengingat pengujian gramatur pada lembaran arsip tidak dapat
dilakukan, maka sebagai pembanding dilakukan pula pengujian ketebalan pada
beberapa jenis kertas dengan gramatur yang berbeda. Hasil pengujian
ditunjukan pada tabel 6 berikut:
Tabel 6. Hasil Pengujian Ketebalan dan Gramatur Beberapa Jenis Kertas
No Jenis Kertas Ketebalan (µm) Gramatur (g/m2)
1 Kertas doorslag * 33 – 40 15.9 - 18.1
2 Kertas doorslag* 58 – 65 25.0 – 28.6
3 Kertas 60 g (continous paper) 75 – 78 59.2 – 61.4
4 HVS 70 g (Paperone Copier) 94 – 99 70.9 – 72.1
5 HVS 80 g (Paperone all purpose) 115 – 116 81.7 – 83.2
6 HVS 80 g (Bola Dunia) 105 – 110 81.0 – 83.0
7 HVS 70 g (SinarDunia) 105 – 111 81.4 – 83.8
8 HVS 100 g 117 – 120 100
9 Conqueror 100 g 149 – 154 100
10 Kertas manila jilid /Kertas Karton 237 – 272 193 – 200
11 Karton board (0,5 mm) 607 – 620 408
Keterangan : *merupakan sampel uji kertas yang mempunyai gramatur kurang dari 60 g/m2
Berdasarkan hasil pengujian ketebalan lembaran kertas (gambar 16)
dan pembanding (tabel 6), menunjukkan bahwa beragamnya nilai ketebalan
arsip BOW menunjukkan pula adanya perbedaan gramatur dan jenis kertas
yang digunakan. Kertas arsip yang umum digunakan untuk arsip BOW
berdasarkan ketebalan yang terukur dan hasil pengamatan di lapangan adalah
bahwa kertas Toegangen (74–507 µm) diperkirakan memakai kertas yang
mempunyai gramatur 60 - 400 g/m2, berupa kertas HVS (folio bergaris, kertas
buku bergaris), dan kertas karton (berupa formulir). Kertas sistem Verbaal
38
(49–149 µm) dan Agenda (32–143 µm) diperkirakan menggunakan kertas
dengan gramatur 17 - 100 g/m2, berupa kertas doorslag, kertas roti, kertas
buram, kertas bond dan HVS.
Faktor lain yang berpengaruh terhadap ketebalan dan gramatur kertas
adalah kerapatan atau densitas kertas. Hasil pengujian pembanding walaupun
tidak memberikan relevansi mutlak antara ketebalan dan gramatur, dilakukan
untuk memberikan gambaran lebih mengenai keberagaman dan perkiraan nilai
gramatur kertas yang terdapat pada khasanah arsip BOW.
2). Ketebalan banden arsip secara keseluruhan
Berdasarkan hasil pengujian, ketebalan banden Toegangen adalah
0,5 – 9,5 cm, sistem Verbaal 0,1 – 6,4 cm dan sistem Agenda 0,8 – 10 cm. Hasil
pengukuran ketebalan banden arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Gambar 17. Diagram Hasil Rentang Ketebalan banden Arsip BOW
Perbedaan ketebalan arsip Toegangen, Verbaal dan Agenda tidak
ditentukan oleh pemakaian terhadap suatu jenis lembaran kertas, karena
ketiganya tidak menggunakan jenis kertas yang sama. Ketebalan lebih
10,0
6,4
9,5
0,8
0,1
0,5
0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0
SistemAgenda
SistemVerbaal
Toegangen
cm
Ketebalan Banden Arsip BOW
39
diperkirakan karena sedikit atau banyaknya kegiatan administrasi yang
berlangsung dalam 1 tahun.
Ketebalan banden arsip dapat digunakan untuk pemilihan boks arsip.
Dengan mengukur ketebalan dan ukuran bundel maka kita dapat memilih boks
arsip yang sesuai. Arsip BOW hasil pengolahan Subdit Pengolahan Arsip
Konvensional Sebelum tahun 1945 disimpan dalam boks khusus (boks dari
Belanda) sesuai dengan ukuran masing-masing banden.
c. Ukuran kertas
Berdasarkan pengujian diperoleh hasil sebagai berikut:
Tabel 7. Hasil Pengujian Ukuran Kertas pada Arsip BOW
No Arsip BOW Ukuran Kertas
1. Toegangen (27 x 23,3) cm – (46,5 x 28,5) cm
2. Sistem Verbaal (21,5 x 34,5) cm – (35 x 23) cm
3. Sistem Agenda (21 x 15,5) cm – (35,5 x 23) cm
Untuk mengetahui jenis ukuran kertas Arsip BOW digunakan
pembanding ukuran kertas yang tersedia di pasaran pada tabel 8 di bawah ini:
Tabel 8. Ukuran Jenis Kertas Pembanding Yang Tersedia Di Pasaran
No Jenis Kertas Ukuran Kertas
1. Letter (21.5 X 27.9) cm
2. Ledger atau Tabloid (27.9 x 43.2) cm
3. A5 (21,0 x 14,8) cm
4. Folio (21,5 x 33) cm
Jika dibandingkan dengan penggunaan kertas sekarang pada tabel
diatas, ukuran kertas yang digunakan pada Toegangen termasuk ukuran letter
hingga ledger atau tabloid. Sistem Verbaal dan Agenda menggunakan jenis
40
kertas ukuran A5 dan Folio serta ukuran lain yang pada periode tersebut belum
ada ketentuan ukuran untuk membuat sebuah surat, atau mungkin dibuat
dengan ukuran kertas yang tersedia pada waktu itu.
d. Watermark
Pada lembaran arsip Toegangen tidak ditemukan watermark, namun
untuk sistem Verbaal dan Agenda ditemukan watermark yang dipakai pada
beberapa tahun penciptaan arsip.
Dari hasil pengujian terhadap sampel uji diperoleh penggunaan
watermark sebanyak 40 jenis yaitu:
Tabel 9. Watermark pada Sistem Verbaal dan Agenda
No Tahun Watermark *
1 1914 Schoeller Bausch Neu Kalis (1) 2 1915 Schoeller Bausch Neu Kalis (1) 3 1916 Schoeller Bausch Neu Kalis (1) 4 1917 Schoeller Bausch Neu Kalis (1), Javashce Boekhandel (2), Batavia
Landsdrukkerij (3), Normaal 2 A (4). 5 1919 Schoeller Bausch Neu Kalis (1) 6 1922 Batavia Landsdrukkerij (3) 7 1923 Batavia Landsdrukkerij (3) Normaal 1 A KNP (5), Maastricht Normaal 12 A
(6), Nederlandsch Indie (7). 8 1924 Norm 1A VGZ Amsterdam (8) 9 1928 Normaal Bank (9), Normaal VGZ (10), Alpamy Perfection (11), Abermill Bond
made in GT Britain (12), Batavia Landsdrukkerij (3), Canas Bond (13), Mosa Bank 2283 (14), Van Dorp (15), Amstelbank GHB (16), Golon Bond made in Norwa (17), Nederlandsch Indie (7).
10 1928 Batavia Landsdrukkerij (3), Archipel Bank Padalarang (18), Amstelbank GHB (16), Normaal Bank (9), Van Dorp (15), Ella Bond (19), Hammermill Bond made in USA (20), Kosmos (21), Mosa Bank 5563 (22).
11 1930 Batavia Landsdrukkerij (3), Van Dorp (15), Normaal Bank (9), Archipel Bank Padalarang (18), Luna Bond made in USA GHB (23), Lobarnoghc(24), Alpamy Perfection (11), Hammermill Bond made in USA (20), Amstelbank GHB (16), GHB Unicum (25), Howard Bond made in USA (26), Maastricht Normaal 1a K.N.P (27), R.HV. Sorbostyle (28), A. Gesteteterei’o Rotary (29), Batavia L.2.v.H EN P (30).
12 1931 Exchange Bond (31), Van Gelder Zonen (32), Luna Bond (23), Archipel Bank Padalarang (18), Batavia Landsdrukkerij (3), Bank Post Ideal (33), Locarno GHC (34), Normaal Bank (9), Batavia Landsdrukkerij (3), Howard Bond (26), Alpamy Perfection (11), Mossa Bank 583 (35) ,Ankerbank eco (36), Ick Vaer Ende Comp (37).
13 1932 Luna Bond (23), Spendid Cyclostile (38). 14 1936 AmstelBank Padalarang (39), ABC Bond (40), Nederlandsch Indie (7)
Keterangan : * Watermark dapat berupa tulisan, gambar atau kombinasi keduanya
41
Berdasarkan tabel 9, dapat dibaca bahwa tulisan watermark yang
terdapat pada kertas arsip sistem Verbaal dan Agenda berupa merk atau nama
perusahaan dalam bahasa asing yaitu bahasa Belanda, Inggris, dan Jerman.
Diduga semua kertas arsip yang diciptakan dengan watermark tersebut
merupakan produksi dari negeri Belanda (contoh: Van Dorp), Amerika (contoh:
Howard Bond made in USA), Jerman, Inggris (contoh: Abermill Bond made in GT
Britain) dan Indonesia. Contoh kertas yang diproduksi di Indonesia adalah
kertas yang mempunyai watermark Batavia Landsdrukkerij dan Archipel Bank
Padalarang, diketahui pabrik Kertas Padalarang berdiri tahun 1922 di mana
pada masa itu merupakan milik pemerintah Belanda.
Penyajian contoh watermark pada sistem Verbaal dan sistem Agenda
tidak seluruhnya dapat ditampilkan karena tulisan dan gambar pada watermark
tidak terlihat jelas. Beberapa contoh watermark yang dapat ditampilkan adalah
sebagai berikut (untuk lebih jelas lihat lampiran):
42
Gambar 18. Contoh Watermark Pada Arsip BOW Sistem Verbaal
Archipel Bank Padalarang
(Arsip No. 14078 Tahun 1930) Luna Bond made in USA
( Arsip No. 14152 Tahun 1930)
Hammermill Bond made in USA (Arsip No. 14078 Tahun 1930)
Abermill Bond made in GT Britain ( Arsip No. 14563 Tahun 1928)
Alpamy Perfection
(Arsip No. 14078 Tahun 1930) Splendid cyclocycle
(Arsip No. 13519 Tahun 1932)
43
Gambar 19. Contoh Watermark Pada Arsip BOW Sistem Agenda
Normaal 1 A KNP ( Arsip No. 4280 Tahun 1924)
Maastricht Normaal 12 A (Arsip No. 3000 Tahun 1922)
Batavia Landsdrukkerij (Arsip No. 14540 Tahun 1928)
Watermark dapat dijadikan sebagai salah satu ciri dari suatu arsip yang
dikeluarkan oleh sebuah lembaga pada masa tertentu. Namun bisa saja setiap
instansi akan memakai kertas yang memiliki watermark sama atau berbeda dari
periode yang sama sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan lembaga tersebut.
4. Identifikasi Tingkat Keasaman (pH)
Pengukuran kondisi keasaman pada arsip kertas dilakukan untuk
menentukan tingkat kerusakan arsip kertas secara kimia. Tingkat keasaman
(pH) merupakan salah satu parameter yang menunjukkan degradasi atau
penurunan kualitas kertas. Kerusakan pada kertas arsip BOW selain jenis
44
kerusakan yang nampak secara visual yang dibahas di atas, juga dapat
ditentukan dengan pengukuran tingkat keasaman (pH).
Hasil pengujian menunjukkan bahwa semua kertas arsip BOW dalam
kondisi asam dengan nilai pH di bawah 7 (lampiran 2, Matrik Data Hasil
Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (pH) Arsip BOW). Hasil ini
menunjukkan bahwa walaupun koleksi arsip BOW berdasarkan pengamatan
visual pada umumnya masih dalam kondisi baik akan tetapi berdasarkan nilai
keasamannya menunjukkan gejala kerusakan parah dengan kondisi nilai pH
pada umumnya di bawah 5.
Rentang tingkat keasaman (pH) arsip BOW ditunjukkan pada diagram
berikut:
Gambar 20. Diagram Hasil Rentang Tingkat Keasaman (pH) Arsip BOW
Catatan: Pengujian tingkat keasaman (pH) pada arsip BOW Sistem Verbaal dan Agenda dilakukan pada sampel arsip dan lembar tunjuk silang.
Dari gambar di atas terlihat nilai pH arsip BOW Toegangen berada pada
rentang 2,76-4,81; arsip BOW sistem Agenda, 3,05-4,58; dan arsip BOW sistem
Verbaal 2,74-5,11. Hal ini menunjukkan bahwa semua jenis arsip BOW dalam
keadaan asam. Standar Nilai keasaman (pH) untuk arsip kertas menurut
4,58
5,11
4,81
3,05
2,74
2,76
0 2 4 6 8 10 12 14
SistemAgenda
SistemVerbaal
Toegangen
pH
Hasil Rentang Tingkat Keasaman (pH) Arsip BOW
45
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2000
tentang Pedoman Penggunaan Kertas Untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi adalah 7
(netral) atau sedikit alkalis/basa.
Berdasarkan hasil pengujian pH tersebut menunjukkan bahwa kondisi
arsip BOW sudah pada tingkat yang mengkhawatirkan dan perlu segera
mendapatkan penanganan dengan cara deasidifikasi. Deasidifikasi penting
dilakukan untuk menetralkan asam dalam kertas dan memberi bahan penahan
(buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
Kandungan asam yang terdapat di dalam kertas dapat mempercepat
terjadinya kerusakan pada kertas karena terjadi reaksi hidrolisa. Oleh karena
itu asam merupakan zat yang sangat berbahaya bagi kertas dan harus
dihilangkan. Asam yang terbentuk di dalam kertas dapat terjadi karena
berbagai macam sumber dan cara, baik dari dalam kertas itu sendiri maupun
dari faktor luar. Keasaman dari dalam kertas disebabkan oleh senyawa kimia
penyusun kertas yang lambat laun akan teroksidasi dan terhidrolisa. Keasaman
dari faktor luar berasal dari gas-gas polutan yang terdapat di udara, seperti
sulfur dioksida, nitrogen dioksida, dan gas-gas lain yang juga berbahaya.
Pengamatan Tambahan: Elemen-elemen Yang Terdapat pada Arsip BOW
Selain pengujian terhadap kondisi ruang, fisik dan kerusakan yang
terjadi pada arsip, secara singkat dilakukan pula pengamatan terhadap format
dari naskah dinas arsip BOW yang dibuat pada masa itu.
Unsur atau elemen yang terdapat pada Toegangen antara lain: perihal,
subyek, rubrik, afdeling/bagian, nomor kartu, tanggal surat masuk dan keluar
dan isi ringkas. Lihat gambar di bawah ini.
46
Gambar 21. Contoh Toegangen Jenis Agenda
(Arsip BOW No. 1200 Tahun 1931)
Unsur atau elemen yang terdapat pada naskah dinas sistem Verbaal dan
Agenda antara lain: nomor Verbaal, tanggal, kop, pengirim dan penerima,
subyek, perihal, isi dan penutup surat. Lihat gambar di bawah ini.
A B C D E F G H I J K L M N O … Z Model: No :
Perihal : Bangunan untuk Monopoli Candu Kartu No. 1
No Masuk 1931 Isi Ringkas Bagian Keluar Kolom untuk
penunjukan
Tanggal No Dari Tanggal Kepada
47
Gambar 22. Contoh Arsip BOW Sistem Verbaal Pada Halaman Muka
(Arsip BOW No. 480 Tahun 1916)
Model : No. 4 Diterima oleh bagian …………. Diterima oleh Ekspedisi
………….
Diterima oleh redaktur …………. Dikirim …………. Diselesaikan oleh redaktur ………… Indeks Folio ………… Diringkas oleh Ketua/Kepala ……….. Agenda ……….. Diterima oleh Arsip ………….
Batavia, 30 Maret 1916
DIREKTUR
Bagian A DINAS PEKERJAAN UMUM Agenda No. 8602/16 Membaca surat dari
Dibawa lagi 1 bulan Residen di Kediri
10 Maret 1916
Kembali pada bagian A
Register
Exh :
Perhatikan : VI 3954/16
Perihal : MEMUTUSKAN Gedung Tempat Tinggal Ditulis : Di Kediri Kepada C.W.A Lampiran :
48
Pada umumnya berkas pada sistem Verbaal, diakhiri dengan draft
Besluit (Keputusan) dengan format tertentu. Hal ini dapat dikatakan salah satu
ciri khas atau karakteristik sistem Verbaal. Draft ini terdiri dari format standar
yaitu nomer Verbaal, pasal: “Gelezen” = membaca, “Gelet op”= memperhatikan
dan “Heeft Besloten”= memutuskan.
Format penulisan naskah dinas antara sistem Verbaal dan Agenda sama,
perbedaannya terletak pada pencatatan arsip pada saat dinamis.
Pada waktu penciptaan arsip BOW belum dikenal cap basah (tinta)
sehingga tidak terdapat penggunaan stempel17.
17 Stempel cap dinas yang digunakan sehingga tanda pengenal yang sah dan berlaku seperti
sekarang.
49
I V . K E S I M P U L A N D A N S A R A N
A. Kesimpulan
1. Kondisi ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW,
1914-1942) pada lantai 6 dan 7 gedung G selama pengujian berlangsung
memenuhi persyaratan meliputi kelembaban, cahaya dan sinar ultraviolet
tetapi suhu melebihi batas maksimal yang ditentukan.
2. Berdasarkan pengujian identifikasi kondisi fisik arsip BOW diketahui
karakteristik sebagai berikut:
Secara keseluruhan kondisi arsip BOW 71% berada dalam kondisi
baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 29%-nya dalam kondisi
rusak, baik rusak ringan, sedang maupun berat. Distribusi tingkat
kerusakan adalah 55% rusak ringan, 37% rusak sedang dan 8%
rusak berat.
Besarnya persentase jenis kerusakan yang terjadi adalah kerusakan
akibat faktor kimia > faktor mekanik > kerusakan pada jilidan >
faktor air > faktor biologi. Persentase kerusakan akibat faktor kimia
adalah 64%, yang umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan
dan sedang.
Kondisi kerusakan masing-masing jenis arsip BOW adalah
Toegangen 63% berada dalam kondisi baik, 37%-nya dalam kondisi
rusak, baik rusak ringan, sedang maupun berat. Arsip BOW sistem
Verbaal 72% berada dalam kondisi baik, 28%-nya dalam kondisi
rusak. Arsip BOW sistem Agenda 72% berada dalam kondisi baik,
28%-nya dalam kondisi rusak.
Persentasi tingkat kerusakan masing-masing jenis arsip BOW
dengan kategori rusak berat adalah Toegangen pada kerusakan
jilidan yang diakibatkan oleh rusaknya punggung jilidan dan
kerusakan pada jahitan sehingga lembaran arsip lepas dari
50
jilidannya. Pada sistem Verbaal adalah akibat air yang ditandai oleh
adanya noda, rapuh dan pertumbuhan jamur. Pada sistem Agenda
adalah akibat faktor mekanik yang diakibatkan oleh penggunaan dan
kekerasan.
3. Ciri fisik pada arsip BOW (bobot, ketebalan, ukuran) sangat bervariasi yang
menunjukkan beragamnya jenis kertas yang digunakan. Penggunaan kertas
tersebut tidak dapat dibandingkan dengan tata naskah yang sudah baku.
Bobot banden Toegangen > sistem Verbaal > sistem Agenda. Rentang
bobot arsip BOW tergantung dari banyaknya kegiatan administrasi
dalam satu tahun.
Adanya perbedaan ketebalan menunjukkan penggunaan jenis kertas
dengan gramatur yang berbeda-beda. Kertas Toegangen
(74–507 µm) diperkirakan memakai kertas yang mempunyai
gramatur 60 - 400 g/m2, berupa kertas HVS (folio bergaris, kertas
buku bergaris), dan kertas karton (berupa formulir). Kertas sistem
Verbaal (49–149 µm) dan Agenda (32–143 µm) diperkirakan
menggunakan kertas dengan gramatur 17 - 100 g/m2, berupa kertas
doorslag, kertas roti, kertas buram, kertas bond dan HVS.
Ukuran kertas arsip Toegangen termasuk ukuran letter hingga ledger
atau tabloid. Sistem Verbaal dan Agenda menggunakan jenis kertas
ukuran A5 dan folio serta ukuran lain.
Pada Arsip BOW Toegangen tidak ditemukan watermark dalam
lembaran kertas penyusunnya, sedangkan pada beberapa tahun
penciptaan untuk arsip sistem Verbaal dan Agenda ditemukan 40
jenis watermark berupa merk atau nama perusahaan dalam bahasa
asing yaitu bahasa Belanda, Inggris, dan Jerman. Diduga semua
kertas arsip yang diciptakan dengan watermark tersebut merupakan
produksi dari negeri Belanda, Amerika, Jerman, Inggris dan
Indonesia.
51
4. Seluruh Arsip BOW baik Toegangen, sistem Verbaal maupun Agenda berada
dalam kondisi asam dengan nilai pH di bawah 7. Nilai pH Toegangen berada
pada rentang 2,76-4,81, sistem Verbaal 2,74-5,11 dan sistem Agenda 3,05-
4,58.
B. Saran
1. Kondisi ruang penyimpanan untuk kelembaban, cahaya dan sinar ultra
violet harus dapat dipertahankan sesuai persyaratan. Khusus untuk suhu
yang melebihi maksimal sebaiknya penyetelan AC lebih rendah dari yang
biasa dilakukan serta harus dilakukan pembatasan keluar masuknya
petugas dari dan ke luar depo penyimpanan.
2. Mengingat beragamnya kondisi dan tingkat kerusakan pada arsip BOW
maka perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:
Perlu dilakukan restorasi arsip untuk arsip-arsip yang rusak
sebelum dilayankan pada pengguna.
Perlu dilakukan alihmedia arsip kedalam bentuk digital untuk
menyelamatkan informasi arsip khusus untuk arsip yang rusak
berat.
Sebaiknya pada saat akuisisi arsip kertas, semua bahan yang dapat
merusak arsip seperti paperklip, binder klip dan staples dilepas dari
fisik arsip, karena dapat menimbulkan korosi pada kertas.
Perlu dilakukan kontrol kerusakan arsip dengan melakukan uji petik
(karena volume arsip kertas banyak), perfond (khasanah) secara
bertahap atau dengan menelusuri arsip yang dipinjam oleh layanan
sebelum dilayankan pada pengguna.
3. Mengingat beragamnya ciri fisik pada arsip BOW (bobot, ketebalan, ukuran)
maka perlu dipersiapkan sarana penyimpanan seperti boks, portepel,
kertas casing yang sesuai.
52
4. Perlu segera dilakukan deasidifikasi seluruh koleksi arsip BOW baik
Toegangen, dengan sistem Verbaal maupun sistem Agenda. Khusus arsip
Toegangen perlu segera penjilidan ulang.
5. Perlu dilakukan pengujian identifikasi lanjutan yang lebih menyeluruh
terhadap koleksi arsip BOW khususnya pengujian jenis-jenis watermark,
jenis-jenis serat berdasarkan kurun waktu penciptaan untuk mendukung
otentisitas arsip sebagai database dalam rangka menentukan autentifikasi
arsip; Pengujian kadar air untuk arsip-arsip yang rusak karena faktor air;
dan lain-lain.
Jakarta, 29 Oktober 2011
Tim Peneliti Identifikasi Arsip BOW
- Yanah Suryanah : ( .......................... ) Peneliti Pertama
- Euis Shariasih : ( .......................... ) Peneliti
- Sari Hasanah : ( .......................... ) Peneliti
- Wiwi Diana Sari : ( ........................... ) Peneliti
- Supriadi : ( ........................... ) Pembantu Peneliti
- Aris Widodo : ( ........................... ) Pembantu Peneliti
- Roby Syafurjaya : ( ........................... ) Pembantu Peneliti
- Fitra Yeni : ( ........................... ) Pembantu Peneliti
53
D A F T A R P U S T A K A
P e r a t u r a n
1. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2000
tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.
2. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2000
Tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi.
S t a n d a r
3. SNI 14-4735-1998 - Cara uji pH permukaan kertas.
4. SNI 14-0435-1998. - Cara uji tebal lembaran pulp, kertas dan karton.
B u k u
5. Peter van der Most, Peter Defize, John Havermans. Archives Damage Atlas A
Tool for Assessing Damage. Nationaal Archief, Metamorfoze, The Hague
2010.
6. F.J.M. Otten, Gids voor de Archieven van de Ministeries en de Hoge Colleges van
Staat 1813-1940, Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, Den Haag,
2004.
7. W. R. Hugenholtz, An East Indian Serial: Mailrapporten (1869-1940),
Itinerario 4:2 , 1980.
8. Rene Teygeler. Preservation of Archives in Tropical Climates, ICA/ARA/ANRI,
2001.
9. Razak, M., Retno Anggarini. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta,
1992.
10. Subdit Instalasi Laboratorium. Laporan Pengujian Identifikasi Serat Kertas
Pada Arsip Hoge Regering Tahun 1700 s/d 1811. Arsip Nasional
Republik Indonesia, Jakarta, 2008.
54
11. Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945. Inventaris
Arsip Departement Burgelijke Openbare Werken, Arsip Nasional RI,
Jakarta, 2010.
12. Gempur, Santoso. Fundamendal Metodologi Penelitian Kuantitatif dan
Kualitatif. Prestasi Pustaka Publisher. Cetakan Kedua, Jakarta 2007
13. http://www.paperonweb.com/size.htm. 28 Oktober 2011