pengolahan terbitan berkala jurnal di upt …...selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan...

i

PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL

DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh

Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh :

Heni Astuti

D 1806049

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2009

ii

PERSETUJUAN

Tugas Akhir Berjudul :

PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Karya :

HENI ASTUTI

D 1806049

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D

III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret.

Surakarta, 17 Juni 2009

Mengetahui

Dosen Pembimbing

Riah Wiratningsih, S.S, M.Si

NIP : 19760813 200003 2 001

iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir

Program DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Hari :

Tanggal :

Panitia Penguji Tugas Akhir

Penguji 1 :

1. Drs. Sudjini, S. Sos, M.Si (..............................)

NIP : 19530812 198003 1 005

Penguji 2 :

2. Riah Wiratningsih, S.S, M.Si (…………………..)

NIP : 19760813 200003 2 001

Dekan

Drs. Supriyadi, SU NIP. 130 814 593

iv

MOTTO

- Kedamaian tidak ada di puncak gunung atau didasar samudra tetapi

kedamaian ada dalam hati dan sikapmu

- Percayalah pada dirimu sendiri

- Orang berilmu itu besar sekalipun dia itu kecil, sebaliknya orang bodoh itu

kecil sekalipun dia itu besar

- Bila kamu mencintai sesuatu cintailah dengan sewajarnya, karena boleh jadi

orang yang kau benci akan menjadi yang lebih kau cintai

v

PERSEMBAHAN

Kepada Allah Syukur kami haturkan pada-Mu dan dalam naungan

Ridho-Mu. Kupersembahkan karya sederhana ini untuk :

1. Kedua Orang tuaku atas kasih sayang yang diberikan

kepadaku

2. Papiku tersayang (lato), yang setia membantu dan

menemaniku

3. Teman-teman angkatan 2006

4. Almamaterku

vi

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan

hidayah-Nya, sehingga penulis diberi kekuatan untuk menyelesaikan Tuigas Akhir

ini dengan baik dan dapat selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Tugas Akhir ini disusun untuk melengkapi persyaratan kelulusan program

DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

Selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu penulis

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Yang terhormat Bapak Drs. Supriyadi, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

2. Bapak Drs. Alex Ibnu Muridjal, M. Si, selaku ketua program D3

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret.

3. Bapak Daryono, S.Sos selaku Dosen Pembimbing Akademik D3

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret.

4. Ibu Riah Wiratningsih S.S, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir

5. Bapak Drs. Sudjini S.Sos, M.Si selaku Penguji Tugas Akhir

6. Bapak Drs. Harmawan, M. Lib, selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas

Sebelas Maret.

7. Ibu Sri Hartati, S.H. Selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta

vii

8. Seluruh staf UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

9. Seluruh teman Angkatan 2006 Program Studi Perpustakaan

10. Semua pihak yang telah memberikan bantuan yang berguna bagi penyusunan

Laporan Tugas Akhir ini.

Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca

yang berkepentingan.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Penulis

HENI ASTUTI NIM. D1806049

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................. i

HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... iii

HALAMAN MOTTO ................................................................................................ iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................................. v

KATA PENGANTAR ................................................................................................ vi

DAFTAR ISI .............................................................................................................. viii

HALAMAN TABEL .................................................................................................. x

HALAMAN GAMBAR ............................................................................................. xi

HALAMAN LAMPIRAN .......................................................................................... xii

BAB I. PENDAHULUAN ......................................................................................... 1

A. Latar Belakang .............................................................................. 1

B. Tujuan ........................................................................................... 4

C. Pelaksanaan ................................................................................... 4

D. Metode Pengumpulan Data ........................................................... 5

E. Rumusan Masalah yang diambil dalam Tugas Akhir ................... 6

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA..................................................................... 7

A. Pengertian Terbitan Berkala .......................................................... 7

B. Sejarah Jurnal ................................................................................. 11

C. Karakteristik Terbitan Berkala ...................................................... 13

D. Fungsi Terbitan Berkala ................................................................ 15

E. Pengadaan Terbitan Berkala ......................................................... 17

F. Pengolahan Terbitan Berkala Jurnal ............................................. 19

ix

BAB III. GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNY ................. 22

A. Sejarah UPT Perpustakaan UNY .................................................. 22

B. Gedung .......................................................................................... 24

C. Koleksi .......................................................................................... 26

D. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNY ............................... 30

E. Tenaga ........................................................................................... 31

F. Sumber Dana ( sumbangan Buku Alumni ) .................................. 31

G. Sarana dan Prasarana .................................................................... 32

H. Layanan ......................................................................................... 33

BAB IV. PEMBAHASAN MASALAH ......................................................... 50

A. Pengolahan Koleksi terbitan Berkala Jurnal di UPT Perpustakaan UNY 50

B. Hambatan-hambatan dan Pengolahan Koleksi Terbitan berkala di UPT

Perpustakaan UNY ........................................................................ 60

C. Pemecahan .................................................................................... 60

BAB V. PENUTUP ......................................................................................... 61

A. Kesimpulan ................................................................................... 61

B. Saran .............................................................................................. 62

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 63

LAMPIRAN

x

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Jumlah koleksi Buku

Tabel 2 Jumlah Koleksi Majalah

Tabel 3 Formasi Tenaga

Tabel 4 Perangkat Keras Komputer

Tabel 5 Perangkat Keras Printer

Tabel 6 Jumlah Koleksi Elektronik

Tabel 7 Koleksi Terbitan Berkala Jurnal

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta

Gambar 2 Tampilan Input Jurnal

Gambar 3 Tampilan Utama Pada OPAC

Gambar 4 Jurnal yang kita inginkan

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas Untuk Pelaksanaan Magang

Lampiran 2 Catatan Kerja Harian Mahasiswa Selama Magang

Lampiran 3 Daftar Kegiatan Mahasiswa Selama Magang

Lampiran 4 Jadwal Tugas Karyawan

Lampiran 5 Kartu Indeks ( Kardeks) atau Inventaris Terbitan Berkala

Lampiran 6 Daftar Hadir Pengunjung

Lampiran 7 Stempel UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

Lampiran 8 Password Jurnal Elektronik Bulan Maret 2009

Lampiran 8 Lembar Bon Pinjam Foto copy

Lampiran 9 Kartu Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta

Lampiran 10 Sertifikat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 11 Fotocopy Nilai Magang

xiii

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Perpustakaan pada awalnya dianggap tidak penting bagi masyarakat,

namun dengan berkembangnya modernisasi maka perpustakaan sebagaimana

yang ada dan berkembang sekarang dipergunakan sebagai salah satu pusat

informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah

budaya bangsa, serta berbagai layanan jasa lainnya, telah ada sejak jaman dulu

kala. Sebuah perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok,

yaitu pertama mengumpulkan semua informasi yang sesuai dengan bidang

kegiatan dan misi lembaganya dan masyarakat yang dilayaninya. Kedua,

melestarikan, memelihara, dan merawat seluruh koleksi perpustakaan, agar tetap

dalam keadaan baik, utuh, layak dipakai, dan tidak lekas rusak. Ketiga, adalah

menyediakan untuk siap mempergunakan dan diperdayakan atas seluruh sumber

informasi dan koleksi yang dimiliki perpustakaan, bagi para pemakainya.

(Sutarno,2003:1)

Bagi Perpustakaan Perguruan Tinggi sendiri mempunyai tujuan untuk

memperlancar dan mensukseskan program-program serta proyek-proyek yang

diletakkan oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Fungsi dari perpustakaan

itu sendiri adalah jantung dari semua program pendidikan universitas atau

institut yang bersangkutan, yaitu ia harus mampu membantu dan menjadi pusat

kegiatan akademis lembaga pendidikan. Fungsi lainnya adalah pusat alat-alat

bahan peraga pengajaran, dalam membantu memperlancar jalannya perkuliahan

1

xiv

serta praktikum-praktikum, perpustakaan dapat menyediakan bahan dan fasilitas

yang dibutuhkan oleh para dosen dalam perkuliahan didalam kelas.( Soedjono

Trimo,1990:3)

Layanan terbitan berkala adalah salah satu layanan yang harus ada di

suatu perpustakaan perguruan tinggi. Hal ini disebabkan informasi yang

terkandung di dalam koleksi terbitan berkala lebih mutakhir daripada informasi

yang ada di buku. Hasil penelitian dari para peneliti banyak yang dimuat di

dalam jurnal-jurnal ilmiah. Informasi dari koleksi terbitan berkala ini banyak

dimanfaatkan oleh sivitas akademika perguruan tinggi untuk penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan.

Koleksi Terbitan berkala merupakan suatu publikasi yang direncanakan

terbit secara terus menerus dalam kurun waktu yang tidak terbatas. Termasuk

dalam jenis terbitan ini adalah jurnal, majalah, bulletin, warta, surat kabar, dan

lain-lain. Dalam hal ini penulis hanya membatasi penulisan yang akan

membahas tentang koleksi terbitan berkala berupa jurnal. Ciri khas bahan

pustaka ini adalah memiliki judul seri yang cukup mencolok, juga memiliki

volume, nomor, dan tahun terbit. Lazimnya terbit secara teratur (periodik)

seperti mingguan, bulanan, dwi bulanan, empat bulanan, semesteran (tengah

tahunan), tahunan dan lain-lain. Isinya sangat menarik sehingga pembaca

senantiasa menantikan nomor selanjutnya.

Jenis koleksi ini yang paling populer dimasyarakat adalah majalah.

Memang dari sejarah perkembangannya terbitan berkala diawali dari adanya

majalah. Majalah yang dalam bahasa inggrisnya’Magazine’ semula hanya

khusus menyajikan tulisan-tulisan dibidang kebudayaan dan atau ilmu

pengetahuan. Kemudian istilah itu digunakan untuk menyebutkan segala jenis

xv

penerbitan berkala yang lebih luas. Isinya meliputi segala bentuk karya sastra,

liputan jurnalistik, pandangan tentang berbagai topik aktual yang patut untuk

diketahui khalayak. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi serta adanya berbagai penemuan-penemuan ilmiah, maka lahirlah

terbitan berkala berupa jurnal penelitian koleksi ini pada perkembangannya akan

sangat mewarnai kualitas di UPT Perpustakaan UNY.

Namun masih banyak perpustakaan yang belum mengelola koleksi

terbitan berkala dengan baik. Di satu sisi kurangnya pengetahuan dan

keterampilan petugas dalam mengelola koleksi tersebut, karena terbatasnya

sarana yang dimiliki perpustakaan dalam proses pengolahan. Bertolak dari hal

tersebut di atas dalam laporan ini akan dibahas pengolahan koleksi terbitan

berkala Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Program

DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta mendidik dan melatih

mahasiswa yang berminat dalam dunia perpustakaan untuk menjadi tenaga kerja

pendayagunaan perpustakaan dan mampu memberi efek positif bagi kemajuan

insan perpustakaan khususnya. Oleh karena itu PKL merupakan sebuah

kesempatan bagi bagi mahasiswa untuk mempraktekkan ilmu yang telah diproses

di bangku kuliah. Dengan PKL ini mahasiswa akan dapat gambaran yang

sebenarnya mengenai kegiatan di sebuah perpustakaan.

Alasan penulis memilih membahas Pengolahan Terbitan Berkala berupa

Jurnal di UPT Universitas Negeri Yogyakarta karena terbitan berkala memiliki

karakteristik tersendiri yang menempatkan terbitan itu sebagai media penyebaran

informasi baru yang efektif. Sehingga memerlukan penataan dan pengolahan

secara profesional, agar terbitan dapat dimanfaatkan secara optimal. Bahwa saat

xvi

ini terbitan berkala khususnya jurnal banyak diperlukan untuk referensi para

mahasiswa.

B. TUJUAN

1. Untuk mengetahui proses pengolahan koleksi terbitan berkala berupa Jurnal

di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang ada dalam pengolahan koleksi

terbitan berkala berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta.

3. Untuk mengetahui upaya memudahkan dalam pengolahan koleksi terbitan

berkala berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

C. PELAKSANAAN

Praktek kerja lapangan di laksanakan di UPT Perpustakaan Universitas

Negeri Yogyakarta yang beralamat di kampus Universitas Negeri Yogyakarta

karangmalang Yogyakarta 55281. Praktek kerja lapangan dilaksanakan pada

tanggal 16 februari s/d 24 Maret 2009

Hari Senin s/d kamis : Pukul 08.00-14.00 WIB

Hari Jum’at : Pukul 08.00-11.00 WIB

D. METODE PENGUMPULAN DATA

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dengan

menggunakan metode sebagai berikut :

a. Metode Observasi

Yaitu metode dengan pengamatan dan pencatatan secara langsung ke obyek

yang akan diteliti. Penulis mengumpulkan data yang diperoleh dari

xvii

pengamatan secara langsung terhadap kegiatan dan kondisi UPT

perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

b. Metode Wawancara

Yaitu metode yang dipakai untuk memperoleh data dengan cara melakukan

interview atau wawancara dan tanya jawab terhadap dosen pembimbing atau

pihak lain yang bisa memberikan informasi dan masukan yang berkaitan

dengan obyek penelitian. Penulis melakukan Wawancara secara langsung

kepada karyawan perpustakaan di Universitas Negeri Yogyakarta.

c. Metode literatur

Yaitu dengan cara pengumpulan data sekunder yang dapat diperoleh dengan

memanfaatkan sarana yang ada, baik dalam kampus atau di luar kampus.

Dengan menggunakan bahan pustaka dan literatur memiliki relevansi dengan

subyek yang akan di bahas dalam laporan Praktek kerja lapangan.

xviii

E. RUMUSAN MASALAH

Rumusan masalah yang di ambil dalam Tugas Akhir ini adalah :

1. Bagaimana pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Berupa Jurnal di UPT

Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?

2. Hal apa saja yang menjadi hambatan-hambatan dalam pengolahan Koleksi

Terbitan Berkala Berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta?

3. Bagaimana pemecahan masalah untuk memudahkan dalam pengolahan Jurnal

atau Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

xix

A. PENGERTIAN TERBITAN BERKALA

Terbitan berseri atau disebut juga dengan terbitan berkala adalah salah

satu jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan perguruan tinggi. Pengertian

dari terbitan berseri atau terbitan berkala adalah salah satu terbitan yang berisi

informasi berita atau surat kabar, berita keilmuan serta kejadian-kejadian yang

menyangkut ekonomi, politik dan lain-lain yang menarik di masyarakat.(Abdul

Rahman Saleh,1996:3)

Berdasarkan kata ”periodicals” yang diartikan sebagai majalah, terbitan

berkala, berisi banyak artikel yang ditulis beberapa orang, diterbitkan oleh

lembaga, instansi, yayasan, maupun perkumpulan yang membentuk susunan

redaksi sebagai penanggungjawab penerbitan ini dan terbit dalam frekuensi

tertentu seperti mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulan, maupun semesteran.

(Lasa HS, 1994:14).

Jadi bisa disimpulkan bahwa yang dimaksud Terbitan berkala di sini

mencakup pengertian sebagai yang di maksud dalam bahasa inggris; periodicals,

serials, magazines, bulletine, daily, newspaper, annual report dan lain

sebagainya. Oleh karena itu yang dapat dikategorikan ke dalam kelompok

terbitan berkala ini antara lain berupa; terbitan berseri, terbitan berkala, laporan

tahunan, majalah, bulletin, mingguan, surat kabar, jurnal, prosiding, review dan

majalah dinding.

Jenis terbitan ini merupakan salah satu publikasi yang menyampaikan

kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam bidang ekonomi, politik dan hal-

hal lain yang menarik masyarakat. Publikasi ini memang di rencanakan untuk

xx

terbit terus menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas, dikelola oleh

sekelompok orang yang pada umumnya disebut ‘Redaksi”. Redaksi inilah yang

bertanggung jawab atas penerbitannya dan yang menentukan apakah suatu

tulisan itu layak dimuat atau tidak. Publikasi ini terbit dengan kala, waktu

tertentu dengan jangka waktu tetap maupun tidak tetap, disebarluaskan kepada

kalangan tertentu maupun kepada masyarakat pada umumnya.

Beberapa pengertian yang terkait dengan terbitan berkala antara lain

(Lasa HS,1994:14) :

a. Majalah/magazine

Istilah ini biasanya dipergunakan untuk menyebut majalah pada

umumnya. Yakni terbitan berkala yang berisi bacaan untuk umum, ditulis

oleh beberapa orang dengan bahasa popular sehingga mudah dipahami

oleh umum.

b. Terbitan berseri/serials

Publikasi yang diterbitkan berurutan, baik dinyatakan dengan angka atau

dinyatakan dengan huruf misalnya; buku, majalah, laporan, brosur,

prosiding dan lain-lain.

c. Buletin/bulletine

Suatu publikasi yang diterbitkan pada jangka waktu tertentu oleh

lembaga Pemerintah, badan sosial, organisasi profesi maupun lembaga

pendidikan yang diberi nomor urut.

d. Pamphlet/pamphlet

xxi

Penerbitan insidentil yang jumlah halamannya paling banyak satu

halaman. Terbitan ini berisi pemberitahuan, pengumuman maupun berita

yang disebarluaskan secara Cuma-Cuma.

e. Ringkasan, sari karangan, abstrak/abstract

Isi pokok suatu karangan, penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan lain-lain.

Ringkasan ini kadang-kadang dikumpulkan dan disusun sistematis dalam

bidang atau lingkungan tertentu, kemudian diterbitkan dalam jangka

waktu tertentu. Sering juga diberi tanda urutan angka maupun huruf.

f. Laporan tahunan/annual report

Penerbitan tahunan yang bersisi tinjauan peristiwa, kegiatan lembaga,

organisasi selama satu tahun dan kadang terbatas pada bidang tertentu.

g. Laporan bersejarah/annals

Penerbitan yang memuat catatan peristiwa dalam ilmu pengetahuan dan

teknologi yang terjadi selama satu tahun, transaksi suatu organisasi serta

kemajuan dalam bidang tertentu.

xxii

h. Lembaran/leaflet

Terbitan yang terdiri dari satu lembar yang dilipat menjadi dua, tiga, atau

lebih tanpa dijilid maupun dijahit. Publikasi ini disebarluaskan kepada

masyarakat luas berisi informasi tertentu; pendidikan, pertunjukan,

penyelenggaraan seminar dll.

i. Surat kabar, harian, Koran/newspaper, daily

Terbitan berkala berupa lembaran, tidak dijilid, terbit tiap hari, berisi

berita, pengumuman, laporan, pemikiran yang aktual atau sesuatu yang

perlu segera diketahui oleh masyarakat pada umumnya.

j. Warta, warta singkat, warta ringkas/news, news in brief

Terbitan suatu instansi, lembaga pada waktu tertentu berisi berita

maupun laporan kegiatan secara ringkas. Disajikan dalam bentuk berita,

terdiri dari beberapa lembar dan kadang dijilid sederhana atau distaples.

k. Jurnal/journal

Terbitan dalam bidang tertentu oleh instansi, badan, organisasi profesi

maupun lembaga keilmuan. Terbit secara berkala dan teratur berisi

informasi ilmiah, hasil penelitian, prosiding seminar maupun pertemuan

ilmiah yang lain.

l. Brosur/brochure

Karya cetak pendek, hanya terdiri dari beberapa lembar. Cetakan ini

diikat dengan tali, benang atau distaples dan tidak dijilid. Berisi

pemberitahuan tentang akan adanya kegiatan yang perlu diketahui oleh

masyarakat.

xxiii

Kiranya masih terdapat sekian istilah misalnya; acta, prosiding,

dan transaction maupun majalah dinding, yang semua itu dapat

digunakan untuk kepentingan tertentu.

B. SEJARAH JURNAL

Memahami asal-muasal penerbitan jurmal ilmiah. Jurnal ilmiah seperti

yang kita kenal sekarang pertama kali terbit pada tahun 1665 di Inggris, tepatnya

tanggal 6 Maret 1665 dengan terbitnya Philosophical Transactions of the Royal

Society. Editor Jurnal ilmiah pertama itu adalah Henry Oldenburg, secretary dari

The Royal Society dan jurnal itu dibiayai pribadi oleh Henry Oldenburg. Pada

masa itu di Inggris para penemu, penjelajah dan peneliti mendapatkan tempat

sangat terhormat di masyarakat Inggris. Orang berlomba-lomba meneliti dan

menjelajah untuk menemukan sesuatu yang baru dan penemuan yang

spektakular mendapat perhatian dan imbalan yang besar dari kerajaan. Untuk

itulah diperlukan suatu mekanisme untuk menilai penemuan-penemuan: apakah

benar-benar baru dan siapa yang paling berhak mendapatkannya.

Jurnal ilmiah pada masa itu dengan demikian mempunyai empat fungsi:

1. Registrasi, yaitu pendaftaran terhadap adanya penemuan baru.

2. Disseminasi, yaitu penyebarluasan hasil penemuan baru tersebut.

3. Archive, yaitu membentuk koleksi dari penemuan-penemuan yang ada

4. Sertifikasi, yaitu mendapatkan pengakuan dari The Royal Society setelah

sebelumnya ditelaah dulu oleh para anggota The Royal Society dari bidang

yang sama.

Keempat prinsip jurnal ilmiah di atas pada dasarnya tidak berubah

sampai sekarang. Registrasi merupakan fungsi yang amat penting sebagai

xxiv

pengakuan terhadap sang penemu. Suatu penemuan dianggap belum ada apabila

penemuan itu belum ditulis dalam suatu artikel dan diterbitkan dalam jurnal

ilmiah. Salah satu kasus mutakhir yang banyak menarik perhatian adalah

mengenai siapa sebenarnya penemu virus HIV dua puluh tahun yang lalu, Robert

Gallo dari Amerika Serikat atau Luc Montagnier dari Pasteur Institute, Perancis.

Luic Montagnier diakui sebagai penemu virus HIV sebab pada Jurnal Nature

(1983) telah menunjukkan keberhasilannya mengisolasi retrovirus tersebut.

Disseminasi bertujuan mendapatkan pengakuan dan kolaborasi dari para rekan

sejawat. Archive bertujuan melestarikan informasi ini untuk keperluan di masa

datang.

Sertifikasi untuk mendapatkan pengesahan terhadap penelitian (dan

dampaknya) oleh jurnal yang mutunya sudah dikenal. Tidak ada sama sekali

disebut mengenai tujuan komersial penerbitan suatu jurnal ilmiah. Peran Jurnal

ilmiah lebih pada pengakuan terhadap hasil penelitian dan sama sekali bukan

untuk tujuan komersial. Bahwa faktanya para penerbit jurnal ilmiah bisa menjadi

raksasa penerbitan adalah hal lain.

(www.edu2000.org/portal/index2.php?option=com)

C. KARAKTERISTIK TERBITAN BERKALA

Terbitan berkala ini apabila dibandingkan dengan publikasi maupun

koleksi lain, ternyata memiliki cirri khas/karakteristik yang antara lain (Lasa HS,

1994:17) :

1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa karangan yang ditulis oleh beberapa

orang dengan topik yang berbeda dan dengan gaya bahasa yang berlainan.

xxv

2. Artikel, tulisan maupun karangan pada umumnya tidak terlalu panjang

sebagaimana pada buku teks. Dengan membaca karangan pendek itu

seseorang dapat menangkap ide pokok yang dikemukakan penulis.

3. Menyampaikan berita, peristiwa, penemuan, dan ide baru atau sesuatu yang

dianggap menarik perhatian masyarakat pada umumnya.

4. Dikelola oleh sekelompok orang, yang kemudian membentuk perkumpulan,

organisasi maupun susunan redaksi. Redaksi inilah yang mengelola dan

bertanggung jawab atas terbitan ini dengan tugas-tugas antara lain :

a. Mempersiapkan naskah yang berupa artikel, pemberitahuan,

pengumuman, iklan dan lain-lainnya.

b. Mengoreksi naskah dan menentukan apakah suatu tulisan itu layak

dimuat atau tidak.

c. Bertanggung jawab atas tulisan, artikel yang dimuat itu.

d. Bertanggung jawab atas penerbitannya.

e. Ada biaya atau tidak, ada naskah atau tidak, redaksi yang mengusahakan

semua itu.

5. Merupakan bentuk arsip ilmiah yang telah diketahui oleh masyarakat

umum.

Tulisan-tulisan yang dimuat dalam majalah, surat kabar telah diketahui oleh

banyak orang atau masyarakat awam. Berbeda dengan isi buku teks

misalnya yang hanya diketahui oleh kalangan terbatas. Oleh karena itu

apabila orang ingin menelusuri kembali akan suatu topik yang dimuat oleh

terbitan berkala, maka akan mudah menemukannya. Pencarian ini dapat

dilakukan ke perpustakaan terkait, ke redaksi, agen-agen majalah atau ke

toko buku. Usaha ini dapat juga dengan menghubungi penulisnya. Sebab

xxvi

seringkali seorang penulis artikel mencantumkan alamat instansinya agar

mudah dihubungi atau sebagai pertanggungjawaban moral.

6. Terbit terus menerus dengan memiliki kala, waktu, frekuensi terbit tertentu.

Berbeda dengan buku teks yang terbitnya tidak dapat dipastikan. Mungkin

sekali terjadi bahwa suatu judul buku sekali terbit lalu berhenti. Akan tetapi

tidak tertutup kemungkinan bahwa suatu judul buku dalam satu tahun dapat

terbit dua atau tiga kali karena sedang diminati masyarakat.

xxvii

7. Memiliki sistem kontrol internasional

Ciri ini dapat kita amati pada pencantuman nomor ISSN (International

Standard Serial Number) pada setiap judul jurnal atau terbitan berseri

lainnya.

Pencantuman nomor ISSN ini mempunyai banyak manfaat antara lain :

a. Mengetahui perkembangan penerbitan terbitan berkala, terbitan berseri

suatu Negara dari waktu ke waktu.

b. Untuk mengetahui perkembangan minat ilmu pengetahuan suatu bangsa

melalui banyaknya terbitan berseri yang mereka hasilkan.

c. Memudahkan komunikasi informasi antar perpustakaan maupun pusat

informasi terutama yang berkaitan dengan kompetensi.

d. Memudahkan pemesanan terbitan terutama untuk langganan jurnal ke luar

negeri. Sebab kenyataannya tidak sedikit judul jurnal, jurnal yang sama

yang diterbitkan oleh Negara yang berbeda.

D. FUNGSI TERBITAN BERKALA

Tulisan, ulasan yang dimuat oleh terbitan berkala ini merupakan ide atau

gagasan asli seorang atau beberapa pengarang yang disusun ringkas sehingga

sering disebut dengan literature primer. Terbitan ini sebenarnya sangat berguna

untuk memajukan studi dan merupakan sarana yang lebih efektif dalam

pengembangan ilmu pengetahuan.

Oleh karena itu, terbitan ini memegang peran penting dalam lalu lintas

informasi dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Peran yang

dimainkan terbitan ini antara lain karena :

xxviii

1. Dapat memberikan ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman

beberapa orang. Dalam lembaran-lembaran itulah dituangkan karangan,

ulasan maupun hasil wawancara dengan beberapa ahli. Dengan demikian

majalah itu merupakan wadah pemikiran dan renungan beberapa orang.

2. Menyampaikan gagasan, ide dan penemuan baru dalam bidang tertentu.

Dengan mengetahui ini semua seseorang akan dapat mengembangkan lebih

lanjut dalam bentuk tulisan maupun disampaikan dalam seminar, diskusi

maupun dalam bentuk penataran, kursus, perkuliahan dan lain sebagainya.

Sebagaimana diketahui bahwa terbitan berkala jenis Jurnal itu banyak

ragamnya mengingat pembacanya yang sangat heterogen tingkat pendidikan dan

minat mereka. Dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka majalah

menurut jenisnya dapat dibagi menjadi :

1. Jurnal umum

Jenis ini dipersiapkan untuk konsumsi umum. Berisi bermacam-macam

bidang misalnya; pendidikan, ilmu pengetahuan, olahraga, politik,

keterampilan dan lain sebagainya.

Jurnal ini ditulis dengan gaya bahasa popular agar mudah dipahami oleh

segenap lapisan masyarakat yang bermacam-macam pendidikannya itu.

xxix

2. Jurnal teknis

Jurnal teknis ini ditulis dengan gaya bahasa teknis, pelaksanaan bidang

tertentu, memperbaiki peralatan, memasang komponen tertentu. Ditujukan

kepada para teknisi, pekerja lapangan, laboran maupun mereka yang bekerja

di pabrik-pabrik, industri-industri dan lain-lain.

3. Jurnal ilmiah

Jenis ini ditulis dengan bahas ilmiah sehingga sulit dipahami oleh masyarakat

pada umumnya. Ditujukan kepada para ilmuwan terutama yang sebidang

sebagai media komunikasi ilmu antar mereka. Penyertaan gambar, foto,

ilustrasi sebagai pendukung dan memperjelas tulisan.

4. Jurnal ilmiah populer

Jurnal ini berisi tulisan-tulisan tentang keilmuan atau bidang tertentu, ditulis

dengan gaya bahasa yang ringan, bahasa harian dan populer sehingga orang

luar bidang itu dapat memahami dan juga kalangan umum terpelajar. Media

ini dimaksudkan sebagai bacaan umum untuk menambah pengetahuan

mereka dalam bidang itu.

E. PENGADAAN TERBITAN BERKALA

Untuk mengadakan tebitan berkala di suatu perpustakaan, lembaga, pada

prinsipnya sama dengan pengadaan koleksi lainnya. Pengadaan koleksi ini dapat

ditempuh dengan cara (Lasa HS, 1994:25) :

xxx

1. Melanggan/beli

Sebelum menentukan judul-judul majalah yang perlu dilanggan, lebih dulu

perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :

a. Tersedianya anggaran, dana

b. Mengetahui bidang-bidang yang dicakup perpustakaan itu

c. Mengetahui minat, bidang calon pengguna

d. Memperhatikan dan mencek lebih dahulu judul-judul majalah yang telah

dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan.

2. Hadiah/sumbangan

Kecuali melanggan, suatu perpustakaan dapat menerima majalah melalui

sumbangan dari perorangan maupun lembaga.

Untuk mendapatkan sumbangan ini, suatu perpustakaan harus dikenal lebih

dahulu. Untuk memperkenalkan diri, kiranya perlu mengajukan surat

permohonan ke lembaga, yayasan maupun organisasi profesi yang

menerbitkan majalah tertentu.

3. Tukar menukar publikasi/exchange publication

Yakni suatu usaha pengadaan koleksi dengan cara tukar menukar terbitan

dengan perpustakaan atau lembaga lain. Cara ini merupakan usaha untuk.

1. Pemerataan dalam penyebaran informasi.

2. Memupuk kerjasama antarperpustakaan dalam pelayanan informasi.

3. Saling membantu diantara sesama pusat informasi.

4. Sebagai langkah awal program ini, seharusnya suatu perpustakaan atau

lembaga memiliki terbitan, publikasi yang berupa majalah, bulletin

maupun hanya dalam bentuk daftar pustaka baru/accession list.

xxxi

5. Publikasi itu dikirimkan keperpustakaan, instansi yang terkait disertai

surat pengantar tentang penawaran tukar-menukar publikasi.

Setiap perpustakaan harus memiliki pengadaan bahan pustaka yang baik,

untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Selain itu, pustakawan lebih mudah

untuk mengelola sebuah perpustakaan sehingga pembaca nyaman dalam

mendapatkan koleksi yang diinginkan.

F. PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL

Semua terbitan berkala yang diterima oleh perpustakaan harus segera

diproses. Agar jurnal bisa lebih up to date dan segera dapat digunakan oleh

pembaca yang menbutuhkan informasi. Sebab informasi yang dikandungnya

berupa masalah yang aktual/menarik. Keterlambatan pemrosesan berarti

menghambat proses perkembangan ilmu pengetahuan. Langkah-langkah

pengolahan terbitan berkala:

1. Pemeriksaan

Judul jurnal yang diterima hendaknya diperiksa lebih dahulu apakah diterima

sebagai hadiah/sumbangan, langganan, tukar atau sekedar titipan.

2. Pemberian cap, tanda

Pemberian stempel atau cap ini diletakkan pada halaman yang paling depan

yakni halaman setelah sampul/cover, asal tidak dikenakan pada tulisan.

3. Pencatatan

Pencatatan dapat dipilih diantara beberapa cara, antara lain :

a. Sistem kartu registrasi

Untuk majalah terbit tiap bulan atau lebih

b. Dicatat dalam buku inventaris

xxxii

Pada sistem ini, kecuali dicatat pada kartu-kartu tersebut, juga dicatat

pada buku inventaris. Sistem ini memang menambah pekerjaan, akan

tetapi dari segi ketertiban administrasi, cara ini lebih sesuai. Sebab akan

segera diketahui jumlah eksemplar dari waktu ke waktu

4. Pembuatan kartu katalog

Semua jurnal maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh

perpustakaan perlu dibuatkan daftar katalog. katalog ini dapat berbentuk

buku/printed catalog maupun kartu/card catalog.

Katalog ini sangat membantu pencari informasi dalam pengenalan

judul majalah yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Dengan daftar yang

berisi data lengkap itu, mereka akan mengetahui nomor-nomor maupun judul

jurnal apa saja yang dimiliki perpustakaan itu.

Untuk para pengunjung cukup dibuatkan katalog judul, sedangkan

untuk administrasi perpustakaan cukup menyimpan kartu registrasinya.

Apabila dikehendaki juga bisa dibuatkan katalog untuk cek/arsip. Adapun

data yang perlu dicantumkan dalam pembuatan katalog ini anatara lain :

a. Judul jurnal, judul paralel, anak judul.

b. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui,

maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.

c. Frekuensi, kala terbit.

d. ISSN/Internasional Standard Serial Number.

e. Kota terbit.

f. Nama lembaga, organisasi penerbit, redaksi.

g. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan.

xxxiii

h. Nama pimpinan redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal

kalangan luas. Sebab tidak sedikit suatu majalah mendapat perhatian dari

masyarakat lantaran diasuh oleh orang-orang terkenal.

i. Ukuran tinggi jurnal.

j. Edisi yang dapat diartikan sebagai :

- geografi : asia, indonesia.

- bahasa : inggris, perancis, jerman

- bentuk : mikrofis, dll.

k. Catatan-catatan lain yang diperlukan.(Lasa HS,1994:55)

BAB III

GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

A. SEJARAH UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Berdirinya perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat

dipisahkan dari sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena perpustakaan

xxxiv

didirikan bertepatan waktu dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu

tanggal 21 Mei 1964 yang kemudian tanggal tersebut dijadikan dies natalisnya.

Pada awalnya, perpustakaan menempati salah satu ruangan di fakultas

ilmu pendidikan yang saat itu jumlah pegawainya hanya 4 (empat) orang terdiri

dari 1 (satu) orang kepala, 2 (dua) orang staf, dan 1 (satu) orang pembantu

umum.

Tahun 1970 perpustakaan dipindahkan ke gedung rektorat (sekarang

gedung registrasi lama) dengan luas bangunan 520 m² yang saat ini digunakan

untuk ruang MKU dan perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.

Dengan SK rektor nomor 28/1970, 1 Januari 1971 perpustakaan menjadi

lembaga tersendiri yang statusnya langsung di bawah rektor dan dipimpin oleh

seorang direktur perpustakaan. Sejalan dengan itu dikeluarkan SK rektor nomor

29/1970 tanggal 22 Desember 1970 bahwa semua perpustakaan fakultas dan

jurusan melebur ke dalam perpustakaan Institut. Integrasi perpustakaan tersebut

baru selesai tahun 1974. Selaras dengan perkembangan jumlah koleksi dan

tuntutan layanan, pada tahun 1974 perpustakaan dipindahkan lagi ke gedung baru

seluas 1.044m² (sekarang gedung LPM dan Lemnit).

Pada tahun 1978 perpustakaan mengalami perubahan status, setelah

keluarnya SK rektor nomor 81/PT27R/78, menjadi suatu bagian dan dipimpin

oleh seorang kepala bagian di bawah biro administrasi akademik dan

kemahasiswaan.

Perubahan terjadi lagi, dengan diberlakukannya PP nomor 5 tahun 1980

tentang organisasi perguruan tinggi di Indonesia dan SK Mendikbud nomor

0140/1983 tentang organisasi dan tata kerja IKIP Yogyakarta, ditetapkan

kedudukan perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada

xxxv

dibawah dan bertanggungjawab kepada rektor. Adapun pembinaan sehari-hari

dilakukan oleh pembantu rektor 1, pengelolaannya terdiri dari kepala

perpustakaan dan kepala sub bagian tata usaha.

Pada tahun 1983 diterbitkan SK mendikbud nomor 0142/1983 tentang

organisasi tata kerja IKIP Yogyakarta yang kemudian diperbaharui dengan SK

Mendikbud nomor 0101/0/1983, kemudian SK Mendikbud nomor 0174/1995

yang memberikan status sebagai unit pelaksana teknis sejajar dengan UPT

lainnya di lingkungan UNY.

Dalam rangka pengembangan, pada tahun 1979-1990 berturut-turut

perpustakaan menerima kunjungan 3 (tiga) orang konsultan UNDP yaitu :

Mr.Bjorn Tell bidang jaringan perpustakaan, Mr.Lorens bidang pengembangan

tenaga, dan Mr. FG Poole bidang perencanaan gedung/ bangunan untuk

melakukan survey kemungkinan pengembangan perpustakaan. Salah satu

realisasinya pada tahun 1996 telah selesai dibangun gedung perpustakaan yang

cukup representative dengan luas ± 4.212 m² dan letaknya strategis dekat pintu

masuk utama kampus atau sebelah barat gedung rektorat UNY.

B. GEDUNG

Sejarah dengan pesatnya perkembangan universitas maka perpustakan

perlu menyesuaikan diri terutama dalam hal penyediaan fasilitas ruang baca.

Sejak berdiri hingga sekarang, UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta

telah mengalami 3 kali perpindahan gedung. Gedung yang sekarang terdiri dari 3

(tiga) lantai yang luasnya 4.212 m². Adapun penataan ruang secara rinci adalah

sebagai berikut :

1. Lantai Satu

xxxvi

Dari utara ke selatan ruangan terdiri dari :

a. Ruang layanan peminjaman/sirkulasi R.1.14

b. Ruang penitipan tas dan barang-barang lain yang tidak boleh dibawa

masuk ke ruangan/lantai atas.

c. Looby untuk istirahat dan kantin. Ditempatkan almari katalog yang berisi

daftar semua koleksi milik perpustakaan.

d. Ruang elektronik library

e. Ruang layanan administrasi keanggotaan perpustakaan

f. Ruang koleksi cadangan sirkulasi

g. Kamar kecil untuk pengunjung

h. Ruang pengelolaan

i. Ruang komputer

j. Gudang

2. Lantai dua

Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :

a. Ruang baca dan koleksi tentang bahasa dan sastra, sains dan teknologi,

seni dan olah raga, geografi dan sejarah (golongan 4-9)- R.2.10.

b. Ruang kerja kepala perpustakaan dan tata usaha –R.2.09.

c. Looby untuk istirahat, juga tersedia fotocopy untuk keperluan

pengunjung.

d. Ruang pertemuan, digunakan untuk rapat staf, dan menerima tamu

perpustakaan- R.2.06.

e. Ruang pelayanan referensi/informasi –R.2.08.

f. Dapur/pantry –R.2.05.

g. Ruang ATK –R.2.02.

xxxvii

h. Kamar kecil untuk pengunjung dan karyawan

i. Ruang majalah/ terbitan berkala –R.2.03.

3. Lantai tiga

Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :

a. Ruang baca dan koleksi karya-karya umum, filsafat dan psikologi, agama,

dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan, kependudukan, poitik,

ekonomi, hokum, hankam, etnografi, (golongan 0-3) – R.3.12.

b. Ruang koleksi khusus ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi –

R.3.08.

c. Ruang baca –R.3.06

d. Ruang baca –R .3.05

e. Ruang pertemuan/ diskusi – R.3.10

f. Looby untuk istirahat

g. Mushola –R.3.09

h. Kamar kecl dan tempat wudhu untuk pengunjung dan karyawan –R.3.04

i. Koleksi skripsi/tesis/disertasi dan laporan penelitian –R.3.03

C. KOLEKSI

1. Koleksi Buku

Koleksi perpustakaan sampai dengan bulan September 2008 terdiri

dari buku/monografi yang berupa buku teks, buku informasi (fakta), buku

rujukan (referensi), laporan penelitian, skripsi/tesis/disertasi, dengan rincian

sebagai berikut :

xxxviii

TABEL 3.1.

KOLEKSI BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNY

Indonesia Asing Jumlah Gol Jenis

Judul Eks Judul Eks Judul Eks

1 Karya umum 2.546 5.659 849 1.272 3.395 6.931

2 Filsafat 2.291 7.436 2.807 4.499 5.098 11.935

3 Agama 1.502 3.520 234 340 1.736 3.860

4 Ilmu social 30.280 72.568 13.176 17.377 43.456 89.945

5 Bahasa 2.654 7.148 2.097 5.910 4.751 13.058

6 Ilmu murni 4.711 19.296 4.668 10.147 9.379 20.443

7 Ilmu terapan 13.781 33.652 9.101 13.154 22.257 46.714

8 Seni dan OR 3.100 9.197 2.198 3.186 5.298 12.383

9 Kesusasteraan 2.535 7.424 2.424 5.782 4.959 13.206

10 Sejarah, geografi 1.706 3.790 1.144 1.335 2.850 5.125

Jumlah 65.106 169.690 38.698 63.002 103.804 232.692

Sumber: Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009

2. Koleksi Majalah

Untuk melengkapi koleksi, UPT perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta melanggan dan menerima hadiah pustaka yang berupa majalah

maupun jurnal. Jika dirinci keadaan majalah sampai dengan September 2008

sebagai berikut :

TABEL 3.2.

KOLEKSI MAJALAH DI UPT PERPUSTAKAAN UNY

Indonesia No Jenis

Langganan Hadiah Jml.

1 Jurnal 106 166 272

2 Majalah 83 112 195

xxxix

ilmiah populer

3 Majalah

popular

48 40 88

4 Surat kabar

a. Harian b. Mingguan

10

17

0

1

10

18

5 Lain-lain 81 1326 1407

Jumlah 345 1645 1990

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari

2009

Untuk lebih memperdayakan koleksi, maka diperlukan adanya suatu

pengaturan penempatan koleksi agar dapat memberikan nilai fungsi praktis

dan efisien, penempatannya sebagai berikut :

1) Buku

a. Buku tandon (Reverse Books), diberi tanda “R” ditempatkan di lantai

II dan III, buku ini hanya terdiri dari satu eksemplar dari setiap judul

dan kelebihannya ditempatkan di ruang peminjaman, karena itu

koleksi ini hanya boleh dibaca di tempat (tidak dipinjamkan).

b. Buku pinjaman/sirkulasi, buku ini ditempatkan di ruang peminjaman

lantai I. Dimungkinkan karena eksemplarnya lebih dari satu, maka

dapat dipinjamkan dengan prosedur dan persyaratan yang telah diatur

dalam taat tertib dan prosedur peminjaman. Baik buku tendon maupun

buku pinjaman penempatannya disusun menurut kelas/subjek.

2) Skripsi/Tesis/Disertasi

Koleksi ini ditempatkan di ruang khusus (3.03), penggunaannya

sangat terbatas dengan persyaratan tertentu. Di ruang

xl

tesis/skripsi/disertasi penyusunan koleksi berdasarkan fakultas dan subjek

buku.

3) Laporan penelitian

Koleksi laporan penelitian ditempatkan di lantai III ruang 3.03.

Koleksi ini hanya dibaca di tempat, dan dapat difotokopi. Pergerakannya

disusun menurut fakultas dan kemudian berdasarkan subyeknya.

4) Koleksi Rujukan (Referensi)

Koleksi rujukan ditempatkan di lantai II ruang 2.08.

pemanfaatannya hanya boleh dibaca di tempat, dan boleh dipinjam untuk

difotokopi. Koleksi ini disusun menurut jenis disertai kelas/subyek.

5) Koleksi Majalah/Jurnal

Koleksi tersebut hanya dapat dibaca di tempat tidak dapat

dipinjam dibawa pulang kecuali untuk difotokopi. Penyusunannya

menurut abjad judul. Majalah baru ditayangkan (didisplay) dan majalah

yang sudah lengkap nomornya dibendel/dijilid serta ditempatkan diruang

yang sama. Di ruang majalah ini, pengunjung bisa membaca surat kabar

yang didisplay dan majalah yang telah dibendel.

6) Koleksi yang dikemas dalam bentuk elektronik

Berkaitan dengan perkembangan teknologi informasi UPT

perpustakaan membuka layanan elektronik library yang semua koleksinya

dikemas dalam bentuk elektronik, berupa OPAC dan ruang internet yang

disediakan untuk pengguna perpustakaan dan ditempatkan di lantai I. Di

ruang itu pemakai dapat menelusur berbagai macam literature yang

sumber informasinya selalu baru atau actual. Untuk melayani pemakai

yang mengakses internet penambahan fasilitas berupa computer dan

xli

printer selalu diupayakan dengan cara penambahan pengadaan komputer

sejumlah 40 unit.

D. STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI

YOGYAKARTA

Di bawah ini disajikan struktur organisasi UPT perpustakaan UNY

sebagai berikut :

BAGAN 3.1

STRUKTUR ORGANISASI

REKTOR

PR II PR I PR III

Ka. Perpustakaan

Kasubag TU Ketua kelompok Pustakawan

PUM

Surat & ATK

Ruang & APK

Parkir

Penitipan Tas

Kebersihan

Korbid lay khusus

Layanan e library

Pend. pemakai

Penerbitan

Statistik

Korbid Lay Pemakai

Keanggotaan

Layanan Sirkulasi

Layanan referensi

Korbid Lay Teknis

Seleksi bhn Pustaka

Inv. Bhn Pustaka

Klas & Tjk Subjek

Deskripsi Katalog

Pasca katalog

Korbid pengemb TI

Peng. Hardware &

Software

xlii

Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNY, 2008

E. TENAGA

Di bawah ini disajikan formasi tenaga sampai bulan September 2008

sebagai berikut :

TABEL 3.3

FORMASI TENAGA DI UPT PERPUSTAKAAN UNY SAMPAI BULAN

FEBRUARI 2009

Gol Tingkat pendidikan jml Ketr No jenis

SLTP SLTA DII/DIII S1 S2 L P

IV - - - 2 - 2 1 1

III - 4 4 3 - 11 6 5

Pustakawan

II - - 7 - - 7 3 4

1.

jumlah 4 11 5 20 10 10

IV - - - - - - - -

III - 1 1 4 - 6 5 1

Non

Pustakawan

III - 5 3 - - 8 7 1

2.

Jumlah 6 4 4 14 12 2

Front Office

Layanan baca

Layanan Koran

Perawatan bhn Ptk

Perpustakaan Fakultas

xliii

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009

F. SUMBER DANA (SUMBANGAN BUKU ALUMNI)

Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang akan mengakhiri masa

studi dan mengikuti wisuda serta untuk mendapatkan surat keterangan bebas

pinjam dari perpustakaan, dikenakan peraturan sebagai berikut :

a. Setiap mahasiswa diwajibkan menyerahkan satu buah buku sumbangan

seharga minimal Rp. 10.000,00 untuk mahasiswa S0, Rp. 15.000,00 untuk

mahasiswa S1, dan Rp. 30.000,00 untuk mahasiswa S2/S3.

b. Sumbangan buku tersebut harus dilampiri bukti pembelian serta surat

keterangan dari ketua jurusan/program studi yang menerangkan akan

kesesuaian buku tersebut dengan kebutuhan jurusan/program studi dari

mahasiswa yang bersangkutan.

c. Sumbangan buku diserahkan kepada bagian layanan administrasi

keanggotaan untuk mendapatkan bukti penerimaan sumbangan buku.

G. SARANA DAN PRASARANA

Untuk memperlancar jalannya pelayanan dan pengolahan bahan pustaka

di perpustakaan, maka disajikan sarana dan prasrana sebagai berikut :

1. Perangkat Keras Komputer

TABEL 3.4.

3. Tenaga tidak

tetap

1 4 - - - 5 5 -

Jumlah 1 14 15 9 39 27 12

xliv

PERANGKAT KERAS KOMPUTER DI UPT PERPUSTAKAAN UNY

Jenis Jumlah Kondisi

PC Pentium IV 12 unit + 4 server Baik

PC Pentium III 1 unit Baik

PC Pentium II 2 unit + 1 server Baik

PC Pentium I 15 unit 5 unit rusak

PC 486 3 unit Semua rusak

PC 386 3 unit 2 unit rusak

LCD 1 unit Baik

Amplifier 2 unit 1 unit rusak

Tape recorder 4 unit 3 unit rusak

Head phone 7 unit Baik

Video cassette recorder 1 Rusak

Televisi 7 Baik

VCD player 6 Baik

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan

Februari 2009

xlv

2. Perangkat Keras Printer

TABEL 3.5.

PERANGKAT KERAS PRINTER DI UPT PERPUSTAKAAN UNY

No Jenis Jumlah Kondisi

1 Epson LQ-1050 1 buah Rusak

2 Epson LQ- 1170 1buah Rusak

3 Epson LQ-1070 1buah Rusak

4 Epson LX- 300 1buah Baik

5 Epson LX 800 1buah Rusak

6 Panasonik 1buah Rusak

7 HP Laser 5L 1buah Rusak

8 Canon BJ 1000 1buah Baik

9 Canon BJ 265 1buah Baik

10 Canon BJ 200Sp 2 buah Baik

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai bulan Februari 2009

3. Koleksi Electronic Library

TABEL 3.6.

KOLEKSI ELEKTRONIC LIBRARY

No Jenis Judul Eks. Kondisi

1 Pita Cassete 282 387 Baik

2 VCD 20 20 Baik

3 CD ROM 78 78 Baik

4 Jurnal Elektronik 572 Baik

5 Kumpulan berita di

indonesia

43

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan

Februari 2009

H. LAYANAN

xlvi

1. Sistem layanan

Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan

terbuka (open access). System layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan

kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan system tersebut

pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan

pustaka yang dikehendaki. Selain itu pengguna akan merasa lebih dekat

dengan bahan pustaka.

2. Macam layanan perpustakaan

2.1. Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) merupakan

bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai. Layanan sirkulasi

diatur dengan ketentuan sebagai berikut :

2.1.1. Peminjaman

Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang

terkait dengan peminjaman, mencakup data peminjam, koleksi

yang dipinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman

dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada

peraturan peminjaman pustaka di halaman 13.

Prosedur peminjaman :

a. Mencari data bibliografi melalui catalog atau jaringan catalog

computer (OPAC = On-Line Public Acces Catalogue)

b. Setelah data ditemukan, cari bahan pustaka tersebut pada

ruang koleksi peminjaman (lantai 1).

xlvii

c. Menyerahkan bahan pustaka & selipkan kartu tanda anggota

perpustakaan yang masih berlaku kepada petugas.

d. Setelah selesai diproses oleh petugas, bahan pustaka dan

kartu tanda anggota diterimakan kepada peminjam.

2.1.2. Pengembalian

Layanan pengembalian meliputi kegiatan mencatat

semua hal yang terkait dengan pengembalian, mencakup data

pengembali, koleksi yang dikembalikan, waktu pengembalian,

termasuk memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan.

Prosedur pengembalian :

a. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam

dengan disertai kartu tanda anggota perpustakaan.

b. Petugas melakukan proses pengembalian dan akan

menyerahkan kembali kartu tanda anggota perpustakaan

apabila proses telah selesai.

2.2. Layanan rujukan dan informasi

Layanan ini berada di ruang 2.08 (lanta II). Bentuk layanannya

berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi mereka yang

mencari dan membutuhkan informasi tertentu. Koleksi rujukan

merupakan suatu buku atau publikasi, di mana seseorang dapat

berkonsultasi untuk mencari fakta atau informasi tentang latar belakang

objek, orang, atau peristiwa secara cepat dan mudah. Kecepatan dan

kemudahan tersebut dikarenakan informasi buku rujukan dikemas secara

sistematis dan khusus (alfabetis, kronologis, tabular dan atau menurut

kelompok tertentu/klasifikasi menurut topic/subyek/itemnya).

xlviii

Bagian layanan ini juga memberikan petunjuk/informasi teknis tentang

bagaimana menggunakan perpustakaan secara baik dan benar. Koleksi

rujukan/referensi lazimnya hanya dibaca sebagian dan tidak untuk

dibaca seluruhnya, sehingga koleksi rujukan tidak untuk

dipinjamkan/dibawa pulang.

2.3. Layanan Majalah

Sebenarnya bukan hanya majalah, tetapi semua jenis terbitan

berkala lainnya, baik yang dilanggan maupun hadiah/pemberian/tukar-

menukar. Jurnal ilmiah, tabloid, majalah, popular dll, yang berbahasa

Indonesia meupun berbahasa asing. Koleksi terbitan berkala

ditempatkan di ruang 2.08 (lantai 2). Majalah terbitan baru dipajang di

rak pajangan (Display Sheet) dan untuk majalah yang telah dijilid

dipajang di rak buku. Pemanfaatan koleksi majalah dilayani dengan cara

dibaca ditempat serta dapat difotokopi.

Prosedur peminjaman untuk difotokopi :

- Mengambil bahan pustaka yang diperlukan

- Mengisi formulir bon pinjam fotokopi di meja petugas ruang dan

meniggalkan kartu tanda anggota perpustakaan.

- Setelah difotokopi, kembalikan pada petugas ruang dan menerima

kembali kartu tanda anggota perpustakaan.

xlix

2.4. Layanan indeks dan kumpulan berita Indonesia

Indeks artikel dapat diakses pada setiap workstation jaringan On

Line Public Access Catalogue (OPAC) yang ada di UPT perpustakaan.

2.4.1. Indeks

Agar lebih mudah mengakses artikel jurnal dan majalah

ilmiah yang ada di perpustakaan UNY, maka disusunlah indeks.

2.4.2. Kumpulan Berita Indonesia

Berisi semua berita dan artikel dari seluruh terbitan yang

ada di Indonesia bersifat elektronis yang dapat diakses dari

seluruh jaringan Local Area Network (LAN) UNY, informasinya

tersaji secara fulltext.

2.5. Layanan koleksi baca

Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada

pemakai dengan menyediakan minimal satu eksemplar dari setiap judul

bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Koleksi mengenai : ilmu

bahasa, ilmu murni, ilmu terapan/teknologi, seni, olahraga dan hiburan,

kesusasteraan, geografi, serta sejarah, berada di ruang 2.10 (lantai 2).

Sedangkan untuk karya umum, filsafat, psikologi, agama, dan ilmu-ilmu

sosial termasuk pendidikan berada di ruang 3.12 (lantai 3). Pemanfaatan

koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjamkan

kecuali untuk difotokopi.

2.6. Layanan koleksi Disertasi/Tesis/Skripsi

Layanan yang berada di ruang 3.03 (lantai 3) ini menyediakan

koleksi disertasi/tesis/skripsi. Karena keterbatasan ruangan, maka tidak

semua koleksi disertasi/tesis/skripsi dapat dipajang di ruang layanan.

l

Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat

dipinjam dibawa pulang.

2.7. Layanan koleksi penelitian

Layanan ini berada dalam satu ruangan dengan layanan

disertasi/tesis/skripsi, yaitu ruang 3.03 (lantai 3). Menyajikan laporan

penelitian yang disusun oleh dosen UNY. Pemanfaatan koleksi ini hanya

untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjamkan kecuali untuk

difotokopi sesuai dengan prosedur. Koleksi ini akan segera disajikan

dalam bentuk digital.

2.8. Layanan koleksi elektronik

Koleksi elektronik ditempatkan di ruang 1.08 (lantai 1).

Menyajikan koleksi bersifat elektronis yang meliputi :

- Pita rekam/kaset pelajaran bahasa asing (inggris, jerman, dan lain-

lain)

- CD interaktif pembelajaran bahasa inggris

- CD-ROM (compact disc-read only memory) berbagai bidang

- Layanan internet

- Layanan jurnal elektronik, terdiri dari 700 judul jurnal internasional

bidang kependidikan.

Penyediaan koleksi elektronik ini dilengkapi denga fasilitas operasi yang

diperlukan, meliputi tape recorder, VCD player, DVD player, LCD dan

perangkat computer. Adapun prosedur pemanfaatannya adalah sebagai

berikut:

- Menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan

- Memilih koleksi elektronik yang dikehendaki

li

- Menghubungi petugas apabila ada kesulitan

2.9. Layanan jasa fotokopi

Sebagai antisipasi dari kesibukan sebagian pengunjung

perpustakaan yang tidak banyak waktu luang maupun alasan lain,

sehingga harus mengcopy bahan pustaka.

2.10.Layanan jasa penelusuran informasi

Layanan ini dimaksudkan dalam rangka membantu menelusur

informasi di perpustakaan. Dengan harapan pengguna dapat memperoleh

informasi dengan cara mudah, cepat, dan tepat.

Sering terjadi informasi yang diinginkan tidak ditemikan saat

penelusuran padahal informasi tersebut ada di perpustakaan.

Bagaimanapun penelusuran informasi merupakan suatu ketrampilan.

Ketrampilan ini tidak dapat diperoleh dalam waktu singkat dan juga

tidak dapat diperoleh hanya karena seringnya melakukan, tetapi harus

pula memiliki cukup pengetahuan tentang organisasi informasi,

kemasan, dan format-format informasi yang semakin beragam bentuk

dan penyajiannya. Selain itu juga harus memahami system temu kembali

informasi yang ada di UPT perpustakaan UNY.

Dari sisi inilah peran pustakawan sebagai komunikator dan

mediator sangat diharapkan. Khususnya bagi pengguna yang mengalami

kesulitan dalam menemukan informasi, sehingga perlu bantuan jasa

penelusuran. Dengan demikian informasi ditemukan untuk dimanfaatkan

secara optimal.

Layanan jasa penelusuran informasi di perpustakaan UNY

dilayani di ruang 2.08 (lantai 2). Layanan penelusuran tidak terbatas

lii

pada koleksi intern saja tetapi dalam kondisi tertentu diusahakan

menelusur informasi di perpustakaan/pusat-pusat informasi di luar

perpustakaan UNY.

2.11.Layanan akses informasi dengan computer

Melalui akses informasi dengan computer pengguna dapat

memperoleh print out dari data bibliografi yang telah diakses agar

memudahkan penemuan informasi selanjutnya.

2.12.layanan pendidikan pemakai

Pendidikan pemakai merupakan program yang

diselenggarakan oleh perpustakaan yang diberikan kepada

pengguna/calon pengguna perpustakaan. Kegiatan ini berupa pemberian

petunjuk agar mampu memanfaatkan semua bentuk dan jenis jasa

layanan yang tersedia, sehingga dapat memperoleh informasi dengan

mudah, efektif, dan efisien.

Ragam bentuk pendidikan pemakai yang diselenggarakan oleh

perpustakaan UNY adalah sebagi berikut :

- Orientasi perpustakaan

Dimasukkan dalam materi POSKAM (Pekan Orientasi Studi

Kampus) selama 2 jam bagi mahasiswa baru baik program S0, S1,

maupun pasca sarjana (S2 dan S3).

- Bimbingan singkat

Pemberian petunjuk secara spontan dan bersifat personal

yang diberikan oleh pustakawan (khususnya pustakawan yang

bertugas di referensi dan informasi) bagi pengguna yang

menghendaki.

liii

- Information Communication and Technology

Pelatihan pemanfaatan koleksi perpustakaan elektronik.

Terdiri dari cara penelusuran informasi bibliografi yang

menggunakan program CDS/ISIS baik melalui intranet maupun

internet, penelusuran berita/artikel Indonesia melalui jaringan

intranet (LAN UNY), juga penelusuran artikel jurnal internasional

bidang pendidikan juga dapat diakses melalui internet dan intranet

(LAN UNY).

2.13.Layanan jasa konsultasi teknis

Konsultasi teknis yang dimaksud adalah kegiatan atau pemberian

bimbingan, saran, dan petunjuk professional dalam bidang perpustakaan,

dokumentasi, dan informasi bagi yang memerlukan.

Layanan jasa ini tidak hanya bagi civitas akademika UNY, tetapi juga

kepada masyarakat luas. Kegiatannya meliputi :

- Penulisan karya tulis di bidang pusdokinfo terutama memberikan

bantuan materi sebagai bahan landasan teori/tinjauan pustaka.

- Teknis manajemen pengelolaan untuk berbagai jenis perpustakaan,

pusat informasi, dan pusat sumber belajar.

- Otomasi perpustakaan khususnya dengan program SIPISIS.

- Tempat untuk praktikum, baik bagi mahasiswa UNY maupun dari

luar UNY.

Pengguna layanan jasa konsultasi teknis yang disediakan oleh

perpustakaan UNY, menunjukkan bahwa proporsi antara civitas

akademika UNY dan pengguna dari luar UNY adalah sebanding.Bagi

liv

masyarakat yang memerlukan layanan jasa konsultasi teknis ini dapat

menghubungi UPT perpustakaan UNY.

2.14.Layanan penyebaran informasi ilmiah terbaru terseleksi

Layanan ini memungkinkan bagi pengguna untuk mengatahui

informasi-informasi baru yang berkaitan dengan bidang yang diminati.

Untuk saat ini melayani informasi berupa artikel (full text) dan juga

daftar judul artikel dari jurnal-jurnal dan majalah ilmiah yang dimiliki

perpustakaan. Kajian profil pengguna belum dapat dilakukan secara

personal/individual tetapi baru pada taraf jurusan/program studi yang

ada di lingkungan UNY.

Layanan ini diselenggarakan dengan tujuan :

- Membantu pengguna agar dapat selalu mengikuti perkembangan

ilmu pengetahuan yang diminatinya.

- Memungkinkan pengguna mengetahui informasi mutakhir yang

tersedia di perpustakaan.

- Memungkinkan terjadinya hubungan yang harmonis antara

pengguna dan pustakawan, sehingga pemanfaatan koleksi dapat

optimal.

3. Peraturan dan tata tertib

Pendayagunaan koleksi perpustakaan dapat terlaksana secara optimal

apabila didukung oleh suasana yang kondusif. Dengan begitu pengguna

merasa nyaman dan aman selama berada di perpustakaan. Karena itu maka

disusunlah peraturan dan tata tertib.

3.1. Tata tertib pengunjung

lv

Setiap pengunjung perpustakaan wajib mentaati peraturan dan

tata tertib sebagai berikut :

a. Menunjukkan kartu tanda anggota (KTA) perpustakaan UNY atau

kartu mahasiswa UNY yang masih berlaku.

b. Men-scan kartu tanda anggota perpustakaan

c. Dilarang :

1. Membawa masuk tas atau yang sejenis ke dalam ruangan

2. Membawa makanan atau minuman ke dalam ruangan

3. Merokok, makan, dan minum di dalam ruangan

4. Memakai sandal jepit, jaket, topi, kaos tanpa krah, dan kacamata

hitam dalam gedung perpustakaan.

3.2. Jam buka dan layanan

Dalam rangka peningkatan layanan kepada pengguna, UPT

perpustakaan universitas negeri yogyakarta memberikan pelayanan

dengan ketentuan waktu sebagai berikut :

a. Jam buka perpustakaan

Senin- Kamis : 07.30- 18.00 wib

Jum’at : 07.30- 10.30 wib

Sholat jum’at

13.00- 18.00 wib

Sabtu : 07.30- 11.30 wib

b. Jam pelayanan peminjaman/pengembalian

Senin- Kamis : 07.30- 16.00 wib

Jum’at : 07.30- 10.00 wib

Sholat jum’at

lvi

13.00- 16.00 wib

Sabtu : 07.30- 11.00 wib

3.3. Pemakai jasa perpustakaan

Sebagaimana fungsi dan peran perpustakaan perguruan tinggi,

maka UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta diperuntukkan

bagi :

a. Mahasiswa universitas negeri yogyakarta

b. Dosen universitas negeri yogyakarta

c. Karyawan universitas negeri yogyakarta

d. Anggota dari luar universitas negeri yogyakarta

3.4. Syarat keanggotaan

Seluruh civitas akademika berhak untuk menggunakan fasilitas

yang ada di perpustakaan. Tidak menutup kemungkinan masyarakat dari

luar. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus mendaftarkan dengan

ketentuan sbb :

a. Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta

1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku.

2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2 lembar.

3) Mengisi blanko pendaftaran

b. Dosen dan karyawan UNY

1) Menyerahkan salinan atau fotokopi SK sebanyak 1 lembar.

2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2 lembar.


c. Masyarakat dari luar dapat menjadi anggota dengan keputusan sbb :

1) Menunjukkan kartu identitas

lvii

2) Menyerahkan surat keterangan dari instansi atau lembaganya


d. Bagi mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang berminat

menjadi anggota Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi

(FKP2T) diberlakukan persyaratn sebagai berikut :

1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku

2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm sebanyak 2 lembar

3) Membayar uang adminidtrasi sebesar Rp. 8.000,--

kartu anggota FKP2T berlaku untuk satu semester.

3.5. Peminjaman pustaka

Peminjam datang sendiri (tidak boleh diwakilkan) dengan

menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan.

Lama peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam

adalah sbb:

a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada lembar

peminjaman yang telah disediakan.

b. Meninggalkan kartu tanda anggota perpustakaan UNY

c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar

d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit)

3.6. Fotokopi

Untuk kepentingan pendidikan, koleksi perpustkaan dapat

difotokopi dengan persyaratan sebagai berikut :

a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada lembar

peminjaman yang telah disediakan.

b. Meninggalkan kartu tanda anggota perpustakaan UNY

lviii

c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar

d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit)

3.7. Keterangan bebas pinjam

Untuk memperlancar proses penyelesaian studi dan ketertiban

administrasi layanan, UPT perpustakaan UNY memberikan surat

keterangan bebas pinjam untuk kepentingan pendaftaran wisuda. Surat

keterangan tersebut diberikan dengan syarat menyerahkan sumbangan

satu buah buku kepada perpustakaan, sesuai dengan kebutuhan program

studi/jurusannya yang disertai surat keterangan dari ketua program

studi/jurusannya.

3.8. Sanksi

Untuk lebih meningkatkan tegaknya peraturan dan tata tertib

serta keamanan yang berlaku pada UPT perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta, maka bagi anggota perpustakaan yang melanggar ketentuan

yang telah digariskan akan dikenakan sanksi sebagai berikut :

a. Pengguna perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku

pinjaman di bagian sirkulasi dikenakan denda Rp. 300,00 per buku

tiap hari keterlambatan (sesuai tata tertib peminjaman)

b. Keterlambatan mengembalikan koleksi yang difotokopi, pada bagian

layanan baca dikenakan denda Rp.500,00 per buku tiap jam

keterlambatan.

c. Pengguna perpustakaan yang merusakkan sebagian dan atau

keseluruhan atau menghilangkan bahan pustaka yang menjadi

tanggungjawab peminjamannya dikenakan ketentuan sebagai berikut

:

lix

1) Mengganti bahan pustaka yang rusak sebagian dan atau

keseluruhan atau hilang tersebut dengan bahan pustaka yang

sama.

2) Tidak boleh mengganti bahan pustaka dengan hasil fotokopian.

d. Pengguna yang tidak mentaati tata tertib dan peraturan, baik

sebagian atau keseluruhan, tidak diperkenankan memanfaatkan

fasilitas yang ada di perpustakaan.

3.9. Penitipan tas

Pengunjung perpustakaan yang akan memasuki ruang layanan,

baik itu ruang sirkulasi, ruang baca, dan ruang yang lain, disediakan jasa

layanan penitipan tas. Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut :

a. Jasa layanan penitipan tas diberikan kepada semua pengunjung

perpustkaan

b. Jasa layanan penitipan tas diberikan selama jam layanan

perpustakaan

c. Pengguna jasa layanan penitipan tas diharuskan meminta nomor

kepada petugas sebagai bukti penitipan.

d. Barang berharga (HP, kamera, kalkulator, dan uang ) tidak boleh

dititipkan dan harus dibawa dan dijaga sendiri.

e. Barang dan atau uang yang hilang bukan merupakan tanggungjawab

perpustakaan.

3.10.Parkir

Layanan parkir yang disediakan oleh perpustakaan diberikan

dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Layanan parker diberikan hanya kepada pengunjung perpustakaan

lx

b. Jasa layanan parker diberikan selama jam layanan perpustakaan

c. pengguna parker harus menunjukkan surat tanda nomor kendaraan

d. jasa layanan parker bukan merupakan jasa layanan penitipan

kendaraan dan layanan parker tidak dikenai biaya.

e. Kendaraan yang hilang atau rusak bukan menjadi tanggungjawab

perpustakaan.

lxi

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

A. Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Di UPT Perpustakaan UNY

Terbitan Berkala bukan hanya jurnal, tetapi semua jenis koleksi terbitan

lainya, baik yang dilanggan maupan hadiah atau pemberian. Jurnal ilmiah,

tabloid, majalah populer dan lain-lain, yang berbahasa indonesia maupun bahasa

asing. Pengolahan terbitan berkala merupakan kegiatan pengolahan koleksi

majalah, jurnal dan surat kabar. Sebelum disajikan ke pembaca perlu diadakan

pengolahan agar menjadi bentuk infomasi yang dapat diatur pada tempat tertentu

dan disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang berlaku. Sehingga siap

digunakan oleh siapa saja yang memerlukan koleksi terbitan berkala yang

diterima perpustakaan harus segera diproses.

Pada praktisnya jurnal tidak diregistrasi pada buku induk, tetapi cukup

dengan kartu registrasi (recordcard atau kardeks). Penggunaan kartu

memungkinkan pengelolaan koleksi jurnal /terbitan berkala melakukan kontrol

lebih mudah terhadap kelengkapan nomor-nomor yang dikoleksinya. Pada setiap

kesempatan kita mengetahui bahwa nomor atau edisi yang seharusnya sudah

datang ternyata masih kosong, maka kita dapat segera konfirmasi kepada penjual

(agen) seandainya itu adalah berasal dari pembelian.

Data yang harus dicatat dari jurnal antara lain keterangan mengenai

judul, ISSN, kala terbit (frekuensi), penerbit (redaksi), alamat dan nomor

terbitan yang diterima, serta asal perolehannya. Seandainya koleksi tersebut

50

lxii

berasal dari pembelian, maka dicantumkan pula besarnya harga. Informasi

tersebut lalu diisikan dalam kolom-kolom recordcard.

Jurnal yang baru pertama kali diterima, dibuatkan recordcard baru.

Selanjutnya recordcard difile secara alfabetis berdasarkan judul. Dari

recordcard kita dapat mengetahui jumlah judul yang dikoleksi oleh

perpustakaan. Dengan perhitungan setiap lembar menunjukkan satu judul

terbitan berkal. Untuk mempermudah pengelolaan kita dapat membedakan

antara terbitan yang berasal dari pembelian ataupun berasal dari sumbangan atau

hadiah.

Jurnal tidak perlu diberi label nomor panggil. Namun demikian untuk

mempermudah pergerakan perlu kiranya dibuatkan kode yang memungkinkan

membedakan antara judul satu dengan judul lainnya. Penyusunan dalam rak, jika

koleksinya tidak terlalu besar cukup menurut abjad judul majalah / jurnal

terbitan berkala tersebut. Selanjutnya dalam judul itu sendiri, penyusunannya

dilakukan menurut volume, nomor, dan tahun terbit majalah tersebut. Jurnal

dapat pula dikelompokkan menurut subsektor (subyek luas), lalu pada setiap

subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan selanjutnya menurut

tahun terbit, volume, dan nomor.

Rak penyimpanan Jurnal harus dipisahkan dari rak koleksi tersebut.

Jurnal yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran, tentunya setelah

diproses terlebih dahulu, seperti pencatatan dalam recordcard, tidak lupa

distempel lalu ditempel kode yang berfungsi sebagai pembeda dengan judul

yang identik. Karena lazimnya perpustakaan hanya memiliki satu copy

(eksemplar) dari masing-masing judul terbitan, maka dalam layanannya koleksi

lxiii

ini hanya dapat dibaca di ruang penyimpanan koleksi yang tentunya sudah

dilengkapi dengan meja dan kursi baca.

Jenis-Jenis Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Di UPT Perpustakan

Universitas Negeri Yogyakarta.

TABEL 4.1

KOLEKSI TERBITAN BERKALA PERPUSTAKAAN UNY

TH. 2005 S/D 2008

Nama Jurnal Volume Keterangan

OLAHRAGA: Jurnal

Ilmiah

Volume 9 Edisi Agustus 2005

Volume 10 Edisi April 2006

Volume 10 Edisi Agustus 2006

Volume 12 No.1 April 2008

Volume 12 No.2 Agustus 2008

Membeli

Jurnal Penelitian Saintek Volume 6 No.1 Oktober 2005


Volume 11 No.2 Oktober 2008

Membeli

IMAJI : Jurnal Seni dan

Pendidikan Seni

Volume 1 No.1 Februari 2005



Membeli

Jurnal Penelitian dan

Evaluasi

Volume I No.1 2001

Volume II No.3 2003

Volume III No.4 2004

Volume VI No.7 2007

Volume VII No.1 2008

Membeli

lxiv

Jurnal Penelitian

Humaniora

Volume 6 No.1 Juli 2002



Membeli

Paradigma : Jurnal

Psikologi Pendidikan

Konseling

Volume 1 No.01 Januari 2008


Membeli

Medikora : Jurnal ilmiah

Kesehatan Olahraga

Volume I No.1 April 2007

Volume I No.2 Oktober 2007

Volume II No. 1 April 2008

Membeli

INOTEK : Jurnal Inovasi

dan Aplikasi Teknologi





Membeli

Dinamika Pendidikan :

Majalah Ilmu Pendidikan

Volume VII No.3 Nov. 2001

Volume VIII No.1 Maret 2002

Volume VIII No.2 Nov. 2002

Volume 4 No.1 Mei 2008

Membeli

Litera : Jurnal Penelitian

Bahasa, Sastra dan

pengajarannya



Volume 6 No. 1 Januari 2008

Membeli

Jurnal Pendidikan

Matematika dan Sains

Volume IX Edisi khusus April

2006

Volume X No.1 Juni 2007

Membeli

lxv

Volume X No.2 November

2007

Volume XI No.1 Juni 2008

Kreativa : Jurnal Kreatif

Bahasa, Sastra dan Seni

Volume VI No.III April 2008 Hadiah

Jorpres : Jurnal Olahraga

Prestasi



Hadiah

Jurnal Pendidikan Jasmani

Indonesia


Volume 5 No.1 November 2007


Hadiah

Sumber : Laporan Pelaksana Program Kerja UNY Tahun 2008

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi saat ini, koleksi

terbitan berseri banyak yang diterbitkan dalam bentuk elektronik. Contoh dari

hal itu adalah: jurnal elektronik, kliping elektronik, online newspaper dan lain-

lainnya. Koleksi elektronik ini bisa diakses melalui internet dari manapun.

Terbitan berkala memiliki ciri-ciri khusus seperti yang telah disebutkan

di atas maka cara pengolahannya berbeda dengan jenis koleksi perpustakaan

lainnya. Penyimpanan koleksi terbitan berkala sebaiknya diletakkan dalam

ruangan tersendiri dalam arti tidak dicampur dengan koleksi buku. Adapun

langkah- langkah pengelolaan terbitan berkala jurnal adalah sebagai berikut:

1. Setiap terbitan berkala jurnal yang diterima hendaknya diperiksa terlebih

dahulu, apakah sebagai hadiah / membeli. Terbitan berkala tidak diregitrasi

pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu registrasi (record card atau

lxvi

kardeks). Kardeks disimpan dalam rak tertentu dan disusun menurut abjad

judul jurnal.

2. Terbitan berkala diberi tanda stempel kepemilikan dari perpustakaan pada

halaman sampul, halaman judul, halaman tertentu dan seterusnya.

3. Data yang dicatat dari jurnal antara lain keterangan mengenai judul, ISSN,

kala terbit (frekuensinya), penerbit, dan nomor terbitan yang diterima, serta

asal perolehannya. Kemudian dicatat kedalam kartu Kardeks untuk

memisahkan antara jenis Jurnal.

4. Jurnal yang baru pertama kali diterima, setelah di registrasi diproses ke data

base. Inventaris jurnal cukup dilakukan satu kali untuk setiap judul seri,

sedangkan nomor-nomor lanjutan sejak nomor yang pertama kali dikoleksi

perpustakaan, cukup dicantumkan pada kartu registrasi.

GAMBAR 4.1

TAMPILAN INPUT JURNAL DARI DATA BASE SIPISIS

Form Pemesanan - Bookmark ] Tampilan berdasarkan : [ Nama Tag –

Nomor Tag - XML ]

<< Kembali ke hasil pencarian

Judul Jurnal Pendidikan Jasmani

Indonesia

Bahasa Ind

Pengarang Suyanto, Djihad Hisyam

lxvii

5. Jurnal tidak perlu diberi label nomor panggil, namun diberi label judul

jurnal. Misalnya, judul jurnal ”Jurnal Penelitian Saintek volume 6 No.1

Oktober 2005” jadi pada sampul jurnal ditulis sebagai berikut : JPS 1-2005

6. Penyusunan koleksi terbitan berkala dalam rak, jika koleksinya tidak terlalu

besar cukup menurut abjad judul terbitan berkala tersebut. Selanjutnya di

dalam judul itu sendiri, penyusunannya dilakukan menurut volume, nomor,

dan tahun terbit majalah tersebut.

7. Terbitan berkala dapat pula dikelompokkan menurut subsektor (subjek luas),

lalu pada setiap subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan

selanjutnya menurut tahun terbit, volume dan nomor.

8. Rak penyimpanan terbitan berkala harus dipisahkan dari rak koleksi untuk

buku.

ISSN 979924613

Edisi/Volume Volume 5 No.1 April 2008

Tempat

Terbit Yogyakarta

Penerbit Adicita Karya Nusa

Tahun Terbit 2008

Subjek Pendidikan

lxviii

9. Terbitan berkala yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran

setelah terbit jurnal yang baru.

Pada umumnya koleksi terbitan berkala dilayankan dengan sistem

terbuka tetapi pemakai hanya boleh membaca di dalam perpustakaan, tidak

boleh dipinjam dibawa pulang. Pemakai boleh memfotokopi artikel dari jurnal /

majalah yang diinginkan. Selain itu pada layanan terbitan berkala ini terdapat

juga layanan informasi terpilih. Layanan ini menyajikan informasi-informasi

terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang

sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi

ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi

utama, misalnya dengan menyediakan indeks artikel, indeks jurnal yang terpilih

seperti jurnal elektronik dan lain –lain.

Cara pengindeksan jurnal ilmiah/ artikel:

- Dicari no.klasifikasi kemudian ditentukan tajuk subyeknya dan ditulis

nama pengarang artikel (penulisan nama dibalik).

- Tulis judul artikel dan anak artikel.

- Judul jurnal.

- Ditulis tahun, volume, no.jurnal, bulan terbit, tahun terbit dan jumlah

halaman.

Kegunaan indek sama seperti katalog pada umumnya, agar pembaca tahu

dimana letak dari jurnal.

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penujang perguruan

tinggi bersama – sama dengan unsur penunjang lainnya berperan serta

melaksanakan kegiatan demi tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Peran

lxix

perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai pengumpul, penyusun dan

memelihara informasi, serta menyebarkan informasi.

Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh Ibu Hartati, selaku Kepala

UPT Perpustakaan UNY yang Mengatakan :

”Selain mengoleksi koleksi jurnal yang tercetak UPT Perpustakaan

UNY, juga mengoleksi jurnal yang berbentuk non cetak yaitu

Jurnal Pendidikan dan Jurnal Ilmu Pengetahuan. Penambahan

jurnal prosesnya melalui kerjasama dari beberapa pihak yang

kemudian dimasukkan ke pangkalan data”.

(hasil wawancara 10 Maret 2009)

Proses digitalisasi dimasukkan ke pangkalan data supaya dapat

digunakan secara online oleh pembaca dari jurnal cetak di scan menjadi jurnal

digital, kemudian jurnal dikirim dan disebarkan oleh oriental skulear. Kemudian

diadakan pengeditan atau pengabungan file dimasukkan ke website Universitas

Negeri Yogyakarta (library.uny.ac.id) dan dapat dibrowsing oleh pembaca di

UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta mempunyai 1245 judul jurnal

non cetak terdiri dari 745, Judul jurnal pendidikan dan 500

judul jurnal ilmu pengetahuan. Jurnal non cetak bapat diakses melalui website

(www.pruquest.com) agar lebih lengkap semua mahasiswa, para karyawan, dan

dosen harus mempunyai email masing-masing karena untuk mengakses jurnal

tersebut harus menggunakaan password yang tiap bulannya berubah maka bila

password baru akan dikirim ke email semua mahasiswa dan para karyawan.

Kelebihan dari jurnal elektronik adalah :

- Informasinya selalu baru (namun artikel yang terdapat pada jurnal

ilmunya belum sepenuhnya teruji)

lxx

- Tidak memerlukan tempat yang luas, cukup dengan 1 komputer.

- Mengurangi biaya perawatan

- Biayanya lebih murah

- Dapat digunakan oleh banyak orang dan secara bersamaan.

Dengan demikian Pengolahan terbitan berkala berupa jurnal merupakan

salah satu kegiatan pengolahan koleksi dari berbagai macam pengolahan yang

dilakukan oleh Staf UPT Perpustakaan UNY. Khususnya dalam pengolahan

koleksi – koleksi elektronik seperti jurnal elektronik, yang sekarang banyak

diminati oleh para mahasiswa sebagai informasi yang cepat didapat,mudah

diakses dan lengkap informasinya. maka dari itu setiap perguruan tinggi

memiliki koleksi jurnal elektronik.

lxxi

B. Hambatan - Hambatan Dalam Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT

Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.

1. Kurangnya pegawai di perpustakaan bagian pengolahan terbitan jurnal

menghambat pengolahan jurnal.

2. Alat pengolahan misalnya komputer yang tidak lancar memperlambat proses

pengolahan jurnal, apalagi dalam proses digitalisasi.

3. Tempat/ruangan yang sempit mengakibatkan tatanan koleksi tidak rapi.

4. Kurangnya perhatian dari petugas, karena adanya rotasi kerja dalam satu

bulan.

C. Pemecahan masalah untuk memudahkan dalam pengolahan jurnal

1. Kurangnya pegawai yang ada di perpustakaan dapat dilakukan dengan

penambahan pegawai dengan merekrut pegawai baru.

2. Untuk mempermudah pengolahan koleksi terbitan berkala jurnal di UPT

Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta harus ada alat yang baik untuk

mempermudah pengolahan jurnal.

3. Ada penambahan ruangan untuk menempatkan Jurnal agar pengelompokan

koleksi mudah diatur sesuia dengan kelompok koleksi dan tertata rapi.

4. Agar pengolahan dapat diatur dengan baik maka petugas di bagian

pengolahan terbitan berkala harus mengacu pada sistem pengolahan terbitan

berkala yang telah ada, dalam arti konsisten atau petugas yang ada di

bagian pengolahan sebaiknya tetap tidak perlu ada perubahan tiap bulan.

BAB V

PENUTUP

lxxii

A. Kesimpulan

Dari hasil metode observasi, wawancara dan literatur dari UPT

Perpustakaan UNY, Penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut :

1. Proses pengolahan Terbitan Berkala Jurnal di UPT Perpustakaan UNY

adalah :

a. Pertama kali yang dilakukan ketika koleksi terbitan berkala jurnal yang

diterima adalah diperiksa, apakah sebagai hadiah / Membeli. Kemudian

Jurnal tidak diregistrasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu

registrasi (record card atau kardeks).

b. Terbitan berkala diberi stempel kepemilikan dari perpustakaan dan data

yang dicatat dari jurnal antara lain mengenai judul, ISSN, kala terbit,

penerbit dan nomor terbitan yang diterima.

c. Jurnal tidak perlu diberi label no panggil, cukup diberi label judul,

letak koleksi, penempatan jurnal dipisahkan dari koleksi buku, setelah

ada jurnal yang baru diolah kemudian dipasang di rak.

2. Hambatan - hambatan dalam pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT

Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.

a. Kurangnya pegawai di bagian pengolahan Jurnal menghambat proses

pengolahan jurnal.

b. Alat pengolahan yang kurang memadai mengakibatkan proses

pengolahan jurnal tidak lancar.

c. Adanya rotasi kerja setiap satu bulan mengakibatkan para pegawai tidak

maksimal dalam bekerja.

3. Pemecahan masalah untuk memudahkan dalam pengolahan jurnal

lxxiii

a. Perlu penambahan pegawai dalam proses pengolahan jurnal.

b. Perlunya alat yang memadai untuk mempermudah proses pengolahan

jurnal.

c. Agar proses pengolahan Jurnal maksimal maka harus ada petugas

khusus yang menangani Pengolahan jurnal.

B. Saran

1. Perlu adanya karyawan yang khusus mengelola pengolahan jurnal agar

proses pengolahannya maksimal. Untuk meningkatkan pelayanan kepada

pemustaka di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta perlu

menambah pegawai, karena sumber daya manusia yang ada sekarang di rasa

masih kurang.

2. Terbatasnya alat pengolahan jurnal menghambat jalannya pengolahan maka,

perlu penambahan komputer untuk mempercepat pengolahan jurnal.

3. Perlunya alokasi dana untuk biaya penambahan koleksi Jurnal Elektronik,

dan biaya untuk penambahan jumlah alat pengolahan atau komputer agar

mempercepat pengolahan.

lxxiv

DAFTAR PUSTAKA

...................... 2009. Seluk-beluk Penerbitan Jurnal Ilmiah. 4 Juni 2009 <http://

www.edu2000.org/portal/index2.php?>

Abdul Rahman Saleh. 1996. Pengolahan Terbitan Berseri. Universitas Terbuka,

Jakarta.

Lasa. H.S. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Kanisius, Yogyakarta.

Soedjono Trimo. 1990. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Yayasan Obor

Indonesia, Jakarta.

Sutarno. 2003. Perpustakaan dan Mayarakat. Yayasan Obor Indonesia, Jakarta.

Sulistyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Remaja rosdakarya,

Bandung.

UPT Perpustakaan Univesitas Negeri Yogyakarta. 2008. Buku Panduan UPT

Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. UPT Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta, Yogyakarta.

lxxvii

lxxviii

pengolahan terbitan berkala jurnal di upt …...selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan...

Documents