pengisian dan verifikasi tingkat … dan fungsi budaya variabel dan sub variabel tingkat kematangan...

PENGISIAN DAN VERIFIKASI

TINGKAT KEMATANGAN ORGANISASI UKPBJ

PADA APLIKASI SIULP

DIREKTORAT PENGEMBANGAN PROFESI DAN KELEMBAGAAN DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Pokok Materi

Pendahuluan• Indikator Tingkat Kematangan Organisasi UKPBJ• Variabel dan Sub Variabel

22

Panduan Aplikasi SIULP (Bagi Pengguna)• Site Map• Panduan Pendaftaran/Login• Panduan Pengisian Data Self Assesment• Panduan Pengisian Data Road Map

Panduan Aplikasi SIULP (Bagi Verifikator)• Site Map• Panduan Penambahan Data ULP• Panduan Verifikasi Data Self Assessment

1

2

3

Materi 1Pendahuluan

3

Tingkat Kematangan Organisasi UKPBJ4

Kematangan organisasi adalah kualitas proses manajemen yang dilakukan untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dengan terdiri dari 5 (lima) tingkat kematangan, yaitu Initial, Repeatable, Defined, Managed dan Optimized.

5

Organisasi Tata Laksana Sumber Daya Manusia

Manajemen

Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan PBJ

Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan PBJ Kepada

Unit/Satuan

Pemilihan Penyedia

Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan

PBJ

Status Kepegawaian Anggota UKPBJ

Pengembangan Kompetensi

Kinerja Pegawai

Kinerja Organisasi/UKPBJ

4 V

aria

be

l1

6 S

ub

-Var

iab

el

Manajemen Resiko

Manajemen Informasi

Perencanaan Kegiatan

Pengawasan Kegiatan

Sarana dan Prasarana

Struktur

Tugas dan Fungsi

Budaya

5Variabel dan Sub Variabel Tingkat Kematangan Organisasi UKPBJ

6

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada struktur organisasi UKPBJPermen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ di setiap satker/SKPD

atau; SK Panitia

Level 2Sudah ada struktur organisasi UKPBJ namun belum sesuaiperaturan perundangan

Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ yang ex-officio/ad-hoc.

Level 3Sudah ada struktur organisasi UKPBJ dan sudah sesuaiperaturan perundangan

Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja OrganisasiK/L/Pemda/I atau; Perda tentang Pembentukan UKPBJ yang struktural

Level 4

Sudah ada struktur organisasi UKPBJ dan sudah sesuaiperaturan perundangan dan sudah ada evaluasi terhadapstruktur organisasi

1. Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata KerjaOrganisasi K/L/Pemda/I atau; Perda tentang Pembentukan UKPBJ yang struktural.

2. Laporan evaluasi struktur organisasi UKPBJ*

Level 5

Sudah ada struktur organisasi UKPBJ dan sudah sesuaiperaturan perundangan dan sudah ada evaluasi terhadapstruktur organisasi yang berbasis teknologi informasi

1. Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata KerjaOrganisasi K/L/Pemda/I atau; Perda tentang Pembentukan UKPBJ yang struktural.

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi struktur organisasi UKPBJ**

* Laporan evaluasi struktur organisasi UKPBJ akan dibuat di NSPM

** Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi struktur organisasi UKPBJ akan dibuat di NSPM

Variabel : Organisasi

Sub Variabel : Struktur

7


Level 1 Belum ada struktur dan uraian tugas dan fungsi* SK Panitia

Level 2

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan, namun belum berbasisbeban kerja dan belum sesuai peraturan**. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja, namunbelum seimbang.

1. Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ namun belumselaras dengan peraturan perundangan

2. Rekapitulasi pembagian paket pada personil pokja UKPBJ di tahunberjalan yang ditandatangani kepala UKPBJ belum seimbang***

Level 3

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis bebankerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagiantugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang.

1. Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ sudah selarasdengan peraturan perundangan

2. Rekapitulasi pembagian paket pada personil pokja UKPBJ di tahunberjalan yang ditandatangani kepala UKPBJ telah seimbang.

Level 4

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis bebankerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagiantugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Distribusipekerjaan sudah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Distribusi pekerjaan dan monitoring evaluasi masihdilakukan secara manual (belum berbasis teknologi informasi).



3. Laporan monitoring dan evaluasi terkait distribusi pekerjaan (per triwulan)

Level 5

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis bebankerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagiantugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Pelaksanaandistribusi pekerjaan sudah sesuai tugas dan fungsi masing-masing. Distribusi pekerjaan dan monitoring evaluasi dilakukanberbasis teknologi informasi.



3. Screen-shoot dan/atau bukti lain terkait laporan monitoring dan evaluasidistribusi pekerjaan (per triwulan)

* UKPBJ masih berbentuk panitia** Peraturan Presiden tentang PBJ/Perka LKPP dan Permendagri tentang Pembentukan UKPBJ*** Perbandingan 1:1 ; Berbasis IT maksudnya: bisa memanfaatkan aplikasi yang sudah ada atau membangun aplikasi baru


Sub Variabel : Tugas dan Fungsi

8


Level 1 Belum terbentuk nilai-nilai organisasi Belum ada dokumen tentang nilai-nilai organisasi

Level 2Sudah terbentuk nilai organisasi namun masih belum adapenetapan tentang nilai/ budaya organisasi

Dokumen tentang nilai-nilai organisasi

Level 3

Nilai organisasi sudah ditetapkan dan sudah ada program internalisasi, namun belum ada program evaluasi terukur dantindak lanjut

Dokumen penetapan tentang nilai-nilai organisasiDokumen program internalisasi, seperti pamflet/edaran/banner atau media publikasi elektronik dll

Level 4

Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dantindak lanjut (reward/ punishment) namun belummenggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. Dokumen penetapan tentang nilai-nilai organisasi

2. Dokumen program internalisasi, seperti pamflet/edaran/banner ataumedia publikasi elektronik dll

3. Laporan evaluasi dan tindak lanjut terkait implementasi budaya organisasi

Level 5

Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dantindak lanjut (reward/ punishment) yang dilakukanmenggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. Dokumen penetapan tentang nilai-nilai organisasi

2. Dokumen program internalisasi, seperti pamflet/edaran/banner ataumedia publikasi elektronik dll

3. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi dan tindak lanjutterkait implementasi budaya organisasi


Sub Variabel : Budaya

9


Level 1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang pemilihan penyedia Tidak ada rumusan alur kerja tentang pemilihan penyedia

Level 2Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusunnamun belum mengikuti notasi resmi*

Ada Bagan alur kerja sederhana tentang pemilihan penyedia yang dijadikan acuan.

Level 3Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusunmenjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi*

SOP tentang pemilihan penyedia

Level 4

Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusunmenjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah adamekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetapuntuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidakdilaksanakan

1. SOP tentang pemilihan penyedia

2. Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP Pemilihan Penyedia**

Level 5

Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusunmenjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah adamekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukanmenggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. SOP tentang pemilihan penyedia

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadappelaksanaan SOP Pemilihan Penyedia

*Notasi resmi: Permenpan No 35 Tahun 2012 atau Permendagri No. 52 Tahun 2011 beserta perubahannya

**Laporan berisi hasil monitoring dan form umpan balik (penanganan apabila ada SOP yang tidak dilaksanakan)

Variabel : Tata Laksana

Sub Variabel : Pemilihan Penyedia

10


Level 1Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyusunan laporanpelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyusunan laporan pelaksanaanpemilihan penyedia barang/jasa

Level 2

Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaanpemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun namun belummengikuti notasi resmi*

Ada Bagan alur kerja sederhana tentang penyusunan laporan pelaksanaanpemilihan penyedia barang/jasayang dijadikan acuan.

Level 3

Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaanpemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi*

SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Level 4

Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaanpemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanismemonitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untukpenanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

1. SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyediabarang/jasa

2. Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyusunan laporanpelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa**

Level 5

Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasasudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dansudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyediabarang/jasa

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadappelaksanaan SOP penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyediabarang/jasa

*Notasi resmi: Permenpan No 35 Tahun 2012 atau Permendagri No. 52 Tahun 2011 beserta perubahannya**Laporan berisi hasil monitoring dan form umpan balik (penanganan apabila ada SOP yang tidak dilaksanakan)


Sub Variabel : Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

11


Level 1Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyimpanan dokumenasli pemilihan penyedia barang/jasa

Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyimpanan dokumen asli pemilihanpenyedia barang/jasa

Level 2

Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihanpenyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikutinotasi resmi*

Ada Bagan alur kerja sederhana tentang penyimpanan dokumen asli pemilihanpenyedia barang/jasa

Level 3

Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihanpenyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudahmengikuti notasi resmi*

SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

Level 4

Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihanpenyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudahmengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penangananapabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

1. SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

2. Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyimpanan dokumenasli pemilihan penyedia barang/jasa**

Level 5

Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihanpenyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudahmengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem berbasisteknologi informasi

1. SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadappelaksanaan SOP penyimpanan dokumen asli pemilihan penyediabarang/jasa

*Notasi resmi: Permenpan No 35 Tahun 2012 atau Permendagri No. 52 Tahun 2011 beserta perubahannya

**Laporan berisi hasil monitoring dan form umpan balik (penanganan apabila ada SOP yang tidak dilaksanakan)


Sub Variabel : Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

12


Level 1Tidak ada rumusan alur kerja tentang pelayanan pelaksanaanpemilihan penyedia barang/jasa

Tidak ada rumusan alur kerja tentang pelayanan pelaksanaan pemilihanpenyedia barang/jasa

Level 2

Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihanpenyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikutinotasi resmi*

Ada Bagan alur kerja sederhana tentang pelayanan pelaksanaan pemilihanpenyedia barang/jasa

Level 3

Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihanpenyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudahmengikuti notasi resmi*

SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Level 4

Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihanpenyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudahmengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penangananapabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

1. SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

2. Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP pelayanan pelaksanaanpemilihan penyedia barang/jasa **

Level 5

Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihanpenyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudahmengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem berbasisteknologi informasi

1. SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadappelaksanaan SOP pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

*Notasi resmi: Permenpan No 35 Tahun 2012 atau Permendagri No. 52 Tahun 2011 beserta perubahannya**Laporan berisi hasil monitoring dan form umpan balik (penanganan apabila ada SOP yang tidak dilaksanakan)


Sub Variabel : Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan PBJ Kepada Unit/Satuan

13


Level 1 Panitia Pengadaan SK Panitia Pengadaan

Level 2Anggota Pokja UKPBJ masih menjadi pegawai satker/SKPD (belum penuh waktu)

SK atau Surat Tugas menjadi anggota Pokja UKPBJ

Level 3Sebagian atau seluruh anggota Pokja UKPBJ sudah menjadipegawai tetap UKPBJ Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja UKPBJ

Level 4

Sebagian atau seluruh anggota Pokja UKPBJ sudah menjadipegawai tetap UKPBJ dan sudah ada monitoring evaluasiterhadap kebutuhan Jafung PPBJ*

1. Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja UKPBJ

2. Perhitungan Formasi Kebutuhan Jafung PPBJ

Level 5

Sebagian atau seluruh anggota Pokja UKPBJ sudah menjadipegawai tetap UKPBJ dan sudah ada monitoring evaluasiterhadap kebutuhan Jafung PPBJ berbasis teknologi informasi

1. Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja UKPBJ

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Perhitungan Formasi Kebutuhan JafungPPBJ

*Monitoring evauasi kebutuhan jafung bentuknya adalah perhitungan beban kerja yang menghasilkan kebutuhan jumlah formasi Jafung PPBJ

Variabel : Sumber Daya Manusia

Sub Variabel : Status Kepegawaian Anggota Pokja UKPBJ

14


Level 1 Belum ada pengembangan kompetensi pegawai Belum ada pengembangan kompetensi pegawai

Level 2Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai namun tidak

ada pola perencanaannya

Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala UKPBJ

Level 3

Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai dan polaperencanaannya namun belum ada monitoring evaluasipengembangan kompetensi pegawai

Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala UKPBJDokumen perencanaan pengembangan kompetensi pegawai tahunan*

Level 4

Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai, polaperencanaan dan monitoring evaluasi pengembangan

kompetensi pegawai

1. Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala UKPBJ

2. Dokumen perencanaan pengembangan kompetensi pegawai tahunan*

3. Laporan monitoring terhadap implementasi rencana pengembangankompetensi pegawai

Level 5

Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai, polaperencanaan dan monitoring evaluasi pengembangankompetensi pegawai berbasis teknologi informasi

1. Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala UKPBJ

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Dokumen perencanaan pengembangan dan Laporan monitoring terhadap implementasi rencana pengembangan kompetensi pegawai

* Dokumen perencanaan dan laporan monitoring akan dibuatkan di NSPM


Sub Variabel : Pengembangan Kompetensi

15


Level 1 Belum ada target kinerja organisasi UKPBJ Belum ada dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ

Level 2Sudah ada target kinerja organisasi UKPBJ namun belumterstandar*

Dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ

Level 3Sudah ada target kinerja organisasi UKPBJ dan sudah terstandar*

Dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ yang sudah sesuai standar

Level 4Sudah ada target kinerja organisasi UKPBJ yang sesuai standar dan sudah ada monitoring evaluasi kinerja

1. Dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ yang sudah sesuai standar

2. Laporan monitoring evaluasi kinerja organisasi UKPBJ

Level 5

Sudah ada target kinerja organisasi UKPBJ yang sesuai standardan sudah ada monitoring evaluasi kinerja berbasis teknologiinformasi

1. Dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ yang sudah sesuai standar

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi kinerjaorganisasi UKPBJ

*Terstandar: mengikuti format Renstra, Renja, dsb


Sub Variabel : Kinerja Organisasi/UKPBJ

16


Level 1 Belum ada target kinerja pegawai Belum ada dokumen penetapan kinerja pegawai

Level 2 Sudah ada target kinerja pegawai namun belum terstandar* Dokumen penetapan kinerja pegawai

Level 3 Sudah ada target kinerja pegawai dan sudah terstandar* Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standar

Level 4Sudah ada target kinerja pegawai yang sesuai standar dan sudah ada monitoring evaluasi kinerja

Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standarLaporan monitoring evaluasi kinerja pegawai

Level 5

Sudah ada target kinerja pegawai yang sesuai standar dansudah ada monitoring evaluasi kinerja berbasis teknologiinformasi

Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standarScreen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi kinerja pegawai

Pimpinan adalah Kepala UKPBJ*Terstandar: mengikuti format PKT dari Kemenpan RB


Sub Variabel : Kinerja Pegawai

17


Level 1Belum ada manajemen resiko dalam proses pemilihanpenyedia barang/jasa

Belum ada dokumen analisis resiko

Level 2 Sudah ada identifikasi resiko Daftar resiko pemilihan penyedia barang/jasa

Level 3 Sudah ada identifikasi resiko dan rencana mitigasi resiko1. Daftar resiko pemilihan penyedia barang/jasa2. Rencana mitigasi resiko

Level 4Sudah ada identifikasi resiko dan rencana mitigasi resiko sertamonitoring evaluasi pelaksanaan mitigasi resiko

1. Daftar resiko pemilihan penyedia barang/jasa

2. Rencana mitigasi resiko

3. SOP mitigasi resiko

4. Laporan monitoring evaluasi mitigasi resiko

Level 5

Sudah ada identifikasi resiko dan rencana mitigasi resiko sertamonitoring evaluasi pelaksanaan mitigasi resiko yang sudah

berbasis teknologi informasi

1. Daftar resiko pemilihan penyedia barang/jasa

2. Rencana mitigasi resiko

3. SOP mitigasi resiko

4. Screen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi mitigasiresiko

Variabel : Manajemen

Sub Variabel : Manajemen Resiko

18


Level 1Informasi masih dikelola oleh masing-masing unit atau personilUKPBJ

-

Level 2 Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan informasi Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

Level 3Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan informasi dan

SOP manajemen informasi1. Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

2. SOP manajemen informasi

Level 4

Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan informasi, SOP manajemen informasi dan sudah dilakukan monitoring evaluasiterhadap manajemen informasi.

1. Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi


3. Laporan monitoring evaluasi manajemen informasi

Level 5

Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan informasi, SOP manajemen informasi dan sudah dilakukan monitoring evaluasiterhadap manajemen informasi berbasis teknologi informasi

1. Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi


3. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring evaluasi manajemeninformasi


Sub Variabel : Manajemen Informasi

19


Level 1 Belum ada perencanaan kegiatan UKPBJ Tidak ada dokumen perencanaan kegiatan

Level 2Sudah ada perencanaan kegiatan UKPBJ namun belumterstandar*

Dokumen perencanaan kegiatan

Level 3 Sudah ada perencanaan kegiatan UKPBJ dan sudah terstandar* Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

Level 4Sudah ada perencanaan kegiatan UKPBJ yang terstandar* dansudah selaras dengan kebutuhan

1. Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

2. Laporan evaluasi dokumen perancanaan terhadap SIRUP danperencanaan anggaran

Level 5

Sudah ada perencanaan kegiatan UKPBJ yang terstandar* berbasis teknologi informasi dan sudah selaras dengankebutuhan

1. Screen-shoot dan/atau bukti lain Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi dokumen perancanaanterhadap SIRUP dan perencanaan anggaran


Sub Variabel : Perencanaan Kegiatan

*Dokumen perencanaan yang terstandar: akan disusun di NSPM

20


Level 1 Belum ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ Tidak ada kegiatan atau tugas pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ.

Level 2Sudah ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ yang dilakukansecara insidental

Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ

Level 3Sudah ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ yang sesuai dengan prosedur

1. Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ.2. Prosedur pengawasan*

Level 4Sudah ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ yang sesuai denganprosedur dan sudah ada tindak lanjut

1. Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ.

2. Prosedur pengawasan*

3. Laporan tindak lanjut hasil pengawasan Kepala UKPBJ**

Level 5

Sudah ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ yang sesuai denganprosedur dan sudah ada tindak lanjut berbasis teknologiinformasi

1. Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ.

2. Prosedur pengawasan*

3. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan tindak lanjut hasil pengawasanKepala UKPBJ**


Sub Variabel : Pengawasan Kegiatan

*Prosedur pengawasan: buat di NSPM**Laporan tindak lanjut hasil pengawasan Kepala UKPBJ: dibuat di NSPM

21


Level 1Belum memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjangkegiatan UKPBJ

Laporan sarana dan prasarana

Level 2

Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatanUKPBJ, namun belum sesuai dengan standar sarana danprasarana*

Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

Level 3Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatanUKPBJ sudah sesuai dengan standar sarana dan prasarana*

Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

Level 4

Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatanUKPBJ sudah sesuai dengan standar sarana dan prasarana* dansudah ada evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru

1. Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

2. Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru**

Level 5

Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatanUKPBJ yang terstandar, sudah ada evaluasi berdasarkan analisiskebutuhan terbaru dan pengelolaannya berbasis teknologiinformasi

1. Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain pengelolaan sarana dan prasarana

3. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi berdasarkan analisiskebutuhan terbaru**


Sub Variabel : Sarana dan Prasarana

*Standar sarana dan prasarana: dibuat di NSPM**Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru: akan dibuat di NSPM

Materi 2Panduan Pengisian Self Assesment

22

Menu Utama1. RAN/D PPK2. Kematangan3. Peta Persebaran4. Konsultasi5. Diskusi6. COE7. Bantuan

23

Site Map – Laman SIULP

Login/Pendaftaran1. Pendaftaran2. Login

Menu Lainnya1. Berita 2. Unduh3. Galeri4. FAQ – Tanya jawab5. Kontak

Akses melalui browser dan ketik : siulp.lkpp.go.id

24

Panduan Pendaftaran/Login

Lakukan Pendaftaran

terlebih dahulu dengan

mengklik menu Login atau

Pendaftaran untuk

kemudian melakukan

pengisian data yang

disyaratkan

25

Data valid yang diperlukan untuk pengisian

Isi Nomor Surat Penetapan Penunjukan Admin

Isi Nama Admin

Isi NIP Admin

Pilih Jabatan yang tersedia dalam UKPBJ

Pilih K/L/Pemda/I yang tersedia atau Masukkan

Nama Instansi jika tidak tersedia

Isi Nomor Telepon

Isi Alamat Email Valid

Isi Password Minimal 8 Karakter

Ketik Ulang Password yang dimasukkan

Upload File Scan SK Penunjukkan Admin

(File JPG, PDF)

Ketik karakter huruf/angka yang muncul

Klik Register Akun

Setelah melakukan pendaftaran

Akun yang telah terdaftar akan

mendapatkan notifikasi verifikasi

via email

Akun yang telah diverifikasi dan telah

diaktivasi Admin LKPP dapat

melakukan klik Silahkan Login untuk

mengakses lebih jauh

Masukkan Email

Masukkan Password

Isi Karakter yang

tersedia

Klik Kirim

Klik Forgot Password

jika lupa

Masukkan Email

Klik Login

26

27

Panduan Pengisian Self Assessment

Terdapat 2 Cara Pengisian

Self Assesment yaitu

melalui menu utama

Kematangan

atau dengan mengklik Menu

Pengisian Self Assesment

28

Menampilkan halaman Pengisian Data Self Assesment

dan Nama Instansi yang didaftarkan`

Klik Mulai Isi Data atau

Klik Isi pada masing-masing 16 Sub Variabel yang tersedia

untuk mengisi data

Menampilkan halaman Pengisian Tiap Sub Variabel

Setelah mengisi seluruh Data Self Assessment

(16 Sub Variabel) Klik Kirim agar dapat dilakukan verifikasi oleh

verifikator

29

Tampilan halaman Pengisian Sub Variabel

Checklist level saat ini berdasarkan kondisi yang paling sesuai

pada setiap sub variabel menurut instansi yang bersangkutan

Isi Uraian Kondisi Saat Ini

Klik Pilih Berkas untuk Upload Dokumen/File Scan Bukti

Pendukung (PDF/JPEG) sesuai yang disyaratkan (max 5 Mb)

Checklist Target Kondisi Tahun Depan

(Opsi Jawaban Otomatis Naik 1 Level dari Sebelumnya)

Isi Uraian Target Tahun Depan

Klik Simpan untuk melanjutkan pengisian sub variabel berikutnya

Catatan : Semua persyaratan pengisian harus dilengkapi untuk

dapat disimpan dan mengisi sub variabel selanjutnya

Setelah terisi seluruhnya, Tampilan halaman

Pengisian Sub Variabel akan mengalami perubahan tampilan dan

status sebagai berikut :

Jika ada perubahan pada pengisian Sub Variabel,

klik Edit

Jika tidak ada perubahan data pengisian

klik Kirim agar dapat diverifikasi oleh verifikator

30

31

Catatan: Data yang terkirim statusnya akan berubah menjadi

menunggu verifikasi jika belum diverifikasi

Catatan: Jika verifikator telah melakukan verifikasi

maka akan muncul notifikasi pemberitahuan

Berikut tampilan halaman Pengisian Sub Variabel

yang telah diverifikasi

Status Terverifikasi menunjukkan bahwa

pengisian data telah sesuai

32

klik Edit untuk memperbaiki/revisi data

Status Revisi menunjukkan bahwa

pengisian data belum sesuai dan perlu diperbaiki

Terdapat alasan penolakan oleh verifikator yang

perlu dilengkapi dan diperbaiki oleh penguna

Lakukan kembali pengisian seperti langkah sebelumnya dan

Klik Kirim

Berikut tampilan halaman Pengisian Sub Variabel

Yang sudah sesuai dan telah terverifikasi seluruhnya

33

Pengguna dapat melakukan update data pada tiap sub variabel

(16 Sub Variabel) untuk meningkatkan level kematangan UKPBJ

dengan klik Edit

Lakukan kembali pengisian seperti langkah sebelumnya

Dan Klik Kirim untuk konfirmasi perubahan terakhir

Klik tombol berikut jika ingin mengkonversi dokumen menjadi

format CSV.Excel/PDF atau melakukan print dokumen

34

Panduan Hasil Self Assessment

Atau klik ikon

Hasil Self Assessment

Setelah verifikator melakukan

verifikasi maka akan ada notifikasi

pada dashboard menu pada

tampilan Home / via email

Anda dapat membuka

Hasil Self Assessmentmelalui menu Kematangan dan klik

Hasil Pengisian Self Assesment

35

Menampilkan halaman Hasil Self Assesment

Yang masih belum sesuai

Jika pengisian data/bukti dukung tidak sesuai maka verifikatorakan menolak dan mengembalikan status berubah menjadi“Revisi” dan pada menu pengisian self-assessment terdapattombol Edit untuk memperbaiki pengisian data. Setelah datadiperbaiki, pengguna dapat menyimpan data dan mengirimkankembali kepada tim verifikator LKPP.

Hasil Self Assessement akan memperlihatkan

Data Pengisian, Basis Level, Target dan Bukti Dukung

36

Contoh Hasil Pengisian Self Assesment

yang sudah selesai terverifikasi seluruhnya

Bukti dukung dapat didownload melalui link pada tiap sub variabel

Penentuan level kematangan berdasarkan pencapaian level

terendah pada kolom Basis Level

Hasil Pengisian Self Assesment dapat diprint melalui ikon Print

Catatan : Link Download Bukti Dukung akan muncul apabila

pengguna Login dan data telah terverifikasi oleh Verifikator LKPP

Selanjutnya pengguna dapat melakukan

Pengisian Roadmap dari halaman Home

Hasil Self Assessement akan memperlihatkan

Kesimpulan Status Level Kematangan Organisasi

37

Panduan Pengisian Roadmap

Setelah Login dan

menampilkan halaman utama

lakukan pengisian Road Map

Terdapat 2 Cara Pengisian

Roadmap yaitu

melalui menu utama

Kematangan

atau dengan mengklik

Pengisian Roadmap

Menampilkan halaman Pengisian Road Map

dan Nama Instansi yang didaftarkan

38

Klik Mulai Isi Data atau Isi

untuk mengisi data pada masing-masing

16 Sub Variabel yang tersedia

Tentukan angka level kematangan

di triwulan I, II, III dan IV di masing-masing tahun

(pilihan level kematangan harus sama atau lebih

besar dari level sebelumnya)

39

Menampilkan halaman

Pengisian Sub Variabel - Roadmap

Isikan Jenis Kegiatan yang akan dilaksanakan

Isikan Rencana Anggaran

Isikan Kriteria Keberhasilan

Isikan Penanggung Jawab/Pelaksana

Isikan Pihak Terkait yang terlibat

Klik Selanjutnya untuk sub variabel selanjutnya

Keterangan Warna menampilkan triwulan waktu

Keterangan Angka 1-5 menandakan Level

Klik Batal untuk kembali ke halaman Menu

Catatan : Pengisian Roadmap tidak memerlukan

proses verifikasi

40

Panduan Hasil Roadmap

Hasil Roadmap dapat

diakses melalui 2 cara

yaitu menu Kematangan

dan Klik Hasil

PengisianRoadmap

atau Klik Ikon

Hasil Roadmap

Setelah Login, menampilkan

halaman utama

41

Hasil Pengisian Roadmap

Hasil Pengisian Roadmapdapat diprint melalui ikon Print

pengisian dan verifikasi tingkat … dan fungsi budaya variabel dan sub variabel tingkat kematangan...

Documents