Pengendalian yang EfektifStudi KasusMengendalikan Stabilitas di Deere & Co.Deere & Co. merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi alat-alat pertanian di tahun 1911. Deere & Co. menjadi sebuah penggerak besar di Amerika Serikat yang mentransformasikan penggunaan hewan menjadi sepenuhnya berbasis mesin. Pada tahun 1980-an banyak petani di Amerika yang tebelit hutang dan terpaksa menjual lahan garapannya kepada agen perumahan. Pada saat ini Deere & Co. menderita kerugian yang cukup besar akibat anjloknya permintaan. Pada tahun 1990-an ekonomi dan industri mulai pulih dan petani memulai lagi kegiatan bercocok tanam. Hal ini membuat usaha Deere & Co. yang semula surut mulai menunjukan angin segar. Fluktuasi kegiatan usaha Deere & Co juga ditunjukan dengan pemasukan perusahaan setiap tahunnya. Pada tahun 1990 Deere & Co memperoleh laba $ 441.000.000, terbaik sepanjang sejarah Deere & Co. Namu pada 1991 Deere & Co tercatat mrugi $37.000.000. Kegiatan produksi Deere & Co amat dipengaruhi oleh musim. Saat musim bertanam(musim semi dan panas) permintaan dapat melonjak sedangkan saat musim dingin permintaan turun drastic. Bagaimanakah usaha Deere & Co dapat dipertahankan? Deere & Co memilih untuk memberikan insentif dan prabot rumah tangga gratis bagi para distributor yang mampu melebihi target yang diberikan. Saat permintaan benar-benar rendah Deere & Co memilih untuk menghentikan produksi pabrik selama 1 minggu penuh untuk mempertahankan efisiensi pabrik tetap konsisten ketimbang merumahkan karyawan.

Definisi PengendalianPengendalian menejemen merupakan proses untuk memastikan aktivitas sebenarnya sesuai dengan yang sudah direncanakan. Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan mereka. Bagian penting dari pengendalian adalah tindakan korektif yang diperlukan.

Langkah-langkah PengendalianRobert J. Mockler membagi pengendalian menjadi 4 langkah sebagai berikut:

Keterangan : = ya = tidakApakah Prestasi Kerja Sesuai Standar?Tidak melakukan apa-apaAmbil Tindakan KorektifMengukur Prestasi KerjaTetapkan Standard dan Metode Mengukur Prestasi Pekerja

a) Tetapkan Standard dan Metode Mengukur Prestasi PekerjaSasaran dan tujuan yang ditetapkan dinyatakan dalam istilah jelas. Jangan gunakan memperbaiki keterampilan karyawan karena istilah memperbaiki memiliki tingkat kerancuan tinggi. Akan lebih baik bila memperbaiki keterampilan karyawan dengan melaksanakan seminar seminggu sekali dari bulan November 2015 hingga Maret 2016b) Pengukuran Prestasi KerjaSemua aspek pengendalian harus diukur secara terus menerus dan berkala. Tingkat keseringan pengukuran bergantung pada tipe aktivitas yang diukur. Misal tingkat partikel cemaran air minum perlu dikalibrasi tiap 10 menit sedangkan kemajuan perluasan tujuan perusahaan jangka menengah dan panjang dilakukan tiap 6 bulan atau 1 tahun.c) Apakah Prestasi Kerja Sesuai Standar?Bila hasil pengukuran sudah sesuai target yang ditetapkan maka seorang manajer akan menyimpulkan bahwa semuanya terkendali. d) Ambil Tindakan KorektifPerlu dilakukan bila prestasi kerja terukur tidak sesuai dengan standar yang telah ditargetkan.

Mengapa Pengendalian DiperlukanSalah satu alasan mengapa pengendalian diperlukan adalah karena rencana terbaik yang sudah disusun pun dapat menyimpang. Selain itu pengendalian membantu seorang manajer memonitor perubahan lingkungan dan pengaruhnya pada kemajuan organisasi. Dan yang paling penting pengendalian digunakan untuk menciptakan mutu yang lebih baik.

Menghadapi PerubahanPesaing muncul dan menagkap imajinasi publik. Berbagai peraturan baru dibuat dan ditetapkan. Pasar terus bergeser dan tantangan semakin beragam. Dengan pengendalian manajer mampu mendeteksi perubahan untuk menjawab ancaman serta melahirkan kesempatan-kesempatan baru.

Menciptakan siklus yang cepatKecepatan pesanan dicatat dan diantar merupakan hal yang sangat berbau 1990-an, namun pada abad 21 perusahaan dituntut untuk dapat memberikan produk yang dapat mencerminkan kebutuhan konsumen.

Menambahkan nilaiMencoba mengimbangi setiap gerakan dari kompetitor bukan cara yang murah dan tidak produktif. Menurut Kenichi Ohmae menambah nilai dari produk merupakan cara ampuh karena konsumen akan tertarik membeli produk setelah konsumen membandingkannya dengan produk competitor.

Mendesain sistem pengendalianMencoba mengendalikan elemen operasi terlalu ketat dapat seketika menurunkan mental dan produktivitas karyawan, boros waktu, uang, dan tenaga, lebih lanjutnya juga dapat membuat seorang manajer frustasi. Manajer dapat memfokuskan pada factor-faktor yang mudah diukur dan mengabaikan faktor-faktor yang relatif sulit terukur. Desain system pengendalian dapat didasarkan pada penentuan bidang prestasi kerja kunci dan titik-titik pengendalian strategis.

Bidang prestasi kerja kunciJuga disebut bidang hasil pokok (BHP) adalah aspek-aspek unit atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif agar unit atau organisasi secara keseluruan dapat berhasil. Berikut BHP untuk beberapa bidang:

ProduksiPemasaranManajemen PersonaliaKeuangan dan Akunting

MutuVolume penjualanHubungan tenaga kerjaPengeluaran model

JumlahPengeluaran penjualanPergantian tenaga kerjaSediaan

BiayaBiaya pengiklananTingkat absensi tenaga kerjaArus modal

Prestasi kerja individualPrestasi kerja wiraniaga individualLikuiditas

Titik-titik pengendalian strategisDi samping BHP, titik-titik penting dalam system harus dipetakan karena dapat mengurangi jumlah informasi yang harus dikumpulkan dan dievaluasi sehingga penghematan dari berbagai sisi dapat dilakukan. Metode yang paling bermanfaat adalah dengan memusatkan perhatian pada unsur-unsur yang paling signifikan.

Pengendalian keuanganPengendalian keuangan memiliki keunggulan khusus yaitu uang mudah diukur dan dihitung. Financial Statement (Laporan Keuangan)Digunakan untuk menelusuri uang dari barang dan jasa yang masuk dan keluar organisasi. Financial statement memberikan sarana untuk memonitor 3 kondisi keuangan dari organisasi:1. Likuiditas: kemampuan mengubah aktiva menjadi uang tunai agar dapat memenuhi kebutuhan serta kewajiban keuangan jangka pendek.2. Kondisi umum keuangan: keseimbangan jangka panjang antara utang dan kekayaan (sisa aktiva dikurangi utang)3. Profitabilitas: Kemampuan mencetak laba secara tetap dalam satu kurun waktu panjang.Laporan keuangan dipakai oleh manajer, pemegang saham, lembaga keuangan, analis modal, serikat pekerja, dan pihak lain yang berkepentingan untuk mengevaluasi prestasi kerja organisasi.

NeracaBeginilah keadaan keuangan organisasi ini saat ini merupakan informasi yang disampaikan oleh neraca. Berikut adalah contoh neraca keuangan:

Contoh neraca keuangan:

Neraca keuangan terdiri atas aset, utang, dan kekayaan bersih. Aset atau harta atau aktiva sebuah perusahaan terdiri dari uang tunai yang disimpan di bank. Sisi kiri neraca mendaftar aset berdasar urutan likuiditasnya. Dibedakan atas harta lancar dan harta tetap. Harta lancar meliputi pos-pos seperti uang tunai, piutang dagang, surat berharga dimana dapat diperjual belikan dan dapat diubah menjadi uang tunai dalam jangka waktu 1 tahun. Harta tetap terdiri atas pabrik, mesin, bangunan, paten serta alat yang digunakan untuk menghasilkan barang dan jasa.Utang dibagi menjadi 2 yaitu utang lancar dan utang jangka panjang. Utang lancar adalah utang yang harus dilunasi dalam periode fiskal tersebut. Utang jangka panjang adalah utang-utang lain yang dibayar secara bertahap dalam kurun waktu lebih dari satu tahun.Kekayaan bersih atau modal perusahaan adalah nilai sisa setelah total harta dikurangi total utang Laporan Rugi LabaMeringkas prestasi kerja keuangan perusahaan selama suatu interval tertentu. Laporan rugi laba mengatakan inilah besarnya uang yang diperoleh perusahaan dalam periode tertentu.

Arus Kas: Laporan Sumber dan Penggunaan DanaLaporan yang menunjukan dari mana datangnya uang tunai atau dana selama tahun yang bersangkutan. Laporan ini hanya menunjukan bagaimana dana atau uang tunai dipergunakan.

Metode pengendalian anggaranAnggaran adalah laporan kuantitatif formal mengenai sumber daya yang disisihkan untuk melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu. Output Dibandingkan dengan Harta

Pusat InvestasiPusat LabaPusat Pengeluaran Pusat Pendapatan

Metode Pengendalian AnggaranAnggaran adalah laporan kuantitatif formal mengenai sumber daya yang disisihkan untuk melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu.

Alasan mengapa anggaran dipakai secara luas :1. Anggaran dinyatakan dalam bentuk uang ,digunakan untuk berbagai aktivitas organisasi seperti pelatihan karyawan baru,pembelian peralatan,manufaktur,periklanan dan penjualan.1. Aspek keuangan anggaran yaitu anggaran menyatakan informasi mengenai sumber daya organisasi (modal) dan tujuan organisasi (laba).1. Anggaran menetapkan standar prestasi kerja yang jelas dan tidak meragukan untuk jangka waktu tertentu,biasanya satu tahun. Prestasi kerja dibandingkan dengan anggaran itu. Tujuannya mendeteksi penyimpangan agar penyimpangan dapat diperbaiki.

Peran Anggaran dalam Sistem Pengendalian dan Proses Penganggaran Itu Sendiri 1. Pusat tanggung jawab : unit organisasi atau fungsional yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggung jawab atas aktivitas unit tersebut. Pengendalian dimaksudkan untuk memastikan bahwa aktivitas tertentu (produksi atau penjualan) dilaksanakan dengan benar dan tepat. pengendalian proyek sampai dipastikan tercapainya hasil akhir. Semua pusat tanggung jawab menggunakan sumber daya (input atau biaya) untuk menghasilkan sesuatu yang lain (output atau penghasilan)1. Pusat penerimaan : unit organisasi yang outputnya diukur dalam bentuk uang tetapi tidak dibandingkan secara langsung dengan biaya output. Contoh: departemen penjualan. Efektivitas pusat ini tidak dinilai berapa besar penghasilan melebihi biaya pusat tersebut.1. Pusat pengeluaran (pusat biaya) : input diukur oleh sistem pengendalian dalam bentuk uang tetapi outputnya tidak. Contohnya adalah pemeliharaan,administrasi,pelayanan, dan bagian penelitian.1. Pusat laba : prestasi kerja diukur dengan angka selisih antara penghasilan (output) dan pengeluaran (input).1. Pusat investasi : sistem pengendalian akan mengukur nilai uang input dan output, tetapi juga menilai perbandingan output dengan aset yang dipergunakan untuk menghasilkan output tersebut.

Proses Pembuatan Anggaran Dimulai ketika manajer menerima ramalan ekonomi serta tujuan penjualan dan laba untuk tahun mendatang dari manajemen puncak, bersama dengan jadwal kapan pengukuran harus diselesaikan.

Ada 2 proses pembuatan anggaran :1. Dari atas ke bawah : anggaran ditetapkan oleh manajer puncak tanpa atau hanya sedikit berkonsultasi dengan manajer tingkat bawah. Proses ini lebih disukai.1. Dari bawah ke atas : anggaran dipersiapkan sekurang-kurangnya pada tahap awal,oleh mereka yang harus menjalankannya. Kemudian anggaran diserahkan untuk disetujui oleh manajer tingkat yang lebih tinggi. Manfaat proses anggaran dari bawah ke atas yaitu supervisor dan kepala departemen tingkat bawah memiliki pandangan yang lebih tajam mengenai kebutuhan mereka sehingga dapat memberikan rincian pendukung yang lebih realistis dan lebih teliti mengenai hal-hal vital atau kesalahan tersembunyi.

Peran Pegawai Anggaran1. Departemen anggaran1. Melapor kepada pengendali perusahaan.1. Memberikan informasi anggaran dan bantuan kepada semua unit organisasi.1. Mendesain sistem dan formulir anggaran.1. Mengintegrasikan berbagai usulan departemen menjadi anggaran induk untuk organisasi secara keseluruhan.1. Melapor prestasi kerja yang dicapai relatif terhadap anggaran.2. Komite anggaran1. Meninjau ulang setiap anggaran.1. Merekonsiliasi pandangan yang berbeda. 1. Mewaspadai atau menyetujui usulan anggaran.1. Menyampaikan paket kepada dewan direksi.1. Meninjau laporan dari pengendali yang memonitor kemajuan.

Masalah dalam Penyusunan Anggaran1. Manajer khawatir tidak mendapat bagian yang adil.1. Persaingan dengan manajer lain karena dinilai berdasarkan kemampuan dan standar yang dianggarkan.1. Manajer senior menyunat pengeluaran yang diajukan bawahan untuk menghasilkan target penghasilan sehingga timbul ketidakpercayaan dan kekhawatiran yang meluas.1. Anggaran operasional : menunjukkan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi oleh organisasi selama periode anggaran. (mencantumkan jumlah fisik)

Berbagai Macam Anggaran1. Anggaran Operasionala. Anggaran Pengeluaran Anggaran biaya rekayasa : digunakan dalam pabrik dan unit organisasi. Menguraikan biaya bahan dan biaya tenaga kerja yang tercakup dalam setiap jenis barang produksi, di samping biaya umum dan administrasi yang diperkirakan. Anggaran tanpa syarat : digunakan untuk pusat-pusat pengeluaran administrasi, hukum, akuntansi, penelitian.b. anggaran penerimaan : untuk mengukur efektivitas pemasaran dan penjualan. Terdiri dari jumlah penjualan yang diharapkan dikalikan dengan harga jual per unit yang diharapkan dari setiap produk. Merupakan anggaran yang paling tidak pasti karena didasarkan pada proyeksi penjualan pada masa depan. c. anggaran laba/anggaran induk/master budget : menggabungkan anggaran biaya dan penghasilan dalam sebuah laporan. Digunakan oleh manajer yang bertanggung jawab atas pengeluaran dan penerimaan untuk unitnya.2. Anggaran keuangan : menyatakan secara rinci uang yang akan dikeluarkan oleh organisasi selama periode yang sama dan darimana asal uang tersebut.Anggaran Variabel Versus Anggaran TetapAnggaran sering tidak fleksibel. Anggaran tidak cocok untuk situasi yang berubah di luar kendali para pembuat anggaran. Misalnya, anggaran pengeluaran yang didasarkan pada penjualan tahunan sebesar $12 juta tidak cocok dengan penjualannya mencapai $15 juta. Karena itu manajer beralih pada anggaran variabel yaitu jadwal biaya yang menunjukkan bagaimana seharusnya perubahan tiap-tiap biaya kalau tingkat efektivitas atau tingkat outputnya berubah.

Terdapat tiga biaya yang harus diperhatikan dalam menyusun anggaran variabel:1. Biaya tetap : biaya yang tidak terpengaruh oleh jumlah pekerjaan yang dilakukan dalam pusat tanggung jawab. Misalnya : bagi banyak unit organisasi, pengeluaran untuk gaji bulanan, premi asuransi, sewa, dan biaya riset tidak akan berubah secara signifikan dengan tingkat aktivitas yang banyak bervariasi. 1. Biaya variabel : pengeluaran yang berubah secara langsung tergantung pada jumlah pekerjaan yang dilaksanakan. Contohnya biaya bahan baku, semakin banyak barang dibuat maka semakin banyak jumlah bahan baku yang diperlukan.1. Biaya semivariabel: biaya yang berubah-ubah mengikuti volume pekerjaan yang dilaksanakan, tetapi tidak berbanding langsung. Misalnya biaya seluruh upaya penjualan keseluruhan kerap kali tidak berubah secara langsung dengan jumlah produk yang terjual.

MengauditYaitu melacak penipuan,membuktikan kejujuran dan kewajaran laporan keuangan sampai meyediakan dasar penting bagi para manajer untuk mengambil keputusan.

Dua tipe kegiatan mengaudit :1. Audit eksternal : proses verifikasi yang menyangkut penilaian yang bebas atas berbagai perkiraan dan laporan keuangan organisasi. Dilakukan oleh personil akuntansi yang bekerja di perusahaan CPA (Certified Public Accountant). Auditor melakukan verifikasi bahwa perusahaan dalam menyusun sendiri laporan keuangannya dan dalam menilai harta serta utangnya telah mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum dan menerapkannya dengan tepat.2. Audit internal : dilakukan oleh anggota organisasi itu sendiri. Sasarannya untuk memberikan jaminan yang pantas bahwa harta organisasi dengan benar dijaga keamanannya.

Pengendalian dalam Dunia Keterlibatan DinamisKeterlibatan dinamis adalah istilah untuk selalu mengingat waktu(dinamis) dan hubungan (keterlibatan) kapanpun berpikir mengenai manajer dan manajemen. Keterlibatan dinamis memunculkan dua perkembangan yaitu :1. Pendekatan keterlibatan dinamis berarti bahwa waktu dan hubungan, bukannya keuangan dan sasaran organisasi 1. Pendekatan keterlibatan dinamis berarti bahwa semua pihak pada hubungan organisasi harus mempunyai suara yang berarti dalam proses pengendalian dan keputusan pengendalian.

Manajemen OperasiOperasi merupakan cara anggota organisasi mengubah input yang berupa tenaga kerja, uang, pasokan, peralatan, dan lain-lain menjadi output berupa barang atau jasa. Praktek dari operasi cukup kompleks dan diperlukan semua aktivitas sehari-hari anggota organisasi dalam berjuang mencapai sasaran mereka.SISTEM OPERASI : SEBUAH MODELOrganisasi dapat dipandang sebagai sebuah sistem, sebuah subsistem yang saling berkaitan dan berinteraksi menjalankan fungsi yang diarahkan untuk mencapai tujuan bersama, namun subsistem ini dapat juga dipandang sebagai sistem terpisah.Model Konseptual dari Sebuah Sistem OperasiLINGKUNGAN EKSTERNALINPUT (Sumber Daya)

ManusiaModal Tanah Mesin-mesin BangunanTeknologiInformasi

TRANSFORMASI ATAU PROSES PERUBAHAN

OUTPUT

BarangJasaLain-lainUMPAN BALIK

Input merupakan sumber daya yang akan diubah menjadi output yang mencerminkan sasaran organisasi. Proses transformasi dari input menjadi output untuk tiap organisasi bervariasi, diantaranya :1. Transformasi fisikTransformasi fisik merupakan transformasi dari bahan baku menjadi barang jadi terjadi di banyak organisasi produksi, walaupun organisasi jasa juga melakukan transformasi material menjadi barang jadi.1. Transformasi lokasiContoh transformasi ini adalah transportasi.1. Transformasi pertukaranContoh transformasi ini adalah pedagang eceran dimana uang ditukar dengan barang.1. Transformasi InformasiContoh transformasi ini adalah kantor pengacara dan akuntan yang mengubah informasi dari satu bentuk ke bentuk lain.Umpan balik menggambarkan informasi yang didapat oleh orang di organisasi selama proses keseluruhan yang mana dapat digunakan untuk memonitor prestasi kerja sistem dan memutuskan apakah tindakan korektif perlu dilakukan. Umpan balik merupakan kunci dari fungsi pengendalian.

Karakteristik Produk dan JasaPRODUKJASA

OutputBerwujudTidak berwujud

Konsumsi outputPerlahan-lahan, dapat disimpanSegera, tidak dapat disimpan

Sifat pekerjaanIntensif produsenIntensif tenaga kerja

Kontak pelangganMinimal, tidak langsungLangsung

Partisipasi pelangganSedikit atau tidak adaAmat perlu

PERANAN MANAJEMEN OPERASIManajemen operasi merupakan serangkaian kegiatan kompleks manajemen termasuk dalam merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan operasi sebuah organisasi. Manajemen operasi merupakan hal yang penting karena dapat memperbaiki produktivitas dan dapat membantu organisasi memenuhi prioritas kompetitif pelanggan.

MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS : UKURAN EFISIENSIProduktivitas berupa perbandingan anatara output dan input merupakan sebuah ukuran efisiensi manajer atau karyawan dalam menggunakan sumber daya langka milik organisasi untuk menghasilkan barang dan jasa. Semakin tinggi nilai rasionya maka semakin besar efisiensi.Ada dua tipe dasar rasio produktivitas, yaitu :1. Produktivitas totalTipe ini menghubungkan nilai dari seluruh output dengan nilai seluruh input, menggunakan rasio output total/input total.1. Produktivitas sebagianTipe ini menghubungkan nilai dari seluruh output dengan nilai input utama saja, menggunakan rasio output total/input sebagian.Rasio produktivitas dapat dihitung untuk periode waktu tertentu, yang mengukur efisiensi operasi pada waktu yang bersangkutan, atau rasio tersebut dibandingkan dengan rasio dari periode lain, sebagai ukuran untung rugi dalam produktivitas.

MEMENUHI PRIORITAS KOMPETITIF PELANGGANOrganisasi perlu menetapkan sasaran yang didasarkan pada kekuatan organisasi dan memenuhi kebutuhan serta keinginan konsumen potensial. Manajer yang efektif perlu membuat keputusan strategis tentang cara organisasi memenuhi prioritas kompetitif pelanggan dan menyesuaikan dengan operasi dalam organisasi. Ada empat prioritas kompetitif utama untuk manajemen operasi, yaitu :1. Penetapan hargaManajer operasi bertugas menjaga biaya tetap rendah sehingga organisasi bisa menawarkan harga yang baik dan masih meraih laba. Organisasi perlu menggunakan manajemen operasi untuk menekan harga sementara menyediakan pelayanan bermutu tinggi.1. Tingkat mutuTingkat mutu memiliki dua komponen yaitu desain berprestasi tinggi dan waktu penyerahan yang cepat. 1. Keandalan mutuKeandalan mutu artinya mutu konsisten dan penyerahan tepat waktu.1. FleksibilitasFleksibilitas merajuk pada fleksibilitas produk dan volume. Fleksibilitas produk artinya desain produk dapat berubah dengan cepat dan manajer menekankan perubahan untuk memuaskan pelanggan. Fleksibilitas volume adalah kemampuan membuat perubahan dengan cepat dalam tingkat produksi ketika permintaan produk berubah.

MENDESAIN SISTEM OPERASIMendesain sistem informasi termasuk membuat keputusan mengenai apa dan berapa banyak produk atau jasa akan dihasilkan, bagaimana dan di mana akan dihasilkan, dan siapa yang akan menghasilkan.

APA YANG DIHASILKANTeknologi komputer seperti Design Form Manufacture (DFM) dan Computer-Aided Design (CAD) dapat membantu manajer dalam desain produk.

BERAPA BANYAK YANG HARUS DIHASILKANPerlu dilakukan perencanaan kapasitas yaitu proses meramalkan permintaan dan kemudian memutuskan apa saja sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi tingkat permintaan tersebut.Proses kompleks dari perencanaan kapasitas antara lain :1. Memperkirakan permintaan pada masa depan, termasuk, sejauh mungkin, kemungkinan dampak teknologi, persaingan, dan peristiwa lain.1. Menterjemahkan perkiraan tersebut menjadi kebutuhan kapasitas fisik yang sebenarnya.1. Membuat beberapa rencana kapasitas alternatif untuk memenuhi kebutuhan tadi.1. Menganalisis dan membandingkan pengaruh ekonomi dari rencana alternatif.1. Mengenali dan membandingkan risiko dan pengaruh strategis dari rencana alternatif.

Bagaimana Menghasilkan 1. Pemilihan Teknologi Utama2. Pemilihan Teknologi Tambahan3. Pemilihan Komponen Spesifik4. Pemilihan Arus Proses Merencanakan lokasi fasilitas Merencanakan tata letaka) Fasilitas produktif,seperti tempat kerja dan peralatan untuk menangani material.lb) Fasilitas nonproduktif, seperti tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan.c) Fasilitas pendukung, seperti kantor, kamar kecil, ruang tunggu, kafetaria, dan tempat parkir.

Siapa yang Akan MengerjakannyaKeputusan akhir dalam mendesain operasi adalah memmikirkan perkerjaan individualnya. Bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan dan siapa yang akan mengerjakannya. Sehingga, kesalahan desain pekerjaan ini akan berpengaruh pada biaya operasi dan biaya tenaga kerja itu sendiri.Adapun 3 isu penting bagi pekerja desain :1. Keterampilan pekerja2. Keselamatan pekerja3. Kerja sama di tempat kerjaModel Perencanaan Operasi dan Sistem Pengendalian Faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi permintaanPerkiraan

Produksi agregat :Penetapan rencanaKapasitas jangka pendek

Umpan balik informasi mengenai kemajuan output,penjualan,dll.

Proses penyesuaian untuk memenuhi standarSistem Pengendalian tingkat LuasIntreprestasi HasilMonitor mutu,jumlah, dan biaya outputProses ProduktifOutput berupa barang dan jasaInput :Tenaga KerjaMaterialMesinEnergiRencana terinci dan jadwal :Jumlah karyawanJadwal kerjaJadwal mesinBahan Baku dan sediaan

Standar untuk mutu,jumlah dan biaya

Manajemen SediaanSediaan dapat disebut juga bahan baku. Barang setengah jadi adalah barang yang baru setengah selesai atau masih memerlukan proses untuk menjadi barang jadi. Dan barang jadi merupakan barang yang dapat dijual untuk keberlangsungan operasi perusahaan. Sehingga, dari sediaan, barang setengah jadi, dan barang jadi perlu dikendalikan dengan cermat karena dapat menjadi sumber yang potensial untuk terjadinya pemborosan. Jika tidak dikendalikan, maka akan ada bahan baku yang terlalu lama disimpan sehingga kemungkinan akan rusak atau hilang menjadi lebih tinggi. Atau proses akan dihentikan sementara karena menunggu bahan sediaan yang akan digunakan tersedia.

Sehingga,langkah-langkah dalam manajemen sediaan ini adalah :1. Perencanaan Kebutuhan Material (MRP, Materials Requirement Planning)2. Perencanaan Sumber Daya Material (MRP II, Materials Resource Planning) 3. Sediaan Tepat Waktu (JIT, Just in Time)

SISTEM INFORMASIINFORMASI DAN PENGENDALIANFungsi manajerial secara umum adalah merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan tergantung pada arus informasi yang tetap mengenai apa yang terjadi di dalam dan di luar sebuah organisasi. Sistem informasi berperan dalam mengendalikan bagaimana seorang manajer menjalankan bisnis. Sistem informasi manajemen tidak dapat dipisahkan dari merencanakan, membuat keputusan, dan pengendalian. Seberapa cepat dan akurat manajer menerima informasi mengenai apa yang berlangsung dengan baik dan apa yang keliru amat menentukan seberapa efektif system pengendalian yang akan dilakukan.

Semakin lama informasi dipandang sebagai factor kunci untuk membantu manajer memberikan respons pada lingkungan yang kompleks dan bergejolak. Informasi sebagai suatu asset yang berharga sehingga perlu dikelola secara hati-hati dan dilindungi.

Informasi terdiri dari 2 komponen utama yaitu data dan informasi. Data adalah angka dan fakta mentah yang belum dianalisis mengenai suatu peristiwa seperti jumlah kapasitas produksi dari suatu pabrik setiap tahunnya. Sedangkan informasi adalah hasil dari pengorganisasian atau analisis data dengan cara yang berarti contohnya adalah parbrik tersebut membandingkan kapasitas produksi dengan tahun sebelumnya atau dengan pabrik lain yang sejenis. Data dan informasi mempunyai perbedaan operasi pada setiap perusahaan. Namun, pada umumnya data dan informasi tersebut dievaluasi dalam 4 faktor atau biasa disebut 4 sifat informasi , antara lain :1. Mutu InformasiSemakin akurat informasi, semakin tinggi mutu dan semakin aman manajer mempercayainya untuk membuat keputusan. Pada umumnya, biaya untuk memperoleh informasi naik jika mutu yang diinginkan semakin tinggi.1. Ketepatan Waktu InformasiUntuk pengendalian yang efektif, tindakan korektif harus diterapkan sebelum terjadinya deviasi yang besar dari rencana atau standar. Jadi, informasi yang disediakan oleh system informasi harus tersedia bagi orang yang tepat pada waktu yang tepat agar tindakan yang tepat dapat diambil.1. Jumlah InformasiManajer akan sulit membuat keputusan yang akurat dan tepat waktu tanpa informasi yang cukup. Akan tetapi, seringkali menerima lebih banyak informasi dari yang dapat mereka gunakan secara produktif.1. Relevansi InformasiInformasi yang diterima manajer harus relevan dengan tanggung jawab dan tugas mereka. Seperti contohnya manajer personalia tidak perlu mengetahui tingkat sediaan dan manajer yang mendapat tugas memesan ulang sediaan yang sudah menipis tidak perlu mengetahui mengenai status anggota staf di departemen lain.

PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)Definisi dari SIM adalah metode formal menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang diperlukan untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, pengendalian dan operasi secara efektif. Sistem menyediakan informasi mengenai masa lalu, masa kini, dan proyeksi masa depan serta mengetahui peristiwa yang terjadi di dalam dan di luar organisasi. Pada masa lampau, system ini sangat tidak formal dalam penetapannya dan pemanfaatannya. Setelah terjadi kemajuan computer, dengan kemampuannya memroses dan memampatkan data dalam jumlah besar, baru di desain system informasi menjadi proses formal dan menjadi bidang studi.1. EDP (Electronic Data Processing)Komputer umumnya digunakan untuk memroses data yang berkaitan dengan accounting dan penagihan, karena diperlukan keterampilan khusus untuk mengoperasikan peralatan yang mahal, kompleks, dan kadang-kadang temperamental, komputer diletakkan di dalam departemen EDP. Ketika kecepatan dan kemudahan pemrosesan data berkembang, tugas memroses data dan manajemen informasi yang lain juga menggunakan komputer. Untuk menghadapi tugas yang baru ini, departemen EDP mengembangkan laporan standar untuk dipergunakan oleh manajer.1. CBIS (computer-based information systems)Pertumbuhan departemen EDP membuat manajer lebih memfokuskan pada merencanakan sistem informasi organisasi. Usaha ini menyebabkan munculnya CBIS, yang lebih dikenal dengan SIM yang menggunakan computer. Ketika fungsi departemen EDP diperluas di luar pemrosesan data standar massal yang rutin, mereka itu mulai disebut departemen SIM.1. DSS (Decision Support System)DSS adalah sistem computer yang interaktif yang mudah diakses dan dipergunakan oleh orang yang bukan ahli computer yang menggunakan DSS untuk membantu mereka merencanakan dan membuat keputusan. Walaupun laporan SIM masih diperlukan untuk memonitor operasi yang sedang berlangsung, DSS memungkinkan penggunaan database yang tidak terlalu terstruktur kalau harus membuat keputusan khusus.

INFORMASI BERDASARKAN TINGKAT MANAJEMEN YANG BERBEDAG. Anthony Gorry dan M.S. Scott Morton telah menunjukkan bahwa system informasi sebuah organisasi harus menyediakan informasi kepada manajer dengan 3 tingkat tanggung jawab yaitu:1. Pengendalian Operasional (Tingkat Lini Pertama)Sebuah SIM untuk pengendalian operasional harus menyediakan informasi harian atau mingguan yang sangat akurat dan rinci. SIM harus menyediakan informasi dalam jumlah banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi sehari-hari. Contohnya, seorang supervisor produksi harus mengetahui kalau sisa material berlebihan atau bila jam jalan mesin untuk suatu pekerjaan sudah terlewati.1. Pengendalian Manajemen (Manajemen Menengah)Manajemen tingkat menengah adalah kepala divisi. Mereka memerlukan informasi yang terdiri dari data agregat (sudah diringkas) dari dalam organisasi disamping dari sumber di luar organisasi. Sebuah contoh yang mungkin perlu diperhatikan dari manajer tingkat menengah dari suatu perusahaan penerbangan adalah lalu lintas penumpang bulanan yang seringkali disebut informasi factor muatan (load factor). Informasi tersebut dapat disajikan dalam perbandingan dengan factor muatan dari perusahaan lain.1. Perencanaan Strategis (Manajemen Puncak)SIM harus menyediakan informasi untuk membuat rencana strategis dan pengendalian manajemen. Untuk membuat rencana strategis, sumber informasi eksternal mengenai kondisi ekonomi, perkembangan teknologi, tindakan pesaing yang dianggap amat penting. Karena data pendukung berasal dari luar organisasi, informasi ini lebih sulit dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam computer daripada informasi internal. Untuk fungsi pengendalian manajemen bagi manajer puncak, sumber informasi harus mencakup internal maupun eksternal. Manajer puncak biasanya mempertimbangkan prestasi keuangan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu mereka memerlukan informasi mengenai penjualan dan laba kuartalan, mengenai indicator relevan yang lain dari prestasi keuangan . laporan pengendalian internal bagi manajer puncak dapat dibuat bulanan, kuartalan, dan bahkan terkadang tahunan.

Bagaimana kebutuhan yang beraneka rupa dari tingkat manajerial yang berbeda diterjemahkan menjadi system informasi manajemen ? sebuah perusahaan besar mendesain komponen manufaktur dari SIMnya sebagai berikut :1. Supervisor Menerima laporan harian mengenai tenaga kerja langsung dan tidak langsung, jumlah penggunaan material, sisa material, jumlah produksi, dan berapa lama mesin harus berhenti.1. Superintendent dan kepala departemenMenerima laporan ringkasan biaya departemen dan biaya produk mingguan.1. Manajer PabrikMenerima laporan keuangan mingguan dan bulanan serta analisis biaya penting dan ringkasan biaya produk.1. Manajer DivisiMenerima laporan bulanan pabrik dalam bentuk perbandingan, rencana keuangan, ringkasan biaya, produk dan laporan pengendalian biaya pabrik.1. Manajer PuncakMenerima tinjauan keuangan keseluruhan bulanan dan kuartalan, analisis keuangan, serta ringkasan perbandingan prestasi divisi.

PERAN CIO (CHIEF INFORMATION OFFICER)CIO adalah hubungan manusia antara manajemen puncak dan sitem informasi perusahaan. CIO bertugas sebagai berikut :1. Bertanggungjawab untuk mengawasi persiapan dan penyebaran kebijakan prosedur untuk sistem baru dan yang sudah ada.1. Sebagai agen perubahan yang bertanggungjawab untuk introduksi teknologi seperti telekomunikasi, otomasi kantor, SIM, DSS, expert system, dan aktivitas yang berkat=itan.1. Memfokuskan pada merencanakan dan mengembangkan cara kreatif dan inovatif untuk memenuhi kebutuhan manajer akan informasi yang terus tumbuh.

MENGIMPLEMENTASIKAN SIM DENGAN KOMPUTER1. Masalah dalam Mengimplementasikan SIM dengan KomputerMenurut G.W. Dickson dan John K. Simmons, ada lima faktor utama yang menentukan apakah dan seberapa jauh implementasi akan ditolak.1. Apakah SIM menggangu batas-batas departemen yang sudah terbentuk?Penetapan SIM baru dapat menghasilkan perubahan dalam beberapa unit organisasi. Kemungkinan ditolak oleh anggota departemen karena ada perubahan cara pengerjaan tugas atau karena harus bekerja dengan orang yang berbeda.1. Apakah SIM mengganggu sistem informal?Adakalanya SIM mengganggu jaringan komunikasi informal karena adanya perubahan pola komunikasi. Bila anggota organisasi lebih menyukai mekanisme informal dalam pengumpulan dan pendistribusian informasi, mereka dapat menolak saluran yang lebih formal pada sistem yang baru.1. Apakah SIM menantang karakteristik spesifik seseorang?Orang yang tlah bekerja selama bertahun-tahun di suatu perusahaan mungkin akan melakukan penolakan dengan keras dibandingkan orang yang baru bekerja karena mereka telah mengetahui semua metode dan prosedur.1. Apakah SIM didukung oleh budaya organisasi?Bila manajemen puncak mempertahankan komunikasi terbuka, kemungkinan penolakan terhadap SIM yang baru akan kecil. Bila manajemen puncak tertutup, implementasi SIM yang baru akan terhambat.1. Apakah karyawan dapat ikut menentukan cara mengimplementasikan perubahan?Pada umumnya, bila manajer dan karyawan membuat keputusan perubahan bersama-sama, kemungkinan besar perubahan akan diterima.

IMPLEMENTASI DAN KEAMANANKeamanan sistem baru merupakan isu pengendalian yang harus dipikirkan dalam tahap desain dan implementasi., misalnya dengan penjagaan ketat, dilengkapi dengan password, dan file yang hanya dapat dibaca. Perlindungan konfigurasi mainframe biasanya memadai, tetapi keamanan untuk sistem PC amat kurang di sebagian besar organisasi.

Pengendalian sistem informasi dengan komputer rawan pencurian dan vandalisme, perusakan dan pengubahan data, dan penyebaran informasi yang terlarang.Pencurian dan vandalism dibatasi dengan menempatkan penjagaan yang ketat dan selalu diawasi. Pembajakan perangkat lunak atau program dapat dicegah dengan memasang pencegah penyalinan data penting dan dengan menyimpan file yang asli dan salinannya di tempat yang aman atau secara online. Kerahasiaan informasi merupakan pertimbangan keamanan bagi siapapun yang menggunakannya.

PEMAKAIAN KOMPUTER OLEH PENGGUNA AKHIRPemakaian komputer oleh pengguna akhir (end user computing) adalah penggunaan komputer secara kreatif oelh mereka yang bukan pakar pemrosesan data. Teknik decision support systems (sistem pendukung keputusan) dan artificial intelligence (kecerdasan buatan) adalah dua contoh pemakaian komputer oleh pengguna akhir yang semakin lama semakin berguna bagi manajer.

1. Decision Support SystemDSS adalah sistem komputer interaktif yang mudah diakses, mudah dioperasikan oleh yang bukan pakar komputer untuk merencanakan dan mengambil keputusan. DSS adalah hasil perkembangan SIM sehinggan terdapat kesamaan antara keduanya. Mereka menggunakan komputer dan didesain untuk memasok informasi kepada manajer. DSS mempunyai keunggulan penting, yaitu sistem ini dimaksudkan untuk mengolah informasi dan sistem ini tidak harus berkaitan dengan penyimpanan dan penyaluran data, seperti SIM.

DSS langsung dioperasikan oleh penggunanya. Jika penggunanya memerlukan akses untuk mendapatkan informasi, mereka dapat segera menggunakan sistem online secara mandiri, tanpa perlu menunggu hasil dari departemen SIM. Manajer yang telah mendapatkan data dari DSS dapat langsung mengolahnya, emngajuka pertanyaan, dan mengubah format tanpa harus menjelaskan kepada staf EDP/SIM. Oleh karena itu, manajer dapat langsung memperoleh informasi di saat mereka membutuhkannya. Pengolahan data secara langsung mempunyai keuntungan kenyamanan yang lebih besar untuk informasi yang sensitif.

Sedanngkan pada SIM, informasi yang diberikan berupa laporan standar secara periodik dan tidak dapat menjawab dengan baik situasi yang tidak rutin, tidak terstruktur, atau hal khusus tertentu.

1. Expert System dan Kecerdasan BuatanExpert system adalah sistem berbasis komputer menggunakan teknik kecerdasan buatan untuk mendiagnosis masalah, merekomendasikan penyelesaian, atau menghindari masalah, dan membuat cara berpikir untuk rekomendasi tersebut. Expert system dibuat atas kerangka kerja fakta dan jawaban terhadap situasi yang sudah diketahui. Kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) merupakan perkembangan pendekatan penggunaan komputer untuk melakukan simulasi kecerdasan pikiran atau tingkah laku manusia. Akibatnya, expert system bertindak seperti seorang manusia yang ahli dalam menganalisis situasi tidak terstruktur.

Expert system didesain untuk menerapkan hasil dari penelitian AI dengan meniru kemampuan dan penilaian seorang ahli. Expert system membuat pandangan ahli bagi yang bukan ahli, sehingga memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli. Expert system dapat dikembangkan dengan menambah informasi pengetahuan dasar yang ada pada saat ini.

Untuk mengatasi suatu masalah, expert system memberikan serangkaian pertanyaan yang sudah diatur kepada pemakai. Dengan jawaban dari pemakain, expert system dapat mengambil kesimpulan mengenai suatu masalah. Kemampuan memecahkan masalah diatur dengan program berdasarkan model proses masuk akal yang sebenarnya oleh seorang pakar di lapangan. Expert system relevan untuk masalah yang tidak terstruktur dan lebih tahan terhadap kesalahan daripada program konvensional.

Daftar PustakaA.F. Stoner James, dkk, 1996, Manajemen, Edisi Bahas Indonesia, Penerbit P.T Prenhallindo, Jakarta.

5