PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DI

INDONESIA

Tugas Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

Disusun oleh:

Mayang Bogawa P05613264152

MAGISTER MANAJEMEN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................. 2

DAFTAR GAMBAR................................................................................................ 3

BAB I. PENDAHULUAN...................................................................................... 4

1.1 Latar Belakang .................................................................................... 4

1.2 Tujuan………….................................................................................. 4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA............................................................................ 5

2.1 Sistem Informasi Manajemen.............................................................. 5

2.2 Pengembangan Sistem Informasi……………………….................... 9

2.3 Sistem Informasi Outsourcing............................................................. 11

2.4 Peraturan Perundangan Outsourcing.................................................. 17

BAB III. PEMBAHASAN...................................................................................... 20

BAB IV. KESIMPULAN........................................................................................ 24

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 25

3

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Komponen Dasar Sistem............................................................................. 5

Gambar 2. Aktivitas Sistem Informasi.......................................................................... 6

Gambar 3. Komponen Sistem Informasi……………………………………………... 7

Gambar 4. Peranan Sistem Informasi………………………………………………… 8

Gambar 5. Siklus Pengembangan Sistem Informasi…………………………………. 10

Gambar 6. Perusahaan Outsourcing Brightstars……………………………………... 22

4

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pengembangan sistem informasi sangat berperan dalam pencapaian visi perusahaan.

Proses pengembangan sistem informasi dipengaruhi oleh siklus hidup pengembangan sistem

informasi meliputi perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, evaluasi dan seleksi

sistem, pengembangan perangkat lunak & implementasi sistem, serta pemeliharaan atau

perawatan sistem. Perusahaan perlu mengikuti perkembangan sistem informasi untuk dapat

bersaing secara global.

Salah satu kebijakan yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengatasi

pengembangan sistem informasinya adalah dengan melakukan sistem informasi secara

outsourcing. Penerapan strategi outsourcing IT mempunyai arti bahwa sumber daya fisik, baik

dalam bentuk tenaga kerja, maupun sumber daya yang berkaitan dengan penerapan teknologi

informasi perusahan akan disediakan dan atau dikelola olah pihak spesialis atau pihak yang ahli

berasal dari eksternal perusahaan. Situasi ini dapat bersifat sementara atau justru akan bersifat

permanen, dan dapat mempengaruhi secara keseluruhan atau sebagian dari sistem informasi yang

diterapkan perusahaan.

Pada saat ini pengembangan sistem informasi secara outsourcing di Indonesia sedang

berkembang di berbagai perusahaan, dimulai dari perusahaan perbankan, hingga perusahaan

minyak dan gas. Oleh karena itu perlu dilakukan kajian untuk mengetahui pengembangan sistem

informasi yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia.

1.2. Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah menganalisis perkembangan sistem

informasi secara outsourcing di Indonesia.

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Menurut (Jogiyanto 2005) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan

sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisisr,

saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu ( O’Brien 2010). Menurut

O’Brien (2007) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait

untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan

keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3

komponen dasar atau fungsi yaitu:

§ Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan

(assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Masukan

dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan sistem dapat beroperasi

dan signal input yang nantinya akan diolah menjadi produk.

§ Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi keluaran..

§ Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati tahap

pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuah sistem selalu berupa

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Gambar 1. Komponen Dasar Sistem

6

Model sistem informasi membutuhkan lima sumber daya yaitu: sumber daya perangkat

keras (mesin dan media), sumber daya perangkat lunak (instruksi program dan prosedur), sumber

daya manusia (pengguna dan ahli SI), sumber data (teks, gambar, alfanumerik, video, dan audio),

dan sumber daya jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan). Seluruh sumber daya ini

digunakan dalam aktivitas model sistem informasi. Aktivitas pertama yaitu data yang telah

dikumpulkan kemudian dimasukkan ke dalam sistem penyimpanan terkomputerisasi. Tahap

selanjutnya data diproses menjadi informasi. Data dimanipulasi melalui sejumlah aktivitas

seperti perhitungan, perbandingan, pengurutan, pengklasifikasian, dan peringkasan. Seluruh

aktivitas tersebut mengatur, menganalisa, dan memanipulasi data dan mengubahnya menjadi

informasi yang berguna bagi pengguna. Setelah itu dihasilkan sebuah informasi yang keluarkan

dalam berbagai bentuk seperti lembaran laporan, data visual, dokumen multimedia, pesan

elektronik, gambar grafis, dan audio.

Gambar 2. Aktivitas Sistem Informasi

Informasi dan data yang didapatkan kemudian dapat disimpan dalam bentuk basis data,

basis model, dan basis pengetahuan. Di dalam aktivitas sistem informasi terdapat pengawasan

performa sistem, sebuah sistem informasi harus menghasilkan umpanbalik (feedback) dari

aktivitas masukan, proses, keluaran dan penyimpanan yang dilakukan. Umpanbalik ini harus

diawasi dan dievaluasi untuk menentukan apakah sistem telah memenuhi standar performa yang

telah ditentukan.

7

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware,

software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi

tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 3.

Gambar 3. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki tiga bagian utama, yaitu data yang mendukung informasi,

prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi, dan orang yang membuat produk,

memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi. Sistem

informasi ini memiliki peranan penting bagi keberhasilan perusahaan karena :

1. Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system)

Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), maka sistem informasi dapat

membantu perusahaan untuk menciptakan proses transaksi-transaksi bisnis yang efisien bagi

perusahaan, mengendalikan proses-proses industri, mendukung komunikasi dan kerja sama

perusahaan, serta memperbarui basis data perusahaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan

keunggulan kompetitif perusahaan. Sistem ini dibagi menjadi beberapa jenis yaitu: transaction

processing systems (TPS), process control systems (PCS), dan enterprise colaboration systems

(ECS).

2. Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system)

Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system) , maka sistem informasi

dapat menyediakan informasi dan mendukung para manajer dalam membuat keputusan yang

efektif. Sistem ini dibagi menjadi : management information systems (MIS), decision support

8

systems (DSS) dan executive information systems (DIS). Selain operations support system dan

management support system, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya yaitu Expert

Systems, Knowledge Management Systems, Strategic Information Systems dan Functional

Business Systems.

3. Perusahaan dapat mencapai efektivitas dan efesiensi dalam proses bisnis dan

pengambilan keputusan manajerial dengan menggunakan sistem informasi. Dengan demikian,

perusahaan dapat menjadi sebuah perusahaan yang adaptif dan berdaya saing tinggi di tengah

lingkungan yang dinamis.

Gambar 4. Peranan Sistem Informasi

Sistem informasi mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya

organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis

yang dinamis. Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup; 1) mendukung kesuksesan

berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan

manajemen sumberdaya manusian, 2) kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan

operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan

kepuasan customer, 3) sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses

pengambilan keputusan yang efektif, 4) bagian yang penting dari upaya pengembangan produk

dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi

dalam persaingan global, 5) bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam

menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima dan 6)

kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan wanita.

9

Terdapat 4 (empat) komponen utama dalam mengatur sistem informasi yaitu :

1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan.

2. Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk

mencapai tujuan perusahaan.

3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk

bekerjasama.

4. Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan

teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja dan perusahaan.

2.2. Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi adalah menyusun sistem yang baru untuk menggantikan

sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Penggantian atau

perbaikan ini disebabkan oleh beberapa hal antara lain :

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama atau pada sistem

yang lama timbul ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama

menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga

kebenaran data kurang terjamin. Sedangkan pertumbuhan organisasi adalah kebutuhan informasi

yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan adanya perubahan

prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi

yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar yang semakin ketat,

kecepatan informasi sangat menentukan keberhasilan strategi dan rencana yang disusun untuk

meraih kesempatan dan peluang pasar sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk

meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang

dilakukan oleh manajemen.

3. Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, misalnya dari pemerintah.

10

Pengembangan sistem informasi dapat diimplementasikan dan dikelola dengan beberapa

siklus seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5 di bawah ini (O’Brien, 2005).

Gambar 5. Siklus Pengembangan Sistem Informasi

Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas

yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan

mengimplementasikan sistem informasi. Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini

terbagi atas :

a. Perencanaan sistem

b. Analisis sistem

c. Perancangan sistem secara umum / konseptual

d. Evaluasi dan seleksi sistem

e. Perancangan sistem secara detail

f. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem

g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem

Terdapat berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan

sistem informasi antara lain :

1. System Development Life Cycle (SDLC), yaitu pengembangan suatu sistem dimulai dari proses

pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, analisis terhadap rencana sistem yang akan

11

dibuat, mendesain sistem dan mengimplementasikan sistem yang telah dibuat dan melakukan

evaluasi terhadap jalannya sistem yang dibuat.

2. Prototyping, sistem dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang

erat antara analis dengan end user.Kelemahan teknik ini adalah tidak mudah untuk melaksanakan

pada sistem yang relatif besar.

3. Rapid Application Development, adalah pendekatan pengembangan dengan

mengikutsertakan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi.

Kelemahan dalam pendekatan ini adalah sistem mungkin terlalu sulit dibuat dalam waktu yang

tidak terlalu lama yang pada akhirnya dapat mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan

menjadi rendah.

4. Object Oriented Analysis and Development, yaitu mengintegrasikan data dan pemrosesan

selama dalam proses desain sistem yang akan menghasilkan sistem yang kualitasnya lebih baik

dan mudah di modifikasi.

Pada saat ini pengembangan sistem dapat dikatagorikan ke dalam 2 (dua) pendekatan

pengembangan yaitu pengembangan secara terstruktur dan pengembangan secara object

oriented. Dalam pengembangan sistem tersebut perlu diperhatikan bagaimana dan apa yang

dibutuhkan dalam mendesain sistem, yaitu bagaimana mendefinisikan event, usecase, dan event

table sebelum memulai pengembangan sistem yang akan di pilih, lalu bagaimana

menentukan things sebagai dasar dari pengembangan sistem, baru kemudian memilih pendekatan

pengembangan sistem mana yang akan digunakan.

2.3. Sistem Infromasi Outsourcing

Penyusunan dan pengembangan suatu sistem informasi seperti telah dikemukakan diatas

akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan antara lain adalah siapa yang akan

melakukan proses penyusunan dan pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan

tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif (O’Brien), yaitu :

§ Merancang dan membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan

pelaksana

§ Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses

penyusunan,

§ Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (Outsourcing).

12

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information

Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang

semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra

perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk

menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.

Outsourcing atau alih daya merupakan suatu tindakan mengalihkan suatu pekerjaan

dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh pihak lain yang mempunyai kompetensi pada

pekerjaan tersebut. Outsourcing IT saat ini dipandang sebagai suatu pilihan strategis manajemen

dan bukan hanya sebagai suatu cara untuk memotong biaya (Pratiwi, 2005).

Sistem Informasi Outsourcing merupakan pengembangan dan penerapan sistem informasi dan

manajemen yang diserahkan kepada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten di bidang

tersebut dan bukan dilakukan oleh internal perusahaan. Faktor utama yang mendorong

pendekatan ini adalah efisiensi sumber daya.

Menurut Reyes et al. (2005) penerapan strategi outsourcing IT mempunyai arti bahwa

sumber daya fisik, baik dalam bentuk tenaga kerja, maupun sumber daya yang berkaitan dengan

penerapan teknologi informasi perusahan akan disediakan dan atau dikelola olah pihak spesialis

atau pihak yang ahli berasal dari eksternal perusahaan. Situasi ini dapat bersifat sementara atau

justru akan bersifat permanen, dan dapat mempengaruhi secara keseluruhan atau sebagian dari

sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan pada

sistem informasi secara outsourcing adalah :

1) Identifikasi kebutuhan, pemilihan dan perencanaan sistem untuk mengantisipasi agar

pembelian tepat sasaran dengan perhitungan biaya.

2) Analisa sistem, untuk menentukan sistem yang cocok disusun dan dikembangkan dalam

perusahaan.

3) Mengembangkan permohonan dalam suatu proposal.

4) Mengevaluasi proposal, untuk mengetahui sejak dini pembiayaan dan menyesuaikannya

dengan kemampuan perusahaan dan

5) Pemilihan vendor berdasarkan identifikasi kebutuhan, analisa sistem dan permohonan

proposal.

13

Pada alternatif ini Out sourcing, perusahaan dapat meminta pihak ketiga untuk

melaksanakan proses penyusunan dan pengembangan sistem informasi, termasuk

pelaksanaannya. Perusahaan menyerahkan pelaksanaan penyusunan dan pengembangan serta

maintenance sistem informasi kepada pihak ketiga. Pada pemilihan alternatif ini biasanya

perusahaan mempertimbangkan :

· Masalah biaya dan kualitas sitem informasi yang akan dipergunakan

· Masalah kinerja sistem informasi yang akan disusun dan dikembangkan

· Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka

· Penyederhanaan, perampingan dan rekayasa sistem informasi yang ditawarkan vendor

· Masalah keuangan perusahaan

· Budaya perusahaan, dan

· Tekanan dari pelaksana sistem informasi.

Menurut O’Brien, 2007 ada 10 alasan perusahaan melakukan out sourcing yaitu:

1) Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Dalam penyusunan dan pengembangan

outsourcing biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan biasanya lebih mahal dari yang

dikeluarkan untuk pelaksanaannya. Oleh karena itu jika perusahaan tidak memahami

mengenai sistem informasi akan lebih baik melakukan outsourcingdaripada melakukannya

sendiri untuk memperkecil resiko kegagalannya.

2) Meningkatkan fokus perusahaan, yaitu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis intinya tanpa

harus memikirkan pengembangan sistem informasi.

3) Memperoleh akses terhadap kemampuan sistem informasi yang berkembang di dunia.

Biasanya perusahaan hanya fokus kepada inti bisnisnya tanpa menghiraukan sistem informasi

yang telah berkembang, sehingga perusahaan tidak mengetahui sistem informasi yang cocok

bagi perkebangan bisnisnya.

4) Membebaskan SDM internal untuk tujuan lain selain bisnis inti perusahaan. Dengan

melakukan out sourcing, maka pekerjaan karyawan dalam inti bisnis tidak akan terganggu

sehingga tidak merubah kapasitas produksi.

5) Sumberdaya yang diperlukan tidak tersedia dalam perusahaan. Tidak semua perusahaan

memiliki karyawan yang selalu mengikuti perkembangan sistem informasi.

6) Mempercepat keuntungan enginering perusahaan. Dengan melakukanout sourcing maka

perusahaan langsung dapat mengetahui solusi untuk pengembangan sistem informasi.

14

7) Fungsi internal sulit dimanage karena berada diluar kendali perusahaan. Hal ini merupakan

salah satu kelemahan penggunaan out sourcing yang dilakukan oleh perusahaan, karena

perusahaan dalam hal ini tidak ikut dalam merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi

penyusunan dan pengembangan sistem.

8) Modal selalu tersedia. Biasanya penyedia jasa penyusunan dan pengembangan sistem

informasi sudah tahu source apa yang dibutuhkan.

9) Berbagi resiko. Dalam hal ini resiko tidak hanya diterima oleh vendor tetapi juga perusahaan.

Oleh karenanya dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi, perusahaan terlibat

terutama untuk identifikasi kebutuhan perusahaan.

10) Pemasukan kas yang selalu dibawah kontrol perusahaan.

Terdapat 10 kunci sukses penggunaan Out Sourcing dalam penyusunan dan

pengembangan sistem informasi antara lain adalah :

1. Perusahaan harus memahami apa yang menjadi tujuan perusahaan. Hal ini diperlukan agar

penyusunan dan pengembangan sistem tidak salah sasaran sehingga tidak terkesan menghambur-

hamburkan anggaran.

2. Perencanaan, visi dan misi perusahaan yang strategis.

3. Memilih vendor yang tepat untuk mengerjakan penyusunan dan pengembangan sistem

informasi. Dalam pemilihan vendor ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain :

· Komitmen dalam kualitas. Sistem informasi yang disusun oleh vendor bisa

dikembangkan sesuai tujuannya, mudah dan menarik untuk dikembangkan dan dipelajari,

bisa diandalkan/realibility, dapat dimaintenance/ maintenacybility, portable, mudah

dipindah dan efisien.

· Harga yang sesuai. Harga akan sangat memperngaruhi kualitas sistem informasi yang

digunakan. Lebih mahal biasanya sistem lebih baik danapplicable.

· Reputation/reference yang bisa dipertanggungjawabkan. Vendor telah mempunyai

pengalaman dalam pekerjaannya minimal 3 (kali) kontrak dengan nilai baik.

4. Pengelolaan hubungan dengan vendor yang berkelanjutan. Hubungan dengan vendor perlu

dijaga agar apabila nanti pekerjaan telah selesai dan user menemui kesulitan, perusahaan masih

dapat memanggil vendor.

5. Kontrak yang terstruktur.

15

6. Komunikasi yang terbuka dengan pihak-pihak yang terkait dengan penyusunan dan

pengembangan sistem. Komunikasi diperlukan agar dalam penyusunan dan pengembangan

sistem tidak miss using. Pihak yang terkait dalam hal ini perusahaan harus memberikan data

yang benar sebagai resource dalam dalam sistem.

7. Keterlibatan dan dukungan dari eksekutif. Eksekutif dalam hal ini pimpinan harus

mendukung sepenuhnya penyusunan dan pengembangan sistem karena pekerjaan ini

memerlukan dana yang tidak sedikit.

8. Perhatian pada masalah-masalah yang berkembang. Dalam penyusunan sistem informasi

harus memperhatikan masalah-masalah yang berkembang, agar bisa disesuaikan jangan sampai

setelah sistem jadi, ternyata telah out of date.

9. Kebijakan keuangan jangka pendek. Keuangan harus tersedia pada saat penyusunan dan

pengembangan sistem dilaksanakan.

10. Penggunaan keahlian dari luar perusahaan. Perusahaan lebih baik menggunakan tenaga ahli

yang bergerak dalam bidang teknologi informasi dari luar perusahaan karena biasanya mereka

telah mempunyai jaringan yang luas mengenai sistem informasi yang telah berkembang.

Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan

juga perlu diperhatikan diantaranya:

1. Sistem tidak mampu menangani permasalahan-permasalahan yang unik dalam

perusahaan dan apabila ada modifikasi, belum tentu perusahaan dapat langsung

memodifikasinya. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka

dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.

2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource-kan. Perusahaan

menjadi sangat tergantung pada pihak luar dalam hal ini out sourcer sehingga sulit bagi

perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan. Jika aplikasinya

adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan

menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan karena

kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.

3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di

dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. Perusahaan dapat

kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak out sourcer menjual

16

data perusahaan ke pesaing dan juga dalam memutuskan sesuatu dalam proses

penyusunan dan pengembangan sistem.

4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan

aplikasi tersebut. Ada kecenderungan out sourcer untuk merahasiakan sistem yang

digunakan dalam menyusun dan mengembangan sistem informasi bagi pelanggannya.

5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang

kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika

kontrak sudah berjalan.

6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang

relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang

menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai

selesai.

Beberapa macam pekerjaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi yang

dapat di lakukan out sourcing antara lain adalah maintenace, training, networking, membangun

sistem, konsultasi dan perekayasaan ulang, pinjam data,network administration, dan keseluruhan

teknologi informasi. Secara umum, jasa outsourcing biasanya berkisar di jaringan, desktop,

aplikasi perangkat lunak dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing ke

dalam 4 bagian, yaitu:

· Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik

hardware, software, dan brainware.

· Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh

pihak lain yang dipakai dalam jangka waktu tertentu.

· Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan diserahkan

kepada pihak lain, dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan dikelola oleh

perusahana sendiri.

· De Facto Insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain

dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan

sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan

menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia.

17

Outsourcing IT memiliki beberapa kelebihan bagi perusahaan dibanding pengelolaan IT

secara insource, yaitu memberikan kesempatan untuk meningkatkan operasional dan dukungan

yaitu meningkatkan produktivitas, mengurangi pengeluaran, mendapatkan akses ke teknologi-

teknologi baru, dan untuk meningkatkan tingkat kompetitif di pasar. Kajian lainnya juga

mengungkapkan keuntungan lainnya seperti IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi

dan transformasi bisnis terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.

2.4. Peraturan Perundangan Outsourcing

Peraturan mengenai outsourcing dibuat dalam Undang-undang No.13/2003 tentang

Ketenagakerjaan, khususnya Bab IX tentang Hubungan Kerja, yang didalamnya terdapat pasal-

pasal yang terkait langsung dengan outsourcing. Berikut dijabarkan isi dari undang-undang

tersebut. Pasal 50 – 55, berisi tentang Perjanjian Kerja dan Pasal 56 – 59, berisi tentang

Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

Pasal 59

(1) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu hanya dibuat untuk pekerjaan tertentu yang

menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu

tertentu, yaitu :

1. Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya;

2. Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama dan

paling lama 3 (tiga) tahun;

3. Pekerjaan yang bersifat musiman;

4. Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan

yang masih dalam percobaan atau penjajakan.

(2) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat diadakan untuk pekerjaan yang

bersifat tetap.

(3) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu dapat diperpanjang atau diperbaharui.

(4) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang didasarkan atas jangKA waktu tertentu dapat

diadakan untuk paling lama 2 (dua) tahun dan hanya boleh diperpanjang 1 (satu) kali untuk

jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun.

Pasal 60 – 63, berisi tentang Perjanjian Kerja Waktu Tidak Terbatas (PKWTT) dan Pasal

64 – 66, berisi tentang Outsourcing.

18

Pasal 64

Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerja kepada perusahaan lainnya melalui

perjanjian penyediaan jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis.

Pasal 65

(1) Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain dilaksanakan melalui

perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis.

(2) Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lai sebagaimana dimaksud dalam ayat

(1) harus memenuhi syarat-syarat sebaga berikut:

1. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama;

2. Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan;

3. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan; dan

4. Tidak menghambat proses produksi secara langsung

(3) Perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus berbentuk badan hukum.

(4) Perlindungan kerja dan yarat-syarat kerja bagi pekerja/buruh pada perusahaan

lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) sekurang-kurangnya sama dengan perlindungan kerja

dan syarat-syarat kerja pada perusahaan pemberi pekerjaan atau sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

(5) Perubahan dan/atau penambahan syarat-syarat sebagaimana dimaksud dalam ayat

(2) diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri.

(6) Hubungan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur

dalam perjanjian kerja secara tertulisa antara perusahaan lain dan pekerja/buruh yang

dipekerjakan.

(7) Hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (6) dapat didasarkan atas perjanjian kerja

waktu tidak tertentu atau perjanjian kerja waktu tertentu apabila memenuhi persyaratan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59.

(8) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) tidak

terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan penerima

pemborongan beralih menjadi hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan pemberi

pekerjaan.

19

Pasal 66

Penyediaan jasa pekerja/buruh untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak

berhubungan langsung dengan proses produksi harus memenuhi syarat sebagai berikut: Adanya

hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerj/buruh;

Pasal 1 ayat 15, “Hubungan kerja adalah hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh

berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah.”

Pekerja dari perusahaan penyedia jasa pekerja tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja

melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses

produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang atas kegiatan yang tidak berhubungan langsung

dengan proses produksi.

Pada saat ini aturan mengenai pegawai outsourcing diperketat dengan Peraturan

Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Permenakertrans) No. 19 Tahun 2012, khususnya

PKWT pada perusahaan penyedia jasa pekerja, bahwa PKWT-nya, sekurang-kurangnya memuat:

· jaminan kelangsungan bekerja;

· jaminan terpenuhinya hak-hak pekerja/buruh sesuai dengan peraturan perundang-undangan

dan yang diperjanjikan; dan

· jaminan perhitungan masa kerja apabila terjadi pergantian perusahaan penyedia jasa

pekerja/buruh untuk menetapkan upah;

Demikian juga memuat hak-hak lainnya, seperti

· hak atas cuti (tahunan) apabila telah memenuhi syarat masa kerja;

· hak atas jamsostek;

· Tunjangan Hari Raya (THR),

· istirahat mingguan;

· hak atas ganti-rugi (kompensasi diakhirinya hubungan kerja PKWT);

· penyesuaian upah berdasarkan -akumulasi- masa kerja;

· dan hak-hak lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan dan/atau perjanjian kerja

(PKWT) sebelumnya.

20

BAB III

PEMBAHASAN

Pada saat ini pengembangan sistem informasi secara outsourcing di Indonesia mulai

berkembang dengan pesat. Beberapa perusahaan menengah ke atas melimpahkan sistem

informasi kepada perusahaan spesialis teknologi informasi (vendor). Beberapa perusahaan besar

memilih untuk membeli paket-paket sistem dari vendor pembuat perangkat lunak daripada

membuat sendiri sistem. Penggunaan jasa outsourcing dipilih sehingga perusahaan dapat lebih

fokus pada bisnis intinya karena pekerjaan terkait teknologi informasi telah diserahkan pada

pihak ketiga untuk dikembangkan, lebih mudah memprediksi biaya yang dikeluarkan, dan dapat

disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Di samping itu, kondisi sumberdaya manusia yang

ahli dlam bidang sistem informasi menjadi pertimbangan perusahaan lebih memilih membeli

sistem yang dibutuhkan. Perusahaan yang menggunakan sistem informasi outsourcing antara lain

perusahaan perbankan seperti PT. Bank BCA, PT. Bank Jabar Banten, perusahaan pengolahan

minyak dan gas bumi PT. Pertamina, dan perusahaan-perusahaan lainnya .

PT. Bank BCA memiliki divisi pengembangan teknologi informasi sendiri, namun Bank

BCA tetap memakai jasa outsourcing sejak tahun 2001 di dalam bidang sentralisasi dan

pendistribusian keperluan kantor, pengiriman rekening giro, pusat pencetakan, pendistribusian

uang tunai dan pengelolaan arsip. Hal tersebut dilakukan karena dengan adanya outsourcing

Bank BCA dapat bekerja lebih efisien, menyederhanakan operasinya, mempertahankan jumlah

sumberdaya manusia pada tingkat yang sama dan lebih berkonsentrasi pada bisnis intinya.

Walaupun menggunakan jasa outsourcing, Bank BCA tetap mempertahankan divisi

pengembangan teknologi informasinya untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak luar,

mempertahankan keunikan perusahaan dan demi alasan keamanan.

PT. Bank Jabar Banten menggunakan jasa outsourcing di bidang sistem sumber daya

manusia, program kredit skoring, dan sistem informasi debitur. Pengguna sistem diberikan

pelatihan terlebih dahulu oleh pihak vendor sehingga dapat mengimplementasikan sistem yang

dibuatkan.

PT. Pertamina menggunakan sistem informasi yang dinamakan Enterprise Resource

Planning (ERP). Sistem informasi ERP meliputi absensi pegawai, komunikasi antar pegawai,

21

transaksi perusahaan, cuti dan gaji para pegawai. Pertamina menggunakan outsourcing dalam

sistem informasi ERP. Software yang digunakan adalah MySAP sebagai program ERP. MySAP

digunakan karena informatif, mudah dan praktis digunakan para pegawai. PT. Pertamina

melakukan pembayaran loyalti untuk berlangganan software MySAP yang dihitung berdasarkan

jumlah akun setiap tahunnya yang terkait dengan aktifitas internal dan eksternal perusahaan. Di

dalam sistem mySAP ada sejumlah modul standar yang terintegrasi. Modul ini beroperasi pada

level informasi Operasional (Operational level) yaitu level dimana pengelolaan data dilakukan,

user memasukkan data ke sistem dan report/informasi yang dihasilkan hanya dapat dilihat per

modul. Lebih dari itu mySAP juga mampu menghasilkan informasi analitik yang bisa digunakan

oleh para pengambil keputusan melalui modul yang dikenal dengan nama SEM (Strategic

Enterprise Management) dan BI (Business Intelligence). Secara terminologi, Business

Intelligence (BI) adalah sebuah teknologi, aplikasi serta kegiatan untuk mengumpulkan,

mengintegrasi, menganalisa dan mempresentasikan informasi bisnis maupun informasi lainnya.

Sistem BI menampung data-data historis dan data-data saat ini serta dapat juga memuat

predictive views dari operasi bisnis.

Menghindari ketergantungan pada MySAP, Pertamina mendirikan divisi khusus IT

dengan nama Corporate Shared Service (CSS) untuk mengembangkan sistem ERP yang cocok

digunakan oleh PT. Pertamina sehingga tidak harus bergantung pada MySAP. Penerapan

outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina memberikan keuntungan yaitu data perusahaan

lebih terintegrasi, kegiatan bsinis perusahaan lebih terfokus, kemananan data lebih terjamin, dan

mempermudah persaingan di pasar global.

Pengembangan sistem informasi secara outsourcing tidak hanya dimanfaatkan oleh

perusahaan besar, namun hal ini juga diadopsi oleh perusahaan kecil karena tidak mempunyai

sumberdaya manusia dan anggaran yang cukup untuk menjalankan sistem informasinya sendiri.

Pengembangan IT outsourcing pada Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) dilakukan

dalam bidang administrasi, desain produk, pemasaran, dan sedikit untuk proses produksi.

Umumnya UMKM tidak memiliki anggaran untuk mendukung model klasik IT. Oleh karena itu

UMKM mempekerjakan karyawan outsourcing sebagai konsultan IT untuk menangani berbagai

masalah IT yang dihadapi. Tantangan para IT outsourcing pada UMKM adalah harus mampu

menyesuaikan situasi ekonomi UMKM. UMKM menggunakan jasa outsourcing untuk IT agar

22

dapat menghemat biaya, memastikan akses yang tepat waktu, dan memaksimalkan nilai bisnis ke

dalam pasar.

Seiring dengan berkembangnya sistem informasi secara outsourcing, muncul perusahaan-

perusahaan yang khusus bergerak dalam bidang jasa outsourcing seperti PT. Brightstars.

Brightstars merupakan perusahaan media digital yang mengakomodasi kebutuhan perusahaan

tentang kampanye digital. Brightstars memiliki strategi digital terpadu untuk menjangkau

pelanggan dan menganalisis kebutuhan pelanggan. Perusahaan tersebut melakukan proses bisnis

outsourcing di bidang strategi kampanye, social media brand activation, website &

pengembangan mobile site, pengembangan aplikasi mobile, pengembangan aplikasi online, serta

e-CRM & point of integrasi penjualan.

Jasa outsourcing Brightstars digunakan oleh perusahaan asuransi seperti Manulife,

Permata Me, AXA Mandiri General, AXA Mandiri Life, perusahaan minuman Kratingdaeng,

perusahaan retail Hypermart, perusahaan makanan Kacang Garuda, hingga perusahaan kosmetik

seperti Cussons Extreme Deodorant dan Rexona Men.

Gambar 6. Perusahaan Outsourcing Brightstars

Perusahaan pengguna jasa Brightstars menggunakan jasa IT outsourcing untuk

pembuatan website, aplikasi di handphone, facebook, kampanye lomba, dan promosi lainnya.

Website yang dibuat menyediakan informasi bagi para stakeholders seperti laporan keuangan,

pengumuman, jenis produk dan berbagai fitur yang ditawarkan. Website yang dibuat juga

digunakan untuk merekrut pegawai baru. Brightstars menggunakan sistem kontrak sebagai

23

pengikat tanggung jawab jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan selama masa pengembangan.

Brightstars juga menyediakan akses khusus untuk perusahaan pengguna jasanya agar mudah

melakukan pengendalian terhadap kinerja mereka.

Perusahaan outsourcing lainnya adalah PT. Infomedia Nusantara, perusahaan tersebut

melakukan proses bisnis outsourcing di bidang CRMS, manajemen sumber daya manusia,

analisis data, dan servis operasi. Jasa PT. Infomedia Nusantara dapat dipesan dengan mudah

melalui e-mail, website, sms maupun gerai di kota terdekat.

24

KESIMPULAN

Sistem informasi secara outsourcing di Indonesia saat ini telah diadopsi oleh beberapa

perusahaan besar maupun kecil. Perkembangan yang pesat dikarenakan penggunaan outsourcing

di bidang sistem informasi sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk dapat fokus pada bisnis inti

perusahaan, menghemat biaya, serta dapat memperbaiki proses bisni internal. Namun terdapat

kelemahan dalam penggunaan outsourcing oleh perusahaan yaitu ketergantungan terhadap

vendor, membutuhkan biaya tinggi apabila menggunakan software khusus, dan dapat

menimbulkan kebocoran internal perusahaan.

25

DAFTAR PUSTAKA

Bank BCA. 2014. About BCA. http://www.bca.co.id diakses 30 September 2014 18:00.

Bank BJB. 2014. Corporate Website. http://www.bankbjb.co.id diakses 30 September 2014

18:00.

Brightstars. 2014. What We Have Done. http://www.brightstars.co.id diakses 30 September 2014

18:00.

Infomedia. 2014. Services. http://www.infomedia.co.id diakses 30 September 2014 18:00.

Jogiyanto, Hartono. 2005. Analisa dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta. Andi.

O’Brien, James A. 2005. Introduction to Information Systems. 12th edition. McGraw-Hill,

Northern Arizona.

O’Brien, James A. 2007.Management Information Systems - 10th

edition.Palgrave, Basingstoke.

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information System 15th ed. Mc Graw-

Hill Companies, Inc: New York.

Pratiwi Mileniawati. 2005. “Beberapa Alasan Mengapa Perusahaan Melakukan Outsourcing

dalam Teknologi Informasi.” http://www.sony-ak.com/articles/5/it_outsourcing.php

diunduh 30 September 2014 18:00.

Pertamina. 2014. Our Business. http://www.pertamina.com/our-business diakses 30 September

2014 18.00.

Reyes, G., Jose, G., Juan, L. 2005. Information Systems Outsourcing success Factors: A Review

and Some Results. Information Management & Computer Security. Vol. 13 No. 5: 399-

418