0

0

PENGEMBANGAN MICROSOFT ACCESS UNTUK OTOMATISASI SIKLUS

AKUNTANSI MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN) KLATEN

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan Kepada

Program Studi Manajemen Pendidikan

Program Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Surakarta

Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh

Gelar Magister dalam Ilmu Manajemen Pendidikan

Oleh

NUR KABIB

NIM: Q 1000 80 462

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

PROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKAFRTA

2012

1

1

PENGEMBANGAN MICROSOOFT ACCESS UNTUK OTOMATISASI SIKLUS

AKUNTANSI MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN) KLATEN

Oleh

NUR KABIB

Abstract

The objective of study are: 1) To describe the utilization of database management

system, especially Microsoft Access in accounting automation Cycle of education

as a part of information and communication technology. 2) To creation of

database management system model by Microsoft Access as a part of

information and communication technology in automation of education

accounting system which can be accounted and also modified by the users

accordance with their requirements.

This research is R&D research with interview, observation and questionnaire as

method of data collecting. Furthermore, the researcher developed the data to be

a developing model. The results of those developing data were tested on a

research site to get a response, suggestion and appraisal from respondents.

After getting response, suggestion and appraisal from respondents, then the

researcher improvement. The model which has been improved further tested

again to respondents to get their appraisal if it compares with the previous result

about pace of work, report accuracy, convenience of working and also

appearance of model. To know the difference of average of the old system and

new system are performed by t- test.

The result of research shows that data base which use Microsoft access is able to

fulfill the basic needs of data base that is reliability of handling the data in huge

amount quickly, correct , and comfortable on research site. Besides, data base

management by Microsoft access does not hedge the flexibility of data base

management as a requirement. The model which has been developed is able to

increase working pace, report accuracy, convenience of work, and appearance of

model. This research has several benefits and also weaknesses, however the

benefits are much more than the weaknesses.

Keyword: Microsoft Access, Accounting, Effective, and Efficient

2

2

Pendahuluan

Komputer sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi, akan

mampu membantu manajer dalam hampir semua aspek rekayasa konstruksi dan

manajemen, misalnya, estimasi, penjadwalan, simulasi operasi, keselamatan,

analisis struktur dan peristiwa aplikasi langsung di lapangan seperti koleksi data.

Dengan demikian dengan komputer diharapkan dapat memberi nilai lebih dalam

menggali, mengolah dan menyajikan data kembali menjadi sebuah informasi

yang bermanfaat.

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 24 tahun 2007 tentang

Standar Sarana dan Prasarana untuk Sekolah Dasar dan Menengah menyatakan,

Bahwa untuk menjamin tercapainya tujuan pelaksanaan pembelajaran perlu

adanya sarana dan prasarana yang memadai serta harus memenuhi ketentuan

umum yang ditetapkan dalam standar sarana dan prasarana. Standar tersebut

disusun untuk lingkup pendidikan formal, jenis pendidikan umum, jenjang

Pendidikan Dasar dan Menengah, yaitu Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah

(SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs) dan

Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA).

Standar Sarana dan Prasarana ini mencakup (2010, 407), 1) Kriteria

minimum sarana yang terdiri dari perabot, peralatan pendidikan, media

pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, teknologi informasi dan

komunikasi, serta perlengkapan lain yang wajib dimiliki oleh setiap

sekolah/madrasah, 2) Kriteria minimum yang terdiri dari lahan, bangunan, ruang-

3

3

ruang dan instalasi daya dan jasa yang wajib dimiliki oleh setiap

sekolah/madrasah.

Secara tidak langsung melalui peraturan menteri tersebut, undang-

undang tentang Sistem Pendidikan Nasional mengamanatkan bahwa salah satu

kriteria minimum sarana pendidikan menuntut adanya teknologi informasi dan

komunikasi yang di dalamnya menjadi tak terpisahkan dengan komputer. Dengan

alat ini diharapkan kepala sekolah, pendidik dan tenaga kependidikan mampu

melakukan banyak terobosan yang sebelumnya belum dapat dilakukan bahkan

belum terbayangkan.

Namun selain sebagai amanat undang-undang, fakta di lapangan

menunjukkan justru undang-undang dan peraturan yang sering berubah setiap

saat. Dengan bergantiya undang-undang dan peraturan akan diikuti perubahan

atas kebijakan dan keputusan termasuk yang berkaitan dengan sekolah. Hal

inilah yang perlu diantisipasi oleh semua pihak yang berkompeten untuk

mempersiapkan diri dan teknologi agar lebih cepat untuk menyesuaikan diri

dengan model dan format kebijakan yang baru.

Situs penelitian telah memiliki dan menggunakan komputer, tetapi baru

sebatas pendukung dalam pengambilan keputusan oleh pihak yang

berkompeten. Komputer telah digunakan untuk mengetik, mengolah angka

secara sederhana atau justru sekedar sarana hiburan. Dalam konteks tersebut,

komputer belum digunakan sebagai prosesor yang dapat member nilai lebih.

4

4

Paparan keadaan seharusnya dengan keadaan sesungguhnya telah

dipaparkan. Kedua hal tersebut memiliki kesenjangan yang selanjutnya

dirumuskan dalam suatu perumusan masalah ”Perlu dikembangkan Sistem

Pengelolaan basis data dengan Microsoft Access sebagai bagian dari teknologi

informasi dan komunikasi dalam otomatisasi siklus akuntansi pendidikan yang

dapat dipertanggungjawabkan, serta dapat dimodifikasi oleh pemakai sesuai

dengan kewenangannya”.

Dengan berdasarkan pada latar belakang masalah, maka penelitian ini

memiliki tujuan 1) Mendeskripsikan pemanfaatan sistem pengelolaan basis data

khususnya Microsoft Access dalam otomatisasi akuntansi pendidikan sebagai

bagian dari teknologi informasi dan komunikasi pada situs penelitian, 2)

Terciptanya model sistem pengelolaan basis data dengan Microsoft Access

sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi dalam otomatisasi siklus

akuntansi pendidikan yang dapat dipertanggungjawabkan serta dapat

dimodifikasi oleh pemakai sesuai dengan kewenangannya.

Metode Penelitian

Penelitian ini merupakan Penelitian dan Pengembangan (Sutama,

2010:183) yaitu suatu proses atau langkah-langkah untuk mengembangkan suatu

produk atau menyempurnakan produk yang telah ada yang dapat

dipertanggungjawabkan. Masih menurut Sutama, produk tersebut tidak selalu

berbentuk benda atau perangkat keras (hardware) seperti buku, modul, alat

bantu pembelajaran dikelas atau di laboratorium, tetapi juga bisa perangkat

5

5

lunak (software) seperti program komputer untuk pengolahan data,

pembelajaran di kelas, perpustakaan atau laboratorium, ataupun model-model

pendidikan, pembelajaran, pelatihan, bimbingan, evaluasi dan manajemen.

Pada penelitian dan pengembangan ini menggunakan model hipotetik.

Berdasarkan kajian teori tentang Microsoft Access, akuntansi dan pengamatan

dilapangan, diajukan hipotesis berupa model sistem pengelolaan basis data

menggunakan Microsoft Access untuk otomatisasi siklus akuntansi. Model ini

dibangun dengan melalui beberapa prosedur dan beberapa uji. Penelitian ini

diakhiri dengan ditandai lahirnya model final dari sistem pengelolaan basis data

menggunakan Microsoft Access untuk otomatisasi siklus akuntansi pada situs

penelitian. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru ini, akan

meniningkatkan kecepatan kerja, produktivitas kerja dan kenyamanan kerja.

Data dalam penelitian ini diperoleh dengan metode triangulasi yaitu

data diperoleh dengan berbagai teknik pengumpulan data dan berbagai sumber

sekaligus melakukan cek silang. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini

adalah gabungan dari observasi, wawancara maupun pengumpulan dokumen.

Sumber data berasal dari tempat in teraksi sosial yang sedang berlangsung,

pelaku atau orang yang sedang memainkan peran tertentu dan kegiatan yang

dilakukan oleh aktor dalam situasi sosial yang sedang berlangsung.

6

6

Penelitian ini termasuk dalam jenis Penelitian dan Pengembangan

(Research and Development), yang akan dlaksanakan dengan beberapa tahapan

sebagai berikut: 1) Studi pendahuluan dengan menggunakan pendekatan

deskriptif kualitatif yakni dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian

data dan melakukan verifikasi, 2) Pengembangan desain model dengan

menerapkan pendekatan deskriptif dilanjutkan desain hipotetik dengan dibantu

pakar. Model hasil penelitian ini didesain agar dapat meningkatkan kecepatan

kerja, keakuaratan laporan, kenyamanan kerja serta tampilan sistem serta

kepuasan pegawai yang melakukan tugas maupun kepuasan pihak-pihak yang

dilayani, 3) Setelah desain model hipotetik selesai, dilakukan validasi dengan

melakukan uji coba awal pada para pemakai untuk menilai model tersebut agar

mendapatkan masukan. Berdasarkan masukan-masukan tersebut, bersama

pakar model hipotetik diperbaiki sesuai kebutuhan para pemakai, 4) Model

hipotetik hasil perbaikan, selanjutya dilakukan uji coba lanjutan kepada para

pemakai. Aspek yang dinilai pada uji ini adalah kecepatan kerja, produktivitas

kerja dan kenyamanan kerja.

Uji yang digunakan untuk menilai uji coba model menggunakan

pengujian eksperimen dengan cara membandingkan keadaan sistem sebelum

dan sesudah memakai sistem baru (before-after). Pengujian ini dengan data

berbentuk interval dengan alat uji t-test berpasangan (related) menggunakan

SPSS dari windows versi 15. Uji ini dinyatakan signifikan apabila hasil uji p < 0,05.

Apabila uji lanjutan menunjukkan nilai yang signifikan, maka model tersebut

7

7

dianggap sebagai model hipotetik final. Setelah model hipotetik selesai maka

langkah selanjutnya atau penerapan model tersebut dengan melakukan evaluasi

hingga menghasilkan model final.

Model ini akan diuji coba dengan melakukan eksperimen, yaitu dengan

membandingkan efektivitas dan efesiensi sistem kerja lama dengan sistem kerja

baru. Efektivitas sistem kerja akan diukur berdasarkan; arus kerja menjadi

pendek dan lancar, pegawai lebih mudah dan nyaman mengikuti sistem , lebih

murah, cepat, produktif dan memuaskan pihak-pihak yang dilayani dengan

sistem baru tersebut. Jadi indikator keberhasilan yang dapat diukur adalah;

kecepatan kerja, kenyamanan kerja, produktivitas dan biaya. Eksperimen

dilakukan dengan cara membandingkan keadaan sebelum dan sesudah memakai

sistem baru (before-after).

Subyek penelitian ini adalah pihak-pihak yang terlibat langsung dalam

penerapan model sistem kerja yang baru. Subyek yang dimaksud adalah sebagai

berikut: kepala sekolah, para wakil kepala sekolah, staf tata usaha dan

perwakilan komite sekolah yang merepresentasikan pihak yang dilayani oleh

sistem yang baru.

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data

sekunder. Kedua jenis data diperlukan mengingat kompleksitas model yang akan

dikembangkan. Data primer diperoleh dari pihak-pihak yang terlibat langsung

dalam penelitian dan pengembangan, sedangkan data sekunder dengan

mengamati situs penelitian.

8

8

Instrumen dalam penelitian ini terdiri dari panduan wawancara,

lembar pengamatan dan kuesioner. Masing-masing instrument didesain untuk

berbagai sumber data yang berbeda. Teknik Analisis Data

Setelah model sistem kerja lama dan baru diperoleh skor langkah

selanjutnya melakukan analisis data tersebut. Analisis dengan membuktikan

signifikansi perbedaan model item kerja lama dan baru dengan uji beda rata uji t

dengan dengan SPSS for windows versi 15.

Hasil dan Pembahasan

Dengan menggunakan metode pengumpulan data yang telah

dipaparkan berhasil dikumpulkan data yang berkaitan dengan pengelolaan

akuntansi pada situs penelitian. Data tersebut selanjutnya dijadikan dasar dalam

mengembangan model hipotetik awal yang terdiri dari beberapa table, form,

query, maupun report yang dilengkapi dengan swictboard. Model awal ini diuji

cobakankan kepada para pihak yang terlibat dalam penelitian ini untuk

mendapat tanggapan dan masukan.

Beberapa tanggapan dan masukan dari para responden antara lain

hampir semua form belum mengakomodir tombol yang memudahkan pengguna

untuk memperbaiki data jika terjadi kesalahan tanpa harus keluar form yang

sedang aktif, Pencetakan masih bersifat umum dan global serta tingkat

keamanan masih longgar yang memberi peluang semua orang untuk mengakses

basis data. Para pemakai menghendaki keamanan beserta kewenangan yang

terbatas baik oleh asisten maupun bendahra sekolah.

9

9

Berdasar masukan dan saran tersebut, maka basis data diperbaiki dan

didesain ulang. Perbaikan yang dilakukan diantaranya melakukan split basis data

antara bendahara dan asisten bendahara untuk memudahkan dalam pengaturan

keamanan. Hasil dari proses tersebut maka baik asisten bendahara maupun

bendahara akan memiliki switchboard manager yang sama dengan kewenagan

yang berbeda. Gambar 1 dan gambar 2 merupakan gambar switchboard manajer

un tuk bendhara dan asisten bendahara sekolah.

Gambar 1. Swicthboard Manager Bendahara Komite Sekolah

Gambar 21. Switchboard Manager Asisten Bendahara Komite Sekolah

10

10

Berkaitan dengan kemudahan melakukan editing jika terjadi kekeliruan

input, maka semua form input ditambah dengan tombol “maju” dan “mundur”

yang digunakan untuk menuju record tertentu yang perlu diperbaiki. Gambar 2,

adalah form yang telah dibubuhi tombol tersebut.

Gambar 2. Form dilengkapi tombol maju dan mundur

Selanjutnya untuk memperbaiki kekurangan pencetakan yang bersifat

umum dan global, maka didesain form untuk melakukan pencetakan dengan

syarat tertentu. Gambar 3, merupakan gambar form pencetakan dengan

memasukkan syarat range tanggal tertentu dan nomer induk tertentu untuk

asisten bendahara sekolah.

Gambar 3. Form Cetak dengan syarat tertentu

11

11

Demikian pula form transaksi pemasukan yang digunakan oleh

Bendahara sekolah dilengkapi dengan maju dan mundur untuk pembenahan

data seperlunya.

Gambar 4. Form Transaksi Akuntansi

Untuk kepentingan pencetakan laporan, form tersebut dilengkapi

tombo “CETAK”. Apabila tombol tersebut ditekan, maka basis data akan

mengarahkan para pemakai pada form pencetakan yang dilengkapi dengan

combo box “nama penanggungjawab” dan “NIP penanggungjawab” laporan serta

range tanggal laporan. Gambar 5 berikut ini menunjukkan gambar form “CETAK”

yang dimaksud.

Gambar 5. Form Cetak Laporan SOT oleh Bendahara

12

12

Sedangkan tombol “Cetak Laporan” merupakan tombol yang bagi

bendahara sekolah untuk membuat laporan keuangan. Jika tombol ini ditekan,

maka pengguna akan diarahkan pada form pencetakan dengan memasukkan

range tanggal dan pilihan pengurutan laporan berdasar tanggal transakasi atau

mata anggaran, Nampak pada gambar 6.

Gambar 6. Form Cetak Laporan Transaksi Akuntansi

Untuk menjamin keamanan data dari pihak-pihak yang tidak

berkompeten, basis data ini di lindungan dengan pengesetan Password melalui

Encrypt with password pada database tools. Dengan fasilitas tersebut, kita dapat

membuat password seperti gambar 7 dibawah ini.

Gambar 7. Set Database Password

Guna menjamin keamanan basis data dari pihak yang fakktor ketidak

sengajaan, maka menu ribbon maupun obyek-obyek basis data disembunyikan.

13

13

Menyembunyikan menu ribbon dengan menonaktifkan beberapa menu ar yang

tidak dikendaki seperti pada gambar 8 berikut.

Gambar 8. Access Option

Sedangkan untuk menyembunyikan obyek basis data dapat dilakukan

melalui navigation option seperti pada gambar 9, gambar 10 dan gambar 11

dibawah ini.

Gambar 9. Navigation Option

Gambar 10. Group Option

14

14

Gambar 11. Group Option Object Type

Setelah diperbaiki maka, model basis data ini diuji cobakan lagi pada

subyek penelitian untuk mendapat penilaian dengan kuesioner. Hasil kuesioner

selanjutnya diringkas dalam tabulasi item pertanyaan dan diuji paired sample t-

test dengan mengunakan SPSS for Windows versi 15 Perhitungan uji tersebut

menunjukkan harga -16,517, dengan probabilitas 0,000 atau p<0,05 yang berarti

sangat signifikan.

Model hipotetik yang dikembangkan memiliki tampilan yang bagus,

mudah dalam pengoperasiannya dan menghasilkan lapora yang baik.

Sebagaimana dikemukakan Kumar (2003): yang berjudul ” Integrated

simulation application design for short term production scheduling” yang

menemukan bahwa keuntungan model menggunakan Microsoft Access yang

jauh lebih besar dari pada kekurangan.

Begitu pula berkaitan dengan peningkatan efesiensi kerja, model

berhasil meningkatkan efesiensi kerja. Jika dilihaht dari fleksibilitas, modl hasil

penelitian ini dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan hal tersebut sesuai dengan

penelitian Köhl and Gremmels (2010) judul penelitian “Documentation

system for plant transformation service and research” dengan salah satu

15

15

simpulan, sistem telah berkembang dan diuji selama beberapa tahun di

sebuah unit pelayanan transformasi, yang meningkat efisiensi. Selain itu,

sistem menyediakan akses cepat ke data untuk pengendalian kualitas dan

pengambilan keputusan. Sistem ini dapat dengan mudah dimodifikasi untuk

penggunaan dalam lingkungan penelitian lain

SIMPULAN

Model penelitian ini telah dilaksanakan melakui beberapa tahap.

Begitu pula, model ini telah diuji dengan hasil sangat signifikan.

Pengembangan Microsofy Access untuk Otomatisasi Siklus Akuntansi dapat

dilaksanakan dan mampu mampu meningkatkan kecepatan kerja,

kenyamanan kerja, dan produktivitas.

Ucapan terima kasih

Sebagai tulisan yang ilmiah, penulis tidak dapat menyusun tanpa

bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu perkenankanlah penulis menyampaikan

ucaoan terimakasih kepada: Kepala sekolah Madrasah aliyah Negeri (MAN)

Klaten beserta staf.

16

16

DAFTAR PUSTAKA

Anoname, Standar Pendidikan Nasional Indonesia beserta Delapan Peraturan-

Peraturan Meneteri Pendidikan Indonesia, 2010, Penerbit: CV. Dwi Karya

Mulia, Yogyakata.

Köhl and Gremmels, Documentation system for plant transformation service and

research, 2010, http://find.galegroup.com/gps/retrieve.do?contentSet=IAC-

Documents&qrySerId=&inPS=true&tabID=T002&prodId=IPS&searchId=

R2&retrieveFormat=PDF&currentPosition=1&userGroupName=kpt06137

&resultListType=RESULT_LIST&sort=DateDescend&docId=A220675877

&callistoContentSet=NPDF&workId=5QEX_1746-4811-6-4-p.pdf, diakses

26 Desember 2010 pukul 06.43 WIB.

Kumar, Sameer and Daniel A. Nottesdad, Integrated simulation application

design for short-term production scheduling, 2006,

http://find.galegroup.com/gps/retrieve.do?contentSet=IAC-

Documents&qrySerId=&inPS=true&tabID=T002&prodId=IPS&searchId=

R2&retrieveFormat=PDF&currentPosition=6&userGroupName=kpt06137

&resultListType=RESULT_LIST&sort=DateDescend&docId=A176927918

&noOfPages=12

Sutama, Metode Penelitian Pendidikan, 2010, Fairuz Media, Surakarta.