pengelolaan arsip di badan perencanaan … · perpustakaan.uns.ac.id ... menyelesaikan tugas akhir...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGELOLAAN ARSIP

DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA

BOYOLALI

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

VONI RIZKI UTAMI

D1513097

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2016

i


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

MOTTO

Ilmu pengetahuan tanpa agama lumpuh, agama tanpa ilmu pengetahuan buta .

( Albert Einstain )

Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan maka apabila kamu telah dengan sungguh -

sungguh selesai ( urusan dunia ), kerjakanlah beribadah dan hanya kepada Allah-lah engkau

berharap.

( Q.S Al – Insyiroh : 6 - 8 )

Kesuksesan berawal dari pribadi diri sendiri bukan dari orang lain, yang paling penting untuk

memperolehnya berawal dari niat, kemauan dan kemampuan untuk mencapai keberhasilan.

iv


commit to user

PERSEMBAHAN

1. Terimakasih untuk ayah dan ibuku tercinta yang tidak pernah berhenti

memberikan semangat, dukungan, nasehat, doa dan restu, selama penyusunan

tugas akhir ini.

2. Kakaku tersayang yang selalu mengingatkanku dan menyemangatiku salama

penyusunan tugas akhir ini.

3. Saudara-saudaraku tersayang yang selalu menyemangati aku.

4. Sahabat-sahabatku tersayang yang selalu memberikan motivasi.

5. Semua teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013.

v


commit to user

vi


commit to user

KATA PENGANTAR

Allhamdulillahirobbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat

Allah SWT yang telah melimpahkan rahmad dan hidayahNya, sehingga penulis dapat

menyelesaikan tugas akhir dengan judul “ PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN

PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI ”. Tugas

Akhir disusun dan diajukan dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk

menyelesaikan Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penyusun Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan

kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari beberapa

pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Selesainya

laporan tugas akhir ini tidak terlepas bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada :

1. Bapak Drs. H. Sakur, MS, selaku dosen pembimbing Tugas Akhir ini yang

telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan pengarahan yang

sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini.

2. Bapak Irsyadul Ibad, S,AB. M.Ed., M.Si, selaku dosen penguji dan

pembimbing akademik yang telah membantu dalam kelancaran pelaksanaan

pembuatan Tugas Akhir ini.

3. Bapak Drs. Ali, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III. Program Studi

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan

penyususnan tugas akhir ini.

4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Segenap karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Sebelas Maret Surakarta

telah membantu memperlancar administrasi.

vii


commit to user

6. Bapak H Setyo Wibowo, S.Sos. M.Si selaku Kepala Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan ijin kepada

penulis untuk melakukan kuliah kerja atau magang di Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.

7. Ibu Harni, SE selaku sub.bagian umum dan kepegawaian Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan

data dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini.

8. Bapak Sarengat, SH selaku Kepala bidang ekonomi Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan

dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini.

9. Seluruh staf Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali

yang telah memberikan penjelasan dan informasi dalam rangka penyelesaian

tugas akhir ini.

10. Kedua orang tua yang sangat saya sayangi, yang telah memberikan dukungan

baik moril maupun materil yang sangat membantu dalam memberikan

semangat dalam Tugas Akhir ini.

Penulisan sangat menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari

kata sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca

penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Surakarta, 26 Mei 2016

Penulis,

Voni Rizki Utami

viii


commit to user

DAFTAR ISI

Halaman

Halaman Judul ............................................................................................... i

Halaman Persetujuan ..................................................................................... ii

Halaman Pengesahan .................................................................................... iii

Motto ............................................................................................................. iv

Persembahan ................................................................................................. v

Pernyataan ..................................................................................................... vi

Kata Pengantar .............................................................................................. vii

Daftar Isi ....................................................................................................... ix

Daftar Tabel .................................................................................................. xi

Daftar Bagan ................................................................................................. xii

Abstrak .......................................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .................................................................... 1

B. Perumusan Masalah .......................................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ........................................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan ......................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengelolaan, Arsip, Jenis Arsip ................................ 5

2. Prosedur Pengelolaan Arsip ........................................................ 8

a. Penerimaan dan Pencatatan ................................................... 8

b. Penyimpanan Arsip .............................................................. 8

1. Sistem Penyimpanan Arsip ............................................. 9

2. Prosedur Penyimpanan .................................................... 10

3. Asas Penyimpanan .......................................................... 12

c. Pemeliharaan Arsip ............................................................... 14

ix


commit to user

d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ...................................... 15

e. Fasilitas Kearsipan ................................................................ 18

f. Pegawai Kearsipan ................................................................ 19

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan ..................................................................... 20

2. Jenis Pengamatan ........................................................................ 20

3. Sumber Pengamatan .................................................................... 20

4. Teknik Penelitian Data ................................................................ 22

BAB III DISKRIPSI INSTANSI

A. Tugas dan Fungsi Bappeda ......................................................... 24

B. Visi dan Misi Bappeda ................................................................ 25

C. Struktur Organisasi Bappeda ...................................................... 25

D. Karyawan Bappeda ..................................................................... 35

BAB IV PEMBAHASAN

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ............................................... 36

a. Pengurusan Surat Masuk ......................................................... 36

b. Pengurusan Surat Keluar ......................................................... 40

2. Penyimpanan Arsip ..................................................................... 41

a. Asas Penyimpanan Arsip......................................................... 41

b. Penyimpanan Arsip ................................................................. 42

3. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip ............................................. 43

4. Fasilitas Kearsipan ........................................................................ 44

5. Pegawai Kearsipan ........................................................................ 45

BAB V PENUTUP

A. Kesempulan ................................................................................ 47

B. Saran ........................................................................................... 49

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 50

LAMPIRAN

x


commit to user

DAFTAR TABEL

Tabel 3.2. Distribusi Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan ............. 34

Tabel 3.3. Distribusi Pegawai Menurkut Pangkat atau Golongan ................ 35

xi


commit to user

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Strukur Organisasi ....................................................................... 27

xii


commit to user

ABSTRAK

VONI RIZKI UTAMI, D1513097, PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI, Tugas Akhir, Jurusan DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2016.

Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. Arsip sangat berpengaruh penting dalam kehidupan dan perkembangan disektor organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, arsip sangat bermanfaat untuk mengetahui dokumen-dokumen yang terlampau apabila dikelola dengan baik dan benar. Metode pengamatan menggunakan diskripsi kualitatif, yang dituangan dalam bentuk kalimat-kalimat berdasarkan fakta. Sumber data yang yang diperoleh berdasarkan dari informasi, tempat kejadian, dan dokumen. Pengamatan ini mengambil lokasi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Boyolali bahwa pengelolaan arsip meliputi : Pertama, pengendalian dan pencatatan arsip sudah dilakukan sesuai dengan prosedur pengelolaan yang sudah ditetapkan. Kedua, penyimpanan arsip menggunakan asas desentralisasi. Ketiga, pemeliharaan arsip dilakukan dengan pemeliharaan fisik. Keempat, penyusutan dan pemusnahan arsip pernah dilakukan tetapi tidak langsung dimusnahkan oleh kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali melainkan diserahkan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Boyolali untuk ditinjak lanjuti.

xiii

pengelolaan arsip di badan perencanaan … · perpustakaan.uns.ac.id ... menyelesaikan tugas akhir...

Documents