perencanaan arsip

39
PERENCANAAN ARSIP

Upload: diapit-pratita

Post on 05-Mar-2016

199 views

Category:

Documents


23 download

DESCRIPTION

semoga bermanfaat

TRANSCRIPT

Page 1: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 1/39

PERENCANAAN ARSIP

Page 2: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 2/39

Definisi ArsipMenurut UU NO 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh

lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Page 3: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 3/39

UNSUR-UNSUR DARI ARSIP : 

 ARSIP MERUPAKAN INFORMASI TEREKAM.

 ARSIP MEMILIKI BENTUK MEDIA YANG NYATA( DAPAT DIBACA, DIRABA DAN DIDENGAR).

 ARSIP MEMPUNYAI FUNGSI DAN KEGUNAAN(LEGALITAS TERTENTU YG DAPAT DIGUNAKANDALAM RANGKA MENUNJANG PROSESPELAKSANAAN KEGIATAN ADMINISTRASI DANFUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN BIROKRASI,

PEMERINTAHAN DAN BISNIS.

Page 4: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 4/39

FUNGSI ARSIP(Berdasarkan UU No 43 Th. 2009)

Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakansecara langsung dalam kegiatan pencipta arsipdan disimpan selama jangka waktu tertentu;

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan olehpencipta karena memiliki nilaigunakesejarahan, telah habis retensinya,dan berketerangan dipermanenkan, yangtelah diverifikasi secara langsung maupun

tidak langsung oleh Arsip Nasional RepublikIndonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Page 5: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 5/39

(Berdasarkan PP NO.28 Th. 2012)

Penggunaan arsip dinamis dilakukan untukmemenuhi kepentingan dalam kegiatanperencanaan, pengambilan keputusan, layanankepentingan publik, perlindungan hak, ataupenyelesaian sengketa (Penjelasan Pasal 37, ayat 1) ;

Penggunaan arsip statis bertujuan untuk menjaminkeselamatan arsip sebagai pertanggungjawabannasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsadan bernegara yang dapat diakses secara terbuka

dalam rangka pemenuhan hak untuk memperolehinformasi  dalam berbagai kebutuhan dankepentingan (Penjelasan Umum).

Page 6: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 6/39

 

Arsip Dinamis

Arsip Aktif

Sering digunakan

Berada di Unit Pengolah /

Pencipta 

Arsip Inaktif

Jarang digunakan

Berada di Unit Kearsipan dan

LKD 

a. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensipenggunaannya tinggi dan/atau terusmenerus;

b. Arsip Inaktif adalah arsip yangfrekuensi penggunaannya telah menurun.

Page 7: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 7/39

 ARSIP

DINAMIS

 AKTIF

IN AKTIF

Disimpan di

Unit

Pengolah /Pencipta

Disimpan di

Unit Kearsipan

/ Record

Center SKPD

STATIS Disimpan di LembagaKearsipan / BPAD

Page 8: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 8/39

PENCIPTAAN

PENGGUNAAN

DISTRIBUSIMUSNAH

SIMPAN

PERMANEN

SIMPAN AKTIF

SIMPAN INAKTIF

PINDAH

Page 9: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 9/39

DAUR HIDUP TATA ARSIP DINAMIS

PENTAHAPAN KEGIATAN

PENCIPTAAN

Tata Persuratan

Manajemen Formulir

Manajemen Pelaporan

Pengurusan Surat

Pemberkasan & PenemuanProgram Arsip Vital

Penilaian

Pusat Arsip

Penyusutan : Pemindahan

PemusnahanPenyerahan

PENGGUNAAN

PELESTARIAN

DAUR HIDUP

TATA ARSIP STATIS

Page 10: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 10/39

SISTEM PEMBERKASAN ARSIP

(FILING SYSTEMS) 

Page 11: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 11/39

 

Page 12: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 12/39

 ARSIP (sebelum ditata)

Page 13: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 13/39

 

Page 14: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 14/39

 ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)

Page 15: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 15/39

  ARSIP DI RECORD CENTRE

(setelah ditata)

Page 16: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 16/39

16

Pemberkasan arsipdengan KLASIFIKASI

Page 17: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 17/39

ORDNE

R

Surat

Keterangan

Ijin Menikah

2010

ORDNE

R

Laporan

Kependudukan

Th. 2008

ORDNER

Perbaikan

Jalan Desa

2009

CONTOH :

Page 18: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 18/39

PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP

Unit Kerja penuh dengan arsip;

Bercampur baur antara arsip aktif dan inaktif dan tidak

 jelas;

Tidak ada petugas yang secara khusus menangani

masalah arsip;

Sarana kurang memadai;

 Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas dan

pejabat masing-masing;

Retrieval arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan

tepat.

Page 19: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 19/39

Solusi......?

mulai menata/membenahi berkas.

Melakukan penyusutan arsip secara reguler.

Page 20: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 20/39

Penataan Arsip

Sistem penataan arsip (Filing System ) adalah kegiatan mengatur

dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan

ekonomis.

Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu

susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentukdan sifat penataan Kartu Kendali adalah cara untuk mengatur dan

menata Kartu Kendali dalam susunan yang sistematis dengan

memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifatnya.

Penataan arsip/berkas adalah cara untuk mengatur dan menata

berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan

memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan

menunjang kelancaran pelaksanaan tugas organisasi

Page 21: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 21/39

 Tujuan Penataan Arsip

 Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali

dengan cepat dan tepat.

Mengantisipasi adanya dokumen yang hilang.

Efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan.

Menunjang telaksanakannya penyusutan arsip dengan

berdaya guna dan berhasil guna.

Page 22: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 22/39

  S S PENGORG NIS SI N 

 ASAS SENTRALISASIPENYIMPANAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIFTERPUSAT

 ASAS DESENTRALISASIPENYIMPANAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF MASING-MASING UNIT KERJA

 ASAS KOMBINASI

PENYIMPANAN ARSIP AKTIF OLEH MASING-MASINGUNIT KERJA, SEDANG ARSIP INAKTIF TERSENTRAL

Page 23: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 23/39

Sistem Penataan Arsip

5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu :

1. Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System )

2. Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System )

3. Sistem Nomor (Numerical Filing System )

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System )

5. Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System )

Page 24: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 24/39

Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System )

 Adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan

untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan

berpedoman pada peraturan mengindeks. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama

perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat

 yang dituju (surat keluar).

Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System )

 Adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan

 yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan

perusahaan yang menggunakan sistem ini.

Sistem Nomor (Numerical Filing System )

 Adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok

permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi

nomor urut tertentu.

Page 25: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 25/39

 

Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System )

 Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal,

bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikanpedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih

baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas

 yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir

pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.

Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System )

 Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi),

daerah, atau wilayah tertentu.

Page 26: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 26/39

  Sistem Pemberkasan adalah susunan yangteratur dalam bentuk berkas yang ditatasedemikian rupa sehingga masalahnya jelas danmemudahkan penemuan kembali, meliputi:

a. Seri b. Rubrik

c. Dosier

Page 27: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 27/39

Sarana penataan berkas

  - Filing kabinet - Tickler file- Filing kartu - Lemari gambar- Rak arsip - Sekat

-Roll O’Pack 

  - Folder- Lemari arsip - Kartu kendali- Kartu disposisi - Label- Kartu tunjuk silang - Boks arsip

Page 28: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 28/39

   Tindakan dan prosedur yang dilalui dalam pengaturan arsip

berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan, misalnya dalam filing cabinet, dalam boks dan dalam rak/lemari arsip, sesuai

dengan perencanaan tata letak yang ditetapkan.

Penataan arsip yang pada dasarnya adalah pengelolaan aspek

 fisik, hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuaidengan ketentuan teknis yang berlaku sehingga mencerminkan

kelanjutan dari pengaturan dari aspek intelektualnya.

Ketetapan identifikasi arsip yang dibuat dalam kerangka

penataan informasinya menjadi amat penting dalam penataan arsipkarena berakit langsung pada pemudahan temu baliknya

Page 29: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 29/39

  PEMBENAHAN

Page 30: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 30/39

Langkah-langkah Dalam Pembenahan Arsip Inaktif :

Pemilahan

Pendeskripsian

Entry Data

Olah Data

Manuver Arsip

Penataan Boks

Pelabelan

Pembuatan Daftar Arsip

Page 31: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 31/39

Pemilahan

Memisahkan antara arsip dan non arsip serta duplikasi

 yang berlebihan.

Non arsip antara lain amplop, map, blanko, formulir

kosong, dan lain-lain.

Mengelompokkan arsip sehingga menjadi berkas dengan

kesatuan informasi yang utuh.

Page 32: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 32/39

Pendeskripsian

Memindahkan isi informasi arsip/dokumen ke dalam

lembar deskripsi atau langsung di entry pada komputer

Page 33: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 33/39

Entry Data

Memasukkan seluruh data hasil deskripsi

arsip/dokumen ke dalam program excel  

Page 34: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 34/39

Olah Data

Mengelompokkan data berdasarkan pada Unit Pengolah danKlasifikasi secara elektronik dari seluruh kode pelaksana, sehinggaarsip yang memiliki kesamaan kode klasifikasi, kegiatan, kurun

 waktu, dll. akan berurutan.

Langkah-langkahnya : penggabungan data dari semua pelaksana,pengisian kode klasifikasi, pengisian kode kegiatan, sorting.

Page 35: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 35/39

Manuver Arsip

Merupakan pelaksanaan kegiatan pengelompokan fisik

dan informasi arsip/ dokumen berdasarkan klasifikasi

arsip/dokumen yang merupakan hasil dari olah data. Pemberian nomor definitif pada Folder.

Penomoran boks sementara .

Page 36: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 36/39

Penataan Boks

Merupakan kegiatan penempatan boks arsip dengan

penentuan skema penyimpanan dari posisi boks

sementara menjadi boks definitif. Penomoran boks.

Page 37: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 37/39

Pelabelan

Merupakan kegiatan pencantuman label pada setiap

 folder dan boks berdasarkan lokasi simpan yang telah

ditetapkan.

Contoh: Keterangan :

 A : Ruang

01 : Lemari/rak

03 : baris0015 : nomor boksA.01.03.0015

Page 38: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 38/39

Pembuatan Daftar Arsip

Merupakan kegiatan pembuatan Daftar dari

keseluruhan arsip yang telah ditata

Daftar Arsip ini digunakan sebagai sarana bantu

penemuan kembali arsip secara manual. Dalam daftar arsip ini tercantum : No. Urut, Kode

Klasifikasi, Unit Pengolah, Uraian arsip, Tingkat

Perkembangan Arsip, Kurun Waktu, Lokasi Simpan Arsip

 yang terdiri dari nomor ruang, nomor rak, nomor folder,

dan nomor boks.

Page 39: Perencanaan Arsip

7/21/2019 Perencanaan Arsip

http://slidepdf.com/reader/full/perencanaan-arsip 39/39

   Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip merupakan hal yang

sangat penting dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. sistem

penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam

suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawatarsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Penataan arsip

 yang benar harus sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang

disimpan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.