pengarsipan
TRANSCRIPT
PengarsipanPend. AP Reguler 2010
Nama Kelompok:• Amelia• Nurul Fadillah• Nicki Tri Hadianti• Hendra Purnama• Hasanah Andara
Penggolongan Arsip
ARSIP
ARSIP STATIS
ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF
ARSIP INAKTIF
Ruang Lingkup Kegiatan KearsipanPenciptaan
Penyimpanan
Penemuan
Penyelamatan
Penyusutan
Pemusnahan
Penanganan Surat MasukSistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
Contoh Form Buku AgendaAgenda Surat
M/KPengirim
Isi RingkasDiteruskan
Ket
No Tanggal No Tanggal Kepada Ke
Kartu Kendali• Berupa lembar kertas
yang berisi data surat sebagai “pengganti buku agenda” dan buku ekspedisi.
• Untuk mengendalikan surat-surat penting
• Mempermudah penemuan surat dan informasi singkatnya bila diperlukan karena disusun dalam kotak secara sistematis.
KARTU KENDALI
Format Kartu Kendali
INDEKS : CC-01 Tgl : 26 Sept 2006No : M/K
KODE
ISI RINGKAS :LAMPIRAN :
DARI KEPADA
TANGGAL NO. SURAT
PENGOLAH : Widyatmoko PARAF
CATATAN : Diteruskan ke Com Manager tanggal 27 Sept 2006
R / SR / BPenawaran Pemasangan CCTV
PT. GOLD VISION COMMUNICATION MANAGER
24 SEPT 2006 B/GVIS/206/IX/2006
Contoh Agenda Surat Elektronik
Pengurusan Surat Masuk
Proses Penanganan Surat MasukPenyortiran
PencatatanPenggandaan
Pendisposisian
Penyimpanan
III II
I III
II
III II
I
Proses Pengurusan Surat Masuk Penting
Unit Kearsipan Unit PengolahPenerima
SuratPencatat Surat Pengarah
SuratPenata Arsip
Surat Penting
SuratPenting
II
I
II
II
I
T
Unit PengolahUnit Kearsipan
Pencatat Surat
Pengarah Surat
Penata Arsip Ekspedisi
SuratAsli
III
II
II
I
T
III
II
I
II
SuratAsli
DISIMPAN
DITELITI DISIMPAN
Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa ( Rutin )
Penerima
Pencatat
Pengarah
PenataArsip
Tata Usaha
Pengolah
Pimpinan
Pengolah
Pelaksana
Pengolah
1 12
Surat
LembarPengantar
LembarDisposisi
21
2
1,2
Simpan
1,2
Pengelolaan Surat Keluar
Bagan Pengurusan Surat Keluar
Pengirim Pencatat
Pengarah
PenataArsip
Tata Usaha
Pengolah
Pimpinan
Pengolah
Pelaksana
Pengolah
Asli &Tembusan
Pertinggal
1 23
Diisi KodeDikirim
Kartu Kendali
Surat
Ket.LembarDisposisi
Hasil PengolahanSuratDisposisi
Pengonsepan SuratKonsep Diteliti
Surat DitandatanganiDiketik
Prosedur Pembuatan Surat Keluar
Pembuatan Konsep
Persetujuan Konsep
Mengagendakan Surat
Pengetikan Konsep
Pemeriksaan Konsep
Penandatangan Surat
Pemberian Cap Dinas Melipat Surat
Penyampulan Surat Pengiriman Surat Penyimpanan
Surat
Bagan Alur Kerja Agenda Surat Keluar
Konsep Surat• Dari segi pembuatannya, konsep
surat dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu:
Sentralisasi Desentralisasi
Pendiktean Sistem Konsep Surat• Pendiktean Langsung• Pendiktean Tidak Langsung
Pengagendaan Surat Keluar• nomor : 001 / KP / VII / 2006. Artinya
:001: Nomor urut yang diambil dari buku agendaKP : Masalah Kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai )VII : Bulan surat dibuat2006 : Tahun Surat dibuat
Pemeriksaan ketikan suratDilakukan oleh:1. Juru ketik2. Konseptor3. Penanggung Jawab Surat4. Agendaris
Cara Melipat Surat
Lipatan Tunggal Lipatan Ganda
Lipatan Baku Lipatan Baku Rendah
Lipatan Akordion Lipatan Akordion Rendah
Lipatan Model Perancis
Lipatan Model Baron
Penyampulan Surat• Pada sampul surat harus dilengkapi :a. Alamat pengirim bila tidak memakai
kop surat.b. Nomor surat diketik di kiri atas di
bawah kop surat.c. Cap dinas diterapkan pada amplop
dibawah nomor.d. Stempel bebas bea atau perangko
secukupnya.
Pengiriman Surat• Pengiriman surat dapat dilakukan
dengan:a. Pengiriman langsungb. Melalui pos
Sistem Penataan Arsip
KEPEGAWAIAN
Kearsipan Sistem Perihal
KEUANGAN
Kenaikan Gaji
Tunjangan
Kredit
LamaranFormasi
Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:
No Masalah/Subyek Kode
1. Hubungan Masyarakat HM
2. Kepegawaian KP
3. Keuangan KU
4. Perlengkapan LK
Kode
Masalah Utama
Masalah Sub Masalah
KP
KU
Kepegawaian
Keuangan
1.Penerimaan
2.Izin/Cuti
1.Upah dan Gaji
2.Utang
3.Piutang
1.Formasi2.Surat lamaran3.Test4.Pengangkatan
1.Sakit2.Melahirkan3.Keperluan4.Melaksanakan ibadah
1.Upah karyawan tidak tetap2.Gaji3.Lembur
1.Penerimaan utang2.Penagihan utang3.Penundaan utang4.Pembayaran utang
1.Penambahan piutang2.Penagihan piutang3.Penundaan piutang4.Pembayaran piutang
Pembagian Utama Pembagian Pembantu Pembagian Lanjutan
1. Keuangan 1.1. Kenaikan Gaji1.2. Tunjangan1.3. Kredit1.4. Honorarium
1.1.1. Berkala1.1.2. Kenaikan Pangkat
2. Kepegawaian 2.1. Formasi2.2. lamaran2.3. Kenaikan Pangkat2.4. Mutasi2.5. Cuti 2.5.1. Cuti Tahunan
2.5.2. Cuti Besar2.5.3. Cuti Hamil
3. Peralatan 3.1. Alat Tulis3.2. Mesin Kantor
4. Dsb
Daftar Indeks Sistim Perihal