Download - Pengarsipan
![Page 1: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/1.jpg)
PengarsipanPend. AP Reguler 2010
![Page 2: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/2.jpg)
Nama Kelompok:• Amelia• Nurul Fadillah• Nicki Tri Hadianti• Hendra Purnama• Hasanah Andara
![Page 3: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/3.jpg)
Penggolongan Arsip
ARSIP
ARSIP STATIS
ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF
ARSIP INAKTIF
![Page 4: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/4.jpg)
Ruang Lingkup Kegiatan KearsipanPenciptaan
Penyimpanan
Penemuan
Penyelamatan
Penyusutan
Pemusnahan
![Page 5: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/5.jpg)
Penanganan Surat MasukSistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
![Page 6: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/6.jpg)
Contoh Form Buku AgendaAgenda Surat
M/KPengirim
Isi RingkasDiteruskan
Ket
No Tanggal No Tanggal Kepada Ke
![Page 7: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/7.jpg)
Kartu Kendali• Berupa lembar kertas
yang berisi data surat sebagai “pengganti buku agenda” dan buku ekspedisi.
• Untuk mengendalikan surat-surat penting
• Mempermudah penemuan surat dan informasi singkatnya bila diperlukan karena disusun dalam kotak secara sistematis.
KARTU KENDALI
![Page 8: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/8.jpg)
Format Kartu Kendali
INDEKS : CC-01 Tgl : 26 Sept 2006No : M/K
KODE
ISI RINGKAS :LAMPIRAN :
DARI KEPADA
TANGGAL NO. SURAT
PENGOLAH : Widyatmoko PARAF
CATATAN : Diteruskan ke Com Manager tanggal 27 Sept 2006
R / SR / BPenawaran Pemasangan CCTV
PT. GOLD VISION COMMUNICATION MANAGER
24 SEPT 2006 B/GVIS/206/IX/2006
![Page 9: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/9.jpg)
Contoh Agenda Surat Elektronik
![Page 10: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/10.jpg)
Pengurusan Surat Masuk
![Page 11: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/11.jpg)
Proses Penanganan Surat MasukPenyortiran
PencatatanPenggandaan
Pendisposisian
Penyimpanan
![Page 12: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/12.jpg)
III II
I III
II
III II
I
Proses Pengurusan Surat Masuk Penting
Unit Kearsipan Unit PengolahPenerima
SuratPencatat Surat Pengarah
SuratPenata Arsip
Surat Penting
SuratPenting
II
I
II
![Page 13: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/13.jpg)
II
I
T
Unit PengolahUnit Kearsipan
Pencatat Surat
Pengarah Surat
Penata Arsip Ekspedisi
SuratAsli
III
II
II
I
T
III
II
I
II
SuratAsli
DISIMPAN
DITELITI DISIMPAN
![Page 14: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/14.jpg)
Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa ( Rutin )
Penerima
Pencatat
Pengarah
PenataArsip
Tata Usaha
Pengolah
Pimpinan
Pengolah
Pelaksana
Pengolah
1 12
Surat
LembarPengantar
LembarDisposisi
21
2
1,2
Simpan
1,2
![Page 15: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/15.jpg)
Pengelolaan Surat Keluar
![Page 16: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/16.jpg)
Bagan Pengurusan Surat Keluar
Pengirim Pencatat
Pengarah
PenataArsip
Tata Usaha
Pengolah
Pimpinan
Pengolah
Pelaksana
Pengolah
Asli &Tembusan
Pertinggal
1 23
Diisi KodeDikirim
Kartu Kendali
Surat
Ket.LembarDisposisi
Hasil PengolahanSuratDisposisi
Pengonsepan SuratKonsep Diteliti
Surat DitandatanganiDiketik
![Page 17: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/17.jpg)
Prosedur Pembuatan Surat Keluar
Pembuatan Konsep
Persetujuan Konsep
Mengagendakan Surat
Pengetikan Konsep
Pemeriksaan Konsep
Penandatangan Surat
Pemberian Cap Dinas Melipat Surat
Penyampulan Surat Pengiriman Surat Penyimpanan
Surat
![Page 18: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/18.jpg)
Bagan Alur Kerja Agenda Surat Keluar
![Page 19: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/19.jpg)
Konsep Surat• Dari segi pembuatannya, konsep
surat dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu:
Sentralisasi Desentralisasi
![Page 20: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/20.jpg)
Pendiktean Sistem Konsep Surat• Pendiktean Langsung• Pendiktean Tidak Langsung
![Page 21: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/21.jpg)
Pengagendaan Surat Keluar• nomor : 001 / KP / VII / 2006. Artinya
:001: Nomor urut yang diambil dari buku agendaKP : Masalah Kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai )VII : Bulan surat dibuat2006 : Tahun Surat dibuat
![Page 22: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/22.jpg)
Pemeriksaan ketikan suratDilakukan oleh:1. Juru ketik2. Konseptor3. Penanggung Jawab Surat4. Agendaris
![Page 23: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/23.jpg)
Cara Melipat Surat
Lipatan Tunggal Lipatan Ganda
Lipatan Baku Lipatan Baku Rendah
Lipatan Akordion Lipatan Akordion Rendah
Lipatan Model Perancis
Lipatan Model Baron
![Page 24: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/24.jpg)
Penyampulan Surat• Pada sampul surat harus dilengkapi :a. Alamat pengirim bila tidak memakai
kop surat.b. Nomor surat diketik di kiri atas di
bawah kop surat.c. Cap dinas diterapkan pada amplop
dibawah nomor.d. Stempel bebas bea atau perangko
secukupnya.
![Page 25: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/25.jpg)
Pengiriman Surat• Pengiriman surat dapat dilakukan
dengan:a. Pengiriman langsungb. Melalui pos
![Page 26: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/26.jpg)
Sistem Penataan Arsip
![Page 27: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/27.jpg)
KEPEGAWAIAN
Kearsipan Sistem Perihal
KEUANGAN
Kenaikan Gaji
Tunjangan
Kredit
LamaranFormasi
![Page 28: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/28.jpg)
Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:
No Masalah/Subyek Kode
1. Hubungan Masyarakat HM
2. Kepegawaian KP
3. Keuangan KU
4. Perlengkapan LK
![Page 29: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/29.jpg)
Kode
Masalah Utama
Masalah Sub Masalah
KP
KU
Kepegawaian
Keuangan
1.Penerimaan
2.Izin/Cuti
1.Upah dan Gaji
2.Utang
3.Piutang
1.Formasi2.Surat lamaran3.Test4.Pengangkatan
1.Sakit2.Melahirkan3.Keperluan4.Melaksanakan ibadah
1.Upah karyawan tidak tetap2.Gaji3.Lembur
1.Penerimaan utang2.Penagihan utang3.Penundaan utang4.Pembayaran utang
1.Penambahan piutang2.Penagihan piutang3.Penundaan piutang4.Pembayaran piutang
![Page 30: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/30.jpg)
Pembagian Utama Pembagian Pembantu Pembagian Lanjutan
1. Keuangan 1.1. Kenaikan Gaji1.2. Tunjangan1.3. Kredit1.4. Honorarium
1.1.1. Berkala1.1.2. Kenaikan Pangkat
2. Kepegawaian 2.1. Formasi2.2. lamaran2.3. Kenaikan Pangkat2.4. Mutasi2.5. Cuti 2.5.1. Cuti Tahunan
2.5.2. Cuti Besar2.5.3. Cuti Hamil
3. Peralatan 3.1. Alat Tulis3.2. Mesin Kantor
4. Dsb
Daftar Indeks Sistim Perihal
![Page 31: Pengarsipan](https://reader035.vdokumen.com/reader035/viewer/2022081414/5885a7a31a28abd2348b4e95/html5/thumbnails/31.jpg)