7#*- r, unur [ldruIJ

SYSTEM & PROCEDURE DIVISION

SoP ini bisa diperbaiki/ditinjau ulang bilamana dikemudian hari ditemukan kesalahan atau ketidaksesuaian.

DemtkianS0Pinikamibuatuntukbisadipatuhiolehsemuapersonilyangberkait,apabila terjadipermasalahanmakasanksiyangdiberikankepadapersonilterlibatyangmelanggarS0PadalahadministrasisebesarRpl00.000ataupembinaansampaisuratperingatan sesuai bobot kesalahanataukecerobohanyangdilakukan.

Ir, I Gede Agus HardiawanPresident Director

Hormat Kami,

-+I

Ni Kadek UlianiSystem & Procedure

SYSTEM & PROCEDURE DIVISION HEAD 20 0ktober 2014

Halaman : 1

STAN DARD O PEMTIO N PRO CEDU RETATA KEtOtA RUANGAN ARSIP & PENGARSIPAN FILE

L. Merapikan file pada tahun sebelumnya pada ruangan arsip agar memudahkan pencarianfika diperlukan prar1a7rLt,1 t".t"ntr.2. Memastikan untuk proses pengarsipan dari semua divisi dilakukan dengan rapi dan teratur setiap tahu

.' DIVISI ]I]

' YANG,iMENGGUNAt:.' iiXAN..,.,ri:i

.].RUANGAN.]

: :.::t lA:.. ,:

.OPEMSIirroNAL:8|:

COMPTIA.,,,NtE..r,.,,.

.?IMPINAN

.PERUSAHA

",:::)a' AN/:DIRECTOR.,,

Setiap ruangan arsip GH Holding harus memenuhi standarruang arsip.

Ruangan arsip GH Holdings, setiap rak dalam ruangan arsipwajib ada pengait antar rak dengan tujuan untukmengantisipasi kelebihan beban yang mungkinmengakibatkan rak arsip terjatuh dan tangga dimasing-masing ruangan.

Divisi dari setiap PT yang mempertanggungjawabkanuangan arsip wajib untuk memastikan ruangan arsip dalam

terkunci saat tidak digunakan dan kunci ruangandibawa oleh pinTpinan divisi tersebut,

Setelah selesai

digunakan.

Divisi yang menggunakan ruang arsip, dalam melakukanpengarsipan harus memenuhi ketentuan:a). File yang diarsipkan wajib berisikan Identitas jelas (Namafile, tahun, bulan) dengan ditulis resmi.b). Tidak ada arsip yang.menyentuh lantai.

File yang diarsipkan di ruangan arsip adalah file dari tahunsebelumnya, sedangkan file ditahun berjalan atau bulanberjalan dilakukan pengarsipan di masing-masing ruangandi divisi tersebut.

Pimpinan perusahaan dari masing-masing PT memastikanpengarsipan yang dilakukan divisi yangipertanggungiawabkan sudah sesuai dengan poin 1-4.

IA operation & compliance sewaktu-waktu harus melakukanruangan arsip dan memastikan poin 1 - 4 tidak ada Minimal 1 bulan

sekali.

Divisi terkait minimal setiap 1 tahun melakukan pendataan;ip yang sudah tidak mu4gkin digunakan lagi dan diajukantuk dilakukan pemurn"liin sehingga ruang arslp mampu

pung arsip Iainnya yang kemungkinan masih

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan ketentuansebagai berikut:a), Arsip 2008 ke bawah, dapat dilakukan pemusnahanminimal 10 tahun.

bJ. Arsip 2009 ke atas, dapat dilakukan pemusnahanminimal 5 tahun.

pemusnahan arsip yang dilakukan, wajib mendapatpersetujuan dari pimpinan diperusahaan tersebut sampai

1 tahun sekali.

Arsip yang akan dihancurkan wajib dibuatkan daftar danibuatkan berita acara pemusnahan yang dituiukan ke

Division Head Human Cqpital & General Affair Direcar

/

PT. GRUP HARDYSSYSTEM & PROCEDURE DIVISION

SYITEM & PROCEDURE Drvrsror{ HEAD

TATA KELOLA RUANGAN ARSIP & PENGARSIPAN FILE

/sP/GH/X/2014I Ditetapkan

20 Oktober 2014

Halaman : 1/2

WO RKIN G IN ST RIJ CTION IINSTRUKSI KESTANDAR RUANG ARSIP

tandar ruaArsipditempatkandiruangarsipyangsudahdit.ntuHoldinss-

ruangan ada identitas naSetiap ruangan harus ada saklar dan lampunva

arsip harus ada pintunya dan terkunci.tidak boleh menyentuh lantai.

Rakvaletbagianbawahnyasudahterbautdanterborkelantai,conectordisetiapraksudaht..u@triplekyang digunakan, triplekyang digunakan full rak dan terbaut/teripet ke rak.

Rak valet menggunakan 1 warna yaitu warna hitam.

I Di depan rak valet ada identitas arsip yang ditempatkan di rak velet tersebut.

Tulisan arsip di setiap kardus harus menghadap ke luar sehingga memudahkan saat pencariannya.

10 Penerangan di ruang arsip harus memadai

lL Ada tangga di setiap ruang arsip untuk memudahkan saat penyimpanan dan penggambilan arsip.di setiap rak mensacu tah rsip tersebut.

nya selalu terkondisi baik.

WORKING INSTRUCTION (INSTRUKSI KPENEMPATAN ARSIP

1 Dalam melakukan pengarsipan ada hal dasar yang wajib diketahui oleh Personel GH Holdings, dimana hal tersebut adalah sebagai berikut:1.1 Slla,t atau warkat baru dapat disebut se

a). Merupakan kumpulan warkat.n menurut ststem terten

a' Arsip yang fisiknla berbentuk lembaran. misalnya: surat-surat, warkrt, rkt. *tr.ir, surat kontrak dan laii-lai.b.Arsipyangfisiknyatidakberbentuklembaran,oan laln-laln.

2.2 Dari segi masalahnya:

b. Inventory record , adalah catatanyangberhubr.grnj:lg3nrrr3.]"! rgrlng inventasi (barang milik kantofc' Personal record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya arsip-arsip mengenai daftarriwayat hidup, riwayat pekerjaan, daftar jumlah pegawai dan lain-lain.

d' Production record , adalah catatan-catatan yang berhubungan mengenai masalah proriuksi. Misalnya arsip-arsip mengenai jenis bahanbaku produksi, alat produksi, proses pengolahan, jumlah, jenis, dan kualitas barang yang diperkenalkan searta Iaporan produksi.

3 Arsip yang dilakukan pengarsipan adalah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau arsip dari tahun sebelumnya.

4 Arsip yang ditempatkan di tempat arsip adalah arsip yang kemungkinan kecil untuk digunakan lagi atau data yang sudah tidak diperlukan lagi.

arsip pada ruangan arsip harus mematuhi aturan sebagai berikut:a)' File yang diarsiPkan wajib berisikan Identitas jelas (Nama file, tahun, bulan) dengan ditulis resmi.bl. Arsip dimasukkan ke dalam kardus.

c). Tidak ada arsip yang menyentuh lantai.

g). Arsip tersusun rapi di setiap rak.

a. Financial record, adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai -r.JIt'IilIgrilpenerimaan uang, arsip utang dan piutang, kuintansi, cek dan lain_lain.

Misalnya bukti-bukti pembayaran dan

PT. GRUP HARDYSSYSTEM & PROCEDURE DIVISION /sP /GH/x/2014

SYSTEM & PROCEDURE DIVISION HEAD

TATA KELOLA RUANGAN ARSIP & PENGARSIPAN FILE 20 Oktober 2014

Iaman : 2

I4IORKING INSrR UCTTON (r NSTRU KS I KE RIA)PEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan arsin adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai guna,Ipenghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara:

a). Pencacahan; memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamaka n shredden.

b). Pembakaran; dengan membakar dokumen secara keseluruhan dengan api.

cJ.Pemusnahan kimiawi; memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkantulisan.

.- Pembuburan: dokumen yang akan dimusnahkan, dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkandl.' melalui saringan.

2 Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

a). Arsip 2008 ke bawah, dapat dilakukan pemusnahan minimal 10 tahun, jadi baru bisa dimusnahkan tahun 2014 sesuai ketentuan umum dantata cara perpajakan BAB IV pasal 28 ayat 11 yang berbuny; Buku, catatan dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan dandokumen lain termasuk hasil pengolahan data dari pembukuan yang dikelola secara elektronik atau secara program aplikasi on-line wajibdisimpan selama 10 [sepuluh0 tahun di Indonesia, yaitu di tempat kegiatan atau tem[at tinggal wajib pajak orang pribadi, atau di temparkedudukan Wajib Pajak Badan. Kurun waktu 10 (sepuluh) tahun penyimpanan buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuanatau pencatatan adalah sesuai ketetntuan yang mengatur mengenai batas daluwarsa penyidikan tindak pidanan di bidang perpajakan.

b).Arsip2009keatas,dapatdilakukanpemusnahanminimal5tahun,seSuaiketentuanumumdantata.,.uffiyang berbunyi: Hak untuk melakukan penagihan pajak, termasuk bunga, denda, kenaikan, dan biaya penagihan pajak, daluwarsa setelahmelampaui waktu 5 (lima) tahun terhitung sejak penerbitan surat tagihan pajak.

3 Setiap pemusnahan arsip yang dilakukan, wajib mendapat persetujuan dari pimpinan di perusahaan tersebut sampai dengan presld ent director.

4 Arsip yang akan dihancurkan wajib dibuatkan daftar dan dibuatkan berita acara pemusnahan yang ditujukan ke president director.

5Saat pelaksanaan pengancuran arsip wajib dihadiri oleh perwakilan divisi yang mempertanggungjawabkan arsip yang akan dimusnahl<an,pimpinan perusahaan atau direksi.

@

Hormat Kami

:Ni Kadek Uliani

<gSystem & Procedure Division Head

Menyetului,

f;l,\Ni Komang IndrayaniHumon Capitol & General

Meng

lr, I Gede Agus HardiawanAffair Director President Director

PT. GRUP HARDYS Nomor:

SYSTEM & PROCEDURE DIVISION 004/sP /GH/X/2014Yt?r{&xxy*Ww.&l'l*{tik SYSTEM & PROCEDURE DIVISION HEAD Tanggal Ditetapkan

ffiffibf,*w.ffiw.::3ffiW:ru*bffi.ffi TATA KELOLA RUANGAN ARSIP & PENGARSIPAN FILE 20 oktober 2014

Halaman:1/1

WO RKI N G I N STRU CTI O N IINSTRUKSI KERIA'IPENGECEKAN RUANGAN ARSIP & PENGARSIPAN

1. lA operation & compliance mengecek ruang arsip dan memastikan standar ruangan arsip dari masing-masing PT atau divisi.

2 lA operation & compliqnce memastikan kebenaran Denemnatan arsio sesuai densan standar oensarsinan.3 Memastikan kerapian file.

4 Memastikan ruangan arsip dalam keadaan bersih.

Hormat kami

IA Operation & Compliance Divison Head, System & Procedure DivisionHead

Menyetujui,

rxhl\( )lr INi KomanilndrayaniHuman Capital & General

Ir, I Gede Agus HardiawanAffair Director President Director

EJ

g