Proses input data pada tabel diatas bisa di input satu persatu record jika bahan yang di input tersebut sedikit.

Dalam pengolahan data EPSBED, data tabel seperti MSMHS, TRAKM, TRNLM dan TRLSM merupakan tempat transaksi input data yang terbesar. Dan tabel-tabel tersebut saling berhubungan antara data yang satu dengan data yang lainnya.

Bagaimana jika mempunyai data yang begitu besar dan banyak sampai ratusan bahkan ribuan record…??

PENGANTAR

Salah satu kiat yang akan dibahas adalah bagaimana menyiasatipengolahan data EPSBED tanpa mengentri data satu persatu.

KIAT-KIAT MENGOLAH TRANSAKSI DATA YANG BESAR

* Pemahaman Tentang Tabel Data

* Teknik Pengumpulan File dan Pemisahan Data* Implementasi Konversi Data

* Pembagian Tugas dengan Progdi dan Bagian

Tabel apa saja yang digunakan dalam Program EPSBED.( MSMHS, TRAKM, TRNLM, …dll )

Pemahaman Tentang Tabel Data

Integrasi DataTabel data berada secara terpisah tapi menghasilkan komponen atau subsistem dalam satu interaksi.

Format dan Karakter DataData yang digunakan dalam sistem EPSBED berupa Tabel DBF yang datanya bisa diadopsi dari format data lain seperti Sql, Excel dan lain-lain .

Klasifikasi File / Tabel Data Merupakan langkah identifikasi data yang dilakukan untuk mengelompokan data yang merupakan sebagai bahan yang akan diolah. Data yang diambil seperti file data Mahasiswa Baru, KRS, dan Nilai yang dikelompokan kedalam suatu folder sebagai tempat olah data.

Teknik Klasifikasi File dan Pemisahan Data

MHS Baru

KRS

Nilai

Folder Olah data

Teknik Klasifikasi File dan Pemisahan Data

Pemisahan Data Data diatas, di filter berdasarkan kebutuhan data pelaporan yang akan disampaikan dan disimpan dengan nama file data sesuai Identifikasi dan semester pelaporan. Contoh : Data Nilai Semester Genap 2011 bisa disimpan dengan nama NIL112.xxx

NILAIGASAL 2011 - BGASAL 2011 - AGASAL 2011 - C

GENAP 2011 - AGENAP 2011 - CGENAP 2011 - B

Filter Data

GENAP 2011 - AGENAP 2011 - C

GENAP 2011 - B

File BaruNIL112.xxx

Persamaan Nama dan Struktur Field pada TabelNama dan struktur Field disamakan berdasarkan pada nama field pada file database EPSBED dengan memodifikasi struktur field agar sama dengan struktur yang ada di file EPSBED.Langkah ini bisa dilaksanakan dengan menggunakan alat bantu / konverter yang tersedia seperti Foxpro, VisualFoxpro, Navicat for MySQL, Excel 2003 Portable dan alat bantu lain.

IMPLEMENTASI KONVERSI DATA

Contoh : THSMSMSMHS NIMHSMSMHS

20121 A11110001

20121 B11110002

20121 C11110003

SMTMASUK NIM

GS121 A.111.0001

GS121 B.111.0002

GS121 C.111.0003

File MSMHS File Mhs PT

Dirubah menjadiTHSMSMSMHS

Dirubah menjadiNIMHSMSMHS

Persamaan Isi / Format data FieldIsi Field database mengikuti sama dengan format isi tabel data EPSBED agar data bisa terbaca dan terproses oleh program EPSBED.Langkah ini bisa dilaksanakan dengan menggunakan alat bantu / konverter yang tersedia seperti Foxpro, VisualFoxpro, Navicat for MySQL, Excel 2003 Portable dan alat bantu lain. Bisa menggunakan perintah Replace atau Update.

IMPLEMENTASI KONVERSI DATA

Contoh : THSMSMSMHS NIMHSMSMHS

20121 A11110001

20121 B11110002

20121 C11110003

SMTMASUK NIM

GS121 A.111.0001

GS121 B.111.0002

GS121 C.111.0003

File MSMHS File Mhs PT

Dirubah menjadi20121

Dirubah dengan menghilangkan titikmenjadi A1110001 ( jika ada titik )

Penggabungan DataData yang sudah terkonversi digabung kedalam tabel tujuan.

Contoh :( Tabel NIL112.dbf -> digabungkan dengan Tabel TRNLM )

IMPLEMENTASI KONVERSI DATA

Menjalankan ProgramSebelum menjalankan program Evaluasi.exe, jalankan program Re-Index Database.

Re-Index Database

Tugas Fakultas / Program Studi :

Tips dalam Membagi Tugas membuat laporan EPSBED

- Transaksi Mengajar Dosen - Publikasi / Penelitian Dosen- Data Beasiswa

Tujuan : Lebih mempermudah dan mempercepat proses olah data Adanya pembagian Job Descripton kepada IT, Program Studi dan bagian kepegawaian atau bagian lain yang terkait.

Tugas Bagian Pendidikan dan IT :- Olah data MSMHS, TRNLM, TRAKM, TRLSM dan lain-lain

Tugas Bagian Kepegawaian :- Riwayat Pendidikan Dosen

- Nilai Mahasiswa Pindahan

- Dosen Studi lanjut