penerapan fungsi manajemen dalam proses an sistem informasi kesehatan

================================= Jawaban Ujian Akhir Semester MK. Sistem Informasi dan Pendukung Keputusan untuk Organisasi Kesehatan Dodiet Aditya Setyawan (SIMKES_2010)

0

PPeenneerraappaann FFuunnggssii MMaannaajjeemmeenn ddaallaamm PPrroosseess

PPeennggeemmbbaannggaann SSiisstteemm IInnffoorrmmaassii KKeesseehhaattaann ((SSIIKK))

DDiissuussuunn OOlleehh ::

DDOODDIIEETT AADDIITTYYAA SSEETTYYAAWWAANN

PPAASSCCAA SSAARRJJAANNAA IILLMMUU KKEESSEEHHAATTAANN MMAASSYYAARRAAKKAATT

UUNNIIVVEERRSSIITTAASS GGAADDJJAAHH MMAADDAA

YY OO GG YY AA KK AA RR TT AA

22001100


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dewasa ini peranan sistem informasi sangatlah penting bagi sebuah

perusahaan atau organisasi. Tidak hanya sebagai sumber informasi dan

menunjang kegiatan operasional saja, bahkan sangat berperan dalam

pengambilan sebuah keputusan dari pimpinan organisasi. Sistem informasi

yang didukung dengan teknologi menjadi komponen yang sangat penting bagi

keberhasilan pencapaian tujuan suatu organisasi. System informasi dapat

merupakan kombinasi yang teratur dari orang, hardware, software, jaringan

komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Menurut O’Brien (2005), Sistem Informasi terdiri atas dua gabungan kata

yaitu sistem yang merupakan kumpulan elemen yang saling bekerja sama

untuk mencapai tujuan bersama, dan informasi yang merupakan data yang

telah diolah sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat

dimanfaatkan oleh pemakai akhir untuk tujuan tertentu. Dalam melakukan

pengembangan sistem informasi organisasi, perlu dilakukan perencanaan yang

matang dan dukungan dari pihak manajemen untuk menerapkan sistem

informasi tersebut dalam kehidupan berorganisasi secara berkelanjutan.

Perkembangan teknologi mendorong manusia untuk mengatasi

berbagai masalah yang timbul disekitarnya dengan tujuan untuk

mempermudah pekerjaan dan efisiensi waktu. Demikian juga dengan tempat

– tempat pelayanan kesehatan yang melayani masyarakat dalam bidang

kesehatan terdapat beberapa bagian yang bekerja sesuai dengan fungsinya

masing-masing dan saling berkaitan, seperti resepsionis yang bertugas untuk

proses registrasi awal pasien masuk rumah sakit, poliklinik sebagai tempat

pemeriksaan pasien, apotek untuk pengambilan obat dan lain-lain. Pasien yang


2

datang akan melalui berbagai bagian tersebut dan akan dilakukan pencatatan

tentang data-data pasien yang akan digunakan sebagai suatu informasi medik.

Dari informasi medik dapat diperoleh data mengenai riwayat kesehatan pasien

di tempat pelayanan kesehatan tersebut. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan

peran system informasi yang mampu mengintegrasikan berbagai data tersebut

menjadi satu kesatuan informasi yang lengkap, sistematis dan akurat. Untuk

itulah dewasa ini sedang gencar – gencarnya dibangun sebuah Sistem

Informasi Kesehatan (SIK).

Sistem Informasi Kesehatan merupakan suatu pengelolaan informasi di

seluruh tingkat pelayanan kesehatan secara sistematis dalam rangka

penyelengggaraan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Perkembangan

Sistem Informasi Kesehatan yang berbasis komputer di Indonesia telah

berkembang sejak akhir dekade 80’an. Departemen Kesehatan dengan proyek

bantuan dari luar negeri, juga berusaha mengembangkan Sistem Informasi

Rumah Sakit pada beberapa rumah sakit pemerintah dengan dibantu oleh

tenaga ahli dari UGM. Namun, tampaknya pengembangan system seperti ini

kurang mendapatkan hasil yang cukup memuaskan semua pihak.

Ketidakberhasilan dalam pengembangan sistem informasi tersebut, salah

satunya disebabkan oleh perencanaan yang kurang baik, dimana identifikasi

faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors) dalam

implementasi sistem informasi tersebut kurang lengkap dan menyeluruh.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut di atas, maka rumusan masalah

dalam paper ini adalah “Bagaimanakah Proses Pengembangan Sistem

Informasi Kesehatan dengan Menerapkan Pendekatan Fungsi Manajemen

yang Baik ?”.


3

C. Tujuan Penulisan

Penyusunan paper ini bertujuan untuk memberikan gambaran secara

singkat tentang penerapan Fungsi Manajemen dalam proses pengembangan

Sistem Informasi Kesehatan (SIK) yang terdiri atas Fungsi Perencanaan

(Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan–Pelaksanaan

(Actuating), Pengawasan dan Pengendalian (Controlling) sebagaimana yang

diungkapkan dalam teori Fungsi Manajemen menurut George R. Terry.


4

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Konsep Informasi

1. Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan

pada saat ini ataupun saat yang akan datang. Informasi memperkaya

penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkap sesuatu yang

penerimanya kadang tidak tahu sama sekali. Dalam era dunia yang serba

tidak menentu dewasa ini, maka informasi mampu mengurangi

ketidakpastian itu. Jadi untuk membedakan antara informasi dengan data

adalah bahwa informasi itu mempunyai kandungan makna, sedangkan data

tidak. Pengertian makna tersebut merupakan hal yang sangat penting,

karena berdasarkan maknalah si penerima informasi dapat memahaminya

dan secar lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu

kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

Menurut pendapat Davis (1999), informasi itu mempunyai ciri – ciri

sebagai berikut :

a) Benar atau Salah.

Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan

kebenaran terhadap kenyataan.

b) Baru.

Informasi itu benar – benar sesuatu yang baru bagi si

penerima.

c) Tambahan.

Informasi dapat memperbaharui atau memberikan

perubahan terhadap informasi yang telah ada.


5

d) Korektif.

Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi

terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang

benar.

e) Penegas.

Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada,

sehingga keyakinan terhadap informasi semakin

meningkat.

2. Kualitas dan Nilai Informasi

Relevansi konsep informasi terhadap perancangan system informasi

terutama adalah pada pengertian yang ditimbulkannya. Rumusan teori

tidak memberikan penerapan kuantitatif atas gagasan – gagasannya. Pada

dasarnya, informasi bervariasi dalam mutunya karena faktor bias atau

kesalahan. Bias yang dimaksud adalah biar terhadap error, karena

kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti

prosedur pemrosesan, kehilangan data atau data tidak terproses, kesalahan

perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan

prosedur pemrosesan dan ketidakberfungsian system. Kualitas Informasi

tergantung dari 3 hal, yaitu :

a) Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan

tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus

jelas mencerminkan masudnya.

b) Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima

tidak boleh terlambat.

c) Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk

pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan

yang lainnya berbeda..

Sedangkan Nilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu Manfaat dan

Biaya Mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.


6

Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost

effectiveness atau cost benefit

B. Konsep Sistem dan Sistem Informasi

1. Konsep Dasar Sistem

Sebuah system terdiri dari bagian – bagian saling berkaitan yang

beroperasi bersama untuk mencapai bebarapa sasaran atau maksud. Hal ini

berarti bahwa sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun

secara tidak teratur, melainkan terdiri dari unsure yang dapat dikenal dan

saling melengkapi satu maksud, tujuan atau sasaran tertentu.

Menurut Jerry Fith Gerald, Sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama

untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran

tertentu.

Karakteristik Sistem meliputi :

a) Memiliki Komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem

dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap

sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung

komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem

mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi

tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu

sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut

supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu

sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat

disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu

sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian

juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem

akuntansi adalah subsistemnya.


7

b) Batas Sistem (Boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas

sistem ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu

kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari

sistem tersebut.

c) Lingkungan Luar Sistem (Environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi

sistem.

d) Penghubung Sistem (Interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

yang lainnya.

e) Masukan Sistem (Input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan

perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem

tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses

untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam system komputer,

program adalah maintanance input yang digunakan untuk

mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk

diolah menjadi informasi.

f) Keluaran Sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

g) Pengolah Sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran

yang diinginkan.

h) Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak

akan ada gunanya.


8

2. Konsep Sistem Informasi

Sistem Informasi sangatlah penting bagi sebuah perusahaan atau

organisasi. Tidak hanya sebagai sumber informasi dan menunjang kegiatan

operasional saja, bahkan sangat berperan dalam pengambilan sebuah

keputusan dari pimpinan organisasi. Sistem informasi yang didukung

dengan teknologi menjadi komponen yang sangat penting bagi

keberhasilan pencapaian tujuan suatu organisasi. System informasi dapat

merupakan kombinasi yang teratur dari orang, hardware, software,

jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan,

mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem

ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,

prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Adapun Pengertian dari Sistem Informasi itu sendiri terdapat beberapa

definisi dari beberapa ahli, yang diantaranya adalah :

a) Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)

Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai

fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan

menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

b) Bodnar dan HopWood (1993)

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang

dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi

yang berguna.

c) Alter (1992)

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi,

orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai

tujuan dalam sebuah perusahaan.

Disamping definisi dari para ahli tersebut, Sistem informasi juga dapat

didefinisikan sebagai berikut :

Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi


9

dan menyediakan laporan – laporan tertentu yang diperlukan (Robert A.

Leitch).

Sistem Informasi juga didefinisakn sebagai kerangka kerja yang

mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk

mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai

sasaran – sasaran yang telah ditetapkan oleh suatu

organisasi/perusahaan.

C. Konsep Sistem Informasi Kesehatan

Sistem Informasi Kesehatan merupakan suatu pengelolaan informasi diseluruh

tingkat pemerintah secara sistematis dalam rangka penyelenggaraan pelayanan

kepada masyarakat. Menurut Lippeveld & Sauerborn (2000), Sistem

Informasi Kesehatan adalah tatanan yang merupakan gabungan perangkat

dan prosedur yang digunakan dalam program kesehatan untuk

mengumpulkan, mengolah, mengirimkan dan menggunakan data untuk

keperluan perencanaan, monitoring, evaluasi dan pengendalian.

Saat ini, Kementerian Kesehatan telah menetapkan visi yang menitikberatkan

pada indikator penduduknya yang hidup sehat dalam lingkungan yang sehat,

berperilaku sehat, dan mampu menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu

yang disediakan oleh pemerintah dan/atau masyarakat sendiri, serta

meningkatnya peran serta masyarakat dan berbagai sektor pemerintah dalam

upaya-upaya pelayanan kesehatan. Dalam upaya mencapai visi yang telah

ditetapkan tersebut, infrastruktur pelayanan kesehatan telah dibangun

sedemikian rupa mulai dari tingkat nasional, propinsi, kabupaten dan

seterusnya sampai ke pelosok. Setiap unit infrastruktur pelayanan kesehatan

tersebut menjalankan program dan pelayanan kesehatan menuju pencapaian

visi tersebut. Setiap jenjang tersebut memiliki sistem kesehatan yang yang

saling terkait mulai dari pelayanan kesehatan dasar di desa dan kecamatan

sampai ke tingkat nasional. Jaringan sistem pelayanan kesehatn tersebut

memerlukan sistem informasi yang saling mendukung dan terkait, sehingga

setiap kegiatan dan program kesehatan yang dilaksanakan dan dirasakan oleh


10

masyarakat dapat diketahui, difahami, diantisipasi dan di kelola dengan

sebaik-baiknya. Kementerian Kesehatan telah membangun Sistem Informasi

Kesehatan yang disebut SIKNAS yang melingkupi sistem jaringan informasi

kesehatan mulai dari kabupaten sampai ke pusat. Namun demikian dengan

keterbatasan sumberdaya yang dimiliki, SIKNAS belum berjalan sebagaimana

mestinya. Dengan demikian sangat dibutuhkan sekali dibangunnya Sistem

Informasi Kesehatan yang terintegrasi baik di dalam sektor kesehatan (antar

program dan antar jenjang), dan di luar sektor kesehatan, yaitu dengan sistem

jaringan informasi pemerintah daerah dan jaringan informasi di pusat.

Disamping itu, dalam proses pengembangan Sistem Informasi Kesehatan

tersebut hendaknyalah melalui perencanaan dan manajerial yang lebih baik.

Sehingga pendekatan Manajemen menjadi sangat penting dalam pembangunan

atau pengembangan suatu Sistem Informasi Kesehatan, khususnya penerapan

Fungsi Manajemen dalam proses tersebut.

D. Konsep Manajemen dan Fungsi Manajemen

Penerapan sistem informasi dapat mempengaruhi struktur organisasi, motivasi

dalam organisasi, manajemen dan bahkan pengambilan keputusan. Oleh

karena itu, dalam penulisan paper ini mencoba mengkaitkan peranan fungsi

manajemen dalam pengembangan system informasi khususnya Sistem

Informasi Kesehatan (SIK). Namun sebelum menguraikan hal tersebut, maka

terlebih dahulu akan diuraikan secara singkat tentang Manajemen dan Fungsi

Manajemen tersebut.

1. Pengertian Manajemen

Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen terdapat berbagai

ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen

pengurusan dan sebagaianya. Namun secara garis besar, Pengertian

Manajemen dapat dilihat dari tiga (3) pengertian, diantaranya adalah :

a) Manajemen sebagai Suatu Proses

b) Manajemen sebagai Suatu Kolektivitas Manusia

c) Manajemen sebagai Ilmu dan Seni (Science and Art)


11

Manajemen Sebagai Suatu Proses :

Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara orang untuk

mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengertian

manajemen sebagai suatu proses ini dapat dilihat dari beberapa pengertian

menurut :

1) Encyclopedia of The Social Science ; manajemen adalah suatu proses

dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.

2) Haiman ; manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan

melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha – usaha yang dilakukan

individu untuk mencapai tujuan.

3) Georgy R. Terry ; manajemen yaitu cara pencapaian tujuan yang telah

ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.

Manajemen Sebagai Suatu Kolektivitas Manusia :

Manajemen sebagai suatu kolektivitas mempunyai arti sebagai kumpulan

dari orang – orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan

bersama. Kolektifitas atau kumpulan orang – orang inilah yang disebut

dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap

terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktifitas manajemen disebut

sebagai Manajer.

Manajemen Sebagai Ilmu dan Seni :

Dalam batasan ini, melihat bagaimana aktifitas manajemen dikaitkan

dengan prinsip – prinsip manajemen. Dinamika manajemen sangat

dipengaruhi oleh strategi manajer dalam menggerakkan SDM nya agar

mereka mampu berkarya secara optimal untuk mencapai tujuan organisasi.

Untuk menggerakkan roda organisasi, seorang manajer perlu memiliki

wawasan yang luas dan terus mengembangkan dirinya dengan

mempelajari berbagai ilmu yang terkait dengan tugas – tugasnya.

Dari berbagai definisi terkait Manajemen sebagaiaman disebutkan

diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Manajemen adalah

koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan,


12

pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

2. Fungsi Manajemen

Fungsi Manajemen merupakan elemen-elemen dasar yang akan selalu ada

dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh

manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi

manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis

bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Namun dalam bahasan ini

akan dikemukakan Fungsi Manajemen menurut George R. Terry yang

meliputi Planning, Organizing, Actuating dan Controlling.


13

BAB III

PENERAPAN FUNGSI - FUNGSI MANAJEMEN DALAM

PROSES PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

KESEHATAN

Pemahaman tentang organisasi dan manajemen sangat diperlukan bagi

analisis dan perkembangan sistem informasi. Penerapan sistem informasi dapat

mempengaruhi organisasi, motivasi dalam organisasi, manajemen dan

pengambilan keputusan. Gambaran yang dapat disampaikan berkaitan dengan

perkembangan Sistem Informasi pada saat ini adalah :

1) Masing-masing program masih memiliki sistem informasi sendiri-sendiri yang

belum terintegrasi satu sama lain. Sehingga bila diperlukan informasi yang

menyeluruh masih diperlukan waktu yang cukup lama untuk mendapatkannya.

2) Terbatasnya kemampuan dan kemauan sumber daya manusia untuk mengelola

dan mengembangkan sistem informasi yang telah ada.

3) Masih belum terbiasanya sistem pengambilan keputusan berdasarkan

data/informasi yang tersedia.

4) Belum adanya pengakuan secara professional terhadap pengelola sistem

informasi dan system pengembangan kariernya.

Oleh karena itu, Sistem Informasi Kesehatan harus benar – benar

dibangun melalui proses perencanaan yang matang dan sistematis agar dapat

mengatasi kekurangan – kekurangan antar tempat – tempat pelayanan kesehatan

kepada masyarakat. Dalam melakukan pengembangan Sistem Informasi

Kesehatan secara umum, terdapat beberapa konsep dasar yang harus dipahami

oleh para pengembang atau perencana system informasi kesehatan. Adapun

konsep – konsep pengembangan Sistem Informasi Kesehatan itu antara lain :

1) Sistem informasi tidak identik dengan sistem komputerisasi.

Pada dasarnya sistem informasi tidak bergantung kepada penggunaan

teknologi komputer. Sistem informasi yang memanfaatkan teknologi

komputer dalam implementasinya disebut sebagai Sistem Informasi Berbasis


14

Komputer (Computer Based Information System). Pada pembahasan

selanjutnya, yang dimaksudkan dengan sistem informasi adalah sistem

informasi yang berbasis komputer. Isu penting yang mendorong pemanfaatan

teknologi komputer atau teknologi informasi dalam sistem informasi suatu

organisasi adalah :

a. Pengambilan keputusan yang tidak dilandasi dengan

informasi.

b. Informasi yang tersedia, tidak relevan.

c. Informasi yang ada, tidak dimanfaatkan oleh

manajemen.

d. Informasi yang ada, tidak tepat waktu.

e. Terlalu banyak informasi.

f. Informasi yang tersedia, tidak akurat.

g. Adanya duplikasi data (data redundancy).

h. Adanya data yang cara pemanfaatannya tidak fleksibel.

2) Sistem informasi organisasi adalah suatu sistem yang dinamis.

Dinamika sistem informasi dalam suatu organisasi sangat ditentukan oleh

dinamika perkembangan organisasi tersebut. Oleh karena itu perlu disadari

bahwa pengembangan sistem informasi tidak pernah berhenti.

3) Sistem informasi kesehatan sebagai suatu sistem harus mengikuti siklus hidup

sistem.

Mengingat perkembangan teknologi informasi yang berlangsung dengan

cepat, maka para pengguna harus lebih bijak dalam memanfaatkan dan

menggunakan teknologi tersebut.

4) Daya guna system informasi kesehatan sangat ditentukan oleh tingkat

integritas sistem informasi itu sendiri.

Sistem Informasi Kesehatan yang terpadu atau terintegrasi mempunyai daya

guna yang tinggi, jika dibandingkan dengan sistem informasi yang

terfragmentasi. Usaha untuk melakukan integrasi sistem yang ada didalam

suatu organisasi khususnya organisasi pelayan kesehatan menjadi satu sistem

yang utuh merupakan usaha yang berat dengan biaya yang cukup besar dan


15

harus dilakukan secara berkesinambungan. Sinkronisasi antar sistem yang ada

dalam sistem informasi kesehatan itu, merupakan prasyarat yang mutlak untuk

dapat mendapatkan sistem informasi kesehatan yang terpadu. Sistem

informasi umunya dan system informasi kesehatan khususnya, pada dasarnya

terdiri dari minimal 2 aspek yang harus berjalan secara selaras, yaitu aspek

manual dan aspek yang terotomatisasi (aspek komputer). Pengembangan

sistem informasi yang berhasil apabila dilakukan dengan mengembangkan

kedua aspek tersebut. Sering kali pengembang sistem informasi hanya

memfokuskan diri pada pengembangan aspek komputernya saja, tanpa

memperhatikan aspek manualnya. Hal ini di akibatkan adanya asumsi bahwa

aspek manual lebih mudah diatasi dari pada aspek komputernya. Padahal salah

satu faktor penentu keberhasilan pengembangan sistem informasi adalah

dukungan perilaku dari para pengguna sistem informasi tersebut, dimana para

pengguna sangat terkait dengan sistem dan prosedur dari sistem informasi

pada aspek manualnya.

5) Keberhasilan pengembanagan sistem informasi kesehatan sangat bergantung

pada strategi yang dipilih untuk pengembangan system tersebut.

Strategi yang dipilih untuk melakukan pengembangan sistem sangat

bergantung kepada besar kecilnya cakupan dan tingkat kompleksitas dari

sistem informasi tersebut. Untuk sistem informasi kesehatan yang cakupannya

luas dan tingkat kompleksitas yang tinggi diperlukan tahapan pengembangan

seperti: Penyusunan Rencana Induk Pengembangan, Pembuatan Rancangan

Global, Pembuatan Rancangan Rinci, Implementasi dan Operasionalisasi.

Dalam pemilihan strategi harus dipertimbangkan berbagai faktor seperti :

keadaan yang sekarang dihadapi, keadaan pada waktu sistem informasi siap

dioperasionalkan dan keadaan dimasa mendatang, termasuk antisipasi

perkembangan organisasi dan perkembangan teknologi. Ketidaktepatan dalam

melakukan prediksi keadaan dimasa mendatang, merupakan salah satu

penyebab kegagalam implementasi dan operasionalisasi sistem informasi

kesehatan itu sendiri.


16

6) Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan harus menggunakan pendekatan

fungsi dan dilakukan secara menyeluruh.

Dalam beberapa kasus, pengembangan sistem informasi kesehatan dilakukan

dengan menggunakan pendekatan struktur organisasi dan pada umumnya

mereka mengalami kegagalan, karena struktur organisasi sering kali kurang

mencerminkan semua fungsi yang ada didalam organisasi. Sebagai

pengembang sistem informasi hanya bertanggung jawab dalam

mengintegrasikan fungsi-fungsi dan sistem yang ada didalam organisasi

tersebut menjadi satu sistem informasi yang terpadu. Pemetaan fungsi-fungsi

dan sistem ke dalam unit-unit struktural yang ada di dalam organisasi tersebut

adalah wewenang dan tanggungjawab dari pimpinan organisasi tersebut.

Penyusunan rancang bangun/desain sistem informasi seharusnya dilakukan

secara menyeluruh sedangkan dalam pembuatan aplikasi bisa dilakukan secara

sektoral atau segmental menurut prioritas dan ketersediaan dana.

Pengembangan sistem informasi kesehatan yang dilakukan segmental atau

sektoral tanpa adanya desain sistem informasi kesehatan yang menyeluruh

akan menyebabkan kesulitan dalam melakukan intergrasi sistem tersebut.

7) Informasi telah menjadi aset organisasi.

Berdasarkan teori tentang manajemen modern, informasi telah menjadi salah

satu aset dari suatu organisasi, selain uang, SDM, sarana dan prasarana.

Penguasaan informasi internal dan eksternal organisasi merupakan salah satu

keunggulan kompetitif (competitive advantage), karena keberadaan informasi

tersebut dapat :

a) Menentukan kelancaran dan kualitas proses kerja,

b) Menjadi ukuran kinerja organisasi/perusahaan,

c) Menjadi acuan yang pada akhirnya menentukan

kedudukan/peringkat organisasi tersebut dalam persaingan

lokal maupun global.


17

8) Penjabaran sistem sampai ke aplikasi menggunakan struktur hierarkis yang

mudah dipahami.

Dari semua teori yang membahas tentang konsep sistem, hanya dikenal istilah

sistem dan subsistem. Hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan

penjabaran sistem informasi kesehatan yang cukup luas cakupannya. Masing-

masing subsistem dapat terdiri atas beberapa modul, masing-masing modul

dapat terdiri dari beberapa submodul dan masingmasing submodul dapat

terdiri dari beberapa aplikasi sesuai dengan kebutuhan. Struktur hirarki seperti

ini sangat memudahkan dari segi pemahaman maupun penamaan. Pada

beberapa kondisi tidak perlukan penjabaran sampai 5 tingkat, misalnya sebuah

modul tidak perlu lagi dijabarkan dalam sub-sub modul, karena jabaran

berikutnya sudah sampai tingkatan aplikasi.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapatlah diketahui bersama

bahwa proses pengembangan sistem informasi, khususnya Sistem Informasi

Kesehatan itu tidaklah mudah. Telah banyak pelajaran yang berharga tentang

kegagalan dalam pengembangan sistem tersebut. Hal ini disebabkan oleh berbagai

factor sebagaiman telah diuraikan sebelumnya. Salah satu diantaranya adalah

proses perencanaan yang kurang baik. Hal tersebut menunjukkan bahwa dalam

proses pengembangan sistem informasi kesehatan sangatlah terkait dengan proses

manajemen, yang lebih khusus lagi dapat dikatakan bahwa dalam pengembangan

system informasi kesehatan perlu memperhatikan dan menerapkan fungsi –

fungsi manajemen agar dapat terlaksana secara lebih sistematis dan

komprehensif serta berkesinambungan. Pentingnya penerapan kegiatan manajerial

tersebut menunjukkan bahwa sistem informasi yang dalam hal ini adalah sistem

informasi kesehatan tidak boleh melupakan penggunaan sistem sebagai sebuah

metode untuk membantu manajer membina struktur melalui perencanaan,

pengorganisasian, aktuasi, pengawasan dan pengendalian (controlling). Konsep

tentang Fungsi Manajemen ini apabila digabungkan bersama – sama dengan

Konsep – konsep Pengembangan Sistem Informasi yang ada serta Otomatisasi

Sistem, maka akan dihasilkan Perangkat Metodologi, Perangkat Pemodelan, dan


18

teknik yang sangat kuat untuk membantu dalam Pengembangan Sistem Informasi

khususnya Sistem Informasi Kesehatan yang sukses. Berikut ini adalah gambaran

tentang penerapan Fungsi Manajemen dalam kaitannya dengan Pengembangan

Sistem Informasi.

Gambar 1. Fungsi Manajemen

Sumber : Mukhyi, 1995

Controlling : Memonitor laporan perkembangan

dan laporan terdokumentasi yang siap diserahkan.

Membandingkan rencana dengan apa yg sebenarnya terjadi

Controlling : Beradaptasi dengan dinamika

organisasi & mengatasi kemunduran.

Menuntun dan mendorong orang untuk bekerja sesuai kemampuan dan tujuan bersama.


19

A. Perencanaan (Planning)

Rencana adalah suatu arah tindakan yang sudah ditentukan terlebih

dahulu. Perencanaan mengungkapkan tujuan – tujuan keorganisasian dan

kegiatan – kegiatan yang diperlukan guna mencapai tujuan tersebut. Dalam

kerja system, terdapat dua tingkat perencanaan. Perencanaan system

memberikan pandangan sekilas kepada manajer, pemakai dan personalia

system informasi tentang bermacam – macam proyek system yang

memerlukan sumber daya untuk waktu yang lama. Perencanaan tingkat atas

menetapkan apa yang harus dikerjakan dan menetapkan anggaran biaya

keseluruhan untuk semua proyek system informasi kesehatan yang

direncanakan. Selain biaya pengembangan, anggaran ini juga mencakup biaya

sumber daya lain, seperti computer, telekomunikasi, sambungan baru, lokasi

baru dan sebagainya. Perencanaan tingkat bawah merupakan perencanaan

proyek system informasi kesehatan yang meliputi penetapan rencana untuk

pengembangan masing – masing proyek system informasi yang akan

dibangun. Kualitas perencanaan proyek system informasi ini memerlukan

Jadwal dan Anggaran yang akurat. Dalam suatu perencanaan dikenal hirarki

tingkat – tingkat perencanaan yang terdiri atas :

1) Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis berhubungan dengan pertimbangan jangka panjang.

Keputusan yang harus diambil berhubungan dengan bidang usaha

organisasi dan dimana sasaran pelayanan berada.

2) Perencanaan Taktis

Berhubungan dengan cakrawala perencanaan jangka menengah. Disini

termasuk cara sumber daya dicapai dan diatur, penstrukturan kerja dan

petugas yang dibutuhkan beserta pelatihannya. Perencanaan taktis

dicerminkan dalam anggaran pengeluaran modal, rencana penyusunan staf,

dan sebagainya.

3) Perencanaan Operasional

Berhubungan dengan keputusan untuk operasi yang sedang berjalan,

penetapan harga, tingkat ketersediaan barang dan sebagainya.


20

Melalui perencanaan yang sedemikian matang ini dengan memperhatikan

berbagai acuan yang ada, maka diharapkan proses pengembangan sistem

informasi kesehatan akan lebih baik. Dalam tahap perencanaan ini, kita

mengumpulkan informasi tentang permasalahan serta persyaratannya.

Kemudian menentukan kriteria dan pembatasan pemecahan serta memberikan

alternatif jalan keluarnya. Dalam tahap ini sudah harus diperhitungkan

seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa

saja yang dibutuhkan, berapa besar cost pengembangan dan benefit yang

nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir tahap ini harus terdokumentasi, sehingga

tersusun proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek. Dalam

perencanaan ini juga dapat ditetapkan perancangan system informasi

kesehatan yang akan dikembangkan. Adapun tujuan dari perancangan Sistem

Informasi ini antara lain :

1) Memberikan gambaran secara umum tentang kebutuhan informasi kepada

pemakai sistem secara logika (Logical System Design)

2) Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yeng lengkap

kepada pemogram komputer dan ahli – ahli teknik lainnya (Detail System

design)

B. Pengorganisasian

Agar perencanaan pengembangan sistem informasi kesehatn yang telah

disusun dapat berjalan dengan baik dan lancar, maka perlu dilakukan

pengorganisasian terhadap aktor – aktor yang berperan dalam proses tersebut

dengan tepat. Pembagian tugas, tanggung jawab dan kewenangan yang jelas

sangat diperlukan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan proyek

yang akan dikerjakan. Pada tahap ini, juga diperlukan pemahaman yang benar

tentang system informasi yanga akan dikembangkan kepada semua pihak yang

terlibat. Sebagai gambaran, selama tahap SDLC (System Development Life

Cycle) diperlukan keterampilan dan focus yang berbeda. Hal ini sering

mengharuskan organisasi, staf dan tim proyek yang lain berpindah dari tahap

ke tahap untuk mengikuti perubahan tahapan siklus tersebut. ”System


21

Development Life Cycle (SDLC)” atau Siklus Hidup Sistem merupakan proses

evolusioner yang didikuti dalam menerapkan sistem yang berbasis komputer.

System Development Life Cycle (SDLC) ini diterapkan karena beberapa alasan,

diantaranya adalah :

1) Metode ini menyediakan tahapan yang dapat digunakan sebagai pedoman

mengembangkan sistem.

2) Metode ini akan memberikan hasil sistem yang lebih baik karena sistem

dianalisis dan dirancang secara keseluruhan sebalum diimplementasikan.

Untuk mendapatkan penanganan yang lebih baik terhadap proyek

system informasi yang besar, seorang manajer bisa memperlakukan masing –

masing tahap SDLC tersebut sebagai sub-proyek terpisah. Jika pengembangan

berkembang ke tahap rancangan terinci, proyek system informasi bisa dibagi

menjadi sub-proyek untuk masing – masing komponen rancangan system

informasi. Seorang pemimpin tim ditunjuk untuk masing – masing sub-proyek

sebagai manajer kelompok orang yang dilatih untuk komponen tersebut.

Sebagai contoh : sebuah tim proyek kecil ditugasi untuk merancang

keluaran dalam bentuk grafik dan laporan tabulasi baik diatas kertas maupun

video, tim yang lain merancang bentuk formulir dan berbagai masukan lain,

dan tim yang lain lagi merancang proses. Satu tim mengerjakan rancangan

database logic dan fisik, sedang tim yang lain bertugas merancang

pengendalian, dan seterusnya. Karena seluruh komponen system ini harus

berkembang kea rah integrasi menyeluruh, maka diperlukan koordinasi dan

komunikasi diantara semua tim.

C. Penggerakan-Pelaksanaan (Actuating)

Fungsi manajemen ini merupakan fungsi penggerak semua kegiatan

yang telah dituangkan dalam fungsi pengorganisasian untuk mencapai tujuan

organisasi yang telah dirumuskan dalam fungsi perencanaan. Oleh karena itu

fungsi manajemen ini lebih menekankan tentang bagaimana seorang manajer

mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya untuk mencapai tujuan

yang telah disepakati. Secara praktis, penerapan fungsi aktuasi ini dalam


22

proses pengembangan system informasi kesehatan adalah untuk menciptakan

iklim kerja sama diantar staf pelaksana program sehingga tujuan

pengembangan system tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Sedangkan pada pelaksanaannya, Sistem baru yang telah dibangun

kemudian diimplementasikan dalam organisasi/lembaga/perusahaan. Tahapan

ini merupakan proses mengganti atau meninggalkan sistem yang lama dengan

sistem yang baru, sehingga sangat dimungkinkan pada tahap ini akan muncul

permasalahan yaitu penolakan atas sistem baru. Tahap ini juga merupakan

tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan dan terdiri dari beberapa

kegiatan berupa :

1) Mempersiapkan rencana implementasi

2) Melakukan kegiatan implementasi :

a). Memilih dan melatih personil

b). Memilih dan mempersiapkan tempat dan lokasi sistem

c). Mengetes sistem

d). Melakukan konversi sistem :

Konversi Pararel

Dilakukan dengan cara mengoperasikan sistem yang baru

bersama-sama dengan sistem yang lama dalam satu periode

waktu tertentu.

Konversi Pilot

Dilakukan bertahap pada suatu lokasi sebagai suatu percontohan

dan jika berhasil kemudian dilanjutkan ke lokasi berikutnya.

Konversi Bertahap

Dilakukan dengan menerapkan masing – masing modul dari

sistem secara bertahap dan urut.

Konversi Langsung

Dilakukan dengan mengganti sistem yang lama secara langsung

dengan sistem yang baru.


23

3) Menindaklanjuti implementasi

Fungsi aktuasi ini haruslah dimulai dari diri manajer. Manajer harus

menunjukkan kepada stafnya bahwa ia mempunyai tekad untuk mencapai

kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus mempunyai kemampuan

bekerja sama dengan orang lain secara harmonis.

D. Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)

Fungsi Pengawasan dan Pengendalian (Controlling) merupakan fungsi

yang terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini mempunyai keterkaitan yang

erat dengan ketiga fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi

perencanaan. Melalui fungsi pengawasan dan pengendalian, standard

keberhasilan selalu harus dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau

yang mampu dikerjakan. Jika ada kesenjangan atau penyimpangan diupayakan

agar penyimpangan dapat dideteksi sedini mungkin, dicegah, dikendalikan dan

dikurangi. Kegiatan fungsi pengawasan dan pengendalian bertujuan agar

efisiensi penggunaan sumber daya dapat lebih berkembang, dan efektifitas

tugas – tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat lebih terjamin.

Sedangkan pengendalian adalah kegiatan mengukur penyimpangan

dari prestasi yang direncanakan dan menggerakkan tindakan korektif. Unsur –

unsur dasar pengendalian adalah :

1) Sebuah standar spesifikasi prestasi yang diharapkan, yang dapat berupa

anggaran, prosedur pengoperasian, algoritma atau aturan, keputusan dan

sebagainya.

2) Sebuah pengukuran prestasi nyata.

3) Sebuah perbandingan antara prestasi yang diharapkan dengan kenyataan.

4) Sebuah laporan penyimpangan kepada unit pengendali.

5) Seperangkat tindakan yang dapat dilakukan oleh unit pengendali untuk

mengubah prestasi mendatang bila yang sekarang ternyata kurang

memuaskan.

Makna penting diterapkannya fungsi pengawasan dan pengendalian

manajerial dibidang kegiatan program pengembangan Sistem Informasi


24

Kesehatan harus dapat menciptakan kerja sama yang semakin terbuka,

harmonis dan terintegrasi antar bagian satu dengan bagian yang lain, antar staf

dengan staf yang alain, maupun antar staf dengan manajer dan sebaliknya.

Aspek pengawasan dari fungsi Controlling ini akan memberikan manfaat

untuk menemukan terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan

program dibandingkan dengan indicator yang telah ditetapkan. Sedangkan

aspek pengendalian dari fungsi Controlling ini akan memberikan jalan keluar

(upaya pemecahan masalah) sesuai dengan faktor – faktor penyebab yang

diidentifikasi pada saat pengawasan sehingga penyimpangan dapat segera

dihilangkan, dikurangi atau setidak – tidaknya dapat dicegah.


25

BAB IV

PENUTUP

Dalam proses pengembangan sebuah Sistem Informasi khususnya Sistem

Informasi Kesehatan diperlukan pemahaman tentang organisasi dan manajemen

terutama fungsi manajemen, karena suatu perubahan atau penerapan system baru

dalam sebuah organisasi akan mempengaruhi organisasi tersebut beserta

manajemennya.

Fungsi – fungsi manajemen berupa perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan dan pelaksanaan serta pengawasan dan pengendalian adalah

menyangkut kegiatan pembentukan struktur, pengambilan keputusan dan interaksi

manusia.

A. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka secara umum dapat disimpulkan

bahwa :

1) Sistem Informasi Kesehatan sistem informasi kesehatan merupakan

sebuah sarana sebagai penunjang pelayanan kesehatan yang diberikan

kepada masyarakat. Sistem informasi kesehatan yang efektif

memberikan dukungan informasi bagi proses pengambilan keputusan

di semua jenjang tempat pelayanan kesehatan, baik di puskesmas atau

rumah sakit kecil sekalipun. Bukan hanya data, namun juga informasi

yang lengkap, tepat, akurat, dan cepat yang dapat disajikan dengan

adanya sistem informasi kesehatan yang tertata dan terlaksana dengan

baik.

2) Dukungan lintas sektoral sangat diharapkan mulai dari tahap

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan bahkan pengawasan

serta penilaian dalam rangka meningkatkan Sistem Informasi

Kesehatan yang lebih integratif, akurat dan tepat waktu dalam rangka

meningkatkan kesehatan masyarakat, baik dalam segi motivasi

maupun teknis dari masing – masing sektor.


26

3) Sistem Informasi Kesehatan yang terintegrasi akan mampu secara aktif

mencari, menganalisis, memahami, menyebarluaskan dan

mepertukarkan data/informasi secara elektronis bagi seluruh

stakeholder.

4) Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan dapat digunakan untuk

mengubah tujuan, kegiatan, produk, pelayanan kesehatan untuk

mendukung agar pusat pelayanan kesehatan dapat meraih keunggulan

kompetitif.

B. SARAN

Setelah mengetahui peranan Fungsi Manajemen dalam proses pengembangan

Sistem Informasi Kesehatan, maka dapat disarankan :

1) Perlu adanya penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan dan

pengelolaan Sistem Informasi Kesehatan secara sistematis yang

mencakup tahapan perencanaan, pengorganisasian dan aktuasi serta

pengawasan dan pengendalian agar dapat menjamin ketersediaan dan

kelangsungan sistem informasi kesehatan yang lebih baik.

2) Perlu selalu dilakukan pengamatan terhadap persiapan pelaksanaan

program, kegiatan di lapangan dan evaluasi terhadap laporan program

dalam penerapan manajemen program pengembangan Sistem

Informasi Kesehatan.

3) Meningkatkan peranan lintas sektoral dan lintas program yang dapat

mendukung keberhasilan pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan

yang terintegrasi.

---------------------


27

R E F E R E N S I

Anis Fuad, 2010. Konsep dan Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan.

Catatan Kuliah Minat Utama Sistem Informasi Manajemen

Kesehatan.

Darminto, ______. Mengembangkan Suatu Sistem Informasi. Available from :

http://eprints.undip.ac.id/5612/1/

Halid, 2006. Sistem Informasi Kesehatan. Available from : http://www.lrc-

kmpk.ugm.ac.id/

Mukhyi, M.A. 1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta : Penerbit

Gunadarma.

Muninjaya, A.A. 1999. Manajemen Kesehatan, Jakarta : EGC.

Notoatmodjo, S. 2003. Ilmu Kesehatan Masyarakat : Prinsip – Prinsip Dasar.

Jakarta: Rineka Cipta.

Browsing internet menggunakan situs http://www.google.com dengan kata kunci

”Sistem Informasi Kesehatan”, ”Manajemen Informasi Kesehatan”,

”Sistem Informasi”, ”Konsep Dasar Sistem Informasi”, dll.

Raden Sanjoyo, _____. Sistem Informasi Kesehatan. Available from :

http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id

Sharon Gondodiputro, 2007. Rekam Medis dan Sistem Informasi Kesehatan.

Available from : http://resources.unpad.ac.id/unpad-

content/uploads/publikasi_dosen/

----------------------

penerapan fungsi manajemen dalam proses an sistem informasi kesehatan

Documents