penentuan prioritas investasi-referensi1.pdf

8/19/2019 penentuan prioritas investasi-referensi1.pdf

1/11

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Di era globalisasi saat ini, persaingan bisnis yang terjadi antar perusahaan

semakin meningkat dan setiap perusahaan pun kini dituntut untuk dapat bertahan

dan tampil menjadi yang terbaik di bidangnya. Politeknik Caltex Riau sebagai

perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan tentunya tidak bisa lepas dari

persaingan tersebut. Persaingan yang terjadi adalah dalam usaha memperebutkan

brand terbaik sebagai perguruan tinggi favorit yang unggul dalam mencetak

mahasiswa berdaya saing tinggi dalam memenuhi kebutuhan industri. Salah satu

strategi untuk memenangkan persaingan tersebut, Politeknik Caltex Riau

memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan proses bisnis

perusahaan. Pemanfaatan teknologi informasi merupakan salah satu cara yang

banyak digunakan di berbagai perusahaan untuk meningkatkan efektifitas kinerja

perusahaan. Efektifitas kerja ini sangat berpengaruh pada kinerja dosen dan

karyawan untuk meningkatkan kualitas layanan dalam memenuhi kebutuhan

mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan, pencarian kerja para alumni maupun

layanan yang sifatnya eksternal misalnya dengan calon mahasiswa, publikasi

umum dan yang lainnya.

Dalam pelaksanaan lebih lanjut, Fenomena “ketidakcocokan” atau

“ketidakseimbangan” antara besaran investasi yang dikeluarkan untuk keperluan

teknologi informasi (TI) dengan ukuran keluaran yang dihasilkan. Hal ini

dideskripsikan sebagai sebuah “ IT Productivity Paradox” (paradoks

produktivitas). Dari hasil kajian beberapa pakar, alasan mengapa terjadinya

paradoks tersebut dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori, yaitu masing-

masing mengkristal menjadi kesimpulan sebagai berikut [54]:

1.

Permasalahan analisa dan representasi data tidak memperlihatkan terjadinya

peningkatan produktivitas;

2. Manfaat yang diperoleh oleh TI tidak terlihat karena adanya kerugian di area


2/11

2

lain;

3. Peningkatan produktivitas tidak terlihat karena adanya kegagalan penerapan TI

atau tingginya alokasi biaya TI.

Analisis terhadap investasi TI perlu dilakukan untuk mengetahui apakah

suatu proyek pengembangan TI yang baru dapat memberikan manfaat yang sesuai

(baik manfaat yang bersifat tangible maupun intangible) dengan biaya yang telah

dikeluarkan, karena investasi TI seringkali hanya dipandang sebagai suatu biaya

yang harus dikeluarkan tanpa tahu manfaat apa yang akan diperoleh [55]. Dalam

kaitannya dengan analisis cost-benefit , manfaat sebuah pengembangan teknologi

informasi dianggap menemukan titik optimasinya – artinya proyek penerapan

tersebut dianggap berhasil – apabila gap “ekspektasi” antara kondisi saat ini

dengan kontribusi strategi perusahaan sangat kecil. Dengan kata lain, biaya

investasi yang dikeluarkan dianggap sepadan dengan manfaat yang diperoleh

sejauh tidak terdapat gap konflik kepuasan atau efektivitas penerapan dari ketiga

stakeholders tersebut. Adapun ketiga stakeholders yang dimaksud [54] adalah:

a.

Pimpinan dan Manajemen, yang dianggap sebagai “sponsor” dari setiap

inisiatif penerapan teknologi informasi karena dari merekalah aspek

“business value of information technology” menemukan konteksnya;

b. Pengelola Teknologi Informasi, yang merupakan pihak paling bertanggung

jawab terhadap implementasi pembangunan aplikasi teknologi informasi;

dan

c. Pengguna atau Pemakai (user ), yang berperan aktif sebagai pemakai

teknologi informasi yang dibangun untuk membantu aktivitasnya sehari-

hari.

Saat ini, jumlah sistem informasi yang sudah ada dan dikembangkan

sejak berdirinya Politeknik Caltex Riau berjumlah 14 sistem informasi (Web PCR,

Web PMB, Web QA, Meeting Management, SIAK-SIS-EPSBED, Email, Tracer

Study, Facility Management, Student Career Center, E-Library, Payroll,

Kepegawaian, Inventory, Web Jurnal) yang terbagi sesuai dengan proses bisnis

perusahaan. Sebagai perguruan tinggi swasta yang bergerak dibidang pendidikan,


3/11

3

Politeknik Caltex Riau tentunya tidak memiliki anggaran yang banyak untuk

pengembangan sistem informasi karena sesuai aturan pemerintah bahwa lembaga

pendidikan memang tidak boleh berorientasi pada keuntungan. Selain itu,

perusahaan ini masih dalam proses tumbuh dan berkembang sehingga masih

banyak alokasi anggaran yang teralokasikan ke pos-pos yang lain sehingga porsi

pengembangan sistem informasi memiliki porsi yang tidak terlalu besar.

Minimnya anggaran yang dialokasikan untuk pengembangan ini tentunya tidak

sebanding dengan banyaknya sistem informasi yang dimiliki oleh Politeknik

Caltex Riau sehingga diperlukan sebuah metode yang tepat untuk membuat

prioritas penggunaan anggaran.

1.2. Perumusan Masalah

Dalam rangka memberikan hasil seimbang untuk ketiga stakeholders

(Pimpinan dan manajemen, Pengelola, serta Pengguna) diperlukan sebuah

penyelerasan perencanaan TI dengan tujuan bisnis dan kebutuhan bisnis.

Keselarasan ini meliputi kontribusi TI terhadap kriteria IT Balanced Scorecard

(untuk memenuhi kontribusi terhadap kemajuan perusahaan, orientasi operasional,orientasi pengguna, dan orientasi masa depan). Untuk itu, diperlukan proses

pengukuran yang tepat untuk melakukan evaluasi efektifitas dari TI sehingga

usaha-usaha real yang dilakukan karyawan dapat mencapai sasaran-sasaran TI

yang berimplikasi pada meningkatnya kinerja TI.

Dalam mengevaluasi manfaat dari investasi TI, terdapat beberapa kendala di

dalam manfaat investasi TI untuk menjadikan investasinya lebih efektif dan

efisien. Adapun beberapa kendala yang dihadapi, yaitu:

1. Hal pertama dari evaluasi TI sulit dibuat karena jenis keuntungan yang

didapat perusahaan berasal dari penerapan aplikasinya. Manfaat ini berasal

dari peningkatan efisiensi dan efektivitas.

2. Pemahaman terhadap efisiensi dan efektifitas memegang yang banyak dalam

evaluasi investasi TI karena sering terjadi pertentangan pendapat antar

stakeholders terhadap manfaat penggunaan TI terutama yang bersifat

intangible.


4/11

4

Berdasarkan uraian sebelumnya, permasalahan yang akan diselesaikan

dalam penelitian ini adalah bagaimana menentukan prioritasi investasi TI dengan:

1. Melakukan evaluasi pengukuran kemanfaatan dari investasi TI dari sudut

pandang ekonomis menggunakan Cost-benefit Analysis. Hal ini dilakukan

untuk mengukuran manfaat penggunaan dari segi efisiensi penggunaan TI.

2. Menggunakan IT Balanced Scorecard untuk mempersempit gap atau

kesenjangan antara strategi dan aksi. Caranya adalah dengan menterjemahkan

kedalam inisiatif strategis dan sasaran personal. Inisiatif strategis menjelaskan

apa yang perlu dilakukan secara korporat untuk mencapai visi perusahaan

sedangkan sasaran personal menjelaskan apa yang harus dilakukan oleh

personal dalam perusahaan untuk mendukung tercapainya visi perusahaan.

Hal ini dilakukan untuk mengukuran manfaat penggunaan dari segi efektifitas

pemanfaatan TI untuk mendukung strategi bisnis perusahaan.

3. Mengunakan Fuzzy AHP untuk mengatasi kesamaran (vagueness),

ketidakpastian, ketidaktepatan dan subjektivitas pada penilaian yang

dilakukan oleh beberapa orang dalam hal ini adalah pertentangan yang sering

terjadi diantara antara ketiga stakeholders (Pimpinan dan manajemen,

Pengelola, serta Pengguna) dalam mendefinisikan efisiensi dan efektifitas

penggunaan TI.

Sebagai sebuah institusi yang bergerak di bidang pendidikan, maka

Politeknik Caltex Riau yang dikelola oleh PT Chevron Pacivic Indonesia (CPI)

dan Pemerintah Provinsi Riau dipilih sebagai objek studi kasus. Alasan pemilihan

institusi pendidikan tinggi ini karena PCR memiliki kelengkapan dokumen dan

data pendukung yang diperlukan dalam penelitian ini. Alasan lain adalah karena

rata-rata per tahun investasi dan belanja rutin bidang TI cukup signifikan yaitu

mencapai kurang lebih 10% dari total pengeluarannya. Selama ini PCR

menetapkan prioritas investasi bidang TI menggunakan analisa biaya saja

sehingga banyak menemui kesulitan saat mengevaluasi investasi TI dari yang

tidak mudah untuk diukur (intangible)[23]. Penelitian ini diharapkan bisa

menjawab permasalahan dari obyek studi kasus yang digunakan.


5/11

5

1.3. Keaslian Penelitian

Penelitian-penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya yang memiliki

kesamaan dalam bidang Investasi TI maupun metode yang digunakan dapat

dilihat dalam Tabel 1.1. berikut ini:

Tabel 1.1. Keaslian penelitian

No Peneliti Metode Tujuan Keterangan

1. Lee et al.

(2008)

[18]

Fuzzy-AHP,

BSC

Mengevaluasi

sebuah departemen

TI dalam industri

manufaktur diTaiwan

- Fuzzy-AHP sebagai

metode untuk tidak

mentolerir

ketidakjelasan danambiguitas

informasi.

- Konsep ini

diterapkan untuk

menentukan hirarki

dengan empat

perspektif utama

(keuangan,

pelanggan, proses

bisnis internal, serta

pembelajaran dan pertumbuhan), dan

indikator kinerja

yang dipilih untuk

masing-masing

perspektif .

2. Sanjaya

(2011)

[27]

IT Balanced

Scorecard ,

AHP, CMM

Analisa efektifitas

kinerja departemen

IT pada Vi8e

Interactive Pte. Ltd.

- IT Balance

Scorecard (BSC)

diperlukan untuk

mengukur efektifitas pemanfaatan TI di

perusahaan.

- IT Balanced

Scorecard diperlukan

untuk memantau

kinerja departemen

TI yang selanjutnya

dapat dilakukan

perbaikan secara

berkala.


6/11

6

3. Munoz

(2006)

[22]

ANP, BSC,

Real

Option,Monte

Carlo

Simulation

Analisis ROI untuk

menyeleksi Proyek

TI pada pengembangan E-

Goverment di

NASA, USA

- Pendekatan ROSS

yang dikembangkan

memungkinkanmanajer untuk lebih

membandingkan dan

peringkat proyek

dalam portofolio TI,

mengoptimalkan

analisis ROI dan

pemilihan proyek

sistem informasi

- Menggunakan dua

aspek sebagaiindikator pemilihan

proyek yakni aspek

finansial (Real

Option Valuation dan

Monte Carlo) dan

aspek non finansial

yakni (ANP dan

BSC)

4. Nugroho

(2010)

[23]

Quality

Function

Deployment

(QFD) dan

SAM

Penentuan prioritas

investasi TI dengan

mempertimbangkan

tujuan bisnis, respon

terhadap kompetisi

di lingkungan bisnis,

efisiensi dan

fleksibilitas di

Politeknik Caltec

Riau

- Model yang diajukan

dalam penelitian ini

hanya

memperhatikan

aspek strategis, perlu

dikembangkan model

yang memperhatikan

aspek strategis, aspek

financial, dan aspek

teknis secara

simultan.

5. Sisilia

(2010)

[26]

Information

Economics,Critical

Success

Factor ,

Return On

Investment

Evaluasi Terhadap

Penerapan InvestasiTeknologi Informasi

pada PT. Intermedia

Promosindo

-

Melakukan analisis

investasi TI berdasarkan nilai

guna ekonomis

- Evaluasi perlu

dilakukan dengan

menentukan tingkat

prioritas sehingga

dapat mengurangi

beberapa investasi

yang dianggap

kurang penting


7/11

7

6. Rahma

(2012)

[20]

Val IT Perancangan

manajemen

portofolio investasi pada bidang

teknologi informasi

perbankan

- Memfokuskan pada

penelitian investasi

dari segi value governance,

portofolio

management dan

investment

management .

Model atau metode tradisional yang banyak dipakai sektor industri

adalah dengan menggunakan kriteria finansial [8] dimana kriteria utama yang

digunakan berdasarkan biaya-keuntungan (cost-benefit ) [32]. Penggunaan tunggal

ini tidak dapat menilai semua keuntungan yang didapat dari sebuah investasi [17].

Semua ini dapat terjadi apabila perusahaan hanya melihat fungsi TI sebagai

pendukung daripada strategis. Sebab lain adalah para eksekutif tidak memahami

bagaimana TI dapat diimplementasikan dengan efektif sehingga pada akhirnya TI

hanya dilihat dari segi teknis daripada pendekatan bisnis [32].

Saat ini paradigma yang digunakan dalam memposisikan TI mengalami

perubahan. TI ditempatkan pada posisi strategis yang mendukung bisnis daripada

sekedar teknis [31]. Adanya perubahan paradigma ini menuntut untuk

dilakukannya metode evaluasi investasi TI yang memperhatikan integrasi strategis

dan memasukkan pengukuran non-finansial. Seperti yang terdapat dalam Tabel

1.1, banyak peneliti yang mencoba menggabungkan aspek finansial dan non-

finansial atau memakai lebih dari satu macam agar dapat menghasilkan keputusan

investasi yang lebih baik. Berawal dari alasan ini, maka dibuatlah sebuah metode

yang mampu untuk menghasilkan keputusan sebaik mungkin dengan meninjaukelebihan-kelebihan dari metode-metode yang digunakan yakni analisis finansial

mengunakan Cost Benefit Analysis dan untuk non-finansial menggunakan IT

Balanced Scorecard . Selain itu dalam model ini, untuk membandingkan antar

proyek TI dalam proses penentuan prioritas investasi yang akan dilakukan

kedepan menggunakan Fuzzy AHP. Berikut ini penjelasan singkat mengenai

alasan penggabungan metode-metode tersebut.

Menurut Indrajit [49] kekuatan utama dari metode Cost Benefit Analysis


8/11

8

karena “Berhasilnya manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat

yang bersifat kualitatif maupun intangible”. Sedangkan kelemahannya Indrajit

[49] mengungkapkan “Menurut kejadian yang sudah-sudah, sering terjadi

perselisihan atau perdebatan dalam menentukan teknik yang sesuai dalam mencari

value elemen yang nilainya tidak jelas tersebut.”

Dalam rangka lebih memperjelas nilai value elemen yang tidak jelas di

metode cost benefit analysis, dalam menilai sebuah investasi TI perlu didukung

dengan melakukan skoring dengan memperhatikan empat perspektif dalam

Balance Scorecard yang mencakup perspektif manajer papan atas dan operasional

pengguna sistem informasi. Manajer papan atas merupakan perwakilan yang

tentunya paham dengan pengalokasian anggaran yang efisien (perspektif

finansial) dan penentuan arah perkembangan perusahaan ke depan (perspektif

knowledge) serta operasionalitas pengguna sistem informasi sebagai pihak yang

paham tentang kebutuhan penunjang efektifitas proses bisnis (perspektif

operasional) dan paham dengan kekurangan yang dihadapi ketika menggunakan

sistem informasi (persektif user /pengguna). Adapun kelebihan dari penggunaan IT

Balanced Scorecard adalah:

a. Perusahaan dapat mengembangkan analisis kinerja TI mereka secara luas dan

spesifik yaitu dari beberapa perspektif orientasi pelanggan atau pengguna,

kontribusi perusahaan, kesempurnaan operasional, dan orientasi masa depan.

b. Meningkatkan efektifitas proyek TI untuk memenuhi kebutuhan strategi

perusahaan.

c. Memberikan pengertian yang lebih luas dan penerimaan dari insiatif TI melalui

komunikasi yang jelas dan komprehensif.

d. Meningkatkan hubungan dan dialog antara TI dengan perusahaan serta unit

bisnis pelanggan.

e. Teknologi lebih diposisikan untuk meningkatkan keunggulan bersaing.

Selain kunggulan yang dimilikinya, terdapat kelemahan IT Balanced

Scorecard , yaitu hasil dari analisa IT Balanced Scorecard tidak dapat

dibandingkan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, karena

hasilnya sebagian besar berlainan antara perusahaan satu dengan lainnya kecuali


9/11

9

pembandingan dilakukan antara anak perusahaan yang memiliki kebijakan

perusahaan yang sama.

Selain itu, dalam membuat sebuah keputusan, alat bantu pengambilan

keputusan biasanya bertujuan untuk dapat mengakomodir konflik pendapat dan

subjektivitas dari penilaian beberapa orang yang berbeda dari masing-masing

perspektif Balanced Scorecard ( Financial , Operational , Customer/User, dan

Knowledge). Tidak seperti pengambilan keputusan sederhana (yang hanya terdiri

dari satu kriteria), pada dunia nyata pastilah banyak kriteria dan altenatif yang

terlibat dalam pengambilan keputusan. Hal ini membuat proses pengambilankeputusan semakin rumit karena terjadinya konflik pendapat seperti ketidak

samaan pendapat mengenai tingkat prioritas dari setiap kriteria. Hal ini tentunya

dapat berpotensi menurunkan tingkat kegunaan sistem informasi karena

rendahnya tingkat penerimaan pengguna sistem informasi akibat konflik yang

terjadi. Oleh karena itu AHP yang mampu memecah masalah kompleks menjadi

elemen – elemen yang lebih kecil dalam bentuk hierarki yang lebih sederhana

dinilai dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dengan jumlah kriteria

yang lebih dari satu atau yang sering disebut multi criteria decision making .

Namun pada perkembangan selanjutnya, AHP dinilai masih memiliki

beberapa kelemahan yaitu ketidakmampuan untuk meng-capture kesamaran

(vagueness), ketidakpastian, ketidaktepatan dan subjektivitas pada penilaian yang

dilakukan oleh beberapa orang. M Buckley (dalam Hsieh [10]) mengembangkan

konsep Fuzzy-AHP (FAHP) yaitu pengembangan dari AHP dengan

mengintegrasikan AHP dengan fuzzy synthectic evaluation (FSE). Pada FAHP

menggunakan rasio fuzzy untuk menggantikan rasio eksak pada AHP dan juga

digunakan operasi dan logika matematika fuzzy untuk menggantikan operasi

matematika biasa pada AHP. Pengguna rasio fuzzy pada FAHP karena

ketidakmampuan AHP untuk mengakomodir faktor ketidaktepatan (imprecision)

dan subjektivitas pada proses pairwise comparison atau perbandingan

berpasangan untuk setiap kriteria dan altenatif. Kekurangan dari metode ini

terletak pada kerumitan dalam proses perhitungan kalkulasi skoring investasi TI


10/11

10

sehingga seseorang pemegang keputusan membutuhkan seorang konsultan yang

paham betul dengan metode ini. Namun untuk sebuah industri atau perusahaan

kelemahan ini tidaklah substansial karena dapat dengan mudah melakukan

outsourcing ataupun menyewa konsultan terbaik di bidangnya.

Dengan memperhatikan kelebihan-kelebihan yang terdapat pada masing-

masing metode mampu mengatasi kekurangan dari metode yang lain maka dengan

ini penelitian dilakukan dengan menggabungkan ke empat metode tersebut (Cost

Benefit Analysis, IT Balaced Scorecard , AHP dan Fuzzy) kedalam satu metode

yang disebut Fuzzy Multi Criteria Decision Making . Metode Fuzzy Multi Criteria Decision Making ini diharapkan dapat meningkatkan nilai efektifitas dan efisiensi

penggunaan sistem informasi untuk mendukung keselarasan strategi bisnis

perusahaan dengan strategi TI.

1.4. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengamati dan menganalisis penerapan

investasi sistem informasi dan teknologi informasi di Politeknik Caltex Riau,

apakah biaya investasi yang dikeluarkan dianggap sepadan dengan manfaat yang

diperoleh. Lalu, dilanjutkan dengan menyusun strategi prioritas

pengembangannya sistem informasi dengan menggunakan Fuzzy Multi Criteria

Decision Making .

1.5. Manfaat Penelitian

1. Bagi pihak Perusahaan

Hasil penelitian ini dapat memberikan masukan bagi manajemen di

perusahaaan mengenai analisis dan evaluasi terkait dengan proses penentuan

prioritas investasi sistem informasi dan teknologi informasi. Hal ini

dibutuhkan untuk menyeimbangkan dan memudahkan pengukuran

keberhasilan investasi pengembangan sistem informasi dan teknologi

informasi dalam mendukung layanan yang efektif dan efisien serta sebagai

pertanggungjawaban kepada para stakeholder .

2.

Bagi penulis


11/11

11

Hasil penelitian ini memberikan kesempatan untuk menambah,

membandingkan dan menerapkan ilmu yang selama ini diperoleh di bangku

kuliah untuk diaplikasikan langsung ke dalam dunia kerja.

3.

Bagi pembaca

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah khasanah pengetahuan

tentang analisis dan stretegi dalam menentukan prioritas investasi

pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi di perusahaan.

penentuan prioritas investasi-referensi1.pdf

Documents