DIKTAT KULIAH

“Pengantar Manajemen Umum”

Disusun Oleh :Heru Purnomo, SE, MM

FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS GUNADARMA

1

PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN

TEORI MANAJEMEN KLASIK

Ada 2 tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen, yaitu :

1. Robert Owen (1771 – 1858)

Di mulai pada awal tahun 1800-an sebagai manajer pabrik Pemintalan kapas di New Lanark, Skotlandia. Robert Owen

mencurahkan perhatiannya pada penggunaan factor produksi mesin dan tenaga kerja.

Dari hasil pengamatannya bisa disimpulkan bahwa bilamana terhadap mesin diadakan suatu perawatan yang baik akan

memberikan keuntungan kepada perusahaan, demikian pula halnya pada tenaga kerja jika diperhatikan (kompensasi,

kesehatan, tunjangan, dll) oleh pimpinan akan memberikan keuntungan kepada perusahaan. (kuantitas dan kualitas hasil

pekerjaan dipengaruhi oleh situas eksternal dan internal dari pekerjaan).

2. Charles Babbage (1792 – 1871)

Charles Babbage adalah seorang professor Matematika dari Inggris yang menaruh perhatian dan minat pada bidang

manajemen, yaitu pada operasi-operasi pabrik yang dilakukan secara efisien.

Dia percaya bahwa aplikasi prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikkan produktivitas dari tenaga kerja dan

menurunkan biaya, karena pekerjaan dilakukan secara efektif dan efisien.

Perhatiannya diarahkan dalam hal pembagian kerja (devision of labor), yang mempunyai beberapa keunggulan :

Waktu yang diperlukan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang baru

Banyaknya waktu yang terbuan bila seseorang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, dan orang tersebut harus

menyesuaikan kembali pada pekerjaan barunya sehingga akan menghambat kemajuan dan ketrampilan pekerja, untuk itu

diperlukan spesialisasi dalam pekerjaannya.

Kecakapan dan keahlian seseorang bertambah karena seorang pekerja bekerja terus-menerus dalam tugasnya.

Adanya perhatian pada pekerjaannya sehingga dapat meresapi alat-alatnya karena perhatiannya pada hal itu saja.

Kontribusi lain dari Charles Babbage yaitu menciptakan mesin hitung (kalkulator) mekanis yang pertama, mengembangkan

program-program permainan untuk computer, mengembangkan kerja sama yang saling menguntungkan antara pekerja

dengan pemilik perusahaan, juga membuat skema perencanaan pembagian keuntungan.

TEORI MANAJEMEN ILMIAH

Tokoh dari teori ini antara lain Frederick Winslow Taylor, Frank and Lilian Gilbreth, Henry L. Gantt and Harrington Emerson.

1. Frederick Winslow Taylor

Pertama kali manajemen ilmiah dibahas pada sekitar tahun1900-an.

Taylor adalah manajer dan penasehat perusahaan dan merupakan salah seorang tokoh terbesar manajemen. Taylor dikenal

sebagai bapak manajemen ilmiah (scientifict management).

Taylor menerapkan cara-cara ilmu pengetahuan di dalam memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada di dalam

perusahaan. Dari hasil penelitian dan analisanya ditetapkan beberapa prinsip yang menggantikan prinsip lama yaitu system

coba-coba (trial and error).

2

Kesimpulannya : perusahaan akan mendapatkan hasil yang memuaskan apabila pekerjaan yang akan dilaksanakan harus

direncanakan, juga memperhatikan unsur teknologinya (mesin) maupun pelaksanaannya dalam hal ini

adalah manusianya.

Gagasan Taylor dicetuskan dalam 3 makalah, yaitu :

1. Shop Management

2. The Principles of Scientific Management

3. Testimory before The Special House Comitte

Selanjutnya ketiga makalah tersebut dirangkum dalam sebuah buku yang berjudul : “Scientific Management”, diterbitkan oleh

Darmouth College, Hannover, 1911.

Taylor mengemukakan 4 prinsip Scientific Management, yaitu :

1. menghilangkan system coba-coba dan menerapkan metode-metode ilmu pengetahuan disetiap unsur kegiatan.

2. memilih pekerjaan terbaik untuk setiap tugas tertentu, selanjutnya memberikan latihan dan pendidikan kepada pekerja

3. setiap petugas harus menerapkan hasil-hasil ilmu pengetahuan di dalam menjalankan tugasnya

4. harus dijalin kerjasama yang baik antara pimpinan dengan pekerja.

Hal yang menarik dari pendapat Taylor : “manajer adalah pelayan bagi bawahannya”, maksudnya : didalam scientific

management merupakan tugas setiap manajer untuk mengetahui hal yang terbaik (best of the best) melalui analisa, observasi

dan percobaan.

Percobaan yang dilakukan Taylor adalah mencari berat terbaik untuk muatan skop agar tercapai hasil maksimal dan pengerjaan

yang mudah. Mula-mula dengan berat 38 pon, 36 pon dan terus menurun sampai diketahui berat idealnya 21 pon yang dapat

menghasilkan pekerjaan yang optimal dan paling mudah. Hal ini dinamakan dengan istilah studi gerak dan waktu (time and a

motion study)

2. Frank Bunker Gilbreth and Lilian Gilbreth (1868 – 1924 & 1878 – 1917)

Suami istri yang berkecimpung dalam mengembangkan manajemen ilmiah.

Frank adalah pelopor studi gerak dan waktu, mengemukakan beberapa teknik manajemen yang diilhami oleh pendapat

Taylor. Dia tertarik pada pengerjaan suatu pekerjaan yang memperoleh efisiensi tertinggi.

Lilisn Gilbreth cenderung tertarik pada aspke-aspek dalam kerja, seperti penyeleksian penerimaan karyawan baru,

penempatan dan latihan bagi pekerja baru. Bukunya berjudul “The Pshikology of Management”, menyatakan bahwa tujuan

akhir dari manajemen ilmiah yaitu membantu para karyawan untuk meraih potensinya sebagai makhluk hidup.

3. Henry Laurance Gantt (1861 – 1919)

Henry merupakan asisten dari Taylor, dia berdiri sendiri sebagai seorang konsultan, dimana titik perhatiannya pada unsur

manusia dalam menaikkan produktivitas kerja.

Adapun gagasan yang dicetuskannya adalah :

1. kerjasam yang saling menguntungkan antara manajer dan tenaga kerja untuk mencapai tujuan bersama.

2. mengadakan seleksi ilmiah terhadap tenaga kerja

3. membayar upah pegawai dengan menggunakan system bonus

4. penggunaan instruksi kerja yang terperinci

3

4. Harrington Emerson (1853 – 1931)

Prinsip pokoknya adalah tentang tujuan, dimana dari hasil penelitiannya menunjukkan kebenaran prinsip, yaitu bahwa uang

akan lebih berhasil bila mengetahui tujuan penggunaannya.

Bukti dari pendapat Emerson yaitu adanya istilah Management by Objective (MBO).

Dikemukakan 12 prinsip efisiensi untuk mengatasi pemborosan dan ketidak-efisienan, yaitu :1. clerly defined ideals2. common sense3. competent causal4. discipline5. the fair deal6. reliable

7. give an order, planning and scedulling8. scedul, standard working and time9. standard condition10. standard operation11. written standard practice instruction12. efficienci reward

TEORI ORGANISASI KLASIK

Tokoh teori organisasi klasik antara lain : Henry Fayol, Jamen D.Mooney, Mary Parker Follett dan Chaster I. Barnard.

1. Henry Fayol

Fayol adalah seorang industrialis Perancis. Fayol mengatakan teori dan teknik administrasi merupakan dasar pengelolaan

organisasi yang kompleks., hal ini diungkapkan dalam bukunya yang berjudul : “Administration Industrielle et General atau

Gneral and Industrial Management (1908) oleh Constance Storrs

Fayol membagi manajemen menjadi 5 unsur, yaitu : perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan

pengawasan, fungsi ini dikenal sebagai “fungsionalime”.

Fayol, selanjutnya membagi 6 kegiatan manajemen, yaitu :

1. Teknik produksi dan manufacturing produk2. Komersial3. Keuangan

4. Keamanan 5. Akuntansi6. Manajerial

Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen, yaitu :

1. Devision of Work (Adanya spesialisasi dalam pekerjaan)

Dengan spesialisasi dapat meningkatkan efisiensi pelaksanaan kerja. Tujuannya adalah menghasilkan pekerjaan yang lebih

banyak dan terbaik dengan usaha yang sama.

2. Authority and Responsibility

Wewenang, yaitu hak untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk meminta dipatuhi.

Wewenang dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :

o Wewenang personal (bersumber pada intelegensia, pengalaman nilai moral, kesanggupan untuk memimpin dan

sebagainya.

o Wewenang Offisial, yaitu wewenang resmi yang diterima dari wewenang yang berada diatasnya.

Tanggungjawab, yaitu tugas dan fungsi yang harus dikerjakan, untuk ini diperlukan wewenang dari pihak di atasnya.

Semuanya ini diperlukan sangsi agar dipatuhi oleh orang yang menerima.

3. Dicipline

Melakukan apa yang sudah menjadi persetujuan bersama, disiplin ini sangat penting dalam tercapainya tujuan bersama,

sebab tanpa ini tidak akan mencapai kemajuan.

4

4. Unity of Command

Setiap bawahan hanya menerima instruksi dari seorang atasan saja untuk menghilangkan kebingungan dan saling lempar

tanggungjawab. Bila hal ini dilanggar maka wewenang akan berkurang, disiplin terancam dan stabilitas akan goyah.

5. Unity of Direction

Seluruh kegiatan dalam organisasi yang mempunyai tujuan sama harus diarahkan oleh seorang manajer.

6. Subordination of Individual Interest to General Interest

Kepentingan seseorang tidak boleh di atas kepentingan bersama atau organisasi

7. Renumeration

Gaji bagi pegawai merupakan harga servis atau layanan yang diberikan. Kompensasi harus adil baik bagi karyawan

maupun bagi pemilik

8. Centralization

Standarisasi dan sentralisasi merupakan pembagian kekuasaan.

Sentralisasi dapat dipakai pada organisasi kecil dan desentralisasi digunakan pada organisasi besar. Bila peranan diberikan

kepada bawahan lebih besar, maka digunakan desentralisasi.

9. Scalar Chain (garis wewenang)

Jalan yang harus diikuti oleh semua komunikasi yang bermula dari dan kembali kekuasaan terakhir. Prinsipnya

mempermudah komunikasi antar pegawai yang setingkat.

10. Order

Hal ini berlaku setiap tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada tempatnya. Hendaknya setiap orang ditempatkan

pada posisi yang tepat untuk mereka, berdasarkan pada kemampuan, bakat dan minatnya.

11. Equity

Untuk merangsang agar pekerja melaksanakan pekerjaan dengan baik, sungguh-sungguh dan penuh kesetiaan, maka harus

ada persamaan perlakuan dalam organisasi

12. Stability of Tonure of Personel

Seorang pegawai memerlukan penyesuaian untuk mengerjakan pekerjaan barunya agar dapat berhasil dengan baik. Apabila

seseorang sering kali dipindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, akan menghambat dan membuat pekerja tersebut

produktivitasnya kecil.

13. Initiative

Bawahan diberi kekuasaan dan kebebasan di dalam mengeluarkan pendapatnya, menjalankan dan menyelesaikan

rencananya, walaupun ada kesalahan yang mungkin terjadi

14. Esprit the Corps

Persatuan adalah keleluasaan, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaaan, keharmonisan dan kesetiaan

dari para anggotanya yang tercermin dalam semangat korps.

2. James D.Mooney

Seorang eksekutif General Motors. Mooney mengartikan organisasi sebagai kelompok orang yang terdiri atas 2 atau lebih

orang yang mencapai tujuan tertentu. Ada 4 unsur yang harus diperhatikan dalam organisasi, yaitu : koordinasi, prinsip

scalar, prinsip fungsional dan prinsip staff.

5

3. Mary Parker Follett

Follett menjembatani antara teori klasik dan hubungan manusiawi, dimana pemikiran Follett pada teori klasik tapi

memperkenalkan unsur-unsur hubungan manusiawi. Dia menerapkan psikologi dalam perusahaan, industri dan pemerintah.

Konflik yang terjadi dalam perusahaan dapat dibuat konstruktif dengan menggunakan proses integrasi.

4. Chaster I. Barnard

Dalam bukunya “The function of Executive (1938)”: mengatakan bahwa organisasi merupakan system kegiatan yang

diarahkan pada tujuan yang hendak dicapai. Fungsi utama manajemen yaitu merumuskan tujuan dan pengadaan sumber daya

yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Menurut teorinya yang diberi nama “teori penerimaan” mengatakan bahwa seorang

bawahan akan menerima perintah hanya bila dia memahami dan mampu serta berkeinginan untuk mencapainya. Barnard

adalah pelopor penggunaan “pendekatan system”

ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI (NEO KLASIK)

Aliran ini timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi dalam produksi dan keselarasan kerja. Para

pakar mencoba melengkapi organisasi klasik dengan pandangan sosiologi dan psikologi. Tokoh aliran hubungan manusiawi

diantaranya adalah :

1. Hugo Munsterberg (1863 – 1916)

Hugo merupakan pencetus psikologi industri, sehingga dikenal sebagai bapak psikologi industry. Dalam bukunya “Psikology

and Industrial Effeciency” menguraikan bahwa untuk mencapai tujuan produktivitas harus melakukan 3 cara, yaitu

penemuan best possible person, penciptaan best possible work dan penggunaan best possible effect.

2. Elton Mayo (1880 – 1949)

Terkenal dengan percobaan “Howthorne”, dimana hubungan manusiawi menggambarkan manajer bertemu atau berinteraksi

dengan bawahan. Bila moral dan efisiensi kerja memburuk, maka hubungan manusiawi dalam organisasi juga akan buruk.

ALIRAN HUBUNGAN MODERN (ILMU PENGETAHUAN)

Dalam pengembangannya dibagi menjadi 2, yaitu : Perilaku Organisasi (aliran hubungan manusiawi) dan Manajemen Operasi

(manajemen ilmiah).

Ditandai dengan pandangan dan pendapat baru mengenai perilaku manusia dan system. Tokoh aliran perilaku organisasi, yaitu :

a. Douglas McGregor, terkenal dengan “teori X & teori Y”

b. Frederick Herzberg, terkenal dengan “teori motivasi higenis” atau “terori 2 faktor”

c. Chris Argiris, mengatakan : organisasi sebagai sistem sosial atau “system antar hubungan budaya”

d. Edgar Schein, dengan : “dinamika kelompok dalam organisasi”

e. Abraham Maslow, mengemukakan tentang : “hirarki kebutuhan tentang perilaku manusia dan dinamika proses”

f. Robert Blak dan Jane Mouton mengemukakan : “5 gaya kepemimpinan dengan kisi-kisi manajerial (managerial grid)”

g. Rensislikert mengemukakan 4 sistem manajemen dari system 1 : “explotatif otoritatif” sampai system 4:”partisipatif

kelompok”

h. Fred Feidler, menerapkan : “pendekatan contingency pada studi kepemimpinan”

6

Prinsip dasar perilaku organisasi :

1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan, prosedur dan prinsip)

2. Manajemen harus sistematis, pendekatannya harus dengan pertimbangan konservatif

3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai

dengan situasi

4. pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi

ALIRAN KUANTITATIF

Perkembangannya dimulai dengan digunakannya kelompok-kelompok riset operasi dalam memecahkan permasalahan dalam

industri. Teknik riset operasi sangat penting sekali dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini dalam pembuatan dan

pengambilan keputusan. Penggunaan riset operasi dalam manajemen ini selanjutnya dikenal sebagai aliran “manajemen science”

Langkah-langkah pendekatan manajemen science adalah :

1. Perumusan masalah dengan jelas dan terperinci

2. Penyusunan model matematika dalam pengambilan keputusan

3. Penyelesaian model

4. Pengujian model atas hasil penggunaan model

5. Penetapan pengawasan atas hasil

6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi

PENDEKATAN SISTEM

Pendekatan ini memandang organisasi sebagai satu kesatuan yang saling berinteraksi yang tak terpisahkan. Organisasi merupakn

bagian dari lingkungan eksternal dalam pengertian luas. Sebagai suatu pendekatan sistem manajemen meliputi sistem umum dan

system khusus serta analisis tertutup maupun terbuka

Pendekatan system umum meliputi konsep-konsep organisasi formal dan teknis, filosofis dan sosiopsikologis. Analis system

manajemen spesifik meliputi struktur organisasi, desain pekerjaan, akuntansi, system informasi, dan mekanisme perencanaan

serta pengawasan.

PENDEKATAN KONTINGENSI

Pendekatan kontigensi digunakan untuk menjembatani celah antara teori dan praktek. Biasanya antara teori dan praktek berbeda,

maka harus memperhatikan lingkungan sekitarnya. Kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen

yang berbeda.

Pendekatan ini dipandang sebagai hubungan fungsional “bila maka”. Hubungan fungsional yaitu keterkaitan antara variabel yang

satu dengan variabel yang lain. Bila ada perubahan satu variabel akan mempengaruhi nilai variabel lainnya

Faktor lingkungan merupakan variabel bebas (independent variable), sedang konsep dan teknik manajemen merupakan variabel

bergantung (dependent variable).

Dalam pendekatan kontigensi ada 3 kerangka konseptual yaitu lingkungan, konsep-konsep dan teknik-teknik serta hubungan

antara keduanya.

7

PENGERTIAN MANAJEMEN

Ilmu manajemen sebenarnya sama usiannya dengan kehidupan manusia, mengapa demikian karena pada dasarnya manusia

dalam kehidupan sehari-harinya tidak bias terlepas dari prinsip-prinsip manajemen. Secara sadar atau tidak sadar manusia telah

menggunakan prinsip dari manajemen.

Ilmu manajemen ilmiah timbul sekitar awal abad ke-20 di benua Eropa Barat dan Amerika. Dimana di Negara tsb sedang dilanda

revolusi yang dikenal dengan “revolusi industri”, yaitu perubahan-perubahan dalam pengelolaan produksi yang efektif dan

efisien. Hal ini dikarenakan masyarakat sudah semakin maju dan kebutuhan manusia sudah semakin banyak dan beragam

jenisnya.

DEFINISI MANAJEMEN :

Pengertian manajemen dapat dilihat dari 3 pengertian ;

1. Manajemen sebagai suatu proses

Melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengertian manajemen

sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :

o Encyclopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.

o Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang

dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

o Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.

2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia,

Merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau

kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggungjawab terhadap terlaksananya

suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut “manajer”.

3. Manajemen sebagai ilmu (science) dan seni (art)

Melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen sebagai

suatu ilmu dan seni dari :

1. Chaster I Bernard, dalam bukunya : “The function of the Executive”, bahwa manajemen yaitu seni dan ilmu, demikian juga

Hendry Fayol, Alfin Brown Harold, Koontz Cyril O’donnel dan George R. Terry.

2. Marry Parker Follett menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan,

pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih

dahulu.

MANAJEMEN SEBAGAI ILMU DAN SENI :

8

o Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bias dipisahkan.

Manajemen sebagai sutu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori,

karena didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah

yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diwujudkan dalam bentuk suatu teori.

o Manajemen sebagai suatu seni, di sini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerjasama dengan

orang lain. Caranya bagaimana agar orang mau bekerjasama. Tentunya dengan mengatur (managing). Untuk mengatur hal itu

diperlukan suatu seni.

MANAJEMEN SEBAGAI SUATU PROFESI :

Edgar H. Schein dalam bukunya : “Organizational Socialization and the Profession of Management” menguraikan karakteristik

atau criteria sesuatu bias dijadikan suatu profesi, yaitu :

1. Para professional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum yang berlaku dalam situasi dan lingkungan, hal ini

banyak ditunjang dengan adanya pendidikan untuk menjadi seorang yang professional.

2. Para professional memperoleh status dengan cara mencapai suatu standar prestasi kerja tertentu, ini tidak didasarkan pada

keturunan, favoritas, suku bangsa, agama dan kriteria-kriteria lain.

3. Para professional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat.

TINGKATAN MANAJEMEN DAN MANAJER :

Manajemen digunakan dalam segala bentuk kegiatan, maka manajer dapat diklasifikasikan dalam 2 cara, yaitu tingkatan dalam

organisasi dan lingkup kegiatan yang dilakukan.

Jika dilihat dari tingkatan dalam organisasi, manajemen dibagi menjadi 3 golongan, yaitu :

1. Manajemen Lini, yaitu tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisasi, dimana seorang yang bertanggungjawab atas

pekerjaan orang lain, misalnya : mandor, pengawas produksi dalam suatu pabrik, pengawas teknik suatu bagian riset, dan

lain-lain

2. Manajemen Menengah (Midle Manager), yaitu mencakup lebih dari satu tingkatan di dalam organisasi. Manager menengah

mengarahkan kegiatan manager lain, jua mengarahkan kegiatan-kegiatan yang melaksanakan kebijakan organisasi.

Contohnya : Kepala Bagian yang membawahi kepala seksi, kepala devisi dan lainnya.

3. Manajemen Puncak (Top Manager), terdiri atas kelompok yang relative kecil, yang bertanggungjawab atas manajemen

keseluruhan dari organisasi. Mereka menetapkan kebijaksanaan operasional dan membimbing hubungan organisasi dengan

lingkungannya. Sebutan yang khas untuk manajemen puncak ini adalah Chief Executive Officer (Direktur Utama), Presiden

dan Senior Vicepresident.

Di dalam melaksanakan tugas setiap tingkatan manajer mempunyai fungsi yang berbeda-beda.

Ada 2 fungsi utama atau keahlian (skill) yaitu keahlian teknik (technical skill) dan keahlian manajerial (Managerial skill)

Keahlian teknik, yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang terdiri atas pengarahan

dengan motivasi, supervisi dan komunikasi. Sedangkan keahlian manajerial yaitu keahlian yang berkenaan tentang hal penetapan

tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.

9

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN :

Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsi tertentu, tapi belum ada consensus dan kesepakatan apa

yang menjadi fungsi manajemen. Fungsi manajemen menurut beberapa penulis antara lain :

1. Ernest Dale : Planning, Organizing, Staffing, Directing, innovating, Representing and Controling

2. Oey Liang Lee : Planning, Organizing, Directing, Coordinating and Controling

3. James Stoner : Planning, Organizing, Leading and Controling

4. Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating and Controling

5. Kontz dan O’donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning and Controling

6. William H. Newman : Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing and Controling

7. George R. Terry : Planning, Organizing, Actualing and Controling

8. Louis A. Allen : Leading, Planning, Organizing and Controling

9. John Robert Beishline : Planning, Organizing, Coordinating and Controling

10. Williem Sprigel : Planning, Organizingand Controling

11. Linda F Urwich : Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating and Controling

12. Dr. SP. Siagian MPA : Planning, Organizing, Motivating and Controling

13. Prayudi Atmosudirjo : Planning, Organizing, Directing/ Actualing and Controling

14. DR. Windardi, SE : Planning, Organizing, Coordinating, Actualing, Leading, Communicating and Controling

10

Sebutan-sebutan ;Presiden Direktur, Wakil Direktur,Sekretaris Perusahaan, Kepala Perwakilan,dll Manajemen Puncak

Manajer-manajer :Kepala Departemen, Manajer Cabang, Kepala Manajemen MenengahPengawas, dll

Manajer Umum :Penyelia, Mandor, Pemimpin Manajemen Lini

Non Managerial :Tenaga Penjualan, Pembukuan, Operasionaldan karyawan Non-Manajerial

Kemanusiaan Teknik

TOP MANAGER

MIDLE MANAGER

LOWER MANAGER

Konseptual Administrasi

15. The Liang Gie : Planning, Decision Making, Directing, Coordinating, Controling and Improving

Pada hakekatnya fungsi-fungsi tersebut diatas dapat dikombinasikan menjadi 10 fungsi, yaitu :

Forecasting (ramalan) yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu

dikerjakan

Planning (perencanaa), yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan

Organizing (organisasi), yaitu pengelompokkan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan susunan

organisasi, tugas dan fungsinya.

Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia), yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga

kerja baru, latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada

organisasi

Directing atau commanding (pengarahan atau mengkomando), yaitu usaha memberi bimbingan, saran dan perintah dalam

pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan

tujuan yang telah ditetapkan

Leading, yaitu pekerjaan manajer untuk meminta oranglain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan

Coordinating (koordinasi), menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling lempar tanggung

jawab dengan jalan menghubungkan, memadukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan

Motivating (motivasi), yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang

telah ditetapkan secara sukarela

Controlling (pengawasan), yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah

dilaksanakan sesuai dengan tujuan

Reporting (pelaporan), yaitu penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan

11

MANAJEMEN dan LINGKUNGAN EKSTERNAL

Dalam pembahasan manajemen tidak lepas dari masalah lingkungan yang dihadapai oleh seorang manajer. Seorang manajer tidak

harus hanya memperhatikan lingkungan usahanya atau intern saja, tapi juga harus bias mengantisipasi lingkungan di luar

perusahaan (eksternal). Oleh karena itu manajer harus memperhatikan dan mempertimbangkan unsur-unsur serta kekuatan-

kekuatan lingkungan eksternal dalam setiap kegiatan manajemen. Bagaimana reaksi seorang manajer bila ada perubahan

lingkungan eksternal ?

FAKTOR LINGKUNGAN EKSTERNAL

Lingkungan eksternal terdiri atas unsur yang berada di luar organisasi, dimana unsur tsb tidak dapat dikendalikan dan diketahui

terlalu dini oleh manajer. Contoh lingkungan eksternal diantaranya : perubahan perekonomian, peraturan pemerintah, perilaku

konsumen, perkembangan teknologi, politik, dan sebagainya.

Lingkungan eksternal dibagi menjadi 2, yaitu ;

1. Lingkungan Mikro

Yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen yang terdiri dari : penyedia, langganan,

para pesaing, lembaga perbankan dan bukan bank serta yang lainnya.

2. Lingkungan Makro

Yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh secara tidak langsung, seperti kondisi perekonomian, perubahan teknologi,

politik, sosial, budaya dan lainnya.

TANGGUNG JAWAB SOSIAL MANAJER

Perubahan konsep manajerial dipengaruhi oleh faktor intern dan ekstern. Seorang manajer mempunyai tanggungjawab sosial atas

keputusan yang diambil. Hal tersebut disebabkan karena keputusan yang diambil seorang manajer dipengaruhi oleh pencapaian

tujuan organisasi dan juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya tergantung kepada organisasi.

Atas dasar hal tsb diatas, maka seorang manajer dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the ethnics of

manager). Ada 5 faktor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha ini, yaitu : hukum (peraturan pemerintah

termasuk UU yang dikeluarkan pemerintah), kode etik industri dan perusahaan, tekanan sosial, tegaangan antar standar

perorangan dan kebutuhan organisasi.

12

13

PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN( PLANNING, GOAL AND DECISION MAKING )

PERENCANAAN (Planning).

Perencanaan sangat diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan merupak proses dasar

manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan, baik kegiatan

organisasi, perusahaan maupun kegiatan masyarakat.

Perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan yang telah

ditetapkan di dalam perencanaan.

BATASAN PERENCANAAN.

Menurut Newman : perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done (perencanaan merupakan memutuskan di depan apa

yang akan dilaksanakan).

Menurut A.Allen : planning is the determination of course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan tentu saja

tindakan untuk mencapai suatu hasil diinginkan)

Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan adalah memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan : What (apa), Who (siapa),

When (kapan), Where (dimana), Why (kenapa) dan How (bagaimana).

UNSUR PERENCANAAN.

Perencanaan yang baik harus dapat menjawab 6 pertanyaan yang disebut sebagai unsure-unsur perencanaan, yaitu :

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan

2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan

3. Dimana tindakan tersebut dilakukan

4. Kapan tindakan tersebut dilakukan

5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut

SIFAT RENCANA YANG BAIK.

Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat berikut ini :

1. Pemakaian kata yang sederhana dan jelas, mudah dipahami oleh yang menerima sehingga menghilangkan penafsiran

yang berbeda-beda.

2. Fleksibel, yaitu dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya. Bila ada perubahan kondisi, maka tidak semua

rencana harus dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku terhadap keadaan

dan orang.

3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya. Setiap rencana harus ada

dalam perimbangan

14

4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi

seimbang dengan kebutuhan

5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi

PROSES PEMBUATAN RENCANA.

1. Menetapkan tugas dan tujuan.

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa

yang menjadi tugas dan tujuaannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai

yang akan diperoleh

2. Observasi dan analisa.

Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi), bila sudah diketahui dan

terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang akan digunakan

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan.

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana

kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besarnya biaya yang

dibutuhkan, efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesa.

Sintesa yaitu alternative yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari

kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan tersebut tidak mungkin diambil salah satu saja, sebab setiap

kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

SIAPA PEMBUAT RENCANA ?

Bahwa salah satu fungsi manajer adalah membuat rencana bukan berarti manajer yang bertanggungjawab kepada keadaan dan

pembuatan rencana tsb, sebab tugas manajer bukan hanya membuat rencana saja, tapi dia harus memikirkan bagaimana agar

perusahaan atau organisasinya dapat terus berlangsung. Pembuatan rencana dapat ditugaskan kepada :

1. Panitia Perencanaan :

Dalam organisasi dan perusahaan biasanya tugas perencanaan bukan merupakan tugas rutin, agar terdapat pelaksanaan

rencana perlu dijalin kerjasama dengan dibentuknya sebuah panitia perencanaan yang berfungsi membuat perencanaan.

Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk

menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2. Bagian Perencanaan :

Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam

organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsure perwakilan suatu bagian dalam organisasi.

3. Tenaga Staf :

Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada 2 kelompok fungsional, yaitu :

a. Pelaksana, tidak disamakan dengan pemimpin, yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan

b. Staf (pemikir), yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilka barang atau produk perusahaan, tugasnya

menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna

BENTUK-BENTUK PERENCANAAN.

15

1. Rencana Global (Global Plan).

Rencana ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisasi secara menyeluruh dalam jangka panjang.

Tujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. Dimana dalam pengembangannya harus memperhatikan

situasi dan kondisi serta perkembangan organisasi dimasa yang akan dating, yang tidak lepas dari kekuatan dan kelemahan

yang dimiliki oleh organisasi.

Analisa penyusunan rencana global terdiri atas :

a. Strength, yaitu kekuatan yang dimiliki organisasi atau perusahaanb. Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi atau perusahaanc. Opportunity, yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaand. Treath, yaitu tekanan, hambatan, ancaman yang dihadapi organisasi atau perusahaan

2. Rencana Strategik (Strategic Plan).

Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk

mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system

prioritas, mana yang aka dicapai terlebih dahulu

Merupakan proses perencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapka

bersama. Tiga alas an penggunaan rencana strategic adalah :

1. memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan

2. mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya

3. titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi

Langkah-langkah Proses Perencanaan Strategik :

1. Penentuan misi dan tujuan organisasi, yang mencakup tentang misi yang diemban, falsafah yang digunakan untuk mencapai

misi serta tujuan keseluruhan yang akan dicapai oleh organisasi

2. Pengembangan profil perusahaan tentang kondisi dan kemampuan perusahaan.

3. Analisa lingkungan eksternal, untuk mengetahui dan mengidentifikasikan cara-cara dalam menghadapi perubahan-perubahan

yang terjadi di luar organisasi

4. Analisa internal, dengan menimbang kekuatan dan kelemahan yang dimiliki yang dibandingkan dengan profil perusahaan di

lingkungkan eksternal

5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic, menggabungkan antara penentuan tujuan dan misi, strategi yang digunakan,

analisa lingkungan baik eksternaldan internal serta analisa kekuatan, kelemahan, kesempatan dan tekanan yang dihadapi

6. Pembuatan keputusan strategic yang mencakup penetapan, penilaian dan pemilihan alternative yang akan digunakan

7. Pengembangan strategi perusahaan, yang dikembangkan ke dalam berbagai sasaran

8. Implementasi strategic, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategic

9. Peninjauan kembali dan evaluasi dengan memonitor dan membandingkan serta menilai semua kegiatan yang dilakukan

dengan tujuan yang akan dicapai

Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik :Kebaikan :1. Memberikan pedoman yang konsisten terhadap kegiatan

yang dilakukan2. Tujuan organisasi dapat dirumuskan dengan jelas

Kelemahan :1. Kebaikan-kebaikan diatas dapat tercapai bila organisasi

melakukannya melalui proses perencanaan strategic formal

16

3. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum menjadi parah

4. Membantu manajer membuat keputusan

2. diperlukan dana dan investasi serta waktu dalam jumlah yang besar.

3. Membatasi organisasi hanya terhadap pilihan-pilihan yang paling rasional dan bebas resiko

3. Rencana Operasional (Operational Plan).

Merupakan penjabaran dari perencanaan strategic, adapun bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran dan prinsip-

prinsip operasional, yaitu :

a. Consentrated, penerapan dari asas pengendalian yang dilaksanakan oleh manajer, agar terlaksana unity of command dan

unity of direction dalam setiap program kerja

b. Integrated, penerapan aspek koordinasi dalam setiap pekerjaan agar tercapai keterpaduan kerja guna menjamin tujuan yang

efektif

c. Continue, perlunya kesinambungan program kerja sehingga dapat digunakan untuk perbaikan program kerja selanjutnya,

sehingga terjadi peningkatan efisiensi

d. Multi Instansional Approach, agar integrasi tugas tetap terjaga dengan didukung system yang baik.

Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan operasional yang bersifat jangka pendek. Ada 2 bentuk rencana

operasional yang perlu diketahui, yaitu :

1. Rencana sekali pakai (single use plan), yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini

sifatnya lebih terperinci karena hanya sekali pakai.

Misalnya : rencana pembelian dan pemasangan mesin computer dalam perusahaan untuk mendukung kelancaran kerja

Bentuk rencana ini berupa : program, proyek dan anggaran

2. Rencana Tetap (standing plan), yaitu berupa pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat

diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang

Wujud dari rencana tetap ini adalah berupa kebijaksanaan, prosedur dan aturan.

Kebijaksanaan yaitu pedoman umum dalam pembuatan keputusan, mengenai apa yang dapat dibuat dan apa yang tidak

dapat dibuat.

Prosedur yaitu urut-urutan pekerjaan yang harus dilakukan yang tergambar dalam instruksi yang terperinci.

Aturan merupakan pernyataan tentang boleh tidaknya suatu kegiatan dilakukan dalam situasi tertentu . Peraturan ini

digunakan untuk mengimplementasikan rencana lain dan biasanya hasil dari kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap

kegiatan.

TUJUAN ORGANISASI (Organization Goal)

Tujuan berbeda dengan sasaran, dimana tujuan cakupannya lebih luas dibandingkan dengan sasaran. Sasaran merupakan tujuan

yang lebih khusus. Beda dengan pengertian misi, dimana misi merupakan pernyataan umum dan abadi tentang maksud tujuan

organisasi yang membedakan organisasi yang satu dengan yang lainnya.

Etzioni mengatakan bahwa tujuan organisasi merupakan keadaan yang diinginkan organisasi yang dikaitkan dengan tujuan yang

ingin dicapai yang dinyatakan dalam suatu pernyataan, serta memperkirakan tentang keadaan di masa yang akan datang.

2 unsur daripada tujuan, yaitu :

1. Hasil akhir yang ingin dicapai

17

2. kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tsb.

Dalam bukunya Manullang, Davis membagi tujuan menjadi 3 jenis, yaitu :

1. Tujuan primer, berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam

bentuk pembuatan barang dan jasa yang diperlukan

2. Tujuan kolateral, nilai umum dalam pengertian yang luas demi kebaikan masyarakat

3. Tujuan sekunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektivitas dalam pencapaian tujuan di atas.

BENTUK-BENTUK TUJUAN

Parrow membagi tujuan menjadi 5 bentuk, yaitu :

1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari

masyarakat

2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk fungsi konsumsi

3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi

tersebut

4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan

5. Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan lainnya yang ada di dalam organisasi

FUNGSI TUJUAN

1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha maupun kegiatan dari

para anggota organisasi tsb tanpa kecuali

2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang

diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.

3. Sebagai standar pelaksanaan dengan mendasarkan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat

dipahami oleh anggota lainnya

4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya

5. Sebagai dasar rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi

Peter Drucker menetapkan 8 unsur yang harus ada dalam suatu organisasi dalam menetapkan tujuan, yaitu :

a. Posisi Pasar

Beberapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa langganan dan produk yang dapat

dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan

b. Produktivitas

Yaitu dengan menghitung antar input uang digunakan dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan

c. Sumberdaya Fisik dan Keuangan

Dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi

keuangan yang dimiliki

d. Profitabilitas

Pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset dan pengembangan,

tersedianya capital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima

18

e. Inovasi

Yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang canggih misalnya

yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah dari hari ke hari.

f. Prestasi dan Pengembangan Manajer

Dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer

g. Prestasi dan Sikap Karyawan

Dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut factor-faktor karyawan dalam pencapaian efektivitas kerja

h. Tanggungjawab Sosial dan Publik

Guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk

rasa, hukum, pemerintahan dan kelompok masyarakat lainnya.

MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO)

Pertama kali dikenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya “The Practice of Management” tahun 1954. Management by

Objective bisa disebut sebagai Manajemen Berdasarkan Sasaran, Manajemen Berdasarkan Hasil (Management by Result), Goals

Management, Work Planning and Review dan lain sebagainya.

Management by Objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan

prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama menetapkan tujuan yang akan dicapai, dilanjutkan dengan

kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai, baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan.

Kegiatan MBO yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang

dirumuskan dalam bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi

pengoperasian satuan kerja.

Peter Drucker membedakan antara MBO dengan MBD (management by drives), dimana MBD ditujukan untuk menerangkan

tanggapan-tanggapan organisasi atas berbagai hambatan, misalnya pasar baru, finansial, produk, dll.

MBD pada prakteknya hanya memberikan perbaikan sementara, yang menghasilkan ketidakefisienan dan selanjutnya akan

meningkatkan ketidakpuasan. Oleh karena itu antara tujuan individu dengan tujuan umum organisasi harus sama, sebab ini

penting sekali demi efisiensi dalam operasi seluruh kegiatan organisasi. Proses penerapan MBO ini tergantung pada 2 hipotesa,

yaitu :

1. Bila seseorang sudah terikat pada tujuan organisasi, diharapkan dia bersedia berkorban lebih besar

2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, maka dia berusaha akan mewujudkannya

SISTEM MANAGEMENT BY OBJECTIVE YANG EFEKTIF :

1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk

membicarakan penetapan tujuan dan menilainya.

2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan

bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui

antara tujuan individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.

3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggungjawab terhadap

bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.

4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang

akan dicapai

19

5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan

program-program pencapaian tujuannya.

6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

KEBAIKAN DAN KELEMAHAM MBO :

Kebaikan :1. Mengetahui apa yang diharapkan dari organisasi2. Membantu manajer membuat tujuan & sasaran3. Memperbaiki komunikasi vertical antara manajer dengan

bawahan4. Membuat proses evaluasi

Kelemahan :1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam

konsumsi waktu dan biaya yang besar2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-

program MBO

Proses Management by Objective :

1 2 3

5 4

5 4

UNSUR-UNSUR EFEKTIVITAS MBO :

1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai ketrampilan serta mengetahui kemanfaatan dan

kegunaan dari MBO

2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun sajau, sehingga tujuan ini sering digunakan

untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal

3. Top manajer harus menjagai system MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya

4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui

posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.

BENTUK-BENTUK PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

Pembuatan keputusan merupakan bagian terpenting dari manajer, yang dihubungkan dengan pelaksanaan perencanaan, dalam hal

memutuskan tujuan yang akan dicapai, sumberdaya yang akan dipakai, siapa yang melaksanakan, siapa yang bertanggungjawab

atas pekerjaan yang diserahkannya dan lain sebagainya.

Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan

keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membuat keputusan yang berbeda dalam situasi dan

kondisi yang berbeda pula.

Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed Decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara

keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidakpastian.

20

Atasan & bawahan berdiskusi & membicarakan tanggung jawab

penting jabatan atasan

Atasan & bawahan berdiskusi & mencapai persetujuan tentang komponen-komponen kunci

efektifitas jabatan bawahan

Atasan & bawahan menyetujui tujuan-tujuan pelaksanaan tertentu yang dapat diukur untuk bawahan

Atasan & bawahan bertemu secara periodic untuk bersama-sama mengevaluasi kemajuan

bawahan

Atasan & bawahan bertemu untuk meninjau kembali tingkat prestasi bawahan keseluruhan (peninjauan

kembali tahunan atau setengah tahunan

Keputusan Terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan

berulang-ulang.

Contohnya : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian, dll

Keputusan Tidak Terprogram (Non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah

khusus atau tidak biasanya.

Contohnya : pengalokasian sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang terbaru

(canggih), dll

Herbert A. Simon mengemukan teknik-teknik tradisional dan modern dalam pembuatan keputusan yang terprogram dan tidak

terprogram.

Teknik Pembuatan Keputusan Tradisional dan ModernTeknik-teknik Pembuatan Keputusan

Tipe-tipe Keputusan Tradisional ModernDiprogram :Keputusan-keputusan rutin & berulang.Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya

1. Kebiasaan2. Kegiatan rutin :

Prosedur-prosedur pengoperasian standar

3. Struktur Organisasi Pengharapan umum Sistem tujuan Saluran-saluran informasi, yang di

susun dengan baik.

1. Teknik-teknik Riset Operasi : Analisa matematika Model-model simulasi komputer

2. Pengolahan data elektronik

Tidak diprogram :Keputusan-keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, kebijaksanaan.Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum

1. Kebijakan instuisi dan kreatifitas2. Coba-coba3. Seleksi dan latihan para pelaksana

Teknik Pemecahan Masalah yang diterapkan pada :a. Latihan membuat keputusanb. Penyusunan program-program komputer

“heutistic”

Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidakpastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan

dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan

sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam jenis situasi, yaitu :

1. Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keadaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi

yang akurat dan responsibility

2. Resiko (risk), yaitu denga diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya,

tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan

3. Ketidakpastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi

yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut

keputusan yang kritsi dan paling menarik.

PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

Ada 7 tahap dalam proses pembuatan keputusan, yaitu :

1. Pemahaman dan Perumusan Masalah

Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan

dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan

21

2. Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3. Pengembangan Alternatif

Pengembangan alternative memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan

yang efektif

4. Pengevaluasian terhadap Alternatif yang digunakan

Menilai efektivitas dari alternative yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi

dengan alternative yang realistic serta menilai seberapa baik alternative yang diambil dapat membantu pemecahan masalah

5. Pemilihan Alternatif Terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanan yang diambil oleh manajer

6. Implementasi Keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan

wewenang dan tanggungjawab pelaksanaan tugas, dengan memperhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang

diambil. Sehingga perlu dibuat prosedut laporan kemajuan periodik dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul

masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

7. Evaluasi atas Hasil Keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang

diharapkan

KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :

Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi misalnya : dengan pembuatan kelompok, bisa juga

bersifat tidak resmi misalnya : dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal

lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. Karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan

keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak

METODE KUANTITATIF DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN

Operasi organisasi sekain komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan

keputusan. Untuk ini diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan

keputusan dikenal dengan nama teknik “management science” dan “operations research”. Riset operasi menggambarkan,

memahami dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan

informasi yang akurat.

22

ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASIDAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

ORGANISASI (ORGANIZATION)

Banyak Bentuk organisasi di masyarakat, misalnya Negara, partai, politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi

yang paling kecil yaitu : keluarga dan sebagainya. Kata organisasi mempunyai 2 pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga

atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagangan, perkumpulan olahraga dan

sebagainya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.

Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan rentang manajemen serta penyusunan

personalia.

DEFINISI ORGANISASI

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi

dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.

Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.

James D.Mooney mengatakan : “organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama”.

Chester I. Barnard memberikan pengertian :”organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh 2 orang

atau lebih.”

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara

para anggota untuk mencapai tujuan.

Jadi organisasi dapat didefinisikan sbb :

1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu

2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam

organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi, yaitu :

1. Adanya tujuan bersama

2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih

3. Adanya pembagian tugas

4. Adanya kehendak untuk bekerjasama

STRUKTUR ORGANISASI (DISAIN ORGANISASI)

Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja,

standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Factor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1. Strategi organisasi pencapaian tujuan

23

2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi

3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam

penyusunan struktur perusahaan.

4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1. Spesialisasi kegiatan

2. Koordinasi kegiatan

3. Standarisasi kegiatan

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5. Ukuran satuan kerja

BENTUK-BENTUK ORGANISASI :

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerjasama.

Bagan ini menggambarkan 5 aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja

2. Rantai perintah

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Hendry G. Hodges dapat digambarkan sbb :

1. Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas da mudah di mengerti.

2. Bentuk Vertikal, hamper sama dengan bentuk pyramidal dalam pelimpahan kekuasaan

3. Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggungjawab digambarkan dari kiri ke kanan

4. Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya

Bentuk-bentuk Organisasi dapat dibedakan atas.

1. Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu

organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya :

Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan

Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan

Proses pengambilan keputusan cepat Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang

rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas

Rasa solidaritas tinggi

Kelemahannya :

Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mamu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancura

Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas

2. Organisasi Garis dan staf

24

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah

karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam

bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi.

Kebaikannya :

Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan

Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli

Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat dikembangkan menjadi suatu spesialisasi

Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula

Pengambilan keputuasan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan

Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci

Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki

Kelemahannya :

Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal

Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasihat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda

Kesatuan komando berkurang Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat

mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas

3. Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian

tugasnya dapat dibedakan dengan jelas

Kebaikannya :

Pembidangan tugas menjadi lebih jelas Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan

dikembangkan Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi Koordinasi berjalan lancar dan tertib

Kelemahannya :

Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja, sehingga pengalihan kerja menjadi sulit dilaksanakan

Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian

yang sama sehingga sering timbul konflik

4. Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :

Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci

Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team

Kelemahannya :

Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas

Tanggungjawabnya tidak jelas, karena tanggungjawabnya sama

Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena factor kolektivitas lebih dipentingkan.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal,

organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional, dsb.

Yang kita bahas hanya beberapa jenis organisasi, yaitu :

Organisasi Statis

Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan

25

Organisasi Dinamis

Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan

menetapkan wewenang, tugas dan tanggungjawab.

Organisasi Formal

Yaitu system kerjasama yang dilaksanakan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang

ditetapkan secara rasional

Organisasi Informal

Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi

akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

Argyris mengemukan 4 bidang utama organisasi informal berbeda dengan organisasi formal, yaitu :

1. Hubungan antar pribadi, dimana dalam organisasi formal digambarkan dengan jelas, sedang dalam organisasi informal

tidak digambarkan dengan jelas, yang tergantung kepada kebutuhan mereka.

2. Kepemimpinan, dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih secara informal

3. Pengendalian perilaku, dalam organisasi formal pengendalian perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman,

sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan

4. Ketergantungan, karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, sedang bawahan tergantung

pada kelompok informal.

DEPARTEMENTASI (DEPARTEMENTATION) :

Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses

penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Mcama bentuk departementasi, yaitu :

DEPARTEMENTASI FUNGSIONAL

Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi

yang paling umum dan merupakan bentuk dasar dari departementasi.

Kebaikannya :

Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap

fungis-fungsi yang ada dalam organisasi

Kelemahannya :

Menciptakan konflik antar fungsi Adanya kemacetan pelaksanaan tugas Umpan balik yang lambat Memusatkan pada kepentingan tugasnya Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang

inovatif

DEPARTEMENTASI DEVISIONAL

Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi

dan memasarkan produknya sendiri

Struktur organisasi divisional atas dasar produk :

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan

dan metode pemasaran sangat berbeda

26

Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah :

Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi

pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi, dll.

Struktur organisasi divisional atas dasar langganan :

Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan,

pelayanan.

Struktur organisasi divisional atas dasar proses :

Pengelompokkan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat

dikelompokkan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian akhir. Ini digunakan

atas dasar pertimbangan ekonomis.

Struktur organisasi divisional atas dasar alphanumerical :

Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya : nomer 000000-500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya

ditempatkan di departemen yang lain juga.

Kebaikan Struktur Divisional :

Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala

Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara

Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat

dengan lingkungan divisi yang khas Merumuskan tanggungjawab dengan jelas dan perhatian

dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan

keputusan strategi lebih luas Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi

Kelemahan Struktur Divisional :

Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas

Seberapa besar delegasi wewenang diberikan Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan

distribusi biaya overhead perusahaan Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi Maalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak

perlu

ORGANISASI PROYEK DAN MATRIKS

Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari

system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.

Struktur organisasi proyek :

Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Disini manajer proyek mempunyai wewenang lini

memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai mak tim dibubarkan dan masing-masing anggota

kembali ke departemennya masing-masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali

Struktur organisasi matriks :

Pada prinsipnya sama dengan system proyek, tapi disini para karyawan mempunyai 2 atasan, yang tentunya berada di 2

wewenang.

Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical.

Rantai perintah kedua yaitu rantai perintah lateral / horizontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh

manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalulintas aliran wewenang

27

Kebaikan :

Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional Mengembangkan ketrampilan dan kreativitas karyawan serta

fleksibilitas kepada organisasi Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta

memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

Menstimulasikan kerjasama antar displin dan mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi proyek

Kelemahan :

Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki Sangat mahal untuk diimplementasikan Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah

perdebatan daripada kegiatan

28

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGANORGANISASI

PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang pengarahan dan pengembangan organisasi, termasuk didalamnya bagaimana menggerakkan para

anggotanya untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya, bagaimana memotivasi para anggotanya, bagaimana mengadakan

komunikasi di dalam organisasi, bagaimana mengadakan perubahan dan pengembangan dalam organisasi dan bagaimana

mengatasi segala konflik yang ada dalam organisasi.

Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi bawahannya akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi akan

menentukan efektivitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang

dapat melihat motivasi sebagai suatu system akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.

Komunikasi penting bagi para manajer dalam melaksanakan seluruh fungsi manajemen dan dengan komunikasi para manajer

mencurahkan sebagian besar waktunya untuk berinteraksi dengan bawahan.

Semua hal di ats tidak terlepas dari kemampuan manajer memimpin anak buahnya, sebab seorang pemimpin memainkan peranan

kritis dalam membantu organisasi untuk mencapai tujuan. Kemampuan dan keterampilan memimpin adalam pengarahan adalah

factor penting efektivitas manajer. Bila dihubungkan dengan perubahan dan pengembangan organisasi, seorang manajer harus

mampu mengantisipasi dan mengambil tindakan untuk pencapaian tujuan. Perubahan-perubahan ini dipengaruhi olrh factor intern

dan ekstern.

Dalam perkembangan organisasi tidak lepas dari konflik yang diakibatkan oleh masalah komunikasi, struktur organisasi dan antar

pribadi, baik yang terjadi karena salah dalam memberikan motivasi maupun yang lainnya. Tinggal sekarang bagaimana seorang

manajer sebagai pimpinan dalam memanfaatkan konflik yang terjadi untuk dikelola menjadi sesuatu yang efektif.

PENGERTIAN DAN PANDANGAN MOTIVASI DALAM ORGANISASIMotivasi seperti yang telah disebutkan, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya, yang

selanjutnya akan menentukan efektivitas manajer. Ada 2 faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu :

kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal (disebut Persepsi Peranan).

Dimana antara motivasi, kemampuan dan persepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

Motivasi dapat juga disebut dengan istilah kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), atau dorongan (drive), yang

semuanya ini mempunyai pengertian yang sama yaitu sebagai suatu keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk

melakukan suatu kegiatan guna mencapai keinginan atau tujuan. Dorongan ini biasanya diujudkan dalam bentuk perilaku.

Pandangan motivasi dalam organisasi ini dapat dilihat dari 3 jenis teori motivasi yang ada, yaitu model tradisional, model

hubungan manusiawi dan model sumber daya manusia.

29

Model Tradisional

Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukan oleh Frederic Winslow Taylor. Model ini mengisyarakatkan bagaimana

manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan system pengupahan insentif untuk memacu para pekerja

agar memberikan produktivitas yang tinggi.

Teori produktivitas memandang bahwa tenaga kerja pada umumnya malas, dan hanya dapat dimotivasi dengan memberikan

penghargaan dalam ujud materi (uang) Pendekatan ini cukup efektif dalam banyak situasi sejalan dengan peningkatan efisiensi.

Disini pemutusan hubungan kerja sudah merupakan suatu kebiasaan dan para pekerja dakan mencari jaminan daripada hanya

kenaikan upah kecil dan sementara.

Model Hubungan Manusiawi :

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa kontak-kontak social karyawan pada pekerjaannya

adalah penting. Kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para pekerja perlu dimotivasi

melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sodial dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.

Para karyawan diberi kebebasan membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya, untuk para pekerja informal perlu mendapat

perhatian yang lebih besar. Lebih banyak informasi disediakan untuk karyawan tentang perhatian manajer dan operasi organisasi.

Model Sumber Daya Manusia

McGregor, Maslow, Argyris dan Likert mengertik model hubungan manusiawi, bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi

dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh

pekerjaan yang berarti, dalam arti leibh menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggungjawab

yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.

TEORI-TEORI MOTIVASI.

1. Teori Petunjuk (prescriptive theories)

Yaitu bagaimana cara memotivasi para karyawan yang didasarkan atas pengalaman coba-coba.

2. Teori Isi (content theories).

Menanyakan apa penyebab perilaku. Macam teori ini yaitu :

1. Hirarki kebutuhan dari Abraham Maslow.2. Teori motivasi higienis Frederick Herzberg, 3. Teori prestasi David McCleland

3. Teori Proses (process theories)

Menjelaskan bagiamana perilaku dimulai dan dilaksanakan. Termasuk dalam hal ini :

1. Teori Pengharapan2. Teori Pembentukan Perilaku3. Teori Porter Lawler4. Teori Keadilan

TEORI ISI :

Memusatkan pada pertanyaan apa penyebab perilaku terjadi dan berhenti ?

30

Jawabnya terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan,

juga berhubungan dengan factor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan

mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian factor-faktro internal dan kebutuhan.

Hirarki Kebutuhan Maslow :

Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai tertinggi serta

kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku.

Teori Motivasi Pemeliharaan Herzberg

Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama

mereka, terutama ras aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreativitas

dan tanggung jawab.

Ada 2 kelompok factor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang

pengaruhnya negarif. Disini dibedakan antara motivator dan factor-faktor pemeliharaan (hygienic factors = dissatisfiers)

Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedangkan factor pemeliharaan mencegah

merosotnya semangat kerja. Teori ini hampir sama dengan teori hirarki kebutuhan dari Maslow.

Kebutuhan aktualisasi dari dan pemenuhan diri (self actualization needs) :

Teoritis : penggunaan potensi diri, pertumbuhan, pengembangan diri.

Terapan : menyelesaikan penugasan-penugasan yang bersifat menantang, melakukan pekerjaan-pekerjaan kreatif, pengem-

bangan keterampilan.

Kebutuhan Harga diri (esteem needs):

Teoritis : status atau kedudukan, kepercayaan diri, pengakuan, reputasi dan prestasi, apresiasi, kehormatan diri, penghargaan.

Terapan : kekuasaan, ego, promosi, hadiah, status symbol, pengakuan, jabatan, “strokes”, penghargaan.

Kebutuhan Sosial (social needs):

Teoritis : cinta, persahabatan, perasaan memiliki dan diterima dalam kelompok, kekeluargaan, asosiasi

Terapan : kelompok-kelompok kerja formal dan informal, kegiatan-kegiatan yang disponsori perusahaan, acara-acara

peringatan.

Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs) :

Teoritis : perlindungan dan stabilitas

Terapan : pengembangan karyawan, kondisi kerja yang aman, rencana-rencana senioritas, serikat kerja, tabungan, uang

pesangon, jaminan pensiun, asuransi, sisitem penanganan keluhan.

Kebutuhan fisiologis (physiological needs):

Teoritis : makan, minum, perumahan, seks, istirahat

31

Terapan : ruang istirahat, berhenti utk makan siang, udara bersih untuk bernafas, air untuk minum, liburan, cuti, balas jasa dan

jaminan social, periode istirahat on the job.

Faktor Pemuas dan pemeliharaan dalam kerja :

Faktor – factor Pemuas Faktor – factor Pemelihara

Prestasi Penghargaan Pekerjaan kreatif & menantangTanggung jawabKemajuan & peningkatan

Kebijaksanaan & administrasi perusahaanKualitas pengendalian teknikKondisi KerjaHubungan kerjaStatus pekerjaan, Keamanan kerja, Kehidupan Pribadi, penggajian

Teori Prestasi dari McClelland :Ada korelasi positif antara kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaann. Dia mengemukakan bahwa usahawan,

ilmuwan dan professional mempunyai tingkat motivasi prestasi di atas rata-rata. Orang yang berorientasi prestasi mempunyai

karakteristik tertentu yang dapat dikembangkan, yaitu :

1. Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi ketrampilan, menyukai tantangan dan menginginkan

tanggungjawab pribadi bagi hasil yang dicapai

2. Punya kecendrungan untuk menetapkan tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan

3. Mempunyai hubungan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan

4. Punya ketrampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional

Teori ProsesTeori ini berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Teori yang dibahas adalah sbb :

Teori Pengharapan (expectancy theory)

Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :

Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi

Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan

Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka

Menurut Victor Vroom (teori pengharapan Vroom), orang dimotivasi untuk bekerja bila :

1. usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu

2. menilai balas jasa dari hasil usahanya

Maka bila dirumuskan akan nampak sbb :

32

Pengharapan bhw peningkatan usaha akan mengarah ke peningkatan balas

jasa

Penilaian individu

terhadap balas

jasa sebagai hasil

dari usahanya

Motivasi = X

KOMUNIKASI (COMMUNICATION)

Pengertian Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang kepada orang lain. Komunikasi

mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tetapi mempunyai pengertia yang lebih luas

seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut dengan rantai pertukaran informasi.

Hal ini mengandung unsure-unsur ;

1. sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti

2. sebagai sarana pengendalian informasi

3. sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu

Proses Komunikasi

1. Model Komunikasi antar pribadi.

Model yang paling sederhana adalah model komunikasi antar pribadi.

Jika salah satu elemen (misal : Penerima) hilang, maka tidak akan terjadi komunikasi

Model komunikasi yang paling canggih adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sbb :

1. Pengirim (sender = sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai

kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain

2. Pengkodean (encoding), pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam symbol atau

isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikan

3. Pemesan (message), pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari

indra penerima, missal : pidato dapat didengar, jika tertulis dapat dibaca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.

4. Saluran (channel), adalah cara transmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata

yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien, saluran (media) harus sesuai dengan pesan.

5. Penerima (recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima maka

komunikasi tidak terjadi (gagal).

6. penafsiran kode (decoding), adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi

informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim,

makin efektif komunikasi yang terjadi

33

PENGIRIM BERITA PENERIMA

7. Umpan balik (feedback), adalah pembali dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim

dinyatakan. Karena penerima telah menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula.

Semakin cepat umpan balik semakin efektif dalam komuniksi

2. Model Komunikasi dalam Organisasi.

Raymond V. Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ada 4 faktor :

1. Jalur Komunikasi Formal

Efektivitas komunikasi akan efektif melalui 2 cara, yaitu :

a. Jalur formal, dimana jarak yang semakin meluas dan berkembang serta tumbuhnya organisasi.

Misalnya : pengecer yang besar dengan cabang yang luas komunikasinya tidak efektif dari pada toserba.

b. Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.

Misalnya : Karyawan lini perakitan (assembly) hampir selalu akan mengkomunikasikan masalah-masalah yang

dihadapi dengan mandor atau dengan manajernya.

2. Struktur Wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan statis dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan ketepatan komunikasi.

Contohnya : percakapan Direktur Utama dengan karyawan biasa dilakukan dengan tatakrama dan terbatas sehingga tak

ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

3. Spesialisasi Jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama dalam

berkomunikasi

4. Pemilikan Informasi

Berarti individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki

bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.

Saluran KomunikasiSaluran komunikasi ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu :

1. Komunikasi Vertikal.

Adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah di mulai dari manajemen tingkat

atas sampai karyawan bukan supervisor.

Kegunaanya antara lain : untuk memberikan perintah, petunjuk dan lainnya serta membuka informasi kepada anggota

organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi

2. Komunikasi Lateral atau Horizontal.

Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan di antara

departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama.

Kegunaannya : menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi

3. Komunikasi Diagonal.

Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara

departemen lini dan staf.

34

Teori X & Y dari McGregor :

Douglas McGregor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep

ini dikenal karena menggunakan asumsi dari sifat dasar manusia.

Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter. Dan sebaliknya pemimpin yang suka

teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratis.

Asumsi teori X :

1. rata-rata kodrat manusia malas atau tidak menyukai pekerjaan dan akan menghidarinya bila mungkin

2. rata-rata manusia lebih menyukai diarahkan, menginginkan jaminan hidup diatas segalanya, ambisi relatif kecil dan ingin

menghindari tanggungjawab

3. karakteristik manusia dalam menjalankan tugas untuk mencapai organisasi cenderung dipaksi, diawasi, diarahkan atau

diancam dengan hukuman

Asumsi teori X :

1. Rata-rata kodrat manusia dalam kondisik layak, belajar tidak hanya untuk menerima tapi mencari tanggungjawab

2. penghargaan yang berhubungan dengan prestasi merupakan tujuan

3. potensi intelektual manusia dalam kondisi kehiudupan industri digunakan hanya sebagian

4. penggunaan phisik dan mental merupakan kodrat manusia

5. pengarahan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi tidak hanya dengan cara mengawasi dan mengacam dengan

hukuman. Orang akan melakukan pengendalian diri dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

6. punya kapasitas untuk melakukan imajinasi, kecerdikan dan kreatifitas dalam penyelesaian masalah organisasi yang

tersebar secara luas pada seluruh karyawan.

35

KOORDINASI ( Coordinations )

Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah

bawahan yang adal dalam tanggungjawabnya, hal ini dikenal dengan istilah rentang manajemen.

Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahan dan kegiatan pada tingkat satu-satuan yang terpisah

dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, karena tanpanya setiap karyawan tidak mempunyai pegangan yang harus

diikuti dan akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan mancapai tujuan yang diharapkan , sehingga beban

tiap departemen atau bagian menjadi seimbang dan selaras.

Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa 3 S, yaitu Serasi, Selaras & Seimbang.

Koordinasi sangat dibutuhkan terutama pada pekerjaan yang insidentil dan tidak rutin serta pekerjaan yang tidak direncakan

terlebih dahulu, juga bagi organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

James D. Thomson membagi 3 saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :

1. Ketergantungan yang menyatu ( Pooled interdependence)

Dimana tiap kegiatan departemen dan fungsional tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan

2. Ketergantungan yang berurutan ( Sequential interdependence)

Dimana pekerjaan dari tiap departemen atau fungsional tergantung dari penyelesaian pekerjaan departemen yang lain

sebelum satuan lain dapat bekerja

3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)

Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi

PEDOMAN KOORDINASI1. Koordinasi haru terpusat.

Sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah

ada dalam setiap bagian, ”Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan yang

berbeda.

2. Koordinasi harus terpadu.

Keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi

3. Koordinasi harus berkesinambungan.

Yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya

keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

36

4. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional.

Dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan

tugas yang lain.

KEBAIKAN DAN KELEMAHAN KOORDINASI YANG EFEKTIF :

Kebaikannya :

1. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian

2. Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranannya masing-

masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar terhadap kemungkinan ketidakserasian antar bagian.

3. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

Kelemahannya :

1. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan

2. Perbedaan dalam orientasi waktu

3. Perbedaan orientasi antar pribadi

4. Perbedaan dalam formalitas struktur

RENTANG MANAJEMEN ( Span of Control )

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam, ada yang mengatakan : span of control, span of authority, span of

attention atau span of supervision.

Jumlah bawahan terlalu banyak tidak baik dan terlalu sedikit juga kurang baik.

Ada 2 alasan mengapa penentuan rentang manajemen yang baik dan tepat harus dibuat.

1. Karena rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan

mereka

2. Adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen maka

struktur organisasi akan berbentuk ”tall” (tinggi), sedangkan rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur

organisasi menjadi ”flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.

Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan manjer dengan bawahan dalam 2

kelompok atau lebih, juga harus memperhatikan hubungan satu dengan lainnya secara langsung dengan bawahan.

Secara matematika V.A. Graicunas menetapkan rumus matematika utk menghitung jumlah hubungan yg akan dilakukan, yaitu:

dimana : R = jumlah hubungan

n = jumlah bawahan

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI RENTANG MANAJEMEN :1. Kesamaan fungsi2. Kedekatan geografis

37

R = n ( 2 n1 + n-1 )

3. Tingkat pengawasan langsung4. Tingkat koordinasi pengawasan5. Perencanaan6. Bantuan organisasi yang tersedia

WEWENANG ( Authority

Wewenang merupakan syarat yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang ada pada diri

seseorang yang bersifat formal harus didukung dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang

baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan

kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.

Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu

agar tujuan dapat tercapai.

T. Hani Handoko membagi wewenang dalam 2 sumber, yaitu : teori formal (pandangan klasik) dan teori penerimaan

Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat

masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.

Chaster I Bernand mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat wewenang bila memenuhi hal :

1. memahami komunikasi tersebut

2. tidak menyimpang dari tujuan organisasi

3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi

4. mampu secara mental dan phisik untuk menjalankannya

Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahannya, maka diperlukan adanya :

1. Kekuasaan (Power)

Yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok & keputusan.

Menurut jenisnya kekuasaan dibagi 2, yaitu :

a. Kekuasaan Posisi (Position Power)

Kekuasaan ini didapat dari wewenang formal, besarnya tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki

posisi tersebut.

b. Kekuasaan Pribadi (Personal Power)

Kekuasaan ini berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan

merasa terikat pada pemimpin.

Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi 6 jenis, yaitu :

1. Kekuasaan balas jasa (reward power)

2. Kekuasaan paksaan (coercive power)

3. Kekuasaan sah (legitimate power)

38

4. Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power)

5. Kekuasaan panutan (referent power)

6. Kekuasaan ahli (expert power)

2. Tanggungjawab dan akuntabilitas. ( Responsibility )

Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melaksanakan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang

dari atasannya.

Akuntabilitas adalah permintaab pertanggungjawaban atas pemenuhan tannggungjawab yang dilimpahkan kepadanya.

Yang perlu diperhatikan : ”Wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggungjawab yang akan diberikan

dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan yang akan diambil.

3. Pengaruh (Influence),

Yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan

orang yang mempengaruhinya.

Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan, dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan

saluran komunikasi yang lebih baik.

DELEGASI WEWENANGUntuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan.

Pendelegasian tugas juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang.

Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal dari atasan kepada orang lain untuk

melaksanakan tugas tertentu.

Delegasi Wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk adalah sbb:

1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan

2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang ditunjuk

3. Orang yang ditunjuk punya kewajiban dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan agar tercapai tujuan

4. Menerima hasil pertanggungjawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

Mengapa manajer mau mendelagasikan tugasnya ?

Ada beberapa alasan yang mendasar, yaitu :

1. Tugas manajer bukan hanya pada satu kegiatan saja. Oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya,

dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. Hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.

2. Manajer lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan

organisasi

3. Manajer tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan

4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.

39

PRINSIP KLASIK AGAR MENCAPAI PENDELEGASIAN YANG EFEKTIF.1. Prinsip Skalar

Perlu adanya garis wewenang yang jelas agar tidak membingungkan orang yng menerima pendelegasian. Maka sebelum

mendelegasikan tugas, manajer harus memikirkan kepada siapa pendelegasian akan diberikan, umpan balik dari oran yang

menerima delegasi tadi (yaitu kepada siapa harus mempertanggungjawabkan tugas tersebut).

2. Prinsip Kesatuan Perintah

Satu tugas satu kepala, ”Kepada siapa pertanggungjawaban ini diberikan ?” , ini tergantung pada : “dari siapa dia menerima

delegasi tugas tersebut”

3. Tanggungjawab, Wewenang dan Akuntabilitas.

Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkat organisasi paling bawah, ada cukup kemampuan dan

informasi untuk menyelesaikannya agar tercapai efisiensi tugas

Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas harus diberi wewenagn yang cukup, sehingga dia dapat

mempertanggungjawabkan tugasnya pada atasan.

PENYUSUNAN PERSONALIA (STAFFING)Sumber daya utama dalam organisasi adalah manusia yang memiliki bakat, kreatifitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan

memajukan organisasi.

Tugas utama seorang pemimpin adalah “Bagaimana memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan

kebutuhan dan keinginan organisasi agar tercapai tujuan perusahaan dengan berbagai kegiatan penyusunan

personalia mencakup : Bagaimana Penarikannya

Bagaimana Penyeleksiannya

Bagaimana Pengembangannya

Bagaimana Penggunaan SDM

Sebab sukses atau gagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan

personaliannya (staffing), oleh karena itu fungsi penyusunan personalia dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yaitu bagaimana

mengarahkan manusia dalam mencapai tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia

didalam mencapai tujuan organisasi.

1. PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA.Fungsi ini dilaksanakan dalam 2 tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal (semua factor diluar organisasi yang secara

langsung atau tidak akan mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal (semua factor di dalam organisasi).

Proses penyusunan personalian terdiri atas :

1. Perencanaan SDM

2. Penarikan tenaga kerja

3. Penyeleksian tenaga kerja

40

4. Pengenalan dan Orientasi organisasi

5. Latihan dan Pengembangan karyawan

6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan

7. Pemberian balas jasa dan penghargaan

8. Perencanaan dan pengembangan kariesr.

2. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIAPemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, untuk itu perlu adanya perencanaan yang terdiri atas :

1. Pemenuhan jabatan yang akan di isi, kemampuan dan jumlah yang dibuthkan

2. Pemahaman pasar tenaga kerja potensial

3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

A. Penentuan Kebutuhan Jabatan

Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :

Penentuan tujuan dan rencana organisasi

Penentuan spesifikasi jabatan (job specifications) ,jenis-jenis jabatan dan ketrampilan yang dibutuhkan

Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan di masa mendatang

Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan

Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analysis) yang terdiri dari penentuan

keahlian dan ketrampilan yang dimiliki, tanggungjawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki

serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi

jabatan.

Deskripsi jabatan (job description) yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan

wewenang serta hubungan lini organisasi.

B. Pengembangan Sumber Penawaran Personalia.

Ada 2 sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai

perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tapi juga manajer perlu mencari orang

yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.

Ada 3 sumber penawaran intern, yaitu :

4. Penataran (upgrading) yaitu dengan mendidik dan memberi latihan

5. Pemindahan (transferring) yaitu dari posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan

kebutuhan

6. Pengangkatan (Promoting),yaitu

Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh dari : Lamaran pribadi yang masuk Para pesaing

41

Organisasi karyawan

Kantor penempatan tenaga kerja

Sekolah-sekolah

Immigrasi

Migrasi

3. PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN.Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat

dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga

honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga

kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun

langkah-langkah prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu :

1. Wawancara pendahuluan

2. Pengumpulan data pribadi (biografis)

3. Pengujian (testing) dan psikotest

4. Wawancara yang lebih mendalam

5. Pemeriksaan referensi prestasi

6. Pemeriksaan kesehatan

7. Keputusan probadi

8. Orientasi jabatan

42