pemerintah kota surabaya lkj 2017 dispusip.pdf · pemerintah kota surabaya . laporan kinerja...

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

LAPORAN KINERJA PERANGKAT DAERAH

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA SURABAYA

TAHUN ANGGARAN 2017

Surabaya 2018

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA SURABAYA

Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 -7 Surabaya

KATA PENGANTAR

IKTHISAR

Dengan berakhirnya tahun anggaran 2017 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kota Surabaya berkewajiban melaporkan hasil kinerjanya kepada Walikota Surabaya yang

berupa Laporan Kinerja Perangkat Daerah (LKj). Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Surabaya mempunyai tugas menyelenggarakan dua urusan wajib yaitu Urusan Kearsipan

dan Urusan Perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas-tugas operasional kegiatan pada

bidang-bidang mengacu pada Rencana Kerja 2017 (RENJA) dan telah menetapkan

sasaran, program dan kegiatan.

Indikator Kinerja Utama (IKU) yang ditetapkan dalam tataran Tujuan adalah Persentase

koleksi buku yang termanfaatkan dengan capaian 179.48%, Persentase pengunjung

layanan baca yang meminjam buku dengan capaian 145.99%, Persentase siswa yang

mempunyai kemampuan membaca sesuai dengan reading text dengan capaian 100.00%

Tingkat Kepuasan Pelayanan Kedinasan dengan capaian 98.54%, Indeks kepuasan SKPD

terhadap pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana perkantoran dengan capaian

110.18%, Tingkat capaian keberhasilan pelaksanaan program dengan capaian 110.08%

Sedangkan IKU yang ditetapkan dalam tataran sasaran adalah Persentase peningkatan

jumlah kunjungan perpustakaan dengan capaian 133.10%. Persentase SKPD dan unit

kerja yang didampingi dalam rangka penyelamatan dan tertib sistem tata kearsipan dengan

capaian 100.00%, Persentase kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap parameter

perencanaan pada operasional plan dengan capaian 100.00%, Kinerja pengelolaan

sarana, prasarana dan administrasi perkantoran perangkat daerah dengan capaian

98.82%.

Jadi secara garis besar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya

berhasil mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Yang perlu ditingkatkan

adalah pelayanan kedinasan yang menunjang pelaksanaan kegiatan. Disamping

keberhasilan tersebut dalam pelaksanaannya juga mengalami beberapa hambatan,

namun kerja keras dan kerjasama dengan semua pihak hambatan-hambatan tersebut

dapat diatasi dengan baik

Dalam pembuatan Laporan Kinerja Perangkat Daerah tentunya tidak lepas dari kesalahan

dan kekurangan. Semoga LKj ini telah dapat mencerminkan kinerja Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Surabaya.

KEPALA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA SURABAYA

Dra. WIWIEK WIDAYATI Pembina Utama Muda

NIP.196705161993022001

LKj 2017

1

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah , Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Surabaya disusun setiap tahun sebagai sebuah

pertanggungjawaban hasil kinerja. Laporan Kinerja ini dibuat sesuai dengan

Tugas Pokok dan Fungsinya, tentunya dengan acuan yang telah dibuat berupa

Rencana Strategi dan Rencana Kerja Tahunan.

Dari Laporan Kinerja Instansi Pemerintah ini dapat dilihat adanya

hambatan-hambatan, baik internal maupun eksternal di samping adanya

keberhasilan-keberhasilan yang di capai. Dengan Laporan Akuntabilitas Instansi

Pemerintah yang menyajikan data pelaksanaan kegiatan baik yang berhasil

maupun yang belum akan dapat memberikan informasi serta evaluasi

pelaksanaan di tahun berikutnya.

B. KEDUDUKAN, TUGAS POKOK, FUNGSI DAN KEWENANGAN

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya merupakan

Lembaga Teknis yang menangani 2 urusan yaitu Kearsipan dan urusan

Perpustakaan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan langsung bertanggungjawab

kepada Walikota Surabaya.

Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 14 Tahun 2016 Tentang

Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Surabaya dan berdasarkan

Peraturan Walikota Surabaya Nomor 66 Tahun 2016, Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan terdiri dari 1 (satu) Sekretariat dan 3 (tiga) bidang yaitu :

1. Sekretariat membawahi :

a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

b. Sub Bagian Keuangan

2. Bidang Pembinaan membawahi:

a. Seksi Pembinaan Kearsipan

LKj 2017

2

b. Seksi Pembinaan Perpustakaan

3. Bidang Informasi dan Layanan membawahi

a. Seksi Informasi dan Layanan Keearsipan

b. Seksi Informasi dan Layanan Perpustakaan

4. Bidang Akuisisi,Deposit dan Pengelolahan membawahi:

a. Seksi Akuisisi dan Deposit Kearsipan

b. Seksi Pengadaan dan Pengolahan Perpustakaan.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan urusan

pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan.

Dalam menyelenggarakan tugas tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

mempunyai fungsi:

a. Perumusan kebijakan sesuai dengan lingkup tugasnya;

b. Pelaksanaan kebijakan sesuai dengan lingkup tugasnya;

c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup tugasnya;

d. Pelaksanaan administrasi Dinas sesuai dengan lingkup tugasnya;

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan tugas

dan fungsinya.

Adapun tugas dari masing-masing bidang yaitu:

1. Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang

kesekretariatan yang meliputi menyusun dan melaksanakan rencana

program dan petunjuk teknis, melaksanakan koordinasi dan kerjasama

dengan lembaga dan instansi lain, melaksanakan pengawasan dan

pengendalian, melaksanakan evaluasi dan pelaporan, dan melaksanakan

tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan

fungsinya..

2. Bidang Pembinaan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas

di bidang pembinaan perpustakaan dan kearsipan yang meliputi menyusun

dan melaksanakan rencana program dan petunjuk teknis, melaksanakan

koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain, melaksanakan

LKj 2017

3

pengawasan dan pengendalian, melaksanakan evaluasi dan pelaporan, dan

melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan tugas dan fungsinya,.

3. Bidang Informasi dan Layanan mempunyai tugas melaksanakan sebagian

tugas Dinas di bidang Informasi dan Layanan yang meliputi menyusun dan

melaksanakan rencana program dan petunjuk teknis, melaksanakan

koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain, melaksanakan

pengawasan dan pengendalian, melaksanakan evaluasi dan pelaporan, dan

melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

4. Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Dinas di bidang akuisisi, deposit dan pengolahan yang

meliputi menyusun dan melaksanakan rencana program dan petunjuk teknis,

melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain,

melaksanakan pengawasan dan pengendalian, melaksanakan evaluasi dan

pelaporan, dan melaksanakan tugastugas lain yang diberikan oleh Kepala

Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya

C. PERMASALAHAN DAN TANTANGAN YANG DIHADAPI

Permasalahan

Permasalahan yang dihadapi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya

disebabkan oleh beberapa faktor yaitu :

→ Sarana dan prasarana pengelolaan dan restorasi arsip serta

Implementasi pengelolaan arsip secara digital

→ Semakin terbatasnya ruang penyimpanan arsip inaktif (depo),

sedangkan semakin bertambahnya volume arsip yang harus disimpan,

maka perlu dilakukan penyusutan arsip;

→ Koleksi buku dan sarana prasarana perpustakaan

→ Terbatasnya khasanah arsip statis

LKj 2017

4

→ Sarana dan Prasarana di TBM kurang memadahi untuk menarik minat

baca masyarakat..

Tantangan Tantangan yang dihadapi pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kota Surabaya disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu :

→ Kurangnya kepedulian dan pemahaman kepala unit satuan kerja

beserta staf terhadap pentingnya penataan arsip.

→ Kemandirian Penataan kearsipan

→ SDM Pengelola kearsipan di PD dan Unit Kerja

→ Minat dan budaya baca masyarakat

→ Informasi yang tersedia saat ini sangat beragam dan sangat mudah

diakses, namun tidak seluruhnya berkualitas dan dapat

dipertanggungjawakan serta tidak disertai ulasan mendalam..

LKj 2017

5

BAB ll

PERENCANAAN KINERJA

A. RENCANA KINERJA

Perencanaan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya

tergambar dari Visi sebagai berikut: “MENCERDASKAN MASYARAKAT SURABAYA DAN MENINGKATKAN KEMANDIRIAN DALAM

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN SEBAGAI MEMORI KOLEKTIF BANGSA”

Makna:

a. Meningkatnya kecerdasan masyarakat surabaya dengan menjadikan

membaca sebagai budaya,

b. Terwujudnya kemandirian penyelenggaraan kearsipan baik di PD/Unit Kerja

maupun masyarakat Surabaya Misi : 1. Mencerdaskan masyarakat Surabaya melalui peningkatan minat dan budaya

baca

2. Meningkatkan kemandirian pengelolaan kearsipan diseluruh SKPD, unit

kerja dan BUMD

Selanjutnya perencanaan kinerja tersebut dituangkan dalam Sasaran Strategis

Tahun 2017 yaitu:

1. Tujuan: Mewujudkan peningkatan minat dan budaya baca masyarakat

melalui peningkatan akses baca,

Indikator kinerja:

- Persentase koleksi buku yang termanfaatkan dengan target 74.60%

- Persentase pengunjung layanan baca yang meminjam buku dengan

target 68.50%

- Persentase siswa yang mempunai kemampuan membaca ssuai dengan

reading text levelling dengan target 100%

LKj 2017

6

Sasaran : Meningkatkan pengunaan akses layanan baca masyarakat.

Indikator Kinerja:

- Persentase peningkatan jumlah kunjungan perpustakaan dengan target

10%

2. Meningkatkan tata kelola administrasi perangkat daerah yang baik

Indikator Kinerja:

- Tingkat Kepuasan Pelayanan Kedinasan dengan terget 76.00%

- Indeks kepuasan SKPD terhadap pemenuhan kebutuhan sarana dan

prasarana perkantoran dengan target 62.00%

- Tingkat capaian keberhasilan pelaksanaan program dengan target

90.84%

Sasaran:

1. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian arsip melalui pengo;;ahan

kearsipan yang baik sesuai ketentuan kearsipan secara mandiri

Indikator kinerja: Persentase SKPD dan unit kerja yang didampingi dalam

rangka penyelamatan dan tertib sistem tata kearsipan dengan target

22.60%

2. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan untuk mendukung

keberhasilan program

Indikator kinerja : Persentase kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap

parameter perencanaan pada operasional plan dengan target 100.00%

3. Mengelola sarana dan prasarana serta administrasi perkantoran

perangkat daerah

Indikator kinerja : Kinerja pengelolaan sarana, prasarana dan administrasi

perkantoran perangkat daerah dengan target 100.00%

Selanjutnya Sasaran Strategis tersebut dilaksanakan melalui program dan

kegiatan:

1. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

LKj 2017

7

Kegiatan:

a. Pelaksanaan Tes Reading Text Levelling

b. Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan

c. Pengelolaan Layanan Baca

d. Penyediaan, Pengolahan, Perawatan Sarana Prasarana Perpustakaan Umum

Daerah dan Taman Bacaan Masyarakat

e. Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca

2. Program Penataan, Penyelamatan, dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

Kegiatan:

a. Layanan Informasi Kearsipan

b. Pembinaan Sistem Kearsipan

c. Penataan dan Pendataan Sistem Kearsipan Daerah

d. Pengadaan Sarana Penyimpanan, Pengolahan, Pemeliharaan dan

Penyelamatan Kearsipan

3. Program Perencanaan Pembangunan Daerah

Kegiatan:

a. Penyusunan dan Evaluasi Perencanaan Strategis

4. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

Kegiatan:

a. Penyediaan Barang dan Jasa Perkantoran Perangkat Daerah

5. Program Pembangunan dan Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kedinasan

Kegiatan:

a. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Perkantoran

LKj 2017

8

TABEL 2.1 Rumusan Rencana Program dan Kegiatan Tahun 2017

Kota Surabaya

Nama SKPD : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kode Urusan/Bidang Urusan Pemerintahan Daerah dan Program/Kegiatan Indikator Kinerja Program/Kegiatan

Rencana Tahun 2017

Lokasi

Target Capaian Kinerja

Kebutuhan Dana / Pagu

Indikatif

Sumber Dana

1 2 3 4 5 6 7 1 Urusan Pemerintahan

1.1 Urusan Wajib

1.1.2 Non Pelayanan Dasar

1.1.2.17 Perpustakaan

1.1.2.17.01 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

1. Persentase peningkatan jumlah event literasi yang diselenggarakan

Surabaya

10%

24.128.408.543

2. Persentase peningkatan jumlah koleksi buku 86.18%

3. Persentase peningkatan jumlah siswa yang terlibat dalam tes reading text levelling 20.50%

4. Persentase peningkatan jumlah perpustakaan yang berhasil dibina 12.90%

1.1.2.17.01.0001 Pelaksanaan Tes Reading Text Levelling Jumlah laporan pelaksanaan tes reading text levelling 12 dokumen 174.084.244 APBD

1.1.2.17.01.0002 Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan Jumlah Perpustakaan yang Dibina 100 lembaga 413.471.609 APBD

1.1.2.17.01.0003 Pengelolaan Layanan Baca Jumlah Kegiatan Pengelolaan Layanan Baca 48 kali 18.347.878.693 APBD

LKj 2017

9

1.1.2.17.01.0004 Penyediaan, Pengolahan, Perawatan Sarana Prasarana Perpustakaan Umum Daerah dan Taman Bacaan Masyarakat

Jumlah Penyediaan, Pengolahan, Perawatan Sarana Prasarana Perpustakaan Umum Daerah dan Taman Bacaan Masyarakat

56572 buku 4.904.712.443 APBD

1.1.2.17.01.0005 Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca

Jumlah Kegiatan Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca 3 kali 288.261.552 APBD

1.1.2.18 Kearsipan

1.1.2.18.01 Program Penataan, Penyelamatan, dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

1. Persentase jumlah arsip yang diakuisisi Surabaya

20%

2.245.140.044 2. Persentase Perangkat daerah, Unit Kerja, BUMD dan Sekolah Negeri yang tertib sistem tata kearsipan sesuai Ketentuan

22.60%

1.1.2.18.01.0001 Layanan Informasi Kearsipan Jumlah Kegiatan Layanan Informasi Kearsipan 8 kali 82.844.960 APBD

1.1.2.18.01.0002 Pembinaan Sistem Kearsipan Jumlah Perangkat Daerah yang Dilakukan Pembinaan Sistem Kearsipan 70 Lembaga 128.057.319 APBD

1.1.2.18.01.0003 Penataan dan Pendataan Sistem Kearsipan Daerah

Jumlah Perangkat Daerah yang Dilakukan Penataan dan Pendataan Sistem Kearsipan Daerah 126 lembaga 515.479.721 APBD

1.1.2.18.01.0004 Pengadaan Sarana Penyimpanan, Pengolahan, Pemeliharaan dan Penyelamatan Kearsipan

Jumlah Jenis Pengadaan Sarana Penyimpanan, Pengolahan, Pemeliharaan dan Penyelamatan Kearsipan

32 jenis 1.518.758.043 APBD

2 Penunjang Urusan Pemerintahan

2.1 Fungsi Manajemen


2.1.2.01 Perencanaan serta Penelitian dan Pengembangan

2.1.2.01.02 Program Perencanaan Pembangunan Daerah Kualitas dokumen perencanaan tahunan SKPD Sura

baya 65% 48.677.504

LKj 2017

10

Ketepatan waktu penyusunan dan pelaporan Dokumen Perencanaan strategis dan/atau sektoral 100%

2.1.2.01.02.0001 Penyusunan dan Evaluasi Perencanaan Strategis

Jumlah dokumen penyusunan dan evaluasi perencanaan strategis 9 dokumen 48.677.504 APBD

2.2 Unsur Manajemen


2.2.2.02 Sarana dan Prasarana Perkantoran

2.2.2.02.01 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Sura

baya 100% 2.743.776.881

2.2.2.02.01.0001 Penyediaan Barang dan Jasa Perkantoran Perangkat Daerah

Jumlah Jenis Barang dan Jasa Perkantoran yang Disediakan 8 jenis 2.743.776.881 APBD

2.2.2.02.02 Program Pembangunan dan Pengelolaan Sarana dan Prasarana kedinasan

1. Persentase pemanfaatan aset

Surabaya

91%

482.868.103

2. Akumulasi jumlah sistem informasi pemerintah kota surabaya yang diintegrasikan dengan sistem informasi barang daerah

20%

3. Persentase kendaraan yang berfungsi dengan baik 77%

4. Persentase gedung pemerintahan dalam kondisi baik 74.36%

5. Persentase sarana dan prasarana perkantoran dalam kondisi baik 100%

6. Ketepatan pemenuhan sarana dan prasarana perkantoran 100%

2.2.2.02.02.0001 Pemeliharaan sarana dan prasarana perkantoran

Jumlah unit sarana dan prasarana perkantoran yang dipelihara 200 unit 482.868.103 APBD

3.226.644.984

LKj 2017

11

B. PERJANJIAN KINERJA

Sasaran Strategis serta indikator kinerja dalam perencanaan kinerja selanjutnya

dituangkan dalam Perjanjian Kinerja tahun 2017 yang ditanda tangani oleh Kepala

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya.

Adapun perjanjian kinerja tersebut meliputi dua urusan yang selanjutnya menjadi

target capaian kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya.

Tabel 2.2

PERJANJIAN KINERJA PERUBAHAN APBD TAHUN 2017 DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target

1

Tujuan: Mewujudkan peningkatan minat dan budaya baca masyarakat melalui peningkatan akses baca[2984]

Persentase koleksi buku yang termanfaatkan (Bobot Kontribusi: 20 %)

74.60 %

Persentase pengunjung layanan baca yang meminjam buku (Bobot Kontribusi: 25 %) 68.5 %

Persentase siswa yang mempunyai kemampuan membaca sesuai dengan reading text levelling (Bobot Kontribusi: 25 %)

100 %

Sasaran:

Meningkatkan penggunaan akses layanaan baca masyarakat[3417]

Persentase peningkatan jumlah kunjungan perpustakaan 10 %

2

Tujuan: Meningkatkan tata kelola administrasi perangkat daerah yang baik.[2985]

Tingkat Kepuasan Pelayanan Kedinasan (Bobot Kontribusi: 10 %)

76 %

Indeks kepuasan SKPD terhadap pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana perkantoran (Bobot Kontribusi: 10 %)

62 %

Tingkat capaian keberhasilan pelaksanaan program (Bobot Kontribusi: 10 %) 90.84 %

Sasaran:

1. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian arsip melalui pengelolaan

Persentase SKPD dan unit kerja yang didampingi dalam rangka penyelamatan dan tertib sistem tata kearsipan

22.6 %

LKj 2017

12

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target kearsipan yang baik sesuai ketentuan kearsipan secara mandiri[3418]

Melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan untuk mendukung keberhasilan Program[3420]

Persentase kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap parameter perencanaan pada operasional plan

100 %

Mengelola sarana dan prasarana serta administrasi perkantoran perangkat daerah[3421]

Kinerja pengelolaan sarana, prasarana dan administrasi perkantoran perangkat daerah 100 %

No Program Anggaran 1 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan Rp 25.314.979.383

2 Program Penataan, Penyelamatan, dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah Rp 3.124.919.650

3 Program Perencanaan Pembangunan Daerah Rp 192.040.504 4 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Rp 2.225.660.405

5 Program Pembangunan dan Pengelolaan Sarana dan Prasarana kedinasan Rp 775.423.163

TOTAL Rp 31.633.023.105 .

LKj 2017

13

BAB III AKUNTABILITAS KINERJA

A. CAPAIAN KINERJA ORGANISASI

Pada tahun 2017 jumlah Perangkat Daerah (PD) Pemerintahan Kota

Surabaya terdiri dari Badan, Dinas, Bagian, Kantor, Kecamatan dan Kelurahan

keseluruhannya mencapai 226 PD, dari jumlah tersebut yang sudah

melaksanakan pengelolaan arsip sistem baku pola baru sebanyak 226 PD

(100%). Selanjutnya didalam Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Surabaya tahun 2016-2021 telah ditetapkan indikator kinerja

yang baru yaitu :

- jumlah arsip yang diakuisisi

- Persentase Perangkat daerah, Unit Kerja, BUMD dan Sekolah Negeri yang

tertib sistem tata kearsipan sesuai Ketentuan

Dari tahun ke tahun minat dan budaya baca masyarakat meningkat yang

dibuktikan dengan jumlah kunjungan meningkat yaitu tahun 2016 mencapai

4.762.438 orang yang dari target semula sebanyak 2.470.670 orang atau

192,78%.

Disamping target yang telah ditetapkan dalam perencanaan kegiatan

dan anggaran untuk urusan perpustakaan juga mencapai prestasi kegiatan

karena tugas tambahan untuk mendampingi dan mengelola Perpustakaan

Sekolah.

Walaupun sudah mencapai peningkatan yang signifikan namun Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan dengan program-program serta kegiatan-kegiatan

di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan berusaha agar mampu mendongkrak

serta mewujudkan agar kepeduliaan terhadap Arsip dan Budaya Minat Baca

meningkat dan memasyarakat.

LKj 2017

14

Tabel 3.1

PENCAPAIAN KINERJA TAHUN 2017 DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi %

Capaian

1

Tujuan: Mewujudkan peningkatan minat dan budaya baca masyarakat melalui peningkatan akses baca


74.60 % 133.89% 179.48%

Persentase pengunjung layanan baca yang meminjam buku (Bobot Kontribusi: 25 %)

68.5 % 100.00% 145.99%


100 % 100.00% 100.00%

Sasaran:

Meningkatkan penggunaan akses layanaan baca masyarakat

Persentase peningkatan jumlah kunjungan perpustakaan 10 % 13.31% 133.10%

2

Tujuan: Meningkatkan tata kelola administrasi perangkat daerah yang baik.


76 % 74.89% 98.54%


62 % 68.31% 110.18%

Tingkat capaian keberhasilan pelaksanaan program (Bobot Kontribusi: 10 %)

90.84 % 100.00% 110.08%

Sasaran:

1. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian arsip


22.6 % 22.60% 100.00%

LKj 2017

15

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi %

Capaian melalui pengelolaan kearsipan yang baik sesuai ketentuan kearsipan secara mandiri

Melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan untuk mendukung keberhasilan Program


100 % 100.00% 100.00%

Mengelola sarana dan prasarana serta administrasi perkantoran perangkat daerah

Kinerja pengelolaan sarana, prasarana dan administrasi perkantoran perangkat daerah

100 % 98.82% 98.82%

LKj 2017

16

Tabel 3.2

PERBANDINGAN REALISASI KINERJA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi

Th, 2016 Th, 2017

1



74.60 % 89.58% 133.89%


68.5 % 65.21% 100.00%


100 % 72.97% 100.00%

Sasaran:



2



76 % - 74.89%


62 % - 68.31%


90.84 % 100.00% 100.00%

LKj 2017

17

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi

Sasaran:

1. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian arsip melalui pengelolaan kearsipan yang baik sesuai ketentuan kearsipan secara mandiri


22.6 % 22.60% 22.60%



100 % 100.00% 100.00%



100 % 98.82% 98.82%

LKj 2017

18

Tabel 3.3

PERBANDINGAN REALISASI KINERJA s.d. AKHIR PERIODE RENSTRA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target akhir Renstra Realisasi Tingkat

Kemajuan

1



80.70 % 133.89% 165.91%


83.20% 100.00% 120.192%


100 % 100.00% 100.00%

Sasaran:



2



80% 74.89% 93.61%


70 % 68.31% 97.585%


93.05 % 100.00% 107.469%

Sasaran:

1. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian arsip


100 % 22.60% 22.60%

LKj 2017

19

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target akhir Renstra Realisasi Tingkat

Kemajuan melalui pengelolaan kearsipan yang baik sesuai ketentuan kearsipan secara mandiri



100 % 100.00% 100.00%



100 % 98.82% 98.82%

Dari hasil capaian kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diatas dapat

dianalisa sebagai berikut dua urusan wajib yang diampu oleh Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan secara umum tercapai kinerja sesuai targetnya.

Urusan Kearsipan

Urusan kearsipan dilaksanakan melalui Program Penataan, Penyelamatan

dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah.

Program tersebut bertujuan untuk meningkatkan Persentase Perangkat Daerah, Unit Kerja, BUMD dan Sekolah Negeri yang tertib sistem tata kearsipan dan Persentase jumlah arsip yang diakuisisi

Sedangkan hasil yang akan di capai melalui program tersebut antara lain

adalah:

o Meningkatnya jumlah masyarakat yang mengetahui informasi tentang

koleksi kearsipan Pemerintah Kota Surabaya;

o Meningkatnya Instansi yang melaksanakan pengelolaan arsip sesuai

ketentuan;

LKj 2017

20

o Terpeliharanya dokumen arsip;

o Tersedianya jumlah tenaga pengelola Arsip pada SKPD;

o Meningkatnya persentase Pegawai yang memiliki Sertifikat Diklat.

Dilihat dari jumlah SKPD yang melaksanakan Sistem tata Kearsipan dan

maka capaian Kinerja 100% atau dapat dikatakan berhasil. Dibandingkan

dengan kondisi tahun 2015 SKPD yang melaksanakan sistem kearsipan pola

baru sebanyak 193 SKPD (83 %), sedangkan kinerja tahun 2016 yang

melaksanakan sistem kearsipan pola baru 232 SKPD (100%) dari total SKPD,.

Hambatan dalam melaksanakan urusan kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Masih sangat terbatasnya sarana prasarana dalam pengolahan kearsipan

di unit kerja/ SKPD

2. Kurangnya tenaga ahli dalam bidang kearsipan atau Arsiparis

3. Kurang peduli terhadap pentingnya arsip.

Adapun upaya yang telah dilaksanakan untuk melaksanakan tertib

administrasi dengan tata kearsipan pola baru antara lain :

1. Menambah atau optimalisasi sarana prasarana dalam pengolahan

kearsipan

2. Pendampingan dan Monitoring Kearsipan Pola Baru pada SKPD.

3. Lomba Sistem Tata Kearsipan pola Baru

4. Mengadakan pelatihan, bimbingan teknis, sosialisasi kepada seluruh PD.

5. Digitalisasi pengelolaan arsip.

Upaya-upaya tersebut dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan dan

hambatan yang ada, disamping itu tetap melaksanakan sosialisasai kearsipan

bagi pimpinan SKPD untuk menyamakan pemahaman tentang pentingnya

tertib kearsipan. Kedepan gerakan yang akan dilaksanakan adalah

meningkatkan pengelolaan arsip berbasis IT di seluruh SKPD serta

menambah khasanah arsip statis untuk pelayanan masyarakat.

LKj 2017

21

Urusan Perpustakaan

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya Tahun 2017

melaksanakan program pengembangan budaya baca dan pembinaan

perpustakaan, pada pencapaian kinerja Perpustakaan khususnya untuk

mengetahui minat baca masyarakat dari hasil pengukuran penyajian sebagai

berikut :

Dari hasil capaian kinerja perpustakaan Surabaya tahun 2017 dari beberapa

indikator tujuan, sasaran dan program terlihat capaian kinerjanya 100%.

Program pengembangan budaya minat baca dan pembinaan perpustakaan

menunjukan trend yang baik untuk melangkah ditahun mendatang.

Namun demikian dalam mencapai keberhasilan tersebut juga ditemui

hambatan-hambatan yang perlu diatasi antara lain:

a. Lokasi perpustakaan besar yang belum seluruhnya terjangkau masyarakat;

b. Belum tersedianya IT yang berkaitan percepatan akses masyarakat

keperpustakaan;

c. Masih kurangnya ahli perpustakaan / pustakawan;

d. Kurangnya koleksi buku;

e. Terbatasnya mobil perpustakaan keliling.

f. Masih belum meratanya kesadaran minat dan budaya baca masyarakat.

Upaya yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya

untuk meningkatkan minat baca masyarakat dengan mengunjungi

Perpustakan antara lain dengan :

a. Melakukan pelayanan perpustakaan keliling, pelayanan perpustakaan sore

hari, pelayanan hari sabtu dan minggu;

b. Melakukan pemasyarakatan perpustakaan melalui lomba, gelar pustaka,

pameran dan temu pengunjung;

c. Pengadaan buku perpustakaan untuk menambah koleksi judul buku yang

ada, serta pemeliharaan dan pengelola bahan pustaka dengan

LKj 2017

22

menggunakan anggaran yang ada serta menggandeng pihak ketiga untuk

mendapatkan bantuan buku ;

d. Mengikuti/mengadakan event-event bekerja sama dengan eksternal

(PT.Sampoerna, IKAPI, PETIKEMAS, Indosat) ;

e. Menambah unit kecil perpustakaan (Taman bacaan bungkul , Taman

bacaan flora, Taman prestasi, rumah susun, Liponsos, kecamatan,

kelurahan dan TBM di RW) maupun sudut baca.

f. Meningkatkan gerakan Literasi dengan Kurikulum Wajib Baca di sekolah.

Untuk kedepan yang terus diupayakan dilaksanakan adalah penambahan

koleksi buku yang up to date, menambah mobil keliling, membuka /

mengembangkan perpustakaan di taman-taman sudut kota, serta menambah

taman baca di tingkat RW di seluruh wilayah Kota Surabaya, serta membuat

gerakan Kampung Literasi.

LKj 2017

23

B. REALISASI ANGGARAN Pelaksanaan kegiatan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan didukung

dengan anggaran yang terealisasi sebagaiberikut:

Tabel 3.4

ALOKASI PER SASARAN PEMBANGUNAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Anggaran % Anggaran

1



25.314.979.383 80,027



Sasaran:


Persentase peningkatan jumlah kunjungan perpustakaan 25.314.979.383 80,027

Program

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

Persentase peningkatan jumlah event literasi yang diselenggarakan 25.314.979.383 80,027

Persentase perpustakaan yang berhasil dibina

Persentase peningkatan jumlah siswa yang terlibat dalam tes reading text levelling

Persentase koleksi buku

2



6.318.043.722 19.973

LKj 2017

24

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Anggaran % Anggaran



Sasaran: 6.318.043.722 19.973







Program:

Program Penataan, Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

Persentase Perangkat Daerah, Unit Kerja, BUMD dan Sekolah Negeri yang tertib sistem tata kearsipan

3.124.919.650 9,879

Persentase jumlah arsip yang diakuisisi

Program Perencanaan Pembangunan Daerah

Persentase ketepatan waktu penyusunan dan pelaporan Dokumen Perencanaan strategis dan/atau sektoral

192.040.504 0,607

Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

Tingkat Kepuasan pegawai terhadap pelayanan administrasi perkantoran 2.225.660.405 7,036

Program Pembangunan dan Pengelolaan sarana dan Prasarana Kedinasan

Persentase sarana dan prasarana perkantoran dalam kondisi baik 775.423.163 2,451

LKj 2017

25

PENCAPAIAN KINERJA DAN ANGGARAN

Sasaran / Program

Indikator

Kinerja Anggaran

Target Realisasi Capaian Alokasi Realisasi Capaian %

Tujuan: 25314979383 22911649610 90.506

Mewujudkan peningkatan minat dan budaya baca masyarakat melalui peningkatan akses baca

1. Persentase koleksi buku yang termanfaatkan (Bobot Kontribusi: 20 %)

74.60 % 133.89% 179.48%

2. Persentase pengunjung layanan baca yang meminjam buku (Bobot Kontribusi: 25 %)

68.5 % 100.00% 145.99%

3. Persentase siswa yang mempunyai kemampuan membaca sesuai dengan reading text levelling (Bobot Kontribusi: 25 %)

100 % 100.00% 100.00%

Sasaran:


Persentase peningkatan jumlah kunjungan perpustakaan

10 % 13.31% 133.10% 25314979383 22911649610 90.506

Program :

LKj 2017

26



10% 13.42% 134.20% 19120616613 18657416096 97.577

2. Persentase perpustakaan yang berhasil dibina

12.90% 12.90% 100.00% 886682580 811827235 91.558

3. Persentase peningkatan jumlah siswa yang terlibat dalam tes reading text levelling

20.50% 2.50% 100.00% 634245300 514106670 81.058

4. Persentase koleksi buku 86.18% 86.18% 100.00% 4673434890 2928299609 62.658

Tujuan: 6318043722 5797471659 91.761

Meningkatkan tata kelola administrasi perangkat daerah yang baik.

1. Tingkat Kepuasan Pelayanan Kedinasan (Bobot Kontribusi: 10 %)

76 % 74.89% 98.54%

2. Indeks kepuasan SKPD terhadap pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana perkantoran (Bobot Kontribusi: 10 %)

62 % 68.31% 110.18%

3. Tingkat capaian keberhasilan pelaksanaan program (Bobot Kontribusi: 10 %)

90.84 % 100.00% 110.08%

Sasaran:



22.6 % 22.60% 100.00% 3124919650 2919243567 93.418

LKj 2017

27

2. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan untuk mendukung keberhasilan Program


100 % 100.00% 100.00% 192040504 143823562 74.892

3. Mengelola sarana dan prasarana serta administrasi perkantoran perangkat daerah


100 % 98.82% 98.82% 3001083568 2734404530 91.114

Program: Program Penataan, Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah


20% 20% 100% 615312139 579331669 94.152

Persentase jumlah arsip yang diakuisisi 20% 27.42% 137.10% 2509607511 2339911898 93.238



100% 100% 100% 192040504 143823562 74.892


Tingkat Kepuasan pegawai terhadap pelayanan administrasi perkantoran

72% 72.46% 100.64% 2225660405 2057861571 92.461


Persentase sarana dan prasarana perkantoran dalam kondisi baik

100% 97.64% 97.64% 775423163 676542959 87.248

LKj 2017

28

PENCAPAIAN KINERJA DAN ANGGARAN

Sasaran / Program

Indikator

Kinerja Anggaran Tingkat Efisiensi

Capaian %

Capaian % Capaian %

Tujuan:

Mewujudkan peningkatan minat dan budaya baca masyarakat melalui peningkatan akses baca

1. Persentase koleksi buku yang termanfaatkan (Bobot Kontribusi: 20 %)

179.48

2. Persentase pengunjung layanan baca yang meminjam buku (Bobot Kontribusi: 25 %)

145.99

3. Persentase siswa yang mempunyai kemampuan membaca sesuai dengan reading text levelling (Bobot Kontribusi: 25 %)

100.00

Sasaran:


Persentase peningkatan jumlah kunjungan perpustakaan

133.10 90.506 42.59

Program :



134.20 97.577 36.62

2. Persentase perpustakaan yang berhasil dibina

100.00 91.558 8.44

3. Persentase peningkatan jumlah siswa yang terlibat dalam tes reading text levelling

100.00 81.058 18.94

4. Persentase koleksi buku 100.00 62.658 37.34

Tujuan:

Meningkatkan tata kelola administrasi perangkat daerah yang baik.

1. Tingkat Kepuasan Pelayanan Kedinasan (Bobot Kontribusi: 10 %)

98.54 98.54

LKj 2017

29

2. Indeks kepuasan SKPD terhadap pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana perkantoran (Bobot Kontribusi: 10 %)

110.18 110.18

3. Tingkat capaian keberhasilan pelaksanaan program (Bobot Kontribusi: 10 %)

110.08 110.08

Sasaran:



100.00 100.00

2. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan untuk mendukung keberhasilan Program


100.00 74.892 25.11

3. Mengelola sarana dan prasarana serta administrasi perkantoran perangkat daerah


98.82 91.114 7.71

Program:

Program Penataan, Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah


100.00 100.00

Persentase jumlah arsip yang diakuisisi 137.10 137.10



100.00 74.892 25.11


Tingkat Kepuasan pegawai terhadap pelayanan administrasi perkantoran

100.64 92.461 8.18


Persentase sarana dan prasarana perkantoran dalam kondisi baik

97.64 87.248 10.39

LKj 2017

30

B A B IV

PENUTUP

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam melaksanakan

tugas-tugas operasional kegiatan pada bidang-bidang mengacu pada

Rencana Kerja 2017 (RENJA) yang telah ditetapkan sasaran, program

dan kegiatannya. Dalam pelaksanaannya masih mengalami hambatan-

hambatan, kekurangan namun juga adanya keberhasilan yang

signifikan bahkan melampaui target, karena tugas yang dijalankan

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak terbatas pada hal-hal yang

sudah direncanakan tetapi juga melihat kebutuhan masyarakat.

Laporan Kinerja Perangkat Daerah (LKj) ini sebagai bahan dalam

mengevaluasi kinerja tahun 2017 agar pelaksanaan tugas-tugas di

tahun berikutnya akan menjadi lebih baik..

LKj 2017

31

LAMPIRAN

a. Perjanjian Kinerja

b. Laporan Realisasi Anggaran Tahun 2017

c. Rekapitulasi Layanan Perpustakaan

pemerintah kota surabaya lkj 2017 dispusip.pdf · pemerintah kota surabaya . laporan kinerja...

Documents