PEMBUATAN SISTEM INVENTARIS BARANG KOPERASI SISWA DI SMP N 2 GANTIWARNO, KLATEN

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Nanang Harbudi Irawan

08.12.3401

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

ii

THE MAKING OF MERCHANDISE INVENTORY SYSTEM OF STUDENTS ENTERPRISE IN SMP N 2 GANTIWARNO, KLATEN

PEMBUATAN SISTEM INVENTARIS BARANG KOPERASI SISWA SMP N 2

GANTIWARNO, KLATEN

Nanang Harbudi Irawan Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Students enterprise in SMP N 2 Gantiwarno has many and varied merchandise. Those merchandise are kept and sold to the students back in order to increase the enterprise and school saving. Up till now, the recording and processing of Students cooperation merchandise in SMP N 2 Gantiwarno is still done manually. Therefore, its safety and validity is not guaranteed.

Merchandise inventory system for student enterprise is a software to help solving the problem mentioned above. Besides, this system is also useful for the student enterprise management to record, process and search the data, also make a merchandise data report quickly and accurately.

This inventory system is made by using java-based platform named Netbeans 6.8, AppServ 2.5.10 and Jasperreports 2.0.5. Keywords: inventory sistem, merchandise, student enterprise.

1

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah

Inventori (Stok Barang) merupakan permasalahan operasional yang sering

dihadapi oleh toko atau swalayan terkait dengan proses pemasukan dan pengeluaran

barang. Inventory dapat berupa barang yang dipajang di etalase atau yang disimpan di

gudang.

Dalam sistem Inventori barang di Koperasi SMP N 2 Gantiwarno, proses

pemasukan dan pengeluaran barang merupakan hal yang umum terjadi. Dengan jumlah

barang yang mencapai ratusan dan jenisya yang bermacam – macam, maka tidak

mudah untuk melaksanakan dan mengawasi kedua proses tersebut dengan baik. Hal ini

semakin sulit mengingat proses pencatatan barang yang masih bersifat manual.

Untuk proses pemasukan, barang yang masuk tidak semuanya melalui proses

pencatatan terlabih dahulu, kalaupun telah dicatat hanya guru yang bertanggung jawab

yang paham. Akan tetapi ada beberapa jenis barang yang bahkan langsung masuk ke

etalase tanpa melalui proses pencatatan. Akibatnya ada petugas yang tidak tahu

keberadaan suatu barang karena tidak terlibat dalam proses pencatatan.

Pada proses pengeluaran, barang yang keluar dicatat secara umum belum

dikelompokkan sehingga proses pendataan barang yang keluar dalam satu hari menjadi

kurang efisien.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka didapatkan rumusan masalah

yaitu:

1. Bagaimana mendesain sistem yang dapat mencatat semua proses pemasukan

barang dengan detail dan lengkap ?

2. Bagaimana membuat sistem yang dapat menyajikan data pengeluaran barang

secara lengkap ?

3. Bagaimana membuat laporan pemasukan dan pengeluaran barang dengan cepat

dan tepat ?

1.3 Batasan Masalah Adapun pembatsan masalah dalam sistem inventori ini adalah :

1. Obyek penilitian adalah Koperasi Siswa SMP N 2Gantiwarno

2. Sistem menangani proses pencatatan barang keluar dan masuk

2

3. Sistem memberikan informasi mengenai barang yang keluar dan masuk

4. Sistem inventaris ini mencakup proses transaksi penjualan dan pembelian secara

tunai

5. Menghasilkan laporan, seperti: laporan stok, pengeluaran dan pemasukan barang

6. Database yang digunakan adalah appserve 2.5.10

7. Perangkat lunak pengembangan adalah Netbeans 6.8

1.4 Maksud Dan Tujuan Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah sebagai syarat kelulusan guna memperoleh

gelar Sarjana Komputer pada STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat sistem inventori barang

koperasi di SMP N 2 Gantiwano Klaten.

1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang ingin dicapai dalam proses pembuatan Sistem Inventori ini adalah

1. Menghasilkan sistem inventori yang dapat mempermudah pencatatan pemasukan,

pengeluaran, pencarian dan penyediaan laporan inventori.

2. Membantu pihak sekolah dalam mengelola barang koperasi.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah seperangkat elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu

kesatuan atau organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang sama.

2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari

komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan

informasi.

2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) merupakan penerapan

3

sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi – informasi yang

dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen dalam mengambil keputusan.

2.5 Konsep Dasar Inventaris Inventaris terdiri dari bahan mentah, barang dalam proses produksi atau barang jadi

yang disimpan oleh suatu organisasi / perusahaan untuk tujuan tertentu atau akan dijual

kembali.

2.6 Pengertian Sistem Inventaris Sistem inventaris adalah sebuah sistem yang membantu dalam menjalankan proses

inventarisasi (pencatatan) dalam suatu organisasi mulai dari pencatatan barang masuk,

penyimpanan sampai dengan barang keluar.

2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.7.1 Netbeans 6.8 Netbeans adalah sebuah program atau alat bantu yang terdiri atas editor, compiler,

debugger, dan desain yang terintegrasi dalam satu aplikasi. Editor ini sangat luar biasa

untuk membuat aplikasi java, karena didukung dengan fasilitas drag and drop

komponen, yaitu Rapid Application Development (pemrograman berbasis visual dan

template). Netbeans merupakan aplikasi buatan Sun Microsystem yang kini telah

bergabung dengan Oracle.

2.7.2 AppServ 2.5.10 AppServ adalah alat bantu (tool) untuk manajemen basis data MySQL dengan

program PHP dan dilengkapi server Apache. AppServ juga telah didukung dengan

PhpMyAdmin sebuah end user database management yang telah dikenal oleh para

pengembang database server oriented/web programing.

3. Analisa Dan Perancangan

3.1 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam

organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan

meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda

tersebut diintegrasikan (koordinasi).

Stuktur Organisasi Koperasi SMP N 2 Gantiwarno

4

3.2 Analisis Sistem Informasi Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi ke dalam bagian –

bagian komponenya dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan

yang terjadi dan kebutuhan –kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikannya.

3.3 Analisis PIECES Adalah tahap dimana kita menganalisa masalah – masalah yang ada pada sistem

lama. Apakah dalam sistem lama terjadi kecurangan, kesalahan, kurang efisien,

kurang aman dan sebagainya. Atau masalah yang timbul seiring dengan pertumbuhan

organisasi sehingga kebutuhan informasi dan volume pengolahan data meningkat.

3.4 Perancangan Sistem Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang berupa penggambaran,

perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang

terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

3.4.1 Rancangan Model Rancangan model dari sistem yang diusulkan akan disajikan dalam dua bentuk,

yang pertama yaitu phisical model, bentuk ini digambarkan dengan bagan alir

sistem (flowchart system). Bentuk kedua adalah logical model, model ini

menggambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram)

5

3.4.2 Flowchart Sistem

3.4.3 Data Flow Diagram 3.4.3.1 DFD Level 0

6

3.4.3.2 DFD Level 1

4. Implementasi

Tahap implementasi sistem (System Implementation) adalah tahap menerapkan sistem

agar sistem siap untuk dipergunakan atau dioperasikan.

4.1 Pembuatan Database Pembuatan database menggunakan AppServ 2.5.10 for windows. Database terdiri dari

kumpulan table yang berfungsi sebagai media penyimpanan data dari sistem yang

sedang dikembangkan.

4.2 Pemrograman Pemrograman merupakan tahap implementasi dimana dilakukan pengkodean program

berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga menjadi

sebuah sistem baru sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.

Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman java dan

dengan alat bantu Netbeans 6.8.

7

4.3 Pengetesan Program

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari

kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus melalui tahap uji coba/testing terlebih

dahulu untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

4.3.1 Kesalahan Bahasa (Language Error) Disebut juga dengan kesalahan penulisan (Syntax error) atau kesalahan tata

bahasa (grammatical error). Yaitu kesalahan di didalam penulisan source

program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan oleh suatu bahasa

pemrograman.

4.3.2 Kesalahan Proses (Rintime Error) Adalah kesalahan yang terjadi sewaktu eksekusi program dijalankan. Kesalahan

ini akan menyebabkan proses eksekusi program berhenti sebelum program

berjalan

4.3.3 Kesalahan Logika (Logical Error) Adalah kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini

merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak

ditemukan, maka hasil yang salah dapat menyesatkan penggunanya.

4.4 Implementasi a. Form Login

b. Form Menu Utama Form Menu utama adalah form yang digunakan untuk menampilkan pilihan-

pilihan submenu yang ada pada sistem .

8

c. Form Input Data Kategori Adalah form yang digunakan untuk menambah atau menghapus data kategori

barang.

d. Form Input Data Pemasok Form input data pemasok adalah form yang berfungsi untuk menambah data

pemasok barang dan melihat informasi data pemasok

9

e. Form Input Data Barang

Form ini berfungsi untuk mengolah data barang dan memanipulasinya tanpa

menambah jumlah stok barang

f. Form Penjualan Form ini berfungsi untuk mengurangi stok barang melalui proses transaksi

penjualan.

g. Form Pembelian

Form ini berfungsi untuk menambah stok barang melalui proses transaksi

pembelian.

10

h. Laporan Barang

11

i. Laporan Penjualan

j. Laporan Pembelian

5. Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan

Setelah seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga

tahap implementasi selesai, maka penulis dapat menarik kesimpulan yaitu :

12

1. Penelitian dan studi kasus yang dilakukan pada Koperasi Siswa SMP N 2

Gantiwarno menghasilkan beberapa analisis, seperti analisis kelemahan sistem,

analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Hasil tersebut

kemudian digunakan untuk merancang sistem baru sesuai kebutuhan pengguna.

2. Pemakaian sistem ini pada Koperasi Siswa SMP N 2 Gantiwarno dapat

membantu siswa – siswi dan guru dalam mengelola koperasi tersebut.

3. Sistem inventaris koperasi ini mampu mengatasi kekurangan pada sistem lama

yang terdapat pada Koperasi Siswa SMP N 2 Gantiwarno. Dengan sistem baru

yang berbasis komputer, maka sistem lama yang bersifat manual akan mulai

ditinggalkan.

5.2 Saran

Berdasarkan analisa dan implementasi, sistem informasi ini masih

memiliki kekurangan maka dari itu dapat dikemukakan beberapa saran agar

pada pengembangan selanjutnya bisa lebih baik. Saran-saran yang dapat

disampaikan adalah sebagai berikut :

1. Data yang diinputkan harus akurat, hal ini sangat penting karena dapat

mempengaruhi hasil akhir dari sistem ini dan disesuaikan dengan tipe data yang

telah ditentukan.

2. Untuk Pengembangan lebih lanjut mungkin dapat ditambah dengan tekhnologi

barcode reader agar proses input data berjalan lebih cepat.

3. Dapat Juga dikembangkan menjadi sistem informai koperasi sekolah secara

keseluruhan yang memproses transaksi simpan pinjam.