PEMBUATAN PERENCANAAN STRATEGISSISTEM INFORMASI DENGAN METODE

ANALISA SWOT DAN BSC UNTUK MENINGKATKAN DAYA SAING DI PT. XYZ

UNTUK TAHUN 2010 - 2015

Regina A. Koilam9108.205.304

Latar Belakang

Peningkatan Konsumsi Pelumas di IndonesiaTahun 2007 : 760 juta liter; Tahun 2008 : 800 juta liter

(Aspelindo, 2009)

Peningkatan Jumlah Distributor Pelumas di IndonesiaTahun 2009 Eceran : 744 dan Industri : 762

(Yellow Pages, 2009)

PT. XYZPembuatan keputusan untuk investasi Sistem Informasi bersifat Insidentil

Penerapan Sistem Informasi yang pernah dilakukan tidak memberikan kontribusi dalam bisnisnya

PT. XYZSegmen Pasar Utama: Daerah Sulawesi Utara, Ambon dan Ternate

(Perusahaan Minyak, Pengalengan Ikan, Tambang)

PT. XYZ

Jumlah Karyawan >100 karyawan

Total Transaksi :30ribu L/minggu

dengan total transaksiratusan

Pengadaan Barang (Inventory), Penjualan yang terdiri dari

(Pengadaan Kerja Sama, sertamelalui Salesman, Pemasaran), Manajemen Inventory, Sistem

Warehousing, SistemPendistribusian, Sistem

Akuntansi dan Keuangan, sertaSumber Daya Manusia

Foto 1 Gudang dari PT. XYZ

Perumusan Masalah

1. Bagaimana Strategi Sistem Informasiuntuk PT. XYZ?

2. Bagaimana Strategi Teknologi Informasiuntuk PT. XYZ?

3. Bagaimana Strategi Manajemen SistemInformasi / Teknologi Informasi untuk PT. XYZ?

Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan : Explanatory dengan pendekatan Kualitatif◦ Meningkatkan Daya Saing Usaha dengan membuat

Perencanaan Strategis Sistem Informasi Manfaat : Applied Research◦ Membantu pihak manajemen dalam melakukan

pendefinisian arah pengembangan usaha dari PT. XYZ◦ Membantu pihak PT. XYZ dalam melakukan rencana

pengimplementasian Sistem Informasi◦ Membantu pihak manajemen PT. XYZ dalam

pengembangan usaha dan menghadapi persainganbisnis yang terjadi melalui penerapan Sistem Informasi

TeoriPerencanaan Sistem

Informasi Organisasi / Perusahaan

Kondisi Internal Kondisi Eksternal(PEST)

SWOT AnalysisStrategi TI

Strategi Manajemen SI / TI

Daftar Aplikasi

BSC AnalysisArsitektur Sistem Informasi

Matriks Mc Farlan

Metodologi Penelitian

Analisa SWOT Analisa BSC Daftar Aplikasi Potensial

Matriks Mc Farlan

Arsitektur Aplikasi

Aktivitas Perencanaan

Bisnis

Tahap 0Penentuan Lingkup

dan Konteks

Tahap 1Penentuan Strategi Bisnis

Perusahaan

Tahap 2Penentuan Arahan Masa

Datang Perusahaan

Tahap 3Penentuan Aplikasi

Potensial Perusahaan

Tahap 4Penentuan Perencanaan

Sistem Informasi Perusahaan

Studi Literatur

1.1

Informasi Kondisi Internal

Perusahaan

1.2

Informasi Kondisi Eksternal

Perusahaan

1.3

Informasi terkait dengan Tekanan

Golongan Perusahaan

1.4

Identifikasi Strategi

Perusahaan

2.1

Identifikasi Inisiatif

Perusahaan

2.2

Identifikasi Program dan

Aktivitas Perusahaan

2.3

Identifikasi Kebutuhan Data /

Informasi

3.1

Identifikasi Sistem Informasi yang ada di Perusahaan saat

ini

3.2

Identifikasi Integrasi Antar

Potensi Aplikasi

4.2

Pengelompokkan Potensi Aplikasi

4.1

Strategi TI

Tahap 5Penentuan Strategi Teknologi

Informasi Perusahaan

Analisis Portfolio Aplikasi

5.1

Analisis Organisasi SI

5.2

Strategi Manajemen SI

Tahap 6Penentuan Manajemen

Strategi Sistem Informasi Perusahaan

Analisis Investasi SI

6.1

Analisis Vendor Policy

6.2

Analisis SDM (Edukasi)

6.3

Analisis Sistem Informasi Akuntansi

6.4

Analisis Sumber Daya Informasi

5.3

Pengaturan Aplikasi dan Teknologi

5.4

Perencanaan Sistem Informasi Strategis PT. XYZ

Matriks SWOT

Strategy Map Perusahaan

Cascading – Strategy Map Departemen(Penjualan dan Pemasaran)

Cascading – Strategy Map Individu(Salesman)

Identifikasi Data & Informasi(Aplikasi Potensial)

Ref Aktivitas Data Informasi Aplikasi

2.1.1 Melakukan penawarankepada pelanggan

Pelanggan, Kaeyawan, Barang, Harga, Daerah Pemasaran, PesananPenjualan

Pesanan Pelanggan Penjualan

3.1.1 Melakukan seleksi terhadapurgensi dari aktivitas yang harus dibiayai

Biaya, Aktivitas, Akun Biaya per Aktivitas, Urutan Prioritas Aktivitas

Akuntansi

3.2.17 Mengikuti pelatihan Karyawan, Training,Kompetensi, Kinerja

Kebutuhan Kompetensi, Jenis Trainning, Capaian, Tujuan, Pelaksanaan Trainning

Training

4.1.4 Melakukan evaluasiterhadap permintaankebutuhan pembelian yang diajukan oleh departemenlain

Departemen, Karyawan Permintaan Pembelian Pembelian

Lampiran D danTabel 5.4

Aplikasi Potensial dan Fitur (1)Aplikasi Fitur

Akuntansi Pembuatan JurnalPengakuan Pendapatan dan BebanPerhitungan BiayaPencatatan TransaksiPembuatan Laporan KeuanganAlokasi BiayaPenentuan Prioritas Aktivitas BiayaPendefinisian Pos pada Laporan KeuanganAnalisis LaporanTemuan

Penggajian Perhitungan GajiPerhitungan BonusPengalokasian Beban Pajak PenghasilanPerhitungan Jam Kerja Aktual

Karyawan Data KaryawanEvaluasi KaryawanKompetensi KaryawanPerhitungan Bonus

Kerja sama Manage Kerja samaIdentifikasi Kerja samaPotensi Kerja samaEvaluasi Kerja sama

Aplikasi Potensial dan Fitur (2)Aplikasi Fitur

Keuangan Aging ScheduleJatuh Tempo UtangJatuh Tempo PiutangPelunasan UtangPelunasan PiutangPembayaranLaporan KasPosisi KasProyeksi KeuanganTren Keuangan

Knowledge Management Pengolahan dan Analisis Standar Akuntansi dan KeuanganPendekatan Kerja samaPengalokasian Biaya

Layanan Konsumen LayananIdentifikasi LayananKepuasan KonsumenPenggunaan Layanan

Manajemen Infrastruktur KapasitasAlokasi PenggunaanPerawatanLayoutJadwal PenggunaanKondisi InfrastrukturRencana Pemakaian

Aplikasi Potensial dan Fitur (3)Aplikasi Fitur

Manajemen Sediaan Penerimaan BarangPengeluaran BarangPenyimpanan BarangPosisi StokSafety StokKualitas BarangKualifikasi Barang

Mapping Jalur DistribusiJalur PenjualanDaerah Pemasaran Potensial

Pembelian Permintaan PembelianPesanan PembelianPembelianPembayaranReturEvaluasi Pembelian

Penjualan Pesanan PenjualanPenjualanPelunasanReturEvaluasi Penjualan

Aplikasi Potensial dan Fitur (4)Aplikasi Fitur

Positioning Identifikasi PesaingAnalisis Data HistorisTrenEvaluasi Positioning

Scheduling Jadwal Kunjungan SalesmanJadwal Distribusi

Training KompetensiTrainingKebutuhan TrainingJadwal TrainingAlokasi Karyawan (Training)Evaluasi Training

Aplikasi Potensial (Matriks Mc Farlan)

Strategic High PotentialKnowledge ManagementMappingPositioning

AkuntansiPenggajianKaryawanKeuanganKerja samaManajemen Infrastruktur

Layanan Konsumen Manajemen SediaanPembelian SchedulingPenjualan Training

Key Operational Support

Arsitektur Aplikasi

SISTEM INFORMASI DISTRIBUTOR PT. XYZ

Akuntansi

Fs. Akuntansi

Penggajian

Fs. SDM

Keuangan

Fs. Keuangan

Pembelian

Fs. Pembelian

Penjualan

Fs. Penjualan

Layanan Konsumen Kerja SamaKaryawan Manajemen

InfrastrukturManajemen

Sediaan

TrainningScheduling Mapping

Knowledge Management Positioning

Sistem Operasi; Windows Server

Mic

roso

ft O

ffice

; Em

ail

Fung

sion

alS

trate

gis

Mid

dle

Organisasi Sistem InformasiVisi: Menjadikan Sistem Informasi yang andal, akurat dan

tepat terkait dengan pengelolaan perusahaan, danmenjadikannya sebagai satu kesatuan dengan perusahaan

Misi: Mengintegrasikan teknologi informasi untuk

menggerakkan dan mendorong percepatan danimplementasi layanan operasional

Memperbaiki kinerja orang yang ada di dalamPerusahaan dengan pemanfaatan teknologi informasi

Penambahan satu bagian baru yaitu Staff Maintenance IT

Road Map (2010 - 2015)Lampiran F Transactional Focus

◦ Penjualan◦ Pembelian◦ Layanan Konsumen◦ Akuntansi◦ Keuangan◦ Penggajian

Company Controlling◦ Manajemen Sediaan◦ Manajemen Infrastruktur◦ Scheduling◦ Karyawan◦ Trainning

Company Improvement◦ Kerja sama◦ Mapping◦ Knowledge Management◦ Positioning

Pengaturan Aplikasi

R R U R R - R U - - -R R R R U - - - - U -U U R U R R - - R - -R R U R R - U R - - -U U U U U U U U U U UR U R R R U - - - - -R U R U R - - - - - UR U R U R - - - - - UR U R U U U - - - - -R R R U R - - - U - -R U R R R U - - - - -R R R R U - - - - U -U U U U U - - - - - -R U R R R U - - - - -R R R R U - - - - R -

Staf

f Gud

ang d

an P

engi

riman

Akuntansi

Kerja samaKeuangan

Staf

f Pem

belia

n

Staf

f Pen

ggaj

ian

Knowledge Management

Man

ajer

Sum

ber D

aya M

anus

ia

Staf

f Pen

jual

an d

an P

emas

aran

(Sal

esm

an)

Staf

f Keu

anga

n

Staf

f Aku

ntan

si

Daftar Aplikasi

Peng

guna

Dire

ktur

Uta

ma

Man

ajer

Pen

jual

an d

an P

emas

aran

Man

ajer

Aku

ntan

si da

n Ke

uang

an

Karyawan

Man

ajer

Pem

belia

n

Penjualan

PositioningSchedulingTrainning

Layanan KonsumenManajemen InfrastrukturManajemen SediaanMappingPembelian

Penggajian

Pengaturan Teknologi

Manajemen SI/TI

Investasi Sistem Informasi PemilihanVendor SDM (Edukasi) Implementasi Roadmap Penggunaan Aplikasi Sistem Akuntansi

Sekian dan Terima Kasih