BAB V

PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN

Pembelian dan pembayaran memungkinkan transaksi kreditur untuk

dicatat dan dimonitor. Kreditur adalah kewajiban yang terjadi karena adanya

hutang kepada Dealer. Pada modul ini juga dicatat perincian kreditur dan

pembelian kredit.

5.1 ALUR PROSES

86

Katagori Dealer

Parameter Pembelian

File Master Dealer

Alokasi Beban

Window modul Pembelian dan Pembayaran tampak dibawah ini:

5.2 PARAMETER PEMBELIAN

Layar ini memungkinkan kode rekening diperbaharui pada Buku Besar.

Kode rekening Pajak dikembalikan ( untuk pajak barang dan jasa ) dapat

diabaikan jika pajak tidak digunakan. Jangka waktu analisa kreditur juga dibuat

pada bagian ini.

Pada Modul Purchases dan Payments , Pilih Menu Maintenance dan Pilih

Submenu Purchases Parameters:

Berikut ini Tampilan Purchases Parameters:

Kasus:

Masukan Interval Periode Umur = 15 hari

Padanan Buku Besar = CA6000 Pajak Masukan

87

Pilih Save untuk menyimpan.

5.3 PEMBAYARAN

Modul ini juga berguna untuk memasukan informasi yang berhubungan

dengan pembayaran kepada vendor. Rincian cek dan pembayaran tunai yang

dimasukkan atau diposting akan mengurangi saldo rekening vendor yang

bersangkutan.

5.4 PARAMETER PEMBAYARAN

Layar ini untuk menambah atau menghapus rcord pembayaran dan

menyediakan No. Bukti Pembayaran Akhir dan No. Pesanan Pembelian.

Nomor bukti pembayaran terakhir ditetapkan pada layar ini

Pilih Modul Purchases and Payments, Pada menu Maintenance Pilih

Submenu Payments Parameters

88

Beri tanda √ pada kotak hanya manual.

5.5 KATAGORI DEALER

Kreditur dapat dikatagorikan ke dalam kelompok yang berbeda pada

layar ini. Padanan Buku Besar menunjukkan rekening yang akan di update ke

Buku Besar sehubungan dengan transaksi yang melibatkan vendor yang

tertentu.

Pilih Modul Purchases and Payments, pada menu Maintenance Pilih

Submenu Vendors Category.

Tampilan Maintain Katagori Dealer tampak pada gambar berikut:

Pada submenu Vendors Category dimasukkan.

89

Kasus :

Kategori Dealer:

Hutang Dagang Rupiah Hutang Dagang USD

Kode HD-IDR HD-USD

Keterangan HUTANG DAGANG-IDR HUTANG DAGANG-USD

Mata Uang IDR USD

Padanan Buku Besar 00-CL1100 00-CL1200

Tekan Save Untuk menyimpan.

5.6 MAINTAIN MASTER DEALER

Perincian vendor dimasukkan disini .

• Pembayaran Ditahan tidak memungkinkan dilakukannya pembayaran

terhadap seorang kreditur pada modul pembayaran

• Dapat Diubah memungkinkan status Pembayaran Ditahan dapat diubah

pada layar ‘Tambah Faktur Diterima’

Pemilihan menu Maintenance Vendors Master tampak pada gambar berikut

ini:

90

Window Maintenance Vendors Master tampak pada gambar dibawah ini:

Kasus:

KODE DEALER

NAMA PLG VENDOR KATEGORY

CREDITOR ACCOUNT CODE

CREDIT LIMIT PAYMENT

TERM

CURRENCY CODE

A 1 PT. Angkasa Pura

HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR

91

B 1 PT. Bina Komputer

HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR

C 1 PT. Cipta Niaga

HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR

D1 PT. Delta Kusuma HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR

I1 PT. IBM HD-IDR 00-CL700 US$ 10.000 30 USD

M1 PT. Microsoft HD-IDR 00-CL700 US$ 10.000 30 USD

S1 PT. Sumber Daya

HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR

5.7 PADANAN BUKU BESAR

Bagian ini untuk menentukan rekening yang akan didebet dalam Buku

Besar. Jika rekening tidak ditentukan secara spesifik pada bagian ini, kita masih

dapat memilihnya pada layar entri transaksi. Rekening pembelian dapat dipilih

jika sistem Persediaan Fisik digunakan. Jika sistem Persediaan Perpetual yang

digunakan, biasanya dipilih rekening Sementara (unbilled creditors).

Untuk mengakses pilih menu Maintenance , Pilih Master Dealer.

Masukan Kode Dealer A1 dan informasi yang berhubungan dengan dealer A1.

92

5.8 ALOKASI BEBAN

Bagian ini untuk mengalokasi beban pada departemen – departemen

yang berbeda secara tetap berdasarkan prosentase yang diinginkan.

Pilih Modul Purchases and Payments pada Menu Maintenance pilih

Submenu Expenses Allocation.

Window maintain Alokasi Beban (Maintenance Expenses Alllocation) tampak

pada gambar berikut:

93

Entri Awal Hutang Usaha

Layar ini terdapat pada Menu Utility di modul Hutang Usaha. Saldo

tunggakan kepada kreditur dari periode sebelumnya ( pada sistem akuntansi

lama ) dapat dimasukkan disini. Pemilihan faktur, nota debet dan uang muka

juga tersedia untuk entri.

Perlu diingat bahwa laporan awal faktur, nota debet dan uang muka

yang dimasukkan harus dicetak dengan tujuan untuk mengecek ulang dengan

sumber dokumen atau laporan dari sistem lama. Pastikan bahwa saldo total

sama dengan saldo hutang dagang yang dimasukan pada Entri Saldo Awal Buku

Besar.

Pilih Modul Purcases dan Payments, pada Menu Utilities Pilih A/P Opening

Entries dan A/P Opening Invoices Entry.

Tampilan Fungsi A/P Opening Entries:

94

Kasus:

Rincian faktur tahun lalu yang belum terselesaikan dimasukkan

pada layar ini :

KODE VENDOR

NAMA VENDOR TANGGAL FAKTUR

NO. FAKTUR

SALDO AKHIR

A1 PT. Angkasa Pura 10/11/2006 FA001 Rp. 10.000.000

B1 PT. Bina Komputer 01/11/2006 FB001 Rp. 25.000.000

I1 PT. IBM 02/11/2006 FI001 US$ 500

M1 PT. Microsoft 05/11/2006 FM001 US$ 1.000

Entri saldo awal hutang tampak pada gambar berikut:

Entri Awal Nota Debet Hutang Usaha

Rincian dari Nota Debet tahun lalu yang belum terselesaikan

dimasukkan pada bagian ini.

95

Pilih Modul Purchases and Payment, pada Menu Utilities Pilih A/P

Opening Entries dan A/P Opening Debit Notes Entry.

Entri Awal Uang Muka

Rincian Uang Muka yang sudah dibayar pada periode lalu dimasukkan

pada layar ini.

Pilih Modul Pembelian dan Pembayaran, pada Menu Utilities Pilih A/P

Opening Entries dan A/P Opening Deposits Entry.

96

Perincian uang muka dapat dimasukkan lewat window ini:

5.9 FUNGSI – FUNGSI PADA MODUL PEMBELIAN DAN

PEMBAYARAN

1. Entri Faktur Diterima

Berfungsi untuk meng-entri nilai tagihan dealer kita. Pada entri ini

disediakan fasilitas untuk mengimport data dari fungsi Terima dari Dealer pada

modul Stock.

Faktur – faktur dari Vendor dapat dimasukkan di layar ini.

√ Pembayaran ditahan tidak memperkenankan terjadinya pembayaran

suatu faktur kepada seorang vendor pada modul Pembayaran. Ini dapat

diaktifkan jika terjadi perselisihan dengan Vendor.

Faktur terposting dapat diubah atau dihapus. Namun demikian Faktur yang telah

digunakan untuk nota kredit atau pembayaran tidak dapat diubah maupun

dihapus. Pada saat item stock diterima, sangat perlu untuk mencatat

penerimaan stock di item stock Reguler-Diterima dari Dealer pada modul

Faktur sehingga item stock dapat diupdate.

Untuk mengakses fungsi ini pilih Modul Purchases and Payments pada

Menu Entries Pilih Submenu Enter Invoice Received untuk mengakses layar

Faktur Diterima.

97

Berikut ini adalah tampilan Entri faktur diterima:

Kasus:

05 Desember 2006 Perusahaan menerima barang yang dipesan pada

tanggal 02 Desember 2006 tanpa ada perubahan

kuantitas atau harga dengan disertai surat

pengiriman barang no: PB6Z05001 disertai faktur

pembelian no:AF6Z05001.

98

Pencatatan transaksi di atas tampak pada gamabar berikut ini:

Pilih dokumen sumbernya dan akan tampak pada tampilan berikut:

2. Entri Nota Kredit Terima

Nota Kredit dikeluarkan untuk mengurangi hutang kepada vendor,

contohnya nota kredit dibuat untuk pengembalian barang. Nota Kredit yang

diterima dari Vendor dimasukkan disini.

Apabila terjadi ketidakjelasan Nota Kredit digunakan pada Faktur atau

Nota Debet yang mana, maka pilihlah ‘Gunakan ke Lainnya’. Apabila anda

99

yakin Faktur atau Nota Debet yang akan digunakan, maka klik tombol ‘Ubah’

dan pilihlah Faktur atau Nota Debet yang digunakan.

Nota Kredit yang telah diposting dapat diubah maupun dihapus termasuk yang

sudah digunakan pada faktur ataupun Nota Debet.

Pilih Modul Purchases and Payments Pada Menu Entries Pilih Submenu

Credit Note Received.

Kasus:

Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut ini:

10 Desember 2006 Perusahaan mengembalikan 1 Paket A dengan harga

Rp 5.457.000 pajak Rp 545.700 dengan disertai Nota

Debit no: ND6Z10001 dan perusahaan meminta

kepada Dealer C1 bahwa atas pengembalian barang

tersebut dikurang pada faktur CN6Z05001. Pada

tanggal tersebut perusahaan menerima Nota Kredit

atas pengembalian barang tersebut no: NK6Z10001.

Pencatatan Pengembalian barang ke Supplier tampak sebagai berikut:

100

Tekan Post untuk memposting, dan dilanjutkan ke pencatatan penerimaan

kredit memo:

Pilih Post untuk memposting transaksi.

3. Entri Nota Debet Terima

Nota Debet merupakan dokumen yang dikeluarkan untuk biaya tambahan

yang tidak dimasukkan ke dalam faktur. Nota Debet yang diterima dari Vendor

dapat dimasukkan pada layar ini.

101

Nota Debet yang telah diposting dapat diubah maupun dihapus. Namun

demikian Nota Debet yang telah digunakan pada Nota Kredit atau Pembayaran

tidak dapat diubah atau dihapus.

Pilih Modul Pembelian pada Menu Entri Pilih Submenu Entri Nota Debet

Diterima.

Kasus:

21 Desember 2006 Diterima Nota Debet dengan no: ND6Z21001 dari

Dealer C1 untuk biaya pengiriman. Biaya ini

dibebankan sebagai ongkos angkut pengiriman.

Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut:

102

Pilih Post untuk memposting transaksi.

4. Entri Jurnal Debet

Pada sejumlah kasus terjadi situasi dimana seorang Vendor merupakan

pelanggan kita juga. Vendor yang demikian dapat kita anggap sebagai kreditur

dan debitur. Perjanjian bisnis dapat dibuat sehingga transaksi dengan vendor

akan mengurangi hutang kepada vendor yang sama. Jurnal Debet dibuat untuk

memfasilitasi kejadian demikian.

Pada saat jurnal debet diposting, maka dianggap pembayaran. Entri

yang sama juga dibuat di modul Piutang Usaha untuk meniadakan jumlah yang

diinginkan.

Pilih Modul Purchases and Payments pada Menu Entries pilih Submenu

Enter Journal Debit Received.

Kasus:

26 Desember 2006 Perusahaan menjual 1 unit komputer bekas kepada

dealer C1 sebesar Rp 2.000.000 dan pajak sebesar

Rp. 200.000 dengan no faktur TB6Z26001 dan

diterima memo debit dari Dealer sebagai pengurang

hutang perusahaan no: ND6Z26001.

103

Pencatatan transaksi diatas tampak pada tampilan berikut:

Pilih Post untuk memposting transaksi.

5. Maintain Faktur Ulangan

Faktur dengan jumlah yang tetap dan sama yang secara teratur diterima

dari vendor dapat dimasukan pada layar ini.

Penting : Pada saat penerimaan dari Stock Regular, kita perlu mengupdate item

stock di Stock Regular – Terima dari Dealer pada modul Faktur. Pilih Modul

Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Submenu Maintain

Recurring Invoices.

104

Kasus:

30 Desember 2006 Perusahaan memesan komputer komponen

kepada dealer A1 berupa A dan B masing –

masing sebanyak 5 unit untuk setiap akhir

tahunnya dan perusahaan mendapat potongan

sebesar 3% . Perusahaan meminta barang

pesanannya itu selalu dikirimkan setiap akhir

bulan. Transaksi ini dicatat dengan no faktur:

OP6Z30001.

31 Desember 2006 Perusahaan menerima barang yang dipesan

kepada supplier A1 tgl 31 Desember 2006

disertai surat pengiriman barang no

SPB6Z31001 dan disertai faktur no

APF6Z31001 dengan no transaksi berulang no:

REC00001.

Transaksi pesanan barang tampak pada tampilan berikut:

Pencatatan Penerimaan Barang yang dipesan tampak pada tampilan berikut ini:

105

Pencatatan transaksi penerimaan faktur pembelian berulang tampak pada

tampilan berikut:

Tekan Pilihan Save + Post Untuk menyimpan dan meposting faktur ulangan

tersebut.

106

6. Entri Pembayaran

Rincian pengeluaran cek kepada vendor dapat dimasukkan pada layar

ini. Begitu diposting, modul Hutang Usaha, Buku Kas, dan Buku Besar juga

akan diupdate.

√ Batal menyatakan bahwa cek yang diterbitkan adalah batal dan tetap

dicatat secara demikian.

√ Uang muka menyatakan pembayaran yang dilakukan sebagai uang

muka terhadap Dealer. Uang muka yang dibayar akan langsung

didebetkan ke rekening dealer di Buku Besar.

Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries Pilih Submenu

Payment Entry.

Entri pembayaran yang telah diposting dapat diubah dan di hapus. Jika memilih

‘Hapus‘ akan muncul akan muncul pesan yang menanyakan apakah cek yang

dikeluarkan juga akan dibatalkan atau tidak. Jika ‘Ya’ di klik maka entri

pembayaran akan dihapus. Pada waktu yang sama, cek yang berhubungan akan

dibatalkan.

Jika “Tidak” dipilih entri pembayaran yang dihapus dan cek yang berhubungan

yang diperlukan dimasukkan dan entri pembayaran diposting kembali.

107

Kasus:

02 Desember 2006 Perusahaan membayar uang muka sebesar

Rp 2.000.000 kepada dealer B1 dari menggunakan

kas ditangan dengan menggunakan bukti no

KK00001.

Pencatatan transaksi tersebut adalah:

7. Penggunakan Uang Muka Pada Faktur / Nota Debet

Uang Muka dapat digunakan pada Faktur atau Nota Debet tertentu. Jika

Faktur / Nota Debet belum dimasukkan, maka hal ini juga dapat dilakukan

tanpa harus keluar dari layar. Klik saja tombol Tambah Faktur atau Tambah

Nota Debet dan layar berkenaan akan ditampilkan.

Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Submenu

Apply Deposit to Invoice/Debit Note.

108

Window submenu Gunakan Uang Muka pada Faktur/Nota Debet sebagai

berikut:

109

Kasus:

05 Desember 2006 Perusahaan membeli kepada dealer B1 berupa

HD-SATA II80 sebanyak 10 unit dengan surat

pengiriman no: PB6Z05001 dan disertai faktur no

BK6Z05001. Pada saat itu juga Perusahaan

mengalokasikan uang muka yang telah dibayarkan

dealer B1 untuk faktur tersebut berdasarkan memo

debit dari Dealer B1 no: BDM6Z05001.

Pencatatan Penggunaan Uang Muka Untuk Membayar Faktur tampak pada

gambar berikut:

Pilih OK, maka akan tampak gambar sebagai berikut:

110

Klik Pilihan Post untuk memposting ke rekening buku besar.

8. Entri Pembayaran Cek Mundur

Berfungsi untuk meng-entri pembayaran yang dilakukan dengan

mengggunakan cek mundur. Tidak akan meng-update ke rekening bank maupun

rekening hutang sampai cek tersebut jatuh tempo dan di-update.

Perincian mengenai entri cek mundur untuk pembayaran terhadap

vendor yang dimasukkan di layar ini. Sekali diposting, modul Hutang Usaha,

Buku Kas, dan Buku Besar sampai cek tersebut jatuh tempo dan diposting pada

layar ‘Update cek Mundur’

Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Post-Dated

Cheques - Post-Dated Cheques Entry – Payment Entry.

Pemilihan menu Entri Pembayaran Cek Mundur tampak pada gambar berikut:

111

Tampilan Entri Cek Mundur tampak sebagai berikut:

Kasus:

06 Desember 2006 Perusahaan mengeluarkan sebuah cek Bank

BCA dengan no: BCA06001 yang akan jatuh

tempo tanggal 28 Desember 2006 senilai

Rp 28.071.000 diserahkan kepada Dealer B1

112

untuk melunasi seluruh hutangnya. No Bukti

Pembayaran : KK00002

Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut ini:

Klik Save untuk menyimpan entri Cek Mundur.

9. Update Cek Mundur

Berfungsi untuk meng-update cek mundur yang telah jatuh tempo.

Akan meng-update nilai hutang dan bank yang digunakan.

Entri ini akan diposting pada saat cek mundur jatuh tempo dan

konfirmasi dilakukan untuk membayar kepada vendor. Sekali diposting, masing

– masing modul Hutang Usaha, Buku Kas, dan Buku Besar akan diupdate.

Cek mundur yang telah diupdate dapat diubah atau dihapus pada layar Entri

Pembayaran

Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries Pilih Submenu

Update Post-dated Cheques

113

Tampilan menu Update Cek Mundur sebagai berikut:

Kasus:

28 Desember 2006 Perusahaan melakukan Update Cek yang sudah

jatuh Tempo.

Pencatatan transaksi di atas tampak pada gambar berikut ini:

114

Klik Apply untuk melakukan Update Cek Mundur dan akan tampak tampilan

berikut ini:

Klik Post Untuk memposting transaksi pembayaran diatas.

115