PEMANFAATAN BEBERAPA FITUR PENTING DALAM MICROSOFT OFFICE WORD

Oleh:

Erwinantoro Adi Chandra (er.adie@yahoo.co.id)

Bernet Agung Saputra (de_nenet@yahoo.com)

Microsoft Word (MS Word) merupakan salah satu aplikasi yang termasuk

dalam office microsoft dan pemanfaaannya digunakan mengolah kata. Aplikasi ini

biasanya digunakan untuk menulis dokumen-dokumen misalnya proposal, karya tulis,

skripsi, novel, tesis, surat lamaran pekerjaan dan sebagainya. Selain digunakan untuk

menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk penulisan tabel, menulis

teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.

Secara default, tampilan area kerja program MS Word terdiri atas Title

Bar,Menu Bar, Tool Bar, Ruler, dan Task Pane. Adapun fitur-fitur yang digunakan

untuk memudahkan dalam penyusunan dokumen antara lain : 1. Tab (mengatur jarak

teks), 2. Break (mengatur naskah documen dengan format yang berbeda) 3. Mail

merge (membuat surat dalam jumlah banyak dengan format yang sama).

1. Tab Posision untuk Pembuatan Daftar Isi

Pada dasarnya software diciptakan oleh developer untuk mempermudah user

dalam bekerja dan menghasilkan hasil pekerjaan yang optimal. Untuk mengerjakan

pekerjaan-pekerjaan kantor, telah banyak dikenal beberapa aplikasi seperti Microsoft

Office, Open Office dan beberapa software yang mempunyai peran dan kerja yang

sama dalam menyelesaikan pekerjaan kita. Dalam hal ini, Microsoft Office lebih

familiar dan yang telah banyak kita pergunakan dalam membantu menyelesaikan

pekerjaan kita sehari-hari. Microsoft Office sendiri adalah salah satu software product

Microsoft coorporation.

Microsoft Office menyediakan beberapa aplikasi perkantoran seperti

Microsoft Office Word (.doc), Microsoft Office Excel (.xls), Microsoft Office Power

Point (.ppt), Microsoft Office Access (.db) yang masing-masing mempunyai

kegunaan dan fungsi yang berbeda. User lebih familiar dengan Microsoft Office

Word, karena pada aplikasi lebih banyak manfaat yang diberikan dalam hal

perkantoran terutama dalam hal menyajikan data dan surat menyurat.

Namun untuk menguasai menu yang disediakan dalam Microsoft Office Word

belum dapat dimaksimalkan oleh user sendiri, sehingga suatu pekerjaan yang singkat

harus memakan waktu lebih lama. Dalam tulisan ini saya akan memberikan info dari

tab position untuk membuat daftar isi dari sebuah karya tulis atau karya ilmiah lain

yang memerlukan daftar isi.

1. Pada lembar kerja untuk membuat

Tabs Position maka perlu kita ketahui

dahulu Measurement dari lembar kerja

kita dengan menampilkan Ruller pada

lembar kerja (View à Ruller).

2. Format à Tabs, untuk mengatur Tabs

Position pada lembar kerja. Pada

kolom Tabs Stop Position isikan angka

yang kita kehendaki dan pada option

Leader pilih Leader 2 kemudian Set

dan akhiri dengan OK.

3. Setelah pengaturan Tabs Stop Position

dilakukan, untuk membuat garis

dengan pola leader yang kita pilih pada

daftar isi cukup dengan menekan tuts

Tab pada keyboard kita.

Untuk menjaga keteraturan daftar isi yang kita buat akan lebih baik jika daftar

isi dibuat dalam bentuk tabel terlebih dahulu. Namun, untuk menjalankan fungsi Tab

di dalam tabel sehingga menghasilkan garis dengan pola leader yang kita inginkan

dengan menggunakan fungsi tombol Ctrl + Tab. Semoga bermanfaat. [net]

2. Fitur Break

Page Break merupakan salah satu menu Microsoft Word yang terletak di menu

utama Insert, yang berfungsi untuk melakukan perpindahan halaman. Perpindahan

halaman pada Microsoft Word dapat juga dilakukan dengan menggunakan tombol

Enter, namun dengan menggunakan tombol Enter, format tulisan yang dihasilkan

akan berbeda apabila kita menggunakan menu Page Break pada Microsoft Word.

Perpindahan halaman pada Microsoft Word terdiri atas:

1. Soft Page Break, yaitu perpindahan halaman otomatis bila halaman sudah penuh.

2. Hard Page Break, yaitu perpindahan halaman baru pada halaman yang belum

penuh terisi dengan memanfaatkan tombol Ctrl+Enter, atau melalui menu Insert,

Break.

Section ialah suatu bagian dokumen yang mempunyai format tertentu dan

berbeda antara satu dengan lainnya. Sebagai contoh pada suatu dokumen setiap

naskahnya memiliki format Margin yang berbeda antara satu naskah dengan naskah

lainnya. Untuk mengatur naskah hingga sedemikian rupa, maka dibutuhkan section

yang berbeda, sehingga naskah dapat berdiri sendiri dan dapat diatur dengan mudah

walaupun terdapat dalam satu dokumen. Untuk mengganti section pada dokumen

dapat melalui menu Insert, Break.

`

Pada bagian Section breaks terdapat empat pilihan yaitu Next Page, Continuous,

Even Page, Odd Page.

1. Next Page untuk meletakan section berikutnya berada pada halaman yang

berbeda.

2. Continuous digunakan bila tidak diperlukan pemindahan halaman untuk section

berikutnya.

3. Even Page dan Odd Page digunakan untuk menempatkan section berikutnya pada

halaman genap atau ganjil berikutnya.

Fitur break pada Microsoft Word sering digunakan dalam penyusunan dokumen

yang memiliki format nomor halaman yang berbeda antara halaman yang satu dengan

halaman lainnya. Contoh langkah aplikasi pemanfaatan fitur break khususnya

segment Section break terdapat dalam pembuatan, penyusunan dan pengaturan nomor

halaman pada naskah. Di sini kita akan membedakan letak nomor halaman pada head

paragraph dengan isinya.

1. Untuk memulai pemanfaatan fitur Break dapat melalui menu Insert, Break. Pada

segmen Section break types pilih option Next page.

Tampilan sebelum aplikasi Break

Tampilan setelah aplikasi Break

2. Masukkan nomor halaman melalui menu Insert, Page Numbers. Atur posisi

nomor halaman pada pojok kanan atas naskah dengan ketentuan nomor halaman

pada halaman pertama tidak ditampilkan.

3. Aktifkan bagian Header/Footer pada dokumen anda melalui menu View,

Header/Footer, maka secara otomatis kursor akan mengarahkan kita pada kolom

Header. Gunakan tombol Switch Between Header and Footer untuk berpindah

dari Header ke Footer.

4. Setelah kursor berpindah pada posisi Footer, masukkan nomor halaman secara

manual dan atur posisinya.

Tab Header dan Footer

5. Pada halaman selanjutnya, untuk mengatur posisi nomor halaman pertama agar

sama dengan format halaman pertama yang lain, kita harus hilangkan terlebih

dahulu keterkaitan dengan halaman pertama naskah sebelumnya dengan memilih

tombol Link to Previous pada tab Header and Footer. Lalu masukkan secara

manual nomor halaman sesuai urutannya.

Tampilan sebelum Link to Previous di hilangkan

Tampilan setelah Link to Previous dihilangkan

Untuk melakukan pengaturan nomor halaman pada halaman pertama di naskah

yang lain dapat dilakukan dengan langkah yang sama. Setelah nomor halaman pada

semua halaman pertama naskah tersusun sesuai dengan yang dikehendaki, akhiri

pengaturan dengan memilih tombol Close pada tab Header and Footer sehingga

kursor akan mengarah kembali pada naskah utama.

Link to Previous

3. Mail Merge

Fasilitas ini tersedia di Micrososft Word digunakan untuk membuat surat

sebanyak daftar data yang kita punya dalam suatu database. Mail merge membantu

kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk

penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama

bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge biasanya dapat digunakan untuk pembuatan sertifikat, label,

amplop, dsb. Pada pembuatan mail merge (surat berantai) dokumen yang digunakan

ada dua yaitu induk (master) dan data source (sumber). Dokumen induk (master)

merupakan naskah yang akan dijadikan sebagai file master, yang akan diisi dengan

variabel pada saat akan dicetak. Data Source, merupakan dokumen yang isinya

khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data

source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook, dsb.

Data source yang digunakan Excel umumnya lebih cepat. Selain itu:

a) Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

b) Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila

kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

c) Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja

yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih

kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut

dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut :

1) Membuat data sumber (source)

Pengisian data di atas menggunakan excel, diketikkan pada baris pertama

untuk nama-nama field yang di tentukan. Penamaan pada baris tersebut sangat penting

ketika akan digunakan untuk mail merge. Data yang telah dibuat kemudian di simpan.

2) Membuat dokumen master

Contoh pembuatan dokumen master seperti diatas. Pada documen (surat)

tersebut terdapat tanda << >>, tanda yang berisi variable content yang telah

ditempatkan dan akan dimasuki oleh data source yang telah dibuat sebelumnya, ex :

<<first_name>>.

Membuka Mail Merge Slidebar Wizard

Apabila menggunakan Word 2003, buka surat (dokumen master) yang telah

dibuat sebelumnya kemudian klik Tools > Letter and Mailing > Mail Merge.

Apabila menggunakan Word 2007, klik pada Mailing Tab pada tab Mailings >

Start Mail Merge, pilih Step Mail Merge Wizard.

Langkah 1.

Setelah membuka Mail Merge Wizard, maka akan

muncul kotak Task Pane bernama Mail Merge dan

biasanya terletak pada bagian kanan window Micr. Word.

Pilih Letters untuk tipe dokumen, kemudian klik Next :

Starting Document, pada bagian bawah Task Pane.

Anda akan sampai pada tampilan langkah

berikutnya yaitu Select starting document dengan tiga

pilihan, yakni:

Use the current document, pilih ini jika Anda ingin

menggunakan dokumen yang sedang Anda buka saat

ini sebagai dokumen master (Main Document). Dalam

contoh kasus ini kita memilih ini, karena dokumen

sudah kita buka.

Start from a template, pilih ini jika Anda ingin menggunakan template yang

disediakan MS Word sebagai dokumen master.

Start from existing document, pilih ini jika Anda ingin menggunakan file yang

sudah Anda buat sebelumnya (yang saat ini belum dibuka) sebagai dokumen

master. Selanjutnya klik Next: Select recipients pada bagian bawah Task Pane.

Pada step ini kita tidak melakukan perubahan pilihan, karena kita sudah

mempersiapkan dokumen yang kita buat sebelumnya, kemudian klik “Next: Select

recipients” untuk menuju step berikutnya

Langkah 2.

Pada langkah ini menunjukkan source data yang akan

dihubungkan kedalam dokumen master (surat). Pada opsi di

samping kita tetap memilih “Use an existing list”, dan

dibawahnya kita klik “browse” untuk mengambil letak

sumber file excel yang berisi dokumen sumber yang sudah

dibuat.

Karena pada file sumber yang dibuat ada tiga worksheets

pada spreadsheet yang akan kita pilih baris pertama atau “Sheet1$” dimana data yang

telah dibuat sebelumnya berada pada sheet 1.

Setelah memilih tab dari sumber data,

opsi window berikutnya berisi konfirmasi dari

mail merge recipients. Jika ada beberapa orang

pada daftar yang tidak kita inginkan untuk

dimasukkan dalam surat (letter), maka kita

dapat uncheck (menghilangkan tanda centang) box pada baris lainnya, tetapi kita

memilih semua recipient maka kita tinggal klik tombol “OK”.

Pada step ini kita sudah memasukkan sumber data dari opsi “Browse” dan

nama data sumber tersebut akan muncul dimana Word akan mendapatkan informasi

untuk penggabungan file. Jika tanpa sengaja kita sudah memilih data yang salah,

maka kita dapat merubahnya dengan memilih atau klik “Select a different list” dan

mengukuti step yang sama seperti sebelumnya.

Untuk opsi “Edit recipient list” digunakan untuk editing penerima pada

pembuatan Mail Merge. Jika data yang dimasukkan sudah benar maka klik “Next:

Write your letter” untuk ke langkah berikutnya.

Langkah 3.

Sekarang kita sudah memperoleh informasi dari data sumber ke

dalam dokumen master. Pada window ini ada beberapa opsi

dari tipe item untuk dimasukkan. Karena kita sudah

memasukkan data sumber maka pilih “More items”.

Untuk melakukan langkah berikutnya maka kita akan

menempatkan data ke dokumen sesuai dengan tempat yang

sudah kita tetapkan sebelumnya. Pada kotak “Insert Merge

Field” berisi daftar dari sumber data untuk dimasukkan ke

dalam dokumen master. Pilih field yang akan dimasukkan

kemudian klik “Insert”, maka akan menggantikan bagian dari teks dengan

“<<field_name>>”.

Pada step inilah kita sudah menggabungkan data sumber ke dalam dokumen master.

Langkah 4.

Pada step ini kita sudah bisa melihat hasil dari penggabungan data untuk meyakinkan

(koreksi) dari sumber data yang sudah digabungkan. Kita juga dapat mengoreksi

kembali “recipient” dengan menggunakan tanda panah, untuk melihat data yang lebih

spesifik untuk mencari field merge, klik “exclude the recipient”.

Seperti yang telihat, semua field yang terisi berada pada tempat yang kita inginkan.

Catatan : karena recipient “address2” tidak dianggap penting pada kolom spreadsheet,

maka hasilnya tidak akan terlihat pada surat yang sudah dibuat. Setelah pengecekan

pada tahap ini selesai maka klik “Next : Complete the merge”.

Langkah 5.

Step terakhir dari pembuatan mail merge adalah penggabungan data untuk kemudian

di cetak “printing”.

Salah satu opsi diberikan pada opsi kotak dibawah ini. Kita dapat memilih

penggabungan semua data sumbe dengan memilih opsi “All”, “Current record”

digunakan untuk memperlihatkan data yang terakhir

dipilih, atau “From”, jika kita hanya ingin mencetak pada

beberapa halaman yang kita pilih saja.

Catatan :

Selain menggunakan langkah diatas, pada Word 2003

kita dapat menggunakan Toolbar Mail Merge. Toolbar ini

dapat digunakan untuk editing dari mail merge yang telah

kita buat atau penggabungan data dari data yang sudah

kita buat sebelumnya. Untuk Word 2007 juga sudah

disediakan toolbar yang penggunaannya hampir sama

dengan Word 2003. Untuk langkah pengerjaannya, menu “opsi” yang digunakan

disesuakan sesuai dengan kebutuhan dalam pembuatan Mail Merge.