pedoman umum pelaksanaan program kerjasama...
TRANSCRIPT
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN PROGRAM KERJASAMA
PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE TAHUN 2011-2015
”UNTUK PEMBANGUNAN SUMBER DAYA MANUSIA DINI (SDM DINI)”
JANUARI 2013
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
REPUBLIK INDONESIA
Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
193/1794/III/Bangda 1(satu) eksemplar Penyampaian Pedum Program Kerjasama Pemerintah RI – UNICEF Periode 2011 - 2015
Yth.
Jakarta, 28 Februari 2013 Kepada 1. Sdr. Pejabat Eselon I
Kementerian/Lembaga 2. Sdr. Gubernur Pelaksana
Program Kerjasama Pemerintah RI – UNICEF 2011 – 2015
di tempat
Dalam rangka melaksanakan program kerjasama Pemerintah Republik Indonesia dengan UNICEF untuk Kelangsungan Hidup, Perkembangan, Perlindungan Ibu dan Anak (KHPPIA) periode 2011—2015, dengan ini diminta perhatian Saudara hal-hal sebagai berikut:
1. Dokumen acuan yang digunakan pada program kerjasama RI-UNICEF adalah dokumen rencana kerja program kerjasama atau Country Programme Action Plan (CPAP) Pemerintah RI dengan UNICEF periode 2011-2015 yang ditandatangani pada tanggal 14 Februari 2011.
2. Program kerjasama RI-UNICEF tersebut merupakan kelanjutan dari program kerjasama sebelumnya yang difokuskan pada 5 (lima) komponen program yaitu: a. Kebijakan Sosial dan Pemantauan (Social Policy And Monitoring),
bertujuan untuk mengembangkan kebijakan, penguatan kapasitas kelembagaan, penguatan analisis dan monitoring situasi ibu dan anak di Indonesia, serta menjalin kemitraan dengan media dan institusi lainnya.
b. Kelangsungan Hidup dan Perkembangan Anak (Child Survival And Development), bertujuan untuk memberikan dukungan dalam memecahkan masalah disparitas status kesehatan dan gizi masyarakat.
c. Pendidikan dan Perkembangan Remaja (Education And Adolescent Development), bertujuan memberikan advokasi untuk kebijakan peningkatan sistem pendidikan dan regulasi untuk peningkatan partisipasi pendidikan, termasuk untuk tanggap darurat.
d. Perlindungan Anak (Child Protection), bertujuan untuk mendukung penguatan sistem perlindungan anak yang komprehensif di tingkat nasional dan daerah, yang tediri dari komponen kerangka hukum dan kebijakan; sistem kesejahteraan sosial anak termasuk pencatatan kelahiran; sistem peradilan anak yang ramah anak; serta data dan informasi perlindungan anak
e. Komunikasi, Mobilisasi Sumberdaya dan Kemitraan (Communication, Resource Mobilization, and Partnership).
3. Sebagai panduan, arahan dan acuan bagi seluruh pelaksana program kerjasama baik di Pusat maupun Daerah dalam merencanakan dan melaksanakan kegiatan ke depan pada periode 2011-2015 telah disusun Pedoman Umum Kerjasama RI – UNICEF. Pedoman umum ini mencakup pengaturan umum tentang pelaksanaan program kerjasama yang meliputi
- 2 - antara lain latar belakang, gambaran umum program kerjasama, struktur organisasi dan tata kerja, pengelolaan program kerjasama, serta tata cara pengelolaan dana/barang bantuan UNICEF.
4. Sehubungan dengan hal tersebut, disampaikan Pedoman Umum Pelaksanaan Program Kerjasama Pemerintah RI dengan UNICEF dimaksud dengan beberapa penegasan:
a. Pelaksanaan program kerjasama Pemerintah RI dengan UNICEF periode 2011 – 2015 dilandasi oleh kerangka konsep yang disebut Pembangunan Sumber Daya Manusia (SDM) Dini, yaitu suatu proses membangun manusia sejak dini untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia melalui upaya Kelangsungan Hidup, Perkembangan, Perlindungan Ibu Anak (KHPPIA).
b. Mengingat program kerjasama dimaksud merupakan bagian dari upaya strategis untuk meningkatkan kualitas manusia dan masyarakat Indonesia, maka program kerjasama ini hendaknya dilihat sebagai prioritas penting dalam pembangunan (termasuk pembangunan daerah). Meskipun jumlahnya relatif kecil, bantuan UNICEF dipandang sebagai stimulan dan pendukung untuk mendorong dan meningkatkan kualitas program-program pembangunan SDM dini yang dilaksanakan oleh Pemerintah dan Pemerintah Daerah.
c. Guna mendukung tercapainya tujuan program kerjasama Pemerintah RI dengan UNICEF, Pemerintah memfasilitasi pelaksanaan program dengan memberikan pedoman, bimbingan, pelatihan, monitoring dan evaluasi, serta supervisi.
d. Manajemen pelaksanaan program kerjasama di pusat dan daerah dilakukan sesuai pentahapan dalam siklus manajemen, yaitu perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring dan evaluasi. Pengorganisasian program kerjasama dilakukan dengan membentuk tim koordinasi di tingkat pusat dan daerah. Mekanisme koordinasi antara Pemerintah dan Pemerintah Daerah dilakukan melalui Rapat Koordinasi di tingkat pusat dan di tingkat provinsi.
5. Apabila diperlukan penjelasan lebih lanjut dapat menghubungi Direktorat Kesehatan dan Gizi Masyarakat-Bappenas melalui telepon 021- 31934379 dan faximili 021-3926603 atau Sekretariat KHPPIA-Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri melalui telepon/faksimili 021-7989805 dan 7942648
Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasama Saudara diucapkan terima kasih.
a.n. MENTERI DALAM NEGERI DIREKTUR JENDERAL BINA PEMBANGUNAN DAERAH,
DR. Drs. MUH. MARWAN,M.Si
Pembina Utama (IV/e) NIP. 19551230 198103 1 001
Tembusan Yth.:
1. Menteri Dalam Negeri, sebagai laporan 2. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas; 3. Deputi Bidang SDM dan Kebudayaan – Kementerian PPN/Bappenas; 4. Bupati/Walikota Lokasi Pelaksana Kerjasama RI – UNICEF 2011 – 2015 ; 5. Ketua DPRD 14 Provinsi Lokasi Kerjasama RI – UNICEF 2011 – 2015; 6. Kepala Bappeda 14 Provinsi Lokasi Kerjasama RI – UNICEF 2011 – 2015; 7. Kepala Perwakilan UNICEF Indonesia.
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN PROGRAM KERJASAMA
PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE TAHUN 2011-2015
Edisi Penyempurnaan Tahun 2013
Disusun bersama oleh:
Kementerian Negara PPN/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Kementerian Dalam Negeri, dan
UNICEF Indonesia
ii
DAFTAR ISI
BAB I 1
PENDAHULUAN ............................................................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................................................................. 1
1.2 Landasan Hukum ............................................................................................................................................. 2
1.3 Tujuan Penyusunan Pedoman......................................................................................................................... 4
1.4 Ruang Lingkup Pedoman ................................................................................................................................ 4
BAB II 5
GAMBARAN UMUM PROGRAM KERJASAMA ............................................................................................... 5
2.1 Tujuan Program Kerjasama ............................................................................................................................. 5
2.2 Ruang Lingkup Program Kerjasama ................................................................................................................ 5
2.3 Lokasi Program Kerjasama dan Perwakilan UNICEF di Daerah ..................................................................... 5
2.3.1 Provinsi................................................................................................................................ 5
2.3.2 Kabupaten/Kota .................................................................................................................. 6
2.3.3 Lokasi lainnya ...................................................................................................................... 6
2.3.4 Perwakilan UNICEF di Daerah ............................................................................................. 6
2.4 Prinsip Program Kerjasama ............................................................................................................................. 6
BAB III 8
STRUKTUR ORGANISASI DAN TUGAS TIM KOORDINASI ............................................................................... 8
3.1 Struktur Organisasi Program Kerjasama ......................................................................................................... 8
3.2 Tugas Tim Koordinasi Tingkat Pusat ............................................................................................................... 9
3.2.1 Tim Pengarah ...................................................................................................................... 9
3.2.2 Tim Teknis ........................................................................................................................... 9
3.2.3 Kelompok Kerja (Pokja) ..................................................................................................... 10
3.2.4 Tim Pelaksana Program Tingkat Pusat .............................................................................. 10
3.2.5 Sekretariat Pusat ............................................................................................................... 11
3.3 Tugas Tim Koordinasi Tingkat Provinsi ......................................................................................................... 11
iii
3.3.1 Tim KHPPIA Provinsi .......................................................................................................... 11
3.3.2 Tim Pelaksana Program Tingkat Provinsi .......................................................................... 12
3.3.3 Sekretariat Provinsi ........................................................................................................... 12
3.4 Tugas Tim Koordinasi Tingkat Kabupaten/Kota ............................................................................................ 12
3.4.1 Tim KHPPIA Kabupaten/Kota ............................................................................................ 12
3.4.2 Tim Pelaksana Program Tingkat Kabupaten/Kota ............................................................ 13
3.4.3 Sekretariat Kabupaten/Kota ............................................................................................. 13
BAB IV 14
PENGELOLAAN PROGRAM KERJASAMA ...................................................................................................... 14
4.1 Perencanaan ................................................................................................................................................. 14
4.1.1 Perencanaan Tingkat Pusat ............................................................................................... 15
4.1.2 Perencanaan Tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota ........................................................ 15
4.2 Pelaksanaan .................................................................................................................................................. 15
4.2.1 Pelaksanaan Tingkat Pusat ................................................................................................ 15
4.2.2 Pelaksanaan Tingkat Provinsi ............................................................................................ 16
4.2.3 Pelaksanaan Tingkat Kabupaten/Kota .............................................................................. 16
4.3 Pelaporan ...................................................................................................................................................... 16
4.3.1 Pelaporan Kegiatan ........................................................................................................... 16
4.3.2 Pelaporan Keuangan ......................................................................................................... 19
4.4 Monitoring dan Evaluasi ................................................................................................................................ 20
4.4.1 Monitoring Tingkat Pusat ................................................................................................. 20
4.4.2 Monitoring Tingkat Daerah ............................................................................................... 20
4.4.3 Evaluasi ............................................................................................................................. 20
4.5 Pengawasan .................................................................................................................................................. 20
4.5.1 Pengawasan oleh Pemerintah .......................................................................................... 20
4.5.2 Pengawasan oleh UNICEF ................................................................................................. 21
iv
5.1 Prinsip dan Jenis Bantuan ............................................................................................................................. 23
5.2 Perencanaan Dana/Barang/Jasa Tahunan .................................................................................................... 23
5.3 Pola Program Kerjasama Dana/Barang/Jasa ................................................................................................ 23
5.4 Penilaian Kemampuan Manajemen Keuangan .............................................................................................. 27
5.5 Tata Cara Administrasi Keuangan ................................................................................................................. 28
5.5.1 Persyaratan Pokok Administrasi ....................................................................................... 28
5.5.2 Mekanisme Permintaan Dana .......................................................................................... 33
5.5.3 Mekanisme Penyaluran dan Administrasi Dana .............................................................. 35
5.6 Pengadaan Barang dan Jasa ........................................................................................................................ 38
5.8 Standar Satuan Biaya .................................................................................................................................... 40
5.9 Program Kerjasama Teknis ........................................................................................................................... 46
BAB VI PENUTUP ........................................................................................................................................ 47
Daftar Lampiran
1. Pedoman Rencana Kerja Multi Tahun/Multi Year Work Plan 2. Format Laporan Triwulan Tingkat Pusat/Provinsi/Kabupaten/Kota 3. Jenis Bantuan UNICEF 4. Formulir Specimen Tanda Tangan 5. Face Form 6. Format Rencana Anggaran Biaya (RAB) 7. Permintaan Dana/Penggantian Dana 8. Surat Pemberitahuan Pengiriman Dana 9. Formulir Tanda Terima Pengiriman Dana 10. Laporan Keuangan Per Mata Anggaran/Jenis Pengeluaran 11. Laporan Kegiatan 12. Proses Mendapatkan Fasilitas Bebas Bea Masuk dan Pajak 13. Standar Satuan Biaya Maksimum Rapat/Seminar/Temukarya/Pelatihan/Orientasi 14. Surat Permintaan Pembayaran (SPP) 15. Surat Perintah Membayar (SPM) 16. Surat Permintaan Pengadaan Barang 17. Daftar Distribusi Pengadaan Barang 18. Surat Permintaan Pengadaan Jasa 19. Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa 20. Form Request Reprogramming 21. Surat Keterangan Tanggungjawab Mutlak (SKTM) 22. Peraturan Dirjen Perbendaharaan No. 81/PB/2011 23. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab Kepala SKPD, PJOK, PUMK, dan Staf Keuangan 24. SK Menteri PPN tentang Tim Koordinasi Strategis Pengelolaan Program Kerjasama RI-UNICEF 2011-2015
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Bagan Organisasi Program Kerjasama ............................................................................................. 8
Gambar 2 Siklus Perencanaan Program Kerjasama ........................................................................................ 14
Gambar 3 Bagan Pelaporan .......................................................................................................................... 19
Gambar 4 Pola PP ....................................................................................................................................... 24
Gambar 5 Pola PD ....................................................................................................................................... 24
Gambar 6 Pola DD1 ..................................................................................................................................... 25
Gambar 7 Pola DD2 ..................................................................................................................................... 26
Gambar 8 Pola PCA ..................................................................................................................................... 27
Gambar 9 Keterangan Jenis Mata Anggaran Kegiatan Rapat/Seminar/Temukarya ............................................. 41
Gambar 10 Keterangan Jenis Mata Anggaran Kegiatan Pelatihan/Orientasi ...................................................... 44
vi
DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN
APBD : Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah APBN : Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara ASIA : Analisis Situasi Ibu dan Anak BANGDA : Pembangunan Daerah Bappeda : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Bappenas : Badan Perencanaan Pembangunan Nasional BNPB : Badan Nasional Penanggulangan Bencana CPAP : Country Program Action Plan (Rencana Kerja Program Kerjasama) DCT : Direct Cash Transfer (Pengiriman Dana Langsung) FACE : Fund Authorization and Certificate of Expenditure HACT : Harmonized Approach to Cash Transfer KHPPIA : Kelangsungan Hidup, Perkembangan, Perlindungan Ibu dan Anak KIE : Komunikasi, Informasi dan Edukasi K/L : Kementerian/Lembaga KAP : Knowledge, Attitude, Practice LSM : Lembaga Swadaya Masyarakat MDG : Millenium Development Goals MUSRENBANG : Musyawarah Perencanaan Pembangunan MYWP : Multi Year Work Plan OoE : Object of Expenditure (Kode Pengeluaran) PCA : Project Cooperation Agreement (Kesepakatan Kerjasama Proyek) PJOK : Penanggungjawab Operasional Kegiatan POKJA : Kelompok Kerja PT : Perguruan Tinggi PUMK : Pemegang Uang Muka Kegiatan PA : Payment Advice PP : Peraturan Pemerintah Rakor : Rapat Koordinasi Rakorman : Rapat Koordinasi Manajemen Rakorda : Rapat Koordinasi Daerah Rakormanda : Rapat Koordinasi Manajemen Daerah Ratek : Rapat Teknis RENSTRA : Rencana Strategis RKP : Rencana Kerja Pemerintah RKPD : Rencana Kerja Pemerintah Daerah RPJMD : Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah RPJMN : Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional SDM : Sumber Daya Manusia SKPD : Satuan Kerja Perangkat Daerah UNDP : United Nations Development Programme UNFPA : United Nations Fund for Population UNICEF : United Nations Children’s Fund
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN)Tahun 2005-2025 merupakan kelanjutan
pembangunan sebelumnya yang difokuskan pada upaya penataan kembali berbagai langkah strategis di bidang
pengelolaan sumber daya alam, sumber daya manusia, lingkungan hidup, serta kelembagaannya agar Bangsa
Indonesia dapat mengejar ketertinggalan dan mempunyai posisi sejajar, serta daya saing yang kuat di dalam
pergaulan masyarakat internasional.
RPJPN memberikan arah yang sangat kuat untuk mewujudkan Bangsa Indonesia yang berdaya saing salah
satunya melalui pembangunan sumber daya manusia Indonesia yang berkualitas yang antara lain ditandai dengan
meningkatnya Indeks Pembangunan Manusia (IPM), Indeks Pembangunan Gender (IPG), serta tercapainya
pertumbuhan penduduk yang seimbang dengan angka kelahiran total (total fertility rate) sebesar 2,1. Peningkatan
kualitas sumber daya manusia tersebut selanjutnya mengamanatkan perlunya peningkatan berbagai prioritas
program di bidang kesehatan, pendidikan, pemberdayaan perempuan, dan perlindungan anak.
Untuk mendukung pencapaian visi dimaksud, misi Bangsa Indonesia untuk dua puluh tahun ke depan
diarahkan salah satunya untuk mewujudkan Bangsa Indonesia yang berdaya saing yang ditandai dengan: a)
meningkatnya kemauan, dan kesadaran untuk hidup sehat, b) meningkatnya kualitas hidup perempuan,
kesejahteraan, perlindungan anak, penurunan kekerasan, eksploitasi, dan diskriminasi, serta penguatan
kelembagaan dan jaringan pengarusutamaan jender, serta c) meningkatnya kualitas SDM yang bermartabat dan
berakhlak mulia dan mampu bersaing di era global pada semua jenjang dan jenis pendidikan. RPJPN 2005-2025
dijabarkan lebih lanjut oleh Rencana Jangka Menengah Nasional (RPJMN) setiap lima tahun, dan untuk saat ini
pelaksanaan program pembangunan mengacu pada RPJMN periode 2010-2014 sesuai Peraturan Presiden Nomor 5
tahun 2010.
Prioritas RPJMN 2010-2014 diarahkan untuk menjamin agar visi dan misi Bangsa Indonesia selama lima
tahun dapat diimplementasikan dan diukur keberhasilannya. Prioritas pembangunan tersebut meliputi 11 (sebelas)
prioritas nasional yaitu: (1) reformasi birokrasi dan tata kelola; (2) pendidikan; (3) kesehatan; (4) penanggulangan
kemiskinan; (5) ketahanan pangan; (6) infrastruktur; (7) iklim investasi dan usaha; (8) energi; (9) lingkungan hidup
dan bencana; (10) daerah tertinggal, terdepan, terluar, dan paskakonflik; serta (11) kebudayaan, kreativitas, dan
inovasi teknologi.
Untuk mendukung sebagian pencapaian RPJMN tersebut, Pemerintah RI dan UNICEF sepakat untuk terus
bekerjasama yang dilandasi oleh perjanjian dasar kerjasama (basic cooperation agreement) tanggal 17 November
1966. Untuk periode 2011-2015 telah disepakati dokumen Rencana Kerja Program Kerjasama (Country Program
Action Plans) Pemerintah RI dengan UNICEF yang ditandatangani pada tanggal 14 Februari 2011. Kerjasama
periode 2011-2015 sangat penting mengingat bersamaan dengan upaya Bangsa Indonesia untuk mencapai target
pencapaian Millennium Development Goals (MDGs) di tahun 2015. Pencapaian target MDGs secara nasional tidak
terlepas dari upaya pencapaiannya di tingkat daerah sehingga program kerjasama RI-UNICEF juga diarahkan untuk
mendukung program-program pembangunan di daerah sebagaimana tertuang dalam Rencana Pembangunan
Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra SKPD), Rencana
Kerja Pemerintah Daerah (RKPD), serta Rencana Kerja Satuan Kerja Perangka Daerah (Renja SKPD) di masing-
2
masing lokasi kerjasama. Dalam kaitan itu, perlu disusun pedoman umum pelaksanaan program kerjasama
Pemerintah RI dengan UNICEF.
1.2 Landasan Hukum
1) Undang-undang Dasar Tahun 1945, telah mengatur dan menjamin hak anak mengenai kelangsungan
hidup, tumbuh kembang anak serta perlindungan anak dari kekerasan dan diskriminasi. Selain itu, secara
implisit juga diatur hak setiap orang atas status kewarganegaraannya, pembentukan keluarga, pemenuhan
kebutuhan dasar, kesempatan kerja, kesejahteraan tempat tinggal, lingkungan hidup, pelayanan kesehatan
dan jaminan sosial serta perlindungan, penegakan dan pemenuhan HAM.
2) Undang-undang (UU) No. 4 Tahun 1974 tentang Kesejahteraan Anak yang mengatur hak dan perlindungan
anak, yang mencakup hak anak atas kesejahteraan, perawatan, asuhan dan bimbingan berdasarkan kasih
sayang dalam keluarga untuk mencapai tumbuh kembang anak secara optimal; pelayanan untuk
mengembangkan kemampuan dan kehidupan sosial; pemeliharaan dan perlindungan sejak dalam
kandungan sampai dilahirkan; perlindungan terhadap faktor-faktor yang membahayakan di sekitar
lingkungan hidup anak.
3) UU No. 23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak mengatur hak dan kewajiban anak, kewajiban dan
tanggung jawab negara dan pemerintah, masyarakat, keluarga dan orang tua, kebutuhan anak yang
berkaitan dengan identitas dan hak anak yang dilahirkan dari perkawinan campuran dengan warga negara
asing, kuasa asuh, perwalian, pengasuhan dan pengangkatan anak. Selain itu, penyelenggarakan
perlindungan anak juga mencakup agama, kesehatan, pendidikan, sosial, dan perlindungan khusus anak.
Hal-hal lain juga diatur dalam undang-undang tersebut antara lain peran masyarakat, pembentukan Komisi
Perlindungan Anak Indonesia, ketentuan pidana yang mencakup pengaturan pidana terhadap tindak
diskriminasi, penelantaran, penyimpangan, pengangkatan anak, kekerasan, perdagangan, transplantasi
organ tubuh atau jual beli organ, dan eksploitasi anak.
4) UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional mengatur Pendidikan Anak Usia Dini sebagai
pendidikan yang ditujukan kepada anak usia 0-6 tahun. Pendidikan Anak Usia Dini diselenggarakan
sebelum jenjang pendidikan dasar dan dapat diselenggarakan melalui jalur formal dalam bentuk Taman
Kanak-Kanak (TK), Raudatul Athfal (RA) atau bentuk lain yang sederajat; dan jalur pendidikan nonformal
yaitu yang berbentuk Kelompok Bermain (KB) dan Taman/Tempat Penitipan Anak (TPA) atau bentuk lain
yang sederajat; jalur pendidikan informal, yaitu yang dilakukan oleh keluarga dan atau lingkungan.
5) UU No. 23 Tahun 2004 tentang Penghapusan Kekerasan dalam Rumah Tangga. Undang-undang ini
merujuk kepada Undang-undang Dasar tahun 1945 bahwa setiap orang berhak atas pelindungan diri
pribadi, keluarga, kehormatan, martabat, dan rasa aman. Peraturan tersebut mencakup perlindungan,
pencegahan, serta pemulihan terhadap korban (suami, istri, anak, orang-orang yang mempunyai hubungan
keluarga dan yang bekerja dalam rumah tangga yang dimaksud), kewajiban aparat penegak hukum, tenaga
kesehatan, pekerja sosial, relawan pendamping, pembimbing rohani, serta ketentuan pidana terhadap
pelaku tindak kekerasan.
6) UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah: “Adanya Hak dan kewajiban daerah. Hak daerah
adalah mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahannya, sedangkan kewajiban daerah terkait
dengan antara lain peningkatan pelayanan dasar pendidikan, penyediaan fasilitas pelayanan kesehatan,
serta mewujudkan keadilan dan pemerataan. Terkait dengan kewajiban daerah tersebut, dinyatakan juga
3
adanya kewajiban kepala daerah untuk melaporkan hasil penyelenggraan pemerintah daerah kepada
Presiden melalui Mendagri untuk Gubernur, dan kepada Mendagri melalui Gubernur untuk bupati/walikota.”
7) UU No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembanguan Nasional. Penyusunan perencanaan
pembangunan menggunakan pendekatan partisipatif (melibatkan seluruh pemangku kepentingan
pembangunan daerah), teknokratik (menggunakan metode dan kerangka berpikir ilmiah yang didukung
dengan data dan indikator yang akurat), atas-bawah & bawah-atas (dilaksanakan menurut jenjang
pemerintahan yang hasilnya diselaraskan melalui musyawarah nasional, provinsi, kabupaten/kota,
kecamatan, dan desa), konsultatif (dikonsultasikan menurut jenjang pemerintahan sebelum ditetapkan
menjadi perda).”
8) UU No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan mengatur antara lain pertumbuhan dan perkembangan anak
sejak dalam kandungan, masa bayi, pra-sekolah dan usia sekolah. Lingkungan yang terdekat dengan anak
diatur dalam kesehatan keluarga termasuk pengaturan kelahiran, kesehatan pra-kehamilan, kehamilan dan
pasca persalinan. Pengaturan ini juga merupakan bentuk perlindungan terhadap keberlangsungan hidup
anak. Di samping itu, undang-undang ini mengatur lingkungan terdekat lainnya dengan anak yang
mencakup sekolah, lingkungan sekitar tempat tinggal, dan masyarakat. Undang-undang ini secara jelas dan
tegas mengatur pola peran, tugas dan tanggung jawab serta kewenangan pemerintah, antara lain
perlindungan ibu dan anak, peran masyarakat, serta sanksi terhadap berbagai pelanggaran.
9) Peraturan Pemerintah (PP) No. 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. Pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan
pemerintahan daerah dilakukan oleh pemerintah dibawah koordinasi Menteri Dalam Negeri. Pembinaan
tersebut meliputi koordinasi, pemberian pedoman, bimbingan, supervisi, konsultasi, pendidikan dan
pelatihan, perencanaan, penelitian dan pengembangan, serta monitoring dan evaluasi.
10) PP No. 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. Evaluasi
Kemampuan Penyelenggaraan Otonomi Daerah adalah suatu proses pengumpulan dan analisis data
secara sistematis terhadap kemampuan penyelenggaraan otonomi daerah yang meliputi aspek
kesejahteraan masyarakat, pelayanan umum, dan daya saing daerah.
11) PP No. 8 tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan
Rencana Pembangunan Daerah. Pemerintah daerah diwajibkan menyusun dokumen Rencana
Pembangunan Daerah yang terdiri dari RPJPD, RPJMD, serta RKPD.
12) PP No. 38 Tahun 2007 tentang Pembagian urusan pemerintahan antara pemerintah, pemerintah provinsi,
dan pemerintah kabupaten/kota.
13) PP No. 10 tahun 2011 tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman Luar Negeri Dan Penerimaan Hibah. Hibah
terdiri dari Hibah Yang Terencana dan Hibah Langsung. Pelaksanaan hibah dilakukan sesuai mekanisme
APBN.
14) Intruksi Presiden (Inpres) No. 3 Tahun 2010 tentang Program Pembangunan yang Berkeadilan. Rencana
Tindak Upaya Pencapaian Tujuan MDGs salah satunya melalui penyusunan Rencana Aksi Daerah (RAD)
yang memuat antara lain sasaran, strategi, tindakan, keluaran, serta pembiayaan daerah dalam rangka
mempercepat pencapaian tujuan MDGs.
15) Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan
Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi
Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.
4
16) Peraturan Menteri Keuangan (Permenkeu) No. 57/PMK.05/2007 tentang Pengelolaan Rekening Milik
Kementerian Negara/Lembaga/Kantor/Satuan Kerja.
17) Permenkeu No. 196/PMK.05/2008 tentang Tata Cara Penyusunan dan Penyajian Laporan Keuangan
Belanja Subsidi dan Belanja Lain-Lain Pada Bagian Anggaran Pembiayaan dan Perhitungan
18) Permenkeu No. 191/PMK.05/2011 tentang Mekanisme Pengelolaan Hibah.
19) Permenkeu No. 230/PMK.05/2011 tentang Sistem Akuntansi Hibah
20) Permenkeu No. 37/PMK.02/2012 Stándar Satuan Biaya Tahun Anggaran 2013
21) Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor Per-81/PB/2011 tentang Tata Cara Pengesahan Hibah
Langsung Bentuk Uang dan Penyampaian Memo Pencatatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat
Berharga.
22) Agreement between The United Nations Children’s Fund and The Government of Indonesia yang
ditandatangani tanggal 17 November 1966.
23) Country Program Action Plan (CPAP) / Rencana Kerja Program Kerjasama tahun 2011-2015 antara
Pemerintah Repulik Indonesia yang ditandatangani oleh UNICEF dan Pemerintah Indonesia pada tanggal
14 Februari 2011.
1.3 Tujuan Penyusunan Pedoman
Pedoman ini bertujuan untuk memberikan acuan bagi pelaksanaan program kerjasama Pemerintah RI
dengan UNICEF periode tahun 2011 s.d 2015 yang dilaksanakan oleh kementerian/lembaga di tingkat pusat, SKPD
di tingkat daerah yang memperoleh hibah UNICEF serta pihak lain yang berkepentingan, seperti Lembaga Swadaya
Masyarakat (LSM) dan Perguruan Tinggi (PT).
1.4 Ruang Lingkup Pedoman
Ruang lingkup pedoman ini mencakup pengaturan umum tentang pelaksanaan program kerjasama yang
meliputi latar belakang, gambaran umum program kerjasama, struktur organisasi dan tugas tim koordinasi,
pengelolaan program kerjasama, serta tata cara administrasi.
5
BAB II GAMBARAN UMUM PROGRAM KERJASAMA
2.1 Tujuan Program Kerjasama
Tujuan umum program kerjasama antara Pemerintah RI dan UNICEF sebagaimana dituangkan dalam
Piagam Country Program Action Plan (CPAP) 2011-2015 adalah untuk membantu pemenuhan hak-hak anak dan
perempuan melalui kelangsungan hidup, perkembangan, perlindungan ibu dan anak (KHPPIA).
2.2 Ruang Lingkup Program Kerjasama
Untuk mencapai tujuan umum tersebut, ruang lingkup program kerjasama terdiri dari beberapa Komponen
Program (Program Component/PC), yaitu:
1) Pengembangan Kebijakan Sosial dan Monitoring (Social Policy and Monitoring). Program ini bertujuan
untuk mengembangkan kebijakan, penguatan kapasitas kelembagaan, serta penguatan analisis dan
monitoring situasi ibu dan anak di Indonesia.
2) Kelangsungan Hidup dan Perkembangan Anak (Child Survival and Development). Memberikan dukungan
dalam memecahkan masalah disparitas status kesehatan dan gizi masyarakat.
3) Pendidikan dan Perkembangan Remaja (Education and Adolescent Development). Memberikan advokasi
untuk kebijakan peningkatan sistem pendidikan dan regulasi untuk peningkatan partisipasi pendidikan,
termasuk untuk tanggap darurat.
4) Perlindungan Anak (Child Protection). Mendukung penguatan sistem perlindungan anak yang
komprehensif di tingkat pusat dan daerah, yang terdiri dari komponen kerangka hukum dan kebijakan;
sistem kesejahteraan sosial anak termasuk pencatatan kelahiran; sistem peradilan yang ramah anak; serta
data dan informasi perlindungan anak.
5) Komunikasi, Mobilisasi Sumberdaya dan Kemitraan (Communication, Resource Moblisation and
Partnership). Mendukung seluruh area kerjasama melalui Communication for Development (C4D) serta
menjalin kemitraan dengan media dan institusi lain.
2.3 Lokasi Program Kerjasama dan Perwakilan UNICEF di Daerah
2.3.1 Provinsi
Lokasi program kerjasama meliputi 14 (empat belas) provinsi yang dipilih berdasarkan 2 (dua) kriteria yaitu
indikator pencapaian MDGs dan kapasitas fiskal daerah. Provinsi tersebut adalah:
1) Aceh
2) Sumatera Utara
3) Banten
4) Jawa Barat
5) Jawa Tengah
6) Jawa Timur
7) Nusa Tenggara Barat
8) Nusa Tenggara Timur
9) Sulawesi Selatan
6
10) Sulawesi Barat
11) Maluku
12) Maluku Utara
13) Papua Barat
14) Papua
2.3.2 Kabupaten/Kota
Lokasi kabupaten/kota dipilih oleh pemerintah provinisi, dengan mempertimbangkan:
1) Program dan komitmen pendanaan dari periode 2006-2010 yang masih berlangsung.
2) Indikator MDGs dan kapasitas fiskal daerah.
2.3.3 Lokasi lainnya
Program kerjasama juga dapat meliputi daerah-daerah lain yang tidak disebutkan dalam nomor 2.3.1 dan
2.3.2. Daerah-daerah lain tersebut merupakan daerah yang terkena bencana dan daerah yang karena
kekhususannya menjadi lokasi penelitian atau studi.
2.3.4 Perwakilan UNICEF di Daerah
Untuk mendukung pelaksanaan program kerjasama di daerah, UNICEF memiliki perwakilan sebagai
berikut:
1) Field Office (FO) UNICEF Banda Aceh mencakup wilayah Provinsi Aceh dan Sumatera Utara.
2) FO UNICEF Surabaya mencakup wilayah Provinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, dan Nusa Tenggara Barat.
3) FO UNICEF Makassar mencakup wilayah Provinsi Sulawesi Selatan, Sulawesi Barat, Maluku Utara, dan
Maluku.
4) FO UNICEF Kupang mencakup wilayah Provinsi Nusa Tenggara Timur.
5) FO UNICEF Jayapura mencakup wilayah Provinsi Papua Barat dan Papua.
Khusus untuk pemerintah daerah di Provinsi Jawa Barat dan Banten dicakup oleh perwakilan pusat (country
office) UNICEF di Jakarta.
2.4 Prinsip Program Kerjasama
1) Program kerjasama di daerah merupakan satu kesatuan dengan program kerjasama di tingkat pusat yang
didasarkan pada piagam perjanjian kerjasama Pemerintah RI dan UNICEF yang disebut Rencana Kerja
Program Kerjasama atau Country Program Action Plan (CPAP).
2) Program kerjasama Pemerintah RI dan UNICEF harus dilihat sebagai prioritas dalam upaya pembangunan
SDM untuk peningkatan Kelangsungan Hidup, Perkembangan, Perlindungan Ibu dan Anak (KHPPIA). Oleh
karena itu, program kerjasama UNICEF merupakan pendukung atau stimulan bagi program-program
pembangunan SDM yang dilaksanakan oleh pemerintah dan pemerintah daerah.
3) Program kerjasama UNICEF sebagai salah satu sumber pembiayaan dalam program kerjasama ini,
dipandang sebagai program kerjasama untuk mendukung peningkatan peran provinsi dalam rangka
mengoptimalkan upaya pemerataan pembangunan SDM di daerah melalui fasilitasi program di
kabupaten/kota, dan replikasi program di luar lokasi kerjasama dengan UNICEF.
7
4) Pola penyelenggaraan Pembangunan SDM diarahkan untuk mendorong prakarsa daerah agar dapat
mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya (resources) daerah itu sendiri. Dalam prosesnya, dituntut
adanya transparansi, akuntabilitas publik, dukungan masyarakat, berkelanjutan, serta berorientasi pada visi
dan misi yang jelas.
5) Dalam program kerjasama ini dibutuhkan interaksi yang positif dan dinamis di antara semua
komponen/pelaku pembangunan di daerah, yaitu eksekutif, legislatif, dan masyarakat pada setiap
keputusan dan pelaksanaan kebijakan program sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.
6) Kebijakan-kebijakan operasional berupa materi dalam bentuk pedoman atau petunjuk lainnya yang relevan
dengan pelaksanaan program kerjasama RI-UNICEF agar dipergunakan, dengan tetap mempertimbangkan
kemajemukan etnis dan budaya daerah sejauh tidak bertentangan dengan pedoman ini.
8
BAB III STRUKTUR ORGANISASI DAN TUGAS TIM KOORDINASI
3.1 Struktur Organisasi Program Kerjasama
Gambar 1 Bagan Organisasi Program Kerjasama
Kedudukan Penanggung Jawab Tim Koordinasi Tim Pelaksana Program
Pusat
Provinsi
Kabupaten/ Kota
Keterangan Gambar:
Secara umum hubungan antar lini adalah garis koordinasi dan konsultasi baik antara Penanggung Jawab, Tim Koordinasi dan Tim Pelaksana Program. Perbedaan utama terletak pada hubungan antara Pusat kepada Provinsi yang merupakan garis Instruksi/Fasilitasi.
Garis Instruksi/Fasilitasi
Garis Konsultasi
Garis Koordinasi dan Konsultasi
Menteri PPN/ Bappenas, Mendagri,
Menteri K/L
Tim Pengarah (Eselon I K/L, Rep. UNICEF)
Tim Teknis (Eselon II K/L, Dep. Rep. &
Head Cluster UNICEF)
Sekretariat
Tim Pelaksana K/L , LSM, PT,
UNICEF
Gubernur
Tim KHPPIA (Kepala SKPD, LSM/PT,
CFO UNICEF)
Sekretariat
Bupati/Walikota
Tim KHPPIA (Kepala SKPD, LSM/PT,
CFO UNICEF)
Sekretariat
Tim Pelaksana SKPD, LSM, PT
Tim Pelaksana SKPD, LSM, PT
Pokja KSM Pokja KHA
Pokja PPR Pokja PA
Pokja Komunikasi
9
Struktur Organisasi Program Kerjasama Pemerintah RI-UNICEF periode 2011-2015 terdiri dari (1)
Penanggung Jawab Tingkat Pusat, Provinsi, dan Kabupaten/Kota; (2) Tim Koordinasi Tingkat Pusat, Provinsi, dan
Kabupaten/Kota; (3) serta Tim Pelaksana Program Tingkat Pusat, Provinsi, dan Kabupaten/Kota.
Tim Koordinasi Tingkat Pusat dibentuk dengan Surat Keputusan (SK) Menteri Perencanaan Pembangunan
Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor Kep.51/M.PPN/HK/04/2011 tentang
Pembentukan Tim Koordinasi Strategis Pengelolaan Program Kerjasama Pemerintah RI-UNICEF Periode 2011-
2015. Adapun susunan keanggotaan sebagaimana terlampir (Lampiran 23).
Tim Koordinasi Tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota dibentuk berdasarkan surat keputusan (SK) Kepala
Daerah (Gubernur/Bupati/Walikota), dengan penentuan tugas menyesuaikan kebutuhan masing-masing daerah,
berdasarkan dokumen rencana program kerjasama/CPAP 2011-2015. Selain itu, disepakati pula bahwa UNICEF
merupakan bagian dari Tim Koordinasi yang peranannya disesuaikan dengan masing-masing Kelompok Kerja
(Pokja) atau Cluster dan Tim KHPPIA di tingkat pusat dan daerah (provinsi/kabupaten/kota).
3.2 Tugas Tim Koordinasi Tingkat Pusat
Tim Koordinasi tingkat pusat terdiri dari Tim Pengarah, Tim Teknis, Kelompok Kerja (Pokja), Tim Pelaksana
Program, dan Sekretariat Pusat yang memiliki tugas sebagaimana dijelaskan pada pembahasan berikutnya.
3.2.1 Tim Pengarah
Tim Pengarah terdiri dari pejabat Eselon I Kementerian/Lembaga tingkat pusat yang bertugas:
1) Mengarahkan pelaksanaan Koordinasi Strategis kerjasama RI-UNICEF tahun 2011–2015 sesuai dengan
Country Program Action Plan (CPAP) dan kebijakan pembangunan pemerintah seperti yang tertuang dalam
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2010-2014;
2) Mengarahkan proses perencanaan program rencana kerja multi tahun/MYWP (Multi Year Work Plan) di
tingkat pusat maupun di tingkat daerah;
3) Mengarahkan dan memberi masukan kepada Tim Teknis Kerjasama RI-UNICEF periode 2011-2015
mengenai substansi materi komponen program kerjasama (1) Pengembangan Kebijakan Sosial dan
Monitoring (2) Kelangsungan Hidup dan Perkembangan Anak, termasuk di dalamnya program Kesehatan
dan Gizi serta program Air Minum dan Sanitasi; (3) Pendidikan dan Perkembangan Remaja; (4)
Perlindungan Anak; dan (5) Komunikasi, Mobilisasi Sumberdaya dan Kemitraan.
4) Mengarahkan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program kerjasama di tingkat pusat dan daerah;
5) Mengarahkan evaluasi pelaksanaan program satu tahunan, tengah program dan akhir program di tingkat
pusat dan daerah;
6) Mengevaluasi pelaksanaan komitmen kerjasama antara pihak Pemerintah Indonesia dengan pihak UNICEF
agar sesuai dengan kesepakatan perjanjian, sebagaimana tertuang dalam Country Program Action Plan.
3.2.2 Tim Teknis
Tim Teknis terdiri dari pejabat Eselon II Kementerian/Lembaga tingkat pusat, dan pimpinan lembaga non-
pemerintah terkait yang bertugas:
1) Membuat jadual dan rencana kerja kegiatan Tim Koordinasi Program UNICEF.
10
2) Menyusun Pedoman Umum Pelaksanaan Koordinasi Strategis Kerjasama Pemerintah RI-UNICEF tahun
2011-2015 yang meliputi Struktur Organisasi dan Tata Kerja, Pengelolaan Program Kerjasama, dan Tata
Cara Pengelolaan Hibah UNICEF.
3) Menyusun perencanaan program kerja multi tahun (Multi Year Work Plan) yang meliputi: (1)
Pengembangan Kebijakan Sosial dan Monitoring (2) Kelangsungan Hidup dan Perkembangan Anak,
termasuk di dalamnya program Kesehatan dan Gizi serta program Air Minum dan Sanitasi; (3) Pendidikan
dan Perkembangan Remaja; (4) Perlindungan Anak; dan (5) Komunikasi, Mobilisasi Sumberdaya dan
Kemitraan.
4) Melakukan pemantauan pelaksanaan Koordinasi Strategis Program Kerjasama Pemerintah RI-UNICEF di
tingkat pusat dan daerah;
5) Mengevaluasi pelaksanaan Koordinasi Strategis Kerjasama Pemerintah RI-UNICEF secara periodik.
3.2.3 Kelompok Kerja (Pokja)
Di dalam Tim Koordinasi Tingkat Pusat dibentuk juga kelompok kerja (Pokja) yang terdiri dari (1) Pokja
Kelangsungan Hidup dan Tumbuh Kembang Anak (KHA)/Child Survival and Development (CSD); (2) Pokja
Pendidikan dan Perkembangan Remaja (PPR)/Education and Adolescent Development (EAD); (3) Pokja
Perlindungan Anak (PA)/Child Protection (CP), (4) Pokja Kebijakan Sosial dan Monitoring (KSM)/Social Policy and
Monitoring (SPM); (5) dan Pokja Komunikasi/Communication (Comm). Tugas Pokja diantaranya:
1) Mengkoordinasikan perencanaan program tiga (3) bulanan, enam (6) bulanan, dan tahunan di Pokja
masing-masing;
2) Melaksanakan asistensi dan fasilitasi program yang bersifat lintas kementerian/lembaga kepada provinsi
dan jika diperlukan hingga kabupaten/kota;
3) Melakukan pengkajian dan pengembangan dalam rangka mendukung program kerjasama di Pokja masing-
masing;
4) Melakukan pemantauan dan evaluasi program kerjasama, hasilnya disampaikan kepada Tim Teknis.
3.2.4 Tim Pelaksana Program Tingkat Pusat
Tim pelaksana program tingkat pusat terdiri dari kementerian/lembaga pemerintah anggota Pokja yang
relevan pada masing-masing program. Selain itu, pelaksana program dapat dibentuk langsung oleh pihak UNICEF,
Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), Perguruan Tinggi (PT), dan organisasi kemasyarakatan lainnya. Tugas Tim
Pelaksana Program Tingkat Pusat yaitu:
1) Menyusun pedoman umum/teknis mengenai program yang relevan;
2) Melakukan advokasi dan kajian pengembangan dalam rangka mendukung program kerjasama;
3) Memberikan fasilitasi dan asistensi kepada pemerintah daerah melalui SKPD yang relevan dengan
pelaksana program;
4) Melaksanakan kegiatan kerjasama sesuai dengan tupoksi masing-masing organisasi;
5) Menyusun laporan kegiatan kerjasama sesuai dengan format monitoring dan evaluasi yang disepakati;
11
6) Melakukan monitoring dan evaluasi program di tingkat daerah melalui SKPD yang relevan dengan
pelaksana program kerjasama, yang selanjutnya disampaikan dalam forum Pokja.
3.2.5 Sekretariat Pusat
Sekretariat pelaksana program kerjasama RI-UNICEF di tingkat pusat terdiri dari Sekretariat Kerjasama RI-
UNICEF di Kedeputian Bidang Sumber Daya Manusia dan Kebudayaan c.q Direktorat Kesehatan dan Gizi
Masyarakat Kementerian PPN/Bappenas, dan Sekretariat KHPPIA di Direktorat Jenderal Bina Pembangunan
Daerah c.q Direktorat Pengembangan Wilayah Kementerian Dalam Negeri. Tugas Sekretariat Pusat yaitu:
1) Membantu tugas Tim Teknis dalam mengkoordinasikan penyusunan rencana, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi program kerjasama RI-UNICEF;
2) Mempersiapkan materi dan jadual kegiatan untuk Tim Pengarah dan Tim Koordinasi Pusat;
3) Mempersiapkan pelaksanaan teknis untuk kegiatan Tinjauan Tengah Tahun, Tinjauan Tahunan, Tinjauan
Tengah Program dan Tinjauan Akhir;
4) Menyusun rumusan laporan pelaksanaan program kerjasama secara nasional;
5) Memberikan dukungan teknis dalam pelaksanaan program kerjasama di tingkat pusat dan daerah.
3.3 Tugas Tim Koordinasi Tingkat Provinsi
Tim koordinasi tingkat provinsi terdiri dari Tim KHPPIA Provinsi, Tim Pelaksana Program Tingkat Provinsi,
dan Sekretariat KHPPIA Provinsi yang memiliki tugas sebagaimana dijelaskan pada pembahasan berikutnya.
3.3.1 Tim KHPPIA Provinsi
Tim KHPPIA Provinsi terdiri dari unit organisasi/instansi terkait di tingkat provinsi, LSM/PT/Organisasi
Profesi/Organisasi Sosial Keagamaan di ibukota provinsi, serta UNICEF, yang dibentuk dengan Surat Keputusan
Gubernur dan diketuai Kepala Bappeda Provinsi. Tim ini bertanggung jawab terhadap koordinasi perencanaan,
pelaksanaan, serta pemantauan dan evaluasi program kerjasama di tingkat provinsi dan kabupaten/kota. Tugas Tim
KHPPIA Provinsi yaitu:
1) Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja tingkat provinsi dan kabupaten/kota;
2) Menyelenggarakan forum perencanaan program di daerah;
3) Mengkoordinasikan pemanfaatan seluruh sumber dana termasuk program kerjasama UNICEF untuk
mendukung rencana program pembangunan SDM;
4) Memfasilitasi penyediaan ruang kerja untuk staf perwakilan UNICEF dan ruang kerja dan sarana
pendukung untuk sekretariat termasuk staf pendukung non PNS;
5) Memfasilitasi penyediaan staf PNS atau Non-PNS untuk mendukung kesekretariatan KHPPIA;
6) Memberikan dukungan teknis dalam pelaksanaan program kerjasama di daerah;
7) Menyiapkan laporan pelaksanaan program ke tingkat pusat yang terdiri dari laporan triwulanan / 3 (tiga)
bulanan, tengah tahun, laporan akhir tahun, laporan tengah program, serta laporan akhir program.
12
3.3.2 Tim Pelaksana Program Tingkat Provinsi
Tim Pelaksana Program Tingkat Provinsi terdiri atas Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD), Lembaga
Swadaya Masyarakat, Perguruan Tinggi, dan organisasi kemasyarakatan lainnya, selama organisasi tersebut
memenuhi kaidah badan hukum sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Tugas Tim Pelaksana
Program Tingkat Provinsi yaitu:
1) Menyusun pedoman umum/teknis mengenai program yang relevan;
2) Melakukan advokasi dan kajian pengembangan dalam rangka mendukung program kerjasama;
3) Memberikan fasilitasi dan asistensi kepada pemerintah daerah melalui SKPD kabupaten/kota yang relevan
dengan tupoksi Tim Pelaksana Program masing-masing;
4) Melakukan pemantauan dan evaluasi program kerjasama selanjutnya disampaikan dalam forum pertemuan
Tim KHPPIA.
3.3.3 Sekretariat Provinsi
Sekretariat Provinsi adalah Sekretariat KHPPIA Tingkat Provinsi di Bappeda Provinsi yang memiliki tugas
yaitu:
1) Membantu tim KHPPIA dalam menyusun rencana kerja, pemantauan dan evaluasi program kerjasama RI-
UNICEF;
2) Mengkonsolidasikan usulan kegiatan provinsi dan kabupaten/kota;
3) Menyiapkan laporan pertanggungjawaban program kerjasama yang bersumber dari UNICEF sesuai dengan
pedoman umum;
4) Mempersiapkan pelaksanaan Rapat Koordinasi, Tinjauan Tengah Tahun, Tinjauan Tahunan, Tinjauan
Tengah Program dan Tinjauan Akhir;
5) Membantu Tim KHPPIA menyiapkan laporan pelaksanaan program kerjasama.
3.4 Tugas Tim Koordinasi Tingkat Kabupaten/Kota
Tim koordinasi tingkat kabupaten/kota terdiri dari Tim KHPPIA Kabupaten/Kota, Tim Pelaksana Program
Tingkat Kabupaten/Kota, dan Sekretariat Kabupaten/Kota yang memiliki tugas sebagaimana dijelaskan pada
pembahasan berikutnya.
3.4.1 Tim KHPPIA Kabupaten/Kota
Tim KHPPIA Kabupaten/Kota adalah tim yang terdiri dari unit organisasi/instansi terkait di tingkat
kabupaten/kota, dan LSM/PT/Organisasi Profesi/ Organisasi Sosial Keagamaan di kabupaten/kota, yang dibentuk
setiap periode country program melalui Surat Keputusan Bupati/Walikota dan secara fungsional berada di bawah
koordinasi Bappeda Kabupaten/Kota. Tugas Tim KHPPIA Kabupaten/Kota yaitu:
1) Menyusun rencana program kabupaten/kota;
2) Mengkoordinasikan pemanfaatan seluruh sumber dana termasuk program kerjasama UNICEF untuk
mendukung rencana program pembangunan SDM Dini;
13
3) Menyediakan ruang kerja dan sarana pendukung untuk Sekretariat;
4) Menyediakan staf PNS maupun Non-PNS untuk mendukung pelaksanaan kegiatan KHPPIA;
5) Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja kabupaten/kota;
6) Bertanggung-jawab atas koordinasi perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring dan evaluasi program
kerjasama di kabupaten/kota;
7) Menyiapkan laporan akhir kerjasama berdasarkan output dan indikator yang tercantum dalam rencana.
3.4.2 Tim Pelaksana Program Tingkat Kabupaten/Kota
Tim Pelaksana Program Tingkat Kabupaten/Kota terdiri dari SKPD, LSM, Perguruan Tinggi, dan organisasi
kemasyarakatan lainnya, selama organisasi tersebut memenuhi kaidah badan hukum sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku. Tugas Tim Pelaksana Program Tingkat Kabupaten/Kota yaitu:
1) Menyusun pedoman umum/teknis mengenai program yang relevan;
2) Melakukan advokasi dan kajian pengembangan dalam rangka mendukung program kerjasama;
3) Memberikan fasilitasi dan asistensi kepada masyarakat sesuai dengan tupoksi SKPD masing-masing;
4) Melakukan pemantuan dan evaluasi program kerjasama selanjutnya disampaikan dalam forum pertemuan
Tim KHPPIA.
3.4.3 Sekretariat Kabupaten/Kota
Sekretariat Kabupaten/Kota adalah Sekretariat KHPPIA Tingkat Kabupaten/Kota di Bappeda
Kabupaten/Kota yang memiliki tugas yaitu:
1) Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja program kerjasama RI-UNICEF;
2) Menyusun rencana kerja Sekretariat Kerjasama RI-UNICEF;
3) Mempersiapkan materi dan jadual kegiatan untuk Tim KHPPIA;
4) Mempersiapkan pelaksanaan Tinjauan Tahunan, Tinjauan Tengah Tahunan dan Tinjauan Akhir;
5) Menyiapkan laporan pelaksanaan program kerjasama.
14
BAB IV PENGELOLAAN PROGRAM KERJASAMA
4.1 Perencanaan
Perencanaan program dilakukan melalui perencanaan dua tahunan yang terdiri dari perencanaan program
kerjasama tahun 2011-2012, perencanaan tahun 2013-2014, serta perencanaan tahun 2015. Tujuan dari model
perencanaan tersebut adalah agar proses perencanaan menjadi lebih ringan, lebih fleksibel, dan sesuai dengan
siklus perencanaan dan penganggaran pemerintah. Siklus perencanaan program kerjasama tahun 2011-2015 dapat
digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2 Siklus Perencanaan Program Kerjasama
15
4.1.1 Perencanaan Tingkat Pusat
Pada perencanaan di tingkat pusat, Pokja menyusun draf rencana kerja dua tahunan (multi-year work
plan/MYWP) pada minggu pertama Bulan Januari sampai dengan minggu pertama Bulan Februari. Draft MYWP
Pusat akan disampaikan oleh Bappenas kepada Kementerian Dalam Negeri. Selanjutnya, Kementerian Dalam
Negeri menyampaikan Draf MYWP tersebut kepada Pemerintah Daerah yang kemudian draf tersebut ditinjau oleh
Tim KHPPIA Provinsi. Hasil tinjauan dari provinsi akan menjadi masukan bagi Pokja dan Tim Teknis untuk
memfinalisasi hasil antara (intermediate results) dan kegiatan-kegiatan (milestones), sehingga draft MYWP dapat
difinalkan. MYWP ditandatangani pada minggu ke-3 (tiga) Bulan Februari oleh Bappenas dan UNICEF, dan
selanjutnya MYWP tersebut disampaikan kepada Kementerian Dalam Negeri untuk diteruskan kepada pemerintah
daerah.
4.1.2 Perencanaan Tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota
Pada perencanaan di tingkat provinsi dan kabupaten/kota, Tim KHPPIA provinsi dan kabupaten/kota
melakukan proses penyusunan MYWP pada minggu pertama Bulan Februari (bersamaan dengan diterimanya draf
MYWP Pusat) sampai dengan minggu ke-4 (empat). MYWP provinsi/kabupaten/kota hanya difokuskan pada
kegiatan-kegiatan (milestones) yang akan dilaksanakan di provinsi dan kabupaten/kota. Draft MYWP tersebut akan
difinalisasi setelah MYWP ditandatangani. MYWP provinsi/kabupaten/kota ditandatangani oleh Kepala Bappeda
Provinsi dan FO UNICEF pada minggu ke-4 (empat) Bulan Februari.
4.2 Pelaksanaan
Pelaksanaan program kerjasama dilakukan secara mandiri oleh masing-masing instansi/organisasi
pengelola program. Untuk optimalisasi pelaksanaan program, perlu adanya koordinasi program/kegiatan secara
intensif oleh instansi/organisasi terkait di tingkat pusat maupun daerah.
4.2.1 Pelaksanaan Tingkat Pusat
Setiap kementerian/lembaga terkait pengelola program bertanggung jawab atas program kerjasama
UNICEF dengan menetapkan Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK) dan Pemegang Uang Muka Kerja
(PUMK). PJOK bertanggung jawab dalam teknis pelaksanaan program dan bersama PUMK bertanggung jawab
dalam pengelolaan keuangan dana program kerjasama UNICEF. PJOK adalah Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
yang ditunjuk dan/atau diberi kewenangan oleh pejabat setingkat Eselon I untuk bertanggungjawab atas
pelaksanaan program kerjasama dengan UNICEF. PUMK adalah Bendahara Pengeluaran yang ditunjuk dan/atau
diberi kewenangan oleh pejabat setingkat Eselon I untuk bertanggungjawab atas pengelolaan dana program
kerjasama dengan UNICEF. Untuk tingkat pusat, PJOK dijabat minimal oleh Pejabat Eselon IV atau III, dan PUMK
dapat dijabat oleh Staf. Untuk mempertahankan kesinambungan dan kelayakan pelaporan dan pembukuan
keuangan dana dukungan UNICEF, sedapat mungkin PUMK adalah staf yang berpengalaman dan mengerti tata
cara pelaporan keuangan dan dibantu oleh Staf Keuangan. Ringkasan tugas pokok dan tanggungjawab PJOK,
PUMK dan Staf Keuangan dapat dilihat dalam Lampiran 22.
Setiap kementerian/lembaga melaksanakan program/kegiatan sesuai rencana dan anggaran yang telah
disepakati sebagaimana tertuang dalam MYWP. Untuk mengkoordinasikan pelaksanaan program, dilakukan rapat-
rapat rutin seperti rapat Pokja, rapat tim fasilitasi, atau rapat tim teknis yang dikoordinir oleh Bappenas dan
Kementerian Dalam Negeri.
16
4.2.2 Pelaksanaan Tingkat Provinsi
Pemerintah Provinsi bertanggung jawab atas program kerjasama UNICEF dengan menetapkan
Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK), dan Pemegang Uang Muka Kerja (PUMK) dan dapat dibantu
oleh Staf Keuangan pada masing-masing unit pengelola terkait yang menerima langsung dana program kerjasama
UNICEF.
PJOK bertanggung jawab dalam teknis pelaksanaan program dan bersama PUMK bertanggung jawab
dalam pengelolaan keuangan dana program kerjasama UNICEF. PJOK adalah Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
yang ditunjuk dan/atau diberi kewenangan oleh Gubenur untuk bertanggungjawab atas pelaksanaan program
kerjasama dengan UNICEF. PUMK adalah Bendahara Pengeluaran yang ditunjuk dan/atau diberi kewenangan oleh
Gubenur untuk bertanggungjawab atas pengelolaan dana program kerjasama dengan UNICEF. Untuk
mempertahankan kesinambungan dan kelayakan pelaporan dan pembukuan keuangan dana dukungan UNICEF,
sedapat mungkin PUMK adalah staf yang berpengalaman dan mengerti tata cara pelaporan keuangan dan dibantu
oleh Staf Keuangan. Ringkasan tugas pokok dan tanggungjawab Kepala SKPD, PJOK, PUMK dan Staf Keuangan
dapat dilihat dalam Lampiran 22.
4.2.3 Pelaksanaan Tingkat Kabupaten/Kota
Pemerintah Kabupaten/Kota bertanggung jawab atas program kerjasama UNICEF dengan menetapkan
Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK), dan Pemegang Uang Muka Kerja (PUMK) dan dapat dibantu Staf
Keuangan di Bappeda dan SKPD terkait yang menerima langsung dana program kerjasama UNICEF.
PJOK bertanggung jawab dalam teknis pelaksanaan program dan bersama PUMK bertanggung jawab
dalam pengelolaan keuangan dana program kerjasama UNICEF. PJOK adalah Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
yang ditunjuk dan/atau diberi kewenangan oleh Bupati/Walikota untuk bertanggungjawab atas pelaksanaan program
kerjasama dengan UNICEF. PUMK adalah Bendahara Pengeluaran yang ditunjuk dan/atau diberi kewenangan oleh
Bupati/Walikota untuk bertanggungjawab atas pengelolaan dana program kerjasama dengan UNICEF. Untuk
mempertahankan kesinambungan dan kelayakan pelaporan dan pembukuan keuangan dana dukungan UNICEF,
sedapat mungkin PUMK adalah staf yang berpengalaman dan mengerti tata cara pelaporan keuangan dan dibantu
oleh Staf Keuangan. Ringkasan tugas pokok dan tanggungjawab Kepala SKPD, PJOK, PUMK dan Staf Keuangan
dapat dilihat dalam Lampiran 22.
4.3 Pelaporan
4.3.1 Pelaporan Kegiatan
Pelaporan kegiatan dilakukan dalam rangka mengetahui tingkat capaian pelaksanaan kegiatan program
kerjasama yang berada di tingkat pusat dan daerah. Kegiatan ini dilakukan secara berjenjang dari pemerintah
kabupaten/kota kepada pemerintah provinsi, dan pemerintah provinsi kepada pemerintah pusat. Hal ini dapat
dijelaskan pada pembahasan berikutnya.
4.3.1.1 Pelaporan Kegiatan Tingkat Kabupaten/Kota
1) Laporan Kegiatan Kabupaten/Kota dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Laporan kegiatan disusun oleh tiap SKPD pelaksana di Kabupaten/Kota, sesuai format Lampiran 10.
17
b) Laporan Kegiatan disampaikan kepada Bupati/Walikota melalui Tim KHPPIA, maksimal 1 minggu
setelah pelaksanaan kegiatan.
c) Laporan Kegiatan ini digunakan untuk: (i) salah satu bahan untuk pengesahan penggunaan dana
hibah; (ii) memantau (monitoring) kemajuan pelaksanaan program di SKPD terkait oleh Ketua Tim
KHPPIA Kabupaten/Kota.
d) Jenis kegiatan yang dilaporkan adalah sebagaimana dijelaskan pada Lampiran 3.
e) Laporan Kegiatan ini dapat juga dikembangkan sesuai kebutuhan dari masing-masing komponen
program.
2) Laporan Triwulan Kabupaten/Kota dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Laporan triwulan atau 3 (tiga) bulanan disusun oleh Tim KHPPIA Kabupaten/Kota sesuai format
Lampiran 2.
b) Laporan ini merupakan kompilasi dari Laporan Kegiatan pada poin (1) di atas dan didiskusikan dalam
forum KHPPIA.
c) Bupati/Walikota menyampaikan Laporan Triwulanan kepada Gubernur melalui Tim KHPPIA Provinsi
dan tembusan disampaikan kepada Tim KHPPIA Pusat.
d) Laporan Triwulan kabupaten/kota disampaikan maksimal 2 minggu setelah dilakukan forum koordinasi
KHPPIA dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.
e) Laporan Triwulan kabupaten/kota digunakan untuk menilai (evaluasi) kinerja unit/organisasi pelaksana
program, yang meliputi konsistensi dalam pencapaian Komponen Program / PC (Program Component),
Hasil Komponen Program /PCR (Program Component Result), Hasil Antara/IR (Intermediate Result) ,
dan penggunaan dana. Format Evaluasi disusun sesuai kebutuhan pelaksanaan program.
4.3.1.2 Pelaporan Kegiatan Tingkat Provinsi
1) Laporan Kegiatan Provinsi dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Laporan Kegiatan disusun oleh tiap unit/organisasi pelaksana di provinsi tersebut, sesuai format
Lampiran 10.
b) Laporan Kegiatan ini digunakan untuk: (i) salah satu bahan pengesahan penggunaan dana hibah; (ii)
memantau (monitoring) kemajuan pelaksanaan program di unit/organisasi terkait oleh Ketua Tim
KHPPIA Provinsi.
c) Laporan Kegiatan disampaikan maksimal 1 minggu setelah pelaksanaan kegiatan, dikirim melalui email
kepada:
- Tim KHPPIA Provinsi ;
- Kelompok Kerja (Pokja) yang memfasilitasi kegiatan tersebut;
- Tim Teknis Pusat, e-mail: [email protected] atau [email protected] dan
d) Jenis kegiatan yang dapat dilaporkan seperti tersebut dalam Lampiran 3.
e) Laporan Kegiatan ini dapat dikembangkan sesuai kebutuhan tiap komponen program.
18
2) Laporan Triwulan Provinsi dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Laporan Triwulan disusun tiap triwulan (3 bulanan) oleh tiap unit/organisasi pelaksana di provinsi
tersebut sesuai format dalam Lampiran 2.
b) Laporan Triwulan merupakan kompilasi dari Laporan Kegiatan, yang disampaikan dalam forum
KHPPIA dengan melampirkan semua Laporan Kegiatan.
c) Ketua Tim KHPPIA Provinsi melakukan kompilasi laporan triwulan dari tiap anggotanya dan laporan
triwulan kabupaten/kota, yang selanjutnya disampaikan secara formal kepada Tim Teknis Pusat.
d) Laporan Triwulan provinsi, disampaikan maksimal 3 minggu setelah bulan terakhir tiga (3) bulanan
tersebut, baik hardcopy maupun softcopy.
e) Laporan triwulan provinsi digunakan untuk menilai (evaluasi) kinerja unit/organisasi pelaksana
program, yang meliputi konsistensi dalam pencapaian Komponen Program/PC (Program Component),
Hasil Komponen Program/PCR (Program Component Result), Hasil Antara/IR (Intermediate Result) ,
dan penggunaan dana. Format Evaluasi akan disusun sesuai kebutuhan pelaksanaan program.
4.3.1.3 Pelaporan Kegiatan Tingkat Pusat
1) Laporan Kegiatan Tingkat Pusat
a) Laporan Kegiatan sesuai format Lampiran 10, disusun oleh tiap unit/organisasi pelaksana anggota
Kelompok Kerja (Pokja).
b) Laporan Kegiatan ini digunakan untuk: (i) salah satu bahan untuk pengesahan penggunaan dana
hibah; (ii) memantau (monitoring) kemajuan pelaksanaan program di unit/organisasi terkait oleh Ketua
Kelompok Kerja (Pokja).
c) Laporan Kegiatan disampaikan maksimal 1 minggu setelah pelaksanaan kegiatan, dikirim melalui e-
mail kepada:
Kelompok Kerja (Pokja) yang memfasilitasi Kegiatan tersebut.
Tim Teknis Pusat, e-mail: [email protected] atau [email protected] dan
d) Jenis kegiatan yang dapat dilaporkan seperti tersebut dalam Lampiran 3.
e) Laporan Kegiatan ini dapat dikembangkan sesuai kebutuhan tiap Komponen Program.
2) Laporan Triwulan Tingkat Pusat
a) Laporan Triwulan disusun tiap triwulan (3 bulanan) oleh tiap unit/organisasi pelaksana yang merupakan
anggota Kelompok Kerja (Pokja) sesuai format Lampiran 2.
b) Laporan Triwulan merupakan kompilasi dari Laporan Kegiatan, yang disampaikan dalam forum
Kelompok Kerja (Pokja) dengan melampirkan semua Laporan Kegiatan.
c) Ketua Kelompok Kerja melakukan kompilasi Laporan tiga (3) bulanan dari tiap anggotanya dan laporan
tiga (3) bulanan kabupaten/kota, selanjutnya disampaikan secara formal kepada Tim Teknis Pusat.
19
(7) (10)
(4)
(5)
(6)
(9)
(2)
(3)
(8)
(1)
d) Laporan Triwulan Pokja, disampaikan maksimal 4 minggu setelah bulan terakhir tiga (3) bulanan
tersebut, baik hardcopy maupun softcopy.
e) Laporan Triwulan digunakan untuk menilai (evaluasi) kinerja unit/organisasi pelaksana program, yang
meliputi konsistensi dalam pencapaian Komponen Program/PC (Program Component), Hasil
Komponen Program/PCR (Program Component Result), Hasil Antara/IR (Intermediate Result) dan
penggunaan dana. Format Evaluasi akan disusun sesuai kebutuhan pelaksanaan program
4.3.2 Pelaporan Keuangan
4.3.2.1 Pelaporan Keuangan Tingkat Pusat
Instansi pelaksana program kerjasama di tingkat pusat melaporkan status penggunaan dana hibah paling
tidak satu kali dalam satu tahun anggaran kepada Kementerian Keuangan melalui Surat Perintah Pengesahan
Hibah Langsung (SP2HL) yang ditandatangani oleh Pengguna Anggaran (PA) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
Untuk mekanisme lengkap pelaporan keuangan, mengacu kepada Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan
Kementerian Keuangan Nomor Per-81/PB/2011 tentang Tata Cara Pengesahan Hibah Langsung Bentuk Uang dan
Penyampaian Memo Pencatatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga. (Lampiran 21).
Gambar 3 Bagan Pelaporan
Keterangan:
Kepala SKPD / PT / LSM / Organisasi Kemasyarakatan/UNICEF melaporkan langsung kepada bupati / walikota tembusan kepada Tim KHPPIA. Tim KHPPIA akan melakukan kompilasi seluruh laporan.
Tim KHPPIA Provinsi
Ketua Pokja
MenteriPPN / Bappenas, Mendagri,
Menteri K/L
Tim
Pengarah Gubernur
Tim Teknis Lintas Pokja
Bupati /
Walikota
Tim
KHPPIA
Kab/Kota
Kepala Dinas, LSM, PT
Kepala Dinas, LSM, PT
20
(1,2,3,) : Laporan Tiap Triwulan ( 3 bulanan)
(5,6,7,9,10) : Laporan Tiap Semester (6 bulanan)
(4,8,) : Laporan Akhir Tahun
: Tembusan Laporan
4.3.2.2 Pelaporan Keuangan Tingkat Daerah
Pelaporan keuangan tingkat daerah disesuaikan dengan peraturan pemerintah yang berlaku mengenai
Penyaluran Hibah kepada Pemerintah Daerah.
4.4 Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi program dilakukan melalui monitoring program/kegiatan di lapangan dan forum-
forum evaluasi di tingkat pusat dan daerah.
4.4.1 Monitoring Tingkat Pusat
Pemerintah pusat akan melakukan monitoring ke daerah dalam rangka mengukur kinerja pelaksanaan
program kerjasama/kegiatan dan permasalahan-permasalahan di daerah, melalui tinjauan tengah tahun, tinjauan
tahunan, tinjauan tengah program, serta tinjauan akhir program. Monitoring dilakukan pemerintah bersama-sama
dengan UNICEF melalui kunjungan lapangan yang hasilnya digunakan sebagai masukan untuk laporan kemajuan
program yang akan dibahas dalam pertemuan perencanaan/tinjauan tahunan.
4.4.2 Monitoring Tingkat Daerah
Pemerintah provinsi akan melakukan monitoring ke kabupaten/kota dalam rangka mengukur kinerja
pelaksanaan program kerjasama/kegiatan dan permasalahan-permasalahan di daerah, melalui tinjauan tengah
tahun, tinjauan tahunan, tinjauan tengah program, serta tinjauan akhir program. Monitoring dilakukan oleh
pemerintah provinsi bersama-sama dengan pemerintah kabupaten/kota dan UNICEF melalui kunjungan lapangan
yang hasilnya digunakan sebagai masukan untuk laporan kemajuan program yang akan dibahas dalam pertemuan
perencanaan/tinjauan tahunan.
4.4.3 Evaluasi
Untuk memfasilitasi proses koordinasi pelaporan, dilakukan forum-forum evaluasi, yaitu (1) Rapat Kordinasi
Manajemen (Rakorman) tingkat provinsi pada bulan Juni yang dihadiri oleh kementerian/lembaga dan Tim KHPPIA
provinsi, (2) Rakorman tingkat pusat pada bulan Juli yang dihadiri oleh kementerian/lembaga dan Tim Teknis Lintas
Pokja, (3) Tinjuan akhir tahun / Annual Review (AR) tingkat provinsi yang dihadiri oleh Tim KHPPIA provinsi dan Tim
KHPPIA Kabupaten/kota, (4) serta Tinjauan akhir tahun/Annual Review tingkat pusat yang dihadiri oleh
kementerian/lembaga dan Tim KHPPIA provinsi.
4.5 Pengawasan
4.5.1 Pengawasan oleh Pemerintah
Pengawasan akan dilakukan oleh Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) dan badan yang
bertanggung jawab melaksanakan pengawasan di tingkat pusat dan daerah.
21
4.5.2 Pengawasan oleh UNICEF
Sesuai dengan kerangka kerja Harmonized Approach to Cash Transfer (HACT), UN agencies dalam hal ini
UNICEF diwajibkan untuk melaksanakan pengawasan yang bertujuan untuk memastikan kegiatan program
kerjasama dilaksanakan sesuai dengan perencanaan dan dikelola sesuai dengan ketentuan yang disepakati antara
Pemerintah RI dengan UNICEF. Pengawasan dilakukan oleh Tim Pengawas kepada masing-masing instansi
pelaksana program kerjasama.
4.5.2.1 Spotcheck
Staf UNICEF dan/atau auditor yang ditunjuk akan melaksanakan pemeriksaaan keuangan secara berkala
mengikuti spotcheck checklist sesuai dengan tingkat resiko atas kemampuan pengelolaan dana program kerjasama
dengan UNICEF di setiap instansi pelaksanan program (implementing partner). UNICEF akan mengirim surat
pemberitahuan dan lampiran checklist sebelum kunjungan tim Spotcheck dilaksanakan. Namun apabila dipandang
perlu, staf UNICEF bisa sewaktu-waktu memeriksa pelaksanaan kegiatan ataupun dokumen dan catatan
penggunaan dana UNICEF.
Spotcheck dilakukan pada intansi pelaksana di semua tingkat administrasi serta dititikberatkan pada aspek
tertib administrasi keuangan yang mencakup hal-hal sebagai berikut:
1) Kelengkapan pencatatan penerimaan dan transaksi pengeluaran;
2) Kelengkapan rekening koran bulanan;
3) Kelengkapan dan keabsahan bukti pengeluaran dan persetujuan dari PJOK dan PUMK;
4) Kelengkapan pencatatan buku bank, buku kas, buku pembantu uang muka dan bank rekonsiliasi yang
harus harus ditandatangani oleh PJOK dan PUMK setiap tanggal 5 bulan berikutnya;
5) Kesesuaian sisa uang dalam kas dan bank dengan pembukuan;
6) Kesesuaian pemanfaatan dana antara rencana dan pelaksanaan kegiatan;
7) Kepatuhan penerapan Pedoman Umum (Pedum) dan standar satuan biaya yang ditetapkan.
Instansi pelaksana program wajib memfasilitasi, memberikan tanggapan, membuat rencana tindak lanjut
atas temuan/rekomendasi dan menandatangani laporan spotchek tersebut. Tindak lanjut dari rekomendasi tersebut
harus dilaksanakan paling lambat 1 (satu) bulan dan dilaporkan ke UNICEF.
Apabila rekomendasi tidak ditindaklajuti dan bisa mempengaruhi tingkat resiko instansi pelaksana dan atau
ditemukan hal-hal yang menyimpang dari ketentuan administrasi yang telah ditetapkan, maka UNICEF akan
melaksanakan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Mengirim surat peringatan pertama kepada instansi pelaksana program;
2) Apabila tidak ada tanggapan atas surat peringatan pertama dalam jangka waktu 2 (dua) bulan, maka
UNICEF akan menghentikan pengiriman uang muka dana program kerjasama dan merubah mekanisme
pendanaan menjadi reimbursement, yaitu penggantian biaya penyelenggaraan yang ditanggung terlebih
dahulu oleh instansi pelaksana program kerjasama;
3) Apabila pada spotcheck kedua tidak ada perubahan atas temuan dari spotcheck sebelumnya, maka akan
segera direkomendasikan untuk dilakukan special audit, yaitu pelaksanaan audit yang lebih mendalam dan
terperinci.
22
4.5.2.2 Pemantauan Program (Program Monitoring)
Staf UNICEF akan melakukan pemantauan program kegiatan secara berkala sesuai dengan tingkat resiko
atas kemampuan pengelolaan dana program kerjasama dengan UNICEF di setiap instansi pelaksana program.
UNICEF akan mengirim surat pemberitahuan sebelum kunjungan pemantauan program dilaksanakan. Khusus untuk
di daerah, dilaksanakan pula pemantauan lapangan untuk memperoleh gambaran dan kelengkapan informasi
tentang pemanfaatan dana terhadap pelaksanaan program kerjasama UNICEF.
4.5.2.3 Audit Berkala
Auditor yang ditunjuk oleh UNICEF akan melakukan audit program secara berkala apabila diperlukan.
Auditor dimaksud akan memeriksa laporan keuangan dan dokumen pendukung lainnya yang terkait dengan
penerimaan dan pengeluaran dana program kerjasama UNICEF. Pemerintah wajib memfasilitasi pemeriksaan ini.
23
BAB V TATA CARA ADMINISTRASI
5.1 Prinsip dan Jenis Bantuan
Tata cara administrasi didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:
1) Digunakan untuk kegiatan pengembangan yang menunjang peningkatan pelayanan pemerintah bagi
kesejahteraan anak dan perempuan;
2) Dimanfaatkan dalam rangka mendukung penyelenggaraan desentralisasi dan otonomi daerah;
3) Digunakan untuk upaya melembagakan kegiatan-kegiatan KHPPIA secara terus menerus;
4) Disalurkan kepada institusi pelaksana yang mempunyai garis pertanggungjawaban dan pelaporan yang
jelas dalam penggunaan dana serta distribusi barang dan peralatan sesuai ketentuan yang berlaku di
UNICEF.
Jenis program kerjasama terdiri dari dana, barang perlengkapan, jasa, dan program kerjasama teknis
yang disediakan untuk mendukung kegiatan-kegiatan seperti terlihat pada Lampiran 3, yaitu:
1) Manajemen program;
2) Pelatihan dan orientasi;
3) Komunikasi, Informasi, dan Edukasi;
4) Monitoring dan evaluasi;
5) Barang dan jasa yang berkaitan dengan tujuan program;
6) Program kerjasama teknis.
5.2 Perencanaan Dana/Barang/Jasa Tahunan
1) Perencanaan dana/barang/jasa didasarkan pada kegiatan-kegiatan yang tertuang dalam Rencana Kerja
Program Kerjasama (CPAP) melalui Rencana Kerja Multi Tahun atau Multi Year Work Plan (MYWP) di
tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.
2) Dalam keadaaan darurat atau apabila ada kegiatan yang ditangguhkan pelaksanaannya, Pemerintah RI
dan UNICEF sewaktu-waktu dapat melakukan realokasi dana program yang tercantum dalam CPAP
berdasarkan skala prioritas.
5.3 Pola Program Kerjasama Dana/Barang/Jasa
1) Pola Pusat ke Pusat (PP)
Kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan oleh K/L untuk kepentingan pusat/nasional. Pola
penyalurannya diarahkan sesuai dengan ketentuan pemerintah yang berlaku yaitu hibah langsung kepada
kementerian/lembaga.
24
Gambar 4 Pola PP
2) Pola Pusat ke Daerah (PD)
a) Kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan bersama oleh instansi tingkat pusat dan instansi tingkat
provinsi/kabupaten/kota terpilih untuk kepentingan daerah;
b) Pengelola dana bantuan adalah instansi tingkat pusat atau bersama dengan instansi daerah terkait
sesuai kesepakatan dan mekanisme penyalurannya mengacu kepada peraturan pemerintah yang
berlaku.
Gambar 5 Pola PD
Instansi
Pusat
UNICEF
Jakarta
Ketua Pokja
Sekretariat
RI-UNICEF
Bappenas
: Surat/proposal permintaan dana/barang : Penyaluran dana/barang : Tembusan penyaluran dana/barang : Surat pemberitahuan pengiriman dana
Instansi Pusat UNICEF
Jakarta
Ketua Pokja
Sekretariat
RI-UNICEF
Bappenas
: Surat/proposal permintaan dana/barang : Penyaluran dana/barang : Tembusan penyaluran dana/barang
: Surat pemberitahuan pengiriman dana
Instansi
Prov/Kab/Kota
25
3) Pola Daerah ke Daerah (DD)
a) Kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan oleh instansi/LSM/badan/lembaga/ organisasi
melalui RKT Daerah baik untuk provinsi maupun kabupaten/kota untuk kepentingan daerah
yang bersangkutan;
b) Kegiatan bisa bersifat standar, rutin atau pengembangan untuk melengkapi kegiatan yang
sumber dananya berasal dari APBN, APBD atau sumber dana lainnya;
c) Pola penyalurannya (funndchanneling) diarahkan sesuai dengan ketentuan pemerintah yang
berlaku mengenai hibah daerah;
d) Pengaturan mengenai fundchanneling pola daerah ke daerah akan diatur lebih lanjut dengan
peraturan tersendiri.
Gambar 6 Pola DD1
Bappeda Provinsi
Sekretariat KHHPIA di Bangda
Sekretatriat
KHPPIA Prov.
Field Office
UNICEF Provinsi
UNICEF
Jakarta
Dinas/Instansi
Provinsi
: Surat/proposal permintaan dana/barang
: Penyaluran dana/barang
: Tembusan penyaluran dana/barang
26
Gambar 7 Pola DD2
4) Pola Project Cooperation Agreement (PCA)
a) Diperlukan untuk kerjasama dengan LSM, universitas dan atau organisasi profesi.
b) Perencanaan kegiatan PCA di tingkat pusat dikoordinasikan dan disetujui oleh Bappenas dan atau
kementerian/lembaga terkait.
c) Pelaksanaan kegiatan diatur melalui Proyek Perjanjian Kerjasama/PCA antara organisasi bersangkutan
dengan UNICEF, dan diketahui oleh Bappenas dan atau kementerian/ lembaga terkait.
d) Selain aspek hukum, dokumen PCA juga memuat kerangka acuan kegiatan serta tugas, hak dan
kewajiban yang harus dipenuhi oleh pihak organisasi bersangkutan dan UNICEF.
e) LSM/Perguruan Tinggi/Organisasi Profesi yang sah, dan mempunyai akte pendirian dan kantor tetap;
f) Sebelum PCA ditandatangani, pihak LSM/Perguruan Tinggi/Organisasi Profesi bersangkutan harus
menyerahkan fotokopi akte pendirian yang dibuat atau disahkan di kantor notaris ke UNICEF.
g) Perencanaan kegiatan PCA di tingkat daerah dikoordinasikan dan disetujui oleh Bappeda Provinsi dan
atau SKPD terkait.
h) Pelaksanaan kegiatan diatur melalui Perjanjian Kerjasama (PCA) antara organisasi bersangkutan
dengan UNICEF, dan diketahui oleh Bappeda Provinsi dan atau SKPD terkait.
UNICEF
Jakarta
Bappeda Provinsi
Sekretariat KHPPIA
Bappeda/Kab/Kota
Sekretariat KHPPIA
Field Office
UNICEF Provinsi
Instansi Terkait / SKPD
Instansi Terkait / SKPD
Instansi Terkait / SKPD
: Surat/proposal permintaan dana/barang
: Tembusan proposal permintaan dana/barang
: Penyaluran dana/barang
27
i) PCA dikoordinasikan dengan Sekretariat KHPPIA di setiap tingkat pusat dan atau daerah.
j) Penjelasan lebih lanjut mengenai mekanisme penyaluran program kerjasama tersebut dapat dilihat
dalam bagan berikut:
Gambar 8 Pola PCA
5.4 Penilaian Kemampuan Manajemen Keuangan
Dalam rangka pelaksanaan HACT (Harmonized Approaches to Cash Transfer) oleh Badan PBB, UN
agencies akan melakukan penilaian mikro atas kemampuan manajemen keuangan instansi pelaksana yang akan
menerima dana dari UN Agencies di setiap periode Country Program.
Penilaian mikro akan dilakukan secara transparan oleh UN agencies atau Kantor Akuntan Publik yang
ditunjuk oleh Komisi Eksekutif Badan PBB (UNICEF, UNDP dan UNFPA) dengan melibatkan instansi pelaksana
program terkait. Penilaian tersebut mencakup (i) kemampuan teknis instansi pelaksana sebagai suatu institusi, (ii)
kualifikasi dan jumlah staf keuangan yang menangani dana program kerjasama, (iii) prosedur dan sistem aliran dana,
(iv) prosedur dan sistem akuntansi yang digunakan, (v) hasil laporan audit dari bagian audit instansi bersangkutan,
: Surat/proposal permintaan dana/barang : Penyaluran dana/barang : Tembusan penyaluran dana/barang : Surat pemberitahuan pengiriman dana
LSM / Organisasi Profesin/Universitas
di Tingkat Pusat
UNICEF Jakarta
Ketua Pokja
Sekretariat
RI-UNICEF
Bappenas
UNICEF Provinsi LSM / Organisasi
Profesin/Universitas
di Tingkat Provinsi
Bappeda Provinsi
Sekretariat
KHPPIA
Provinsi
28
(vi) hasil laporan audit dari badan/perusahaan audit dari luar instansi, (vii) sistem monitoring dan pelaporan, serta
(viii) sistem informasi yang digunakan oleh instansi tersebut;
Tujuan dari penilaian mikro tersebut adalah untuk mengetahui tingkat resiko instansi pelaksana dalam
mengelola dukungan dana UN Agencies, yang kemudian digunakan untuk menentukan mekanisme pendanaan dan
pengawasan yang diperlukan selama program kerjasama berlangsung. Tingkat resiko tersebut bisa berubah sesuai
dengan kinerja instansi pelaksana program kerjasama dalam mematuhi peraturan dan tata administratif yang diatur
dalam Pedum.
Mengingat pentingnya pemahaman yang jelas mengenai tujuan dan proses penilaian, serta informasi yang
diperoleh selama proses penilaian berlangsung, UN agencies akan mengirimkan surat pemberitahuan beserta daftar
pertanyaan dan dokumen pendukung yang diperlukan sebelum proses penilaian dimulai. Hasil dari penilaian mikro
tersebut dapat digunakan oleh semua UN agencies.
5.5 Tata Cara Administrasi Keuangan
5.5.1 Persyaratan Pokok Administrasi
5.5.1.1 Formulir contoh tanda tangan:
a) Merupakan persyaratan administrasi pertama yang harus disiapkan dan diserahkan kepada UNICEF;
b) Secara prinsip, berlaku selama 5 tahun sesuai periode country program. Apabila terjadi pergantian
pejabat selama periode tersebut, formulir contoh tandatangan harus segera diperbaharui;
c) Berisi contoh tanda tangan pejabat yang dikuasakan untuk: 1) mengajukan permintaan, menyetujui
pembayaran dan mempertanggungjawabkan bantuan dana dan barang (PJOK), 2) mengelola
keuangan dana bantuan UNICEF (PUMK), 3) menandatangani pentransferan dana/cek (minimum 2
orang atau lebih, kecuali PUMK), dan 4) staf keuangan yang bertanggungjawab untuk membuat
laporan pembukuan dan rekonsiliasi bank (lihat Lampiran 4) catatan: (i) berdasarkan peraturan internal
UNICEF di mana bagian keuangan (finance) tidak boleh menandatangani dan menguangkan cek (SOP
UNICEF); (ii) berdasarkan indikasi temuan pada kegiatan tertentu di K/L dan daerah sehingga perlu
dilakukan perubahan;
d) Pejabat yang berhak mengajukan permintaan adalah pejabat Penanggung Jawab Operasional
Kegiatan (PJOK) atau pejabat lainnya yang namanya tercantum di bagian A dari formulir contoh tanda
tangan;
e) Pejabat yang bertanggungjawab mengelola dana dan melakukan pembayaran adalah Pemegang Uang
Muka Kegiatan (PUMK);
f) Sesuai dengan prinsip dasar akuntasi dan keuangan yang berlaku umum, pejabat yang mengelola
dana dan melakukan pembayaran seharusnya tidak terlibat dalam penandatangan cek, pencatatan
transaksi keuangan/pembukuan dan pembuatan laporan rekonsiliasi bank. Oleh karena itu, perlu
ditunjuk (i) pejabat lain untuk menandatangani cek dan (ii) staf keuangan lain yang bertanggungjawab
untuk membuat pembukuan dan rekonsiliasi bank;
g) Untuk instansi pemerintah, persyaratan PJOK dan PUMK adalah pegawai negeri sipil yang secara
struktural bertanggungjawab terhadap pelaksanaan program kerjasama;
h) Pejabat yang memberikan wewenang untuk program kerjasama UNICEF adalah:
29
Tingkat Pusat: Pejabat setingkat Eselon I atau atas nama Pejabat Eselon I;
Tingkat Provinsi: Gubernur atau atas nama oleh Kepala Bappeda Provinsi;
Tingkat Kabupaten/Kota: Bupati /Walikota atau atas nama oleh Kepala Bappeda Kabupaten/Kota;
LSM/Perguruan Tinggi/Organisasi Profesi: Ketua Yayasan/ Rektor;
i) Pejabat yang berhak mengajukan permintaan dana ke UNICEF tidak boleh sama dengan pejabat yang
mengelola dana;
j) Untuk menghindari keterlambatan pengajuan dana karena pejabat yang berwenang berhalangan atau
sedang bepergian keluar kota/negeri, sebaiknya diajukan minimal dua nama pejabat yang berhak
mengajukan permintaan dana;
k) Untuk tertib administrasi, permintaan transfer dan penandatangan cek harus dengan dua tandatangan.
PUMK sebagai pengelola dana tidak diperbolehkan menandatangani pentransferan dana atau cek;
l) Setiap penarikan atau pentransferan dana dari rekening bank, harus didahului dengan penerbitan
dokumen SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan SPM (Surat Perintah Membayar) (Lampiran 13
dan 14) yang disiapkan oleh PUMK. Setelah dokumen SPP diverifikasi oleh PJOK, PUMK kemudian
menerbitkan dokumen SPM yang diserahkan ke Kepala Kantor atau Pejabat yang ditunjuk oleh Kepala
Kantor untuk mendapatkan persetujuan, sebelum perintah transfer bank atau cek dibuat dan
ditandatangani;
m) Nama penandatangan rekening yang ditulis dalam formulir contoh tandatangan harus tepat sesuai
dengan nama yang tercatat di bank;
n) Formulir specimen tandatangan dapat dilihat pada Lampiran 4.
5.5.1.2 Rekening bank khusus
a) Rekening bank yang dipakai adalah bukan rekening pribadi atau rekening tabungan, tetapi rekening
giro yang khusus dibuka untuk program kerjasama UNICEF dan tidak digunakan untuk sumber dana
lainnya;
b) Rekening tersebut dibuka atas nama ”Program KHPPIA Kerjasama Instansi/ Dinas........dengan
UNICEF”; Ketentuan ini berlaku untuk instansi pelaksana baru yang belum pernah mendapat dana
dukungan UNICEF sebelumnya, atau apabila rekening sebelumnya bukan rekening giro seperti yang
disyaratkan dalam Pedum;
c) Penarikan uang dari bank baik melalui cek (cheque) atau perintah transfer harus ditandatangani oleh
dua orang yang nama dan tandatangannya terdaftar di specimen tanda tangan bank dan formulir
contoh tandatangan;
d) Bagi instansi pelaksana yang memiliki dua proyek/komponen program atau lebih, dapat menggunakan
satu nomor rekening bank saja;
e) Dinas/instansi pelaksana di tingkat kabupaten yang menerima dana UNICEF melalui Bappeda juga
diminta untuk membuka rekening giro khusus untuk dana UNICEF dengan persyaratan sama seperti di
atas;
30
f) Khusus untuk kegiatan yang bersifat jangka pendek dengan jumlah program kerjasama tidak
melampaui Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta Rupiah) per tahun, instansi/organisasi yang bersangkutan
dapat menggunakan rekening instansi yang telah ada;
Catatan: ini merupakan opsi untuk memudahkan penyaluran dana kepada K/L dan Pemda dengan
jumlah dana yang kecil (kesepakatan bersama Bappenas, Bangda dan UNICEF).
g) Untuk pertimbangan keamanan, pengeluaran dana yang melampaui Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta
Rupiah) sebaiknya dilakukan dengan transfer bank (sebaiknya tidak menggunakan uang tunai);
h) Tidak diperkenankan menggunakan rekening pribadi dengan alasan apapun secara langsung atau
tidak langsung dalam melaksanakan seluruh kegiatan transaksi keuangan yang berkaitan dengan
program kerjasama UNICEF;
i) Bunga bank atau jasa giro dana program kerjasama UNICEF yang diterima di rekening
instansi/organisasi pengelola program adalah milik UNICEF dan harus dikembalikan ke UNICEF,
kecuali ada persetujuan tertulis dari pihak UNICEF untuk dipergunakan bagi kepentingan program
KHPPIA;
j) Proses pembukaan dan penggunaan rekening bagi instansi pelaksana di tingkat pusat merujuk kepada
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 57/PMK.05/2007 tentang Pengelolaan Rekening Milik
Kementerian Negara/Lembaga/ Kantor/Satuan Kerja;
k) Proses pembukaan dan penggunaan rekening di daerah disesuaikan dengan peraturan pemerintah
yang berlaku.
5.5.1.3 Persediaan dan penarikan uang tunai
a) Uang tunai yang disimpan untuk biaya operasional sehari-hari maksimum berjumlah Rp. 10.000.000,-
(sepuluh juta Rupiah);
b) Jika terjadi kelebihan penarikan uang tunai dari bank yang tidak akan dipakai dalam waktu 2 x 24 jam
ke depan dan menyebabkan jumlah uang tunai di brankas melampaui jumlah persyaratan di atas,
kelebihan tersebut harus segera dideposit kembali ke bank.
5.5.1.4 Dokumen Administrasi Keuangan
Instansi yang menerima dana program kerjasama UNICEF diharuskan untuk:
a) Membukukan seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran perbankan di Buku Bank, transaksi uang
tunai di Buku Kas Tunai serta transaksi uang muka di buku bantu. Bentuk pembukuan tersebut
disesuaikan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum;
b) Meminta dan menyimpan rekening koran dari bank setiap bulan;
c) Melakukan rekonsiliasi rekening koran dengan buku bank setiap bulan;
d) Menyimpan seluruh dokumen pembukuan, rekening koran serta seluruh bukti dan laporan
pertanggung-jawaban penggunaan dana UNICEF.
31
e) Khusus untuk kegiatan yang dilaksanakan oleh SKPD Kabupaten/Kota yang dananya tidak diterima
langsung dari UNICEF, tapi dari instansi lain, maka penyimpanan dokumen asli pembayaran seperti
kwitansi/nota pembelian/faktur, dokumen kontrak kerja serta berita acara pengadaan/pembelian/serah
terima barang dan dokumen pertanggungjawaban keuangan lainnya termasuk formulir FACE, diatur
sebagai berikut:
Apabila dananya berasal dari Bappeda Kabupaten/Kota, maka SKPD terkait harus menyerahkan
dokumen asli tersebut ke kantor Bappeda bersangkutan untuk disimpan selama periode yang
disebutkan di atas;
Apabila dananya berasal dari Bappeda/SKPD Provinsi, maka Bappeda/SKPD Kabupaten/Kota
harus menyerahkan dokumen asli tersebut ke Bappeda/SKPD Provinsi bersangkutan. Begitupun
sebaliknya;
Apabila dananya berasal dari Kementerian/Lembaga di tingkat pusat, maka dokumen tersebut
harus diserahkan ke Kementerian/Lembaga tersebut. Begitupun sebaliknya.
f) Untuk mempertahankan kesinambungan, maka pembukuan transaksi keuangan yang dibuat oleh
masing masing SKPD pelaksana kegiatan dan laporan rekening bank tetap harus disimpan oleh SKPD
bersangkutan, minimum selama 7 (tujuh) tahun. Bila diperlukan, sewaktu-waktu staf UNICEF berhak
memeriksa dokumen tersebut.
5.5.1.5 Penyiapan Usulan Permintaan Dana dari UNICEF a) Surat Permintaan
Dana UNICEF digunakan berdasarkan kesepakatan bersama dengan instansi Pemerintah, LSM,
universitas dan organisasi profesi untuk membiayai kegiatan yang sudah dijabarkan di dalam Multi
Year Work Plan (MYWP) untuk :
- sebagian kegiatan, bila dana APBN/APBD/sumber dana lainnya tidak mencukupi; atau
- seluruh kegiatan, bila dana APBN/APBD/sumber dana lainnya tidak tersedia.
Demi kelancaran proses, perencanaan permohonan dana program kerjasama agar disiapkan
bersama antara intansi pelaksana pengelola kegiatan dengan staf UNICEF terkait;
Permohonan tersebut diajukan ke UNICEF dengan mengirimkan:
- FACE (Funding Authorization and Certification of Expenditures) Form untuk seluruh mekanisme
yaitu DCT, Direct Payment maupun Reimbursement. (Lihat Lampiran 5).
- Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang ditandatangani oleh PJOK dan disahkan (certified) oleh
Program Officer (lihat format Lampiran 6).
- Copy dari MYWP sebagai referensi alokasi dana penyusunan RAB;
- Surat “Permohonan Permintaan/Penggantian Dana” yang ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang untuk mengajukan permintaan dana yang namanya tercantum dalam formulir contoh
tanda tangan bagian A. Surat tersebut harus menjelaskan hal-hal berikut:
o Nama program (PCR)
o Nama proyek (IR)
o Nomor dan nama output dan kegiatan
o Hasil yang diharapkan dari kegiatan/sub-kegiatan
o Perkiraan biaya yang dibutuhkan
o Dokumen yang dibutuhkan seperti jadual, materi pelatihan, dll.
o Tempat pelaksanaan kegiatan
o Tanggal pelaksanaan kegiatan
32
o Jumlah dan kategori peserta
o Jumlah dan kategori pelatih (untuk pelatihan)
Bentuk surat permohonan tersebut dapat dilihat pada Lampiran 6;
Surat permohonan dari instansi pelaksana di tingkat pusat agar dikirim ke UNICEF Jakarta;
Surat permohonan dari instansi pelaksana di tingkat provinsi supaya dikirim ke Bappeda Provinsi
yang selanjutnya akan mengirimkan ke UNICEF Provinsi;
Surat permohonan dari instansi pelaksana di kabupaten/kota dikirim ke Bappeda Kabupaten/Kota
yang selanjutnya Bappeda Kabupaten/Kota mengkonsolidasikan dan mengirimkan surat
permohonan permintaan dana kepada UNICEF Provinsi dengan tembusan kepada Bappeda
Provinsi.
b) Jangka waktu permintaan dan penggunaan dana
Agar kegiatan dapat berlangsung sesuai dengan jadual yang direncanakan, maka instansi
pelaksana/kegiatan harus menyampaikan surat permintaan pencairan dana ke UNICEF minimal
satu bulan sebelum kegiatan berlangsung;
Pengajuan pendanaan dilakukan setiap triwulan untuk semua mekanisme (DCT, Direct payment
dan Reimbursement)
UNICEF dapat memberikan uang muka untuk membiayai kegiatan dalam jangka waktu maksimal
tiga bulan. Namun dana tersebut hanya dapat digunakan sesuai dengan tujuan yang diuraikan
dalam usulan kegiatan yang telah disetujui bersama;
instansi pelaksana harus segera mengembalikan ke UNICEF (Refund) bila ada kelebihan dana
dari kegiatan yang telah selesai dilaksanakan, dan tidak diperkenankan digunakan untuk
membiayai kegiatan lain (kecuali melalui persetujuan UNICEF).
Mekanisme reimbursement hanya dapat dilakukan apabila FACE form pengajuan reimbursement
sudah mendapatkan persetujuan dari UNICEF. Pengajuan FACE form ini harus mendapatkan
persetujuan sebelum pelaksanaan kegiatan.
Dana yang tidak digunakan disebabkan oleh:
- Sisa dana atas kegiatan yang telah dilaksanakan dan tidak memenuhi syarat dilakukan
reprogramming, harus segera dikembalikan ke UNICEF.
- Kegiatan yang dibatalkan dan tidak memenuhi syarat dilakukan reprogramming, harus segera
dikembalikan ke UNICEF.
- Tertundanya kegiatan lebih dari 5 bulan walaupun belum mencapai 6 bulan, harus segera
dikembalikan ke UNICEF.
c) Syarat pengajuan permintaan dana UNICEF
Pengajuan dana dapat dilakukan apabila:
Tidak ada tunggakan yang pertanggungjawaban dana melampaui 6 bulan setelah dana
dikeluarkan oleh UNICEF;
Ada sebagian dari permintaan triwulan sebelumnya minimal 50% sudah dilaporkan ke UNICEF;
Sisa dana dan atau dana kegiatan yang tidak diimplementasikan selama 6 bulan telah
dikembalikan terlebih dulu kepada UNICEF.
33
5.5.2 Mekanisme Permintaan Dana
1) Tipe permintaan dana
a) DCT (Direct Cash Transfer) – Pengiriman dana langsung.
Penyaluran dana kegiatan dari UNICEF ke intansi pelaksana sebelum kegiatan dimulai.
b) Reimbursement – Penggantian pengeluaran.
Persetujuan atas permintaan dana dilakukan sebelum kegiatan dimulai, persetujuan ini berupa
pengajuan FACE form beserta dokumen pendukung berupa RAB oleh intansi pelaksana dan
harus mendapat persetujuan dari UNICEF yang ditandatangani oleh CFO di tingkat provinsi /Head
Cluster di tingkat pusat.
Dokumen FACE yang telah disetujui menjadi dasar bagi UNICEF untuk melakukan
pengganggaran dana melalui “funds commitment.”
Penggantian dana sesuai LPMA kegiatan kegiatan dari UNICEF ke instansi pelaksana dilakukan
setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
Apabila permintaan reimbursement dilakukan tanpa ada persetujuan terlebih dahulu, UNICEF
berhak untuk tidak melakukan penggantian.
c) Direct Payment – Pembayaran langsung.
Persetujuan atas permintaan dana dilakukan sebelum kegiatan dimulai, persetujuan ini berupa
pengajuan FACE form beserta dokumen pendukung oleh intansi pelaksana dan harus mendapat
persetujuan dari UNICEF yang ditandatangani oleh CFO di tingkat provinsi dan atau Head Cluster
di tingkat pusat.
Dokumen FACE yang telah disetujui menjadi dasar bagi UNICEF untuk melakukan
pengganggaran dana melalui “funds commitment.”
Setelah mendapat persetujuan, pembayaran dilakukan secara langsung oleh UNICEF kepada
pihak ketiga atas permintaan instansi pelaksana, dengan melampirkan invoice asli dan/atau
kalkulasi perhitungan per diem untuk perjalanan dinas.
Apabila permintaan Direct Payment dilakukan tanpa ada persetujuan terlebih dahulu, UNICEF
berhak untuk tidak melakukan pembayaran kepada pihak ketiga.
d) Petunjuk pengisian formulir FACE dapat dilihat pada Lampiran 5.
2) Pengajuan Surat Permintaan Dana
Permintaan program kerjasama diajukan ke UNICEF dengan mengirim surat dan melampirkan formulir
permintaan dana, ToR dan RAB. Apabila ada dana sisa dapat diajukan untuk reprogramming/pemrograman
ulang dengan persyaratan sebagai berikut:
a) Permintaan reprogramming hanya dapat dilakukan satu kali untuk setiap FACE Form yang sudah di
setujui sebelumnya.
b) Reprogramming dapat dilakukan dengan pertimbangan bahwa kegiatan dari proposal awal telah
selesai dilaksanakan atau pembatalan kegiatan tetapi tidak tertunda pelaksanaannya. Sisa dana yang
tidak terpakai dari DCT dapat di-reprogram untuk kegiatan serupa dalam proyek yang sama, konsisten
dengan tujuan dan kerangka waktu dari sumber pendanaan. Repograming harus melalui permintaan
34
resmi dan memerlukan persetujuan dan konsultasi dengan UNICEF (Kepala Program atau Kepala
Perwakilan Daerah).
c) Instansi pelaksana dapat mengindikasikan pada FACE Form bahwa permintaan untuk pemrograman
ulang berasal dari sisa dana. Dalam hal ini tidak perlu untuk melaporkan penyelesaian kegiatan
(refund) melainkan dana tersebut akan di usulkan untuk kegiatan yang lain; persetujuan reprogramming
secara tertulis diharuskan sebelum kegiatan baru dilaksanakan.
d) Di dalam FACE Form likuidasi, instansi pelaksana menunjukkan bahwa kegiatan telah selesai dan
mengajukan untuk permintaan reprogramming dari sisa dana yang tidak terpakai dari DCT aslinya
dengan melampirkan tabel reprogramming, TOR dan RAB/detail mata anggaran yang diajukan.
(Lampiran 19).
3) Amandemen Permintaan Dana (Amendment)
Apabila dipandang perlu, instansi pelaksana dapat mengajukan amandemen permintaan dana dari proposal
permintaan dana yang telah disetujui sebelumnya, dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Permintaan amandemen hanya dapat dilakukan satu kali untuk setiap FACE Form yang sudah di
setujui sebelumnya.
b) Amandemen dapat dilakukan dengan pertimbangan bahwa anggaran yang telah disetujui sebelumnya
masih belum sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya.
c) Amandemen harus melalui permintaan resmi dan memerlukan persetujuan dan konsultasi dengan
UNICEF (Kepala Program atau Kepala Perwakilan Daerah), biasanya dilakukan apabila ada
penyesuaian anggaran (kekurangan dana/kesalahan proposal) dari pengajuan anggaran yang telah
disetujui di dalam proposal permintaan dana sebelumnya.
4) Pernyataan Penyesuaian Dana / Note for the Record
Note for the Record merupakan catatan tambahan berupa surat pernyataan penyesuaian dana dan atau
kegiatan yang ditandatangani oleh PJOK dengan persetujuan diawal dari pihak UNICEF. Intansi Pelaksana
harus melampirkan catatan dimaksud pada saat mengajukan reprogramming dan/atau amendment. (alasan
mengapa dilakukan penyesuaian dana/reprogramming/amendment).
5) Pengembalian Dana (refund) atas sisa dana kegiatan dan atau kegiatan yang dibatalkan.
Apabila ada sisa dana atas kegiatan yang dilaksanakan dan atau kegiatan yang dibatalkan, maka dana
tersebut harus dikembalikan ke UNICEF dengan catatan sebagai berikut:
Melengkapi FACE form sesuai Lampiran 5, dengan persetujuan dari PJOK dan UNICEF.
Pelaporan sisa uang kegiatan dalam satu baris pelaporan kegiatan dalam kolom ”B” sesuai dengan
Lampiran 5.
Melakukan transfer dana ke UNICEF Jakarta hanya bila sudah menerima copy FACE form yang sudah
disetujui oleh UNICEF. Transfer dana harus dilakukan melalui rekening program UNICEF, dan tidak
diperkenankan melakukan transfer melalui rekening pribadi atau transaksi ATM.
Melampirkan bukti transfer asli di pembukuan instansi pelaksana beserta copy FACE form.
35
Mengirimkan copy bank transfer ke UNICEF.
Apabila ada pengembalian uang atas kegiatan tahun sebelumnya yang belum dilaporkan sebagai biaya,
maka dapat mengikuti mekanisme di atas.
Untuk pengembalian uang hasil rekomendasi audit, dana tersebut agar ditampung terlebih dahulu di
rekening program kerjasama UNICEF, kemudian selanjutnya disetor atau transfer ke rekening UNICEF
Jakarta. Mekanisme pengembalian uang tersebut harus melalui koordinasi dengan staff program UNICEF.
5.5.3 Mekanisme Penyaluran dan Administrasi Dana
1) Usulan permintaan dana untuk DCT, Direct Payment dan Reimbursement
a) Setiap permintaan dana akan diteliti terlebih dahulu oleh pihak UNICEF terkait dengan hal-hal berikut:
FACE form ditinjau atas mekanisme pendanaan dan jumlah dana yang disetujui
RAB ditinjau atas:
- Rincian biaya berdasarkan satuan biaya yang telah dibakukan dan jumlah dana yang telah
disepakati bersama;
- Dana instansi pelaksana yang tersedia;
- Alokasi MYWP atas RAB
Tinjauan Lampiran 6.1 atas:
- Kejelasan uraian kegiatan (latar belakang);
- Sejauh mana kegiatan tersebut menunjang tujuan yang ingin dicapai dalam CPAP;
- Uraian pelaksanaan (input, proses dan output);
- Jadual dan tempat pelaksanaan kegiatan;
- Rencana monitoring dan tindak lanjut;
- Rencana kegiatan yang tercantum dalam MYWP
b) Apabila kegiatan yang diusulkan sesuai MYWP dan RAB, maka Program Officer/Specialist
bersangkutan harus mengesahkan (certify). Selain Program Officer/Specialist bersangkutan,
permintaan tersebut juga harus diperiksa dan ditanda tangani oleh Head Cluster/CFO/DepRep UNICEF
sebelum usulan tersebut diproses lebih lanjut.
c) UNICEF akan mengirim ”Surat Pemberitahuan” apabila terjadi hambatan persetujuan dana atas usulan
yang tidak disetujui kepada intansi pelaksana/kegiatan bersangkutan paling lambat 2 (dua) minggu
setelah proposal diterima oleh UNICEF.
2) Pengiriman dana
a) Penyaluran dana program kerjasama UNICEF ke instansi tingkat pusat dilakukan melalui bank;
b) Penyaluran dana program kerjasama UNICEF ke rekening giro intansi pelaksana tingkat
provinsi/kabupaten/kota dilakukan melalui bank yang memiliki kapasitas on-line dengan bank di
Jakarta;
c) UNICEF harus segera mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman dana dan fotokopi Payment
Advice, Fund Commitment (FC), juga menyebutkan nomor FACE dan fotokopi FACE form yang sudah
disetujui dan menyampaikan formulir tanda terima dana kepada instansi pelaksana setelah dana dikirim
ke instansi pelaksana (paling lambat 1 minggu setelah dana dikirim).
36
d) Intansi pelaksana melengkapi formulir tanda terima dana, sebagai konfirmasi bahwa dana sudah
diterima direkening bank instansi pelaksana. intansi pelaksana wajib mengirimkan dokumen asli ke
UNICEF dan menyimpan fotokopi tanda terima tersebut sebagai dokumen pendukung pembukuan.
3) Pengelolaan dan pemanfaatan dana
a) Semua instansi pelaksana yang mengelola dana program kerjasama UNICEF, baik yang menerima
langsung maupun tidak langsung dari UNICEF harus:
menyimpan tanda bukti/kuitansi pengeluaran dana;
membuat Buku Bank untuk mencatat seluruh transaksi perbankan termasuk penerimaan,
pengiriman, pengembalian serta penarikan uang tunai dari bank;
membuat Buku Kas Tunai untuk seluruh transaksi tunai, termasuk penarikan tunai dari bank,
pemberian uang muka ke staf pelaksana kegiatan, pengembalian uang muka serta seluruh
transaksi pembayaran tunai lainnya;
membuat buku bantu uang muka kegiatan apabila sebagian dana program kerjasama UNICEF
diserahkan oleh PUMK ke staf pelaksana kegiatan untuk melakukan pembayaran selama kegiatan
berlangsung;
mencocokan laporan bulanan bank dengan pembukuan yang ada setiap bulan
b) Dana program kerjasama UNICEF harus digunakan sesuai dengan rencana yang tercantum dalam
pengajuan dana program kerjasama (Kerangka Acuan). Perubahan penggunaan dana diatas 10% per
mata anggaran perlu mendapat persetujuan Kepala Kantor UNICEF setempat. Dan total keseluruhan
tidak melampaui jumlah persetujuan awal. (apabila terjadi, instansi pelaksana harus membuat Note for
the Record)
4) Pertanggung-Jawaban (SPJ)
a) Proses Pertanggung-Jawaban
Setelah kegiatan selesai dilaksanakan, intansi pelaksana yang menerima dana langsung dari
UNICEF harus mengirim FACE Form, Laporan Per Mata Anggaran (LPMA), dan Laporan Kegiatan
(Lampiran 9 dan 10);
Intansi pelaksana dapat membuat dan mengirim SPJ secara bertahap sesuai dengan bagian
kegiatan yang sudah selesai dilaksanakan;
Dalam hal dana UNICEF digunakan untuk kegiatan yang berlangsung lama, seperti pemberian
program kerjasama modal bergulir, pembuatan SPJ dapat dilakukan apabila dana tersebut sudah
dideposit di rekening bank dari lembaga yang mengelola dana;
Dana program kerjasama UNICEF harus dipertanggung-jawabkan selambat lambatnya 4 (empat)
bulan terhitung dari tanggal pengiriman dana yang tercantum dalam Payment Advice;
Jika ada dana program kerjasama UNICEF yang sudah lebih 6 (enam) bulan dan belum
dipertanggung-jawabkan, maka UNICEF akan menunda pengiriman dana berikutnya. Penjelasan
lebih lanjut mengenai hal ini dapat dilihat pada sub bab monitoring.
37
b) Tanda bukti pengeluaran
Tanda bukti pengeluaran dana harus memenuhi persyaratan akuntansi yang berlaku secara
umum.
Kuitansi yang dianggap sah adalah:
- Kuitansi untuk pembiayaan yang tercantum dalam Rencana Anggaran Biaya yang disetujui
bersama.
- Nota kuitansi asli yang dikeluarkan oleh pemberi jasa, supplier, hotel yang ditandatangani dan
atau stempel serta dibubuhi alamat. Khusus untuk pemberi jasa/supplier yang tidak
mempunyai cap/stempel, kuitansi ditandatangani oleh pemberi jasa dan dicantumkan alamat
yang jelas
- Kuitansi ditandatangani hanya oleh orang yang berwenang untuk menerima.
Hal-hal yang perlu diperhatikan pada bukti pengeluaran:
- Jumlah uang yang tercantum dalam setiap tanda bukti pengeluaran harus sesuai dengan
jumlah uang yang diterima dan ditandatangani oleh pihak ketiga;
- Apabila sebagian dana lumsum peserta dipakai untuk biaya penginapan dan atau makan
perserta, maka tanda bukti penginapan dan atau makan dibuat terpisah dari daftar
penerimaan sisa lumsum yang diterima/ditandatangani oleh peserta;
- Pembayaran jasa hotel, makan, minum, fotokopi dan jasa lainnya harus dilengkapi dengan
kuitansi atau nota kontan yang dikeluarkan oleh si pemberi jasa;
- Pembayaran untuk pembelian ATK atau barang lainnya juga harus dilengkapi dengan kuitansi
atau nota kontan dari toko atau supplier bersangkutan;
- Tanda bukti pembayaran untuk pembelian ATK, makanan, sewa mobil/gedung/peralatan,
akomodasi peserta rapat/ pelatihan serta pengadaan barang dan jasa lainnya harus
menggunakan kuitansi/nota kontan yang dikeluarkan oleh toko, rumah makan, katering,
tempat penyewaan mobil/ gedung/peralatan atau hotel/penginapan bersangkutan;
- Keterangan mengenai transaksi pembayaran yang tercantum dalam tanda bukti
pembayaran/kuitansi/nota kontan harus jelas, termasuk jenis dan jumlah barang/
makanan/jasa yang dibeli, jenis dan jumlah barang yang disewa, nomor polisi kendaraan yang
disewa, perincian biaya dan nomor kamar hotel yang disewa, tanggal pembayaran dan nama
si penerima uang;
- Jika menggunakan angkutan udara/laut/sungai/kereta api diharuskan melampirkan tiket asli,
boarding pass pesawat udara, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan atau Surat
Perintah Tugas (SPT).
Pembuatan kuitansi gabungan hanya dibenarkan apabila disertai dengan kuitansi/bon setiap
pengeluaran.
Dengan demikian, semua dokumen yang terkait dalam proses pengadaan dan pembayaran atas
transaksi tersebut harus tersedia sebagai bukti pendukung.
Intansi pelaksana yang menerima dana langsung dari UNICEF berkewajiban menyimpan seluruh
tanda bukti penggunaan dana paling sedikit selama 7 (tujuh) tahun yang setiap saat dapat
diperiksa oleh pejabat Pemerintah, staf UNICEF atau auditor yang ditunjuk oleh UNICEF.
38
5.6 Pengadaan Barang dan Jasa
UNICEF hanya dapat memberi bantuan barang dan jasa /bahan cetakan seperti yang tercantum dalam
Lampiran 15-17.
5.6.1 Pengadaan Barang & Jasa
1) Mekanisme usulan permintaan barang dan jasa adalah sama seperti usulan permintaan dana. Untuk barang yang digunakan secara nasional, usulan permintaan berasal dari instansi di tingkat pusat, sedangkan untuk barang yang digunakan secara lokal, usulan permintaan berasal dari Bappeda Provinsi dan Bappeda Kab/Kota. Usulan juga bisa berasal dari LSM/organisai profesi/organisasi sosial keagamaan yang bekerja sama dengan UNICEF melalui PCA.
2) Batas maksimum pengadaan barang dan jasa yang boleh dilakukan oleh instansi pengelola program adalah hingga Rp. 10.000.000,- Instansi pengelola dapat melakukan pengadan barang dan jasa berdasarkan peraturan pemerintah yang berlaku. Perlu diperhatikan untuk mencegah memecah permintaan dalam hal pengadaan barang dan jasa dengan tujuan menghindari batas maksimum Rp. 10.000.000,-.
Jika menggunakan mekanisme permintaan dana melalui Pengiriman Dana Langsung (DCT-Direct Cash Transfer) atau Penggantian Pengeluaran (Reimbursement) UNICEF akan mengirimkan dana kepada instansi pengelola program atau jika menggunakan mekanisme permintaan dana melalui Pembayaran Langsung (Direct Payment), UNICEF akan mengirimkan dana kepada vendor langsung.
3) Pengadaan barang dan jasa dengan nilai diatas Rp. 10.000.000,- proses pengadaannya akan dilakukan oleh UNICEF melalui tender mengikuti persyaratan yang berlaku di UNICEF. Agar UNICEF dapat mengadakan pengadaan barang dan jasa sesuai waktu yang diminta, instansi pengelola program diminta untuk mengirimkan pengajuannya minimal 2 (dua) bulan sebelum waktu pelaksanaan. Instansi pengelola program harus mengirimkan Surat Permintaan untuk Pengadaan Barang dan Jasa beserta daftar distribusinya (Lampiran No 18) kepada UNICEF Programme Officer untuk diajukan lebih lanjut kepada Bagian Supply di UNICEF untuk diproses.
4) Walaupun UNICEF akan mendukung pengadaan barang dan jasa oleh instansi pengelola program hingga Rp. 10.000.000,- tetapi khusus untuk barang tertentu yang digunakan secara universal seperti vaksin, obat-obatan, alat-alat kedokteran, rantai vaksin dan lain lain, pengadaannya hanya dapat dilakukan oleh UNICEF Copenhagen. Oleh karena itu, usulan permintaan untuk vaksin, obat-obatan, alat-alat kedokteran, rantai vaksin dan lain lain, harus diajukan oleh instansi di tingkat pusat, kecuali ada kesepakatan lain sebelumnya.
5) Berdasarkan usulan yang diterima, UNICEF akan memproses pengadaan barang tersebut mengikuti persyaratan yang berlaku di UNICEF.
6) Instansi Pengelola:
a. Segera membuat Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB) dan atau Berita Acara Serah Terima Jasa (BASTJ) apabila telah menerima bantuan berupa barang dan atau jasa dari UNICEF yang didapat melalui pengadaan yang diselenggarakan oleh instansi pengelola dengan format sesuai Lampiran No 20.
b. Menandatangani tanda serah terima barang yang didapat melalui pengadaan yang diselenggarakan oleh UNICEF.
5.6.2 Pengiriman barang
5.6.2.1 Barang dari luar negeri a. Biaya pengiriman barang yang pengadaannya berasal dari luar negeri ditanggung oleh UNICEF
hingga tiba di dermaga pelabuhan Tg. Priok, Bandara Cengkareng, atau pelabuhan lain yang mempunyai sarana kepabeanan;
b. Distribusi barang dari dermaga hingga tujuan akhir ditanggung oleh instansi terkait di tingkat pusat, kecuali ada kesepakatan lain sebelumnya.
39
5.6.2.2 Barang dan bahan cetakan dari dalam negeri
Distribusi barang yang berasal dari dalam negeri akan ditanggung oleh UNICEF hingga diterima oleh
instansi terkait di tingkat pusat, provinsi dan kabupaten sesuai kebutuhan.
5.6.3 Inventory
1) Kepemilikan atas barang yang dibeli dengan menggunakan dana dari UNICEF akan diserahterimakan kepada instansi pengelola program terkait pada saat barang tersebut diterima oleh instansi pengelola program tersebut. Barang tersebut harus dicatat dan masuk daftar inventaris sesuai prosedur dan ketentuan pemerintah yang berlaku.
2) Pemeliharaan atas barang yang dibeli dengan menggunakan dana dari UNICEF dan biaya konsumsi lainnya harus diperhitungkan dan menjadi tanggung jawab instansi pengelola program.
5.7 Fasilitas Pembebasan Bea Masuk dan Pajak
1) Pada prinsipnya PP No. 19 Tahun 1955 masih menjadi acuan untuk proses pengadaan barang yang dilakukan oleh badan asing dan lembaga PBB termasuk UNICEF sehingga untuk pengadaan barang tersebut mendapatkan fasilitas bebas bea masuk dan pajak.
2) UNICEF menyampaikan daftar rencana pengadaan barang/jasa (supply plan) tahunan dengan rincian informasi berupa data pihak yang akan menerima barang/jasa (nama lembaga, jabatan, alamat dan nomor telpon), jenis, jumlah dan spesifikasi umum atas barang/jasa kepada Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku Ketua Tim Teknis Tingkat Pusat sebagai salah satu kelengkapan Rencana Kerja Tahunan (Multi year work plan).
3) Daftar rencana pengadaan barang/jasa (supply plan) tidak bersifat tetap tetapi dinamis bergantung kepada kebutuhan sesuai dengan Rencana Kerja. Perubahan terhadap Rencana Kerja akan dilaporkan UNICEF kepada Bappenas.
4) Setelah meneliti dan berkoordinasi dengan Ketua Pokja terkait di Bappenas, Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku Ketua Tim Teknis Tingkat Pusat dapat menerbitkan surat persetujuan atau tanggapan, untuk kemudian disampaikan ke UNICEF dengan tembusan kepada Ketua Pokja terkait di Bappenas dan Biro KTLN Sekretariat Negara.
5) Untuk mendapatkan fasilitas bea masuk bagi barang UNICEF yang berasal dari luar negeri dan bebas pajak bagi pengadaan barang UNICEF yang berasal dari dalam negeri mengikuti proses sebagaimana tercantum dalam Lampiran No 13.
6) Dalam situasi darurat, permintaan fasilitas bebas bea masuk dalam rangka bantuan kemanusiaan berdasarkan PP No. 23 Tahun 2008 bagi barang UNICEF yang berasal dari luar negeri atau fasilitas bebas pajak bagi barang UNICEF yang berasal dari dalam negeri mengikuti proses sbb: a) UNICEF menyampaikan surat perihal pengadaan barang kepada Badan Nasional Penanggulangan
Bencana (BNPB); b) BNPB melakukan penelitian atas surat permintaan pengadaan barang tersebut dan jika tidak ada hal-
hal yang memberatkan dapat memberikan persetujuan yang ditujukan kepada Ditjen Bea dan Cukai untuk mendapatkan fasilitas bebas masuk serta merekomendasikan kepada kantor pelayanan pajak setempat untuk mendapatkan fasilitas bebas pajak bagi non kendaraan bermotor;
c) Hal ini berlaku sama untuk pengadaan barang sesuai pola penyaluran barang Pusat-Pusat, Pusat-Daerah, dan Daerah-Daerah.
7) Standar waktu pengerjaan dokumen untuk setiap pemohonan fasilitas pembebasan bea masuk dan pajak maksimal 3 (tiga) minggu untuk seluruh proses pengerjaan sejak dokumen diterima oleh Bappenas hingga persetujuan terhadap permintaan oleh Ditjen Bea dan Cukai, Kantor Pusat Pajak atau kantor Pelayanan Pajak setempat. Untuk hal tersebut UNICEF harus menyerahkan seluruh dokumen pendukung yang
40
diperlukan dan terdapat kesesuaian keterangan dan informasi antar dokumen-dokumen pendukung yang disampaikan kepada Instansi Pemerintah serta kecocokan dengan kebutuhan riil yang dirasakan oleh Instansi Pemerintah baik di Tingkat Pusat dan Daerah yang menerima barang/jasa yang diadakan UNICEF.
5.8 Standar Satuan Biaya
1) Standar satuan biaya ditetapkan atas persetujuan UNICEF dengan Pemerintah RI untuk memudahkan
dalam membuat rencana anggaran biaya kegiatan.
2) Sesuai dengan prinsip Program Kerjasama, maka satuan biaya yang digunakan untuk dana dukungan
UNICEF sedapat mungkin mengikuti peraturan pemerintah. Akan tetapi mengingat adanya perbedaan
satuan biaya dari satu daerah dengan daerah lain, maka disusun satuan biaya maksimum (Lampiran 12).
Namun jika dipandang perlu UNICEF dan Tim Teknis Pusat dan Tim KHPPIA Provinsi dapat menyusun
satuan biaya sendiri yang besarannya tidak melebihi satuan biaya maksimum;
3) Tim Teknis Pusat dan Tim KHPPIA Provinsi bersama UNICEF juga perlu menetapkan satuan biaya untuk
transportasi antar kota, kabupaten, kecamatan dan desa di dalam provinsi dan kabupaten berdasarkan
infrastuktur dan modal transportasi yang tersedia, serta biaya transportasi ke bandara PP;
4) Satuan biaya yang diatur dalam Pedum ini adalah satuan biaya per mata anggaran, yaitu:
a) Kegiatan Rapat/Seminar/Temukarya:
Jenis mata anggaran untuk kegiatan rapat/seminar/temukarya yang dapat dibiayai oleh UNICEF adalah
sebagai berikut:
41
Gambar 9 Keterangan Jenis Mata Anggaran Kegiatan Rapat/Seminar/Temukarya
Kategori Mata Anggaran Keterangan
1.Non-lokal Lumsum Diberikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen dari luar kota. Biaya transport luar kota
Biaya transport ke airport pp
Biaya representasi Khusus eselon 1 dan 2.
2.Lokal Biaya transport Diberikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen dari dalam kota untuk kegiatan di luar kantor.
Biaya konsumsi Dikelola panitia
Biaya pembuatan laporan Diberikan ke PJOK, PUMK dan staf keuangan yang harus membuat laporan kegiatan dan keuangan. Penjelasan detail dari biaya ini dapat dilihat pada butir g) di bawah.
3. Umum Narasumber / Pembicara Diberikan ke narasumber non-lokal dan atau lokal yang menyediakan bahan presentasi.
Moderator Diberikan ke moderator non-lokal dan atau lokal per sesi.
Notulen Diberikan ke notulen non-lokal dan atau lokal per hari.
Biaya Profesional Hanya untuk tenaga profesional yang berasal dari instansi / individu diluar Tim KHPPIA. Instansi yang mengundang harus membuat TOR and kontrak kerja, termasuk biaya tenaga professional tersebut.
ATK Untuk peserta berupa map, pensil/ballpoint, block note dan penggaris (pembuatan tas tidak diperbolehkan).
Administrasi Dikelola panitia untuk pembelian kertas dan alat tulis serta biaya surat menyurat, komunikasi, dokumentasi, CD, fotokopi, spanduk, kebersihan tempat rapat dan sewa ruang rapat.
Rincian satuan biaya untuk setiap jenis pengeluaran di atas dapat dilihat pada Lampiran 12, dengan
beberapa penjelasan tambahan berikut:
Kategori Non-Lokal
Kategori Non-Lokal berlaku untuk peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang bekerja di
luar kota tempat kegiatan berlangsung.
Lokasi kegiatan adalah tempat kegiatan berlangsung
Cakupan dan proporsi lumsum per hari adalah sebagai berikut:
- Biaya akomodasi sebesar 50% dari total lumsum untuk biaya penginapan/hotel
- Biaya konsumsi per hari sebesar 30% dari total lumsum
- Biaya transport lokal dan uang saku per hari sebesar 20% dari total lumsum
Bagi peserta dari instansi pemerintah, lumsum hanya bisa dibayarkan ke peserta, panitia, narasumber,
moderator dan notulen yang membawa SPT dan atau SPPD.
Apabaila panitia mengelola pembayaran akomodasi dan konsumsi peserta, panitia, narasumber,
moderator dan notulen ke hotel/penginapan tempat kegiatan berlangsung, maka uang lumsum peserta,
42
panitia, narasumber, moderator dan notulen akan dipotong sebesar biaya nyata yang dikeluarkan
panitia. Namun apabila total biaya per orang melampaui 80%, maka para peserta tersebut tetap akan
menerima 20% dari total lumsum. Ketentuan ini harus tercantum secara jelas di surat undangan.
Prinsip yang sama, juga berlaku apabila panitia hanya menyediakan makan dan minum, yakni para
peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen luar kota akan menerima sisa lumsum setelah
dipotong biaya konsumsi. Apabila biaya konsumsi per orang yang harus dibayar oleh panitia ke hotel
lebih besar dari 30% biaya lumsum, maka para peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen
tetap menerima 70% dari biaya lumsum.
Apabila perjalanan pulang pergi dari kota asal ke kota tujuan dan sebaliknya dapat dilakukan di hari
yang sama, maka peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen luar kota akan menerima 50%
dari biaya lumsum, dipotong biaya konsumsi yang dikeluarkan panitia. Apabila biaya nyata untuk
konsumsi per orang melampaui 30% dari uang lumsum, maka peserta, panitia, narasumber, moderator
dam notulen tersebut akan menerima 20% dari uang lumsum.
Apabila pada hari kedatangan dan keberangkatan, panitia hanya menyediakan akomodasi, maka para
peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen luar kota akan menerima uang lumsum 50%.
Apabila panitia tidak menyediakan akomodasi dan konsumsi pada hari kegiatan berlangsung, maka
para peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen luar kota akan menerima uang lumsum
100%.
Jumlah hari lumsum yang dapat dibiayai UNICEF adalah sesuai dengan jumlah hari kegiatan ditambah
hari kedatangan bila harus datang sehari sebelumnya dan hari keberangkatan bila harus kembali
pada hari berikutnya. Apabila jumlah hari perjalanan dari kota asal ke kota tujuan dan/atau sebaliknya
memerlukan waktu 2 hari, maka jumlah hari lumsum yang diberikan adalah jumlah hari kegiatan
ditambah 2 hari kedatangan dan atau 2 hari keberangkatan.
Biaya transportasi untuk peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang berasal dari luar
kota dihitung berdasarkan biaya nyata.
Transport lokal dan uang saku merupakan tunjangan transportasi setempat untuk menuju tempat
pertemuan dan keperluan pribadi.
Instansi pelaksana harus mencantumkan secara jelas di dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang
diserahkan ke UNICEF, biaya mata anggaran yang meningkat karena adanya porsi biaya konsumsi
dan akomodasi yang lebih besar dari 30% dan 50% dari biaya lumsum.
Pertanggungjawaban keuangan untuk biaya akomodasi dan konsumsi ke hotel adalah invoice dan
dokumen bukti bayar yang diterbitkan oleh hotel/penginapan bersangkutan, bukan kuitansi yang dibuat
panitia dan kemudian dimintakan tandatangan dan stempel hotel.
Pertanggungjawaban keuangan untuk pembayaran sisa lumsum adalah kuitansi/dokumen pembayaran
nyata yang ditandatangan oleh setiap peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen.
Untuk menghindari penyalahgunaan tiket pesawat udara, sedapat mungkin semua pengadaan tiket
pesawat udara pp dilakukan oleh panitia kegiatan melalui pembelian e-tiket dan kemudian mengirimnya
melalui e-mail ke masing-masing peserta, narasumber, panitia, moderator dan notulen yang akan
menghadiri kegiatan.
43
Pertanggungjawaban keuangan untuk tiket udara, harus disertai invoice dan bukti bayar ke travel agent
apabila tiket dibeli di travel agent, atau sesuai jumlah yang tertera di e-ticket apabila dibeli melalui
internet.
Apabila tiket pesawat udara dibeli oleh peserta, panitia, moderator, narasumber dan notulen dari luar
kota, maka selain menyerahkan dokumen tiket, peserta, narasumber, panitia, moderator, dan notulen
tersebut harus menandatangani Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak (SKTM) untuk
mendapatkan penggantian biaya tiket tersebut.
Dalam rangka perencanaan penganggaran, bagi peserta yang karena faktor transportasi memerlukan
waktu tambahan untuk berangkat/pulang di luar waktu pelaksanaan kegiatan dapat dialokasikan biaya
penginapan dan uang harian perjalanan dinas sesuai ketentuan yang berlaku, untuk 1 (satu) hari
sebelum dan atau 1 (satu) hari sesudah pelaksanaan kegiatan.
Para peserta luar kota diminta untuk mengirim bukti tiket kembali ke kota asal, boarding pass dan bukti
pembayaran airport tax setelah selesai melakukan perjalanan.
Kategori Lokal
Kategori ini berlaku untuk peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang bekerja di kota
yang sama tempat kegiatan berlangsung
Biaya transport lokal hanya bisa diberikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen
yang berasal dari luar kantor tempat kegiatan berlangsung, termasuk kegiatan yang diselenggarakan di
hotel atau gedung pertemuan.
Biaya konsumsi dikelola oleh panitia dan tidak dibagikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator
dan notulen.
Apabila kegiatan berlangsung hingga tengah malam dan para peserta, panitia, narasumber, moderator
dan notulen lokal terpaksa menginap di hotel tempat kegiatan berlangsung, maka biaya akomodasi dan
konsumsi akan dibayarkan ke hotel oleh panitia. Sedangkan para peserta, panitia, narasumber,
moderator dan notulen lokal hanya menerima biaya transport lokal seperti tercantum didalam Lampiran
12. Lumsum tidak dapat dibagikan ke peserta, panitia, moderator, narasumber dan notulen lokal.
Umum
Seorang moderator hanya dapat dihadirkan apabila diperlukan dan disesuaikan dengan sifat
pertemuan;
Apabila seseorang mempunyai dua fungsi atau lebih, misalnya sebagai panitia dan sebagai peserta,
maka lumsum/biaya penyelenggaraan atau biaya transportasi yang dapat diberikan hanya untuk satu
fungsi saja;
Jumlah anggota panitia rapat/seminar/temukarya yang dapat dibiayai oleh UNICEF adalah 20% dari
jumlah peserta, tapi tidak melampaui 10 orang.
b) Kegiatan Pelatihan/Orientasi:
Jenis mata anggaran untuk kegiatan pelatihan/orientasi yang dapat dibiayai oleh UNICEF adalah sebagai
berikut:
44
Gambar 10 Keterangan Jenis Mata Anggaran Kegiatan Pelatihan/Orientasi
Kategori Mata Anggaran Keterangan
1.Non-lokal Lumsum Diberikan ke peserta, panitia, pelatih / fasilitator dari luar kota
Biaya transport luar kota
Biaya transport ke airport pp
Biaya reprsentasi Khusus eselon 1 dan 2. Tidak untuk eselon 3 yang mewakili eselon 2 atau 1.
2.Lokal Biaya transport Diberikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen dari dalam kota untuk kegiatan di luar kantor
Biaya konsumsi Dikelola panitia
Biaya pembuatan laporan Diberikan ke PJOK, PUMK dan staff keuangan yang harus membuat laporan kegiatan dan keuangan. Penjelasan detail dari biaya ini dapat dilihat pada poin f di bawah
3. Umum Fasilitator / Pelatih Diberikan ke pelatih / fasilitator non-lokal dan lokal yang melakukan pelatihan, dengan biaya satuan per sesi per orang.
Biaya penyusunan mata pelajaran
Diberikan ke pelatih non-lokal dan lokal untuk biaya pembuatan mata pelajaran per mata pelajaran
ATK Untuk peserta berupa map, pensil/ballpoint, block note dan penggaris (pembuatan tas tidak diperbolehkan)
Administrasi Dikelola panitia untuk pembelian kertas dan alat tulis serta biaya surat menyurat, komunikasi, dokumentasi, CD, fotokopi, spanduk, kebersihan tempat rapat dan sewa ruang rapat.
Penjelasan satuan biaya untuk setiap jenis pengeluaran lumsum, biaya konsumsi dan biaya transportasi
peserta, panitia, pelatih/fasilitator lokal dan non-lokal adalah sama seperti dengan penjelasan untuk
kegiatan rapat/seminar/lokakarya. Untuk kegiatan pelatihan, para pelatih tidak diberikan uang narasumber,
moderator dan notulen, melainkan biaya pelatih/fasilitator, yang besarnya dihitung berdasarkan jumlah
sesi/jam pelatihan per orang.
c) Kegiatan pemantauan
Berikut ini adalah jenis pengeluaran untuk kegiatan pemantauan/pengawasan yang dapat dibiayai oleh
UNICEF (lihat Lampiran 12), yaitu:
Tranportasi darat/laut/sungai/udara ke tempat yang akan dipantau atau disupervisi;
Lumpsum.
Penjelasan biaya satuan untuk jenis pengeluaran di atas adalah sama seperti penjelasan kegiatan lain
seperti tersebut di atas.
d) Operasional Sekretariat
Biaya administrasi bulanan Sekretariat Kerjasama KHPPIA di tingkat pusat dan provinsi didukung
oleh UNICEF. Diharapkan biaya tersebut dapat mendukung pembiayaan sekretariat yang
disediakan oleh APBN atau APBD.
45
Biaya administrasi sekretariat program kerjasama UNICEF dapat dipergunakan untuk biaya bank,
surat menyurat, penggandaan dokumen, fotokopi, alat tulis menulis, kertas komputer, biaya
telepon, dan lain-lain;
Besarnya satuan biaya administrasi tersebut dapat dilihat pada Lampiran 12.
e) Studi, Pengembangan KIE dan Penelitian
Usulan dana untuk kegiatan rapat/seminar, pelatihan dan pemantauan yang merupakan bagian dari
kegiatan studi, pengembangan KIE dan penelitian harus mengacu pada satuan biaya yang tercantum dalam
Lampiran 12. Sedangkan biaya enumerator dan pemrosesan data hasil penelitian akan ditentukan secara
khusus antara staf UNICEF dan instansi pelaksana sesuai dengan kebutuhan penelitian.
f) Biaya Penyusunan Modul/Jurnal/Panduan/Pedoman/Petunjuk
Usulan dana untuk penyusunan laporan Modul/Jurnal/Panduan/Pedoman/Petunjuk yang merupakan bagian
dari kegiatan harus mengacu pada satuan biaya yang tercantum dalam Lampiran 12. Sedangkan jumlah
anggota tim penyusun dan durasi penyusunan laporan akan ditentukan secara khusus antara UNICEF dan
instansi pelaksana sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Hasil final dari
Modul/Jurnal/Panduan/Pedoman/Petunjuk dilampirkan sebagai pertanggung-jawaban.
g) Biaya Penyusunan Laporan Keuangan
Biaya penyusunan laporan keuangan dapat diberikan kepada staf yang bertugas untuk menyusun
laporan tersebut. Satuan anggaran untuk biaya ini diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
- Lama proses penyusunan maksimal 5 hari kerja
- Jumlah staf yang menyusun laporan maksimal 3 orang
Laporan keuangan yang dimaksud terdiri dari:
- Penyiapan FACE Form
- Laporan Pengeluaran per Mata Anggaran
- Penyusunan Buku Bank dan Rekonsiliasi Bank
- Penyusunan Buku Kas
- Penyusunan Buku Bantu
h) Variance/Penyesuaian Atas Anggaran Kegiatan
Anggaran kegiatan terdiri dari berbagai jenis biaya/pengeluaran. Jenis mata anggaran tersebut
dikelompokkan berdasarkan jenis mata anggaran sebagaimana yang terdapat dalam daftar Standar Satuan
Biaya, yakni:
Lumpsum
Transport lokal
Transport non lokal
Biaya konsumsi
Biaya narasumber
46
Biaya moderator
Biaya penyusunan modul/mata pelajaran
Biaya pelatih
Biaya profesional
Biaya notulen
Biaya penyusunan laporan kegiatan/keuangan
Biaya administrasi
ATK
Penyesuaian atau variance atas anggaran yang telah disetujui dapat dimungkinkan, jika perubahan
tersebut tidak melebihi 10% dari jenis mata anggaran sebagaimana dijabarkan di atas.
Jika diindikasikan akan terjadi perubahan atas anggaran tersebut yang melebihi 10% dari jenis mata
anggaran, maka instansi pelaksana diharuskan untuk mengajukan permohonan perubahan anggaran
(amendment). Persetujuan tertulis dari UNICEF harus tersedia sebelum kegiatan tersebut
dilaksanakan.
Staf UNICEF yang berwenang untuk menyetujui perubahan anggaran tersebut adalah:
- Kepala Program Cluster (Programme Cluster Head) untuk kegiatan yang dikoordinir oleh
UNICEF Jakarta atau tingkat pusat.
- Kepala Kantor UNICEF Daerah (Chief of Zone Office) untuk kegiatan yang dikoordinir oleh
UNICEF ditingkat provinsi.
Apabila terjadi pengeluaran nyata yang besarannya melebihi 10% dari jenis mata anggaran pada saat
kegiatan berlangsung, atau penyesuaian pengeluaran lainnya (actual cost), maka instansi pelaksana
diharuskan untuk membuat catatan/pernyataan (note for the record) mengenai penyesuaian
pengeluaran dimaksud sebagai lampiran pendukung atas kelengkapan dokumen pertanggungjawaban
dana.
5.9 Program Kerjasama Teknis
1) UNICEF memberikan program kerjasama teknis ke seluruh wilayah Indonesia sesuai dengan kebutuhan.
Salah satu keunggulan UNICEF adalah keberadaan kantor di 5 ibu kota provinsi, yaitu Jayapura, Makassar,
Kupang, Surabaya, dan Banda Aceh. Di samping itu, juga terdapat staf UNICEF di beberapa
kabupaten/kota sebagai kantor pendukung, diantaranya Semarang, Ambon dan Manokwari.
2) Secara umum, UNICEF mempunyai tenaga yang kompeten untuk memberikan program kerjasama teknis
untuk setiap program yang dikembangkan pada periode tahun 2011 s.d 2015.
3) Program kerjasama teknis dapat diberikan oleh tenaga UNICEF maupun tenaga dari lembaga lain yang
dibiayai atau diminta program kerjasamanya oleh UNICEF untuk memberikan program kerjasama teknis ke
wilayah tertentu;
4) Permintaan program kerjasama teknis dapat diajukan ke Kantor UNICEF Indonesia di Jakarta maupun di
ibukota provinsi tersebut. Beban biaya program kerjasama teknis ditanggung oleh UNICEF.
47
BAB VI PENUTUP
Demikian pedoman ini disusun, maka dengan terbitnya pedoman ini segala ketentuan yang telah
dikeluarkan dan tidak sesuai lagi, dinyatakan tidak berlaku.
48
Lampiran 1.
Pedoman Rencana Kerja Multi Tahun / Multi Year Work Plan (MYWP)
Pendahuluan
CPAP Pemerintah Indonesia-UNICEF 2011-2015 dioperasionalkan melalui Rencana Kerja Multi Tahun
(MYWP), sedapat mungkin proses penyusunan MYWP diselaraskan dengan proses perencanaan dan
siklus penganggaran pemerintah. Penyelarasan proses tersebut adalah upaya lebih lanjut untuk
menyelaraskan prioritas Pemerintah di tingkat nasional dan sub nasional. Upaya ini juga sejalan dengan
Jakarta Commitment Aid for Development Effectiveness, yang telah diadopsi oleh mitra pembangunan
termasuk di dalamnya badan PBB di bulan Januari 2009.
Hubungan CPAP dan MYWP, adalah sebagai berikut:
CPAP adalah dokumen yang menjabarkan tujuan utama yang akan dicapai selama 5 tahun, di
dalamnya terdapat strategi program utama, struktur, dan modalitas operasional yang mengatur
hubungan kerjasama antara Pemerintah RI dan UNICEF.
Instansi pelaksana mengkonfirmasi komitmen mereka untuk melaksanakan kegiatan yang telah
dirinci dalam MYWP. Selanjutnya UNICEF berkomitmen untuk menyediakan dukungan keuangan,
teknis atau bahan tertentu, sesuai dengan modalitas yang ditetapkan dalam CPAP.
Matriks hasil dalam dokumen CPAP terdiri dari beberapa komponen, yaitu: Program Component
(PC), Program Component Result (PCR), dan Intermediate Result (IR). Komponen tersebut
kemudian diterjemahkan lebih detail ke dalam MYWP.
Definisi Komponen
Program Component (PC): PC menunjukkan capaian hasil dalam CPAP Program Kerjasama RI-UNICEF
yang terkait dengan sektor, isu tematik atau wilayah geografis tertentu. Setiap PC akan memiliki satu atau
lebih Program Component Result (PCR).
Program Component Result (PCR): PCR menjelaskan perubahan yang signifikan yang diharapkan, pada
tingkat outcome. PCR menunjukkan rencana Program Kerjasama ini dalam memberikan kontribusi untuk
mewujudkan tujuan pembangunan berkelanjutan bagi hak-hak anak-anak dan perempuan. PCR meliputi
periode siklus Country Programme, 2011-2015.
Intermediate Result (IR): IR menggambarkan kontribusi yang direncanakan untuk pencapaian PCR
masing-masing. IR biasanya pada tingkat outcome/output, tergantung pada konteks hasil yang ingin di
capai. Pencapaian PCR tergantung pada pencapaian masing-masing IR. Program Kerjasama ini sangat
bertanggungjawab dalam pencapaian IR. IR dapat direvisi, diperbarui, atau ditambahkan.
Milestones (optional) : Milestones adalah "penanda" yang menguraikan kemajuan yang diharapkan menuju
pencapaian sebuah IR. Milestone mewakili pencapaian fase kritis atas komponen IR, Milestone
49
menjelaskan kemajuan yang diharapkan pada akhir rencana kerja. Penggunaan milestone akan membantu
para pengelola program dan mitra untuk lebih baik mengelola kemajuan menuju pencapaian IR. Selain itu,
dapat melakukan tindakan korektif tepat waktu, jika diperlukan.
Indicator: Indikator adalah variabel kuantitatif atau kualitatif yang memungkinkan verifikasi atas perubahan
yang dihasilkan terhadap apa yang direncanakan. Indikator akan memastikan bahwa PCR dan IR
mematuhi prinsip-prinsip manajemen berbasis output, termasuk memastikan tingkat capaian yang
memadai dan terukur. Indikator harus memiliki dasar dan sasaran. Target indikator kuantitatif biasanya
dinyatakan sebagai persentase atau nomor. Indikator harus dipilah menurut jenis kelamin,
global/regional/nasional, pemuda, anak atau karakteristik lain yang terkait dengan sifat dari hasil atau
perubahan yang dicari. Indikator kualitatif digunakan terutama untuk menilai perubahan/perbaikan dalam
proses, seperti pengembangan kapasitas individu atau institusi, pengetahuan, partisipasi, pengurangan
diskriminasi, dan lain-lain.
CPAP dioperasionalkan melalui MYWP yang dikembangkan dengan menggunakan referensi IR yang di
sepakati dalam Result Matrix. MYWP dikembangkan maksimal dua tahun. Untuk memandu
pengembangan MYWP, berikut adalah beberapa poin yang harus dipertimbangkan:
Menggunakan referensi matriks Hasil IR yang telah disepakati dalam CPAP;
Semua informasi harus kegiatan harus dilengkapi, termasuk rincian anggaran, tahun anggaran,
program cluster dan program/kegiatan pemerintah;
menentukan dana yang tersedia, oleh masing-masing IR, baik yang didanai dan tidak didanai;
untuk setiap kegiatan diidentifikasi anggaran yang realistis didasarkan pada perkiraan biaya input
yang diperlukan, dan sumber anggaran (atau indikasi bahwa kegiatan tersebut masih didanai);
mencakup kerangka waktu yang realistis;
mencakup anggaran dengan instansi pelaksana yang sudah dipertimbangkan dan disetujui
bersama;
mencakup semua evaluasi, pengumpulan data, studi, penelitian dan pekerjaan analitis lainnya
untuk tahun yang direncanakan (sebagaimana tercermin dalam IMEP), dan kegiatan
kesiapsiagaan darurat apapun;
Harus dijamin adanya mekanisme koordinasi. Perencanaan dan penelaahan MYWP harus dilakukan
dengan koordinasi secara vertikal dan horizontal. Interaksi antara tingkat nasional dan lokal, dengan sektor
dan instansi Pemerintah.
Proses pengembangan MYWP
Perencanaan dan review merupakan aspek penting dari Program Kerjasama. Beberapa upaya telah
dilakukan secara bertahap untuk dapat beralih dari pendekatan yang murni sektoral kepada
pengembangan perencanaan yang lebih holistik, sinkron dan dengan review yang partisipatif dimana
proses perencanaan dapat menciptakan sinergi program yang melibatkan mitra-mitra yang ada.
50
Proses pembuatan MYWP ada di dua tingkat: Nasional (Pusat) and Sub Nasional (Daerah), sebagai
berikut:
a) Tingkat Sub Nasional (Provinsi dan Kabupaten/Kota)
1. Pertemuan persiapan, setiap FO akan membahas bersama-sama dengan mitra pemerintah dan
mitra strategis capaian IR MYWP berjalan dan menyepakati dukungan UNICEF untuk MYWP dua
tahun berikutnya (Mei pertengahan Juni).
2. Pertemuan koordinasi di tingkat kabupaten dan di tingkat provinsi di fasilitasi oleh Tim KHPPIA.
Pertemuan tersebut difasilitasi oleh Bappeda Provinsi dan dengan partisipasi dari mitra
kabupaten/kota terpilih dan UNICEF. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pengembangan
MYWP dilakukan dengan berkonsultasi dengan semua instansi sektoral yang terlibat (SKPD) dan
bahwa kegiatan di dalamnya adalah integrasi lintas sektor yang saling melengkapi dalam
perencanaan dan pelaksanaan MYWP. Tim KHPPIA di tingkat provinsi akan mengorganisir
pertemuan ini dengan menggunakan anggaran dukungan dari APBD (Mei- pertengahan Juni).
3. Hasil dari rapat koordinasi individu di tingkat provinsi akan diserahkan kepada Bangda (sekretariat
KHPPIA di Kemendagri) untuk konsolidasi dan analisa. Kemudian, hasilnya akan disajikan dalam
Rapat Koordinasi Manajemen Daerah / Rakormanda (pertemuan kajian pertengahan tahun
daerah) (Mei- pertengahan Juni).
4. Rakormanda diselenggarakan oleh Bangda di 2 (dua) wilayah (wilayah timur dan barat). Diikuti
oleh perwakilan dari provinsi, wakil dari POKJA Nasional, Bangda, BAPPENAS dan UNICEF.
Output dari Rakormanda akan disajikan di dalam Rakorman Nasional (tingkat pusat) yaitu
pernyataan analitis dan indikator kemajuan IR (lihat template yang terlampir A) dan menyusun
prioritas umum Pemerintah RI-UNICEF untuk MYWP tahun berikutnya (lihat template yang
terlampir) (Juni).
a) Tingkat Nasional (Pusat)
1. Pertemuan persiapan, setiap Programme Cluster/Unit akan membahas bersama-sama dengan
mitra pemerintah dan mitra strategis capaian IR MYWP berjalan dan menyepakati dukungan
UNICEF untuk MYWP dua tahun berikutnya (Mei – Juni).
2. Pertemuan koordinasi di tingkat nasional difasilitasi oleh tim POKJA. Hal ini dilakukan untuk
memastikan bahwa pengembangan MYWP dilakukan dengan berkonsultasi dengan semua
instansi sektoral yang terlibat (K/L) dan bahwa kegiatan di dalamnya adalah integrasi lintas sektor
yang saling melengkapi dalam perencanaan dan pelaksanaan (Mei – Juni).
3. Di dalam Rakorman Tingkat Pusat (Nasional), akan dipaparkan hasil capain, pernyataan analitik
dan indikator kemajuan dari masing-masing IR dan Draft MYWP dua tahun berikutnya (minggu
pertama bulan Juli).
4. Masukan dari Sub Nasional (daerah) akan ditinjau dan dibahas di dalam pertemuan masing-
masing POKJA pada bulan Agustus-September. Pertemuan Cross Pokja (Lintas Pokja) akan
diselnggarakan pada bulan Oktober sebagai rapat persiapan sebelum dilaksanakannya rapat
51
tinjauan tahunan. Hasil dari pertemuaan Lintas Pokja adalah draft final MYWP dua tahun
berikutnya dan indikator pencapaian kemajuan dari MYWP yang berjalan (Oktober).
5. Kemajuan IR dan PCR dari MYWP tahun bersangkutan akan disampaikan dalam tinjauan tahunan
bersamaan dengan penandatanganan MYWP (mencerminkan IR Nasional dan Sub Nasional),
oleh Bappenas dan UNICEF paling lambat minggu pertama bulan Desember. Penandatanganan
MYWP di tingkat nasional akan dilakukan antara Bappenas dan Perwakilan UNICEF, dan
disaksikan oleh Kementerian Dalam Negeri dan instansi pelaksana lainnya (pusat dan atau
daerah)
Review Kemajuan IR
Review Kemajuan IR menggunakan milestones dan indikator dari setiap IR. Setiap Bappeda/Pokja
mengidentifikasi kemajuan IR masing-masing selama proses tinjauan MYWP. Selanjutnya Bappeda/Pokja
akan membuat penilaian terhadap kemajuan didalam pencapaian hasil Intermediate Result dan
memberikan skor kemajuan (warna). Format review IR adalah sebagai berikut:
52
Intermediate Results (IR) Monitoring Report (Annex 8 ICO monitoring tools)
Colour code indicator (in VISION)
Red No Progress - No progress towards achieving the result
Yellow Constrained - Significant impediments but with some progress having been made
Green On-track - Most activities conducted as planned and there is an excellent expectation of achieving the result
Blue Met - Result has been achieved to the satisfaction of partners and UNICEF
Black Discontinued- UNICEF and partners agree to discontinue further work towards the Result
IR ref and Description Indicator Baseline & Target
Performance Status
Brief Analysis Indicator Status (%)
Colour code Indicator
(see footnote)
53
Format Multi Year Work Plan
Sebelum penyusunan MYWP, masing-masing Pokja harus merumuskan SMART Intermediate Result
(IR) dengan rentang waktu yang mencakup pelaksanaan sisa siklus CPAP.
RKP Pemerintah dan/atau RKPD dan CPAP digunakan sebagai dokumen referensi, kemudian UNICEF
bersama dengan masing-masing BAPPEDA/POKJA menyepakati prioritas umum yang akan didukung
oleh UNICEF pada dua tahun berikutnya.
Setelah teridentifikasi, prioritas pemerintah yang tepat dan kegiatan strategis diisi ke dalam template
MYWP. Pemerintah dan UNICEF kemudian menentukan dan setuju pada jenis bantuan apa yang akan
diberikan dalam rangka mendukung pencapaian hasil yang diinginkan.
Bantuan dana tunai merujuk pada kontribusi langsung kepada instansi pelaksana. Bantuan teknis
mengacu pada pelayanan yang diberikan atas nama instansi pelaksana, misalnya studi atau ahli teknis
dari konsultan, atau kegiatan yang dilaksanakan oleh lembaga lain/badan non pemerintah. Bantuan
barang yaitu barang dan kontribusi supply yang berkaitan dengan kegiatan tertentu. Setiap jenis
bantuan akan disetujui jumlah anggaran indikatif yang direncanakan. Kurun waktu rencana
pelaksanaan kegiatan akan dibahas dan disetujui bersama-sama dengan instansi pelaksana.
Format MYWP yang akan digunakan adalah sebagai berikut:
1
MYWP format for 2013-2014 (contoh)
MULTI YEAR WORK PLAN 2013 – 2014
PCR : 2 By 2015, children and women, especially the most vulnerable, benefit from improved access to and delivery of quality basic services such as nutrition, water, sanitation and hygiene, prevention of mother-to-child transmission, health, including in emergencies.
IR : 2.1.5 By June 2013, maternal and neonatal tetanus elimination is achieved nationally, country has sustained polio eradication and some standards for elimination of measles are met; and 85% children less than 1 year are fully immunized contributing to disparity reduction between richest and poorest quintiles. (OT 104 - High impact preventive and outreach interventions for Health, Nutrition, ECD and WASH).
PLANNED ACTIVITIES GOI Budget 2013
UNICEF support 2013-2014 Timeframe (in months)
Implementing Partner(s)
Cas
h A
ssis
tanc
e
Tec
hnic
al
Ass
ista
nce
Sup
ply
Ass
ista
nce
Plan amount
1-6 7-12 13-18 19-24 2013 2014
Total 2013-2014 Indicative plan budget
RKP/RKPD Priorities: 1. KESEHATAN MASYARAKAT Pelaksanaan upaya kesehatan preventif terpadu yang meliputi: penurunan tingkat kematian ibu saat melahirkan dari 228 (2007) menjadi 118 per 100.000 kelahiran hidup (2014); penurunan tingkat kematian bayi dari 34 (2007) menjadi 24 per 1.000 kelahiran hidup (2014); pemberian imunisasi dasar kepada 90% bayi pada tahun 2014 penyediaan akses sumber air bersih yang menjangkau 67% penduduk dan akses terhadap sanitasi dasar berkualitas yang menjangkau 75% penduduk sebelum tahun 2014 (EN)PUBLIC HEALTH Implementation of an integrated preventive health measures which include: reduction in the maternal mortality rate from 228 (2007) to 118 per 100,000 live births (2014): a reduction in infant mortality rate of 34 (2007) to 24 per 1,000 live births (2014); immunization basis to 90% of infants in 2014 to provide access to clean water sources that reach 67% of the population access to basic sanitation and quality that reach 75% of the population before the year 2014
SIC : 1043 Routine immunization
1 No 1.3 Pembinaan Surveilans, Imunisasi, Karantina, dan Kesehatan Matra (EN) Development surveillance, immunization, quarantine, and Matra Health – “travel health”.
120,000 30,000 20,000 25,000 25,000 50,000 Ministry of Health Technical assistance – Consultant fos studies
TOTAL in USD 120,000 30,000 20,000 25,000 25,000 50,000
2
Time line
Jan Feb March April May June July August Sept Oct Nov Dec
Government processes
RKPD guidelines issued to province and district levels
President announces APBN
Provincial Governor announces APBD
Pre-Musembang meeting
MusRem BangNas
PERDA on APBD
Government Annual Working Plan (RKP) Indicative Ceiling (March - April) Ceiling for Government Annual Work Plan (RKP) and Ministry Annual Work Plan (Renja-KL) - Planning with resource constraint Joint Circular Letter (SEB) issued by the Minister of Planning and Minister of Finance Exercise in central gov’t level (Trilateral Meetings) and national government level (Musrenbangnas).
CPAP planning & review process
UNICEF-GOI (sub-national level) Joint Planning - Budgeting discussions (District MusRemBang) *Notification letter from Bangda to Bappedas (April)
CFO + Bappeda joint planning meetings
Detailed Activity Plan & Budget discussions - UNICEF & Partners (SKPD)
* Sub-national Rakorman (venue in 5 FOs, TBC)
National Rakorman
Development of MYWP next two years * Cross Pokja finalised MYWP next two years and Progress of MYWP current year
- Annual Review MYWP current year - Signing MYWP next two year
Pokja meetings at Jakarta level
3
Lampiran 2.
Format Laporan Triwulan Tingkat Pusat/Provinsi/Kabupaten/Kota
Program Kerjasama Pemerintah RI-UNICEF
Laporan Triwulan I (Januari-Maret 2013)
Contoh Matrik (isinya disesuaikan)
No Kegiatan
Berdasarkan
MYWP /
Activities Based
on MYWP
Instansi
Pelaksana
Program
Nama Kegiatan
yang Dilakukan
Alokasi Dana (Rp) Realisasi s.d saat ini / Disbursement (Rp)
Hasil Kegiatan /
Activity Output
Rencana Tindak
Lanjut / Follow Up
Action
Lain-Lain (Permasalahan
dan Rekomendasi) / Other
Issues (Problems and
Recommendation)
UNICEF
(MYWP
2013-2014)
APBN/
APBD
/Sumber
Lain
UNICEF APBN/ APBD /Sumber Lain
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
1 IR 1.1.1.1 Provincial ASIA guideline developed and its implementation in West Sulawesi, Papua province and Aceh (updating) and integration in Musrenbang to support the quality of development planning, budgeting and equity are
supported.
Ditjen Bina
Bangda
Kemendagri
Integrasi ASIA
dalam
Musrenbang
Desa Kab.
Polman
300 juta - 185 juta - Terintegrasinya
ASIA dalam
Musrenbang
Desa di Kab
Polman Prov
Sulbar
Akan dilakukan
monitoring hasil
implementasi
ASIA pada
triwulan III 2013
Permasalahan:
Kurangnya Fasilitator
ASIA di Kab. Polman
Rekomendasi:
Perlu ada tambahan
dukungan Fasilitator ASIA
2 IR …. dst
TOTAL …………. …………. ……….. ………….
4
Lampiran 3.
Jenis Bantuan UNICEF
JENIS KEGIATAN RINCIAN KEGIATAN
1. Manajemen Program 1. Pelaksanaan koordinasi
2. Perumusan kebijaksanaan baru
3. Pelaksanaan studi dan penelitian
4. Pelaksanaan studi banding
5. Penyusunan rencana 5 tahun kerjasama RI/ Pemerintah
6. Penyusunan rencana tahunan
7. Advocacy
8. Bantuan jasa konsultan
9. Biaya administrasi
10. Pertemuan konsultasi
2. Pelatihan 1. Perencanaan kebutuhan latihan
2. Pengembangan materi latihan
3. Pelatihan untuk pelatih (TOT)
4. Pelatihan untuk pelatih inti (MOT)
5. Penyediaan bahan pelatihan
6. Penyelenggaraan pelatihan
7. Evaluasi pasca pelatihan
8. Pelatihan untuk meningkatkan kapasitas tim (Pokja)
3. KIE 1. Studi KAP
2. Pengembangan materi KIE
3. Penyediaan bahan KIE
4. Penyelenggaraan KIE
5. Evaluasi KIE
4. Monitoring dan Evaluasi 1. Pengembangan instrumen monitoring dan evaluasi
2. Penyelenggaraan monitoring dan kwartalan
3. Penyelenggaraan monitoring dan tengah tahunan
4. Penyelenggaraan monitoring dan tahunan
5. Penyelenggaraan monitoring dan mid term
6. Penyelenggaraan evaluasi akhir proyek
7. Survei fasilitas kesehatan
5. Penyediaan Barang 1. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan KIA
2. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan imunisasi
3. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan ISPA/diare
4. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan gizi
5. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan PAB/PL
6. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan KIE
6. Bantuan Teknis 1. Penyediaan tenaga ahli UNICEF
2. Penyediaan tenaga ahli perorangan dan lembaga di luar
UNICEF
5
Lampiran 4. Formulir Specimen Tanda Tangan
DAFTAR PEJABAT YANG BERWENANG MEMINTA, MENYETUJUI PEMBAYARAN, MEMPERTANGGUNG- JAWABKAN, MENGELOLA, MENANDATANGANI CEK DAN TRANSFER DANA SERTA MEMBUAT
PEMBUKUAN DAN REKONSILIASI BANK DANA BANTUAN UNICEF PROGRAM KHPPIA TAHUN 2011-2015
Nama Instansi Pengelola Program: …………………………………………………………………………………………
Pusat/Provinsi/Kabupaten/Kota: …………………………………………………………………………………………….
A. Pejabat yang berwenang mengajukan permintaan, menyetujui pembayaran dan mempertanggungjawabkan bantuan dana dan barang1 Nama Jabatan Specimen tanda tangan
1.
(Direktur/Kepala Kantor/SKPD)
2.
(PJOK)
B. Pejabat yang berwenang mengelola keuangan dana bantuan UNICEF (PUMK)2 Nama Jabatan Nama, alamat & no.rek bank
khusus untuk menerima dana UNICEF3
C. Daftar pejabat yang berwenang menandatangani cek/transfer dana di bank (minimum 2 orang atau lebih)4 Nama Jabatan Specimen tanda tangan
1.
2.
3.
4.
D. Nama staf keuangan yang bertanggungjawab atas pembukuan dan rekonsiliasi bank (minimum 1 orang) Nama Jabatan Specimen tanda tangan
1.
(Pembukuan)
2.
(Rekonsiliasi Bank)
Pejabat yang memberikan wewenang5
Nama:
Jabatan:
Tanggal:
1 Pejabat yang berwenang mengajukan permintaan dan mempertanggungjawabkan penggunaan dana (A) tidak boleh sama dengan pejabat yang mengelola dana (B).. 2 Pejabat yang mengelola dana (B) tidak boleh sama dengan pejabat yang menandatangani cek/transfer dana (C) dan yang melakukan rekonsiliasi bank/pembukuan (D) 3 Rekening bank yang resmi digunakan oleh Instansi/Pengelola Program/SKPD untuk program KHPPIA bantuan UNICEF 4 Pengeluaran dana dari bank minimal dengan 2 tanda tangan yang masuk dalam daftar nama di C. 5 Direktur Jenderal atau setingkat Direktur Jenderal untuk instansi pusat, Kepala Bappeda atas nama Gubernur untuk instansi di tingkat provinsi, serta Bupati/Walikota untuk instansi di tingkat kabupaten/kota
6
Lampiran 5. FACE FORM – DCT
Formulir FACE (FACE Form) No.Ref.
Persetujuan Dana dan pertanggungjawaban
Funding Authorization and Certificate of Expenditures UN Agency: UNICEF Tanggal (date ):
Negara (Country) : Indonesia Tipe Permintaan Dana (Type of Request):
Kode dan Nama Program (Programme Code & Title ): PCR 1. xxx V DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer)
Kode dan Nama Proyek (Project Code & Title) : IR 1.1. xxx □ Penggantian Dana (Reimbursement)
Pejabat yang bertanggungjawab (Responsible Officer(s)) : dr.. Xxx -- PJOK □ Pembayaran Langsung (Direct Payment)
Intansi Pengelola Program (Implementing Partner) : BAPPEDA Kab. Xxx
Mata uang (Currency) : ___________________________IDR
Jumlah dana yang
disetujui
(Authorised Amount)
Jumlah pengeluaran
yang dilaporkan
(Actual Project
Expenditure)
Jumlah pengeluaran
yang disetujui UNICEF
(Expenditures accepted
by Agency)
Selisih dana
(Balance)
Permintaan dana baru
dan kurun waktu
(New Request Period &
Amount)
Dana yang disetujui oleh
UNICEF
(Authorised Amount)
Total dana yang masih
harus dipertanggung-
jawabkan (Outstanding
Authorised Amount)
DD-MM YYYY DD-MM YYYY
A B C D = A - C E F G = D + F
100,000,000 100,000,000 100,000,000
Total 0 0 0 0 100,000,000 100,000,000 100,000,000
PENGESAHAN (CERTIFICATION)
Pejabat yang bertanggung-jawab atas Instansi Pengelola Program tersebut di atas membenarkan bahwa (the undersigned authorized officer of the above-mentioned implementing institution hereby certifies that) :
v
□
Tanda tangan dan stempel (signature and stamp) : Nama (Name) : dr. xxx Jabatan (Title) :
NOTES: * Shaded areas to be completed by the UN Agency and non-shaded areas to be completed by the counterpart.
FOR AGENCY USE ONLY:
Approved by: Account Charges Liquidation Information New Funding Release
Activity 1 0
FC CAG GL: DCT Amount 0
Name: Training (7700120) 0 Less: Activity 2 0
Liquidation
T itle: HO / CFO xxx Others (7700110) 0 Amount 0
Date: Total 0 Balance 0 Total 0
Cash Transfer Reference: FC ref.no.
PA ref. no.
DCT Reference: FC ref.no.
Liquidation ref.no.
Permintaan dana di atas telah sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the funding request shown above represents estimated expenditures as per MYWP and itemized cost estimates attached).
Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the actual expenditures for the period stated herein has been disbursed in accordance with the AWP and previously approved
itemized cost estimates). Bukti pengeluaran dana tersebut kami simpan selama lima tahun dan dapat diperiksa sewaktu-waktu ( the detailed accounting documents for these expenditures can be made available for examination, when required, for the period of five years from
the date of the provision of funds).
PJOK BAPPEDA xxx
FOR ALL AGENCIES FOR UNICEF USE ONLY FOR UNFPA USE ONLY
LAPORAN PENGELUARAN (REPORTING)PERMINTAAN/ PERSETUJUAN DANA
(REQUESTS / AUTHORIZATIONS )
Nama Kegiatan sesuai Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) serta kurun
waktu (Activity Description from MYWP with Duration)
Kode untuk
Badan PBB
Lainnya
(Coding for
UNDP,
UNFPA and
WFP)
Sosialisasi, Launching dan lokakarya gugus SIOLA 02/2013-03/2013
7
Lampiran 5. FACE FORM - Reimbursement Allocation
Formulir FACE (FACE Form) No.Ref.
Persetujuan Dana dan pertanggungjawaban
Funding Authorization and Certificate of Expenditures UN Agency: UNICEF Tanggal (date ):
Negara (Country) : Indonesia Tipe Permintaan Dana (Type of Request):
Kode dan Nama Program (Programme Code & Title ): PCR 1. xxx □ DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer)
Kode dan Nama Proyek (Project Code & Title) : IR 1.1. xxx V Penggantian Dana (Reimbursement)
Pejabat yang bertanggungjawab (Responsible Officer(s)) : dr.. Xxx -- PJOK □ Pembayaran Langsung (Direct Payment)
Intansi Pengelola Program (Implementing Partner) : BAPPEDA Kab. Xxx
Mata uang (Currency) : ___________________________IDR
Jumlah dana yang
disetujui
(Authorised Amount)
Jumlah pengeluaran
yang dilaporkan
(Actual Project
Expenditure)
Jumlah pengeluaran
yang disetujui UNICEF
(Expenditures accepted
by Agency)
Selisih dana
(Balance)
Permintaan dana baru
dan kurun waktu
(New Request Period &
Amount)
Dana yang disetujui oleh
UNICEF
(Authorised Amount)
Total dana yang masih
harus dipertanggung-
jawabkan (Outstanding
Authorised Amount)
DD-MM YYYY DD-MM YYYY
A B C D = A - C E F G = D + F
100,000,000 100,000,000 100,000,000
Total 0 0 0 0 100,000,000 100,000,000 100,000,000
PENGESAHAN (CERTIFICATION)
Pejabat yang bertanggung-jawab atas Instansi Pengelola Program tersebut di atas membenarkan bahwa (the undersigned authorized officer of the above-mentioned implementing institution hereby certifies that) :
v
□
Tanda tangan dan stempel (signature and stamp) : Nama (Name) : dr. xxx Jabatan (Title) :
NOTES: * Shaded areas to be completed by the UN Agency and non-shaded areas to be completed by the counterpart.
FOR AGENCY USE ONLY:
Approved by: Account Charges Liquidation Information New Funding Release
Activity 1 0
FC CAG GL: DCT Amount 0
Name: Training (7700120) 0 Less: Activity 2 0
Liquidation
T itle: HO / CFO xxx Others (7700110) 0 Amount 0
Date: Total 0 Balance 0 Total 0
PJOK BAPPEDA xxx
Cash Transfer Reference: FC ref.no.
PA ref. no.
DCT Reference: FC ref.no.
Liquidation ref.no.
FOR UNICEF USE ONLY FOR UNFPA USE ONLY
LAPORAN PENGELUARAN (REPORTING)
Permintaan dana di atas telah sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the funding request shown above represents estimated expenditures as per MYWP and itemized cost estimates attached).
FOR ALL AGENCIES
PERMINTAAN/ PERSETUJUAN DANA
(REQUESTS / AUTHORIZATIONS )
Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the actual expenditures for the period stated herein has been disbursed in accordance with the AWP and previously approved
itemized cost estimates). Bukti pengeluaran dana tersebut kami simpan selama lima tahun dan dapat diperiksa sewaktu-waktu ( the detailed accounting documents for these expenditures can be made available for examination, when required, for the period of five years from
the date of the provision of funds).
Nama Kegiatan sesuai Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) serta kurun
waktu (Activity Description from MYWP with Duration)
Kode untuk
Badan PBB
Lainnya
(Coding for
UNDP,
UNFPA and
WFP)
Sosialisasi, Launching dan lokakarya gugus SIOLA 02/2013-03/2013
8
Lampiran 5. FACE FORM - Reimbursement Request 1
Formulir FACE (FACE Form) No.Ref.
Persetujuan Dana dan pertanggungjawaban
Funding Authorization and Certificate of Expenditures UN Agency: UNICEF Tanggal (date ):
Negara (Country) : Indonesia Tipe Permintaan Dana (Type of Request):
Kode dan Nama Program (Programme Code & Title ): PCR 1. xxx □ DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer)
Kode dan Nama Proyek (Project Code & Title) : IR 1.1. xxx V Penggantian Dana (Reimbursement)
Pejabat yang bertanggungjawab (Responsible Officer(s)) : dr.. Xxx □ Pembayaran Langsung (Direct Payment)
Intansi Pengelola Program (Implementing Partner) : BAPPEDA Kab. Xxx
Mata uang (Currency) : ___________________________IDR
Jumlah dana yang
disetujui
(Authorised Amount)
Jumlah pengeluaran
yang dilaporkan
(Actual Project
Expenditure)
Jumlah pengeluaran
yang disetujui UNICEF
(Expenditures accepted
by Agency)
Selisih dana
(Balance)
Permintaan dana baru
dan kurun waktu
(New Request Period &
Amount)
Dana yang disetujui oleh
UNICEF
(Authorised Amount)
Total dana yang masih
harus dipertanggung-
jawabkan (Outstanding
Authorised Amount)
DD-MM YYYY DD-MM YYYY
A B C D = A - C E F G = D + F
100,000,000 60,000,000 60,000,000 40,000,000
Total 100,000,000 60,000,000 60,000,000 40,000,000 0 0 0
PENGESAHAN (CERTIFICATION)
Pejabat yang bertanggung-jawab atas Instansi Pengelola Program tersebut di atas membenarkan bahwa (the undersigned authorized officer of the above-mentioned implementing institution hereby certifies that) :
v
□
Tanda tangan dan stempel (signature and stamp) : Nama (Name) : dr. xxx Jabatan (Title) :
NOTES: * Shaded areas to be completed by the UN Agency and non-shaded areas to be completed by the counterpart.
FOR AGENCY USE ONLY:
Approved by: Account Charges Liquidation Information New Funding Release
Activity 1 0
FC CAG GL: DCT Amount 0
Name: Training (7700120) 0 Less: Activity 2 0
Liquidation
T itle: HO / CFO xxx Others (7700110) 0 Amount 0
Date: Total 0 Balance 0 Total 0
Cash Transfer Reference: FC ref.no.
PA ref. no.
DCT Reference: FC ref.no.
Liquidation ref.no.
PJOK BAPPEDA xxx
LAPORAN PENGELUARAN (REPORTING)PERMINTAAN/ PERSETUJUAN DANA
(REQUESTS / AUTHORIZATIONS )
Nama Kegiatan sesuai Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) serta kurun
waktu (Activity Description from MYWP with Duration)
Kode untuk
Badan PBB
Lainnya
(Coding for
UNDP,
UNFPA and
WFP)
Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the actual expenditures for the period stated herein has been disbursed in accordance with the AWP and previously approved
itemized cost estimates). Bukti pengeluaran dana tersebut kami simpan selama lima tahun dan dapat diperiksa sewaktu-waktu ( the detailed accounting documents for these expenditures can be made available for examination, when required, for the period of five years from
the date of the provision of funds).
Sosialisasi, Launching dan lokakarya gugus SIOLA 02/2013-03/2013 -
Sosialisasi, launching
Permintaan dana di atas telah sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the funding request shown above represents estimated expenditures as per MYWP and itemized cost estimates attached).
FOR ALL AGENCIES FOR UNICEF USE ONLY FOR UNFPA USE ONLY
9
Lampiran 5. FACE FORM - Reimbursement Request 2
Formulir FACE (FACE Form) No.Ref.
Persetujuan Dana dan pertanggungjawaban
Funding Authorization and Certificate of Expenditures UN Agency: UNICEF Tanggal (date ):
Negara (Country) : Indonesia Tipe Permintaan Dana (Type of Request):
Kode dan Nama Program (Programme Code & Title ): PCR 1. xxx □ DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer)
Kode dan Nama Proyek (Project Code & Title) : IR 1.1. xxx V Penggantian Dana (Reimbursement)
Pejabat yang bertanggungjawab (Responsible Officer(s)) : dr.. Xxx □ Pembayaran Langsung (Direct Payment)
Intansi Pengelola Program (Implementing Partner) : BAPPEDA Kab. Xxx
Mata uang (Currency) : ___________________________IDR
Jumlah dana yang
disetujui (Authorised
Amount)
Jumlah Pengeluaran
yang dilaporkan (Actual
Project Expenditure)
Jumlah pengeluaran
yang disetujui UNICEF
(Expenditures accepted
by Agency)
Selisih dana
(Balance)
Permintaan dana baru
dan kurun waktu
(New Request Period &
Amount)
Dana yang disetujui oleh
UNICEF
(Authorised Amount)
Total dana yang masih
harus dipertanggung-
jawabkan (Outstanding
Authorised Amount)
DD-MM YYYY DD-MM YYYY
A B C D = A - C E F G = D + F
40,000,000 40,000,000 40,000,000 0
Total 40,000,000 40,000,000 40,000,000 0 0 0 0
PENGESAHAN (CERTIFICATION)
Pejabat yang bertanggung-jawab atas Instansi Pengelola Program tersebut di atas membenarkan bahwa (the undersigned authorized officer of the above-mentioned implementing institution hereby certifies that) :
v
□
Tanda tangan dan stempel (signature and stamp) : Nama (Name) : dr. xxx Jabatan (Title) :
NOTES: * Shaded areas to be completed by the UN Agency and non-shaded areas to be completed by the counterpart.
FOR AGENCY USE ONLY:
Approved by: Account Charges Liquidation Information New Funding Release
Activity 1 0
FC CAG GL: DCT Amount 0
Name: Training (7700120) 0 Less: Activity 2 0
Liquidation
T itle: HO / CFO xxx Others (7700110) 0 Amount 0
Date: Total 0 Balance 0 Total 0
Cash Transfer Reference: FC ref.no.
PA ref. no.
DCT Reference: FC ref.no.
Liquidation ref.no.
PJOK BAPPEDA xxx
LAPORAN PENGELUARAN (REPORTING)PERMINTAAN/ PERSETUJUAN DANA
(REQUESTS / AUTHORIZATIONS)
Nama Kegiatan sesuai Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) serta kurun
waktu (Activity Description from MYWP with Duration)
Kode untuk
Badan PBB
Lainnya
(Coding for
UNDP,
UNFPA and
WFP)
Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the actual expenditures for the period stated herein has been disbursed in accordance with the AWP and previously approved
itemized cost estimates). Bukti pengeluaran dana tersebut kami simpan selama lima tahun dan dapat diperiksa sewaktu-waktu ( the detailed accounting documents for these expenditures can be made available for examination, when required, for the period of five years from
the date of the provision of funds).
Sosialisasi, Launching dan lokakarya gugus SIOLA 02/2013-03/2013 -
Lokakarya
Permintaan dana di atas telah sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the funding request shown above represents estimated expenditures as per MYWP and itemized cost estimates attached).
FOR ALL AGENCIES FOR UNICEF USE ONLY FOR UNFPA USE ONLY
10
Lampiran 5. FACE FORM – Direct Payment Allocation
Formulir FACE (FACE Form) No.Ref.
Persetujuan Dana dan pertanggungjawaban
Funding Authorization and Certificate of Expenditures UN Agency: UNICEF Tanggal (date ):
Negara (Country) : Indonesia Tipe Permintaan Dana (Type of Request):
Kode dan Nama Program (Programme Code & Title ): PCR 1. xxx □ DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer)
Kode dan Nama Proyek (Project Code & Title) : IR 1.1. xxx □ Penggantian Dana (Reimbursement)
Pejabat yang bertanggungjawab (Responsible Officer(s)) : dr.. Xxx V Pembayaran Langsung (Direct Payment)
Intansi Pengelola Program (Implementing Partner) : BAPPEDA Kab. Xxx
Mata uang (Currency) : ___________________________IDR
Jumlah dana yang
disetujui (Authorised
Amount)
Jumlah Pengeluaran
yang dilaporkan (Actual
Project Expenditure)
Jumlah pengeluaran
yang disetujui UNICEF
(Expenditures accepted
by Agency)
Selisih dana
(Balance)
Permintaan dana baru
dan kurun waktu
(New Request Period &
Amount)
Dana yang disetujui oleh
UNICEF
(Authorised Amount)
Total dana yang masih
harus dipertanggung-
jawabkan (Outstanding
Authorised Amount)
DD-MM YYYY DD-MM YYYY
A B C D = A - C E F G = D + F
100,000,000 100,000,000 100,000,000
Total 0 0 0 0 100,000,000 100,000,000 100,000,000
PENGESAHAN (CERTIFICATION)
Pejabat yang bertanggung-jawab atas Instansi Pengelola Program tersebut di atas membenarkan bahwa (the undersigned authorized officer of the above-mentioned implementing institution hereby certifies that) :
v
□
Tanda tangan dan stempel (signature and stamp) : Nama (Name) : dr. xxx Jabatan (Title) :
NOTES: * Shaded areas to be completed by the UN Agency and non-shaded areas to be completed by the counterpart.
FOR AGENCY USE ONLY:
Approved by: Account Charges Liquidation Information New Funding Release
Activity 1 0
FC CAG GL: DCT Amount 0
Name: Training (7700120) 0 Less: Activity 2 0
Liquidation
T itle: HO / CFO xxx Others (7700110) 0 Amount 0
Date: Total 0 Balance 0 Total 0
Cash Transfer Reference: FC ref.no.
PA ref. no.
DCT Reference: FC ref.no.
Liquidation ref.no.
PJOK BAPPEDA xxx
LAPORAN PENGELUARAN (REPORTING)PERMINTAAN/ PERSETUJUAN DANA
(REQUESTS / AUTHORIZATIONS )
Nama Kegiatan sesuai Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) serta kurun
waktu (Activity Description from MYWP with Duration)
Kode untuk
Badan PBB
Lainnya
(Coding for
UNDP,
UNFPA and
WFP)
Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the actual expenditures for the period stated herein has been disbursed in accordance with the AWP and previously approved
itemized cost estimates). Bukti pengeluaran dana tersebut kami simpan selama lima tahun dan dapat diperiksa sewaktu-waktu ( the detailed accounting documents for these expenditures can be made available for examination, when required, for the period of five years from
the date of the provision of funds).
Sosialisasi, Launching dan lokakarya gugus SIOLA 02/2013-03/2013
Permintaan dana di atas telah sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the funding request shown above represents estimated expenditures as per MYWP and itemized cost estimates attached).
FOR ALL AGENCIES FOR UNICEF USE ONLY FOR UNFPA USE ONLY
11
Lampiran 5. FACE FORM – Direct Payment Request 1
Formulir FACE (FACE Form) No.Ref.
Persetujuan Dana dan pertanggungjawaban
Funding Authorization and Certificate of Expenditures UN Agency: UNICEF Tanggal (date ):
Negara (Country) : Indonesia Tipe Permintaan Dana (Type of Request):
Kode dan Nama Program (Programme Code & Title ): PCR 1. xxx □ DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer)
Kode dan Nama Proyek (Project Code & Title) : IR 1.1. xxx □ Penggantian Dana (Reimbursement)
Pejabat yang bertanggungjawab (Responsible Officer(s)) : dr.. Xxx V Pembayaran Langsung (Direct Payment)
Intansi Pengelola Program (Implementing Partner) : BAPPEDA Kab. Xxx
Mata uang (Currency) : ___________________________IDR
Jumlah dana yang
disetujui (Authorised
Amount)
Jumlah Pengeluaran
yang dilaporkan (Actual
Project Expenditure)
Jumlah pengeluaran
yang disetujui UNICEF
(Expenditures accepted
by Agency)
Selisih dana
(Balance)
Permintaan dana baru
dan kurun waktu
(New Request Period &
Amount)
Dana yang disetujui oleh
UNICEF
(Authorised Amount)
Total dana yang masih
harus dipertanggung-
jawabkan (Outstanding
Authorised Amount)
DD-MM YYYY DD-MM YYYY
A B C D = A - C E F G = D + F
100,000,000 60,000,000 60,000,000 40,000,000
Total 100,000,000 60,000,000 60,000,000 40,000,000 0 0 0
PENGESAHAN (CERTIFICATION)
Pejabat yang bertanggung-jawab atas Instansi Pengelola Program tersebut di atas membenarkan bahwa (the undersigned authorized officer of the above-mentioned implementing institution hereby certifies that) :
v
□
Tanda tangan dan stempel (signature and stamp) : Nama (Name) : dr. xxx Jabatan (Title) :
NOTES: * Shaded areas to be completed by the UN Agency and non-shaded areas to be completed by the counterpart.
FOR AGENCY USE ONLY:
Approved by: Account Charges Liquidation Information New Funding Release
Activity 1 0
FC CAG GL: DCT Amount 0
Name: Training (7700120) 0 Less: Activity 2 0
Liquidation
T itle: HO / CFO xxx Others (7700110) 0 Amount 0
Date: Total 0 Balance 0 Total 0
Cash Transfer Reference: FC ref.no.
PA ref. no.
DCT Reference: FC ref.no.
Liquidation ref.no.
PJOK BAPPEDA xxx
LAPORAN PENGELUARAN (REPORTING)PERMINTAAN/ PERSETUJUAN DANA
(REQUESTS / AUTHORIZATIONS )
Nama Kegiatan sesuai Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) serta kurun
waktu (Activity Description from MYWP with Duration)
Kode untuk
Badan PBB
Lainnya
(Coding for
UNDP,
UNFPA and
WFP)
Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the actual expenditures for the period stated herein has been disbursed in accordance with the AWP and previously approved
itemized cost estimates). Bukti pengeluaran dana tersebut kami simpan selama lima tahun dan dapat diperiksa sewaktu-waktu ( the detailed accounting documents for these expenditures can be made available for examination, when required, for the period of five years from
the date of the provision of funds).
Sosialisasi, Launching dan lokakarya gugus SIOLA 02/2013-03/2013 -
Hotel Aston
Permintaan dana di atas telah sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the funding request shown above represents estimated expenditures as per MYWP and itemized cost estimates attached).
FOR ALL AGENCIES FOR UNICEF USE ONLY FOR UNFPA USE ONLY
12
Lampiran 5. FACE FORM – Direct Payment Request 2
Formulir FACE (FACE Form) No.Ref.
Persetujuan Dana dan pertanggungjawaban
Funding Authorization and Certificate of Expenditures UN Agency: UNICEF Tanggal (date ):
Negara (Country) : Indonesia Tipe Permintaan Dana (Type of Request):
Kode dan Nama Program (Programme Code & Title ): PCR 1. xxx □ DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer)
Kode dan Nama Proyek (Project Code & Title) : IR 1.1. xxx □ Penggantian Dana (Reimbursement)
Pejabat yang bertanggungjawab (Responsible Officer(s)) : dr.. Xxx V Pembayaran Langsung (Direct Payment)
Intansi Pengelola Program (Implementing Partner) : BAPPEDA Kab. Xxx
Mata uang (Currency) : ___________________________IDR
Jumlah dana yang
disetujui (Authorised
Amount)
Jumlah Pengeluaran
yang dilaporkan (Actual
Project Expenditure)
Jumlah pengeluaran
yang disetujui UNICEF
(Expenditures accepted
by Agency)
Selisih dana
(Balance)
Permintaan dana baru
dan kurun waktu
(New Request Period &
Amount)
Dana yang disetujui oleh
UNICEF
(Authorised Amount)
Total dana yang masih
harus dipertanggung-
jawabkan (Outstanding
Authorised Amount)
DD-MM YYYY DD-MM YYYY
A B C D = A - C E F G = D + F
40,000,000 40,000,000 40,000,000 0
Total 40,000,000 40,000,000 40,000,000 0 0 0 0
PENGESAHAN (CERTIFICATION)
Pejabat yang bertanggung-jawab atas Instansi Pengelola Program tersebut di atas membenarkan bahwa (the undersigned authorized officer of the above-mentioned implementing institution hereby certifies that) :
v
□
Tanda tangan dan stempel (signature and stamp) : Nama (Name) : dr. xxx Jabatan (Title) :
NOTES: * Shaded areas to be completed by the UN Agency and non-shaded areas to be completed by the counterpart.
FOR AGENCY USE ONLY:
Approved by: Account Charges Liquidation Information New Funding Release
Activity 1 0
FC CAG GL: DCT Amount 0
Name: Training (7700120) 0 Less: Activity 2 0
Liquidation
T itle: HO / CFO xxx Others (7700110) 0 Amount 0
Date: Total 0 Balance 0 Total 0
Cash Transfer Reference: FC ref.no.
PA ref. no.
DCT Reference: FC ref.no.
Liquidation ref.no.
PJOK BAPPEDA xxx
LAPORAN PENGELUARAN (REPORTING)PERMINTAAN/ PERSETUJUAN DANA
(REQUESTS / AUTHORIZATIONS )
Nama Kegiatan sesuai Rencana Kerja Tahunan (AWP) serta kurun waktu
(Activity Description from AWP with Duration)
Kode untuk
Badan PBB
Lainnya
(Coding for
UNDP,
UNFPA and
WFP)
Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the actual expenditures for the period stated herein has been disbursed in accordance with the AWP and previously approved
itemized cost estimates). Bukti pengeluaran dana tersebut kami simpan selama lima tahun dan dapat diperiksa sewaktu-waktu ( the detailed accounting documents for these expenditures can be made available for examination, when required, for the period of five years from
the date of the provision of funds).
Sosialisasi, Launching dan lokakarya gugus SIOLA 02/2013-03/2013 -
Travel agent
Permintaan dana di atas telah sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the funding request shown above represents estimated expenditures as per MYWP and itemized cost estimates attached).
FOR ALL AGENCIES FOR UNICEF USE ONLY FOR UNFPA USE ONLY
13
Lampiran 5. FACE FORM – Refund
Formulir FACE (FACE Form) No.Ref.
Persetujuan Dana dan pertanggungjawaban
Funding Authorization and Certificate of Expenditures UN Agency: UNICEF Tanggal (date ):
Negara (Country) : Indonesia Tipe Permintaan Dana (Type of Request):
Kode dan Nama Program (Programme Code & Title ): PCR 1. xxx V DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer)
Kode dan Nama Proyek (Project Code & Title) : IR 1.1. xxx □ Penggantian Dana (Reimbursement)
Pejabat yang bertanggungjawab (Responsible Officer(s)) : dr.. Xxx □ Pembayaran Langsung (Direct Payment)
Intansi Pengelola Program (Implementing Partner) : BAPPEDA Kab. Xxx
Mata uang (Currency) : ___________________________IDR
Jumlah dana yang
disetujui (Authorised
Amount)
Jumlah Pengeluaran
yang dilaporkan (Actual
Project Expenditure)
Jumlah pengeluaran
yang disetujui UNICEF
(Expenditures accepted
by Agency)
Selisih dana
(Balance)
Permintaan dana baru
dan kurun waktu
(New Request Period &
Amount)
Dana yang disetujui oleh
UNICEF
(Authorised Amount)
Total dana yang masih
harus dipertanggung-
jawabkan (Outstanding
Authorised Amount)
DD-MM YYYY DD-MM YYYY
A B C D = A - C E F G = D + F
100,000,000 100,000,000 100,000,000 0
Total 0 0 0 0 0 0 0
PENGESAHAN (CERTIFICATION)
Pejabat yang bertanggung-jawab atas Instansi Pengelola Program tersebut di atas membenarkan bahwa (the undersigned authorized officer of the above-mentioned implementing institution hereby certifies that) :
v
v
Tanda tangan dan stempel (signature and stamp) : Nama (Name) : dr. xxx Jabatan (Title) :
NOTES: * Shaded areas to be completed by the UN Agency and non-shaded areas to be completed by the counterpart.
FOR AGENCY USE ONLY:
Approved by: Account Charges Liquidation Information New Funding Release
Activity 1 0
FC CAG GL: DCT Amount 0
Name: Training (7700120) 0 Less: Activity 2 0
Liquidation
T itle: HO / CFO xxx Others (7700110) 0 Amount 0
Date: Total 0 Balance 0 Total 0
Cash Transfer Reference: FC ref.no.
PA ref. no.
DCT Reference: FC ref.no.
Liquidation ref.no.
PJOK BAPPEDA xxx
LAPORAN PENGELUARAN (REPORTING)PERMINTAAN/ PERSETUJUAN DANA
(REQUESTS / AUTHORIZATIONS )
Nama Kegiatan sesuai Rencana Kerja Tahunan (AWP) serta kurun waktu
(Activity Description from AWP with Duration)
Kode untuk
Badan PBB
Lainnya
(Coding for
UNDP,
UNFPA and
WFP)
Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the actual expenditures for the period stated herein has been disbursed in accordance with the AWP and previously approved
itemized cost estimates). Bukti pengeluaran dana tersebut kami simpan selama lima tahun dan dapat diperiksa sewaktu-waktu ( the detailed accounting documents for these expenditures can be made available for examination, when required, for the period of five years from
the date of the provision of funds).
Sosialisasi, Launching dan lokakarya gugus SIOLA 02/2013-03/2013
Refund IDR 20,000,000
Permintaan dana di atas telah sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (MYWP) dan Lampiran Perincian Biaya (the funding request shown above represents estimated expenditures as per MYWP and itemized cost estimates attached).
FOR ALL AGENCIES FOR UNICEF USE ONLY FOR UNFPA USE ONLY
14
Penjelasan Pengisian Formulir FACE
1. Bagian atas formulir
- Negara: Indonesia
- Kode dan Nama Program: PCR
- Kode dan Nama Proyek : IR
- Pejabat yang bertanggung jawab : Nama pejabat dari lembaga/instansi/dinas/organisasi yang berwenang
meminta dan melaporkan dana bantuan UNICEF (sebagaimana tercantum dalam formulir contoh
tandatangan, bagian A)
- Instansi Pengelola Program : Nama lembaga/instansi/dinas/organisasi yang menerima kiriman dana dari
UNICEF
- Mata uang : Rupiah
- Tipe permintaan dana :
DCT - Pengiriman Dana Langsung: Penyaluran dana kegiatan dari UNICEF ke instansi pengelola
program sebelum kegiatan dimulai
Reimbursement - Penggantian Dana: Penggantian dana kegiatan dari UNICEF ke instansi pengelola
program setelah kegiatan selesai dilaksanakan
Direct Payment - Pembayaran Langsung: Pembayaran langsung dana kegiatan oleh UNICEF kepada
pihak ketiga atas persetujuan instansi pengelola program
- Tanggal: Tanggal/bulan/tahun pengisian formulir FACE (harus dicantumkan)
- No Referensi: Nomor surat
2. Kolom Nama Kegiatan, MYWP & Kurun Waktu
- Nama-nama kegiatan sesuai dengan MYWP yang akan dilakukan di dalam Kurun Waktu (per triwulan /
Jan–Mar ; Apr–Jun ; Jul–Sept ; Okt–Des).
- UNICEF akan melengkapi No referensi FC (Funds Commitment) dan PA (Payment Advice) pada saat
memroses permintaan dana.
3. Kolom Kode untuk Badan PBB Lain --- Tidak Perlu diisi.
4. Kolom Laporan Pengeluaran (Kolom A – D)
- Kolom A: Jumlah dana kegiatan yang disetujui UNICEF dan di terima oleh instansi pengelola program,
(kurun waktu – per triwulan)
- Kolom B: Jumlah yang dilaporkan, sesuai laporan keuangan dan laporan kegiatan serta harus didukung
oleh bukti pengeluaran aktual yang bisa diperiksa sewaktu-waktu oleh staf UNICEF.
- Kolom C: Jumlah pengeluaran yang disetujui UNICEF, sesuai dengan perincian biaya yang telah disetujui
bersama dan laporan keuangan (diisi oleh UNICEF).
- Kolom D: Selisih dana (diisi oleh UNICEF).
5. Kolom Permintaan/Persetujuan Dana (Kolom E – G)
- Kolom E: Permintaan dana baru. Dana kegiatan sesuai dengan MYWP (kurun waktu– per triwulan) dan
atau perpanjangan kurun waktu kegiatan.
- Kolom F: Dana yang disetujui, jumlah dana baru dari UNICEF sesuai dengan permintaan dari instansi
pengelola (diisi oleh UNICEF).
- Kolom G: Sisa dana lama dan permohonan dana baru yang harus dipertanggungjawabkan. (diisi oleh
UNICEF).
15
6. Pengesahan:
- Cantumkan tanda (V) pada kotak pertama – pada saat mengajukan permintaan dana dan atau
penggantian dana kegiatan.
- Cantumkan tanda (V) pada kotak kedua – pada saat melaporkan pengeluaran dana kegiatan.
7. Tanda Tangan
- FACE Form harus ditanda-tangani oleh pejabat yang berwenang meminta/melaporkan penggunaan dana
bantuan UNICEF sebagaimana tercantum dalam formulir contoh tandatangan, bagian A.
Cara Pengisian Permintaan Dana:
1. Lengkapi bagian atas formulir.
2. Isi Kolom Nama Kegiatan sesuai dengan MYWP dan Kurun Waktu.
3. Masukan Jumlah permintaan dana di KOLOM E.
4. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi surat permintaan
dana dan lampiran perincian biaya.
5. Staf program UNICEF yang bertanggung-jawab akan melengkapi KOLOM F, nomor FC dan nomor PA,
kemudian mengesahkan untuk persetujuan kepala program/kepala perwakilan UNICEF Provinsi.
6. Kemudian UNICEF akan mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman dana dan copy formulir FACE yang
sudah di setujui.
Cara Pengisian Pertanggung-jawaban penggunaan dana
1. Lengkapi bagian atas formulir.
2. Isi kolom nama kegiatan sesuai dengan MYWP dan kurun waktu.
3. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah Jumlah dana KOLOM F
dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF).
4. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B.
5. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan
Per Mata Anggaran/Jenis Pengeluaran dan laporan kegiatan.
Catatan: Apabila pada saat melaporkan ada permintaan dana: (lanjutkan tahap 6 atau 7)
6. Apabila ada permintaan dana lanjutan dari kegiatan yang sama. Cantumkan jumlah permintaan dana di
KOLOM E – di baris yang sama.
7. Apabila ada permohonan dana kegiatan baru. Isi kolom nama kegiatan sesuai MYWP di baris yang baru
dan cantumkan jumlah permohonan dana di KOLOM E. Selanjutnya kembali pada tahap No. 5
8. Staf program UNICEF yang bertanggung-jawab akan melengkapi KOLOM C, D, F dan G dan mengesahkan
untuk persetujuan kepala program/kepala perwakilan UNICEF Provinsi.
9. Kemudian UNICEF akan mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman dana dan copy formulir FACE yang
sudah di setujui.
Direct Payment
8. Kolom Laporan Pengeluaran (Kolom A – D)
- Kolom A: Jumlah dana kegiatan yang disetujui UNICEF(kurun waktu – per triwulan).
- Kolom B: Jumlah yang dilaporkan, sesuai laporan keuangan dan laporan kegiatan serta harus didukung oleh
bukti pengeluaran aktual yang bisa diperiksa sewaktu-waktu oleh staf UNICEF.
- Kolom C: Jumlah pengeluaran yang disetujui UNICEF dan dibayarkan langsung ke pihak ke-3, sesuai
dengan anggaran biaya yang telah disetujui bersama. (diisi oleh UNICEF).
- Kolom D: Selisih dana (diisi oleh UNICEF).
16
9. Kolom Permintaan/ Persetujuan Dana (Kolom E – G)
- Kolom E: Permintaan persetujuan dana baru, sesuai dengan MYWP (kurun waktu – per triwulan).
- Kolom F: Jumlah alokasi dana yang disetujui (diisi oleh UNICEF).
- Kolom G: Sisa persetujuan dana lama dan permohonan alokasi baru yang bisa digunakan. (diisi oleh
UNICEF).
10. Pengesahan:
- Cantumkan tanda (V) pada kotak pertama – pada saat mengajukan persetujuan penggunaan dana.
- Cantumkan tanda (V) pada kotak kedua – pada saat permintaan pembayaran secara langsung dana
kegiatan.
11. Tanda Tangan
- FACE Form harus ditanda-tangani oleh pejabat yang berwenang meminta/melaporkan penggunaan dana
bantuan UNICEF sebagaimana tercantum dalam formulir contoh tandatangan, bagian A.
Cara pengisian permintaan alokasi dana:
1. Lengkapi bagian atas formulir.
2. Isi kolom nama kegiatan sesuai dengan MYWP dan kurun waktu.
3. Masukan Jumlah permintaan alokasi di KOLOM E.
4. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi dan lampiran
perincian biaya.
5. Staf program UNICEF yang bertanggung-jawab akan melengkapi KOLOM F, Funds Commitment, Payment
Advice kemudian mengesahkan untuk persetujuan kepala program/ kepala perwakilan UNICEF Provinsi.
6. Kemudian UNICEF akan mengirimkan copy formulir FACE yang sudah di setujui.
Cara Pengisian permintaan pembayaran:
1. Lengkapi bagian atas formulir.
2. Isi kolom nama kegiatan sesuai dengan MYWP dan kurun waktu.
3. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah jumlah dana KOLOM F
dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF).
4. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B.
5. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan
Per Mata Anggaran/Jenis Pengeluaran dan laporan kegiatan.
Catatan: Apabila pada saat permintaan pembayaran ada tambahan permintaan alokasi dana: (lanjutkan tahap 6
atau 7)
6. Apabila ada permintaan dana lanjutan dari kegiatan yang sama. Cantumkan jumlah tambahan alokasi
permintaan dana di KOLOM E – di baris yang sama.
7. Apabila ada permohonan dana kegiatan baru. Isi kolom nama kegiatan sesuai MYWP di baris yang baru
dan cantumkan jumlah permohonan dana di KOLOM E. Selanjutnya kembali pada tahap No. 5
8. Staf program UNICEF yang bertanggung-jawab akan melengkapi KOLOM C, D, F dan G dan mengesahkan
untuk persetujuan kepala program/kepala perwakilan UNICEF Provinsi.
9. Kemudian UNICEF akan mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman dana dan copy formulir FACE yang
sudah di setujui.
17
Reimbursement
12. Kolom Laporan Pengeluaran (Kolom A – D)
- Kolom A: Jumlah dana kegiatan yang disetujui UNICEF(kurun waktu – per triwulan).
- Kolom B: Jumlah yang dilaporkan, sesuai laporan keuangan dan laporan kegiatan serta harus didukung oleh
bukti pengeluaran aktual yang bisa diperiksa sewaktu-waktu oleh staf UNICEF.
- Kolom C: Jumlah pengeluaran yang disetujui UNICEF untuk penggantian dana ke pengelola dana, sesuai
dengan anggaran biaya yang telah disetujui bersama. (diisi oleh UNICEF).
- Kolom D: Selisih dana (diisi oleh UNICEF).
13. Kolom Permintaan/ Persetujuan Dana (Kolom E – G)
- Kolom E: Permintaan persetujuan dana baru, sesuai dengan MYWP (kurun waktu– per triwulan).
- Kolom F: Jumlah alokasi dana yang disetujui (diisi oleh UNICEF).
- Kolom G: Sisa persetujuan dana lama dan permohonan alokasi baru yang bisa digunakan. (diisi oleh
UNICEF).
14. Pengesahan:
- Cantumkan tanda (V) pada kotak pertama – pada saat mengajukan persetujuan penggunaan dana.
- Cantumkan tanda (V) pada kotak kedua – pada saat permintaan pembayaran secara langsung dana
kegiatan.
15. Tanda Tangan
- FACE Form harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang meminta/melaporkan penggunaan dana
bantuan UNICEF sebagaimana tercantum dalam formulir contoh tandatangan, bagian A.
Cara pengisian permintaan alokasi dana:
1. Lengkapi bagian atas formulir.
2. Isi kolom nama kegiatan sesuai dengan MYWP dan kurun waktu.
3. Masukan jumlah permintaan alokasi di KOLOM E.
4. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi dan lampiran
perincian biaya.
5. Staf program UNICEF yang bertanggung-jawab akan melengkapi KOLOM F, Funds Commitment, Payment
Advice kemudian mengesahkan untuk persetujuan kepala program/ kepala perwakilan UNICEF Provinsi.
6. Kemudian UNICEF akan mengirimkan copy formulir FACE yang sudah di setujui.
Cara Pengisian permintaan penggantian dana:
1. Lengkapi bagian atas formulir
2. Isi kolom nama kegiatan sesuai dengan MYWP dan kurun waktu
3. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah Jumlah dana KOLOM F
dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF).
4. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B
5. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan
Per Mata Anggaran/Jenis Pengeluaran dan laporan kegiatan.
Catatan: Apabila pada saat permintaan penggantian dana ada tambahan permintaan alokasi dana: (lanjutkan
tahap 6 atau 7)
6. Apabila ada permintaan penggantian dana sebagai lanjutan dari kegiatan yang sama. Cantumkan jumlah
tambahan alokasi permintaan dana di KOLOM E – di baris yang sama.
18
7. Apabila ada permohonan dana kegiatan baru. Isi kolom nama kegiatan sesuai MYWP di baris yang baru
dan cantumkan jumlah permohonan dana di KOLOM E. Selanjutnya kembali pada tahap No. 5
8. Staf program UNICEF yang bertanggung-jawab akan melengkapi KOLOM C, D, F dan G dan mengesahkan
untuk persetujuan kepala program/kepala perwakilan UNICEF Provinsi.
9. Kemudian UNICEF akan mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman dana dan copy formulir FACE yang
sudah di setujui.
19
Lampiran 6. Format Rencana Anggaran Biaya (RAB)
ORANG
(Person )
HARI/KALI
(Day/Freq )
PELATIHAN
(Training)
LAINNYA
(Others) TOTAL
Jakarta, (tanggal/date )
Dibuat oleh, Disetujui oleh,
Prepared by, Approved by,
( PUMK ) ( PJOK )
TOTAL
RENCANA BIAYA (Rp.)KETERANGAN
(Remarks )
Rencana Anggaran Biaya (Budget Plan )
Instansi Pelaksana Program (Implementing Partner ):
Program/Proyek (Program/Project ):
Judul Kegiatan (Activity ):
Periode:
NO.
MATA ANGGARAN /
JENIS PENGELUARAN
(Budget Line/Type of Expenditure )
UNIT SATUAN BIAYA
(Unit Cost)
(Rp.)
20
Lampiran 7.1 Permintaan Dana/Penggantian Dana Tingkat Pusat
No Surat: ...../...../....
Catatan : Formulir ini harus diisi oleh Kepala Direktorat atau yang setingkat dan disampaikan kepada UNICEF Jakarta dua bulan sebelum dana diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Dalam hal kegiatan akan dilaksanakan mendahului pengiriman dana dari UNICEF, formulir ini tetap harus diisi dan dikirimkan minimal sebulan sebelum kegiatan, untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari UNICEF. Penggantian dana oleh UNICEF akan dilakukan setelah semua kelengkapan dan bukti pengeluaran disetujui oleh UNICEF.
1. Nama Program: 2. Nama Proyek: 3. Kegiatan/sub-kegiatan:
No # RKT Keterangan Rencana Keluaran Biaya (Rp) Lokasi kegiatan Kurun
Waktu
Peserta Pelatih/
Narasumber
1 2.2.1 Pengembangan dan revisi
training PAUD
Modul pelatihan ramah
pengguna tersusun
36.000.000 Jakarta dan Bandung Jan-Mar
2013
15 ahli PAUD 2 dari Jakarta, 2 dari
Bandung
4. Harap melampirkan dokumen yang dibutuhkan seperti jadual, materi pelatihan, termasuk rincian biaya dll.
5. Dana tersebut, mohon ditransfer melalui: Nama rekening: Nama bank:
Nomor rekening: Alamat bank:
Tanggal :
Kepala Direktorat atau Pejabat yang berwenang:
( Pejabat yang berwenang mengajukan permintaan pencairan dana)
Tandatangan: / Stempel yang berlaku:
================================================================================================================================= These activities have been reviewed and discussed with the counterparts concerned and are coherent with the annual objectives and outputs of the project. I therefore certify and recommend that the funding for this activity be approved and processed. Ref No:………………………….
Certified by: ………………………………………..…..………………….……… (Project Officer) …………………..…………………………………..……(signature & date)
Approved by: ………………………….……………………………………… (CFO/Chief Section/ Unit) ……………….………………………………………..(signature & date)
Harap dokumen pertanggung-jawaban diserahkan kepada UNICEF, selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah dana diterima
21
Lampiran 7.2 Permintaan Dana/Penggantian Dana Tingkat Provinsi
No Surat: ...../...../....
Catatan : Formulir ini harus diisi oleh Kepala Direktorat atau yang setingkat dan disampaikan kepada UNICEF Jakarta dua bulan sebelum dana diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Dalam hal kegiatan akan dilaksanakan mendahului pengiriman dana dari UNICEF, formulir ini tetap harus diisi dan dikirimkan minimal sebulan sebelum kegiatan, untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari UNICEF. Penggantian dana oleh UNICEF akan dilakukan setelah semua kelengkapan dan bukti pengeluaran disetujui oleh UNICEF.
1. Nama Program: 2. Nama Proyek: 3. Kegiatan/sub-kegiatan:
No # RKT Keterangan Rencana Keluaran Biaya (Rp) Lokasi kegiatan Kurun
Waktu
Peserta Pelatih/
Narasumber
1 3.1 Pelatihan penyegaran
untuk bidan dalam PAUD
20 bidan dilatih ulang 80.000.000 Semarang Jan-Mar
2013
20 bidan 2 dari Jakarta, 4
dari Semarang
4. Harap melampirkan dokumen yang dibutuhkan seperti jadual, materi pelatihan, termasuk rincian biaya dll.
5. Dana tersebut, mohon ditransfer melalui: Nama rekening: Nama bank:
Nomor rekening: Alamat bank:
Tanggal :
Kepala Dinas/Institusi Teknis: Kepala Bappeda/ PJOK: ( Pejabat yang berwenang mengajukan permintaan pencairan dana)
Tandatangan: / Stempel yang berlaku: Tandatangan: / Stempel yang berlaku:
===================================================================================================================================
These activities have been reviewed and discussed with the counterparts concerned and are coherent with the annual objectives and outputs of the project. I therefore certify and recommend that the funding for this activity be approved and processed. Ref No:………………………….
Certified by: ………………………………………..…..………………….……… (Project Officer) …………………..…………………………………..……(signature & date)
Approved by: ………………………….……………………………………… (CFO/Chief Section/ Unit) ……………….………………………………………..(signature & date)
Harap dokumen pertanggung-jawaban diserahkan kepada UNICEF, selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah dana diterima
22
Lampiran 7.3 Permintaan Dana/Penggantian Dana Tingkat Kabupaten
No Surat: ...../...../....
Catatan : Formulir ini harus diisi oleh Kepala Direktorat atau yang setingkat dan disampaikan kepada UNICEF Jakarta dua bulan sebelum dana diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Dalam hal kegiatan akan dilaksanakan mendahului pengiriman dana dari UNICEF, formulir ini tetap harus diisi dan dikirimkan minimal sebulan sebelum kegiatan, untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari UNICEF. Penggantian dana oleh UNICEF akan dilakukan setelah semua kelengkapan dan bukti pengeluaran disetujui oleh UNICEF.
1. Nama Program: 2. Nama Proyek: 3. Kegiatan/sub-kegiatan:
No # RKT Keterangan Rencana Keluaran Biaya (Rp) Lokasi kegiatan Kurun
Waktu
Peserta Pelatih/
Narasumber
1 4.1 Pelatihan penyegaran untuk
kader PAUD
64 Kader PAUD dilatih
ulang
150.000.000 Banyumas Jan-Mar
2013
64 Kader
PAUD
2 dari Semarang, 4
dari Banyumas
4. Harap melampirkan dokumen yang dibutuhkan seperti jadual, materi pelatihan, termasuk rincian biaya dll.
5. Dana tersebut, mohon ditransfer melalui: Nama rekening: Nama bank:
Nomor rekening: Alamat bank:
Tanggal :
Kepala Dinas/Institusi Teknis/Pimpinan LSM Kab: Kepala Bappeda/ PJOK: ( Pejabat yang berwenang mengajukan permintaan pencairan dana)
Tandatangan: / Stempel yang berlaku: Tandatangan: / Stempel yang berlaku:
=================================================================================================================================== These activities have been reviewed and discussed with the counterparts concerned and are coherent with the annual objectives and outputs of the project. I therefore certify and recommend that the funding for this activity be approved and processed. Ref No:………………………….
Certified by: ………………………………………..…..………………….……… (Project Officer) …………………..…………………………………..……(signature & date)
Approved by: ………………………….……………………………………… (CFO/Chief Section/ Unit) ……………….………………………………………..(signature & date)
Harap dokumen pertanggung-jawaban diserahkan kepada UNICEF, selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah dana diterima
23
Lampiran 7.4 Permintaan Dana/Penggantian LSM/Perguruan Tinggi/Organisasi Profesi/Organisasi Sosial Keagamaan
No Surat: ...../...../....
Catatan : Formulir ini harus diisi oleh Kepala Direktorat atau yang setingkat dan disampaikan kepada UNICEF Jakarta dua bulan sebelum dana diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Dalam hal kegiatan akan dilaksanakan mendahului pengiriman dana dari UNICEF, formulir ini tetap harus diisi dan dikirimkan minimal sebulan sebelum kegiatan, untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari UNICEF. Penggantian dana oleh UNICEF akan dilakukan setelah semua kelengkapan dan bukti pengeluaran disetujui oleh UNICEF.
1. Nama Program: 2. Nama Proyek: 3. Kegiatan/sub-kegiatan:
No # RKT Keterangan Rencana Keluaran Biaya (Rp), Lokasi kegiatan Kurun
waktu
Peserta Pelatih/
Narasumber
1 2.1.7 Membangun 77 MCK
permanen di SD Klaten
MCK tersedia di 77 SD
Klaten
308.000.000 Klaten, 77 SD Jan-Mar
2013
- -
4. Harap melampirkan dokumen yang dibutuhkan seperti jadual, materi pelatihan, termasuk rincian biaya dll.
5. Dana tersebut, mohon ditransfer melalui: Nama rekening: Nama bank:
Nomor rekening: Alamat bank:
Tanggal :
Nama Pimpinan LSM:
( Pejabat yang berwenang mengajukan permintaan pencairan dana)
Tandatangan: / Stempel yang berlaku ================================================================================================================================= These activities have been reviewed and discussed with the counterparts concerned and are coherent with the annual objectives and outputs of the project. I therefore certify and recommend that the funding for this activity be approved and processed. Ref No:………………………….
Certified by: ………………………………………..…..………………….……… (Project Officer) …………………..…………………………………..……(signature & date)
Approved by: ………………………….……………………………………… (CFO/Chief Section/ Unit) …………………………………………………..……(signature & date )
Harap dokumen pertanggung-jawaban diserahkan kepada
UNICEF, selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah dana diterima
24
Lampiran 8.
Surat Pemberitahuan Pengiriman Dana
Tanggal – No surat
Dengan hormat,
Perihal : Pengiriman Dana
Bersama ini diberitahukan bahwa kami telah mengirimkan dana sebesar Rp. Xxx (…… Rupiah)
Proyek Kode di
MYWP Kegiatan PRQ No.
Dokumen Pembayaran
(Payment Advise) Jumlah
No. Tanggal (Rp.)
TOTAL:
sesuai dengan surat permintaan Bappenas No. Pusat/13/PME/Kerjasama RI-UNICEF (Bappenas)/00 melalui :
Bank : Bank XXX
A/C No. : XXX-XXX-XXX
Atas nama :
Guna kelancaran administrasi keuangan, kami mohon agar Bapak/Ibu melengkapi dan mengembalikan segera formulir
"Tanda Terima" transfer dana terlampir serta melampirkan fotokopi nota kredit penerimaan uang dari bank ke:
UNICEF Jakarta (up: XX /Cluster/ Unit)
Gedung Wisma Metropolitan II, Lt. 10-11
Jl. Jend Sudirman Kav. 31, Jakarta 12920
Demikian harap maklum hendaknya.
Hormat kami,
UNICEF
Programme Officer UNICEF
Kepada
PJOK
XXX
25
Lampiran 9. Formulir Tanda Terima Pengiriman Dana
Formulir tanda terima pengiriman dana
Dengan ini menyatakan bahwa uang yang ditransfer oleh UNICEF untuk:
Nama Kegiatan No. Acuan RKT No. Acuan PRQ
No. Dokumen
Pembayaran
(Payment
Advise)
Sejumlah Rp _____________________ (_______________)
Ke:
Bank :
Rekening No :
Atas Nama :
Alamat :
Telah dikredit oleh pihak bank ke rekening kami di atas pada tanggal .......
(isi tanggal transaksi penerimaan dana yang tertera pada rekening koran)
Demikian pemberitahuan dari kami.
PJOK
____________
26
Lampiran 10. Laporan Keuangan Per Mata Anggaran/Jenis Pengeluaran
Instansi Pelaksana Program: .........................................................................................................................................................
Program / Proyek: ............................................................................................................................................................................
Nama Kegiatan: ................................................................................................................................................................................
PA No.: FC No. Jumlah: Rp.
Tanggal Laporan:
Mata Anggaran/Jenis
Pengeluaran Jumlah
Rencana
Biaya
(Rp.)
Pengeluaran
(Rp.)
Sisa
(Rp.) Catatan
Orang Hari Frekuensi
Satuan
Biaya
(Rp.)
Total
Diperiksa oleh, Mengetahui, Disiapkan oleh,
Ttd & tgl Ttd & tgl Ttd & tgl
(___________________________) (___________________________) (___________________________)
27
Lampiran 11. Laporan Kegiatan
LAPORAN KEGIATAN
Program/Proyek : …………………………………………………………………………..
Nama Kegiatan : …………………………………………………………………………..
No. acuan pengiriman dana : No. FC……….. No. PA ………… tanggal……………………….
Jumlah dana :
Rp. ……………….
Pelaksanaan :
Lokasi ………………………………………………………………….
Tanggal ………………………………………………………………..
Proses : …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
Keluaran :
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
Rencana tindak lanjut : …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
……………..,…….-20….
dittd oleh
Ka. Dinas/PJOK
Instansi pelaksana
28
Lampiran 12. Proses Mendapatkan Fasilitas Bebas Bea Masuk dan Pajak
1) Untuk mendapatkan fasilitas bebas bea masuk bagi barang UNICEF yang berasal dari luar negeri
mengikuti proses sebagai berikut:
UNICEF menyampaikan surat perihal permintaan pembebasan bea masuk, PPn, PPnbm, dan
pajak lainnya atas pengadaan barang luar negeri dilengkapi dengan dokumen pendukung
seperti: PP19, Bill of Lading/Airway bill, Invoice/Proforma Invoice, dan Packing List kepada
Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku Ketua Tim Teknis Tingkat
Pusat yang kemudian akan mengkoordinasikan dengan Ketua Kelompok Kerja (POKJA)
terkait di Bappenas dengan mengirim permintaan tersebut kepada Ketua POKJA terkait.
Berdasarkan daftar rencana pengadaan barang/jasa (supply plan) tahunan UNICEF yang
sudah disetujui terdahulu oleh Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku
Ketua Tim Teknis Tingkat Pusat, Ketua POKJA terkait di Bappenas akan meneliti surat
permintaan UNICEF tersebut dan jika tidak ada hal-hal yang memberatkan dapat
menyampaikan persetujuan atau rekomendasi atas surat permintaan pembebasan bea masuk,
PPn, PPnBM, dan pajak lainnya atas pengadaan barang luar negeri tersebut langsung kepada
Kepala Biro KTLN Sekretariat Negara serta Kepala Bagian Kerjasama Teknik Multilateral, Bito
KTLN Sekretariat Negara dengan tembusan kepada UNICEF, instansi penerima barang
(instansi pusat maupun instansi daerah), Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas
selaku Ketua Tim Teknis Tingkat Pusat.
Sekretariat Negara kemudian akan mempelajari persetujuan atau rekomendasi tersebut, serta
meneliti kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen pendukungnya seperti :
- Formulir PP 19 (sesuai lampiran II KMK 89/2002) yang telah diisi, dicap dan ditandatangani oleh
pejabat UNICEF.
- Bill of Lading (bila barang dan/atau peralatan didatangkan melalui laut) atau Airway Bill (bila barang
dan/atau peralatan didatangkan melalui udara).
- Packing List (daftar barang).
- Invoice/Proforma Invoice.
Dalam hal tidak ada hal-hal yang memberatkan untuk memberikan rekomendasi pemberian
fasilitas kepabeanan, Sekretariat Negara dapat menyampaikan surat rekomendasi kepada
Ditjen Bea Cukai (dengan tembusan ke UNICEF dan Ketua POKJA terkait di Bapennas) untuk
memberikan fasilitas bebas bea masuk, PPn, PPnBM, dan pajak lainnya atas pengadaan
barang UNICEF yang didatangkan dari luar negeri.
Hal ini berlaku sama untuk pengadaan barang sesuai pola penyaluran barang Pusat-Pusat,
Pusat-Daerah, dan Daerah-Daerah.
2) Untuk mendapatkan fasilitas bebas pajak bagi pengadaan barang UNICEF yang berasal dari dalam negeri
mengikuti proses sebagai berikut:
29
a) Pembelian Kendaraan Bermotor
UNICEF mengajukan surat permintaan Nota Dinas pembelian kendaraan bermotor kepada
Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat Bappenas, selaku ketua Tim Teknis Tingkat
Pusat dengan melampirkan dokumen sebagai berikut:
i. Surat Pesanan Kendaraan Bermotor dari Dealer yang bersangkutan.
ii. Formulir PP 19 (sesuai lampiran II KMK 89/2002) yang telah diisi, dicap dan
ditandatangani oleh pejabat UNICEF.
iii. Invoice dari dealer kendaraan bermotor terkait.
iv. Pembelian untuk keperluan tenaga ahli/tenaga staf, dilengkapi dengan:
Foto Copy Surat Persetujuan Penugasan dari Biro KTLN, Sekretariat Negara yang
menyebutkan masa tugas minimal 1 tahun.
Foto Copy Paspor.
Surat Pernyataan pembelian kendaraan bermotor yang telah ditandatangani oleh
yang bersangkutan dan pejabat UNICEF terkait (sebelumnya dilakukan prosedur
konfirmasi langsung antara yang bersangkutan dengan pejabat Biro KTLN,
Sekretariat Negara).
v. Pembelian untuk keperluan kantor UNICEF, dilengkapi dengan data kendaraan
bermotor yang telah dimiliki.
vi. Pembelian untuk keperluan program/proyek/kegiatan kerjasama teknik, dilengkapi
dengan :
Data kendaraan bermotor yang telah dimiliki untuk program/proyek/kegiatan
kerjasama teknik terkait.
Dokumen program/proyek/kegiatan terkait.
Biro KTLN, Sekretariat Negara dengan berpegangan pada Keputusan Menteri Keuangan
Nomor 04/89 Tahun 2002 melakukan penelitian terhadap dokumen yang disampaikan.
Dalam hal Biro KTLN, Sekretariat Negara menyetujui, selanjutnya Biro KTLN, Sekretariat
Negara menerbitkan Nota Dinas yang ditujukan kepada dealer kendaraan bermotor
terkait dengan tembusan kepada Dit. Teknis Kepabeanan, Ditjen Bea dan Cukai,
Dep.Keuangan, UNICEF, dan Bapenas. Sedangkan Formulir PP 19 yang sudah disetujui
ditujukan langsung kepada Dit. Teknis Kepabeanan, Ditjen. Bea dan Cukai, Dep.
Keuangan untuk dapat menindaklanjuti proses pembebasan bea masuk dan pajak dalam
rangka impor.
Untuk mendapatkan fasilitas bebas pajak bagi kendaraan bermotor yang jumlahnya
melebihi sebagaimana ditentukan di atas, UNICEF harus menyampaikan permintaan
kepada Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku Ketua Tim Teknis
Tingkat Pusat yang menindaklanjuti langsung kepada Menteri Keuangan, dengan
memberikan alasan dan pertimbangan tertentu.
b) Pembelian Non-Kendaraan Bermotor (Pembebasan PPn dan/atau PPnBM)
UNICEF mengajukan permintaan rekomendasi pembebasan PPn dan atau PPnBM
mengikuti proses seperti tercantum di bagian 5.2.4. mengenai pembelian barang dari luar
negeri, tetapi dengan kelengkapan dokumen sebagai berikut:
I. Proforma Invoice.
II. Faktur Pajak dari supplier.
30
III. Perjanjian pengadaan barang/jasa dengan pihak Supplier (misalnya : contract
agreement, lease agreement, dsb).
IV. Untuk pejabat/tenaga ahli dilengkapi dengan Surat Persetujuan Pemerintah yang
bersangkutan.
V. Untuk program/proyek/kegiatan kerjasama teknik dilengkapi rekomendasi Direktur
Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku Ketua Tim Teknis Tingkat Pusat dan
persetujuan Ketua Pokja terkait di Bappenas.
Biro KTLN, Sekretariat Negara melakukan penelitian terhadap dokumen yang
disampaikan, dalam hal Biro KTLN, Sekretariat Negara menyetujui selanjutnya Biro KTLN,
Sekretariat Negara menerbitkan Surat Rekomendasi yang ditujukan kepada KPP BADORA
Ditjen Pajak;
Berdasarkan surat rekomendasi tersebut, Biro KTLN, Sekretariat Negara, KPP BADORA
dapat menindaklanjuti persetujuan pembebasan/ restitusi PPn/PPnBm tersebut;
Hal ini berlaku sama untuk pengadaan barang sesuai pola penyaluran barang Pusat-
Pusat, Pusat-Daerah, dan Daerah-Daerah.
Lampiran 13.
Standar Satuan Biaya Maksimum Rapat/Seminar/Temukarya/Pelatihan/Orientasi (Rupiah)
No. Kategori
Kesepakatan Pemerintah RI
dengan UNICEF
23 Januari 2013
1 Lumsum
Pusat ke daerah (prov/kab/kota) 900.000
Pusat ke daerah (khusus Papua) 1.000.000
Provinsi ke Pusat (Jakarta & Papua) 900.000
Provinsi ke Pusat dan Provinsi Lain (Luar Jakarta dan Luar Papua) 800,000
Provinsi ke Kab/Kec 600.000
Provinsi Papua ke Kab/Kec di Papua 900.000
Kab/Kota ke Pusat (Jakarta) 900.000
Kab/Kota ke Pusat (Luar Jakarta) 800.000
Kab/Kota ke Provinsi 800.000
Kab/Kota ke Kab. Lain (dalam provinsi yang sama) 600.000
Kab/Kota ke Kecamatan (dalam provinsi yang sama) 400.000
2 Biaya Perjalanan (Kegiatan Luar Kota)
Pusat Sesuai SBU Pusat
Provinsi Sesuai SBU Provinsi
Kabupaten Sesuai SBU Kabupaten
Kecamatan Sesuai SBU Kecamatan
3 Biaya Konsumsi Kegiatan Dalam Kantor
150.000 / kegiatan (pusat)
125.000 / kegiatan (provinsi)
100.000/ kegiatan (kab/kota)
75.000 / kegiatan (kec.)
Kegiatan Luar Kantor
Biaya nyata yg dilaksanakan di
Gedung Pertemuan / Hotel di
dalam kota
4 Biaya Transport Lokal 150.000 / kegiatan (pusat)
125.000 / kegiatan (provinsi)
100.000/ kegiatan (kab/kota)
75.000 / kegiatan (kec.)
No. Kategori
Kesepakatan Pemerintah RI
dengan UNICEF
23 Januari 2013
5 Biaya Narasumber
Pusat/Provinsi/Kabupaten 1.700.000 / sesi (Menteri)
1.400.000 / sesi (Eselon I/
Gubernur)
1.000.000 / sesi (Eselon II /
Bupati/Walikota)
600.000 orang/sesi
6 Biaya Moderator
Pusat/Provinsi/Kabupaten 500.000/sesi
7 Biaya Penyusunan Modul Modul/jurnal/panduan
teknis/pedoman umum
Pusat/Provinsi/Kabupaten 450.000/orang/hari
8 Biaya Pelatih
Pusat/Provinsi/Kabupaten 250.000/sesi
9 Biaya Profesional/Tenaga Ahli
Pusat/Provinsi/Kabupaten 1.400.000/sesi
10 Biaya Notulensi
Pusat/Provinsi/ Kabupaten 225.000/kegiatan
11 Biaya Penyusunan Laporan Kegiatan / Keuangan 300.000 / org/ laporan (pusat)
250.000 / org/laporan
(provinsi)
200.000 / org/laporan
(kab/kota)
12 Biaya Administrasi
Pusat/Provinsi/ Kabupaten Biaya Nyata
Catatan:
1. Standar satuan biaya tersebut merupakan biaya maksimal, sehingga pemanfaatan dana
UNICEF tidak boleh melebihi biaya tersebut meskipun standar yang ditetapkan pemerintah
daerah lebih tinggi.
2. Dalam rangka perencanaan penganggaran, bagi peserta yang karena faktor transportasi
memerlukan waktu tambahan untuk berangkat/pulang diluar waktu pelaksanaan kegiatan
dapat dialokasikan biaya penginapan dan uang harian perjalanan dinas sesuai ketentuan yang
berlaku, untuk l(satu) hari sebelum dan/atau 1 (satu) hari sesudah pelaksanaan kegiatan.
3. 1 sesi= 2-3 jam per kegiatan (rapat/workshop)
4. 1 sesi= 2 jam pelajaran (pelatihan)
LAMPIRAN 14. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
SURAT PERMINTAAN PEMBAYARAN (SPP)
Nomor: …………….
Nama Instansi Pelaksana/SKPD:
Nasional/Provinsi/Kabupaten/Kota:
Kategori Pembayaran (Contreng salah satu):
o SPP –UP: Uang Persediaan (untuk melaksanakan kegiatan)
o SPP –GU: Ganti Uang Persediaan
o SPP –TU: Tambahan Uang Persediaan (untuk tambahan uang kegiatan)
o SPP – LS: Pembayaran Langsung (Bappeda ke Dinas, hotel, rekanan, dll)
RINCIAN RENCANA PENGGUNAAN TAHUN ANGGARAN: ………………..
No Kode Kegiatan Uraian Jumlah (Rp)
1
2
Jumlah
Terbilang (……………………………………………………………………………………)
Mengetahui ……………, tanggal……………..
PJOK PUMK
(tandatangan) (tandatangan)
(nama lengkap) (nama lengkap)
NIP NIP
Catatan:
1. Dokumen SPP & SPM harus dibuat untuk penarikan/transfer uang dari bank ke instansi lain/hotel/rekanan,dll)
2. SPP supaya dilampiri dengan dokumen surat permintaan dana ke UNICEF
LAMPIRAN 15. Surat Perintah Membayar (SPM)
SURAT PERINTAH MEMBAYAR (SPM)
TAHUN ANGGARAN …………………
Nama Instansi Pelaksana/SKPD:
Nasional/Provinsi/Kabupaten/Kota:
PUMK/PihakKetiga*):
Nomor Rekening Bank:
Dasar Pembayaran/No.&Tanggal SPP:
Untuk Keperluan/Kegiatan:
Jumlah SPP yang diminta: Rp……………. (terbilang …………………………………..)
……………, tanggal…………………
Direktur/Kepala/PejabatSKPD **)
(tandatangan)
(nama lengkap)
NIP
Catatan: *) Coret salah satu
**) PJOK jika menjabat sebagai Direktur/Kepala SKPD
Lampiran 16. Surat Permintaan Pengadaan Barang
Surat Permintaan Pengadaan Barang
Catatan: Surat ini harus ditandatangani oleh Kepala BAPPEDA / PJOK atau yang setingkat dan disampaikan kepada
UNICEF Program Jakarta paling lambat 2 bulan sebelum barang tersebut diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Surat ini
kemudian akan diajukan lebih lanjut kepada UNICEF Supply Unit.
Tanggal: ……………….....
No. Surat: …./…./…..
Dengan ini kami ingin meminta pengadaan barang berikut untuk kegiatan seperti yang disebutkan di bawah ini
dan untuk didistribusikan sesuai daftar distribusi terlampir. Kegiatan ini telah ditinjau dan dibahas bersama
dengan Programme Officer UNICEF dan sesuai dengan Rencana Kerja Multi Tahun (Multi Year Work Plan) dan
output proyek.
No Spesifikasi Barang Nama
Proyek
Jumlah Satuan Unit
Barang
Perkiraan
Harga Total
(Rp)
Penerima (alamat
lengkap sesuai daftar
distribusi terlampir)
(Mohon berikan sedetil
mungkin spesifikasinya agar
barang yang dibeli sesuai
nantinya)
Permintaan sebelumnya (jika ada): …………….(No. Surat dan tanggal)
Tujuan kegiatan:……………………………………………………..
Dengan Hormat,
(Tandatangan dan Stempel)
Kepala BAPPEDA/ PJOK
Lampiran 17. Daftar Distribusi Pengadaan Barang
No Nama Barang Jumlah Satuan
Unit
Barang
Alamat Lengkap
Penerima Barang
Nama
Penerima
Barang
Penerima Barang
Telp No. dan HP
Lampiran 18. Surat Permintaan Pengadaan Jasa
Surat Permintaan Pengadaan Jasa
Catatan: Surat ini harus ditandatangani oleh Kepala BAPPEDA/ PJOK atau yang setingkat dan disampaikan kepada
UNICEF Programme Jakarta paling lambat 2 bulan sebelum barang tersebut diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Surat
ini kemudian akan diajukan lebih lanjut.
Tanggal: ……………….....
No. Surat: …./…./…..
Dengan ini kami ingin meminta pengadaan jasa ………………………………………untuk kegiatan
…………….………………………………………………seperti tertera di dalam TOR terlampir. Kegiatan ini telah
ditinjau dan dibahas bersama dengan Programme Officer UNICEF dan sesuai dengan Rencana Kerja Multi
Tahun (Multi Year Work Plan) dan output proyek.
Dengan Hormat,
(Tandatangan dan Stempel)
Kepala BAPPEDA/ PJOK
Catatan:
TOR dilampirkan bersamaan dengan surat ini
Lampiran 19. Contoh Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa
Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa (BAST-B/J)
Pada hari ini, kami yang bertandatangan di bawah ini:
I. Nama :
NIP, Jabatan, Instansi :
bertindak untuk dan atas nama …………………….. , untuk selanjutnya disebut dengan PIHAK PERTAMA.
II. Nama :
NIP, Jabatan, Instansi :
bertindak untuk dan atas nama …………………………, untuk selanjutnya disebut dengan PIHAK KEDUA.
Pasal 1
Bahwa PIHAK PERTAMA telah menyerahkan haknya atas Barang/Jasa dengan jumlah, nilai, dan spesifikasi per
satuan sebagaimana tersebut dalam lampiran Berita Acara Serah Terima ini kepada PIHAK KEDUA.
Pasal 2
Dengan ditandatanganinya Berita Acara Serah Terima ini, maka tanggung jawab atas pengurusan dan
pengelolaan Barang/Jasa sebagaimana tersebut dalam lampiran ini beralih kepada PIHAK KEDUA.
Pasal 3
Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa ini dibuat rangkap dua dengan materai secukupnya.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
(Materai Rp 6000)
Lampiran 20. Contoh Form Request Reprogramming
Reprogramming Cluster XX .
IR XXX
Laporan Keuangan Per Mata Anggaran Reprogramming Rencana Kegiatan
Kegiatan (MYWP) RAB (Rp) Pengeluaran ( Rp) Sisa Dana (Rp) Kegiatan (MYWP) Reprogramming
3. Coordination and cross pokja meeting at National Level 18,425,000 17,125,000 1,300,000 1. Coordination of
Country Programme
implementation by
BAPPENAS secretariat
at central level
63,850,000
5. Cross pokja meeting for IR Mid Year Review at national level 190,055,000 127,160,945 62,894,055
Total 208,480,000 144,285,945 64,194,055 Total Reprogramming 63,850,000
Sisa Dana 344,055
Jakarta, MMDDYY Diverifikasi oleh,
PJOK
Lampiran 21. Surat Keterangan Tanggungjawab Mutlak (SKTM)
SURAT KETERANGAN TANGGUNGJAWAB MUTLAK
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Asal Instansi :
Kegiatan :
Jumlah Penggantian Biaya
Perjalanan Dinas
: RP.
(……………………………………………………………………………………...)
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa saya:
1. Bertanggungjawab atas penggunaan biaya perjalanan dinas sebagaimana disebut di atas dan
berkewajiban untuk melampirkan bukti fisik pengeluaran dana yang sah berdasarkan tatacara
pertanggungjawaban penggunaan anggaran sebagaimana telah diatur dalam Pedoman Umum
Kerjasama RI-UNICEF 2011-2015; dan
2. Bersedia mengembalikan sisa dana perjalanan dinas apabila dikemudian hari ditemukan adanya
selisih biaya perjalanan dinas yang tidak dilaporkan dan dibuktikan sebagaimana mestinya. Sisa dana
tersebut akan saya serahkan kepada pengelola Program Kerjasama RI-UNICEF.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab.
……………, …………… 20.. Yang membuat pernyataan, Meterai Rp.6.000,- ……………..…………………….
Lampiran 22. Peraturan Dirjen Perbendaharaan No. 81/PB/2011
Lampiran 23.
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab Kepala SKPD, PJOK, PUMK dan Staf Keuangan
1. Kepala SKPD
- Sebagai Pejabat Pengguna Anggaran.
- Bertanggungjawab atas perencanaan dan pelaksanaan kegiatan program kerjasama yang didukung oleh
dana UNICEF.
- Menyetujui penarikan uang dari bank dengan menanda tangani SPM (Surat Perintah Membayar).
2. PJOK
- Bagi Instansi Pemerintah, PJOK harus Pegawai Negeri Sipil yang secara struktural bertanggungjawab
terhadap pelaksanaan program kerjasama.
- Pejabat yang berhak mengajukan permintaan dan mempertanggung jawabkan bantuan UNICEF.
- Pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan teknis kegiatan.
- Pejabat yang berwenang menverikasi permintaan pengeluaran uang dari bank melalui dokumen SPP yang
disiapkan oleh PUMK (SPP).
- Pejabat yang berwenang menyetujui pelaksanaan kegiatan dan penggunaan uang dengan menandatangani
kuitansi pembayaran tunai yang ada di kas tunai.
3. PUMK
- PUMK harus Pegawai Negeri Sipil.
- Bertanggungjawab dalam mengelola keuangan dana bantuan, bukan sekedar juru bayar.
- Menyiapkan dokumen SPP, SPM dan cek/surat transfer bank hanya bila kegiatan akan dimulai.
- Menandatangani kuitansi pembayaran tunai.
- Berkoordinasi dengan KaBag Keuangan instansi bersangkutan.
4. Staf Keuangan
- Non PNS.
- Membuat pembukuan.
- Membuat rekonsiliasi bank.
- Melakukan rekonsiliasi antara pembukuan Dinas dan Bappeda (untuk tingkat kabupaten).
- Membantu PUMK.
Lampiran 24.
SK Menteri PPN tentang Tim Koordinasi Strategis Pengelolaan Program Kerjasama RI-UNICEF 2011-2015