pedoman rawat jalan

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI

REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT AULIA

RUMAH SAKIT AULIA

JAKARTA, INDONESIA

2015

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis i

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis2015, Rumah Sakit Aulia

16 cm x 90 cmVii + 19 halaman

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis ii

Hak Cipta Dilindungi Undang-undang

Dilarang memperbanyak, mencetak dan menerbitkan sebagian atau seluruh isi buku ini dengan cara dan bentuk apapun juga tanpa

seizing penulis dan penerbit

TIM PENYUSUN

1. Tria Novia Zane Putri, Amd.RMIK

KONTRIBUTOR

1. Dr. Gatot Soeryo Koesumo, PFK, MM

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis iii

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat dan

anugrah yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku Pedoman Pengorganisasian

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia ini dapat selesai disusun.

Buku pedoman ini merupakan panduan kerja bagi semua pihak yang terkait dalam

Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Aulia.

Dalam Pedoman ini diuraikan tentang visi, misi, nilai - nilai dan uraian tugas dalam

pengorganisasian Instalasi Rekam Medis.

Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam – dalamnya atas

bantuan semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Pedoman

Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia.

Jakarta, November 2015

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis v

Penyusun

KATA SAMBUTANDIREKTUR RUMAH SAKIT AULIA

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas

rahmat dan karunia-Nya kita dapat menyelesaikan penyusunan buku Pedoman

Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis.

Semoga Pedoman ini menjadi tuntunan dalam melaksanakan sistem

administrasi dan kepada semua pihak yang membantu tersusunnya revisi buku

Pedoman ini kami ucapkan terima kasih.

Ditetapkan di : Jakarta

Pada Tanggal : 15 November 2015

Dr. Gatot Soeryo K. PFK.MM Direktur Utama

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis vi

KEPUTUSANDIREKTUR RUMAH SAKIT (RS) AULIANOMOR : 135/RS/SK-DIR/XI/2015

TENTANG

PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI

REKAM MEDIS

Disusun Oleh :

(Tria Novia Zane Putri, Amd.RMIK)

Disetujui Oleh :

(Didik Soebijantoro, SE)

Ditetapkan Oleh :

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis vii

(Dr. Gatot Soeryo Koesumo, PFK, MM)

KEPUTUSANDIREKTUR RUMAH SAKIT (RS) AULIANOMOR : 135/RS/SK-DIR/XI/2015

TENTANG

PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIA INSTALASI

REKAM MEDIS

MENIMBANG : a. Bahwa dalam upaya menigkatkan efektifitas

penyelenggaraan organisasi Instalasi Rekam Medis

Rumah Sakit Aulia, maka diperlukan adanya Pedoman


b

c

Bahwa agar pelayanan Rumah Sakit Aulia dapat

terlaksana dengan baik, perlu adanya Kebijakan Pedoman

Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit

Aulia sebagai landasan Penyelenggaraan Pengorganisasian

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia.

Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan

Direktur Rumah Sakit Aulia.

MENGINGAT : 1. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang

Kesehatan;

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis viii

2. Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah

Sakit;

3. Keputusan Menteri Kesehatan RI No: 1333/

Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah

Sakit

4. Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 129 /

MENKES / SK / II / 2008 tentang Standar Pelayanan

Minimal Rumah Sakit;

5. Peraturan Menteri Kesehatan

No.269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.

6 Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Daerah

Khusus Ibu Kota Jakarta, Nomor 2875 Tahun 2015

tentang Perubahan Jenis Rumah Sakit Ibu dan Anak

AULIA menjadi Rumah Sakit Umum AULIA

7 Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Daerah

Khusus Ibu Kota Jakarta, Nomor 3666 Tahun 2015

tentang Penetapan Kelas Rumah Sakit Umum AULIA

8 Surat Rekomendasi Kepala Dinas Kesehatan Provinsi

Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta, Nomor 7366/-1.779.3

tentang Rekomendasi Izin Operasional Rumah Sakit

Umum Aulia

9 Keputusan PT. Liavansya Utama Nomor

023/PTLU/SK/XI/2015 tentang Manajemen Pengelolaan

Rumah Sakit AULIA

10 Keputusan PT. Liavansya Utama Nomor

024/PTLU/SK/XI/2015 tentang Restruktur Organisasi

Rumah Sakit AULIA

11 Hasil Rapat Direksi Rumah Sakit AULIA tanggal 14

November 2015 Tentang Pemberlakuan Pedoman

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis ix


MEMUTUSKAN :

MENETAPKAN ;

KESATU : KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT

AULIA TENTANG KEBIJAKAN PEMBERLAKUAN

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM

MEDIS DI RUMAH SAKIT AULIA

KEDUA : Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit

Aulia dimaksud dalam Diktum Kesatu sebagaimana tercantum

dalam Lampiran Peraturan Ini.

KETIGA : Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit

Aulia sebagaimana dimaksud dalam Diktum Kedua harus

dijadikan acuan dalam memberikan Pelayanan di Rumah Sakit

Aulia.

KEEMPAT : Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai

dengan adanya pencabutan.

KELIMA : Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan

ini, akan ditinjau kembali dan diadakan perbaikan sebagaimana

mestinya

Ditetapkan di : Jakarta

Pada Tanggal : 15 November 2015

Dr. Gatot Soeryo K. PFK.MM Direktur Utama

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis x

DAFTAR ISI

Tim Penyusun dan Kontributor....................................................................................iiiKata Pengantar..............................................................................................................ivKata Sambutan...............................................................................................................vLembar Pengesahan......................................................................................................viKeputusan Direktur RS Aulia......................................................................................viiDaftar Isi........................................................................................................................xBAB I PENDAHULUAN.............................................................................................1BAB II GAMBARAN UMUM RS AULIA..................................................................21. Sejarah RS Aulia....................................................................................................22. Tugas pokok dan Fungsi RS Aulia.........................................................................3BAB III VISI, MISI, NILAI – NILAI, LOGO DAN TUJUAN RS AULIA................41. Visi RS Aulia.........................................................................................................42. Misi RS Aulia.........................................................................................................43. Nilai – Nilai RS Aulia............................................................................................44. Logo RS Aulia........................................................................................................65. Tujuan RS Aulia.....................................................................................................6BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS AULIA.......................................................8BAB V VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS...........................................................................................................................91. VISI INSTALASI REKAM MEDIS......................................................................9

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis xi

2. MISI INSTALASI REKAM MEDIS.....................................................................93. FALSAFAH INSTALASI REKAM MEDIS.........................................................94. NILAI INSTALASI REKAM MEDIS..................................................................95. TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS............................................................10BAB VI STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS......................11BAB VII URAIAN TUGAS........................................................................................12BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA....................................................................161. Hubungan Internal................................................................................................162. Hubungan eksternal..............................................................................................21BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL........................221. Ketenagaan Instalasi Rekam Medis.....................................................................222. Kualifikasi Personil..............................................................................................233. Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia)...................................................24BAB X KEGIATAN ORIENTASI.............................................................................25BAB X PERTEMUAN / RAPAT...............................................................................26BAB XI PELAPORAN...............................................................................................27

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis xii

LAMPIRANKEPUTUSAN DIREKTUR RS AULIANOMOR : 135/RS/SK-DIR/XI/2015TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS

BAB IPENDAHULUAN

Pelayanan Keperawatan merupakan bagian integral dari seluruh pelayanan di

Rumah Sakit. Pelayanan keperawatan yang diberikan tersebut haruslah mampu

memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang

professional. Profesionalisme dalam keperawatan bertujuan untuk menjamin kualitas

asuhan keperawatan yang diberikan pada masyarakat, serta didasarkan pada

pemahaman adanya suatu landasan ilmiah yang spesifik dan menjadi dasar pada

praktek keperawatan, disertai dengan adanya kemampuan tenaga keperawatan untuk

melaksanakan praktek keperawatan tersebut dan diterapkan untuk kesejahteraan

manusia (Logan, 2002).

Satu hal yang harus kita ketahui bersama bahwa saat ini kebutuhan

masyarakat akan informasi dan hukum sudah mengalami kemajuan. Masyarakat kita

saat ini sudah sedemikian kritis dan telah menyadari tentang hak-hak yang harus

mereka dapatkan pada saat mereka menerima service dari suatu jasa dalam hal ini

jasa kesehatan. Dunia profesi kesehatan khususnya keperawatan juga telah

mengalami perkembangan yang cukup berarti. Perkembangan profesi keperawatan di

Indonesia masih berada pada masa transisi dari sifatnya vokasional menuju ke arah

professional. Profesionalisme dalam keperawatan menuntut seorang perawat untuk

memberikan suatu pelayanan asuhan keperawatan yang bermutu melainkan juga

harus memenuhi standar keperawatan serta aturan atau ketentuan yang ada.

Profesional yang dimaksud dalam hal ini adalah suatu sikap dan tindakan

yang mencerminkan pemahaman serta kemampuan penerapan dalam praktek sehari-

hari yang berlandaskan pada bidang keilmuan yang spesifik, dimana semua hal

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis 1

tersebut diupayakan untuk terciptanya suatu pelayanan yang berkualitas dan

mempunyai akontabilitas terhadap masyarakat. Pelayanan keperawatan professional

pada dasarnya memberi penekanan pada kualitas dan mutu dari asuhan keperawatan.

Mutu dari pelayanan keperawatan sangat mempengaruhi kualitas pelayanan

kesehatan dan bahkan sering menjadi salah satu faktor penentu citra institusi

pelayanan di mata masyarakat.

Seorang perawat professional adalah seorang perawat yang menggambarkan

dan menampilkan aktivitas keperawatan sesuai dengan kode etik profesi dalam

berperan sebagai pemberi asuhan (care giver), pengelola, pendidik serta peneliti dan

memiliki ciri yaitu berorientasi pada pelayanan masyarakat berdasarkan dalam

keilmuan dan kode etik professional keperawatan.

Untuk mencapai mutu pelayanan keparawatan maka dibuat visi, misi, falsafah

serta struktur organisasi rumah sakit yang dapat menunjang terhadap peningkatan

kualitas pelayanan keperawatan yang diberikan. Pelaksanaan asuhan keperawatan

terhadap pasien harus berpedoman terhadap visi, misi, falsafah dan tujuan rumah

sakit yang telah ditetapkan sehingga akan tercapai kepuasan pelanggan.

Mengingat pelayanan keperawatan bersifat kompleks, maka dalam pemberian

pelayanan harus terorganisir dengan baik, oleh karena itu diperlukan suatu pedoman

pengorganisasian didalam memberikan pelayanan keperawatan.


BAB IIGAMBARAN UMUM RS AULIA

1. Sejarah RS Aulia

Rumah Sakit Aulia merupakan rumah sakit yang memberikan pelayanan

kesehatan kepada masyarakat. Pelayanan kesehatan yang diberikan adalah pelayanan

kesehatan secara menyeluruh pada seluruh lapisan masyarakat tanpa membeda –

bedakannya. RS Aulia berawal dari sebuah rumah bersalin yang berdiri pada tahun

1986. Seiring dengan semakin berkembangnya pelayanan kesehatan di Rumah

Bersalin Aulia, maka pada tanggal 22 Desember 2006 rumah bersalin meningkat

menjadi Rumah Sakit Ibu dan Anak Aulia. Seiring dengan semakin berkembangnya

pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Aulia, maka pada bulan

November 2015 Rumah Sakit Ibu dan Anak Aulia meningkat menjadi Rumah Sakit

Aulia dan berjalan hingga saat ini.

Lokasi RS Aulia sangat strategis dan mudah dijangkau. Terletak pada radius

kurang dari 1 km dari stasiun kereta api Lenteng Agung dan Universitas Pancasila

yang beralamat di Jl. Jeruk Raya No. 15, Jagakarsa, Jakarta Selatan. RS Aulia

dibangun di atas tanah seluas ± 2.000 M2, bangunan berlantai 3 dengan luas bangunan

± 1.200 M2.

Dengan perkembangan dan tuntutan akan pelayanan kesehatan yang harus

memadai pada saat ini, maka RS Aulia terus meningkatkan kualitas dalam

pengembangan pelayanan kesehatan untuk memenuhi kebutuhan kesehatan bagi

masyarakat, rekanan dari perusahaan dan pihak asuransi yang telah menjalin kerja

sama dengan RS Aulia secara optimal dan professional.

RS Aulia memberikan fasilitas perawatan dengan kapasitas 41 tempat tidur,

terdiri dari kamar perawatan kelas VVIP, VIP, Kelas I, Kelas II, dan Kelas III yang

seluruhnya dibuat senyaman mungkin guna memberikan kepuasan bagi

pasien/pengunjung RS Aulia, dilengkapi juga dengan fasilitas ruang tunggu dan lahan

parker yang memadai untuk memberikan kemudahan bagi para pasien/pengunjung.


Pelayanan yang dapat diberikan di RS Aulia adalah Pelayanan Medik Umum,

Pelayanan Gawat Darurat, Pelayanan Medik Spesialis Dasar, Pelayanan Spesialis

Penunjang Medik, Pelayanan Medik Spesialis Gigi Mulut, Pelayanan Keperawatan

dan Kebidanan, Pelayanan Penunjang Klinik dan Pelayanan Penunjang Non Klinik.

2. Tugas pokok dan Fungsi RS Aulia

Rumah Sakit Aulia adalah rumah sakit dengan kapasitas 41 tempat tidur, yang

mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna.

Dalam mengemban fungsi tersebut diatas, Rumah Sakit Aulia mempunyai

tugas pokok berupa :

1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.

2. Senantisa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia RS Aulia

agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis dan

bermartabat.

3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut

serta menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.


BAB IIIVISI, MISI, NILAI – NILAI, LOGO DAN TUJUAN

RS AULIA

1. Visi RS Aulia

Menjadi Rumah Sakit yang memberikan pelayanan professional dan

mampu bersaing di Era Globalisasi

2. Misi RS Aulia

1. Melakukan upaya secara berkelanjutan dalam meningkatakan mutu

pelayanan kepada pelanggan

2. Memberika pelayanan kesehatan yang professional

3. Mewujudkan pertumbuhan Rumah Sakit yang berkesinambungan dan

mengutamakan kepentingan pasien, karyawan dan masyarakat.

3. Nilai – Nilai RS Aulia

1. Nilai – nilai : adalah sikap kerja karyawan Rumah Sakit sebagai berikut :

a. Pelayanan Prima secara konsisten dan disiplin tinggi memberikan

pelayanan prima sesuai standar professionalisme dan memegang teguh

etika profesi dan integritasi moral yang tinggi melalui pendekatan berfikir

kesisteman dengan menggunakan 11 perilaku pelayanan paripurna seperti

berikut dibawah ini :

Senyum tulus

Wajah hangat dan bersemangat

Pelanggan adalah orang penting

Dengarkan kebutuhannya

Menyebut namanya

Bicarakan yang diminati pelanggan

Bahasa yang halus dan tepat


Menjelaskan Proses yang sudah/ sedang/ akan dikerjakan

Product knowledge / pengetahuan tentang pelayanan

Tampil dengan rapih

b. Disiplin adalah senantiasa bekerja bertanggung jawab dan memberikan

yang terbaik dan selalu berupaya meningkatkan citra rumah sakit sebagai

organisasi dengan reputasi dan kinerja yang tinggi, serta dengan komitmen

dan disiplin yang tinggi.

c. Jujur adalah senantiasi menjunjung tinggi perilaku yang berdasarkan pada

nilai – nilai kejujuran, kecerdasan, keterbukaan dan kepercayaan yang

diikuti oleh sikap :

1. Rasa tanggung jawab dan tanggap setiap perubahan

2. Siap membuka peluang komunikasi secara aktif terhadap gagasan,

saran, pembaharuan dan teknologi yang berkembang agar mampu

bersaing.

3. Melayani pelanggan internal dan eksternal secara bersahabat

4. Kerjasama yang dilandasi saling menghormati kejujuran, ketulusan

dan keterbukaan baik antara sesame karyawan mampu dengan pihak

luar.

5. Kerjasama yang dilandasi saling menghormati kejujuran, ketulusan

dan keterbukaan baik antara sesame karyawan maupun dengan pihak

luar,

6. Memupuk hubungan persahabatan yang dilandasi dengan saling

menghargai keaneka ragaman pandangan dan pendapat serta gagasan

individu / kelompok sebagai kekayaan organisasi

d. Inovatif, mendorong kepada seluruh karyawan untuk : Serta menciptakan

terobosan dan peluang sebagai tantangan kemajuan organisasi, juga

senantiasa menatap masa depan :


1. Senantiasa berupaya menemukan gagasan / ide berkualitas untuk

meningkatkan kepuasan pelanggan dan unggul dalam berkompetensi

2. Menjadi insane pembelajar agar selalu kreatif, dinamis dan siap

menghadapi tantangan kemajuan serta perubahan jaman.

3. Senantiasa melakukan pengembangan diri melalui pendidikan staf

yang berkesinambungan dan pelatihan pengembangan yang ilmian

4. Selalu aktif dalam perbaikan dan pengembangan proses kerja dan

produk / jasa menciptakan nilai tambah dari setiap asset organisasi.

4. Logo RS Aulia

5. Tujuan RS Aulia

1. Menjadikan rumah sakit yang dapat memberikan pelayanan prima dan

professional berdasarkan standar yang ditetapkan.

a. Menyelenggarakan pelayanan yang bermutu memuaskan dan professional

berdasarkan standar yang ditetapkan

b. Senantiasa mengikuti perkembangan IPTEK yang mutahir

c. Mengembangkan penelitian dasar dan terapan untuk meningkatkan mutu

pelayanan

d. Menggalang dan mengembangan kemitraan dengan berbagai pihak untuk

menjalin jaraingan kerjasama yang saling menguntungkan

e. Mewujudkan tingkat kepuasan consumer baik internal maupun eksternal

secara optimal

f. Memberdayakan seluruh potensi sumber daya yang ada di rumah sakit.


Memiliki arti :1. Palang berarti : Simbol Kesehatan2. Warna Hijau : Kesejukan3. Warna Kuning: Kemuliaan4. Bergambar : Wanita

2. Menjadi rumah sakit yang mewujudkan fungsinya sebagai pelayanan

masyakarat, pendidikan dan pelatihan di bidang kesehatan respirasi di

Indonesia.


BAB IVSTRUKTUR ORGANISASI

RS AULIA

Struktur organisasi rawat inap mengacu kepda struktur Organisasi Rumah

Sakit Aulia. Instalasi rawat inap berada


BAB VVISI, MISI, FALSAFAH , NILAI DAN TUJUAN

INSTALASI REKAM MEDIS

1. VISI INSTALASI REKAM MEDIS

Mewujudkan instalasi rekam medis yang berkualitas dalam pelayanan

sesuai standar sistem manajemen mutu yang didukung oleh sumber daya

manusia yang terampil dan profesional.

2. MISI INSTALASI REKAM MEDIS

a. Memberikan pelayanan rekam medis dengan ramah, cepat dan tepat.

b. Menghasilkan pelaporan rekam medis rumah sakit yang akurat, valid dan

informatif.

c. Menjaga kelengkapan, kerahasiaan dan keamanan rekam medis.

3. FALSAFAH INSTALASI REKAM MEDIS

a. Rekam medis harus memuat informasi yang cukup dan akurat tentang

identitas pasien, diagnosa, perjalanan penyakit, proses pengobatan, dan

tindakan medis serta dokumentasi hasil pelayanan.

b. Rekam medis tersimpan baik disusun secara akurat,tepat waktu, mudah

didapat dan mudah dianalisis untuk keperluan statistik dan informasi.

c. Rekam medis bersifat rahasia, aman dan berisi informasi mutakhir yang

dapat dipertanggungjawabkan, mudah dibaca dan lengkap.


4. NILAI INSTALASI REKAM MEDIS

a. Profesional

Dalam memberikan pelayanan rekam medis dilakukan secara profesional.

b. Efektif dn efisien

Memberikan pelayanan secara efektif dan efisien kepada pelanggan

internal dan esternal di RS Aulia.

c. Informatif

Informatif dalam memberikan pelayanan rekam medis di RS Aulia

d. Akurat

Menghasilkan data dan informasi yang akurat yang dapat membantu dalam

menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien.

5. TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS

Penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Aulia bertujuan menunjang

tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di

rumah sakit yang didukung dengan sistem pencatatan, pengelolaan,

penyimpanan, pengeluaran rekam medis yang baik dan benar serta cepat, akurat,

lengkap, dan mudah didapat.


BAB VISTRUKTUR ORGANISASI

INSTALASI REKAM MEDIS


BAB VIIURAIAN JABATAN

Instalasi Rekam Medis dibawah tanggung jawab bidang pelayanan medis dan

seksi pelayanan non medis.

Instalasi Rekam Medis memiliki struktur organisasi yang terdiri dari:

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Tugas pokok dan fungsi:

a. Membantu Kepala Seksi Pelayanan Non Medis dalam perencanaan

penyempurnaan sistem pengelolaan rekam medis yang efisien dan efektif

b. Menyusun pembagian tugas untuk petugas instalasi rekam medis

c. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) di instalasi rekam medis

d. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja sub unit pengolahan

dan pelaporan, sub unit assembling, analisa dan korespodensi, sub unit

pendistribusian dan penyimpanan dokumen rekam medis, sub unit

pendaftaran rawat jalan dan Unit Gawat Darurat dan sub unit pendaftaran

rawat inap dan informasi

e. Menyusun program kerja instalasi rekam medis

f. Menyusun dan mengadakan pertemuan berkala atau sewaktu-waktu bila

diperlukan

g. Menyusun rencana kebutuhan tenaga dari segi jumlah maupun kualifikasi

sesuai kebutuhan.

h. Membuat analisa data (statistik laporan instalasi rekam medis)

i. Melaporkan hasil pelaporan dan kegiatan instalasi rekam medis kepada

Kepala Seksi Pelayanan Non Medis

j. Melaporkan hasil pelaporan eksternal rumah sakit kepada Instansi

Pemerintah yang membutuhkan. (Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan)

k. Melakukan koordinasi dan integrasi di lingkungan instalasi rekam medis

l. Melakukan koordinasi dengan unit dan bagian lain di rumah sakit

m. Melakukan evaluasi terhadap sistem penyelenggaraan rekam medis


2. Penanggung Jawab Pendaftaran dan Informasi.


a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas sub unit pendaftaran rawat jalan

dan rawat inap

b. Mengontrol dan mengatur kegiatan sub unit pendaftaran rawat jalan, rawat

inap dan informasi rumah sakit

c. Mengontrol pembuatan nomor urut pendaftaran dan dokter

d. Menyusun jadwal dinas sub unit pendaftaran rawat jalan dan rawat inap

e. Menerima keluhan dari pihak luar rumah sakit

f. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan kantor

g. Membantu Kepala Instalasi Rekam Medis dalam membuat prosedur

pendaftaran rawat jalan dan rawat inap

h. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab Pelaporan, Analisa dan

Penyimpanan Rekam Medis

3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis


a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas pelaksana pengolahan data,

koding, dan pelaporan, pelaksana assembling, analisa dan pengelolaan dan

pelaksana penyimpanan dan pendistribusian rekam medis

b. Mengontrol dan mengawasi kegiatan sub unit pengolahan data, koding, dan

pelaporan, assembling, analisa dan pengelolaan dan penyimpanan dan

pendistribusian rekam medis

c. Menyusun jadual dinas sub unit penyimpanan dan pendistribusian rekam

medis

d. Membantu membuat analisa data (statistik)

e. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan kantorf. Membantu Kepala Instalasi Rekam Medis dalam membuat prosedur (SOP) pengolahan data, koding, dan pelaporan, assembling, analisa dan pengelolaan rekam medis serta penyimpanan dan pendistribusian rekam medis

[Type text] Page 14

g. Membuat dan memeriksa laporan internal dan eksternal rumah sakith. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab pendaftaran dan

informasi

4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Gawat Darurat


a. Melakukan wawancara untuk kelengkapan data pasien baru

b. Mendaftarkan pasien baru rawat jalan dan gawat darurat

c. Mendaftarkan pasien lama rawat jalan dan gawat darurat

d. Mendaftarkan bayi baru lahir

e. Membuat permintaan berkas rekam medis pasien yang berobat (tracer)

f. Membuat dan menyusun nomor urut dokter

g. Melayani permintaan nomor register untuk surat kematian pasien

5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi


a.Mendaftarkan pasien rawat inap dari Poliklinik, UGD, kamar bersalin, dan

ODC

b. Membuat peneng / gelang pasien rawat inap

c.Menjelaskan Daftar Harga Pelayanan

d. Memberikan penjelasan tentang persetujuan rawat inape. Menerima telepon masuk ke RS Aulia

f.Melayani permintaan telepon keluar rumah sakit

g. Memberikan informasi kepada seluruh petugas, pasien, keluarga pasien dan

pengunjung tentang kegiatan dan pengumuman yang ada di RS Aulia

h. Melayani permintaan nomor register untuk surat keterangan sehat, sakit dan

narkoba

i. Membuat pemberitahuan kehadiran dokter praktek di RS Aulia

6. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan


a. Mengumpulkan data dari sensus harian unit keperawatan

[Type text] Page 15

b. Mengkoding Diagnosis Pasien Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat

sesuai ICD X

c. Mengkoding tindakan / prosedur sesuai ICD 9

d. Merekap data dari sensus harian unit keperawatan

e. Membuat Laporan Internal RS Aulia

f. Membuat Laporan Eksternal rumah sakit

7. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis


a. Mengecek kelengkapan pemulangan berkas rekam medis rawat inap

b. Melakukan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat darurat

c. Melakukan assembling berkas rawat inap

d. Mengajukan kelengkapan berkas rawat inap

e. Membuat laporan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat

darurat

8. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis


a. Menerima permintaan berkas rekam medis yang dibutuhkan pasien berobat

b. Mencarikan berkas rekam medis yang dibutuhkan

c. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien berobat

d. Memeriksa pemulangan berkas rekam medis pasien berobat

e. Membuat berkas rekam medis rawat jalan pasien baru

f. Menyusun dan merapikan berkas rekam medis pada rak rekam medis

g. Menyortir berkas rekam medis non aktif

[Type text] Page 16

BAB VIIITATA HUBUNGAN KERJA

1. Hubungan Internal

Instalasi Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua unit dan

bagian yang ada di RS Aulia. Hubungan kerja yang dimaksud adalah hubungan kerja

sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas instalasi rekam medis dengan

instalasi/unit dan bagian lain.

Instalasi/Unit Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan dengan instalasi rekam

medis terdiri dari unit:

1. Unit Rawat Jalan

2. Instalasi Gawat Darurat

3. Unit Rawat Inap

4. Kamar Operasi

5. Kamar Bersalin

6. Instalasi Laboratorium

7. Instalasi Radiologi

8. Instalasi Farmasi

9. Instalasi Gizi

10. Instalasi Laundry

Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan unit rekam medis

adalah bagian manajemen dari RS Aulia yaitu :

1. Bidang Pelayanan Medis

2. Bidang Penunjang Medis

3. Bidang Keperawatan

[Type text] Page 17

4. Bagian Tata Usaha

SKEMA TATA HUBUNGAN INTERNAL

[Type text] Page 18

Hubungan kerjanya sebagai berikut:

1. Unit Rawat Jalan

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit rawat jalan dalam

koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran Rawat Jalan : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien

yang mau berobat rawat jalan

b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan

mendistribusikan berkas rekam medis pasien rawat jalan

c. Pengolahan Data dan Pelaporan :

- Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit rawat jalan

- Unit Rawat Jalan membutuhkan data yang sudah diolah oleh

petugas pelaporan rekam medis

2. Instalasi Gawat Darurat

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat

dalam koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran Gawat Darurat:

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di instalasi

gawat darurat.

b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :

Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien

gawat darurat


Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di instalasi gawat

darurat.

3. Unit Rawat Inap

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi gawat darurat


a. Pendaftaran Gawat Darurat:

[Type text] Page 19

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit gawat

darurat.



gawat darurat


Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di instalasi gawat

darurat.

4. Kamar Bersalin

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar bersalin


a. Pendaftaran :

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di kamar

bersalin.



kamar bersalin


Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di kamar bersalin

5. Kamar Operasi

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan kamar operasi dalam


a. Pendaftaran :

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di kamar

operasi



kamar operasi

[Type text] Page 20


Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di kamar operasi

6. Instalasi Laboratorium

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi laboratorium dalam


a. Pendaftaran :

Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya

nomor rekam medis pasien

b. Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di instalasi laboratorium.

7. Instalasi Radiologi

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi radiologi dalam


a. Pendaftaran :




Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di instalasi radiologi

8. Instalasi Farmasi

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi farmasi dalam


a. Pendaftaran :




Petugas membutuhkan data pelayanan obat di instalasi farmasi

9. Instalasi Gizi

[Type text] Page 21

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi gizi dalam


Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data pelayanan di instalasi gizi

10. Instalasi Loundry

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi loundry dalam


Petugas loundry membutuhkan data rekam medis untuk perhitungan pengadaan

linen.

11. Manajemen

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan manajemen dalam


a. Kelengkapan peralatan, perlengkapan kerja, ATK, cetakan yang

digunakan di instalasi rekam medis disiapkan oleh bagian umum tata usaha.

b. Kedisiplinan dan Kebutuhan SDM unit rekam medis berhubungan dengan

bagian SDM tata usaha

c. Manajemen membutuhkan data rekam medis sebagai indikator mutu

pelayanan di RS Aulia

2. Hubungan eksternalInstalasi Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan

laporan rumah sakit dengan :

1. Suku Dinas kesehatan Jakarta Selatan

[Type text] Page 22

BAB IXPOLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

1. Ketenagaan Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis RS Aulia memberlakukan pola ketenagaan sebagai berikut:

[Type text] Page 23

No. Jabatan Pengaturan Jadwal

1. Kepala Instalasi Rekam Medis Dinas Pagi

2. Penanggung Jawab Pendaftaran dan

Informasi

Dinas Pagi

3. Penanggung Jawab Pelaporan,

Analisa dan Penyimpanan Rekam

Medis

Dinas Pagi, Siang, dan Malam

4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan

dan Gawat Darurat




6. Pelaksana Pengolahan data, koding

dan Pelaporan


7. Pelaksana Assembling, analisa dan

pengelolaan rekam medis


8. Pelaksana Penyimpanan dan

Distribusi Rekam Medis


Jumlah petugas di instalasi rekam medis 13 orang, yang terdiri dari:

1. Kepala Instalasi Rekam Medis : 1 orang

2. Penanggung Jawab Pendaftaran dan informasi : 1 orang

3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis :

1 orang

4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Gawat Darurat

Petugas Pendaftaran : 3 orang.

5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi (Admission).

Petugas admission : 3 orang.

6. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan Petugas : 1 orang.

7. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis Petugas : 1

orang.

8. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis Petugas :

2 orang.

2. Kualifikasi Personil

Kualifikasi Personil instalasi rekam medis.

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam

Medis, Sarjana Kesehatan Masyarakat

2. Penanggung Jawab Pendaftaran dan Informasi

Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam

Medis.

3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis

Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis

4. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan, Assembling, Analisa

dan Pengelolaan Rekam Medis

Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis

5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Instalasi Gawat Darurat

[Type text] Page 24

Kualifikasi: lulusan SMU + atau D III.


Kualifikasi: lulusan SMU + atau D III7. Pelaksana Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis

Kualifikasi: lulusan SMU + atau D III

3. Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia)

Untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia di Instalasi Rekam

Medis khususnya dan RS Aulia umumnya diperlukan pembinaan/

pengembangan kompetensi tenaga rekam medis.

Pembinaan / pengembangan dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan.

Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah :

1. Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pelaksanaan tugas dapat

meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja

2. Menambah pengetahuan wawasan petugas rekam medis :

a. Pendidikan

Petugas rekam medis berdasarkan kompetensi harus berpendidikan D3

Rekam Medis.

b. Pelatihan

Pelatihan untuk peningkatan kompetensi petugas di Instalasi Rekam

Medis dilaksanakan melalui:

i. Pelatihan Internal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh

RS Aulia setiap 6 bulan sekali

ii. Pelatihan eksternal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan

oleh pihak luar RS Aulia diantaranya:

• Pelatihan Manajemen: Rekam Medis dan Informasi

• Pelatihan Koding ICD X dan ICD 9

• Pelatihan Customer Service

• Pelatihan Komunikasi efektif dan kepribadian

[Type text] Page 25

BAB XKEGIATAN ORIENTASI

Orientasi unit kerja adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit

kerja, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran instalasi/unit

itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

Kegiatan orientasi yang dilakukan di Instalasi Rekam Medis RS Aulia

meliputi beberapa hal sebagai berikut:

a. Organisasi

Merupakan pengenalan organisasi yang meliputi Organisasi Rumah Sakit

dan Instalasi Rekam Medis

b. Visi, Misi Unit Rekam Medis

Merupakan pengenalan Visi dan Misi Instalasi Rekam Medis sebagai

bekal untuk dapat melakukan pelayanan yang efektif, efisien dan

berkualitas.

c. SDM

Memperkenalkan kualifikasi SDM yang bekerja pada Instalasi Rekam

Medis yang meliputi latar belakang pendidikan dan Status kepegawaian

SDM.

d. Pelayanan

Memperkenalkan alur pelayanan Instalasi Rekam Medis sebagai

pelayanan non medis di RS Aulia

e. Sarana dan Prasarana

Memperkenalkan sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan

pelayanan rekam medis.

f. Fisik

Memperkenalkan sarana fisik yang ada di RS Aulia dan menjelaskan

mengenai standar fasilitas unit rekam medis sesuai dengan peraturan

yang berlaku.


BAB XPERTEMUAN / RAPAT

Pertemuan / Rapat internal di instalasi rekam medis dilakukan 1 (satu) bulan

sekali. Rapat instalasi rekam medis dengan bidang pelayanan medis dilakukan 3

(tiga) bulan sekali.

Pertemuan / rapat instalasi rekam medis membahas permasalah dan kendala

yang ada dan peningkatan mutu kinerja petugas instalasi rekam medis.

Rapat harus dihadiri oleh semua pelaksana instalasi rekam medis terkecuali

berhalangan dengan alasan yang jelas.

Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum pertemuan/ rapat adalah

sebagai berikut:

1. Daftar hadir

2. Agenda Rapat

3. Notulen Rapat


Format Notulen RapatHari, tanggalTempatPemimpin RapatNotulen Rapat

Jumlah Peserta

RapatAgenda Rapat

Hasil Rapat

BAB XIPELAPORAN

Pelaporan rekam medis adalah pelaporan kegiatan seluruh pelayanan yang

ada di RS Aulia. Pelaporan rekam medis dibutuhkan untuk pihak internal dan

eksternal RS Aulia.

Laporan rekam medis yang dibutuhkan internal RS Aulia diserahkan kepada :

1. Direktur RS Aulia

2. Kepala Bidang Pelayanan Medis

Laporan rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal RS Aulia diserahkan

kepada:

1. Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan

Pelaporan yang dibuat oleh unit rekam medis yaitu :

1. Laporan Bulanan

Laporan Bulanan di unit rekam medis yaitu :

a. Laporan eksternal rumah sakit

• RL5.1 Pengunjung

• RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan

• RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap

• RL 5.4 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

b. Laporan internal rumah sakit

• Laporan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap

• Laporan Kunjungan Rawat Jalan

• Laporan Kunjungan Rawat Inap

• Laporan Indikator Rawat Inap (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR)

• Laporan Kunjungan Kamar Bersalin

• Laporan Kegiatan Kamar Bersalin

• Laporan Kegiatan Kamar Operasi

• Laporan Rujukan Rawat Jalan

• Laporan Rujukan Rawat Inap


• Laporan Indeks Penyakit Rawat Inap

• Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Inap

• Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

• Laporan 10 Besar Penyakit Unit Gawat Darurat

• Laporan 10 Besar Penyakit di Kamar Bersalin

• Laporan 10 Besar Tindakan di Kamar Operasi

• Laporan Kematian

2. Laporan Tahunan

• RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit

• RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap

• RL 2 Ketenagaan

• RL 3 Pelayanan

• RL 3.1 Rawat Inap

• RL 3.2 Rawat Darurat

• RL 3.3 Gigi dan Mulut

• RL 3.4 Kebidanan

• RL 3.5 Perinatologi

• RL 3.6 Pembedahan

• RL 3.7 Radiologi

• RL 3.8 Laboratorium

• RL 3.9 Rehabilitasi Medik

• RL 3.10 Pelayanan Khusus

• RL 3.11 Kesehatan Jiwa

• RL 3.12 Keluarga Berencana

• RL 3.13 Farmasi Rumah Sakit

• RL 3.14 Rujukan

• RL 3.15 Cara Bayar

• RL 4 Morbiditas dan Mortalitas

• RL 4a Penyakit Rawat Inap

• RL 4b Penyakit Rawat Jalan


pedoman rawat jalan

Documents