3

PEDOMAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK TRISAKTI

2018

TIM PENYUSUN Kepala Prodi S.1 Manajemen : Ir. Prasadja Ricky Ricardianto, MM Kepala Program Studi D.III MTU : Siska Amonalisa, SE, MM Kepala Program Studi D.IIIMTL : Danang Darunanto, AMTrU, MM Kepala Program Studi D.III MLM : Asep Ali Thabah, AMTrD, MM Koordinator Peminatan MTU : Sumirahwati S.Sos.MM Koordinator Peminatan MTD : Prima Widiyanto, AMTrU, MM Koordinator Peminatan MTL : Sugiyanto SH, MM Koordinator Peminatan M.Logistik : Ir. Irwan Chairuddin, MM Koordinator Kelas Internasional : M. Iqbal Firdaus, SPd, MBA Kepala Bagian Administrasi akademik : Yulianti Keke, SE, MSi

5

KATA PENGANTAR Pedoman Penetapan Pembimbing Akademik dan Bimbingan Akademik bertujuan

memberikan pelayanan kepada mahasiswa untuk kelancaran proses studi.

Lingkup prosedur Penetapan Pembimbing Akademik dan Bimbingan Akademik dimulai

dari pendataan mahasiswa baru sampai dengan pembimbingan akademik. Dosen yang

ditunjuk sebagai Pembimbing Akademik memberikan bantuan berupa bimbingan akademik

maupun non akademik serta memberikan motivasi kepada mahasiswa sehingga mahasiswa

dapat lulus tepat waktu dengan hasil memuaskan.

Harapan kami seluruh standar prosedur pembimbingan kepada mahasiswa dapat dijalankan

sehingga capaian pembelajaran lulusan sesuai yang telah ditentukan dapat terlaksana dengan

baik.

Jakarta, 9 September 2018 Rektor Institut Transportasi dan Logistik Trisakti

Dr. Tjuk Sukardiman

DAFTAR ISI TIM PENYUSUN …………………………………………………………………………… 2

KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………… 3

1. VISI ………………………………………………………………………………….… 5

2. MISI …………………………………………………………………………………… 5

3. TUJUAN ………………………………………………………………………………. 6

4. Ruang Lingkup ……………………………………………………………………..… 7

5. Referensi ………………………………………………………………………………… 8

6. Istilah dan Definisi ……………………………………………………………………. 8

7. Prosedur ……………………………………………………………………………….. 10

8. Lampiran ……………………………………………………………………………… 21

7

PEDOMAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK

1. TUJUAN

Pedoman Pembimbingan Akademik ini sebagai acuan dalam Penetapan Pembimbing

Akademik dan Bimbingan Akademik pada Institut Transportasi dan Logistik Trisakti

serta bukti kesesuaian terhadap persyaratan dari Badan Akreditasi Nasional Pendidikan

Tinggi (BAN-PT), Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNDikti) ITL Trisakti.

2. Ruang Lingkup

Pedoman Pembimbingan akademik mengacu Standar Operasional Prosedur (SOP)

mencakup dimulainya proses :

2.1. Penetapan Pembimbing Akademik

2.2. Proses Pembimbingan Akademik antara lain :

2.2.1. Jadwal Konseling Mahasiswa dengan Dosen Pembimbing Akademik

2.2.2. Pemanduan Pengambilan Mata Kuliah

2.2.3. Pengawasan Proses Belajar Mahasiswa Perwalian

2.2.4. Pembuatan Laporan Perkembangan Prestasi Mahasiswa

2.2.5. Membantu Mengatasi Masalah Akademik Dan Non Akademik Bagi

Mahasiswa Perwalian

3. Referensi

3.1. Undang Undang No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi;

3.2. Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 Tentang Sistem Nasional Pendidikan Tinggi

-SNDikti;

3.3. Permendikbud No. 50 Tahun 2014 tentang SPMI;

3.4. Kebijakan SPMI Program Pendidikan Strata-1 dan Vokasi;

3.5. Manual SPMI Program Pendidikan Strata-1 dan Vokasi;

3.6. Standar SPMI Program Pendidikan Strata-1 dan Vokasi;

3.7. Instrumen Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi, BAN-PT; dan

3.8. Instrumen Akreditasi Program Studi, BAN-PT.

4. Istilah dan Definisi

4.1. Program Sarjana merupakan pendidikan akademi yang diperuntukan bagi lulusan

pendidikan menengah atau sederajat, sehingga mampu mengamalkan ilmu

pengetahuan dan teknologi melalui penalaran ilmiah;

4.2. Program Diploma merupakan pendidikan vokasi yang diperuntukan bagi lulusan

pendidikan menengah atau sederajat untuk mengembangkan keterampilan dan

penalaran dalam penerapan Ilmu Pengetahuan dan/ atau Teknologi;

4.3. Pembimbing Akademik adalah Dosen yang ditetapkan oleh Wakil Rektor I melalui

Surat Keputusan Rektor untuk memberikan bimbingan akademik dan non

akademik kepada sejumlah mahasiswa selama kurun waktu tertentu.

4.2. Bimbingan Akademik adalah proses konsultasi mahasiswa kepada Pembimbing

Akademik, baik dalam bidang akademik maupun non-akademik untuk menunjang

keberhasilan studi dan perkembangan mahasiswa serta memberikan saran dan

informasi akademik termasuk peraturan dan prosedur akademik serta memberikan

motivasi pada mahasiswa yang dibimbing.

4.3. Mahasiswa adalah peserta didik pada jenjang Pendidikan Tinggi.

5. Tanggung Jawab dan Wewenang

Penanggung jawab dan pemegang wewenang kegiatan Pembimbingan Akademik pada

Institut Transportasi dan Logistik Trisakti adalah:

5.1. Dekan Fakultas Manajemen dan Bisnis;

5.2. Direktur Pendidikan Vokasi;

5.3. Kepala Program Studi Sarjana dan Vokasi;

5.4. Kepala Bagian Administrasi Akademik;

5.5. Pembimbing Akademik; dan

5.6. Mahasiswa.

6. Prosedur

6.1. Penetapan Pembimbing Akademik

6.1.1. Kepala Bagian Administrasi Akademik (BAA) memberikan informasi

tertulis kepada Program Sarjana dan Program Diploma tentang Daftar

Mahasiswa Baru yang berdasarkan atas beban pembimbingan akademik

tenaga edukatif;

6.1.2. DekanFakultas Manajemen dan Bisnis dan Direktur Vokasi menyampaikan

calon Dosen Pembimbing Akademik (PA) dan menetapkan Dosen PA

melalui rapat Program Sarjana dan Program Diploma yang disahkan

melalui Surat Keputusan Rektor ITL Trisakti;

9

6.1.3. Kepala BAA menyampaikan secara tertulis Nama Dosen PA kepada para

mahasiswa baru.

6.1.4. Dosen PA yang telah ditetapkan melakukan tugas pembimbingan kepada

mahasiswa sampai mahasiswa menyelesaikan studinya.

6.1.5. Penggantian Dosen PA dapat dilakukan apabila :

a. Mahasiswa mengajukan keberatan tertulis kepada Program Sarjana dan

Program Diploma dengan melampirkan bukti, sesuai dengan prosedur

bimbingan akademik (sebutkan minimal nama mahasiswanya);

b. Dosen PA menyerahkan tugas pembimbingannya kepada Program

Sarjana dan Program Diploma karena mendapat tugas khusus dari

Rektor ITL Trisakti selama minimal 6 (enam) bulan berturut-turut;

c. Pemberitahuan tentang Dosen PA pengganti dilakukan oleh Program

Sarjana dan Program Diploma paling lambat lima hari setelah surat

keberatan atau penyerahan tugas pembimbingan diajukan; dan

d. Penggantian Dosen PA dapat bersifat sementara atau permanen sesuai

dengan pertimbangan dari Program Sarjana dan Program Diploma.

6.2. Bimbingan Akademik

6.2.1. Jadwal Konseling Mahasiswa dengan Dosen Pembimbing Akademik.

a. Mahasiswa baru pertama kali melakukan bimbingan jadwalnya

ditentukan oleh Program Sarjana dan Program Diploma;

b. Pembimbingan tatap muka dilakukan minimal 4 (empat) kali dalam

setiap semester;

c. Mahasiswa dapat mengisi Formulir Bimbingan melalui login di Sistem

Administrasi Akademik (SIAKAD) ITL Trisakti; dan

d. Untuk selanjutnya jadwal bimbingan dapat disepakati oleh Mahasiswa

dan Dosen PA pada setiap semesternya dan Dosen PA menyampaikan

kepada Program Sarjana dan Program Diploma.

6.2.2. Pemanduan Pengambilan Mata Kuliah.

a. Dosen PA menginformasikan daftar mata kuliah paket yang telah

ditetapkan oleh Program Sarjana dan Program Diploma kepada

mahasiswa baru (semester I dan semester II);

b. Mata kuliah paket semester I dan semester II akan terlihat ketika

mahasiswa Login pada www.itltrisakti.ac.id;

c. Pada semester II dan seterusnya mahasiswa wajib melakukan Daftar

Ulang dengan membayar tagihan sesuai ketentuan agar dapat

melanjutkan studinya dengan memperhatikan waktu yang ditentukan;

d. Mahasiswa semester III (Ganjil) dapat mengambil mata kuliah yang

ditetapkan berdasar pada Indeks Prestasi (IPS) semester I (Ganjil),

demikian juga untuk mahasiswa semester IV (Genap) dapat mengambil

mata kuliah yang ditetapkan berdasar pada IPS semester II (Genap),

demikian pada semester berikutnya;

e. Mahasiswa memilih dan mengisi Formulir Rencana Studi (FRS)

melalui Login pada SIAKAD ITL Trisakti setelah konsultasi dengan

Dosen PA;

f. Dosen PA mengecek kesesuaian matakuliah yang telah dipilih oleh

mahasiswa dan mem-Validasinya;

g. Setelah FRS di-validasi mahasiswa dapat mencetak Kartu Rencana

Studi (KRS) masing-masing; dan

h. Pada saat Ujian mahasiswa wajib mencetak dan membawa Kartu

Peserta Ujian (KPU), KPU dapat dicetak jika mahasiswa telah

melunasi biaya kuliah pada semester berjalan.

6.2.3. Pengawasan Proses Belajar Mahasiswa Perwalian.

a. Dosen PA berkewajiban memonitor dan mengawasi Mahasiswa

Perwaliannya selama waktu yang ditetapkan berdasarkan Surat

Keputusan Rektor;

b. Pengawasan dan monitor Dosen PA terhadap mahasiswa dalam hal :

1). Kehadiran Proses Belajar Mengajar;

2). Etika Perilaku dan Berpakaian Mahasiswa; dan

3). Indeks Prestasi (IP) setiap Semester.

6.2.4. Pembuatan Laporan Perkembangan Prestasi Mahasiswa

a. Dosen PA berkewajiban mengevaluasi dan membuat Laporan

Perkembangan Prestasi Mahasiswa Perwalian setiap Akhir Semester

berdasarkan data prestasi hasil belajar dari Bagian Administrasi

Akademik;

b. Dosen PA mengkomunikasikan hasil evaluasi berupa Laporan

Perkembangan Prestasi Mahasiswa kepada Orang Tua Mahasiswa

Perwalian setiap Awal Semester;

11

c. Bentuk komunikasi Dosen PA dengan Orang Tua Mahasiswa

bimbingan dapat berupa Gathering, melalui telepon dan atau Surat,

minimal 1 (satu) kali setiap setengah Semester;

d. Dalam hal prestasi Mahasiswa bimbingan jika memperoleh IPS ≤ 3,00,

maka Dosen PA berkewajiban memanggil mahasiswa bersangkutan

untuk memberikan teguran dan motivasi untuk meningkatkan IPS

untuk semester yang akan datangdan mengirimkan surat atau informasi

kepada Orang Tua;

e. Jika tidak ada peningkatan pada semester selanjutnya maka PA

memanggil Orang Tua Mahasiswa untuk membicarakan perkembangan

anaknya serta membuat Surat Penyataan (Bermaterai) yang ditanda

tangani oleh Mahasiswa dan Orang Tua Mahasiswa bimbingan agar

mahasiswa berkomitmen untuk memperbaiki nilai di semester

selanjutnya;

f. Mahasiswa yang TIDAK melakukan Daftar Ulang pada sampai pada

jadwal Daftar Ulang yang telah ditentukan pada tiap semester, maka

Dosen PA berkewajiban menginformasikan kepada mahasiswa dan

Orang Tua;

g. Jika telah 3 (tiga) semester berturut-turut mahasiswa TIDAK DAFTAR

ULANG, maka mahasiswa tersebut dapat DIBERHENTIKAN status

Mahasiswanya melalui rapat Program Sarjana dan Program Diploma

dan Wakil Rektor Bidang Akademik.

6.2.5. Membantu Mengatasi Masalah Akademik Dan Non Akademik Bagi

Mahasiswa Perwalian.

a. Dosen PA berkewajiban membina, memotivasi dan membantu

Mahasiswa Perwalian dalam masalah Akademik, baik diminta oleh

Mahasiswa bimbingan maupun berdasarkan hasil monitoring/laporan

prestasi yang dimiliki Dosen PA, baik terjadwal maupun tidak dengan

mengisi Formulir Bimbingan Akademik dan Konseling; dan

b. Memberikan bimbingan agar mahasiswa untuk tidak menggunakan

narkoba, minuman keras dan melakukan tindakan yang anarkis seperti

demonstrasi dan perkelahian.

SURAT PERNYATAAN MAHASISWA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, mahasiswa ITL Trisakti.

Nama : ____________________________________________ NIM : ____________________________________________ Jenjang Pendidikan/Prog. Studi : ____________________________________________ Tempat/Tanggal Lahir : ____________________________________________ Telepon/Hp : ____________________________________________ Email : ____________________________________________ Alamat : ____________________________________________ ____________________________________________ Nama Orang Tua/Wali : ____________________________________________ Telepon/HP : ____________________________________________ Email : ____________________________________________ Alamat : ____________________________________________

Bersedia menyatakan sungguh-sungguh dan berjanji untuk mematuhi dan melaksanakan “Tata Tertib dan Disiplin Mahasiswa ITL Trisakti” sesuai dengan SK. Rektor No. _____/SK/XLVII/ITLTRISAKTI/2018 Tanggal 3 September 2018, Buku Norma Kemahasiswaan ITL, dan Buku Pedoman Akademik Mahasiswa ITL Trisakti.

1. Kewajiban sebagai mahasiswa untuk : a. Menjaga kesopanan dan kerapihan. b. Menjaga nama baik almamater.

2. Penggunaan Pakaian Seragam untuk Hari Senin, Selasa, Kamis dan Jumat a. Mahasiswa wajib memakai seragam selama dalam proses belajar. b. dan Sabtu berpakaian bebas, rapih, sopan dan bersepatu maupun ujian. c. Pakaian seragam lengkap berlaku untuk Senin, Selasa, Kamis dan Jumat serta selama mengikuti

ujian, sedangkan hari Rabu. 3. Larangan sebagai Mahasiswa :

a. Membawa, meminum, dan mengedarkan minuman keras atau alcohol, dan obat-obatan terlarang (narkotika dan jenis zat aditif lainnya) di dalam atau luar lingkungan kampus.

b. Berjudi dalam bentuk apapun baik didalam maupun di lingkungan sekitar kampus. c. Membawa, menyimpan, memutar, dan mengedarkan cetakan, video, compact disk atau film dan

barang sejenisnya yang dinyatakan terlarang oleh Negara. d. Tidak diperkenankan mencuri, mengganggu dan merusak sarana dan prasarana yang berada

dilingkungan kampus ITL Trisakti (mencoret-coret inventaris dan tembok bangunan). e. Dilarang berkelahi atau melakukan tindakan-tindakan yang memicu keributan/perkelahian di

dalam atau luar kampus. f. Dilarang membawa dan menggunakan senjata tajam, senjata api dan atau sejenisnya di dalam

ataupun di luar kampus.

Apabila dikemudian hari saya melakukan pelanggaran terhadap tata tertib ITL Trisakti, saya bersedia dijatuhi sanksi akademik atau non akademik sampai dengan sanksi diberhentikan sebagai mahasiswa ITL Trisakti, dan Saya bersedia menanggung segala biaya yang timbul akibat pelanggaran Saya tersebut.

13

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya tanpa ada paksaan dari siapapun dan diperuntukkan bagi yang berkepentingan.

Jakarta,_________________2018/2019

Pembimbing Orang Tua/Wali,Yang Menyatakan, Akademik, Nama/NIM

Mengetahui,

Warek I Bidang Akademik Warek III Bidang Kemahasiswaan

Yuliantini, AMTrU MM Dr. Suparwan, AMTrU, MM

Materai Rp. 6.000

Lampiran

7.1. Diagram Alur Penetapan Dosen PA

7.2. F-PS-02-L-01 : Formulir Konseling

7.3. F-PS-02-L-02 : Laporan Perkembangan IPM

7.4. F-PS-02-L-03 : Daftar Pembimbing Akademik

7.5. F-PS-02-L-04 : Formulir Bimbingan/Konseling

15

FORMULIR KONSELING

F-PS-02L-01

17

F-PS

-02-

L-04

PERI

HAL

PENJ

ELAS

AN

12

1Tu

juan

Pem

bim

bing

an

2Pe

laks

anaa

n pe

mbi

mbi

ngan

3M

asal

ah y

ang

dibi

cara

kan

dala

m p

embi

mbi

ngan

4Ke

sulit

an d

alam

pem

bim

bing

an d

an u

paya

unt

uk

men

gata

sinya

5M

anfa

at y

ang

dipe

role

h m

ahas

iswa

dari

pem

bim

bing

an

BIM

BIN

GAN

/ KO

NSE

LIN

G

No