paper 1 integration

PAPER I MANAJEMEN PROYEK

Kelompok 4

Immanuel Wicaksono (1101131351)

Hamdan Mubarokah (1101130241)

I Gede Agus Surya Negara (1101130240)

Andy Sastrawinata (1101130337)

Muhammad Afiq (1101130339)

Reza Abdul Rozaq (1101130340)

TT-37-GAB 1

Telkom University

2015

DAFTAR ISI

BAB I...................................................................................................................................3

PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT...................................................................3

1.1 Develop Project Charter.............................................................................................3

Input.............................................................................................................................3

Tools and Techniques..................................................................................................4

Output...........................................................................................................................5

1.2 Develop Project Management Plan............................................................................5

Input.............................................................................................................................5


Output...........................................................................................................................6

1.3 Direct and Manage Project Work...............................................................................7

Input.............................................................................................................................7


Output...........................................................................................................................8

1.4 Monitor and Control Project Work..........................................................................10

Inputs..........................................................................................................................10

Tools and Techniques................................................................................................11

Outputs.......................................................................................................................11

1.5 Integrated Change Control.......................................................................................12

Input...........................................................................................................................13


Outputs.......................................................................................................................13

1.6 Close Project Phase............................................................................................14

Inputs..........................................................................................................................14


1

Outputs.......................................................................................................................15

BAB II................................................................................................................................15

Pendahuluan...................................................................................................................15

Plan Scope Management................................................................................................16

Inputs..........................................................................................................................17


Outputs.......................................................................................................................18

Create WBS....................................................................................................................18

Inputs..........................................................................................................................18

Tools & Technique.....................................................................................................19

Outputs.......................................................................................................................21

Control Scope.................................................................................................................22

Input...........................................................................................................................23


Output.........................................................................................................................24

BAB III..............................................................................................................................24

Definisi Kegiatan...........................................................................................................26

Kegiatan Sequencing..................................................................................................27

Kegiatan Durasi Estimasi...........................................................................................28

Jadwal Pembangunan.................................................................................................29

Diagram Jaringan Proyek...........................................................................................29

Jadwal Kontrol...........................................................................................................31

Kesimpulan................................................................................................................33

2

BAB IPROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

Project Integration Management adalah proses dan kegiatan untuk

mendifinisikan, menyatukan, dan mengkoordinasikan seluruh area pengetahuan

manajemen proyek pada siklus hidup proyek. Integrasi meliputi penyatuan,

komunikasi, dan tindakan integratif untuk mengontrol eksekusi proyek, memenuhi

ekspektasi dari stakeholder, dan memenuhi persyaratan yang ada.

1.1 Develop Project CharterAdalah sebuah proses membuat sebuah dokumen yang menyatakan secara

formal keberadaan suatu proyek dan menyediakan otoritas kepada project

manager untuk mengaplikasikan sumber daya organisasi pada aktivitas proyek.

Berikut adalah tahapan membuat sebuah project charter

Input

Project Statement of Work (SOW)Adalah deskripsi naratif tentang suatu produk, layanan, atau hasil

pada suatu proyek yang akan dikerjakan. Dasar dari penentuan SOW

sendiri mempunyai beberapa referensi yaitu kebutuhan bisnis, deskripsi

ruang lingkup suatu produk, dan rencana strategi dari suatu proyek.

Business Case

Sebuah dokumen yang berisi informasi yang diperlukan dari sudut

pandang bisnis untuk memutuskan apakah proyek tersebut layak untuk

3

mendapat investasi atau tidak. Dasarnya adalah kebutuhan bisnis

dan analisis cost-benefit.

AgreementsSebuah perjanjian biasanya digunakan untuk mendefinisikan tujuan

awal dari sebuah proyek. Perjanjian tersebut bisa berupa kontrak, MOU,

SLA, surat perjanjian, perjanjian verbal, email, ataupun perjanjian tertulis.

Biasanya sebuah kontrak dipakai saat suatu proyek akan dikerjakan oleh

pihak luar.

Enterprise Environmental FactorsFaktor lingkungan perusahaan dapat mempengaruhi pembuatan

project charter, namun tidak terbatas pada standar pemerintah, standar

perindustrian, regulasi, struktur dan kultur ornganisasi dan kondisi pasar.

Organizational Process AssetsFaktor proses asset organisasi dapat mempengaruhi pembuatan

project charter, namun tidak terbatas pada standar proses organisasi,

contoh, dan historical information.

Tools and Techniques

Expert JudgmentPenilaian para ahli terkadang digunakan untuk menilai input yang

digunakan saat membuat project charter.Beberapa ahli yang terlibat antara

lain adalah konsultam, stakeholder, professional, grup perindustrian, SME,

dan PMO.

Facilitation TechniquesTeknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses

manajemen proyek dan memandu pembuatan dari project charter. Teknik

4

yang biasa digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dalam

mencapai aktivitas proyek antara lain dengan bertukar pikiran, pemecahan

masalah, dan pertemuan manajemen.

Output

Project CharterDari seluruh rangkaian tersebut, didapatlah sebuah project charter

yang berisi dokumen (kebutuhan bisnis, asumsi, kendala, pemahaman

keinginan klien dan persyaratan tingkat tinggi) yang dimaksudkan untuk

mencapai tujuan.

1.2 Develop Project Management PlanAdalah sebuah proses mendefinisikan, mempersiapkan, dan

mengkoordinasikan seluruh rencana anak perusahaan untuk selanjutnya

diintegrasikan ke dalam sebuah project management plant yang komprehensif.

Input

Project charter

Outputs from Planning Processes, diintegrasikan untuk membentuk

project management plan.

Enterprise Environmental Factors, termasuk:

o Standar Pemerintah atau perusahaan

o Sistem Informai manajemen proyek

o Struktur organisasi dan kulturnya

5

o Infrastruktur, dan Personil administrasi

Organizational Process Assets, termasuk:

o Petunjuk dasar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal dan

pekerjaan

o Template dari perencanaan manajemen proyek (yang akan

diupdate)

o Prosedur apabila ada perubahan

o File proyek pada proyek masa lalu, serta informasi sejarah, dll


Expert Judgement

Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk merangkai

proses-proses hingga mencapai kebutuhan proyek, merinci aspek teknis

dan manajemen, menentukan SDM dan tingkatan keahlian yang

dibutuhkan, dan membuat skala prioritas pekerjaan agar proyek dapat

berjalan sesuai alokasi waktu.

Facilitation Techniques

Teknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses

manajemen proyek dan memandu pembuatan dari project charter. Teknik

yang biasa digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dalam

mencapai aktivitas proyek antara lain dengan bertukar pikiran, pemecahan

masalah, dan pertemuan manajemen.

Output

Project Management Plan

Dokumen ini mendeskripsikan bagaimana proyek akan dieksekusi,

dipantau, dan dikendalikan. Project Management Plan juga terintegrasi

dan terkonsolidasi dengan seluruh rencana anak perusahaan dan garis

depan dari proses perencanaan.

6

1.3 Direct and Manage Project WorkAdalah proses untuk memimpin dan melakukan pekerjaan yang telah

dijelaskan dalam project management plan dan menerapkan perubahan yang telah

disetujui untuk menjapai tujuan dari suatu proyek

Input


Berisi rencana dari tiap anak perusahaan dan seluruh aspek dari

sebuah proyek. Mencakup scope, requirements, schedule, cost, dan

stakeholder management.

Approved Change Request

Adalah hasil dari proses perform integrated change control. Dapat

berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, atau perbaikan kerusakan

yang telah disetujui. Serta perubahan ini dapat berpengaruh pada

kebijakan, prosedur, rencana, pendanaan, ataupun jadwal.

Enterprise Environmental Factors

Arahan dan pengelolaan suatu project work terpengaruh oleh

lingkungan perusahaan, yaitu organisasi perusahaan, infrastruktur,

administrasi karyawan, toleransi resiko stakeholder, serta project

management information system.

7

Organizational Process Assets

Kegunaan proses organisasi meliputi panduan kerja, persyaratan

komunikasi, perbaikan prosedur manajemen, proses pengukuran database,

berkas dari proyek terdahulu.


Expert Judgment

Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk menilai input

yang dibutuhkan dan kemudian diarahkan agar dapat mengatur eksekusi

dari project management plan. Keahlian ini berasal dari project manager,

tim proyek, konsultan, stakeholder, professional dengan menggunakan

keahlian khususnya.

Project Management Information System

Sebagai alat bagi penjadwalan, sistem otorisasi, manajemen

konfigurasi, pengumpulan informasi, dan elemen lain agar dapat

terkumpul dan dapat dijadikan indicator utama kinerja yang telah

dilakukan.

Meetings

Pertemuan antara project manager, tim proyek, dan stakeholder

untuk membahas sesuatu. Biasanya berbentuk pertukaran informasi,

bertukar pikiran, atau pengambilan keputusan.

Output

Deliverables

Adalah sebuah komponen nyata yang dapat diperiksa, sebuah hasil

atau kapabilitas untuk melakukan sesuatu yang dihasilkan untuk

melengkapi sebuah proses.

8

Work Performance Data

Adalah observasi mentah dan pengukuran selama berjalannya

aktivitas selama pelaksanaan pekerjaan proyek. Data-data tersebut

dikumpulkan selama eksekusi kerja dan telah melewati proses kontrol

untuk kemudian dijadikan analisis lebih lanjut. Contohnya adalah

pekerjaan yang telah dilaksanakan, indikator kinerja, langkah-langkah

kinerja secara teknis, jadwal mulai dan berakhir tiap aktivitas, jumlah

permintaan perubahan, jumlah perbaikan, actual cost, durasi

sesungguhnya, dll

Change Request

Adalah sebuah proposal formal yang digunakan untuk

memodifikasi dokumen, penyampaian, ataupun dasar. Dan memungkinkan

untuk berpengaruh pada perubahan bagian-bagian dalam project

management plan. Permintaan perubahan dapat dilakukan secara langsung

ataupun tidak, dimulai dari dalam ataupun luar, serta dapat berada di

bawah pengawasan kontrak. Berisi antara lain tindakan perbaikan,

tindakan pencegahan, perbaikan kerusakan, dan penambahan.

Project Management Plan Updates

Elemen project management plan antara lain scope, requirement,

schedule, cost, quality, process improvement, human recources,

communication, risk, procurement, stakeholder, and project baseline.

Project Documents Updates

Dokumen proyek tersebut antara lain persyaratan dokumentasi,

catatan proyek, daftar resiko, daftar stakeholder, dll

9

1.4 Monitor and Control Project WorkAdalah proses melacak, meninjau dan melaporkan perkembangan untuk

menyesuaikan dengan objektif dalam project management plan. Tujuan utama dali

proses ini adalah untuk melaporkan pada para stakeholder kondisi proyek,

evaluasi, dan perencanaan proyek kedepannya.

Monitoring adalah aspek yang dilakukan selama proyek berlangsung.

Proses kontrol dan monitor memperhatikan beberapa hal berikut ini:

Membandingkan performa proyek dengan perencanaan

Menilai apakah diperlukan adanya tindakan preventif atau korektif

Mengidentifikasi resiko yang telah terjadi dan yang mungkin akan terjadi

Membandingkan keakuratan waktu dengan perencanaan

Memberikan informasi untuk status laporan

Memberikan perkiraan jika ada kebutuhan biaya diluar perencanaan

Memonitor perubahan diluar perencanaan yang telah terjadi

Memberikan laporan sesuai perkembangan proyek

Inputs

Schedule forecast: Membandingkan progress pekerjaan dengan

perencanaan. Dapat digunakan untuk apakah proyek masih dalam batasan

toleransi keterlambatan dan dapat mengantisipasi dengan perubahan yang

diperlukan.

10

Cost forecast: Didapatkan dari perbandingan jumlah yang sudah keluar dengan

cost keseluruhan. Untuk menentukan apakah masih didalam batasan toleransi

biaya.

Validated changes: Validasi diperlukan untuk memastikan bahwa kerja dan

perubahan sudah dilaksanakan.

Work performance information: adalah informasi performa kerja . Data performa

kerja dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan.

Enterprise enviromental factors: Termasuk dari standar pemerintahan, Sistem

otoritas organisasi, toleransi risiko dari stakeholder, sistem informasi manajemen

proyek.

Organizational process enviroment: Termasuk persyaratan komunikasi organisasi,

prosedur kontrol finansial, prosedur manajemen masalah dan cacat, prosedur

kontrol perubahan, prosedur kontrol risiko, dll


1. Penilaian para ahli (expert judgement)

2. Teknik analitis: Analisa regresi, metode group, analisa kausal, Root cause

analysis, Forecasting methods, Failure mode and effect analysis, Fault tree

analysis, Reserve analysis, trend analysis, earned value management, dan

variance analysis.

3. Project management information system menyediakan akses ke jadwal,

cost, dll

4. Meetings (rapat) dapat berbentuk face to face, virtual, etc

Outputs

Permintaan perubahan (Change request)

Setelah dilakukan perbandingan antara pekerjaan di lapangan dengan

perencanaan, maka dilakukan permintaan perubahan yang termasuk dibawah ini:

Corrective action – mengoreksi tindakan pekerjaan untuk menyesuaikan

dengan perencanaan

11

Preventive action – mencegah suatu kesalahan terjadi dengan melakukan

perubahan pada kerja

Defect repair – memperbaiki suatu kesalahan pada pekerjaan

Work performance report adalah laporan dari performa pekerjaan suatu proyek.

Termasuk status report, memo, information notes, justification dll

Project management plan updates: perubahan yang terjadi dalam proses

monitoring and controling dapat mempengaruhi banyak hal dalam suatu proyek

seperti:

Scope management plan

Requirements management plan

Schedule management plan

Cost management plan

Quality management plan

Scope baseline

Schedule baseline

Cost baseline

1.5 Integrated Change ControlAdalah proses meninjau ulang semua permintaan perubahan; Menyetujui

perubahan dan mengelola segala aspek yang dibutuhkan. Tujuan utama proses ini

adalah untuk mengatur perubahan agar terintegrasi dengan risiko pekerjaan

minimal.

12

Meskipun perubahan terjadi secara verbal, namun harus didokumentasikan dalam

bentuk tulisan. Setiap perubahan harus disetujui dengan otoritas yang berwenang

dalam proyek tersebut.

Konfigurasi kontrol adalah spesifikasi dari pelaksanaan dan proses. Pengelolaan

konfigurasi adalah sebagai berikut:

Configuration identification

Configuration status accounting

Configuration verification and audit

Input

1. Project Management Plan termasuk scope management plan, scope

baseline, change management plan

2. Work Performance Report

3. Change Requests

4. Enterprise Enviromental Factors

5. Organizational Process Assets yang dapat mempengaruhi proses

perubahan terintegrasi adalah: prosedur kontrol perubahan, prosedur untuk

menyetujui otoritas, proses pengukuran database, dokumen proyek


1. Penilaian Ahli (Expert Judgement), Stakeholder diminta masukannya

dalam perubahan terintegrasi. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa:

konsultan, sponsor, grup industri dll

2. Meetings (Rapat) biasanya disebut rapat kontrol perubahan

3. Alat kontrol perubahan (Change Control Tools)

Outputs

1. Permintaan perubahan yang disetujui

2. Daftar perubahan

3. Pembaharuan rencana manajemen proyek

4. Pembaharuan dokumen proyek

13

1.6 Close Project PhaseAdalah proses finalisasi seluruh aktifitas proses manajemen proyek.

Tujuannya adalah untuk secara formal menutup proyek dan membuat lesson

learned yang kelak dapat dipelajari.

Pada proses ini juga terdapat rencana aktifitas yang dibutuhkan untuk penutupan

secara administratif, termasuk metodologi yang menyatakan:

Aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

Aktifitas yang dibutuhkan untuk mentransfer produk yang dihasilkan ke

fase selanjutnya

Aktifitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan dokumentasi proyek dan

segala rekord proyek.

Inputs

1. Project Management Plan sesuai dengan persetujuan apa yang

menandakan selesainya proyek

2. Accepted Deliverables seperti spesifikasi produk yang disetujui, struk

pengantaran dll

3. Organizational Process Assets termasuk informasi historis dari proyek dan

lesson learned


1. Expert Judgement memastikan penutupan proyek sesuai standar, termasuk

Manajer proyek, PMO dan asosiasi teknis dan profesional

2. Analytical techniques termasuk regression analysis dan trend analysis

3. Meetings bisa secara langsung, virtual, formal atau informal.

14

Outputs

1. Final product, service, or result transition adalah transisi produk akhir dari

proyek

2. Organizational process assets update adalah output dari penutupan proyek

yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan informasi

historis.

15

BAB IIPROJECT SCOPE MANAGEMENT

Pendahuluan

Project Scope Management meliputi proses yang diperlukan untuk

memastikan bahwa proyek meliputi semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya

pekerjaan yang diperlukan, menyelesaikannya secara sukses. Hal ini terutama

yang terkait dengan penjelasan dan pengendalian dari apa yang termasuk atau apa

yang tidak termasuk didalam proyek.

Beberapa hal penting mengenai Project Scope Management :

A.Plan Scope Management

Proses membuat sebuah lingkup rencana manajemen tentang bagaimana suatu proyek

didefinisikan, divalidasikan dan diatur sedemikan rupa.

A. Collect Requirements

Proses menentukan, mendokumentasikan dan mengatur keinginan dan

kebutuhan para stakeholder untuk sesuai dengan tujuan proyek.

B. Define Scope

Proses mengembangkan deskripsi secara rinci akan suatu proyek atau produk.

C. Create WBS

Proses membagi suatu proyek agar dapat disampaikan dan ruang kerja suatu

proyek menjadi lebih sempit dan lebih dapat diatur.

D. Validate Scope

Proses untuk membuat formal penerimaan dari suatu proyek yang telah

selesai.

E. Control Scope

Proses mengawasi status dari suatu proyek dan lingkupan suatu produk.

17

Plan Scope ManagementMerupakan proses membuat sebuah berkas yang disebut Scope

Management Plan. Dokumen ini nantinya akan digunakan untuk mendefinisikan,

memvalidasi dan mengontrol spesifikasi pada proyek. Keuntungan utama dari

proses ini yaitu untuk memudahkan dalam mengatur spesifikasi selama proyek

dilaksanakan.Hal-hal yang dibutuhkan serta alat bantu yang digunakan selama

proses ini adalah sebagai berikut:

Gambar 2.1 Plan Scope Management: Inputs, Tools & Techniques, and

Outputs

Inputs


Merupakan dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dilaksanakan, dipantau

dan dikendalikan. Project management plan yang telah disetujui biasanya digunakan

untuk membuat Scope Management Plan dan dijadikan acuan dalam merencanakan dan

mengatur spesifikasi suatu proyek

a. Project Charter

Merupakan dokumen yang dibuat oleh pengelola proyek dan telah mendapat

persetujuan tertulis dari para stakeholder. Dokumen ini digunakan untuk

18

menjelaskan kebutuhan proyek untuk merencanakan proses membuat scope

management.

b. Enterprise Environmental Factors

Merupakan beberapa faktor yang berasal dari luar proyek yang dapat

mempengaruhi dan terpengaruh oleh proyek.

c. Organizational Process Assets

Merupakan faktor yang berasal dari dalam proyek atau organisasi yang dapat

mempengaruhi jalannya proyek, seperti kebijakan, proses, pengetahuan,

informasi sebelumnya dan lain lain.

Tools and Techniquesd. Expert Judgements

Berdasarkan pada beberapa masukan dari pihak-pihak yang lebih tahu dan

lebih berpengalaman. Pemberi masukan merupakan orang yang memiliki

pengetahuan, kemampuan atau pengalaman khusus.

e. Meetings

Pertemuan sangat dibutuhkan untuk mengembangkan scope management

plan. Dalam pertemuan ini, manajer suatu proyek bertemu langsung dengan

tim sponsor proyek, anggota tim, dan stakeholder lainnya untuk membahas

scope management.

Outputsf. Scope Management Plan

Dokumen yang akan digunakan untuk mendefinisikan, validasi dan

mengontrol spesifikasi pada proyek. Dokumen ini merupakan salah satu input

untuk proses berikutnya, yaitu Collect Requirement.

g. Requirements Management Plan

Salah satu komponen dari project management plan yang menjelaskan

bagaimana permintaan akan dianalisis, didokumentasi dan diatur.

19

Create WBS

Membuat WBS (Work Breakdown Structure) merupakan suatu proses

membagi penyampaian dan pekerjaan dalam proyek agar lebih mudah dalam

mengaturnya. Keuntungan utama dari proses ini adalah memberikan tujuan yang

harus dicapai lebih terstruktur.Hal-hal yang dibutuhkan serta alat bantu yang

digunakan selama proses ini adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Create WBS: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs.

Inputsa. Scope Management Plan

Berkas ini akan membantu dalam membuat WBS dari beberapa scope

secara rinci pada proses sebelumnya. Serta membantu pengawasan dan

persetujuan WBS.

b. Project Scope Statement

Dokumen ini menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan. Selain itu,

dokumen ini juga memberikan batasan serta aturan dalam yang mungkin dapat

mempengaruhi proyek.

c. Requirements documentation

Dokumen ini digunakan untuk memudahkan dalam memahami

kebutuhan yang harus dihasilkan sebagai hasil dari pelaksanaan proyek.

d.Enterprise Environmental Factors

20

Menyajikan beberapa sumber referensi dari luar proyek untuk menyusun

WBS, seperti ISO/IEC 15288 pada Systems Engineering.

e. Organizational Process Assets

Beberapa factor dari dalam proyek yang dapat mempengaruhi

penyusunanWBS, tetapi tidak terbatas pada:

Kebijakan, prosedurdan template WBS;

Dokumendariproyeksebelumnya; dan

Beberapapelajaranpentingdariproyeksebelumnya.

Tools & Techniquea. Decompositions

Merupakansebuahteknik yang digunakan untuk membagi spesifikasi

dan tujuan proyek kedalam bentuk yang lebih kecil agar lebih mudah

mengaturnya. Work Packages merupakan bagian terbawah dari WBS

yang mendefinisikan setiap pekerjaan dengan lebih rinci dan lebih mudah

diatur dari segi biaya dan waktu.Setiap tingkatan dari teknik ini diatur

berdasarkan kebutuhan dalam mengontrol pekerjaan dalam proyek.

Proses penguraian pekerjaan proyek menjadi work packages biasanya

melibatkan aktivitas berikut:

Mengidentifikasidanmenganalisistujuandanpekerjaan yang

terkait;

Membuatstrukturdanmengatur WBS;

Menguraikanhal-halpada WBS yang

beradapadatingkatatasmenjadikomponen-komponen yang

lebihrincipadatingkatdibawahnya;

Memberikankode-kodetertentupadakomponen WBS;dan

Memastikantingkatanpenguraianpekerjaansudahtepat.

21

Gambar 3.2 Proses penyusunan WBS

Gambar 3.3 Contoh WBS

b. Expert Judgement

Sering digunakan untuk menganalisis informasi yang dibutuhkan

dalam menguraikan penyampaian proyek menjadi bagian yang lebih

kecil untuk menyusun WBS yang efektif. Penilaian para ahli diterapkan

dalam teknis pelaksanaan proyek yang paling rinci. Selain itu, dapat

22

WBS berdasarkan work packages

Gambar 3.1 WBS berdasarkan fasa

digunakan juga untuk mempertimbangkan perbedaan pendapat yang

terjadi.

Outputs

a. Scope Baseline

Merupakan kumpulan dari scope statement, WBS dan WBS

dictionary yang telah disetujui. Perubahan hanya dapat terjadi apabila

terdapat perubahan prosedur yang terkontrol. Ini merupakan komponen

dari project management plan. Adapun komponen dari scope baseline

antara lain:

Project Scope Statement

Didalamnya terdapat deskripsi dari spesifikasi proyek,

tujuan utama, asumsi-asumsi dan kendala.

WBS

Merupakan penguraian yang bersifat hierarki dari

seluruh scope dalam proyek dan tujuan yang ingin dicapai.

Semakin bawah, semakin banyak informasi rinci dari sebuah

pekerjaan. Pada tahap akhir penyusunan WBS biasanya

disisipkan kode unik pada setiap work packages untuk

memudahkan pengontrolannya.

WBS Dictionary

Dokumen yang memberikan informasi penyampaian,

aktivitas dan jadwal yang lebih rinci dari setiap komponenpada

WBS. Merupakan salah satu dokumen yang mendukung WBS.

b. Project Documents Updates

Didalam project document updates, terdapat beberapa hal yang

diperbarui tetapi tidak terbatas pada requirement documents yang harus

diperbarui termasuk kesepakatan adanya perubahan. Jika terdapat

permintaan perubahan dan telah disetujui, maka requirement document

juga harusdiperbarui.

23

Control ScopeControl Scope adalah proses untuk memonitor status dari suatu

proyek dan lingkup produk dan mengatur perubahan dari ruang lingkup

tersebut.

Gambar 1.1 Control Scope: Inputs, Tools and Techniques dan Outputs

Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk

dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa

bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user

requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi

yang terus berubah.Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi

factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan

yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai

bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur

perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk

mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan

perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

1. Input

a. Project Management Plan

Project Management Plan merupakan dokumen yang menjelaskan

bagaimana proyek akan dilaksanakan, dipantau dan dikendalikan.

24

Project management plan yang telah disetujui biasanya digunakan

untuk membuat Scope Management Plan dan dijadikan acuan dalam

merencanakan dan mengatur cakupan proyek.

b. Enterprise Environmental Factors

Enterprise Environmental Factors merupakan beberapa faktor yang

berasal dari luar proyek yang dapat mempengaruhi dan terpengaruh

oleh proyek.

c. Organizational Process Assets

Organizational Process Assets merupakan faktor yang berasal dari

dalam proyek atau organisasi yang dapat mempengaruhi jalannya

proyek, seperti kebijakan, proses, pengetahuan, informasi sebelumnya

dan lain lain.


1. Expert Judgements

Mengacu pada beberapa masukan dari pihak-pihak yang lebih tahu

dan lebih berpengalaman. Pemberi masukan merupakan orang yang

memiliki pengetahuan, kemampuan atau pengalaman khusus.

2. Meetings

Pertemuan ini dibutuhkan untuk mengembangkan scope

management plan. Dalam pertemuan ini, project manager bertemu

langsung dengan project sponsor, anggota tim, dan stakeholder lainnya

untuk membahas scope management.

Output

1. Scope Management Plan

25

Dokumen yang akan digunakan untuk mendefinisikan, validasi

dan mengontrol cakupan pada proyek. Dokumen ini merupakan salah

satu input untuk proses berikutnya, yaitu Collect Requirement.

2. Requirements Management Plan

Salah satu komponen dari project management plan yang

menjelaskan bagaimana permintaan akan dianalisis, didokumentasi dan

diatur.

26

BAB IIIPROJECT TIME MANAGEMENT

Pengertian Project Time Management

Proyek Manajemen Waktu mencakup proses-proses yang diperlukan untuk

memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek. Gambar dibawah memberikan

gambaran proses utama berikut dalam mengembangkan jadwal waktu proyek:

1. Kegiatan-Definisi mengidentifikasi kegiatan khusus yang harus dilakukan

menghasilkan deliverable proyek berbagai.

2. Kegiatan-Sequencing mengidentifikasi dan mendokumentasikan dependensi

interaktivitas.

3. Durasi Kegiatan Memperkirakan-memperkirakan jumlah periode kerja yang

akan diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu.

4. Jadwal urutan kegiatan Pengembangan-analisis, jangka waktu kegiatan, dan

kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.

5. Jadwal Pengendalian-pengendalian perubahan pada jadwal proyek.

Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang

pengetahuan lain juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau

lebih individu atau kelompok individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap

proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek.

Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan antarmuka

welldefined, dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi

dengan cara yang tidak rinci di sini.

Pada beberapa proyek, terutama yang kecil, urutan aktivitas, durasi kegiatan

memperkirakan, dan pengembangan jadwal yang begitu erat terkait bahwa mereka

dipandang sebagai suatu proses tunggal (misalnya, mereka mungkin dilakukan

oleh satu individu selama periode yang relatif singkat). Mereka disajikan di sini

sebagai proses yang berbeda karena alat dan teknik untuk masing-masing berbeda.

27

Gambar 3.0 Project Time Management Overview

Definisi KegiatanMerupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas

atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini

dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun

sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek

dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain

untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk

keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya,

waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.

28

Gambar 3.1 Define Activities: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Kegiatan Sequencing

Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah

membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk,

asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas.

Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk

ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan urut-urutan

aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu aktivitas lain

selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa

aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas

merupakan bahan dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga)

aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.

Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ; ketergantungan

yang tidak dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian

program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah

diselesaikan.

Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan

yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka

mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan

memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai

sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa

harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.

Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan

antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh,

29

pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan

tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.

Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya ini,

maka akan memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan pada

proyek yang pada akhirnya diwujudkan dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat

bantu yang biasanya digunakan dalam menyusun urutan aktivitas salah satunya

adalah : Diagram Jaringan Proyek (Project Network Diagrams) dan Precedence

Diagramming Method (PDM).

Gambar 3.2 Sequence Activities: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Kegiatan Durasi Estimasi

Setelah aktivitas didefinisikan dan dibuat urutan pekerjaannya, proses

berikutnya pada manajemen waktu proyek adalah membuat estimasi durasi

aktivitas. Estimasi durasi aktivitas sangat penting untuk mengetahui berapa lama

waktu aktual (riil) yang sebenarnya dibutuhkan oleh proyek. Berdasarkan urutan

aktivitas dan saling keterkaitan antar aktivitas, dimungkinkan terdapat beberapa

aktivitas yang dapat berjalan simultan. Sehingga umur suatu proyek tidak serta

merta merupakan total waktu semua aktivitas akan tetapi hasil dari manajemen

waktu atau durasi aktivitas yang optimal. Batasan-batasan, asumsi-asumsi

aktivitas dan ketersediaan sumberdaya proyek perlu dipertimbangkan untuk

memperkirakan durasi aktivitas. Pengalaman manajer proyek atau pengalaman

dari aktivitas yang serupa pada proyek lain merupakan salah satu masukan penting

untuk memperkirakan durasi aktivitas.

30

Gambar 3.3 Estimate Activity Durations: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Jadwal Pembangunan

Jadwal pembangunan berarti menentukan mulai dan selesai tanggal untuk

proyek-activ

ities. Jika tanggal awal dan akhir yang tidak realistis, maka proyek tidak mungkin

selesai sesuai jadwal. Proses pengembangan jadwal seringkali harus diciptakan

(bersama dengan proses yang memberikan masukan, terutama durasi

memperkirakan

dan biaya estimasi) sebelum penentuan jadwal proyek.

Diagram Jaringan Proyek

Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas-aktivitas

proyek menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM (arrow

diagramming mehod). Suatu aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow)

sekaligus menunjukkan aliran kerja dan dihubungkan pada suatu titik yang disebut

node untuk menggambarkan urutan aktivitas. Node ini sekaligus menunjukkan

titik mulai dan titik selesainya suatu aktivitas. Setiap node di beri nomor secara

urut, nomor node pertama (no. 1) menunjukkan awal proyek dan nomor node

terakhir menunjukkan akhir proyek.

Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :

Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua aktivitas

ini pada node 1. Buat node-node baru sebagai akhir aktivitas dari node 1

dan hubungkan dengan anak panah masing-masing ke node 1. Beri nama

31

atau simbol aktivitas pada anak panah. Estimasi waktu juga dapat

dituliskan pada anak panah. Misalnya A = 3 artinya aktivitas A dengan

alokasi waktu 3 hari (jika satuan waktunya hari).

Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke

kanan. Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul (merger) atau

menyebar (burst). Suatu node disebut burst jika dari node ini

menghasilkan satu atau lebih aktivitas (sekaligus node) baru. Dan suatu

node disebut merger jika dari beberapa aktivitas yang berasal dari

beberapa node mengumpul pada satu node sebagai akhir aktivitas.

Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh aktivitas

tergambarkan pada diagram.

Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan

mengalir ke depan atau ke arah kanan, dan hindari anak panah yang saling

menyilang antar node. Jika mendapatkan gambar diagram jaringan dengan

anak panah saling menyilang, susun ulang gambar diagram jaringan

sedemikian sehingga aliran dan urutan pekerjaan mudah dibaca dan

dipahami.

Contoh :

Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :

Nama

Aktivitas

Kode

Aktivitas

Aktivitas

Yang

Mendahului

Durasi (hari)

Analisis Kebutuhan Software A - 1

Pemodelan Sistem B - 2

Analisis Kebutuhan Hardware C - 3

Pengadaan & Instalasi SO & DBMS D A 1

Desain Input, Output, Database E B 5

Persiapan & Pelatihan User F B 1

Pengadaan Hardware G C 6

32

Programming H D, E 6

Instalasi Hardware I G 2

Implementasi J F, H, I 3

Diagram jaringan proyek menggunakan metode AOA atau ADM dari tabel

pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut :

Pada contoh tersebut, proyek memiliki 10 aktivitas yaitu A, B, C, D, E, F, G, H, I,

J. Node 1 sebagai awal mulainya proyek dan node 8 sebagai akhir selesainya

proyek. Aktivitas A, B, C adalah aktivitas yang mulainya secara bersamaan

sebagai aktivitas awal proyek. Masing-masing berdurasi 1, 2, dan 3 hari. Aktivitas

D berdurasi 1 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas A selesai. Aktivitas F

berdurasi 5 hari dan aktivitas F berdurasi 1 hari baru dapat dikerjakan setelah

aktivitas B selesai. Aktivitas G yang berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah

aktivitas C selesai. Aktivitas H berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah

aktivitas D dan E selesai semua. Aktivitas I berdurasi 2 hari baru dapat dikerjakan

setelah aktivitas G selesai. Aktivtas J yang berdurasi 3 hari merupakan aktivitas

akhir proyek dan baru dapat dikerjakan setelah aktivitas H, F dan I selesai. Dalam

ADM juga dikenal istilah aktivitas Dummy, yaitu suatu aktivitas prasyarat dari

aktivitas lain dengan durasi 0. Pada contoh gambar di atas tidak terdapat aktivitas

Dummy.

33

https://lh4.googleusercontent.com/-bN_7E0eEqsI/TXtv0Zmr05I/AAAAAAAAAAc/nGMjxPM9Ua8/s1600/p1.jpg

Jadwal Kontrol

Kontrol Perubahan Terhadap Jadwal Proyek

Jadwal proyek yang sudah disusun, kadangkala tidak selalu mulus dalam

pelaksanaannya. Perubahan-perubahan ataupun penyimpangan pelaksanaan

jadwal proyek sering terjadi di lapangan. Perubahan-perubahan yang terkait

dengan pelaksanaan jadawal proyek dapat terjadi karena :

Kurangnya kemampuan dalam mendefinisikan aktivitas-aktivitas proyek

termasuk urutan pelaksanaannya. Hal ini mengakibatkan terjadinya

penambahan atau pengurangan aktivitas yang pada akhirnya akan

mengakibatkan perubahan waktu pelaksanaan proyek.

Kurang akurasinya dalam menentukan durasi/waktu aktivitas, sehingga

setelah proyek dikerjakan maka akan terjadi keterlambatan penyelesaian

proyek. Atau sebaliknya, suatu proyek dapat diselesaikan lebih cepat dari

yang dijadwalkan. Hal ini akan berdampak pada pengelolaan sumber daya

yang lain (biaya, tenaga kerja, dan sebagainya).

Lemahnya kinerja SDM pelaksana proyek. Seringkali dijumpai banyak

proyek-proyek yang tidak selesai tepat waktu bukan karena kurang

akurasinya penjadwalan proyek tetapi dikarenakan lemahnya kinerja SDM

pelaksana proyek. Rendahnya kinerja SDM pelaksana proyek ini bisa

dikarenakan oleh karena rendahnya insentif/upah, rendahnya disiplin

pekerja, kurangnya komunikasi antar elemen tim proyek, rendahnya skill

pekerja dan sebagainya.

Manajer proyek harus memiliki kepekaan dan kemampuan dalam

merespon perubahan-perubahan yang mungkin terjadi pada penjadwalan aktivitas-

aktivitas pada proyek. Atas perubahan-perubahan tersebut, mungkin manajer

proyek harus melakukan penjadwalan ulang atau merevisi jadwal proyek yang

telah direncanakan. Kemampuan dalam manajemen, kepemimpinan, komunikasi,

negosiasi, kematangan, pengalaman maupun kemampuan dalam menerapkan tool

dan teknik manajemen proyek merupakan kemampuan-kemampuan mendasar

yang harus disiapkan oleh para manajer proyek.

34

Gambar 3.5 Control Schedule: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Kesimpulan

Setiap usaha/proyek yang berjalan membutuhkan suatu proses karenanya

memiliki rentang waktu dari usaha tersebut ‘dimulai’ sampai ‘diakhiri’, hal

tersebut biasa disebut siklus kehidupan proyek (project life cycle)

Project Integration Management adalah suatu proses yang mengintegrasikan

seluruh kegiatan proyek yang dimulai dari proses inisiasi, perencanaan,

pelaksanaan, pengendalian, sampai pada proses penutupan.

Project Integration Management mempengaruhi seluruh fase proyek

sehingga biasanya digunakan dalam hal mengoorginisir seluruh kegiatan proyek.

Proses dalam project integration sendiri yaitu membuat project charter (fase

inisiasi), membuat project management plan (fase perencanaan), direct manage

project executing (fase pelaksanaan), monitoring and control work (fase

pengendalian), and closing (fase penutupan).

Dalam manajemen integrasi proyek, tentunya ada proses yang menjadikan

proyek yang dihasilkan sesuai tujuan, namun setiap proses memiliki input, tools

and technique (dimana diperhatikan hal-hal yang dibutuhkan serta teknik

pencapaian), serta output (hasil dari proses yang telah dijalankan).

35