panduan penggunaan aplikasi surek · contoh jika penandatangan surat adalah bupati, maka...

1 Dinas Komunikasi dan Informatika 2018

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................... 1

PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK ........................................................................................................ 2

CARA LOGIN DAN UBAH PASSWORD .................................................................................................................. 7

SURAT MASUK ..................................................................................................................................................... 9

CARA MEMBUAT DISPOSISI ............................................................................................................................ 9

A. Penerima Surat.................................................................................................................................... 9

B. Penerima Disposisi ............................................................................................................................11

SURAT KELUAR ..................................................................................................................................................14

CARA BUAT SURAT KELUAR ..........................................................................................................................14

CARA MEMERIKSA SURAT KELUAR ...............................................................................................................18

AGENDA SURAT .................................................................................................................................................20

CARA INPUT AGENDA MASUK MANUAL .......................................................................................................20

CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT MASUK ( SECARA ELEKTRONIK ) ..............................................21

CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT KELUAR ( SECARA ELEKTRONIK )..............................................22


JENIS PENGGUNA APLIKASI SUREK :

1. Pimpinan , merupakan pengguna sebagai pejabat eselon yang bertugas di Pemerintah

Kabupaten Agam .

2. Staf, merupakan pengguna sebagai staf (non-eselon) yang bertugas di Pemerintah

Kabupaten Agam

3. Agendaris / Tata Usaha , merupakan pengguna yang bertugas sebagai agendaris pada

OPD. Untuk persuratan Agendarislah yang memegang peranan untuk kelancaran

persuratan di OPD

4. Local Admin, merupakan pengguna sebagai admin pada OPD

Catatan :

Menu Pengaturan Instansi, Pengguna , Nama Jabatan hanya terdapat pada pengguna Local

Admin

Menu Agenda Surat Masuk dan Agenda Surat Keluar hanya terdapat pada pengguna Tata

Usaha / Agendaris

PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK

Menampilkan semua admin pada OPD . Pada menu ini tersedia

untuk hapus, ubah, dan tambah pengguna

Menampilkan struktur OPD beserta pejabat dan nama jabatan

Terdapat menu untuk tambah , ubah dan hapus nama jabatan

pada masing-masing instansi

Terdapat menu untuk tambah , ubah dan hapus nama instansi

sesuai dan struktur organisasi pada OPD


PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK

Menampilkan semua data surat yang ditujukan kepada user

Menampilkan semua data surat tembusan yang ditujukan kepada user

Menampilkan semua disposisi yang ditujukan kepada user

Menampilkan semua disposisi yang dibuat oleh user

Menampilkan semua disposisi yang dibagikan kepada user

Menampilkan semua data surat keluar yang dibuat/ diperiksa oleh user

Menampilkan semua konsep surat keluar yang dibuat/ diperiksa oleh user

Menampilkan semua data surat yang batal

Menu untuk membuat surat keluar

Menampilkan semua surat yang ditanda tangani oleh user

Menampilkan semua agenda surat masuk pada OPD

Menampilkan semua agenda surat keluar pada OPD

Menu untuk memasukkan agenda surat masuk secara manual


SURAT MASUK

Surat Masuk

AGENDARIS

KEPALA OPD

Nomor Agenda

SEKRETARIS

Beri Disposisi

KABID / KASI / STAF

Beri Disposisi

SURAT MASUK PADA OPD

Beri Disposisi


STAF KASI KABID SEKRETARIS

KABAN / KADIS

KirimKonsep

Setuju Konsep

SetujuKonsep

Setuju Konsep

Tolak Konsep

TolakKonsep

Tolak Konsep

Menolak Konsep

KONSEP SURAT (*doc / *docx)

SURAT KELUAR (*.pdf )

AGENDARIS

Setuju Konsep

Tata Usaha OPD Penerima

WORK FLOW SURAT KELUAR ( SURAT TANDA TANGAN KEPALA OPD)

Surat Keluar

Nomor Agenda

Tanda Tangan Surat


STAF KASI KABID SEKRETARIS

KABAN / KADIS

KirimKonsep

Setuju Konsep

SetujuKonsep

Setuju Konsep

Tolak Konsep

TolakKonsep

Tolak Konsep

Menolak Konsep

KONSEP SURAT (*doc / *docx)

SURAT KELUAR (*.pdf )AGENDARIS

Setuju Konsep

Tata Usaha OPD Penerima

WORK FLOW SURAT KELUAR ( SURAT TANDA TANGAN SEKDA)

Surat Keluar

Nomor Agenda

Tanda Tangan Surat

ASISTENSEKDA

Setuju Konsep

Tolak Konsep

Tolak Konsep

AGENDARIS ASISTEN

AGENDARIS SEKDA

Konsep Surat

Konsep Surat

Setuju

Konsep


CARA LOGIN DAN UBAH PASSWORD 1. Buka Aplikasi pada http://surek.agamkab.go.id/ dan masuk melalui akun yang telah

dibuatkan oleh admin OPD

2. Setelah berhasil login akan tampil halaman utama dengan notifikasi pada atas halaman

Notifikasi akan menampilkan jumlah disposisi masuk atau jumlah surat yang belum diproses

/ belum dibaca atau jumlah surat yang perlu diperiksa atau ditanda tangani oleh oleh

pengguna. Pada Agendaris notifikasi berupa jumlah surat masuk atau surat yang akan

diberikan nomor untuk surat keluar .

Notifikasi surat

yang belum

diproses

http://surek.agamkab.go.id/


3. Jika Ingin merubah password dari akun, silakan klik pada Nama Pengguna dan Ubah Kata

Sandi

Isi password dengan kombinasi huruf dan angka, contoh password diisi abc123 dan klik ganti kata

sandi


SURAT MASUK Surat Masuk hanya ada pada Kepala OPD ( DInas / Badan / Bagian / Kecamatan ) karena semua surat

kedinasan ditujukan kepada Kepala OPD. Setelah Agendaris memberikan nomor agenda masuk

maka surat akan masuk ke menu surat masuk kepala OPD untuk diberikan disposisi.

CARA MEMBUAT DISPOSISI

A. Penerima Surat Semua surat yang ditujukan ke penerima akan masuk ke menu Surat Masuk Seperti pada Gambar .

Untuk Memilih silakan klik pada Surat yang akan dibuka

Pada Halaman surat akan terlihat detil dari surat yang dikirim beserta menu untuk

mengunduh halaman surat.

Pada halaman surat terdapat 2 Tombol yakni :

1) , digunakan untuk mendownload / unduh surat yang dikirimkan

2) , digunakan untuk membuat disposisi

Pada halaman disposisi , penerima surat bisa memberikan disposisi kepada yang terkait


Penerima disposisi bisa lebih dari 1 orang tergantung kebutuhan disposisi diberikan.

Setelah tombol Kirim Surat dipilih, akan muncul notifikasi untuk memastikan pengiriman seperti pada

gambar.

Disposisi yang berhasil dibuat akan muncul pada menu disposisi keluar seperti pada gambar


B. Penerima Disposisi

Untuk penerima disposisi semua disposisi yang diterima akan masuk ke dalam menu

disposisi masuk. Dan hasil disposisi yang dibuat akan

1. Untuk melihat semua disposisi masuk dilakukan dengan cara klik pada menu disposisi masuk

Status disposisi masuk ada 3 makna yakni :

a) Belum Baca , artinya disposisi yang masuk belum dibaca oleh pengguna

b) Sudah Baca, artinya disposisi yang masuk telah dibaca tapi tidak ada disposisi yang

dibuat ke bawahan

c) Sudah Disposisi, artinya disposisi yang masuk telah dibaca dan telah dilanjutkan

dengan disposisi ke bawahan

2. Untuk melihat detail dari disposisi masuk klik di surat yang akan dilihat


3. Pilih yang akan dilakukan dengan disposisi masuk

Pada halaman detail disposisi masuk ada beberapa tombol yang fungsinya sebagai berikut :

a)

digunakan untuk melihat halaman surat yang didisposisi

b)

digunakan untuk meneruskan/ membagikan disposisi surat kepada pengguna yang lain

sebagai informasi.

c)

digunakan untuk membuat disposisi kepada bawahan . Contoh dari Kepala Seksi kepada Staf


Penerima disposisi bisa lebih dari 1 orang. Pada Pembuatan disposisi disesuaikan intruksi

yang akan diberikan dan silakan isi disposisi yang akan diberikan kepada staf dan pilih Kirim

Surat

d)

merupakan menu untuk langsung membuat surat keluar sebagai tanggapan disposisi masuk

e)

berfungsi untuk menolak surat jika tidak sesuai dengan tupoksi / bagi surat yang salah

sasaran diposisi. Penolakan disposisi dilakukan dengan mengisi alasan penolakan disposisi

dan klik tombol Ya, Tolak


SURAT KELUAR Pada saat memilih menu surat keluar akan tampil data surat keluar yang “telah selesai dibuat” oleh

user. Telah selesai dibuat maknanya adalah surat tersebut telah diperiksa, disetujui, dan

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani surat tersebut.

CARA BUAT SURAT KELUAR 1. Klik Buat surat pada Surat Keluar dan akan tampil seperti gambar

2. Isi Semua Data

Atas Nama , diisi dengan cara memilih nama yang akan menandatangani surat


Tanggal Surat, diisi dengan cara memilih tanggal membuat surat

Penerima , diisi dengan cara pilih tujuan yang akan menerima surat keluar

Catatan : Khusus Nota Dinas, Penerima Surat adalah Asisten

Tembusan, diisikan pilihan penerima sebagai tembusan surat keluar

Perihal Surat, diisi dengan perihal surat keluar

Jenis Naskah, diisikan dengan pilihan jenis surat keluar

Pemeriksa, secara otomatis akan terlihat pemeriksa surat. Silakan sesuaikan pemeriksa.

Contoh jika Penandatangan surat adalah bupati, maka ditambahkan pemeriksa dengan

Asisten dan Sekda

Silakan Pilih dengan mengklik tombol pilih untuk menambahkan pemeriksa surat


Pilih tombol Pilih untuk menambahkan pemeriksa. Dan Pada daftar akan muncul seperti pada

gambar :

Pemeriksa yang

ditambahkan


Pada Kolom Isi surat, diisikan dengan file dokumen yang telah disiapkan dengan format *.doc atau

*.docx . Jika semua form telah diisi maka klik tombol Kirim Surat seperti pada gambar.

Untuk konfirmasi klik Ya, Simpan.

Akan muncul notifikasi sukses bila surat berhasil dibuat

Jika surat telah disetujui dan ditanda tangani, maka akan diberi nomor agenda dan dikirim ke

penerima surat.


CARA MEMERIKSA SURAT KELUAR 1. Semua surat yang perlu diperiksa akan muncul di notifikasi, jikalau surat sudah dibuka tapi belum

sempat diperiksa bisa dilihat lagi pada menu surat keluar pada list Konsep

2. Untuk Melihat Detil surat silakan klik pada surat

Pemeriksa bisa edit untuk data penerima surat. Untuk melihat dengan cara klik pada nama surat

untuk mengunduh surat.


3. Jika ada perbaikan dan langsung dilakukan oleh pemeriksa, hasil file yang telah dikoreksi bisa

diupload kembali pada halaman drop files seperti pada gambar

4. Pada menu Tindakan Pemeriksa ada 3 pilihan yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan surat

Pemeriksa bisa menambahkan isi pesan pada kolom pesan pemeriksa

5. Jika pemeriksaan telah selesai maka pemeriksa pilih Tombol Save Surat.

List

Pemeriksa

Surat


AGENDA SURAT Menu Agenda surat hanya terdapat pada jenis pengguna Tata Usaha. Pada menu inilah pemberian

nomor agenda surat masuk dan surat keluar dilakukan.

CARA INPUT AGENDA MASUK MANUAL

1. Siapkan surat yang telah discan dengan format *.pdf dan isi semua kolom yang diperlukan sesuai

dengan surat masuk

Tanggal Penerima, diisi dengan tanggal surat diterima oleh OPD

Tanggal Surat, diisikan dengan tanggal surat pada surat masuk

Pengirim, diisikan oleh pananda tangan surat

Nomor Surat Masuk, diisi dengan nomor surat masuk

Nomor Agendaris, diisi sesuai dengan nomor agenda surat masuk

Penerima, diisikan dengan tujuan surat masuk

Perihal Surat, diisikan sesuai dengan perihal pada surat masuk

Jenis Naskah Dinas, diisikan sesuai dengan jenis surat masuk

Isi Surat , diisikan dengan memilih surat yang telah discan.

2. Jika telah diisi semua data, Silakan Simpan. Akan muncul notifikasi jika surat berhasil dimasukan

seperti gambar


3. Untuk melihat surat, silakan klik agenda masuk pada kolom agenda seperti gambar

CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT MASUK ( SECARA ELEKTRONIK ) 1. Lihat surat masuk pada notifikasi atau pada Menu Surat Masuk dan pilih surat

2. Akan muncul halaman untuk pemberian nomor surat seperti pada gambar. Nomor Agenda

disesuaikan dengan nomor agenda manual yang ada pada OPD

Klik Tombol Terima Surat setelah pemberian Nomor Agenda dan surat akan sampai ke Penerima Surat


CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT KELUAR ( SECARA ELEKTRONIK )

1. Saat ada notifikasi surat yang siap dikirim, itu artinya ada surat keluar yang perlu diberikan nomor

agenda surat keluar. Silakan klik notifikasi atau pada menu surat keluar pilih konsep .

2. Silakan isikan nomor surat keluar dan nomor agenda surat

Untuk isi surat, klik surat dengan format *.doc atau *.docx dan convert ke dalam bentuk pdf.

Contoh: Klik Surat keluar dengan nama SUREK undangan.doc dan setelah berhasil download, buka file

dokumen. Kemudian maka convert / ubah ke dalam bentuk pdf dengan nama file SUREK undangan.pdf.


Cara merubah file dokumen ke bentuk pdf ( pada Microsoft Word 2007 – 2016 ) a) Buka file dokumen *.doc / *.docx

b) Pilih Menu File lalu Save As seperti gambar

c) Isi Nama File dan pastikan telah memilih save as type pdf dan klik simpan


3. Setelah pastikan nomor surat keluar dan agenda keluar telah terisi serta isi surat telah dipih,

kemudian klik kirim surat

4. Klik Ya, Kirim untuk melanjutkan

5. Surat yang telah berhasil dikirim bisa dilihat pada menu surat keluar

Surat yang telah berhasil dikirim

panduan penggunaan aplikasi surek · contoh jika penandatangan surat adalah bupati, maka...

Documents