panduan pelatihan perencanaan, monitoring dan · pdf filemelalui penyediaan jasa terpadu,...

Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Panduan PelatihanPERENCANAAN,

MONITORING DANEVALUASI PROGRAM

Penyusun Tim IMPACT:Afrizal Tjoetra

Nurdin El JodasMiswar Fuady

Anita T. IskandarDodi Hendrik

T.Banta Syahrizal

Editor :Fauzi Abdullah, Handoko Soetomo


Diterbitkan pertama kali di Indonesia oleh IMPACT (Inspiration for Managing People’s Action)Jl. T Iskandar No. 50, Lambhuk, Banda Aceh, 23118Email. [email protected]; [email protected]; Website. www.impactaceh.org

Copyright © 2008 IMPACT

Penulis Penulis Penulis Penulis Penulis Afrizal Tjoetra, Nurdin El Jodas, Miswar Fuady, Anita T. Iskandar, Dodi Hendrik,T.Banta Syahrizal

Hak cipta dilindungi Undang-undang. Tidak diperkenankan mereproduksi atau dipergunakan dalambentuk apapun atau dengan menggunakan mesin atau elektronik, termasuk fotokopi, rekaman ataupenyimpanan informasi dan sistem pencarian data tanpa izin tertulis dari penerbit.


i

PENGANTARKeberadaan Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) di Aceh telah memberikan konstribusi

yang signifikan bagi terjadinya perubahan baik tatanan politik, sosial dan budaya maupuntatanan ekonomi menuju Aceh Baru yang maju, sejahtera dan damai. Konstribusi OMS initerlihat pada masa konflik politik dan bersenjata maupun pemulihan kondisi paskapenandatanganan perdamaian termasuk pemulihan kondisi pada saat rekonstruksi/rehabilitasiakibat bencana gempa dan tsunami. Perubahan pada tatanan baru yang sedang terjadi iniakan melahirkan tantangan-tantangan baru pula yang sangat kompleks dan membutuhkanpenanganan yang lebih baik, berkualitas dan teruji. Karena itu, upaya mengembangkankapasitas OMS sebagai organisasi pembelajaran yang efektif, inovatif dan transformatif sertadilakukan dengan proses yang sistematik dan berkelanjutan dalam upaya menjawab berbagaiperubahan tersebut adalah merupakan inisiasi penting dan strategis.

Sebagai sebuah organisasi perkumpulan fasilitator pembaruan sosial, IMPACT yangberanggotakan para fasilitator andalan dan aktivis OMS mengambil prakarsa untukmengembangkan peningkatan kapasitas OMS. IMPACT terus berupaya mendorong penguatanmelalui penyediaan jasa terpadu, penguatan pelaksanaan program pemulihan masyarakatAceh pasca konflik dan tsunami, serta pengembangan pusat pembelajaran bagi gerakanOMS. Dalam menjalankan misinya, menjadi penting bagi IMPACT untuk terusmengembangkan strategi pembelajaran yang berkelanjutan dengan menghasilkan panduanfasilitasi bagi fasilitator IMPACT sebagai alat dan media yang digunakan dalam meningkatkankapasitas OMS. Panduan fasilitasi penguatan OMS ini lahir melalui Program ANCORS (AcehneseCivil Society Organization Strengthening) kerjasama IMPACT, ADF, dan YAPPIKA serta didukungoleh USC Canada dan CIDA. Program ini melibatkan 14 mitra di enam Kabupaten di Aceh.

Panduan fasilitasi ini hadir ditangan anda berkat partisipasi dan kontribusi banyakpihak, sehingga sepatutnyalah IMPACT mengucapkan terima kasih kepada YAPPIKA, USCCanada dan CIDA yang telah mendukung lahirnya panduan ini. Ucapan terima kasih jugadisampaikan kepada Handoko Soetomo, Fauzi Abdullah, Toto Rahardjo dan Fahmi(REMDEC), Alamsyah yang telah memberikan masukan atau catatan penting bagi panduan.Ucapan terima kasih kepada para fasilitator IMPACT sebagai tim penulis yang telah bekerjakeras mengumpulkan bahan, meriview dan menuliskan panduan. Terima kasih kepadaRoyani dan Khairul Umami yang telah menyusun tata letak dan desain grafis. Dan ucapanterima kasih kepada berbagai pihak yang tidak mungkin disebutkan satu persatu dalampengantar ini. Semoga panduan fasilitasi ini bermanfaat dan dapat digunakan bagi pihak-pihak yang memiliki komitmen untuk memperkuat kapasitas OMS sehingga dapat berperansesuai fungsinya dalam membangun tatanan masyarakat yang lebih adil dan demokratis.

Banda Aceh, Juli 2008

Ramadhana LubisDirektur Eksekutif IMPACT


ii

SIMBUL KOMPONEN MODUL PENJELASAN

Tujuan

Metode

• Dijelaskan kepada peserta tujuandari proses atau sesi yang ingindicapai.

• Metode yang digunakan dalamproses fasilitasi.

• Metode yang digunakan menjadicatatan fasilitator

Waktu • Durasi waktu yang digunakanuntuk proses atau sesi training

Alat• Digunakan sebagai alat bantu

dalam pelatihan atau training• Dipersiapkan pada saat persiapan

Langkah-langkah/Proses


iii

DAFTAR ISIKata Pengantar

Keterangan Gambar

Daftar Isi

I. Pengantar Umum

II. Kurikulum Pelatihan

1. Tujuan Pelatihan

2. Kurikulum Pelatihan

III. Panduan Proses Pelatihan :

1. Perkenalandan Kontrak Belajar

2. Prinsip Monitoring dan Evaluasi

3. Tahap-tahap Penyelenggaraan Monitoring dan Evaluasi

4. Penerapan Monitoring dan Evaluasi

5. Pelaporan Monitoring dan Evaluasi

6. Perencanaan Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi

7. Evaluasi

Lampiran

Daftar Pustaka

i

ii

iii

1

7

7

7

12

12

14

16

18

20

23

26

28


1

♦♦♦♦♦ Mengapa Monitoring dan Evaluasi perlu diterapkan organisasi?Dalam hal perencanaan sebuah organisasi, ada dua teori ekstrim yang menjelaskan

soal perencanaan. Yang pertama menyatakan bahwa perencanaan sangat pentingdilakukan agar sebuah organisasi sejak awal sudah harus memiliki tujuan yang jelasdan terukur, jelas pula langkah-langkah yang ditempuh serta sumberdaya yangdibutuhkan untuk mewujudkan tujuan itu. Kejelasan ini penting agar sumberdayayang dimiliki sepenuhnya bisa dicurahkan untuk mencapai tujuan. Jelas pula ukuran-ukuran yang digunakan untuk mengetahui tujuan dapat dicapai atau tidak.

Pada teori ekstrim yang lain menyatakan bahwa perencanaan sangat sulit dilakukanpada organisasi yang bergerak di bidang sosial, bahkan tidak menguntungkan apabiladilakukan. Kondisi eksternal dan internal organisasi cukup dinamis, sementaraorganisasi perlu menyesuaikan diri dengan dinamika ini. Menurut aliran ini, penentuantujuan sejak awal tidak realistis untuk dilakukan, tapi juga dapat menyebabkanorganisasi tidak peka (dan dengan sendirinya tidak bisa menyesuaikan diri) terhadapdinamika yang terjadi. Aliran ini berpendapat bahwa perencanaan perlu secara terusmenerus menyesuaikan diri dengan dinamika eksternal sehingga tidak bisa dibuatdalam jangka cukup panjang. Perencanaan dilakukan untuk waktu sangat terbatas,kemudian dinilai secara berkala dan disesuaikan dengan dinamika eksternal.

Diantara kedua ekstrim itu ada aliran lain yang menyatakan bahwa penentuan tujuansejak awal dengan ukuran yang jelas sangat penting sehingga organisasi dapatmencurahkan sumberdayanya secara efektif untuk mencapai tujuan dan tidak mudahdibelokkan ditengah-tengah jalan. Sementara itu, dinamika eksternal dan internalpun perludicermati dengan baik, sehingga bisa ditentukan sejauh mana penyesuaian yang perludilakukan. Aliran ini menganggap bahwa proses perencanaan yang baik penting dilakukansejak awal, secara berkala perlu memperhatikan pelaksanaan rencana itu, memonitorsituasi eksternal dan internal secara terus menerus, dan membuka ruang untuk berubahbila diperlukan berdasarkan pertimbangan yang matang. Perlu pula melakukan evaluasisecara berkala untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan pencapaian program sertamenarik pelajaran-pelajaran penting dari pelaksanaan program tersebut. Mekanisme inisekaligus merupakan cara untuk belajar terus-menerus baik mengenai perencanaan danpelaksanaan program maupun dalam mengelola organisasi. Mekanisme ini merupakansistem Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi (PME)yang biasanya dijalankan organisasi.

I. PENGANTAR UMUM


2

Sistem PME di dalam organisasi berjalan sebagai daur pembelajaran yang berulangterus-menerus. Dimulai dengan kegiatan menyusun perencanaan bersama baikperencanaan jangka panjang, menengah dan pendek. Kemudian rencana yang telahdibuat itu dilaksanakan. Selama pelaksanaan, monitoring dijalankan secara berkalauntuk mengetahui sejauhmana kemajuan (progress) kegiatan-kegiatan yangdilaksanakan, hambatan apa yang dijumpai, adakah perubahan lingkungan eksternal,dan langkah-langkah perbaikan apa yang perlu dilakukan. Pada pertengahan atau akhirprogram dilakukan evaluasi. Evaluasi dilakukan tidak hanya untuk mengetahui tingkatpencapaian program dan dampaknya, tetapi juga untuk menilai sejauhmana efektivitassistem perencanaan, sistem monitoring dan sistem evaluasi itu sendiri. Hasil-hasil evaluasiini kemudian digunakan untuk perbaikan strategi dan perencanaan yang baru. Demikianprosesnya terus berulang sebagai daur pembelajaran di dalam organisasi.

Dalam panduan pelatihan ini, pembahasan difokuskan pada monitoring danevaluasi. Sedang sistem perencanaan dibuat tersendiri sebagai panduan pelatihanPerencanaan Strategis. Banyak manfaat yang diperoleh organisasi ketika menerapkansistem monitoring dan evaluasi dengan baik, antara lain ;

• Dapat mengenali/mengidentifikasikan masalah-masalah serius yang tidakdiharapkan sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar danmelahirkan krisis di dalam organisasi.

• Dapat menilai komponen atau kebutuhan-kebutuhan baru dari pelaksanaankegiatan sebelumnya yang berguna untuk memperbaiki program atau kegiatan-kegiatan berikutnya.

• Dapat melacak perkembangan,kemajuan pelaksanaan program danpengelolaan organisasi sesuai dengan tujuan strategis, visi dan misi yangtelah ditetapkan.

• Dapat membantu organisasi secara berkala dalam melakukan refleksi terhadaprelevansi visi, misi dan posisi strategis organisasi.

• Berguna bagi organisasi untuk menarik pelajaran-pelajaran penting daripengalaman pelaksanaan program yang lalu sebagai basis perencanaan pro-gram selanjutnya.

♦♦♦♦♦ Prinsip-prinsip Monitoring dan EvaluasiAgar monitoring dan evaluasi bekerja efektif, ada beberapa prinsip yang perlu

diperhatikan, yaitu :


3

1. Partisipatoris. Seperti juga dalam proses perencanaan strategis, dalampelaksanaan monitoring dan evaluasi, para pihak yang berkepentingan perluberperan secara aktif sesuai dengan tahapan pelaksanaan monitoring danevaluasi. Kelompok-kelompok masyarakat yang kepentingannyadiperjuangkan organisasi, seperti misalnya: buruh, petani, korban pelanggaranHAM, perempuan, perlu berperan secara aktif dalam proses monitoring danevaluasi. Kelompok-kelompok masyarakat yang terlibat langsung dan menjadipenerima utama program tersebut dapat berperan aktif dalam pengumpulandan analisis informasi.

2. Sistemik. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi perlu dilakukan secara teraturdan terdokumentasi. Monitoring perlu dijalankan secara teratur selamapelaksanaan programuntuk mengetahui apakah kegiatan yang direncanakandapat berjalan sesuai yang direncanakan dan perubahan-perubahan perludilakukan. Hasil-hasil monitoring perlu didokumentasikan secara baik untukdasar pengambilan keputusan olehorganisasi. Demikian pula dengan evaluasijuga perlu dijalankan secara teratur pada tengah program atau akhir pro-gram, dan hasilnya juga perlu didokumentasikan secara baik. Monitoringdan evaluasi perlu mengacu pada rencana program yang telah dibuatorganisasi sebagai pijakannya.

3. Berkesinambungan. Monitoring dan evaluasi ini perlu dikerjakan secara teraturdan terus menerus selama organisasi itu hidup. Dengan demikian,pengalaman-pengalaman yang diperoleh dapat terus diolah menjadipengetahuan yang terus meningkat dan terbaharui.

♦♦♦♦♦ Syarat-syarat agar Monitoring dan Evaluasi efektifAgar Monitoring dan Evaluasi berjalan efektif memerlukan beberapa syarat yang

perlu dipenuhi. Pertama,keputusan resmi dan komitmen dari semua jajaran organisasiuntuk melaksanakan monitoring dan evaluasi.Kedua, adanya fungsi atau unit dalamstruktur organisasi termasuk orang-orang/staf yang bertanggung jawabmengkoordinasikan kerja-kerja monitoring dan evaluasi.Ketiga, tersedianyasumberdaya yang memadai untuk menjalankan monitoring dan evaluasi.

♦♦♦♦♦ Langkah-langkah melaksanakan Monitoring dan EvaluasiSetelah syarat-syarat untuk monitoring dan evaluasi yang efektif terpenuhi, maka

sistem monitoring dan evaluasi dapat mulai direncanakan. Bila mengacu pada


4

perencanaan strategis yang telah dimiliki organisasi, maka monitoring dan evaluasidapat dilakukan secara berkala untuk mengetahui sejauhmana visi, misi, posisi strategisserta arah program masih sesuai dengan konteks dan situasi eksternal dan internalorganisasi.

Sedang bila mengacu pada rencana program, maka monitoring dan evaluasi dapatdiarahkan untuk meneliti kembali indikator-indikator tujuan strategis dan hasil-hasilprogram (output)yang telah ditetapkan.Apakah semuanya sudah cukup tepat danterukur sehingga dapat digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian dan keberhasilanprogram nantinya.

Apabila mengacu pada rencana kerja tahunan, maka monitoring dan evaluasidapat diterapkan untuk memeriksa kembali sejaumana hasil-hasil program danindikatornya serta kegiatan yang direncanakan masih relevan. Dalam tahap iniinstrumen-instrumen monitoring dan evaluasi serta waktu pelaksanaan monitoringdan evaluasi ditetapkan. Unit kerja atau staf yang bertugas melakukan/mengkoordinasikan kegiatan monitoring dan evaluasi berkewajiban menjalankannyasecara berkala, dan bila perlu mempertajam indikator serta instrumen monitoring danevaluasi.

Berikut ini langkah-langkah membangun sistem monitoring dan evaluasi program:LANGKAH 1Mempersiapkan/Merencanakan Monitoring dan EvaluasiDalam mempersiapkan/merencanakan monitoring dan evaluasi, partisipasi pihak-pihak kunci perlu diupayakan dalam prosesnya. Perencanaan monitoring danevaluasi yang partisipatoris hendaknya diciptakan sejak awal selama prosesperencanaan dan perlu diintegrasikan dalam kegiatan program/proyek.LANGKAH 2Memperjelas Tujuan (objectives) dan StakeholdersLangkah berikutnya yaitu perlu meperjelas tujuan-tujuan program dan pihak-pihakyang berkepentingan (stakeholders) dan memastikan kesepakatan dalammenentukan jenis-jenis dan sumber-sumber informasi yang dibutuhkan untukmonitoring dan evaluasi.LANGKAH 3Menentukan kebutuhan informasi dan mengembangkan pertanyaan-pertanyaanMonitoring dan EvaluasiAspek-aspek yang penting dalam proses monitoring dan evaluasi adalah


5

menentukan informasi-informasi yang dibutuhkan serta cara mendapatkannya.Penentuan jumlah dan jenis-jenis informasi perlu dilakukan dengan cermat terutamaterhadap informasi-informasi kunci yang relevan.untuk proses monitoring danevaluasi.LANGKAH 4Mengembangkan indikator-indikatorSelain sebagai tanda atau ciri tercapai tidaknya tujuan, indikator-indikator jugamerupakan tanda-tandapenting yang membantu untuk menentukan apakah pro-gram tetap berada pada jalan yang seharusnya kearah tujuan strategis yang akandicapai, yaitu proses perubahan/transformasi sosial. Indikator-indikator yangmendorong proses perubahan/transformasi sosial ini perlu dirumuskan denganjelas.LANGKAH 5Menentukan sumber-sumber informasi dan mendisain instrumen-instrumenpengumpulan dataPada langkah ini yang perlu dilakukan meliputi: mengetahui seberapa jauh informasiyang sudah tersedia;mengindentifikasikan sumber-sumber informasi yang palinglangsung berkaitan dengan yang dibutuhkan untuk monitoring dan eva-luasi;mendesain alat-alat pengumpulan data yang tepat, dam arti memadai sesuaidengan tingkat kemampuan pengumpul data.LANGKAH 6Perencanaan untuk menganalisa data dan menggunakan hasil-hasilInformasi dan data tidaklah berguna bila tidak dianalisa dan dipergunakan untukmemperbaiki kegiatan-kegiatan atau program. Karena itu, mekanisme kerja analisisdata dan informasi perlu dilakukan secara teratur, perbaikan kegiatan-kegiatanatau program juga harus dilakukan dan perlu diintegrasikan ke dalam rencanamonitoring dan evaluasi dan keseluruhan rencana pelaksanaannya.LANGKAH 7Menyelesaikan dan uji coba sistem Monitoring dan EvaluasiLangkah-langkah seperti telah dipaparkan di atas tidak akan menghasilkan suatusistem monitoring dan evaluasi yang lengkap dan efekif bila tidak diintegrasikan kedalam proses kegiatan program yg berkelanjutan, uji coba di lapangan dan dikajiulang (review) serta diperbaikii secara berkala (periodik). Karena itu, langkah nomor7 ini penting untuk dijalankan untuk membangun sistem monitoring dan evaluasiyang utuh dan efektif.


6

LANGKAH 8Menyelenggarakan self-assessment tahunan dan evaluasi eksternal berkalaOrganisasi perlu melakukan langkah ini karena akan semakin dapat meningkatkankontrolnya terhadap evaluasi-evaluasi eksternal. Dengan mengembangkanpendekatannya sendiri, organisasi juga akan dapat menghindari pengalaman-pengalaman buruk yang mungkin ditimbulkan dari monitoring dan evaluasi. Selainitu, partisipasi berbagai pihak juga dapat ditingkatkan dalam proses monitoringdan evaluasi yang dijalankan.


7

Untuk memahami dan mampu menerapkan sistem monitoring dan evaluasi secaraefektif dalam organisasi diperlukan sikap, pengetahuan dan kemampuan tertentu. Untukitulah sistem monitoring dan evaluasi perlu dipelajari dan ditularkan kepada parapengelola program dan organisasi agar dapat mempraktikannya diorganisasi masing-masing. Oleh karena itu, kurikulum pelatihan monitoring dan evaluasi dikembangkanmencakup unsur-unsur sebagai berikut:1. Tujuan Pelatihan

1. Terciptanya pemahaman peserta tentang konsep-konsep monitoring danevaluasi sehingga mereka mampu membangun sistem tersebut di organisasimasing-masing.

2. Terciptanya pemahaman peserta tentang prinsip-prinsip yang perlu dijalankanuntuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang efektif di organisasi masing-masing,

Untuk mencapai tujuan tersebut di atas, proses pelatihan monitoring dan evaluasidalam buku panduan ini dibagi dalam tujuh pokok pembahasanbahasan. Masing-masing pokok pembahasan dilaksanakan dengan metoda tertentu dan dilengakpidengan panduan proses untuk pelaksanaan pembahasan atau pelatihan masing-masing pokok pembahasan tersebut.

Panduan pelatihan ini bukanlah kitab suci yang tidak dapat diubah-ubah. Petunjukpraktis yang dimuat dalam modul ini hanyalah salah satu kemungkinan saja darisekian banyak kemungkinan yang dapat digunakan untuk memroses setiap pokokbahasan. Juga urut-urutan sesi mungkin saja dapat diubah disesyaikan dengankeadaan. Oleh karena itu, fasilitator/pelatih dapat mengubah dan menyesuaikan bukupanduan ini dengan kondisi lapangan dan teknik-teknik yang lebih sesuai.2. Kurikulum Pelatihan

Berdasarkan tujuan pelatihan tersebut di atas, kurikulum pelatihan monitoring danevaluasi meliputi pokok pembahasan sebagai berikut:

1. Perkenalan dan kontrak belajar2. Prinsip monitoring dan evaluasi3. Tahap-tahap penyelenggaraan monitoring dan evaluasi4. Penerapan monitoring dan evaluasi5. Pelaporan monitoring dan evaluasi6. Perencanaan tindak lanjut monitoring dan evaluasi7. Evaluasi Pelatihan

II. KURIKULUM PELATIHAN


8

No Pokok Bahasan Tujuan Metode WaktuMedia danperlatan

Perkenalan danKontrak Belajar

1 a.Peserta saling mengenalsatu dengan lainnya danmenyampaikan hal-halyang ingin dipelajari da-lam pelatihan Monitoringdan Evaluasi.

b.Peserta menyepakati ke-rangka proses, materi,metoda, jadwal dan atu-ran-aturan untuk kelan-caran proses belajar.

c.Tercipta suasana kondusifsehingga peserta dapatberperan serta secara aktifdalam proses belajar.

• Perkenalandengan wa-wancara,

• Kontrak be-lajar deng-an diskusi,

• Pretest de-ngan kerjaperorangan

L C D ,komputer,k e r t a sp l a n o ,s p i d o l ,metaplan,L e m b a rpretest

90 menit

Prinsip Monito-ring dan Eva-luasi

2 a.Peserta memahami pe-ngertian, sejarah, prinsip-prinsip Monitoring danEvaluasi dan syarat-sya-ratnya

b.Peserta paham dan mam-pu menjalankan persia-pan untuk penyeleng-garaan Monitoring danEvaluasi

• Curah pen-dapat

• Diskusi ke-lompok

• Diskusi ple-no

• L C D ,k e r t a sp lano,m e t a -p l a n ,Spidol

• Bahanbacaanmenge-nai pe-nger t i -an dansejarahmonito-r i n gdan e-valuasi

• Bahanbacaanmenge-n a i

270 menit


9

prinsip-prinsipmonito-r i n gd a ne v a -l u a s ipartisi-p a t i fd a nm e m -be rda-yakan

Tahap-tahap pe-nyelenggaraanmonitoring danevaluasi

3 a.Peserta paham siapa sajayang perlu terlibat dalamtahap-tahap penyeleng-garaan Monitoring danEvaluasi

b.Peserta paham bagaima-na monitoring dan eva-luasi dijalan tahap demitahap

• Diskusi ple-no

• Curah pen-dapat

• Diskusi ke-lompok

• L C D ,N o t e -b o o k ,k e r t a sPlano,M e t a -p l a n ,Spidol

• P o t o -n g a nk e r t a sberisi ta-hap-ta-h a ppe lak -sanaanmonito-ring danevaluasi

• Bahanpresen-t a s iyang di-siapkanfasilita-tor

180 menit


10

Penerapan mo-nitoring dan e-valuasi

4 a.Peserta memahami pe-ngertian, maksud, tujuanmonitoring dan evaluasiserta perbedaan keduanya

b.Peserta memahami un-sur-unsur monitoring dantingkatannya serta jenis-jenis evaluasi program

c.Peserta mampu meran-cang instrumen monitor-ing program dan pelak-sanaannya

d.Peserta mampu meran-cang instrumen evaluasiprogram

• Diskusi ple-no

• Kerja ke-lompok

• Simulasi

•L C D ,K e r t a sP l a n o ,M e t a -p l a n ,Spidol

•Con tohformat/i n s t r u -m e nmonito-ring danevaluasi

•P r opo -sal, logi-cal fra-mework,s e r t alaporanpelaksa-n a a nprogram

315 menit

Pelaporan Mo-nitoring dan e-valuasi

5 a.Peserta memahami pe-nyajian laporan monitor-ing dan evaluasi sesuaikebutuhan (untuk apadan siapa?)

b Peserta memahami siste-matika penyajian laporanmonitoring dan evaluasiprogram sesuai kebutu-hannya

Diskusi/kerjak e l o m p o kdan pleno

•L C D ,K e r t a sP l a n o ,M e t a -p l a n ,Spidol

•Con tohlaporanperkem-bangandan la-p o r a na k h i rprogramu n t u kinternald a n

135 menit


11

funding•C o n t o h

o u t l i n elapo ranmonitor-ing danevaluasis e r t ab a h a np r esen -tasi lainyang di-s iapkanfasilitator

Pe rencanaantindak lanjutmonitoring danevaluasi

6 a.Peserta memahami pe-nyajian laporan monitor-ing dan evaluasi sesuaikebutuhan (untuk apadan siapa ?)

b.Peserta memahami siste-matika penyajian laporanmonitoring dan evaluasiprogram sesuai kebutu-hannya

• D i s k u s ipleno

• T u g a smandiri

LCD, Ker-tas Plano,Metaplan,Spidol

90 menit

Evaluasi Pela-tihan

7 a.Fasilitator mengetahuisejauh mana pesertapaham mengenai materiyang dibahas dalam pro-ses pelatihan.

B.Teridentifikasinya kekuraj-gan dan terumuskannyausul-usul perbaikan untukpelatihan yang akan da-tang.

Post testEvaluasi li-san

LCD, Me-t a p l a n ,S p i d o l ,L e m b a rpost test,daftar ha-rapan pe-serta yangdigali saatperkena-lan dank o n t r a kbelajar

90 menit


12

1. PERKENALAN DAN KONTRAK BELAJARPerkenalan perlu dilakukan pada awal pelatihan untuk menciptakan keakraban

dan suasana kondusif untuk proses belajar diantara peserta selama pelaksanaanpelatihan. Yang terpenting dari sesi perkenalan adalah mengenal sebanyak mungkinteman belajar, latar belakang pengalaman dan budaya, serta harapan-harapan pesertamengikuti pelatihan. Pengetetahuan tersebut sangat berguna bagi peserta dan jugapelatih untuk kelancaran proses pelatihan sesuai yang diharapkan bersama. Perkenalansebaiknya dilakukan dengan cara-cara/metoda yang memberikan kenyamanan bagisetiap peserta memperkenalkan diri dan menyampaikan pengalaman yang dimilikiserta harapannya mengkuti pelatihan dengan leluasa. Proses perkenalan juga perlumempertimbangkan situasi ruang belajar dan pilihan metoda agar dapat berjalanefektif sesuai waktu yang tersedia.

Harapan-harapan peserta yang disampaikan pada proses perkenalan sangat pentinguntuk penyiapan materi dan metoda pelatihan. Selain itu, pre-test bagi setiap pesertajuga dapat dilakukan untuk mendapatkan gambaran awal pengetahuan pesertaterhadap pelatihan yang akan dilaksanakan. Hal ini juga sangat berguna untukpertimbangan bagaimana proses pelatihan sebaiknya dijalankan. Satu hal pentingyang juga berlu dilakukan pada awal pelatihan ialah membangun kesepakatan-kesepakatan dasar (kontrak belajar) yang dibutuhkan untuk kelancaran proses belajarselama pelatihan. Kesepakatan-kesepakatan dasar ini dapat menjadi mekanisme yangmenjamin pelatihan dapat berjalan seperti yang diharapkan. Perangkat ini pula dapatmenjadi pengikat semua peserta terhadap pelatihan.

III. PANDUAN PROSES PELATIHAN

Tujuan

1. Peserta saling mengenal satu dengan lainnya dan menyam-paikan hal-hal yang ingin dipelajari dalam pelatihan Monitoringdan Evaluasi.

2. Peserta menyepakati kerangka proses, materi, metoda, jadwaldan aturan-aturan untuk kelancaran proses belajar.

3. Tercipta suasana kondusif sehingga peserta dapat berperan sertasecara aktif dalam proses belajar.


13

Metode

• Perkenalan dengan wawancara• Kontrak belajar dengan diskusi

Media danPeralatan • Lembar pre-test

• LCD, kertas plano, spidol, metaplan, komputer

Waktu

90 Menit


1. Perkenalan• Jelaskan kepada peserta metode perkenalan yang akan

digunakan.• Minta peserta berpasangan untuk melakukan wawancara saling

bergantian.• Pada saat wawancara setiap peserta diminta untuk menanyakan

pada pasangannyaminimal 3 pertanyaan, yaitu: nama danmaknanya, cita-cita masa kecil dan pekerjaan saat ini, sertapengalaman masa kecil yang paling berkesan.

• Proses wawancara dilakukan oleh peserta selama 3 menit.• Setelah wawancara selesai, setiap pasangan peserta diberikan waktu

5 menit untuk menyampakan hasil wawancaranya secara bergiliran.• Setiap peserta yang telah selesai presentasi, diberikan tanda

nama panggilan untuk dikenakan sehingga peserta yang lainmudah mengenalinya.

2. Kontrak belajar dan pretest• Jelaskan secara ringkas kepada peserta:tujuan, alur proses, dan

jadwal pelatihan.• Ajak peserta mendikusikan tujuan, alur proses, dan jadwal

pelatihan tersebut. Catatlah usulan-usulan yang disampaikanpeserta untuk perbaikan.

• Setelah itu, ajaklah peserta untuk menyepakati aturan selamaproses pelatihan dan tuliskan aturan-aturan tersebut pada tempatyang mudah dibaca bersama.

• Selanjutnya, bagikan kepada peserta lembar pretest dan berikanwaktu yang cukup bagi peserta untuk menjawab soal-soal dalamlembar pre-test tersebut dan diserahkan kembali kepada panitia.

• Akhiri sesi ini dengan memberikan apresiasi kepada peserta ataspartisipasi aktif yang dilakukan.


14

2. PRINSIP MONITORING DAN EVALUASISebuah organisasi yang baik harus memiliki sistem perencanaan, sistem monitor-

ing untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan program, serta sistem evaluasiprogramnya.Sistem perencanaan, monitoring dan sistem evaluasi yang diterapkanitupun secara berkala harus dikaji ulang dan disempurnakan bila perlu. Keseluruhanproses itu dinamakan monitoring dan evaluasi (Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi).Sistem ini adalah perangkat organisasi untuk mengelola program dan mengelolapengetahuan yang didapat dari pengalaman berorganisasi agar organisasi semakinlama semakin kuat dan efektif mewujudkan visinya.

Agar peserta mau dan mampu membangun sistem monitoring dan evaluasi ditempatnya bekerja (jika sistem itu belum ada) dan meningkatkan efektivitaspenyelenggaraan monitoring dan evaluasi (jika sudah ada), maka peserta perlumemahami dengan baik beberapa hal pokok monitoring dan evaluasi. Beberapa halpokok tersebut, yaitu: pengertian monitoring dan evaluasi, mengapa monitoring danevaluasi perlu dibangun dan dilaksanakan, prinsip-prinsip yang perlu dipegang agarsistem ini bekerja secara efektif, serta syarat-syarat yang harus dipenuhi agar sistemini berjalan secara efektif.

Tujuan 1. Peserta memahami pengertian, sejarah, prinsip-prinsip moni-toring dan evaluasi dan syarat-syaratnya

2. Peserta paham dan mampu menjalankan persiapan untukpenyelenggaraan monitoring dan evaluasi.

Metode • Curah pendapat• Diskusi kelompok• Diskusi pleno

Media danPeralatan

• LCD, Kertas Plano, Metaplan• Spidol• Bahan bacaan mengenai pengertian dan sejarah Monitoring dan

Evaluasi• Bahan bacaan mengenai prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi

partisipatif dan memberdayakan• Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator


15

Waktu

270 Menit

1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta pengertian monitoringdan evaluasi

2. Kemudian, minta kepada peserta untuk menjelaskan praktekpelaksanaan program di organisasinya, baik dalam halperencanaan, monitoring maupun evaluasi. Jika sebagianorganisasi peserta belum melakukan perencanaan secara teratur,belum ada monitoring, maka dapat ditanyakan mengapa belumada monitoring dan evaluasi?

3. Penjelasan peserta dicatat di kertas plano, untuk beberapa halpenting yang berkaitan dengan perencanaan, monitoring danevaluasi dilakukan pendalaman. Untuk pendalaman ini pesertadibagi dalam beberapa kelompok. Jika perlu, pembagiankelompok dapat dibagi menjadi: kelompok yang sudahmenjalankan sistem monitoring dan evaluasi dan yang belummenjalankannya.

4. Minta kelompok untuk mendiskusikan sebagai berikut:a. Kelompok yang sudah memiliki/menjalankan monitoring dan

evaluasi:• Mengapa perencanaan, monitoring dan evaluasipentingdilakukan di organisasi anda?• Manfaat apa yang dirasakan selama ini ?• Bagaimana proses penyusunan perencanaan, monitoringdan evaluasi dilakukan dan apa syarat-syaratnya?• Apa beda monitoring dan evaluasi?• Kapan dan siapa yang melakukan monitoring dan evaluasi?

b. Kelompok yang belum menerapkan sistem monitoring danevaluasi:• Mengapa monitoring dan evaluasi belum dilaksanakan?• Apa hambatan yang diperkirakan muncul jika sistem moni-toring dan evaluasi akan dilaksanakandi organisasi anda?• Bagaimana cara mengatasi hambatan itu?

5. Minta masing-masing kelompok untuk mempresentasikanhasilnya dalam forum pleno, dan memberikan masukan padahasil-hasil tersebut.



16

6. Selanjutnya,ajak peserta untuk menarik kesimpulan dari hasil-hasil diskusi kelompok dan pleno tersebut tentang: konsep,manfaat, prinsip-prinsip serta syarat-syarat bagi sistem monitor-ing dan evaluasi yang efektif.

7. Ajak peserta mendiskusikan lebih lanjut tentang hambatan-hambatan dalam menerapkan sistem monitoring dan evaluasi,terutama antara kelompok/ peserta yang sudah mene-rapkannyadan yang belum menerapkan sistem monitoring danevaluasi.

8. Akhiri sesi ini dengan meminta peserta memberikan umpan balikmengenai proses pelatihan di hari pertama ini dengan caramenempelkan post-it sesuai dengan pilihannya (senang, biasasaja dan sedih). Berikan apresiasi atas partisipasi aktif yang telahdilakukan.

3. TAHAP-TAHAP PENYELENGGARAAN MONITORING DAN EVALUASIDalam sesi sebelumnya telah dibahas mengenai: pengertian, manfaat dan syarat-

syarat agar sistem monitoring dan evaluasi dapat bekerja secara efektif. Juga telahdibahas bagaimana membangun sistem monitoring dan evaluasi. Pada pokokpembahasan ini, peserta akan bersama-sama membahas tahap-tahap pelaksanaanmonitoring dan evaluasi, siapa saja yang terlibat dan mengapa mereka harus terlibat.

Pemahaman mengenai tahap-tahap ini penting disampaikan untuk menjelaskanbekerjanya monitoring dan evaluasi sehingga peserta dapat menjelaskan kepada rekan-rekan di organisasinya, atau memperbaiki praktek monitoring dan evaluasidiorganisasinya (jika sudah ada), serta memberikan gambaran lebih kaya tentangsistem monitoring dan evaluasi ini.

Tujuan1. Peserta paham siapa saja yang perlu terlibat dalam tahap-tahap

penyelenggaraan monitoring dan evaluasi.2. Peserta paham bagaimana monitoring dan evaluasi dijalan tahap

demi tahap.

Metode• Diskusi pleno• Curah pendapat• Diskusi kelompok


17

Media danPeralatan

• LCD, Notebook, Kertas Plano, Metaplan, Spidol• Potongan kertas berisi tahap-tahap pelaksanaan monitoring dan

evaluasi• Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator

Waktu

1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokokpembahasan ini dan prosesnya.

2. Minta salah satu atau beberapa peserta untuk menyampaikanraangkuman singkat tentang apa yang dipelajari pada prosessebelumnya.

3. Bagikan kepada peserta potongan-potongan kertas yang berisi/bertuliskan tahap-tahap pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Mintapeserta berbagai dalam kelompok (masih diruangan yang sama)dengan tugas menyusun potongan-potongan kertas tersebut secaracepat sesuai dengan urut-urutan pelaksanaan monitoring dan evaluasi.

4. Minta kelompok menempelkan hasil kerjanya pada tempat yangsudah disediakan dan ajak untuk membahasnya hingga diperolehpemahaman bersama tentang tahapan-tahapan pelaksanaan moni-toring dan evaluasi.

5. Kemudian, minta peserta bergagi dalam kelompok untuk mendalamimasing tahapan dengan berdiskusi menjawab pertanyaan berikut:• Persiapan apa yang perlu dilakukan untuk monitoring dan

evaluasi yang efektif?• Langkah-langkah apa yang perlu dilakukan ?• Siapa saja yang harus terlibat dalam tiap tahap tersebut dan

mengapa ?6. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasil kerjanya dalam

pleno, dan minta peserta yang lain memberikan tanggapan/komentar.7. Ajak peserta untuk bersama-sama menarik kesimpulan. Fasilitator

sebaiknya juga memberikan ulasan ringkas untuk memberikantambahan penjelasan berkaitan dengan pokok pembahasantahapan-tahapan pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pihak-pihak penting yang perlu terlibat.

8. Akhiri pokok pembahasan ini dengan meminta peserta memberikomentar tentang proses belajar dalam pokok pembahasan sesiini. Berikan apresiasi atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.


180 Menit


18

4. PENERAPAN MONITORING DAN EVALUASISetelah peserta memahami sistem monitroring mulai dari konsep sampai dengan

tahapan-tahapan penyelenggaraan monitoring dan evaluasi, tiba saatnya pesertamempraktikkan tahap-tahap penting penyelenggaraan monitoring dan evaluasi tersebut.Tahap-tahap ini dapat dibagi dua, yakni:

- Tahapan umum, yaitu persiapan penyelenggaraan monitoring dan evaluasi,seperti: memeriksa dan mempertajam tujuan, indikator, serta menentukaninformasi penting yang diperlukan.

- Tahapan khusus, yaitu tahapan untuk menyelenggarakan monitoring dantahapan untuk menyelenggarakan evaluasi. Dengan mempertimbangkan waktuyang tersedia, dalam pelatihan ini hanya akan dipraktikkan penyelenggaraanevaluasi tahunan.

Pengalaman praktek ini penting untuk memberi gambaran lebih utuh tentangpenyelenggaan monitoring dan evaluasi dan sebagai upaya untuk penguatan kapasitaspeserta agar dapat mempraktikkanya atau membagi pengalamannya kepadateman-teman mereka di organisasinya.

Tujuan 1. Peserta memahami pengertian, maksud, tujuan monitoring danevaluasi serta perbedaannya.

2. Peserta memahami unsur-unsur monitoring dan tingkatannya sertajenis-jenis evaluasi program.

3. Peserta mampu merancang instrumen monitoring program danpelaksanaannya.

4. Peserta mampu merancang instrumen evaluasi program.

Metode• Diskusi/kerja kelompok dan pleno• Simulasi

Media danPeralatan • LCD, kertas plano, metaplan, spidol

• Contoh format-format atau instrumen monitoring dan evaluasi, Pro-posal program dan logframe, laporan-laporan pelaksanaan program,Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator, Lembar kasus.


19

Waktu

315 Menit

1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokpokpembahasan ini dan prosesnya, serta rangkuman hasil dari sesi-sesi sebelumnya.

2. Minta peserta berbagai dalam beberapa kelompok (tergantungjumlah peserta) untuk membahas hal-hal di bawah ini. Berikankepada setiap kelompok proposal dan logframe program sebagaibahan diskusi. Kemudian minta kelompok untuk:• Mempertajam rumusan tujuan program beserta indikator. Dalam

mempertajam indikator perlu dilihat dari dua sisi: (a) sejauhmana indikator itu cukup jelas menjadi tanda berhasil tidaknyatujuan program, (b) sejauh mana indikator tersebut mendorongterjadinya transformasi sosial.

• Mempertajam outputprogram yang terdapat dalam logframe danproposal program tersebut beserta indikatornya.

• Memeriksa dengan teliti ada tidaknya kesenjangan(gap) antaraoutput dengan indikator tujuan program.

3. Minta masing-masing kelompok untuk menyampaikan hasilkerjanya dalam forum pleno. Berikan masukan dan catatan-catanpenting fasilitator untuk mempertajam dan memperjelas konsep-konsep yang digunakan.

4. Setelah itu, peserta diminta kembali dalam kelompok yang samamembahas hal-hal sebagai berikut :• Apa saja informasi yang perlu dikumpulkan untuk monitoring

dan evaluasi dan bagaimana cara untuk mendapatkannya sertasumber informasi tersebut?

• Siapa saja pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders)yang perlu terlibat dan mengapa mereka harus terlibat, sertaapa kepentingan mereka?

5. Minta kembali masing-masing kelompok menyampaikan hasilkerjanya dalam forum pleno, dan minta pula tanggapan pesertaterhadap hasil kelompok tersebut. Fasilitator juga perlu memberikancatatan/masukan-masukan penting terhadap hasil kerja kelompoktersebut.



20

6. Selanjutnya, minta kembali peserta berbagai dalam dua kelompokuntuk membahas tahapan moniltoring, dan kelompok keduatahapan evaluasi.Masing-masing kelompok diminta melakukantugas yang sama, yaitu:• Mempertajam informasi yang dibutuhkan untuk monitoring,• Menetapkan stkaholders yang perlu terlibat,• Membuat format-format yang akan digunakan.

7. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasil kerjanya,dan minta pula masukan dari peserta yang lain untuk perbaikan.Fasilitator juga perlu memberikan masukan-masukan untukperbaikan.

8. Akhiri sesi ini dengan mengajak peserta menarik kesimpulan-kesimpulan dari pokok pembahasan ini. Berikan apresiasi ataspartisipasi aktif yang telah dilakukan.

5. PELAPORAN MONITORING DAN EVALUASIHasil monitoring dan evaluasi perlu disajikan dengan baik dan sesuai dengan

tingkat kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders). Hal ini, pentingdilakukan mengingat tidak semua stakeholders membutuhkan informasi yang sama.Tingkat pekerja lapangan membutuhkan informasi tertentu yang berbeda dengan tingkatmanajemen program. Sementara itu, manajemen program juga membutuhkaninformasi tertentu yang juga berbeda dengan level lainnya. Demikian seterusnya, bahwamasing-masing pihak sesuai level dan peranannya akan membutuhkan informasiyang berbeda-beda.

Untuk itu, pokok bahasan ini akan menitikberatkan pada penyajian laporan moni-toring dan evaluasi sesuai kebutuhan (untuk apa dan kepada siapa), serta bagaimanapenyajian laporan monitoring dan evaluasi itu dilakukan.

Tujuan1. Peserta memahami penyajian laporan monitoring dan evaluasi

sesuai kebutuhan (untuk apa dan siapa)2. Peserta memahami sistematika penyajian laporan monitoring dan

evaluasi program sesuai kebutuhannya


21

Metode

• Diskusi/kerja kelompok dan pleno

Media danPeralatan

• LCD, kertas plano, metaplan, spidol• Contoh laporan perkembangan dan laporan akhir program untuk

internal dan untuk funding• Contoh outline laporan monitoring dan evaluasi, Bahan-bahan

presentasi yang disiapkan fasilitator.

Waktu

135 Menit


1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokokpembahasan ini dan prosesnya, serta rangkuman hasil dari sesi-sesi sebelumnya.

2. Ajak peserta melakukan curah pendapat tentang laporan monitor-ing dan evaluasi yang baik dengan menuliskannya pada kertasmetaplan.

3. Minta peserta menempelkan kertas-kertas metaplan tersebut padatempat yang telah disediakan dan mendiskusikannya. Kemudian,ajak peserta menarik kesimpulan bersama tentang ciri-ciri pelaporanmonitoring dan evaluasi yang baik (misalnya, ringkas,mengandung informasi yang memang dibutuhkan, rapi dan tepatwaktu).

4. Minta peserta bekerja dalam kelompok untuk mendiskusikan secarakritis terhadap contoh laporan yang diberikan fasilitator. Kelompokmembahas dua topik yang berbeda sebagai berikut:

(a)Kelompok yang membahas laporan monitoring, diminta untukmengkritisi laporan tengah program khususnya menjawabpertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:• Apakah laporan itu terlalu panjang atau cukup ringkas?

Menagapa?• Apakah laporan itu mengandung informasi yang memang

dibutuhkan oleh mereka yang diberi laporan? Beri penjelasansingkat!

• Apakah outlinenya sudah cukup masuk akal dan memudahkan


22

pembaca memahami laporan itu? Beri penjelasan singkat!• Apa masukan-masukan anda yang terpenting untuk memper-

baiki laporan tersebut?(b)Kelompokyang membahas laporan evaluasi,mendapat tugas

mengkritisi contoh laporan akhir yang diberikan fasilitator, menjawabpertanyaan-pertanyaan:• Apakah laporan itu terlalu panjang atau cukup ringkas?

Mengapa?• Apakah outlinenya sudah cukup masuk akal dan memudahkan

pembaca memahami laporan itu? Beri penjelasan secararingkas!

• Apakah laporan itu mengandung informasi yang memangdibutuhkan oleh mereka yang diberi laporan? Beri penjelasanringkas!

• Apakah rumusan pelajaran-pelajaran penting (lesson learnt)dalam laporantersebutcukup tajam, masih kurang, dansebagainya?

• Apa masukan-masukan anda yang terpenting untuk perbaikanlaporan tersebut?

5. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasilnya dalamforum pleno, dan minta masukan/tanggapan dari peserta yanglainnya.

6. Fasilitator perlu merangkum hasil diskusi dengan memberikan hal-hal penting yang perlu dipahami peserta berkaitan dengan penyajianhasil monitoring dan evaluasi. Beberapa penekanan pentingterutama mengenai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masingpihak yang perlu mendapatkan laporan tersebut,. Juga yangterpenting adalah kelompok masyarakat yang menjadi pelaku utamaprogram dan perubahan.

7. Akhiri sesi ini dengan meminta peserta menyampaikan pendapatnyadalam proses belajar pokok pembahasan ini. Beri apresiasi ataspartisipasi aktif yang telah dilakukan.


23

6. PERENCANAAN TINDAK LANJUT MONITORING DAN EVALUASIMenyiapkan rancangan kerja untuk penerapan monitoring dan evaluasi merupakan

langkah persiapan yang penting bagi peserta untuk menerapkan seluruh pengetahuandan keterampilan yang diperoleh selama pelatihan dalam praktek nyata diorganisasinya. Penyiapan rancangan kerja yang baik sangat berguna untuk kelancaranpelaksanaan monitoring program di organisasinya. Karena itu, setiap peserta setelahmengikuti pelatihan sebaiknya membuat rancangan kerja yang dapat dijadikanpedoman dalam mengupayakan penerapan sistem monitoring dan evaluasi yangefektif bagi organisasinya.

Tujuan 1. Peserta memahami cara-cara merumuskan kerangka implementasimonitoring dan evaluasi program sesuai kebutuhan masing-masingorganisasi.

2. Peserta dapat merumuskan langkah-langkah untuk implementasimonitoring dan evaluasi sesuai kebutuhan masing-masingorganisasi.

• Diskusi pleno• Tugas mandiri

Metode

Media danPeralatan

• LCD, kertas plano, metaplan, spidol

Waktu

1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokokpembahasan ini dan prosesnya.

2. Minta setiap peserta membuat rancangan kerja untuk menerapkanpengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama pelatihanuntuk organisainya.

3. Tuliskan jenis-jenis kegiatan yang akan dilakukan untukorganisainya, bagaimana langkahnya agar kegiatan tersebut dapat



24

terlaksana, dan kapan waktunya. Gunakan Lembar kerja: Rencanatindak lanjut pelatihan seperti disajikan dibawah ini.

4. Minta peserta untuk berbagai informasi secara singkat tentangrencana yang akan dilakukan di masing-masing organisasinyadalam kelompok. Untuk itu, minta peserta berbagai dalamkelompok.

5. Minta kepada kelompok menceritakan secara ringkas apa yangdiperoleh dalam kelompok, dan juga bila ada kegiatanpembelajaran bersama yang akan mereka lakukan.

6. Akhiri pokok pembahasan dengan dengan memberikan apresiasikepada peserta atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.


25

Lembar kerja :

Rencana Tindak Lanjut Pelatihan

No Kegiatan yang akan dilakukanLangkah-langkah untuk

mewujudkan kegiatan tersebutWaktu

Catatan/Keterangan


26

7. EVALUASI PELATIHANEvaluasi kegiatan pelatihan perlu dilakukan untuk mengetahui sejauhmana tujuan

pelatihan dapat tercapai dibandingkan dengan yang direncanakan. Proses evaluasijuga dapat menjadi media refleksi semua pihak yang terlibat dalam proses pembelajarandalam kegiatan pelatihan. Lebih lanjut, hasil-hasil evaluasi dapat dijadikan pijakanuntuk perbaikan penyelenggaraan kegiatan sejenis di masa-masa mendatang.

Tujuan 1. Peserta dapat mengetahui peningkatan pengetahuan yangdimilikinya setelah mengikuti pelatihan dibandingkan dengansebelum mengikuti pelatihan.

2. Peserta dapat menilai hasil-hasil pelatihan dibandingkan dengantujuan yang direncanakan dan memberikan masukan untukperbaikan penyelenggaraan pelatihan sejenis di masa-masamendatang

Metode• Post-test• Evaluasi lisan

Media danPeralatan • LCD, kertas plano, metaplan, spidol

• Lembar post-test, daftar harapan peserta yang digali saat perkenalandan kontrak belajar

Waktu

90 Menit


1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta bahwa acara pelatihansecara keseluruhan telah berakhir, karenanya perlu melakukanevaluasi bersama untuk mengetahui hasil-hasilnya.

2. Sampaikan ulasan ringkas tentang alur dan tujuan pelatihan yangdisampaikan pada awal pelatihan untuk mengingatkan kembalipeserta tentang keseluruhan proses yang telah dijalani.

3. Jelaskan pada peserta metoda atau proses evaluasi yang akandigunakan akan meliputi dua tahap. Tahap pertama ialah denganmenggunakan metoda post-test bagi setiap peserta yang hasilnyaakan dibandingkan dengan hasil pre-test untuk mengetahuiperkembangan pengetahuan yang terjadi pada setiap pesertasetelah mengikuti pelatihan. Tahap berikutnya ialah evaluasi yang


27

disampaikan secara lisan oleh peserta terhadap tingkat pencapaianpelatihan dibandingkan dengan harapan-harapan yang disampaikanpeserta pada awal pelatihan (kontrak belajar).

4. Bagikan kepada setiap peserta soal-soal post-test beserta lembaruntuk menjawabnya. Minta peserta menjawab seluruh pertanyaanpost-test tersebut berdasarkan pengetahuan yang mereka terimaselama mengikuti pelatihan. Berikan waktu yang cukup (20 – 30menit) kepada peserta untuk menjawab soal-soal tersebut.

5. Setelah post-test berakhir, ajak peserta untuk melakukan evaluasitahap berikutnya, yaitu evaluasi umum dengan metoda penilaianmereka secara lisan terhadap pelaksanaan pelatihan dan hasilnya.

6. Setelah semua peserta menyampaikan pendapatnya, akhiri sesiini dengan mengucapkan terimakasih atas partisipasi aktif yangtelah dilakukan.


28


29


30


31


32


33


34


35


36


37


38


39


40


41


42


43


44


45


46


47


48


49


50

•Fo

rmat

per

enca

naan

pro

gram

men

eran

gkan

:1)

Men

gap

a ?

Pro

gra

m d

ilaks

anak

an(V

isi P

rogr

am)

2) A

pa ?

Yan

g in

gin

dic

apai

pro

gra

m(T

ujua

n P

rogr

am)

3) H

asil

kerj

a ap

a sa

ja ?

Yan

g d

iper

luka

n u

ntu

kp

enca

paia

n tu

juan

pro

gra

m(O

utpu

t)4)

Bag

aim

ana

?P

rog

ram

aka

n b

eker

ja u

ntu

km

enca

pai

has

il-h

asil

yan

g d

iren

can

akan

(Keg

iata

n-ke

giat

an U

tam

a)5)

Man

akah

?F

akto

r-fa

kto

r lu

ar y

ang

per

lud

icer

mat

i y

ang

aka

n m

emp

eng

aru

hi k

eber

has

ilan

pro

gra

m(A

sum

si-a

sum

si p

entin

g)


51

6) B

agai

man

a ?

Keb

erh

asila

n p

rog

ram

dap

atd

inila

i sec

ara

ob

yekt

if(In

dika

tor/

capa

ian

yang

dir

enca

naka

n)7)

Dar

i man

a ?

Cap

aian

-cap

aian

pro

gra

mte

rseb

ut d

apat

dik

etah

ui

(Sum

ber-

sum

ber

Pem

bukt

ian)

8) B

erap

a ?

Sar

ana

dan

bia

ya y

ang

dib

utu

hka

n u

ntu

k p

elak

san

aan

keg

iata

n(S

umbe

rday

a)


52


53

MO

NIT

OR

ING


54

Mon

itori

ng A

dala

h :

Pen

guku

ran

kem

ajua

n da

n ef

ek y

ang

ditim

bulk

anol

eh s

ebua

h pr

ogra

m s

ecar

a pe

riodi

k da

n si

stem

atik

Pro

ses

kom

unik

asi i

nter

nal

+M

onito

ring

mem

ungk

inka

n pe

ngel

ola

prog

ram

me-

nyet

ir ke

maj

uan

prog

ram

yan

gbe

rorie

ntas

i pad

a “h

asil”


55

Sis

tem

Mon

itori

ngS

iapa

mem

butu

hkan

info

rmas

i – u

ntuk

apa

– k

apan

–se

bera

pa le

ngka

p –

dala

m b

entu

k ap

a ?

Sia

pa y

ang

men

gum

pulk

an d

ata

– S

eber

apa

serin

g ?

Sia

pa y

ang

akan

men

erim

a in

form

asi –

Dal

am b

entu

kse

pert

i apa

?


56


57

Vari

able

kun

ci u

ntuk

men

gara

hkan

pro

gram

Seb

uah

prog

ram

dap

at d

iara

hkan

sec

ara

lebi

h ba

ik b

ilase

luru

h st

akeh

olde

r m

emili

ki p

emah

aman

yan

g sa

ma

tent

ang:

•K

on

sep

pro

gra

m•

Pen

go

rgan

isas

ian

pro

gra

m (i

nte

rnal

& e

kste

rnal

)•

Rel

asi p

elay

anan

den

gan

pem

anfa

at p

rog

ram

Var

iabl

e-va

riabl

e di

atas

har

us s

elal

u di

pant

au o

leh

Man

ager

Pro

gram


58

EVA

LUA

SI


59

Eva

luas

i : D

efin

isi

Eva

luas

i ada

lah

sebu

ah p

enila

ian,

yan

g se

jauh

mun

gkin

dila

kuka

nse

cara

oby

ektif

dan

sis

tem

atik

, ter

hada

p se

buah

pro

gram

ata

uke

bija

kan,

bai

k m

enya

ngku

t ra

ncan

gann

ya,

impl

emen

tasi

nya,

mau

pun

hasi

l-has

ilnya

. Tuj

uan

dari

sebu

ah e

valu

asi a

dala

h un

tuk

men

elaa

h re

leva

nsi d

an p

enca

paia

n da

ri tu

juan

-tuj

uan

yang

diha

rapk

an,

efis

iens

i pen

gem

bang

anny

a (e

ffica

cy),

efe

ktiv

itas,

dam

pak

dan

pote

nsi k

eber

lanj

utan

nya

Has

il ev

alua

si s

ehar

usny

a m

embe

rikan

info

rmas

i yan

g cr

edib

le d

an b

erm

anfa

at,

mem

berik

an r

uang

unt

uk m

engi

nteg

rasi

kan

pela

jara

n be

rhar

ga d

alam

pro

ses

peng

ambi

lan

kepu

tusa

n an

tara

don

or d

enga

n m

itra

nega

raya

ng m

ener

ima

sebu

ah d

onas

iO

EC

D, D

AC

, 199

1


60


61


62


63


64


65

panduan pelatihan perencanaan, monitoring dan · pdf filemelalui penyediaan jasa terpadu,...

Documents