panduan (manual book) t r a n s p o ssoftwarekita.com/image/data/manual book transpos 2011... ·...

TT RR AA NN SS PP OO SS

Panduan (Manual Book)

e n t e r p r i s e

versi 2011 [Build 3.75] Update 1 Maret 2015 Copyright© 2010-2011

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN 1.1. Tentang TransPOS �� 1 1.2. Fitur-fitur ��.. 1 1.3. Garansi ��. 4 1.4. Dongle ��. 4 1.5. Pra Instalasi ��.. 4 1.6. Instalasi ��. 5 1.7. Registrasi ��.. 6 1.8. Membuka Program ��.. 7 1.9. Alur Penjualan Retail ��.. 9

2. SETTING AWAL 2.1. Setting Regional & Date Time Windows �� 10 2.2. Setting Data ��.. 10 2.3. Setting Resolusi Monitor ��. 12 2.4. Setting Awalan Nota ��... 12 2.5. Identitas Usaha & Setting Program ��. 12 2.6. Setting Printer �� 13 2.7. Setting Cash Drawer ��. 16 2.8. Setting Cutter ��... 16 2.9. Hak Akses User ��.��.. 17

3. MENGISI DATA MASTER 3.1. Data Pelanggan ��.. 18 3.2. Data Sales ��..�� 19 3.3. Data Supplier �� 20 3.4. Data Lokasi ��.��. 22 3.5. Data Kategori Barang & Jasa �� 23 3.6. Data Barang & Jasa ��. 24 3.7. Data Perkiraan (COA) ��.. 28

3.7.1. Jenis Perkiraan �� 30 3.7.2. Sub Jenis Perkiraan ��.. 30 3.7.3. Detail Perkiraan �� 31 3.7.4. Setting Perkiraan �� 32

4. TRANSAKSI-TRANSAKSI

4.1. Stok/ Persediaan 4.1.1. Stok Awal ��.. 33 4.1.2. Mutasi Stok �� 34 4.1.3. Stok Opname �� 34

4.2. Pembelian 4.2.1. Pemesanan Barang (PO) �� 36 4.2.2. Pembelian �� 36 4.2.3. Retur Beli ��. 40 4.2.4. Hutang & Konsinyasi ��. 41

4.3. Penjualan 4.3.1. Pesanan Barang (SO) �� 43 4.3.2. Penjualan (Kasir) �� 44 4.3.3. Retur Jual ��.. 49 4.3.4. Piutang �� 50

4.4. Jurnal Transaksi 4.4.1. Jurnal Umum ��.. 52 4.4.2. Jurnal Kas/Bank Masuk�� 53

4.4.3. Jurnal Kas/Bank Keluar ��.. 54 4.4.4. Jurnal Pembelian Aset ��.. 55

4.5. Transaksi Kasir

4.5.1. Modal Kasir ��. 56 4.5.2. Pengeluaran Kasir ��.. 57 4.5.3. Uang dalam Cash Drawer ��.. 57 4.5.4. Laporan Penjualan Kasir ��. 58

5. TUTUP TAHUN ………………………….………………………… 59

6. LAPORAN-LAPORAN 6.1. Jenis Laporan ��..��. 60

A. Jenis-jenis Laporan ��.��. 60 B. Komisi Sales ��. 60

6.2. Mencetak & Menyimpan Laporan ��. 61

7. CETAK LABEL BARCODE & LABEL HARGA ………………………… 62

8. BACKUP & BUKA FILE BACKUP ……………………………………… 63

9. DATA BARU ……………………………………………………… 64

10. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA ……………………………………… 64

11. JARINGAN (LAN) ……………………………………………………. 66

12. PERANGKAS KERAS TRANSPOS ……………………………………. 68

13. DUKUNGAN TEKNIS ………………………………………………… 69

Panduan TRANSPOS 2011 Enterprise

Hal 1 dari 69

1. PENDAHULUAN 1.1. TENTANG TRANSPOS

Software TRANSPOS dirancang untuk mengelola transaksi pada Penjualan Retail. Pengelolaan itu meliputi: 1. Penjualan 2. Pembelian 3. Retur Jual & Retur Beli 4. Hutang & Piutang 5. Stok/ Persediaan 6. Data Pelanggan 7. Data Supplier 8. Data Barang & Jasa 9. Laporan Penjualan Retail & Keuangan (Akuntansi) 10. dll Software TRANSPOS dirancang untuk mempermudah dalam melakukan transaksi. Tidak hanya itu saja pengoperasian TransPOS mudah dan dapat menyajikan data yang akurat dalam beberapa jenis laporan termasuk laporan keuangan. TransPOS juga dilengkapi fasilitas-fasilitas lain yang mendukung dan mempermudah pihak manajemen dalam mengelola usaha penjualan retailnya.

Software TRANSPOS dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi semua aktivitas Penjualan Retail dan dirancang sesuai apa yang dibutuhkan dalam Penjualan Retail sehingga benar-benar efektif dan pas untuk Anda.

Software TRANSPOS mempunyai kelebihan yaitu: 1. Mudah digunakan & mudah dirawat 2. Stabil 3. Secure 4. Fitur Lengkap 5. Handal & Teruji 6. Dukungan Teknis

1. TransPOS 2011 Enterprise hanya menggunakan tipe Lisensi Dongle. 2. TransPOS 2011 Enterprise masih memerlukan Registrasi yang bertujuan untuk:

a. Identitas & Kepastian hak user b. Administrasi & security di pihak TransCODE

1.2. FITUR-FITUR Berikut ini adalah fitur-fitur software TransPOS 2011 versi Standar, Prima & Enterprise.

No. F i t u r TransPOS Standard

TransPOS Prima

TransPOS Enterprise

A. F i t u r U m u m

1 Item penjualan: Barang & Jasa -- Ya Ya

2 Multi User Ya Ya Ya

3 Multi Gudang -- Ya Ya

4 Mutasi Stok -- Ya Ya

5 Pengaturan Hak Akses (Flexible) Ya Ya Ya

6 Harga Bertingkat (Harga Grosir) Ya Ya Ya

7 Harga Pelanggan (Khusus/Member) -- -- Ya

8 Multi Hold (Pending) Antrian Penjualan Ya Ya Ya

9 Gabung Meja (Join Bill) -- Rumah Makan, Café, dll Ya Ya Ya

10 Penjualan & Pembelian Kredit Ya Ya Ya

11 Saldo Awal Hutang ke Supplier & Piutang Pelanggan -- -- Ya

12 Pembayaran Hutang & Pelunasan Piutang Flexible Ya Ya Ya

13 Retur Penjualan & Pembelian | Cetak Retur Ya | -- Ya Ya

14 Edit/Koreksi & Hapus Penjualan & Pembelian Ya Ya Ya

15 Stok Awal Ya Ya Ya


Hal 2 dari 69

16 Stok Opname Ya Ya Ya

17 Kartu Stok Ya Ya Ya

18 Konsinyasi Pembelian -- Ya Ya

19 PO/SO (Purchase & Sales Order) -- Ya Ya

20 Perhitungan HPP metode Moving Average (rata-rata) Ya Ya Ya

21 Perhitungan HPP metode LIFO/FIFO -- - di versi lain - - di versi lain -

22 Pembukuan (Book Keeping) -- Ya --

23 Akuntansi (Accounting) -- -- Ya

24 Fasilitas Pencarian Data (Flexible) Ya Ya Ya

25 Laporan Rugi/Laba Ya Ya Ya

26 Ubah Warna Theme Ya Ya Ya

27 Cetak/Print Faktur Pembelian & Penjualan Ya Ya Ya

28 Discount Pembelian & Penjualan (per Barang & Faktur) Ya Ya Ya

29 Tambah data barang di Form Pembelian Ya Ya Ya

30 Edit harga bertingkat di Form Pembelian Ya Ya Ya

31 Data Pelanggan Ya Ya Ya

32 Data Sales & Komisi -- Ya Ya

33 Data Supplier Ya Ya Ya

34 Laporan per Kasir Ya Ya Ya

35 Backup & Restore Data Ya Ya Ya

36 Repair/Fix Data Ya Ya Ya

37 Setting Nama Toko/Usaha, Alamat & Telepon Ya Ya Ya

38 Mendukung Pengoperasian Tombol Keyboard (shortcut)

Ya Ya Ya

39 Mendukung jaringan LAN Ya Ya Ya

40 Mendukung Barcode Scanner (Pembelian & Penjualan) Ya Ya Ya

41 Mendukung Mini Printer (beberapa tipe & merk) Ya Ya Ya

42 Mendukung Cash Drawer Ya Ya Ya

43 Mendukung Cetak Label Harga -- Ya Ya

44 Mendukung Cetak Label Barcode -- Ya Ya

45 Mendukung Cetak Data Barang Ya Ya Ya

46 Mendukung Cetak Data Pelanggan, Supplier & Sales --|Ya|-- Ya|Ya|Ya Ya|Ya|Ya

47 Mendukung Cetak Item Barang di Struk 2 Baris -- Ya Ya

48 Direct Print -- Cetak Struk (Tanpa Driver - lebih cepat) Ya Ya Ya

49 Driver Printer -- Cetak Struk, Faktur & Laporan Ya Ya Ya

50 Reset Nota Struk/Nota Penjualan & PO (Purchase Order)

Ya|-- Ya|Ya Ya|Ya

51 Data Barang & Transaksi tidak dibatasi Ya Ya Ya

52 Update Fitur Gratis Ya Ya Ya

53 Garansi (Support System) Software 1 Tahun 6 bln Ya Ya

54 Panduan (Manual Book) Ya Ya Ya

55 Compatibility: Windows98/ME/2000/NT/XP Ya Ya Ya

56 Lisensi Software (Diizinkan diinstal di 2 komputer) 1 PC Ya Ya

57 Tipe Lisensi OEM / 1 Dongle 1 & 2 Dongle 1 & 2 Dongle

(*) dalam pengembangan

B. F i t u r K a s i r

1 Gabung Item Penjualan di Layar (dg Barcode Scanner atau Keyboard)

Ya Ya Ya

2 Hapus item Penjualan di Layar Ya Ya Ya

3 Bersihkan tampilan di Layar (Cancel) Ya Ya Ya

4 Cetak Ulang Struk/nota & Faktur Ya|-- Ya Ya

5 Pencatatan Modal & Pengeluaran Kasir Ya Ya Ya

6 Cetak Laporan Keuangan Kasir (kertas 75mm) Ya Ya Ya

7 Display informasi stok Ya Ya Ya

8 Display Teks Berjalan Ya Ya Ya

9 Pilihan Cetak Struk atau Tidak Ya Ya Ya

10 Setting printer Struk/nota & Faktur Ya|-- Ya Ya

11 Indikator pengingat harga Satuan & Diskon (bila di bawah harga jual)

Ya Ya Ya

12 Cetak Laporan Kasir dengan Printer Mini (kertas 75mm) Ya Ya Ya

13 Tombol shortcut buka Cash Drawer tanpa Print dulu Ya Ya Ya

14 Laporan Kasir :

a. Laporan per Nota Ya Ya Ya

b. Laporan Penjualan Bersih Ya Ya Ya

c. Laporan per Jenis Barang Ya Ya Ya

d. Laporan Pengeluaran Ya Ya Ya


Hal 3 dari 69

C. Laporan-Laporan

1 Laporan Stok :

a. Nilai Persediaan Barang Ya Ya Ya

b. Persediaan per Lokasi -- Ya Ya

c. Stok di Bawah Limit Ya Ya Ya

d. Daftar Harga Jual Ya Ya Ya

e. Barang Tidak Laku Ya Ya Ya

f. Mutasi Stok -- Ya Ya

g. Stok Opname Ya Ya Ya

h. Kartu Stok Ya Ya Ya

2 Laporan Pembelian :

a. Pembelian Total Ya Ya Ya

b. Pembelian Detail Ya Ya Ya

c. Pembelian per Supplier Ya Ya Ya

d. Pembelian per Kategori Ya Ya Ya

e. Retur Pembelian Ya Ya Ya

f. Pemesanan Barang (PO) -- Ya Ya

3 Laporan Penjualan :

a. Penjualan Total Ya Ya Ya

b. Penjualan Detail Ya Ya Ya

c. Penjualan per Pelanggan Ya Ya Ya

d. Penjualan per Supplier -- Ya Ya

e. Penjualan per Kategori Ya Ya Ya

f. Penjualan per Sales & Kalkulator Komisi -- Ya Ya

g. Penjualan per Kasir Total & Detail Ya|-- Ya Ya

h. Ranking Penjualan -- Ya Ya

i. Retur Penjualan Ya Ya Ya

j. Pesanan Barang (SO) Ya Ya Ya

k. Penjualan Jasa -- Ya Ya

4 Laporan Hutang

a. Hutang & Konsinyasi per Supplier Ya|-- Ya Ya

b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi Ya|-- Ya Ya

c. Analisa Umur Hutang Ya Ya Ya

5 Laporan Piutang

a. Piutang per Pelanggan Ya Ya Ya

b. Pelunasan Piutang Ya Ya Ya

c. Analisa umur Piutang Ya Ya Ya

6 Keuangan :

a. Transaksi Kas (Pendapatan & Biaya) -- Ya --

b. Rekapitulasi Saldo -- Ya --

c. Laba / Rugi Total Ya Ya Ya

d. Laba / Rugi per Kategori Ya Ya Ya

e. Laba / Rugi per Supplier Ya Ya Ya

f. Laba per Pelanggan -- Ya Ya

g. Laba / Rugi per Tahun (bersih) -- Ya Ya

D. Pembukuan / Akuntansi

1 Saldo awal -- Ya Ya

2 Daftar Perkiraan/Akun -- -- Ya

3 Jurnal Kas -- Ya Ya

4 Jurnal Umum -- -- Ya

5 Daftar Transaksi Jurnal -- Ya Ya

6 Edit/Koreksi & Hapus Transaksi Jurnal -- Ya Ya

7 Posting Otomatis & Unposting -- Ya Ya

8 Laporan Jurnal Kas -- Ya Ya

9 Laporan Jurnal per Perkiraan -- -- Ya

10 Buku Besar & Neraca Saldo -- -- Ya

11 Neraca & Perubahan Modal -- -- Ya

12 Laba / Rugi -- Ya Ya

13 Tutup Tahun /Periode -- Ya Ya


Hal 4 dari 69

1.3. GARANSI � Garansi berlaku bila kerusakan/ kesalahan (bugs) berasal dari software TransPOS.

Untuk hal ini TransCODE akan melakukan perbaikan & hasilnya akan diupdate di periode Update software selanjutnya (Periode Update software sepenuhnya adalah Hak TransCODE).

� Garansi tidak berlaku bila kerusakan/ kesalahan disebabkan diluar software TransPOS. » Terinfeksi virus

(Penyebab: terkoneksi internet dan copy/transfer file dari atau ke flash disk, CD atau media storage lain).

» Bugs atau erorr dari software atau program aplikasi lainnya (Misal: corrupt file windows/ Operating system, Crash antar file program).

» Kerusakan hardware atau peralatan komputer (Misal: aus/umur, tegangan listrik tidak stabil, perawatan salah/kurang)

» Kesalahan operasional oleh operator/user (Misal: pemasangan alat-alat listrik yg salah, perawatan salah/kurang, file/data terhapus, modifikasi file, hacking & cracking, decompiLe, overloading, perbaikan sendiri).

� Garansi berlaku dalam jangka waktu 6 bulan sampai dengan 1 tahun tergantung jenis dan versi Produk (lihat di Tabel spesifikasi atau fitur software).

� Garansi tidak berlaku bila ada pergantian/perubahan system security (keamanan) software TransCODE.

1.4. DONGLE

TransCODE tidak menjual Dongle terpisah dari software (melekat & merupakan bagian dari Lisensi software), namun TransCODE memberikan toleransi penggantian Dongle dengan kondisi & ketentuan di bawah ini: 1. Kondisi A (Rusak & dikembalikan):

a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak:

� Maks. 1 dongle: untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle. � Maks. 2 dongle: untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2

dongle. b. Harga Dongle pengganti @ Rp. 200.000,- c. Dongle pengganti kami kirim setelah Dongle yang rusak dikembalikan oleh user ke

TransCODE & telah diverifikasi. d. Bila Dongle pengganti ingin langsung dikirim (agar cepat), sambil menunggu kiriman

Dongle rusak dari user/client maka sbb: � Pembayaran Uang jaminan penggantian Dongle = @ 60% dari Harga Software � Telah mengirimkan via email Bukti Pengiriman pengembalian Dongle rusak. � Uang Jaminan akan kami kembalikan (refund) via Transfer Bank jika Dongle

rusak sudah kami terima & telah kami verifikasi. 2. Kondisi B (Rusak/Hilang & tidak dikembalikan):

a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak: � Maks. 1 dongle: untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle. � Maks. 2 dongle: untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2

dongle. b. Harga Dongle pengganti total (untuk versi dengan 1 & 2 Dongle):

� 60% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5

tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali

� 40% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggal

Registrasi yang pertama kali) c. Harga Dongle pengganti satuan (khusus untuk versi dengan 2 Dongle):

� @ 35% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5

tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali

� @ 25% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggal

Registrasi yang pertama kali) Keterangan: - Harga Dongle Pengganti belum termasuk ongkos kirim, handling fee & PPn (bila ada) - Harga Dongle Penganti dapat berubah sewaktu-waktu (tergantung dari kurs dollar & harga yang

kami tetapkan) - Apabila user/client melanggar ketentuan di atas akan kami masukkan dalam daftar Black List.

1.5. PRA INSTALASI

Sebelum instalasi TransPOS langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Pastikan menggunakan backup power (UPS) pengaruh: kerusakan/corrupt data (sangat mungkin terjadi bila listrik sering mati/tidak stabil)


Hal 5 dari 69

2. Pastikan pemasangan peralatan-peralatan listrik aman pengaruh: umur hardware & lisensi

3. Sebaiknya Format Ulang Windows dahulu pengaruh: kebersihan komputer dari kerusakan data karena corrupt, crash & virus

4. Sangat dianjurkan komputer yang di instal TransPOS khusus hanya untuk keperluan Penjualan Retail atau PoS (Point of Sales) saja pengaruh: kerusakan data karena corrupt & virus

5. Pastikan penggunaan Anti Virus yang diupdate secara berkala pengaruh: kerusakan/hilang data

6. Backup data secara rutin periodik pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

7. Pastikan penggunaan media backup lain (Flash Disk atau CD) & secara manual (buku harian transaksi) pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

8. TransPOS berjalan optimal di Windows XP namun juga bisa berjalan di Win 98 SE, Win ME, Win 2000 & Win NT. Windows 7 kami tidak sarankan namun bisa dicoba dahulu diinstal & diexplore dahulu selama masa percobaan/latihan. Apabila semua fitur TransPOS bisa di gunakan normal & tidak ada masalah silahkan lanjutkan dengan Windows 7.

pengaruh: lisensi software

� Sangat Dianjurkan Membaca: � Lisensi software (di CD TransPOS)

� Informasi-informasi yang ada di website

1.6. INSTALASI

Sebelum software TransPOS bisa dijalankan, terlebih dahulu dilakukan proses Instalasi pada komputer Anda. Langkah-langkah instalasi software TransPOS adalah sebagai berikut: 1. Masukkan CD TransPOS ke CDROM atau DVDROM pada komputer Anda 2. Muncul menu pilihan sebagai berikut:

3. Klik menu Install TransPOS � Lanjut 4. Klik tombol Browse (bila ingin mengganti letak direktori) � Lanjut 5. Klik Instal � Selesai

(buat Icon /create shortcut di layar desktop, agar nantinya memudahkan dalam membuka/akses)

� Catatan Kondisi Instalasi 1. Autorun CD TransPOS tidak berfungsi

– Autorun CD TransPOS tidak berfungsi: browse file setup.exe dalam CD dengan Windows Explorer � klik Lanjut � lanjutkan langkah point ke-3 di atas

㴤


Hal 6 dari 69

1.7. REGISTRASI Registrasi adalah proses pendaftaran hak penggunaan program sehingga hak user lebih terjamin. Adapun registrasi dapat dilakukan setelah proses instalasi selesai atau setelah masa uji coba program (15 hari) selesai.

Sebelum melakukan registrasi lakukan sebagai berikut: 1. Cek penanggalan (Date & Time) pada komputer Anda 2. Pastikan Baterei CMOS di Komputer masih bagus (tidak checksum error) Sebelum Registrasi, sangat dianjurkan juga:

– Latihan & explore fitur-fitur di TransPOS – Cek & setting Komputer – Cek & setting Hardware PoS (Printer, Barcode Scanner & Cash Drawer) – Cek & setting Hardware Jaringan (Port LAN atau LAN Card, dll)

a. Kode install Lihat kode install berwarna merah (catat dan simpan)

b. Serial number 12 digit Serial Number terdapat dalam cover CD TransPOS di bagian luar

c. Pengiriman Setelah Kode install dan Serial Number di catat & disimpan, kirimkan kode install dengan format sebagai berikut:

POSE<spasi>Nama Anda<spasi>kode install<spasi>serial number

Pengiriman bisa melalui: 1. SMS : 085 72972 0398

⧂ʡ


Hal 7 dari 69

2. Email : [email protected] , dengan Subject: REG POSE

d. Kode Registrasi

Anda akan menerima balasan dari kami berupa 24 digit kode registrasi. – Masukkan kode registrasi tersebut di kotak kode registrasi – Klik tombol Register

Input Kode Registrasi 1. Input Kode Registrasi diketik (jangan di copy paste)!! 2. Bedakan:

O = huruf o ; 0 = angka nol ; I = huruf i ; L = huruf L ; B = huruf b ; 8 = angka 8 3. Tampilan kode registrasi di TransPOS memang selalu huruf besar (walaupun

diketik huruf kecil). 4. Bila input kode registrasi gagal, silahkan cek/teliti dulu & bila masih gagal silahkan

emailkan capture/screenshot form registrasi. 5. Catat dan Simpan baik-baik Kode Instal & Kode Registrasi anda!!

PEMROSESAN KODE REGISTRASI DARI KAMI MAKSIMAL 1 x 24 JAM KERJA (setelah pengiriman registrasi dari Anda)

淮 �ȷ Ќ


Hal 8 dari 69

1.8. MEMBUKA PROGRAM

Colokkan (plug) Dongle sebelum TransPOS dibuka (dijalankan)

Untuk menjalankan atau membuka Program TransPOS langkah-langkahnya sebagai berikut: A. Klik icon TransPOS

1. Buka lewat menu program Windows – Klik tombol Start � All Programs � TransPOS 2011 Enterprise � TransPOS

Enterprise

2. Buka lewat icon di Layar Dekstop – Klik 2x icon TransPOS:

B. Pilih tombol Lanjutkan bila program TransPOS belum diregistrasi (masih

masa percobaan 16 hari)

C. Pilih menu File � Login

D. Ketik Username dan Password

E. Tampilan TransPOS 2011 Enterprise

Peringatan – Default data setelah install adalah data untuk latihan (dblatihan) untuk pengenalan – Setelah latihan, bila ingin data valid/baru gunakan fitur Data Baru (New) silahkan klik di tombol

Start Windows � All Programs � TransPOS 2011 Enterprise � Tools Program � Login � klik tombol Data Baru � caranya lihat bab 9- Data Baru

� Catatan Login Pertama (setelah Instal)

� Username : A � Password : (dikosongkan)

Untuk selanjutnya silahkan ganti username & password di menu Setting � Hak Akses User

バ ��ʡ


Hal 9 dari 69

1.9. ALUR PENJUALAN RETAIL

Alur transaksi penjualan retail di komputer pada umumnya adalah sebagai berikut:

Dalam realitanya, alur transaksi penjualan retail terutama pada toko klontong, minimarket dll ada beberapa cara yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing. TransPOS mengakomodasi kondisi-kondisi tersebut, dan berikut ini adalah contoh beberapa kondisi tersebut beserta langkah-langkahnya:

1. Usaha baru akan mulai (kondisi 1)

Pada kondisi ini usaha/toko belum ada stok & transaksi (baru buka), berikut urutan alur transaksinya: 1. Setting program 2. Isi semua Data Master termasuk Data Perkiraan (COA) 3. -- Cukup isi Saldo Awal Perkiraan Akuntansi sebagai Saldo Neraca Awal -- 4. Pembelian 5. Penjualan 6. Stok Opname 7. Transaksi lain (Jurnal) 8. Pelaporan Penjualan Retail (PoS) & Akuntansi

2. Usaha sudah berjalan (kondisi 2)

Pada kondisi ini usaha/toko sudah ada stok & sudah ada transaksi, berikut urutan alur transaksinya: 1. Setting program 2. Isi semua Data Master termasuk Data Perkiraan (COA) 3. - - Isi Stok Awal, Saldo awal Perkiraan Akuntansi (Neraca Awal), Saldo Awal

Piutang & Saldo Awal Hutang - - 4. Pembelian 5. Penjualan 6. Stok Opname 7. Transaksi lain (Jurnal) 8. Pelaporan Penjualan Retail (PoS) & Akuntansi

� Catatan Alur Penjualan Retail � Stok Awal : Stok barang yang sudah ada di toko/gudang. � Stok Opname : Penyesuaian jumlah stok barang di komputer dengan stok barang

berdasarkan perhitungan fisik. � Bila tidak/belum melakukan Pembelian (kondisi 1) & bila tidak melakukan Stok Awal (kondisi

2) namun sudah melakukan Penjualan, maka jika jumlah stok minus (-) sesuaikan jumlah stok di Stok Opname


Hal 10 dari 69

2. SETTING AWAL 2.1. SETTING REGIONAL & DATE TIME WINDOWS

A. Setting Regional Pengaturan Regional sangat berguna dalam format penulisan angka atau bilangan, nilai mata uang, waktu dan tanggal. Settinglah Regional dengan menggunakan Regional Indonesia, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Klik tombol Start � pilih Control Panel 2. Klik icon Date, Time, Language and Regional Options 3. Klik icon Regional and Language Options 4. Pilih “Indonesian” di menu combo (sebelah tombol Customize...)

5. Klik tombol OK

B. Setting Date Time

Setting tanggal & waktu pada Windows diperlukan karena tanggal & waktu program TransPOS menggunakan sistem tanggal & waktu Windows, sehingga tanggal & waktu Windows perlu disesuaikan. Berikut ini cara menyesuaikan tanggal & waktu di Windows: 1. Klik 2x pada jam/waktu di pojok kanan Taskbar Windows

2. Sesuaikan Date (tanggal, bulan dan tahun) 3. Sesuaikan Time (jam, menit dan detik) 4. Pastikan pula Time Zone, pilih (GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta 5. Klik tombol OK

2.2. SETTING DATA

A. Setting Database di PC Server Setting data diperlukan untuk mengarahkan program Transpos ke file database, sehingga data bisa digunakan untuk transaksi dan sebagainya. Setting database bisa diakses dengan 2 (dua) cara yaitu: 1. Otomatis

Cara ini akan secara otomatis memunculkan jendela Setting Data jika file database tidak ada atau tidak ditemukan


Hal 11 dari 69

2. Start Menu Windows Cara ini bisa dilakukan kapan saja (manual) dan bisa diakses lewat: – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Enterprise � pilih Tools Program � Login � Setting Data

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

– Klik tombol di kotak Letak Database � Pilih folder dimana file Database berada

– Klik tombol di kotak Folder Priv (harus mengarah ke “Folder Priv” di direktori/folder install TranPOS)

– Klik tombol Simpan � klik Ya

B. Setting Database di PC Client Setting database di PC Client diperlukan apabila TransPOS digunakan untuk jaringan (lebih dari 1 PC). Berikut cara settingnya: – Sebelumnya silahkan setting jaringan terlebih dahulu untuk awal pemakaian (lihat Bab 14) – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop � All programs � TransPOS 2011 Enterprise � pilih Tools

Program � isikan Login � pilih Setting Data

– Klik tombol di kotak Letak Database – Pilih folder dimana file database yang digunakan di PC Server (yang telah disharing

sebelumnya) � Geser/scroll, mouse ke bagian bawah � Double klik folder My Network Places � double klik Entire Network � double klik

Microsoft Windows Network � double klik Nama jaringan/workgroup (contoh: TRANSPOS) � double klik Nama komputer/PC Server � klik folder database � klik tombok OK

– Klik tombol di kotak Folder Priv � Geser/scroll mouse, klik folder priv di PC Client di direktori program TransPOS diinstal

(default di C:\Program Files\..\) � Klik tombol OK

– Klik tombol Simpan � klik tombol Ya – Kemudian program TransPOS akan otomatis terbuka � silahkan login

� Catatan Setting Data � Untuk Letak Database bisa diletakkan atau ditempatkan di Drive atau folder mana saja

� Untuk Folder Priv diusahakan tetap di Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS 2011 Enterprise\priv (drive dimana TransPOS diinstal)

Default file database ketika program TransPOS diinstal di direktori: Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS 2011 Enterprise\dbLatihan

(berfungsi untuk keperluan setting, misal: printer, dll & untuk latihan dahulu sebelum digunakan untuk transaksi sesungguhnya)

Apabila Anda telah familiar menggunakan program TransPOS, silahkan buat Data Baru/New -- lihat di bab 9 Data Baru

(sehingga data transaksi usaha Anda menjadi lebih valid)

ᥰὺ ȷ Ў


Hal 12 dari 69

2.3. SETTING RESOLUSI MONITOR Setting Resolusi Monitor/Layar diperlukan agar tampilan TransPOS full (tidak terpotong). Minimal resolusi monitor adalah: 1024 x 768 pixels

2.4. SETTING AWALAN KOMPUTER

Sebelum digunakan untuk Penjualan untuk membedakan data transaksi antara Komputer satu dengan Komputer lain, diperlukan setting Awalan Komputer. Yaitu dengan memberikan pembeda dengan digit awal yang terlihat di No Struk/Nota. Setting ini digunakan bila TransPOS digunakan dalam jaringan dengan komputer lebih dari 1 (satu)

Cara setting Awalan Komputer: – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Enterprise �

pilih Tools Program � isikan Login � pilih Setting Data – Ganti/ketikkan awalan komputer di kotak Awalan Komputer � klik tombol Simpan Misal: o jika kita isi Awalan Komputer dengan angka 1 maka no Struk/nota akan tercetak

1000010.11 o jika kita isi Awalan Komputer dengan huruf J maka no Struk/nota akan tercetak

J000010.11

� Catatan Awalan Komputer � Awalan Komputer bisa diisi huruf atau angka (hanya 1 digit) � Awalan Komputer dengan huruf/abjad bisa dengan huruf besar atau huruf kecil � Awalan Komputer harus beda masing-masing komputer!

2.5. IDENTITAS USAHA & SETTING PROGRAM

Setting Awal dimulai dari setting Nama & Identitas Usaha, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Cara mengakses

– Klik menu Setting � Setting Program

2. Setting Nama & Identitas Usaha Klik tab/tombol Perusahaan, lalu isikan sesuai Nama & Identitas Usaha Anda: – Nama Toko/Usaha – Alamat – Kota – No Telp – Logo

: ...muncul dalam Kop Faktur, Nota/Struk & Laporan... : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk... : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk... : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk... : ...muncul dalam Kop Faktur & Kop Laporan...

ᥰ槮 ʡ Ў


Hal 13 dari 69

Periode Pembukuan: – Periode Bulan Berjalan – Periode Tahun Berjalan

: otomatis terisi Bulan berjalan (default Bulan di Windows saat ini) : otomatis terisi Tahun berjalan (default Tahun di Windows saat ini)

3. Setting Edit & Posting, klik tab/tombol Setting � centang atau kosongkan � Harga jual bisa diedit ----------------------------------- � Langsung Posting Jual

� Langsung Posting Beli

----------------------------------

: � mengizinkan Anda merubah harga jual satuan di Form Penjualan --fitur ini kami non aktifkan (di update 1-03-2015)--------------------------- : � berarti data transaksi penjualan langsung otomatis terposting (bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Penjualan)

: � berarti data transaksi pembelian langsung otomatis terposting (bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Pembelian)

--------------------------------------------------------------------------------------------

4. Setting Catatan Kaki Nota/struk – klik tab/tombol Nota – ketik kata atau kalimat yang akan muncul di bagian bawah (footer) Nota/struk

5. Setting Teks Berjalan

– klik tab/tombol Teks Berjalan Menu Kasir � ketikkan teksnya

Setelah semua kotak isian terisi sesuai keinginan lalu simpan � klik tombol Simpan

� Catatan Identitas Usaha & Setting Program Pilihan Harga jual bisa diedit biasanya digunakan untuk kondisi: 1. memberikan harga khusus untuk Pelanggan 2. strategi penjualan 3. dll

2.6. SETTING PRINTER 1. Printer Faktur, Pemesanan Barang, Pesanan Barang (SO) & Laporan

Biasanya digunakan printer untuk kertas ukuran ½ A4/Qwarto (SO & Faktur) & A4/Qwarto (Laporan). – Instal driver printer & setting sebelum digunakan untuk cetak Faktur Pembelian, Faktur

Penjualan, Pemesanan Barang (PO), Pesanan Barang (SO) & Laporan-laporan. – Ikuti langkah-langkah install & setting driver printer sesuai petunjuk atau panduan yang

ada.

A. Setting Printer Pemesanan Barang/Purchase Order (PO) – Langkah ini dilakukan sewaktu akan melakukan Pemesanan Barang (PO) – Selengkapnya lihat di bab Cetak Pemesanan Barang (PO) hal 26

B. Setting Printer Pesanan Barang/Sales Order (SO)


Hal 14 dari 69

– Klik menu Penjualan � klik submenu Pesanan Barang (SO) – Klik tombol Fold di bagian kanan atas form penjualan – Klik salah satu option print out Pesanan Barang (SO): Print SO Kecil atau Print SO

Besar (Setting ini bisa dilakukan juga sewaktu akan melakukan Pesanan Barang (SO))

2. Printer Struk/Nota & Faktur Penjualan

Sebelum kasir melakukan transaksi penjualan, terlebih dahulu harus setting printer yang

digunakan untuk mencetak Nota/struk, caranya:

– Klik menu Penjualan � klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di

keyboard – Klik kanan di table/grid di Form Penjualan (Kasir) � klik Setting Printer / Open

Cashdrawer – Klik salah satu option Setting Driver:

a. Cetak Struk/Nota Penjualan (kami rekomendasikan pilih Generic/Text Only)

b. Cetak Faktur Penjualan (pilih Faktur Kecil atau Faktur Besar)

Penjelasan Setting Printer:

- Generic/Text Only (75mm 1 brs) - Generic/Text Only (75mm 2 brs) - Generic/Text Only (60mm 2 brs) - Driver disesuaikan Printer (75mm 1 brs) - Driver disesuaikan Printer (60mm 2 brs) - Driver disesuaikan Printer (Faktur Kecil) - Driver disesuaikan Printer (Faktur Besar)

�

: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris) � driver Generic/Text Only : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 2 baris) � driver Generic/Text Only : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 58/60mm & 2 baris) � driver Generic/Text Only : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris) � driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 58/60mm & 2 baris) � driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan : Cetak Faktur (kertas ½ A4/Qwarto atau countinous form kecil) � driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan : Cetak Faktur (kertas Full A4/Qwarto atau countinous form besar) � driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan

� Cara Instal Driver Printer Generic/Text/Only

1. Klik tombol Start Windows � klik Printers and Faxes 2. Klik menu File � klik sub menu Add Printer � klik tombol Next 3. Pilih Local printer attached to this computer � klik tombol Next 4. Pilih Use the following port � pilih Port sesuai kabel Printer yang digunakan � klik tombol Next 5. Pilih Generic di kolom Manufacturer � pilih Generic / Text Only di kolom Printers � klik

tombol Next 6. Pilih Yes � klik tombol Next � klik Do not share this printer � klik tombol Next 7. Sebaiknya klik Yes (untuk test print) � klik tombol Next � klik tombol Finish � klik Ok


Hal 15 dari 69

3. Format Baris Struk/Nota

Print Out Struk 1 Baris:

Print Out Struk 2 Baris:

� Catatan Format Baris Struk � 1 baris : item barang di struk/nota tercetak 1 baris, dengan nama barang hanya 18 digit (kertas

75/76). � 2 baris : item barang di struk/nota tercetak 2 baris, dengan nama barang bisa panjang (35 digit) &

informasi ada diskon per barang (kertas 75/76).

4. Jarak Nota Jarak Nota adalah jarak antar struk/nota dengan satuan baris. Tujuannya untuk

menyesuaikan panjang tarikan/roll kertas agar struk/nota pas dengan pisau pemotong kertas sewaktu menyobek terutama di printer jenis LX.

� Catatan Jarak Nota � Jarak Nota khusus untuk driver Generic/Text Only � Jarak Nota terutama digunakan di printer jenis LX (LX-300, LX-300+, LX-300+ii, LX-800, LX-

810, LX-850 & LX-850+)

5. Format Nomer Struk/Nota & Faktur Penjualan


Hal 16 dari 69

2.7. SETTING CASH DRAWER (OPEN) 1. Driver Generic/Text Only

Code Open Drawer digunakan untuk membuka Laci di Cash Drawer (open drawer) hanya untuk pilihan Setting Driver dengan pilihan Generic/Text/Only. Caranya: – Klik menu Penjualan � klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di

keyboard – Klik kanan di table/grid di Form Penjualan (Kasir) � klik Setting Printer / Open

Cashdrawer – Klik opsi Setting Driver yaitu Generic/Text Only

yang 75mm atau 60mm (di sebelah kanan akan muncul pilihan Code Open Drawer)

– Klik atau pilih salah satu opsi di bawah Code Open Drawer yang cocok (dicoba satu persatu yang bisa membuka Laci Cash Drawer)

Peringatan Setting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) ini khusus hanya untuk pilihan Setting Driver : Driver Generic/Text Only

2. Driver Disesuaikan Printer Sebelum setting Cash Drawer di TransPOS, silahkan setting cash drawer dahulu di driver printer (pilih perintah open drawer). Adapun cara masuknnya sbb: – Pastikan sebelumnya kabel cash drawer sudah dicolokkan di Mini Printer (Printer

Struk/Nota) – Klik tombol Start Windows di pojok kiri bawah � klik Printers and Faxes

– Klik klik kanan driver printer yang dipakai � klik Properties – Klik tab di bagian atas & cari yang ada perintah untuk Open Drawer di End of Page

(setiap printer berbeda letak/menunya, silahkan disesuaikan sendiri sesuai Manual Book Printernya)

Peringatan Setting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) ini khusus hanya untuk pilihan Setting Driver : Driver Disesuaikan Printer

2.8. SETTING CUTTER

Dilakukan bila Mini Printer (Printer Struk/Nota) yang digunakan mempunyai fasilitas pemotong kertas otomatis (Auto Cutter) Caranya: – Klik menu Penjualan � klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan di table/grid di Form Penjualan (Kasir) � klik Setting Printer / Open

Cashdrawer – Klik opsi Setting Cutter: yaitu Autocutter (di sebelah kanan akan muncul pilihan Code

Autocutter) – Klik atau pilih salah satu opsi di

bawah Code Autocutter yang cocok (dicoba satu persatu yang bisa membuka Cutter di Mini Printer berjalan)


Hal 17 dari 69

2.9. HAK AKSES USER

Hak Akses digunakan untuk mengatur hak-hak (otorisasi atau kewenangan) user dalam mengakses menu-menu program TransPOS. Dengan Hak Akses maka keamanan data dan validitas data akan lebih terjamin.

A. Melihat/Mengakses Data User – Klik menu Setting � Hak Akses User

B. Menambah User – Klik menu Setting � Hak Akses User – Klik tombol Tambah – Ketikkan Nama, Username & Password di tombol Umum

– Masih di tab Umum, klik juga yang ada di box Setting – Pilih/Klik submenu-submenu lain yang akan menjadi hak user tersebut yang ada di

tombol Master, tombol Persediaan, tombol Pembelian, tombol Penjualan, tombol Jurnal, tombol Tutup Tahun & tombol Laporan

– Klik tombol Simpan

C. Mengedit User – Klik menu Setting � Hak Akses User – Klik user yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan submenu yg akan diganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus User – Klik user yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Yes

E. Menutup Hak Akses User – Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas)

Peringatan � Sangat dianjurkan yang bisa mengakses fasilitas Hak Akses User ini adalah Pemilik atau Petugas

Khusus/Admin. � Apabila Anda pemilik atau admin jangan sampai lupa username & password Anda. � User tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

� Catatan Hak Akses User

� Untuk memilih semua submenu program klik tombol All

� Untuk tidak memilih semua submenu program klik tombol None


Hal 18 dari 69

3. MENGISI DATA MASTER 3.1. DATA PELANGGAN

Pelanggan adalah pembeli yang loyal (setia) bertransaksi di toko/ tempat usaha Anda. Pada umumnya pelanggan bisa dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu: 1. Pelanggan umum 2. Pelanggan khusus (per pelanggan)

Langkah-langkah mengisi data pelanggan sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Pelanggan

– Klik menu Master � Pelanggan

B. Menambah data Pelanggan – Klik menu Master � Pelanggan – Klik tombol Tambah – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp

– Isi jumlah Saldo Piutang Pelanggan (bila ada) – Pilih Harga Pelanggan di Status Pelanggan (A atau B) – Klik tombol Simpan

� Catatan Saldo Piutang � Saldo Piutang masing-masing Pelanggan nantinya ditotal atau direkap & kemudian

dimasukkan/dientry dalam Saldo Awal di perkiraan Piutang Dagang.

� Cara masuk ke Saldo Awal:

Klik menu Jurnal � klik sub menu Saldo Awal � klik perkiraan Piutang Dagang � isikan nilai/jumlah rekapnya

� Cara lihat Rekap/Total Saldo Awal:

Klik menu Laporan � klik sub menu Piutang � klik Piutang per Supplier � klik kotak cek

Semua (di bawah Pelanggan) � klik Print Preview � lihat di Grand Total di kolom Sisa (halaman terakhir)

C. Mengedit data Pelanggan

– Klik menu Master � Pelanggan – Klik pelanggan yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan

diganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus data Pelanggan

– Klik menu Master � Pelanggan – Klik pelanggan yang akan dihapus (pada tabel)


Hal 19 dari 69

– Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Pencarian data Pelanggan Pencarian berdasarkan Kode dan Nama pelanggan. – Pilih kategori pencarian (kode atau nama) – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari � tekan Enter

F. Navigasi Data Pelanggan

G. Menutup Form Pelanggan

Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

� Catatan Pelanggan � Kode pelanggan bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). � Kode pelanggan harus unik (tidak boleh sama satu sama lain). � Saldo Piutang pelanggan diisi bila memang pelanggan ada piutang sebelum menggunakan

TransPOS. � Status Pelanggan digunakan nantinya untuk menentukan Harga Pelanggan masing-masing

Pelangan di Master Barang & Jasa � Bebas memilih Harga Pelanggan di Status Pelanggan, namun kami sarankan harga untuk

Pelanggan B nantinya lebih murah dibandingkan Pelanggan A begitu juga sebaliknya (agar konsisten)

� Mencetak Data Pelanggan: Klik kanan di grid/table � klik Print Data Pelanggan

Peringatan � Data Pelanggan tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.2. DATA SALES Sales atau Salesman adalah orang yang berjasa dalam menjualkan barang/produk. Sales ini bisa tenaga penjualan khusus, karyawan atau perantara penjualan. Langkah-langkah mengisi data sales sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Sales

– Klik menu Master � Sales B. Menambah data Sales

– Klik menu Master � Sales – Klik tombol Tambah – Ketikkan Kode, Nama, Alamat,

Kota, Kodepos & Telp

– Klik tombol Simpan C. Mengedit data Sales

– Klik menu Master � Sales – Klik data sales yang akan diedit

(pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan

Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan diganti


ᥰ㝺 ȷ Ў


Hal 20 dari 69

D. Menghapus data Sales

– Klik menu Master � Sales – Klik data sales yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Pencarian data Sales

Pencarian berdasarkan Kode dan Nama sales. – Klik menu Master � Sales – Pilih kategori pencarian (kode atau nama) – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari � tekan Enter

F. Navigasi Data Sales

G. Menutup Form Sales


� Catatan Sales � Kode sales bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). � Kode sales harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).

� Mencetak Data Sales: Klik kanan di grid/table � klik Print Data Sales

Peringatan � Data sales tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.3. DATA SUPPLIER Supplier adalah penyedia barang atau pemasok di toko/ tempat usaha Anda. Cara mengisi data supplier tidak berbeda jauh dengan data pelanggan. Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Supplier

– Klik menu Master � Supplier B. Menambah data Supplier

– Klik menu Master � Supplier – Klik tombol Tambah – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota,

Kodepos & Telp

– Isi jumlah Saldo Hutang ke Supplier (bila ada)


㇔ӂ


Hal 21 dari 69

� Catatan Supplier � Saldo Hutang ke masing-masing Supplier nantinya ditotal atau direkap & kemudian

dimasukkan/dientry dalam Saldo Awal di perkiraan Utang Dagang

� Cara masuk ke Saldo Awal:

Klik menu Jurnal � klik sub menu Saldo Awal � klik perkiraan Hutang Dagang � isikan nilai/jumlah rekapnya

� Cara lihat Rekap/Total Saldo Awal:

Klik menu Laporan � klik sub menu Hutang & Konsinyasi � klik Hutang & Konsinyasi per

Supplier � klik kotak cek Semua (di bawah Supplier) � klik Semua (sebelah kanan Konsinyasi) � klik Print Preview � lihat di Grand Total di kolom Sisa (halaman terakhir)

C. Mengedit data Supplier – Klik menu Master � Lokasi – Klik supplier yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan

diganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus data Supplier – Klik menu Master � Lokasi – Klik supplier yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Pencarian data Supplier

Pencarian berdasarkan Kode dan Nama supplier. – Pilih kategori pencarian (kode atau nama) – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari � tekan Enter

F. Navigasi Data Supplier

G. Menutup Form Supplier


� Catatan Supplier � Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). � Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain). � Saldo Hutang ke Supplier diisi bila memang ada hutang sebelum menggunakan TransPOS.

� Mencetak Data Supplier: Klik kanan di grid/table � klik Print Data Supplier

Peringatan � Data supplier tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

Ј


Hal 22 dari 69

3.4. DATA LOKASI Lokasi adalah tempat penyimpanan barang/stok, bisa Gudang, Toko atau tempat penyimpanan lainnya. Langkah-langkah mengisi data lokasi sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Lokasi

– Klik menu Master � Lokasi B. Menambah Lokasi

– Klik menu Master � Lokasi – Klik tombol Tambah – Ketikkan nama Lokasi

– Klik tombol Simpan – Klik kanan data Lokasi yang baru saja ditambahkan di grid/table Lokasi � pilih/klik

Default Jual atau Default Beli C. Mengedit Lokasi

– Klik menu Master � Lokasi – Klik data lokasi yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan atau ganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus Lokasi

– Klik menu Master � Lokasi – Klik data lokasi yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Cara Navigasi Data Lokasi

F. Cara Menutup Form Lokasi


� Catatan Lokasi Barang � Kode lokasi bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). � Kode lokasi harus unik (tidak boleh sama satu sama lain) � Default Jual adalah bila barang/stok disimpan di Toko untuk dijual � Default Beli adalah bila barang/stok disimpan di Gudang (bukan untuk langsung dijual)

Peringatan � Data Lokasi barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

Ј


Hal 23 dari 69

3.5. DATA KATEGORI BARANG Untuk lebih memudahkan pengelolaan, barang perlu dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang dinamakan Kategori. Misal: Kategori untuk produk-produk barang berupa mie dinamakan "Mie Instan", atau bisa juga dikelompokkan berdasarkan merk atau pabriknya. Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut: A. Melihat/Mangakses Data Kategori

– Klik menu Master � Kategori B. Menambah Kategori

– Klik menu Master � Kategori – Klik tombol Tambah – Ketikkan nama Kategori


C. Mengedit Kategori

– Klik menu Master � Kategori – Klik kategori yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan atau ganti – Klik tombol Simpan

D. Menghapus Kategori

– Klik menu Master � Kategori – Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Navigasi Data Kategori

F. Menutup Form Kategori


� Catatan Kategori Barang � Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). � Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)

Peringatan � Kategori barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.


Hal 24 dari 69

3.6. DATA BARANG & JASA Barang adalah data barang dagangan yang dibeli dari Supplier & akan dijual ke konsumen (data barang diisi setelah data supplier dan data kategori terisi). Sedangkan Jasa adalah data penjualan Jasa toko/usaha anda ke konsumen (umumya tidak ada supliernya) A. Melihat/Mangakses Data Barang & Jasa

– Klik menu Master � Barang & Jasa – Data Barang & Jasa ada disebelah kiri – Bila ingin mencari data barang/jasa: Pilih Kata Kunci � ketik di kotak Pencarian �

tekan Enter – Bila ingin melihat Total Barang & Jasa: klik di grid/table pada Judul Kolom (Kode &

Nama Barang & Jasa) – Bila ingin melihat mengurutkan berdasar abjad (Sort: Ascending atau Descending): klik

di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama Barang & Jasa) – Informasi Harga Beli, Harga Jual & Supplier bisa dilihat di bagian kanan – Bila ingin melihat jumlah stok: Klik data barang di grid/table sebelah kiri � lihat di kotak

Informasi Stok (bagian kanan bawah) B. Menambah Data Barang & Jasa

– Klik menu Master � Barang & Jasa – Klik tombol Tambah – Ketik Kode Barcode atau masukkan dengan Barcode Scanner

(bila barang tidak ada Kode Barcodenya, buat Kode Sendiri/Kode Lokal, maks: 25 digit) – Ketik Nama Barang/Jasa (maks: 35 digit)

� Catatan Kode & Nama (khusus jenis Barang) � Kode Barang maks. 13 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode

� Kode Barang bila ingin dicetak label barcode sbb: A. Standard EAN 13 - Kode harus Angka - Kode tidak boleh depannya angka 0

(nol) - Kode minim. 10 digit & maks. 13 digit

B. Standard EAN 128

– Kde bisa Angka & Huruf

– Kode huruf harus Huruf Besar

– Kode boleh depannya angka 0 (nol)

– Kode minim. 1digit & maks. 13 digit � Nama Barang maks. 15 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode

– Pilih Kategori barang/jasa (bila tidak ada, klik tombol plus caranya lihat di Master Kategori)

– Pilih jenis Satuan barang/jasa (bila tidak ada, ketikkan langsung) – Ketik Stok Minimal atau stok yang harus ada (nantinya sebagai informasi batas/limit

stok hampir habis untuk melakukan Pembelian/Kulakan)

– Pilih Supplier Utama (bila tidak ada, klik tombol cari � klik tombol Baru � cara selanjutnya lihat di Master Supplier � setelah Simpan, Double klik data Supplier yang baru saja dibuat (Untuk item jenis penjualan Jasa: supplier bisa di kosongkan)

– Bila barang Konsinyasi, klik kotak check Tipe Barang sehingga tulisan berubah menjadi Konsinyasi (khusus Barang)

– Ketik Harga Beli Satuan barang (tanpa tanda Rp atau tanda titik & koma) – Harga Pokok Penjualan biarkan saja sama seperti Harga Beli Satuan – Mengisi Harga Jual:

A. Bila hanya 1 harga (tidak ada Harga bertingkat), biarkan Maks Qty di Harga Jual 1 dengan jumlah 1000 � ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan atau ketik Harga Jual Satuan

B. Bila lebih 1 harga (harga bertingkat), misal 3 harga: ketik Maks Qty, Pct & Harga Jual Satuan di Harga Jual 1 & Harga Jual 2, sedangkan Harga Jual 3 di Maks Qty diisi dengan jumlah 1000 � lalu ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan atau ketik Harga Jual Satuan di Harga Jual 3

ᙐ


Hal 25 dari 69

Ilustrasi 3 Harga Bertingkat, contoh jml Lusinan:

C. Harga Jual Pelanggan Harga Jual Pelanggan adalah Harga Jual untuk Pelanggan Khusus/Member. Harga Jual Pelanggan berbeda dengan Harga Jual Bertingkat/Umum dimana tidak berdsarkan quantity) namun berdsarkan Status Pelanggan.

� Catatan Harga Bertingkat (isi: Harga Jual Satuan) Harga Grosir/Bertingkat ini menggunakan dasar Satuan terkecil/ecer (harga 1 barang):, misal Kopi Instan maka:

– harga beli yang dimasukkan adalah harga beli 1 bungkus (misal: Rp. 700) & harga jual per bungkus dimasukkan di Harga Jual 1 (misal: Rp. 900)

– untuk harga jual per renceng (isi 10 bungkus) dimasukkan di Harga Jual 2, misal harga jual 1 renceng Rp 8.000 berarti 8000 / 10 = Rp. 800 maka yang dimasukkan di Harga Jual 2 adalah Rp. 800

– apabila setelah satuan renceng ada satuan diatasnya lagi (misal: dos) caranya sama

– di form Penjualan, Harga Bertingkat adalah sama dengan Harga Jual tipe Umum

– Harga Jual Bertingkat akan digunakan di form Penjualan bila sewaktu transaksi Penjualan memilih dahulu Harga Jual tipe Umum (bukan Harga Jual tipe Pelanggan) & otomatis akan menonaktifkan Harga Jual tipe Pelanggan

� Catatan Harga Jual Pelanggan Harga Jual Pelanggan ini juga menggunakan dasar Satuan terkecil/ecer (harga 1 barang): � Pelanggan akan bisa mempunyai 2 (dua) Harga Pelanggan namun yang berlaku hanya 1

(sebelumnya telah ditentukan di Master Pelanggan) � Bebas memilih tipe Harga Pelanggan di Status Pelanggan, namun kami sarankan harga untuk

Pelanggan B nantinya lebih murah dibandingkan Pelanggan A begitu juga sebaliknya (agar selalu konsisten)

� Harga Pelanggan akan digunakan di form Penjualan bila sewaktu transaksi Penjualan memilih dahulu Harga Jual tipe Pelanggan (bukan Harga Jual tipe Umum) & otomatis akan menonaktifkan Harga Jual tipe Umum (harga bertingkat)


� Catatan Harga Bertingkat (isi: Maks Qty) � Bila 2 Harga Bertingkat:

Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 2 dengan jumlah 1000

� Bila 4 Harga Bertingkat: Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 4 dengan jumlah 1000

Љ


Hal 26 dari 69

� Catatan Menambah Data Barang & Jasa

� Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 1 baris), gunakan panjangnya maks. 18 karakter. Namun bisa diisi maks 35 karakter (lebih detail) untuk keperluan pencarian barang

� Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 2 baris), gunakan panjangnya maks. 35 karakter

� Kotak Min Qty otomatis diisi sistem (mengandung pengertian: dari jumlah Minimal) � Kotak Maks Qty mengandung pengertian sampai dengan jumlah Maksimal � Kotak Pct sbg bantuan dalam menghitung persentase markup Harga Jual Satuan dari Harga Beli

Satuan

C. Mengedit Data Barang

– Klik menu Master � Barang & Jasa – Klik kategori yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit � sesuaikan Kode, Nama Barang/Jasa, Kategori, Satuan, Stok minimal,

Supplier, Harga Beli Satuan, Harga Pokok Penjualan & Harga Jual Satuan yang akan diganti.


D. Menghapus Data Barang & Jasa – Klik menu Master � Barang & Jasa – Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus � klik Ya

E. Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif Tujuan: menonaktifkan atau tidak menampilkan barang & jasa di Form Pencarian Penjualan & Pembelian, sehingga lebih akurat & cepat. – Klik menu Master � Barang & Jasa – Klik kanan Barang atau Jasa di grid/table � klik Jadikan Tidak Aktif (bila nantinya

ingin menjadikan Aktif lagi, maka klik Jadikan Aktif)

� Catatan Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif

� Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan diblok warna Biru (di Form Master Barang & Jasa) � Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan berwarna Merah (di Form Penjualan/Kasir)

F. Mencetak Data Barang & Jasa – Klik menu Master � Barang & Jasa – Bila ingin mencetak semua barang & jasa:

Klik kanan di grid/table � klik Print Data Barang � klik tombol Printer � pilih Nama Printer � klik Ok � setelah tercetak klik tombol Close

– Bila ingin mencetak berdasarkan kata kunci pencarian: Cari dulu data barang (lihat Pencarian Barang di atas � Klik kanan di grid/table � lalu lanjutkan seperti mencetak semua barang.

G. Navigasi Data Barang & Jasa

H. Menutup Form Barang & Jasa



Hal 27 dari 69

� Catatan Data Barang & Jasa � Kode barang biasanya berupa kode Barcode (bisa dimasukkan dengan Barcode Scanner). � Penulisan Kode Barang bila ingin dicetak Label Barcode harus memperhatikan ketentuan standard

EAN 13 & 128 di atas � Jenis penjualan Jasa dimasukkan juga kodenya, namun umunya tidak dicetak di Label Barcode � Jenis penjualan Jasa umumnya tidak dicetak label barcode. � Jenis penjualan Jasa umumnya tidak ada supplier (supplier utama boleh dikosongkan)

Peringatan � Data Barang & Jasa tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi. � Konsinyasi berlaku hanya untuk 1 Barang dengan 1 Supplier � Bila 1 Barang untuk beberapa Supplier, biasa disiasati dengan:

- Buat Kode Sendiri (Kode Lokal) untuk masing-masing barang - Buat Kode Barcode Sendiri untuk masing-masing barang

Ꮚ


Hal 28 dari 69

3.7. DATA PERKIRAAN

Data/Bagan Perkiraan adalah daftar susunan perkiraan/akun/rekening Akuntansi yang telah dikelompokkan, diurutan & disetting atau ditentukan nama-nama perkiraannya ke dalam jenis & sub jenis perkiraan tertentu dan dapat mencerminkan karakteristik kegiatan utama usaha/toko sehingga nantinya dapat diolah ke dalam Laporan-laporan Akuntansi. Perkiraan-perkiraan ada di dalam Bagan Perkiraan atau Chart of Account (COA) yang terdiri dari 3 level, yaitu:

1. Level 1 = Jenis Perkiraan (sebagai Header/Group) 2. Level 2 = Sub Jenis Perkiraan (sebagai Sub Header/Sub Group) 3. Level 3 = Detail Perkiraan (sebagai Detail)

Sebelum membuat Data Perkiraan (yaitu: Sub Jenis Perkiraan & Detail Perkiraan) di

TransPOS sangat disarankan sudah mempunyai rancangan Data Perkiraan atau Chart of Account (COA) yang telah disiapkan sebelumnya.

Tujuannya adalah agar Data Perkiraan di TransPOS dapat tersusun urut sesuai dengan ketentuannya (liquiditas) sehingga dalam Pelaporan Keuangannya akan menjadi valid juga.

Sebelum membuat Data Perkiraan atau Chart of Account perlu diketahui dahulu Format/Struktur Kode Perkiraan dalam TransPOS sbb:

Keterangan:

a. Terdiri dari 3 level:

� 1 digit (dari sebelah kiri) : Jenis Perkiraan (level 1)

� 2 digit (di tengah) : Sub Jenis Perkiraan (level 2)

� 2 digit (dari sebelah kanan): Detail Perkiraan (level 3)

b. Pengisian Kode Perkiraan, sbb:

� Jenis Perkiraan : Kode & Nama diisi otomatis oleh TransPOS (tidak bisa diedit &

dihapus)

� Sub Jenis Perkiraan : Kode & Nama diisi oleh User (bisa diedit & dihapus)

� Detail Perkiraan : Kode diisi otomatis oleh TransPOS secara urut & Nama diisi

oleh User (tidak bisa diedit, namun bisa dihapus)

Perkiraan yang tidak perlu dibuat adalah: 1. SHU Periode Berjalan 2. Ikhtisar Laba/Rugi

䡺 ւʡ Һ


Hal 29 dari 69

Berikut contoh Data Perkiraan atau Chart of Account (COA):

COA Penjualan Retail Toko

1. ASET/AKTIVA

a. Aset Lancar 1-1000 Kas

1-1001 Kas ditangan 1-1002 Kas Kecil 1-1003 Kas Toko

1-2000 Bank 1-2001 Mandiri Bank 1-2002 BCA Bank

1-3000 Piutang 1-3001 Piutang Dagang 1-3002 PPn Masukan

1-4000 Lain-lain 1-4001 Perlengkapan Toko 1-4002 Penyisihan Piutang Tak Tertagih

b. Aset Tetap 1-5000 Berwujud

1-5001 Kendaraan 1-5002 Akumulasi Penyusutan Kendaraan 1-5003 Peralatan Toko 1-5004 Akumulasi Penyusutan Peralatan

2. KEWAJIBAN 2-1000 Utang Lancar

2-1001 Utang Dagang/Utang ke Supplier 2-1002 Utang Pihak Lain

2-2000 Utang Jangka Panjang 2-2001 Utang Bank 2-2002 PPn Keluaran

2 MODAL 3-1000 Modal Usaha

3-1001 Modal Tuan X 3-1002 Prive Tuan X 3-1003 Laba/Rugi Periode Berjalan

3 PENDAPATAN 4-1000 Pendapatan Usaha

4-1001 Penjualan Barang Dagangan 4-1001 Penjualan Jasa

4-2000 Pendapatan Lain 4-2001 Pendapatan Bunga Bank 4-2002 Pendapatan Sewa 4-2003 Pendapatan Keuntungan Stok Opname

5 BEBAN 5-1000 Beban Operasional

5-1001 Biaya Utilitas (Air, Listrik, Telepon, dll) 5-1002 Biaya Gaji Karyawan 5-1003 Biaya Penyusutan Peralatan Toko 5-1004 Biaya Penyusutan Kendaraan 5-1005 Biaya Sewa Tempat Usaha 5-1006 Biaya Kerugian Stok Opname

5-2000 Beban Non Operasional 5-2001 Biaya Administrasi Bank 5-2002 Biaya Sumbangan 5-2003 Biaya Lain-lain

Љ


Hal 30 dari 69

3.7.1. JENIS PERKIRAAN Jenis Perkiraan Akuntansi sudah disediakan di TransPOS (tidak perlu dibuat) yaitu ada 5 (lima) sbb:

1. Aktiva 2. Kewajiban 3. Modal 4. Pendapatan 5. Biaya

3.7.2. SUB JENIS PERKIRAAN Sub Jenis Perkiraan (Sub Header) adalah pengelompokkan/pengklasifikasian perkiraan level ke-2 setelah Jenis Perkiraan. Tujuan pengelompokkan ini adalah untuk membedakan perkiraan satu dengan perkiraan lainnya sesuai tipe & fungsinya.

A. Cara Menambah Data Sub Jenis Perkiraan – Klik menu Data Perkiraan � klik submenu Sub Jenis Perkiraan – Pilih Jenis Perkiraan � isikan/ketik (2 Digit) no. urut Sub Jenis Perkiraan di kotak

Kode – Isikan nama Sub Jenis Perkiraan – Klik tombol Simpan (Ulangi kembali dari langkah pertama untuk menambahkan data Sub Jenis Perkiraan yang lain atau berikutnya)

B. Cara Mengedit Data Sub Jenis Perkiraan – Klik menu Data Perkiraan � klik submenu Sub Jenis Perkiraan – Klik kanan data Sub Jenis Perkiraan yang akan diedit (pada table/grid) – Klik Edit � sesuaikan Jenis Perkiraan & nama Sub Jenis Perkiraan yang akan

diganti (Kode Sub Jenis Perkiraan tidak dapat diedit, bila ingin mengedit silahkan dengan cara hapus dulu secara urut dari yang terakhir, kemudian buat yang baru/ditambahkan)

– Klik tombol Simpan � Ok

C. Cara Menghapus Data Sub Jenis Perkiraan – Klik menu Data Perkiraan � klik submenu Sub Jenis Perkiraan – Klik kanan data Sub Jenis Perkiraan yang akan dihapus (pada table/grid) – Klik Hapus � klik Ya

D. Cara Menutup Form Sub Jenis Perkiraan

– Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

�Catatan Sub Jenis Perkiraan � Kode Sub Jenis Perkiraan diisi otomatis oleh TransPOS dengan default 2 digit angka secara urut

berdasarkan kelipatan sepuluh. � Kode Sub Jenis Perkiraan dapat disesuaikan sendiri, namun tetap harus urut. � Nama Sub Jenis Perkiraan diisi dengan huruf abjad (bisa juga ditambahkan angka).

Jenis Perkiraan

Sudah dibuat otomatis oleh TransPOS

剨Ӏ


Hal 31 dari 69

Peringatan � Data Sub Jenis Perkiraan tidak dapat dihapus bila sudah diisi Detail Perkiraan. � Kode Sub Jenis Perkiraan tidak dapat diedit/diubah, bila ingin mengedit silahkan dengan cara

menghapus Nama Sub Jenis Perkiraan secara urut dari yang terakhir.

3.7.3. DETAIL PERKIRAAN

Detail Perkiraan atau Perkiraan/Akun/Rekening adalah level terakhir dari hirarki pengelompokkan perkiraan (detail). Detail Perkiraan inilah yang nantinya digunakan untuk mencatat transaksi (termasuk jumlah/nilai, tanggal, dll) dalam Transaksi Jurnal.

A. Cara Menambah Data Detail Perkiraan

– Klik menu Data Perkiraan � klik submenu Detail Perkiraan – Klik tanda plus ( ) di sebelah kiri Jenis Perkiraan pada tampilan Treeview � klik nama

Sub Jenis Perkiraan yang ingin ditambahkan dengan Nama-nama Perkiraan (Kode Detail Perkiraan akan terisi otomatis secara urut yaitu di 2 digit terakhir)

– Isikan kotak Detail Perkiraan di bagian atas – Klik tombol Simpan � klik Ok

(Ulangi kembali dari langkah pertama untuk menambahkan data Detail Perkiraan yang lain atau berikutnya)

B. Cara Mengedit Data Detail Perkiraan – Klik menu Data Perkiraan � klik submenu Detail Perkiraan – Klik kanan data Nama Perkiraan yang akan diedit (pada tampilan Treeview) – Klik Edit � sesuaikan Nama Perkiraan yang akan diganti/edit

(Kode Detail Perkiraan tidak dapat diedit, bila ingin mengedit silahkan dengan cara hapus dulu secara urut dari yang terakhir, kemudian buat yang baru/ditambahkan)

– Klik tombol Simpan � Ok C. Cara Menghapus Data Detail Perkiraan

– Klik menu Data Perkiraan � klik submenu Detail Perkiraan – Klik kanan data Detail Perkiraan yang akan dihapus (pada tampilan Treeview) – Klik Hapus � klik Yes

D. Cara Menutup Form Detail Perkiraan

– Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

Ꮚ


Hal 32 dari 69

� Catatan Detail Perkiraan � Kode Detail Perkiraan diisi otomatis oleh TransPOS secara urut

Peringatan � Kode Detail Perkiraan tidak dapat diedit/diubah, bila ingin mengedit silahkan dengan cara

menghapus Nama Perkiraan secara urut dari yang terakhir !! � Detail Perkiraan tidak dapat dihapus bila sudah pernah dipakai transaksi (Saldo Awal & Jurnal

Umum) !! � Detail Perkiraan yang tidak perlu dibuat di COA (dibuat sistem) adalah

1. Laba/Rugi Periode Berjalan 2. Ikhtisar Rugi/Laba

3.7.4. SETTING PERKIRAAN

Setting Perkiraan diperlukan untuk mengarahkan (meng-link-kan) Perkiraan/Akun/Rekening ke Perkiraan yang telah ditentukan oleh TransPOS yang akan digunakan di Jurnal transaksi (Pembelian, Penjualan, Retur Jual Beli, Pembayaran Utang & Pelunasan Piutang). Misal: Perkiraan Kas atau Bank di Pembelian

- Penjelasan: Perkiraan Kas yang akan digunakan untuk mengeluarkan/membayar Uang ketika membeli/kulakan barang dari Supplier (Pembelian)

- Bisa pilih perkiraan Kas di Kas/Bank [Aset] di tab Pembelian yang sebelumnya sudah dibuat di Daftar Perkiraan (COA) (lanjutkan pilih untuk perkiraan-perkiraan lainnnya)

- Klik tombol Simpan

Peringatan � Sangat kami sarankan apabila sudah digunakan untuk transaksi, jangan mengubah link ke

perkiraan lain. � Apabila link perkiraan diganti/diubah maka konsekwensinya adalah akan ada 2 (dua)

perkiraan.

� Catatan Setting Perkiraan

� Setting Perkiraan untuk masing-masing perkiraan sudah di-link-kan oleh TransPOS (secara default/otomatis) � Untuk Jenis Perkiraan Kas/Bank [Aset]

nantinya khusus di form Pembelian, Pembayaran Hutang, Penjualan & Pelunasan Piutang bisa memilih lagi perkiraan Kas/Bank (dengan tujuan lebih memudahkan User dalam transaksi)

剨Ӏ


Hal 33 dari 69

4. TRANSAKSI-TRANSAKSI 4.1. STOK/ PERSEDIAAN

4.1.1. Stok Awal

Stok awal adalah proses mengisi/mencatat jumlah stok/persediaan yang ada ke dalam program TransPOS. Stok awal digunakan untuk usaha/toko yang sudah berjalan atau sudah mempunyai stok barang baik itu di toko atau di gudang. Caranya sebagai berikut: – Klik menu Persediaan � klik Stok Awal – Pilih Lokasi � pilih Kategori barang untuk memilih 1 kategori (bila memilih semua

kategori: klik kotak cek � semua) � klik tombol Tampilkan – Ketikkan jumlah stok pada kolom Jumlah untuk masing-masing barang Bila akan membuat stok untuk semua barang dengan jumlah sama, caranya: ketik pada

kotak Jumlah � klik tombol Samakan Jumlah – Klik tombol Simpan � klik Ok

� Catatan Stok Awal � Stok Awal barang dilakukan untuk semua barang dalam 1 kategori � Barang tidak akan tampil lagi jika sudah melakukan stok awal, kecuali barang baru yang

dimasukkan lagi dari master barang � Bila barang tidak muncul atau sudah stok awal, silahkan stok opname untuk penyesuaian

jumlah stok selanjutnya.

� Catatan Rekap Stok Awal � Stok Awal masing-masing Barang nantinya ditotal atau direkap & kemudian

dimasukkan/dientry dalam Saldo Awal di perkiraan Persediaan Barang Dagangan � Cara memasukkan ke Saldo Awal:

Klik menu Jurnal � klik sub menu Saldo Awal � klik perkiraan Persediaan Barang

Dagangan � isikan nilai/jumlah rekapnya � Cara lihat Rekap/Total Saldo Awal:

Klik menu Laporan � klik sub menu Persediaan � klik Nilai Persediaan Barang � klik kotak cek Semua (sebelah kanan Kategori) � klik Semua (sebelah kanan

Konsinyasi) � lihat di Grand Total di kolom Nilai Stok (halaman terakhir)

TransPOS memberikan kemudahan dalam pengelolaan Stok/Persediaan yaitu

Anda bisa melewati proses Stok Awal Anda bisa langsung melakukan transaksi Pembelian dan atau Penjualan, nantinya Stok/Persediaan

disesuaikan di proses Stok Opname

Namun agar Harga Pokok Penjualan (HPP) benar & valid, lakukanlah Stok Awal !!


Hal 34 dari 69

4.1.2. Mutasi Stok

Fitur ini digunakan untuk memindahkan stok/barang antar lokasi penyimpanan barang (bila mempunyai lebih dari 1 lokasi penyimpanan). Lokasi penyimpanan barang ini bisa Gudang, Toko atau yang lainnya. Caranya: – Klik menu Persediaan � klik Mutasi Stok – Pilih Lokasi Asal � lalu pilih Lokasi Tujuan – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � pilih barang � lalu tekan Enter)

– Ketikkan jumlah barang yang akan dimutasi (Jml Mutasi) – Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila mutasi barang lebih dari 1 macam) – Klik tombol Simpan � klik OK

4.1.3. Stok Opname

Stok opname adalah proses penyesuaian jumlah stok/persediaan yaitu mencocokkan jumlah yang tercatat dalam di komputer dengan jumlah stok berdasarkan hasil perhitungan fisik barang.

a. Daftar Stok Opname

– menampilkan stok opname berdasarkan periode waktu

: pilih Tahun atau Tanggal (range tanggal)

– menampilkan seluruh data stok opname hari ini

– menampilkan seluruh data stok opname bulan ini

– mengurutkan daftar stok opname

– menavigasi data stok opname

: klik option Hari ini : klik option Bulan ini : klik pada judul kolom pada grid/table

: klik tombol panah pada bagian kanan bawah

b. Stok Opname

– Klik menu Persediaan � klik submenu Daftar Stok Opname � klik tombol Tambah – Pilih Lokasi � Tanggal stok opname bila diperlukan (default = tgl sekarang) – Masukkan barang : tekan Enter atau Scan (dengan Barcode scanner) – Sesuaikan jumlah fisik barang sebenarnya di kolom Jml Fisik � Enter � lalu tekan

Simpan (bila barang telah disesuaikan jumlahnya semua) – Klik tombol Close untuk menutup

剨Ӏ


Hal 35 dari 69

� Catatan Stok Opname

� Stok Opname dilakukan per Barang

Peringatan Syarat Stok Opname adalah bila telah melakukan transaksi sebagai berikut: 1. Stok Awal, atau 2. Pembelian & Pembelian yang dibatalkan, atau 3. Penjualan & Penjualan yang dibatalkan, atau 4. Pemesanan Barang (PO) & Pemesanan Barang (PO) yang dibatalkan, atau 5. Pesanan Barang (SO) & Pesanan Barang (SO) yang dibatalkan

剨Ӏ


Hal 36 dari 69

4.2. PEMBELIAN

4.2.1. Pemesanan Barang (PO)

Digunakan unuk mencatat Pemesanan Pembelian Barang (Purchase Order) ke Supplier, Distributor atau Pabrik, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai Pembelian. A. Mencatat Pemesanan Barang

– Klik menu Pembelian � klik submenu Pemesanan Barang (PO) – Pilih Supplier � No. PO (otomatis diisi oleh TransPOS) – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � pilih barang � lalu tekan Enter)

– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) (Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)

– Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan – Klik OK

B. Edit & Hapus Data Pemesanan Barang

Fitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya: – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Pemesanan Barang – Cari data Pemesanan Barang berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal),

No. Faktur atau Supplier – Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan diedit/hapus � klik Edit/Hapus – Klik tombol Simpan � klik OK

C. Menjadikan Pemesanan Barang sebagai Pembelian

– Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Pemesanan Barang – Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian � klik Jadikan

Nota Pembelian – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc

%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) --- bila ada yang perlu disesuaikan – Penyesuaian Jenis Barang:

A. Untuk menambah barang lagi: Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawah di keyboard � cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � pilih barang � lalu tekan Enter atau Double Click)

B. Untuk mengurangi barang yang ada: Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus � tekan tombol Ctrl + Del � Ok

– Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan � ketikkan jumlah uang pembayaran

– Pastikan tanda cek � apabila ingin mencetak/print Purchase Order – Klik tombol Simpan � klik OK

D. Cetak Pemesanan Barang (PO)

Fitur cetak di Daftar Pemesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atau untuk keperluan arsip. Ukuran kertas cetak Pemesanan Barang Full A4(Qwarto), caranya: – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Pemesanan Barang – Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian � klik Print – Klik tombol Print � sesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak � klik OK – Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close

4.2.2. Pembelian

Transaksi-transaksi pembelian dilakukan di form pembelian secara garis besar meliputi: a. Tunai b. Kredit c. Lain-lain

剨Ӏ


Hal 37 dari 69

Tampilan: Form Pembelian

A. Pembelian Tunai

– Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard – Pilih Supplier � ketikkan No. Faktur (maks. 10 digit) dari supplier � pilih Lokasi

penyimpanan (default: Gudang) – Masukkan barang: tekan Enter & cari atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � lalu tekan Enter)

– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) (Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)

– Jumlah uang pembayaran otomatis terisi – Klik tombol Simpan � klik OK (layar otomatis akan kosong)

B. Pembelian Kredit – Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard – Pilih Supplier � ketikkan No. Faktur dari supplier � pilih Lokasi penyimpanan

(default: Gudang) – Klik menu Jenis Transaksi � pilih Kredit � pilih Tanggal Tempo � pilih Tanggal – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � lalu tekan Enter)

– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) (Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)

– Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan � ketikkan jumlah uang muka Anda

– Klik tombol Simpan � klik OK (layar otomatis akan kosong)

剨Ӏ


Hal 38 dari 69

Peringatan � Bila melakukan pembelian & Harga Beli (Hrg Satuan) berubah naik/turun, maka di

TransPOS akan sbb: o Harga Jual tidak berubah/tetap jika Harga Beli (Hrg Satuan) tidak lebih besar atau

sama dengan Harga Jual o Harga Jual otomatis berubah berdasarkan % markup jika Harga beli lebih besar atau

sama dengan Harga Jual lama � Selalu lihat Harga Jual bila Harga Beli berubah, sesuaikan jika perlu !

C. Lain-lain

a. Hapus Item Barang – Klik pada item barang yang dimaksud � tekan Ctrl + Del � klik OK

b. Memilih Supplier

– Bila supplier sudah banyak gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

c. Menambah Supplier Baru Program TransPOS mengijinkan menambah Supplier Baru di Form Pembelian untuk memperlancar proses transaksi, caranya:

– Klik klik tombol � lalu klik tombol Baru – Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp � Simpan � double klik

Supplier baru pada grid/tabel

d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur) – Diskon Faktur di TransPOS 2011 Enterprise dinonaktifkan, dengan pertimbangan

Usaha Retail umumnya diskon yang digunakan adalah Diskon per Barang

e. Memasukkan Diskon per Barang – Ketikkan persentase di kolom Disc % pada barang yang dimaksud

f. Memasukkan PPn – Klik kotak PPn [%] atau tekan tombol F3 di keyboard � lalu masukkan jumlah

persentase PPn di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn di kotak sebelah kanan

g. Memasukkan PPn BM – PPnBM di TransPOS 2011 Enterprise dinonaktifkan, dengan pertimbangan Usaha

Retail umumnya tidak digunakan.

h. Mengedit Harga Bertingkat TransPOS memberikan fasilitas mengedit Harga bertingkat (MarkUp & Harga Jual) dari Form Pembelian, caranya: – Letakkan pointer mouse di kolom MarkUp 1, lalu pointer mouse geser ke kanan – Edit markup & harga jual bertingkat sesuai kolomnya

i. Daftar Data Pembelian – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Pembelian – Cari pembelian berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur

atau Supplier D. Print Faktur Beli

Cara mencetak Faktur Pembelian adalah sebagai berikut: – Klik menu Pembelian � klik Daftar Pembelian – Cari pembelian berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau

Supplier – Klik kanan pembelian yang diinginkan � klik Print Faktur

– Klik tombol Print untuk mencetak Faktur

– Klik tombol Close � lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup faktur

剨Ӏ


Hal 39 dari 69

E. Edit Data Pembelian

Cara mengedit data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik Menu Jurnal � klik Daftar Jurnal – Cari data Pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Jurnal,

Keterangan atau jenis Jurnal) – Klik kanan data Pembelian yang akan diedit (pada table/grid) � klik Unposting (bila

status sudah diposting) � klik Hapus – Klik menu Pembelian � klik Daftar Pembelian – Cari data pembelian (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier) – Klik kanan data pembelian yang akan diedit � klik Unposting � klik Ya – Klik kanan lagi data pembelian yang akan diedit � klik Edit � sesuaikan bagian yang

ingin diedit – Klik tombol Simpan � klik Ok

F. Hapus Data Pembelian

Cara menghapus data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik Menu Jurnal � klik Daftar Jurnal – Cari data Pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Jurnal,

Keterangan atau jenis Jurnal) – Klik kanan data Pembelian yang akan dihapus (pada table/grid) � klik Unposting (bila

status sudah diposting) � klik Hapus – Klik menu Pembelian � klik Daftar Pembelian – Cari data pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range waktu), No. Faktur

atau Supplier) – Klik kanan data pembelian yang akan dihapus � klik Unposting � klik Ya – Klik kanan lagi data pembelian yang akan dihapus � klik Hapus � klik Yes � klik Ok

� Catatan Pembelian

� Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan

memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai � Apabila pada item barang tersebut sudah ada harga bertingkat, maka baris barang

tersebut akan diblok biru muda & muncul pesan dibagian bawah berwarna merah

� TransPOS mengijinkan Anda menambah Data Master barang di Form Pembelian � klik tombol Tambah Barang

� TransPOS memberikan informasi Harga Beli Netto di bagian atas Form Pembelian 3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1: Misal ada pembelian Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita masukkan sebagai berikut: – Ketik jumlah pembelian (ketik: 5) � ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) �

ketik Kode Barang � Enter contoh: 5*8990121011073

– Ketik jumlah pembelian (ketik: 5) � ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) � masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner contoh: 5*(Scan barcode)

– Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang sebanyak 5x

Tombol Cepat (keyboard):

– F3 – F4 – F9 – Ctrl + Del – Enter

– ←↑↓→

: PPn : Diskon Total : Bersihkan/kosongkan Layar : Hapus item pembelian : Jalankan atau eksekusi : Pilih atau geser

剨Ӏ


Hal 40 dari 69

4.2.3. Retur Beli

A. Daftar Retur Beli – menampilkan retur berdasarkan

periode waktu : pilih Tahun atau Tanggal (range tanggal)

– menampilkan seluruh data retur hari ini

– menampilkan seluruh data retur bulan ini

– mengurutkan daftar retur

– menavigasi data retur

: klik option Hari ini : klik option Bulan ini : klik pada judul kolom pada grid/table

: klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Retur Beli

– Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Retur Pembelian � klik tombol Retur – Pilih Supplier � pilih No. Faktur � pilih Tgl Retur – Pilih barang mana yang akan diretur � ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur – Setelah yakin jumlah barang yang diretur � klik tombol Lanjut � klik tombol Simpan

(layar akan otomatis kosong) – Klik tombol Close untuk menutup

C. Cetak Retur Beli – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Retur Pembelian – Klik kanan data No. Faktur Beli yang ingin di cetak � klik Print – Klik tombol Print � pilih Jenis Printer & settinglah printer � pilih Ok – Klik tombol Close untuk menutup

� Catatan Retur Beli � Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur

sebelum disimpan � Untuk membatalkan atau mengosongkan layar � klik tombol Batal

Peringatan

� Retur Beli tidak dapat diedit ! � Apabila jumlah Retur Beli terjadi kesalahan (lebih banyak), maka lakukan Pembelian lagi

sejumlah kelebihannya. � Apabila jumlah Retur Beli terjadi kesalahan (lebih kecil/kurang), maka lakukan Retur Beli lagi

sejumlah kekurangannya.

剨Ӏ


Hal 41 dari 69

4.2.4. Hutang & Konsinyasi

A. Daftar Hutang & Konsinyasi – menampilkan data Hutang &

Konsinyasi berdasarkan Faktur – menampilkan data Hutang &

Konsinyasi berdasarkan Supplier – mengurutkan data Hutang &

Konsinyasi

: klik pilihan Faktur Beli � pilih kriteria Hutang atau Konsinyasi � ketikkan no. faktur � Enter : klik pilihan Supplier � � pilih kriteria Hutang atau Konsinyasi � ketikkan nama supplier � Enter : klik pada judul kolom pada grid/tabel

– menavigasi data hutang : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Pembayaran Hutang & Hutang Konsinyasi – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Hutang & Konsinyasi � klik tombol

Pembayaran – Pilih Tanggal Pembayaran � pilih Jenis Transaksi (Hutang atau Konsinyasi) �

pilih Supplier � lalu klik tombol Tampilkan – Klik opsi Kas atau Bank � pilih Nama Perkiraan Kas/Bank (yang digunakan untuk

membayar pembelian) – Ketikkan jumlah uang yang Anda bayarkan di kolom Uang Bayar – Pilih No Faktur mana yang akan dibayar pada tabel sebelah kiri � lalu klik tombol

atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dibayar) – Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan �

klik tombol atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk membatalkan)

– Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dibayar � klik tombol Simpan � klik OK

– Klik tombol Close untuk menutup

C. Edit Pembayaran Hutang & Hutang Konsinyasi – Klik Menu Jurnal � klik Daftar Jurnal – Cari data Pembayaran Hutang (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range waktu),

No. Jurnal, Keterangan atau jenis Jurnal: Pelunasan/Pembayaran)

剨Ӏ


Hal 42 dari 69

– Klik kanan data Pelunasan/Pembayaran yang akan dihapus (pada table/grid) � klik Unposting (bila status sudah diposting) � klik Hapus � klik Ok

– Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Hutang & Konsinyasi – Klik kanan data Pembayaran Hutang di Detail Pembayaran (tabel bawah) yang akan

diedit � klik Hapus – Lakukan Pembayaran Hutang kembali (seperti poin B di atas) sesuai dengan Jumlah

dan atau No. Faktur yang benar

D. Hapus Pembayaran Hutang & Hutang Konsinyasi Hati-hati menghapus Pembayaran Hutang & Hutang Konsinyasi (hanya jika sangat diperlukan saja) ! ! – Klik Menu Jurnal � klik Daftar Jurnal – Cari data Pembayaran Hutang (berdasarkan Tanggal (range waktu), No. Jurnal,

Keterangan atau jenis Jurnal: Pelunasan/Pembayaran) – Klik kanan data Pelunasan/Pembayaran yang akan dihapus (pada table/grid) � klik

Unposting (bila status sudah diposting) � klik Hapus � klik Ok – Klik menu Pembelian � klik submenu Daftar Hutang & Konsinyasi – Klik kanan data Pembayaran Hutang di Detail Pembayaran (tabel bawah) yang akan

diedit � klik Hapus

� Catatan Pembayaran Hutang & Konsinyasi

� Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Supplier � klik tombol Cari � Untuk membatalkan atau mengosongkan layar � klik tombol Batal � Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang digunakan untuk

membayar hutang ke supplier � Jumlah pembayaran hutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan � Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih

dari jumlah hutang)

剨Ӏ


Hal 43 dari 69

4.3. PENJUALAN

4.3.1. Pesanan Barang (SO)

Digunakan unuk mencatat Pesanan Penjualan Barang (Sales Order) dari Pelanggan atau Konsumen, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai penjualan.

A. Mencatat Pesanan Barang – Klik menu Penjualan � klik submenu Pesanan Barang (SO) – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan � ketik No. SO

dari pelanggan � pilih Pelanggan (default: umum) � pilih Jenis Print out (jika belum pernah disetting diawal)

– Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � pilih barang � lalu tekan Enter)

– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga Jual Satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) (Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)

– Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan – Klik OK

B. Edit & Hapus Data Pesanan barang Fitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya: – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Pesanan Barang (SO) – Cari data Pesanan Barang berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No.

Faktur atau Pelanggan – Klik kanan data Pesanan Barang yang akan diedit/hapus � klik Edit/Hapus – Klik tombol Simpan � klik OK

C. Menjadikan Pesanan Barang sebagai Penjualan – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Pesanan Barang – Klik kanan data Pesanan Barang yang akan dijadikan Penjualan � klik Jadikan Nota

Penjualan – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %),

Diskon Uang (Disc Rp) --- bila ada yang perlu disesuaikan – Penyesuaian Jenis Barang:

A. Untuk menambah barang lagi: Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawah di keyboard � cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � pilih barang � lalu tekan Enter atau Double Click)

B. Untuk mengurangi barang yang ada: Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus � tekan tombol Ctrl + Del � Ok

– Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan � ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli

– Pastikan tanda cek � apabila ingin mencetak/print Sales Order – Klik tombol Simpan � klik OK

D. Cetak Pesanan Barang (SO) Fitur cetak di Daftar Pesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atau untuk keperluan arsip. Ada pilihan cetak Pesanan Barang yaitu Kecil (½ A4/Qwarto & A4/Qwarto Full), caranya: – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Pesanan Barang – Klik kanan data Pesanan Barang yang akan dijadikan Penjualan � klik Print � klik

Kecil/Besar – Klik tombol Print � sesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak � klik OK – Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close

� Catatan Cetak Pesanan Barang Langsung dari Form Pesanan Barang (SO)) � Untuk mencetak Pesanan Barang (SO) langsung sewaktu memasukkan Pesanan Barang (SO): pilih

Jenis Printer di Print SO Kecil atau Print SO Besar di form Pesanan Barang (SO) � Caranya lihat Setting Printer di hal 13

剨Ӏ


Hal 44 dari 69

4.3.2. Penjualan (Kasir)

Transaksi-transaksi penjualan dilakukan di form penjualan (Kasir) secara garis besar meliputi: a. Tunai b. Kredit c. Pending/ Hold Penjualan d. Lain-lain e. Print Faktur Jual

Tampilan: Form Penjualan/Kasir Full Screen

Tampilan: Form Penjualan/Kasir Lengkap (setelah di klik tombol Fold Panel)

剨Ӏ


Hal 45 dari 69

A. Penjualan Tunai – Klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan � pilih tipe Harga

Jual (Umum atau Pelanggan) � pilih Pelanggan (default: umum) � Jenis Transaksi (default: Tunai) � pilih Jenis Printer/Print out (jika belum pernah disetting diawal)

– Pilih Lokasi penyimpanan (default: Toko) � pilih Sales (bila menggunakan Salesman) – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang/jasa di form pencarian barang � pilih barang � lalu tekan Enter)

– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) (Cari & Masukkan atau Scan Barcode barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)

– Klik & isi kotak Diskon Faktur atau tekan tombol F12 (bila ada/diberikan Diskon Total) – Klik kotak check PPn (bila ditambah/dikenakan PPn) – Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan �

ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli – Pastikan tanda cek � apabila ingin mencetak/print Struk/Nota atau Faktur Penjualan – Klik tombol Simpan � klik OK

B. Penjualan Kredit

– Klik menu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan � pilih tipe Harga

Jual (Umum atau Pelanggan) � pilih Pelanggan (default: umum) � pilih Jenis Printer/Print out (jika belum pernah disetting diawal)

– Klik menu combo Jenis Transaksi � pilih Kredit – Klik menu combo Tanggal Tempo � pilih Tanggal – Pilih Lokasi penyimpanan (default: Toko) � pilih Sales (bila menggunakan Salesman) – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang/jasa di form pencarian barang � lalu tekan Enter)

– Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) (Cari & Masukkan atau Scan Barcode barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)

– Klik & isi kotak Diskon Faktur atau tekan tombol F12 (bila ada/diberikan Diskon Total) – Klik kotak check PPn (bila ditambah/dikenakan PPn) – Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard

sebelah kanan � ketikkan jumlah uang muka dari pembeli – Pastikan tanda cek � apabila ingin mencetak/print Struk/Nota atau Faktur Penjualan – Klik tombol Simpan � klik OK

C. Pending/ Hold Penjualan

Pending penjualan dilakukan apabila saat terjadi antrian di kasir, ada pembeli A yang sedang dimasukkan barang belanjanya namun akan menambah barang lain selain barang yang sudah dibawanya. Sebagian barang yang dibeli tersebut sudah dimasukkan oleh kasir di komputer. Supaya pembeli lain dalam antrian tetap bisa dilayani tanpa menunggu pembeli A tadi mengambil barang yang diinginkan maka program TransPOS menyediakan fasilitas pending penjualan. – Tekan tombol F8 pada keyboard – Masukkan angka di No Simpan untuk disimpan sementara (misal: di angka 1) �

Enter � klik OK � klik tombol Close – Lalu layar kasir akan kosong, Catat/Hafalkan angka untuk Pembeli A, pembeli lain bisa

dilayani dulu – Seteleh pembeli A tadi kembali � tekan tombol F8 – Ketikkan angka yang dicatat tadi di kotak No Ambil � tekan Enter � klik OK – Lanjutkan memasukkan barang lain untuk pembeli A

剨Ӏ


Hal 46 dari 69

� Catatan Pending � Kotak angka pending yang belum terisi berwarna Hijau � Kotak angka pending yang terisi pending berwarna Merah � Fasilitas pending ini bisa dipakai untuk memasukkan tagihan/bill di Rumah Makan, Resto & Cafe. Kotak-

kotak angka pending penjualan bisa dianggap sebagai Nomer Meja. Gabung Struk/Nota (Join Bill) Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan tagihan (bill) beberapa meja pada rumah makan, cafe, resto, dll yang telah disimpan dengan fasilitas Pending/Hold. Misal kita akan menggabungkan No. Meja 1, 2 & 3 caranya sebagai berikut: – Tekan tombol F8

– Ketikkan No. Meja 1 di kotak No Ambil � tekan Enter � klik OK

Ulangi untuk No Meja 2 & 3 (tekan F8 lagi dst) – Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan � ketikkan jumlah uang

pembayaran – Klik tombol Simpan (nota/struk akan tercetak) � klik OK

D. Harga Jual Pelanggan Harga Jual Pelanggan digunakan di transaksi Penjualan untuk Pelanggan dengan Harga Khusus (lebih murah dibanding Harga Jual Pelanggan Umum). Harga Jual Pelanggan ini digunakan berdasarkan Status Pelanggan atau Member (bukan berdasarkan quantity Penjualan atau harga bertingkat). Cara 1 :

– Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan – pilih tipe Harga Jual: Pelanggan � cari & pilih Nama Pelanggan – lanjutkan transaksi Penjualan

Cara 2 : – tekan tombol F3 (di keyboard) – pilih Jenis Transaksi: Tunai atau Kredit (default: Tunai) – ketik Kode Member (Nomer Pelanggan Khusus/Member) � tekan Enter (bisa juga dengan Scan Barcode Kartu Member - bila ada)

– lanjutkan transaksi Penjualan

� Catatan Harga Jual Pelanggan (Khusus) � Harga Jual yang digunakan dalam Harga Jual Pelanggan berdasarkan setting yang telah

ditentukan & dipilih di Master Pelanggan & Master Barang & Jasa

� Sebelum ketik/scan kode, untuk membatalkan tekan tombol ESC (Escape) atau F3 (di keyboard)

E. Lain-lain

a. Hapus Item Barang/Jasa – Klik kanan pada barang yang dimaksud � klik Hapus Item Penjualan – atau klik pada item barang yang dimaksud � tekan Ctrl + Del � klik OK

b. Memilih Pelanggan – Klik tombol Fold Panel � klik di menu Pelanggan � pilih pelanggan yang

dicari

– Bila pelanggan sudah banyak, gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

剨Ӏ


Hal 47 dari 69

c. Menambah Pelanggan Baru Program TransPOS mengijinkan menambah Pelanggan Baru di Form Penjualan/Kasir untuk memperlancar proses transaksi, caranya: – Klik tombol Fold Panel � lalu klik tombol Baru – Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp � Simpan � double klik

Pelanggan yang baru saja ditambahkan pada grid/tabel

d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur) – Klik kotak Diskon Rp atau tekan tombol F12 di keyboard – Masukkan jumlah persentase diskon di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah

uang diskon di kotak sebelah kanan

e. Memasukkan Diskon per Barang – Ketikkan persentase di kolom Disc (%) pada barang yang dimaksud – atau ketikkan jumlah uang diskon di kolom Disc (Rp) pada barang yang dimaksud

f. Merubah Harga Satuan Untuk keperluan khusus, program TransPOS memberikan fasilitas rubah harga jual satuan, caranya: – Klik di kolom Harga satuan (Harga) pada barang yang dingin dirubah � ganti

harganya � tekan Enter atau geser pointer mouse

� Catatan Harga Satuan � Apabila harga pengganti lebih kecil daripada harga jual barang maka akan muncul

Peringatan berwarna merah di atas, sebagai indikator supaya apabila perubahan harga satuan itu dilakukan tidak sengaja/keliru maka ada peringatan. � Harga Satuan bisa diubah/edit bila di menu “Setting” & submenu “Setting Program” &

tab/opsi “Setting” diberi tanda Cek (centang) di Harga Jual (pd form Penjualan) bisa diedit

g. Tidak mencetak Nota/struk Biasanya untuk keperluan efisiensi atau bila tidak diminta oleh pembeli, Nota/Struk tidak di cetak/print. – Hilangkan tanda cek/centang di kotak Print (sebalah kiri tombol Simpan)

h. Print Ulang Nota/Struk Print ulang ini adalah fasilitas mencetak kembali Nota/struk yang baru saja diprint. Biasanya digunakan apabila pada waktu cetak/print printer ada masalah atau pita habis, caranya: – Klik kanan di tabel/grid di Form Penjualan/Kasir � klik Print Ulang

i. Daftar Penjualan – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Penjualan – Cari data penjualan berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No.

Faktur atau Pelanggan E. Print Faktur Jual

Cara mencetak Faktur Penjualan adalah sebagai berikut: – Klik menu Penjualan � klik Daftar Penjualan – Cari penjualan berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau

Pelanggan – Klik kanan Penjualan yang diinginkan � klik Print Faktur � klik Kecil (½ Qwarto/A4)

atau Besar (Qwarto/A4 Full)

– Klik tombol Print untuk mencetak Faktur

– Klik tombol Close � lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup faktur

� Catatan Cetak Faktur Jual (Langsung dari Penjualan/Kasir)

� Untuk mencetak Faktur Penjualan langsung dari Penjualan/Kasir: pilih Jenis Printer di Faktur Kecil atau Faktur Besar di form Penjualan/Kasir

� Caranya lihat Setting Printer di hal 13-16

剨Ӏ


Hal 48 dari 69

F. Edit Data Penjualan Cara mengedit data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik Menu Jurnal � klik Daftar Jurnal – Cari data Penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Jurnal,

Keterangan atau jenis Jurnal) – Klik kanan data Penjualan yang akan diedit (pada table/grid) � klik Unposting (bila

status sudah diposting) � klik Hapus – Klik menu Penjualan � klik Daftar Penjualan – Cari data penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range waktu), No. Faktur

atau Pelanggan) – Klik kanan data penjualan yang akan diedit � klik Unposting � klik Ya – Klik kanan lagi data penjualan yang akan diedit � klik Edit � sesuaikan bagian yang

ingin diedit – Klik tombol Simpan � klik Ok

G. Hapus Data Penjualan

Cara menghapus data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik Menu Jurnal � klik Daftar Jurnal – Cari data Penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Jurnal,

Keterangan atau jenis Jurnal) – Klik kanan data Penjualan yang akan dihapus (pada table/grid) � klik Unposting (bila

status sudah diposting) � klik Hapus – Klik menu Penjualan � klik Daftar Penjualan – Cari data penjualan (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau

Pelanggan) – Klik kanan data penjualan yang akan dihapus � klik Unposting � klik Ya – Klik kanan lagi data penjualan yang akan dihapus � klik Hapus � klik Yes � klik Ok

� Catatan Penjualan

� No Faktur diisi otomatis oleh sistem � Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Apabila Pelanggan tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya

sebagai pelanggan Umum � Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan

memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai � Apabila Jenis Printer tidak dipilih, secara default TransPOS akan memilih jenis

printer Parallel Epson � Secara default TransPOS memberikan tanda cek/centang pada kotak Print � Untuk menyembunyikan panel atas klik tombol Fold Panel Vertical

3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1: Misal ada penjualan Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita masukkan sebagai berikut: – Ketik jumlah penjualan (ketik: 5) � ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) � ketik

Kode Barang � Enter contoh: 5*8990121011073

– Ketik jumlah penjualan (ketik: 5) � ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) � masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner contoh: 5*(Scan barcode)

– Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang sebanyak 5x

Tombol Cepat (keyboard):

– F3 – F8 – F9 – F11

: Harga Pelanggan/Member : Pending/ Hold : Bersihkan Layar : Buka Cash Drawer (tanpa transaksi penjualan) – tanpa Driver Printer

剨Ӏ


Hal 49 dari 69

– F12 – + (plus) – Ctrl + Del – Enter

– ←↑↓→

: Diskon Total : Uang Bayar (tunai) atau Uang Muka (kredit) : Hapus item penjualan : Jalankan atau eksekusi : Pilih atau geser

4.3.3. Retur Jual

A. Daftar Retur Jual – menampilkan retur berdasarkan

range tanggal

: klik tanggal awal di Dari Tanggal � lalu klik tanggal akhir di Sampai Tanggal � klik di salah satu judul kolom

– menampilkan seluruh data retur hari

ini – menampilkan seluruh data retur

bulan ini – mengurutkan daftar retur – menavigasi data retur

: klik option Hari ini : klik option Bulan ini : klik pada judul kolom pada grid/tabel : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Retur Jual – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Retur Penjualan � klik tombol Retur – Pilih Pelanggan � pilih No. Faktur � pilih Tgl Retur – Pilih barang mana yang akan diretur � ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur – Setelah yakin jumlah barang yang diretur � klik tombol Lanjut � klik tombol Simpan

(layar akan otomatis kosong) – Klik tombol Close untuk menutup

C. Cetak Retur Jual – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Retur Penjualan – Klik kanan data No. Faktur Jual yang ingin di cetak � klik Print – Klik tombol Print � pilih Jenis Printer & settinglah printer � pilih Ok – Klik tombol Close untuk menutup

� Catatan Retur Jual � Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur

sebelum disimpan � Untuk membatalkan atau mengosongkan layar � klik tombol Batal

剨Ӏ


Hal 50 dari 69

Peringatan

� Retur Jual tidak dapat diedit ! � Apabila jumlah Retur Jual terjadi kesalahan (lebih banyak), maka lakukan Penjualan lagi

sejumlah kelebihannya. � Apabila jumlah Retur Jual terjadi kesalahan (lebih kecil/kurang), maka lakukan Retur Jual lagi

sejumlah kekurangannya.

4.3.4. Piutang

A. Daftar Piutang – menampilkan piutang berdasarkan

Faktur – menampilkan piutang berdasarkan

Pelanggan – mengurutkan daftar piutang

: klik pilihan Faktur � ketikkan no. faktur � Enter : klik pilihan Pelanggan � ketikkan nama pelanggan � Enter : klik pada judul kolom pada grid/tabel

– menavigasi data piutang : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Pelunasan Piutang – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Piutang � klik tombol Pelunasan – Pilih Tanggal Pelunasan � pilih Pelanggan � lalu klik tombol Tampilkan – Ketikkan jumlah uang yang dibayarkan pembeli di kolom Uang Bayar – Klik opsi Kas atau Bank � pilih Nama Perkiraan Kas/Bank (yang digunakan untuk

menerima pelunasan piutang)

– Pilih No Faktur mana yang akan dilunasi pada tabel sebelah kiri � lalu klik tombol

atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dilunasi) – Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan, pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan � klik

tombol atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk membatalkan)

– Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dilunasi � klik tombol Simpan � klik OK – Klik tombol Close untuk menutup

Љ


Hal 51 dari 69

C. Edit Pelunasan Piutang – Klik Menu Jurnal � klik Daftar Jurnal – Cari data Pelunasan Piutang (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Jurnal,

Keterangan atau jenis Jurnal: Pelunasan/Pembayaran) – Klik kanan data Pelunasan yang akan dihapus (pada table/grid) � klik Unposting

(bila status sudah diposting) � klik Hapus � klik Ok – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Piutang – Klik kanan data Pelunasan Piutang di Detail Pelunasan (tabel bawah) yang akan

diedit � klik Hapus – Lakukan Pelunasan Piutang kembali (seperti poin B di atas) sesuai dengan Jumlah

dan atau No. Faktur yang benar

D. Hapus Pelunasan Piutang Hati-hati menghapus Pelunasan Piutang (hanya jika sangat diperlukan saja) ! ! – Klik Menu Jurnal � klik Daftar Jurnal – Cari data Pelunasan Piutang (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Jurnal,

Keterangan atau jenis Jurnal: Pelunasan/Pembayaran) – Klik kanan data Pelunasan yang akan dihapus (pada table/grid) � klik Unposting

(bila status sudah diposting) � klik Hapus � klik Ok – Klik menu Penjualan � klik submenu Daftar Piutang – Klik kanan data Pelunasan Piutang di Detail Pelunasan (tabel bawah) yang akan

diedit � klik Hapus

� Catatan Pelunasan Piutang

� Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) � Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Pelanggan � klik tombol Cari � Untuk membatalkan atau mengosongkan layar � klik tombol Batal � Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang diserahkan pelangan untuk

membayar piutang � Jumlah pembayaran piutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan � Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari

jumlah piutang)


Hal 52 dari 69

4.4. TRANSAKSI JURNAL

Jurnal Transaksi digunakan untuk memasukkan transaksi-transaksi (akuntansi) di luar transaksi Penjualan Retail. Jurnal Transaksi dalam TransPOS 2011 Enterprise terdiri dari: 1. Jurnal Umum 2. Jurnal Kas/Bank Masuk 3. Jurnal Kas/Bank Keluar 4. Pembelian Aset

Semua Data Jurnal belum masuk ke Laporan Keuangan sebelum diPosting. Cara Posting Jurnal, sbb: – Klik menu Jurnal � klik sub menu Daftar Jurnal – Tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword

– Klik kanan data yang akan diposting di grid/table � klik Posting Jurnal � klik Ok

(sangat dianjurkan proses posting dilakukan oleh 1 petugas khusus atau seorang accounting)

- Jurnal Penyesuaian dilakukan di Jurnal Umum - - Jurnal Penutup dilakukan otomatis oleh TransPOS ketika Tutup Tahun -

4.4.1. Jurnal Umum

Jurnal Umum digunakan untuk memasukkan/mencatat transaksi-transaksi umum, selain

dari transaksi Kas/Bank Masuk, Kas/Bank Keluar, Pembelian & transaksi Simpan Pinjam

Fungsi lain Jurnal Umum digunakan juga untuk mencatat Jurnal Penyesuaian.

A. Menambah/Mencatat Data Jurnal Umum

– Klik menu Jurnal � klik sub menu Jurnal Umum – Tanggal (default: hari ini – bisa disesuaikan dlm periode bulan berjalan) – Periode (default: sesuai periode bulan & tahun berjalan) – No Jurnal (otomatis) – Isikan No Bukti transaksi (bisa berupa No Nota, No Faktur, No Memo, dll) � Enter – Isikan Keterangan transaksi (sebagai nama/judul transaksi) � Enter – Isikan Detail transaksi (sebagai penjelasan rinci dari transaksi) � Enter 2x – Isikan Kata Kunci (berdasarkan Nama Perkiraan) � Enter – Pilih/klik Nama Perkiraan yang sesuai � Enter � Enter 1x & ketik/isikan jumlah

pada posisi Debet (atau Enter 2x & ketik/isikan jumlah pada posisi Kredit) � Enter (Ulangi langkah di atas untuk mengisikan Nama Perkiraan yang lainnya)

– Klik tombol Simpan � Ok

剨Ӏ


Hal 53 dari 69

– Klik tombol Close atau tekan tombol Esc keyboard (bila ingin menutup form karena tidak ada transaksi Jurnal Umum lagi)

B. Mengedit Data Jurnal Umum Klik menu Jurnal � klik submenu Daftar Jurnal � tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword � klik kanan data Jurnal Umum di grid/table � klik UnPosting � klik Ya � klik Edit � selesai edit klik Simpan

C. Menghapus Data Jurnal Umum Klik menu Jurnal � klik submenu Daftar Jurnal � tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword � klik kanan data Jurnal Umum di grid/table � klik UnPosting � klik Hapus � klik Ok

� Catatan Jurnal Umum � Mengedit jumlah/nilai di kolom Debet/Kredit tekan tombol F2 � Menghapus item Perkiraan (karena salah pilih) tekan tombol Alt + Delete

Peringatan

� Data Jurnal Umum belum masuk ke Laporan Keuangan (Akuntansi) sebelum di Posting !! � Jumlah total di kolom debet & kredit harus sama !!

4.4.2. Jurnal Kas/Bank Masuk

Jurnal Kas/Bank Masuk digunakan untuk memasukkan/mencatat transaksi-transaksi

umum, selain dari transaksi Umum, Kas/Bank Keluar, Pembelian & transaksi Simpan

Pinjam.

Fungsi Lain Jurnal Kas/Bank Masuk: 1. Koreksi nilai Jurnal Kas/Bank Keluar (jika nilainya salah/kelebihan) 2. Rekonsiliasi Bank

A. Menambah/Mencatat Data Jurnal Kas/Bank Masuk – Klik menu Jurnal � klik sub menu Jurnal Kas/Bank Masuk – Tanggal (default: hari ini – bisa disesuaikan dlm periode bulan berjalan) – Periode (default: sesuai periode bulan & tahun berjalan) – No Jurnal (otomatis) – Isikan No Bukti transaksi (bisa berupa No Nota, No Kwitansi, No Faktur, No Memo,

dll) � Enter – Isikan Keterangan transaksi (sebagai nama/judul transaksi) � Enter – Isikan Detail transaksi (sebagai penjelasan rinci dari transaksi) � Enter

剨Ӏ


Hal 54 dari 69

– Klik opsi Kas atau Bank � pilih Nama Perkiraan Kas/Bank – Double Klik di kolom Kode Perkiraan � Isikan Kata Kunci (berdasarkan Nama

Perkiraan) � Enter – Pilih/klik Nama Perkiraan yang sesuai � Enter 2x & ketik/isikan jumlah pada posisi

Kredit) � Enter – Klik tombol Simpan � Ok

– Klik tombol Close atau tekan tombol Esc keyboard (bila ingin menutup form karena tidak ada transaksi Kas/Bank Masuk lagi)

B. Mengedit Data Jurnal Kas/Bank Masuk

Klik menu Jurnal � klik submenu Daftar Jurnal � tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword � klik kanan data Kas/Bank Masuk di grid/table � klik UnPosting � klik Ya � klik Edit � selesai edit klik Simpan

C. Menghapus Data Jurnal Kas/Bank Masuk Klik menu Jurnal � klik submenu Daftar Jurnal � tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword � klik kanan data Kas/Bank Masuk di grid/table � klik UnPosting � klik Hapus � klik Ok

� Catatan Jurnal Kas/Bank Masuk

� Mengedit jumlah/nilai di kolom Kredit tekan tombol F2 � Menghapus Perkiraan (karena salah pilih) tekan tombol Alt + Delete

Peringatan

� Data Jurnal Kas/Bank Masuk belum masuk ke Laporan Keuangan (Akuntansi) sebelum di Posting !!

4.4.3. Jurnal Kas/Bank Keluar

Jurnal Umum Kas/Bank Keluar digunakan untuk memasukkan/mencatat transaksi-transaksi

umum, selain dari transaksi Umum, Kas/Bank Masuk, Pembelian & transaksi Simpan

Pinjam.

Fungsi Lain Jurnal Kas/Bank Keluar: 1. Koreksi nilai Jurnal Kas/Bank Masuk (jika nilainya salah/kelebihan) 2. Rekonsiliasi Bank

A. Menambah/Mencatat Data Jurnal Kas/Bank Keluar – Klik menu Jurnal � klik sub menu Jurnal Kas/Bank Keluar – Tanggal (default: hari ini – bisa disesuaikan dlm periode bulan berjalan) – Periode (default: sesuai periode bulan & tahun berjalan)

剨Ӏ


Hal 55 dari 69

– No Jurnal (otomatis) – Isikan No Bukti transaksi (bisa berupa No Nota, No Kwitansi, No Faktur, No Memo, dll) � Enter

– Isikan Keterangan transaksi (sebagai nama/judul transaksi) � Enter – Isikan Detail transaksi (sebagai penjelasan rinci dari transaksi) � Enter – Klik opsi Kas atau Bank � pilih Nama Perkiraan Kas/Bank – Double Klik di kolom Kode Perkiraan � Isikan Kata Kunci (berdasarkan Nama


Debet) � Enter – Klik tombol Simpan � Ok

– Klik tombol Close atau tekan tombol Esc keyboard (bila ingin menutup form karena tidak ada transaksi Jurnal Kas/Bank Keluar lagi)

B. Mengedit Data Jurnal Kas/Bank Keluar Klik menu Jurnal � klik submenu Daftar Jurnal � tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword � klik kanan data Kas/Bank Keluar di grid/table � klik UnPosting � klik Ya � klik Edit � selesai edit klik Simpan

C. Menghapus Data Jurnal Kas/Bank Keluar Klik menu Jurnal � klik submenu Daftar Jurnal � tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword � klik kanan data Kas/Bank Keluar di grid/table � klik UnPosting � klik Hapus � klik Ok

� Catatan Jurnal Kas/Bank Masuk


Peringatan

� Data Jurnal Kas/Bank Keluar belum masuk ke Laporan Keuangan (Akuntansi) sebelum di Posting !!

4.4.4. Jurnal Pembelian Aset

Jurnal Pembelian digunakan khusus untuk memasukkan/mencatat transaksi-transaksi

pembelian Aktiva/Aset (bukan transaksi Pembelian Barang Dagangan) baik secara Tunai

maupun Kredit. Misal: Pembelian Perlengkapan Kantor, Peralatan Kantor, Kendaraan, dll

Khusus untuk Pembelian Aktiva:

1. Supplies 2. Equipment 3. Fixed Asset

剨Ӏ


Hal 56 dari 69

A. Menambah/Mencatat Data Jurnal Pembelian – Klik menu Jurnal � klik sub menu Jurnal Pembelian – Tanggal (default: hari ini – bisa disesuaikan dlm periode bulan berjalan) – Periode (default: sesuai periode bulan & tahun berjalan) – No Jurnal (otomatis) – Isikan No Bukti transaksi (bisa berupa No Nota, No Kwitansi, No Faktur, No Memo,

dll) � Enter – Isikan Keterangan transaksi (sebagai nama/judul transaksi) � Enter – Isikan Detail transaksi (sebagai penjelasan rinci dari transaksi) � Enter – Klik opsi Kas atau Bank � pilih Nama Perkiraan Kas/Bank – Double Klik di kolom Kode Perkiraan � Isikan Kata Kunci (berdasarkan Nama


Debet) � Enter – Klik tombol Simpan � Ok

– Klik tombol Close atau tekan tombol Esc keyboard (bila ingin menutup form karena tidak ada transaksi Jurnal Umum lagi)

B. Mengedit Data Jurnal Pembelian

Klik menu Jurnal � klik submenu Daftar Jurnal � tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword � klik kanan data Pembelian di grid/table � klik UnPosting � klik Ya � klik Edit � selesai edit klik Simpan

C. Menghapus Data Jurnal Pembelian Klik menu Jurnal � klik submenu Daftar Jurnal � tampilkan data berdasarkan tanggal atau keyword � klik kanan data Pembelian di grid/table � klik UnPosting � klik Hapus � klik Ok

� Catatan Jurnal Pembelian


Peringatan

� Data Jurnal Pembelian belum masuk ke Laporan Keuangan (Akuntansi) sebelum di Posting !!

4.5. TRANSAKSI KASIR

Transaksi lain adalah transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Kasir namun selain transaksi penjualan. Berikut transaksi-transaksi tersebut:

4.5.1. Modal Kasir

Modal kasir adalah proses memasukkan sejumlah uang yang menjadi modal kasir berjualan yang ada di Cash Drawer. Modal kasir ini sebaiknya harus dicatat sebelum kasir bertugas, caranya: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas – Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah & ketikkan keterangan di kotak keterangan (misal:

"Modal Kasir A") � lalu klik tombol Modal � klik OK

� Catatan Modal Kasir

� Untuk menambah lagi modal kasir (bila ditambah/bila kurang), silahkan ulangi langkah di atas � Untuk mengurangi modal kasir (bila kelebihan), silahkan masukkan di jumlah dengan tanda minus

(-) di depan. Misal: -100000

剨Ӏ


Hal 57 dari 69

4.5.2. Pengeluaran Kasir

Pengeluaran Kasir adalah proses mencatat pengeluaran-pengeluaran lain yang diambilkan dari uang kasir (dalam Cash Drawer/Laci Kasir). Pengeluaran Kasir ini dicatat selama kasir bertugas. a. Menambah Pengeluaran Kasir

– Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas – Klik tombol Pengeluaran

– Pilih Nama Pos Pengeluaran – Isikan Keterangan (sebagai penjelasan transaksi) � isikan Jumlah � klik tombol

Simpan

b. Mengedit & Menghapus Pengeluaran Kasir – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas – Klik kanan data yang akan di edit/hapus pada tabel/grid Pengeluaran Kasir � klik

Unposting � klik Yes – Klik kanan lagi data yang akan di edit/hapus pada tabel/grid Pengeluaran Kasir � klik

Edit/Hapus – a. bila Edit, sesuaikan: Keterangan & Jumlah � klik Simpan

b. bila Hapus: klik Yes � klik Ok

� Catatan Pengeluaran Kasir

� Sebelum menambah Pengeluaran Kasir, terlebih dahulu membuat Nama Pos di Master Pos Kas

� Pengeluaran Kasir akan tercatat di Laporan Uang dlm Cash Drawer (pada Laporan Kasir) & di Laporan Rekapitulasi Saldo (pada Laporan Keuangan)

Peringatan � Dalam mengedit Pengeluaran Kasir, kata/teks “(Kasir)” di bagian Keterangan jangan diedit/dihapus � Data transaksi Pengeluaran Kasir yang bisa diedit/dihapus adalah data transaksi Kasir Aktif & pada

hari itu juga

4.5.3. Uang dalam Cash Drawer

Fasilitas ini adalah untuk memberikan laporan mengenai transaksi-transaksi yang dilakukan oleh Kasir saat dia bertugas yang menggunakan Uang dalam Cash Drawer, caranya: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir – Klik tab Laporan Kasir di bagian kiri atas � pilih Tanggal � pilih Kasir – Pilih Printer (bila memilih jenis printer Dengan Driver, maka akan preview dahulu) – Ketikkan jumlah riil uang dalam cash drawer di kotak Uang dlm Cash Drawer (diisi

sewaktu Kasir selesai bertugas) – Klik tombol Tampilkan – Klik tombol Print (bila ingin mencetak)

守Ӏ


Hal 58 dari 69

4.5.4. Laporan Penjualan Kasir

Laporan Penjualan Kasir digunakan untuk mengetahui transaksi-transaksi yang dilakukan oleh Kasir dalam periode tertentu dan lebih detail. Laporan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu per Kasir atau Total, dan dibagi lagi berdasarkan seabagai berikut: 1. Laporan per Nota/struk 2. Laporan Keuangan (Net Sales) 3. Laporan per Kategori Barang 4. Laporan Pengeluaran Kasir Cara mencetak Laporan Penjualan Kasir: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid � klik Laporan Kasir � klik tab Laporan Kasir – Sesuaikan Tanggal (default: hari ini) � sesuaikan Kasir (default: Kasir aktif) – Pilih Range Tanggal – Pilih Setting Printer (bila memilih Driver Disesuaikan Printer, maka akan muncul

preview dahulu) – Pilih jenis Laporan Kasir yang ingin dicetak, klik di tombolnya

� Catatan Uang dalam Cash Drawer � Laporan uang dalam cash

drawer dicetak menggunakan Printer Mini, sehingga mudah dilihat dan efisien.

� Catatan Laporan Penjualan Kasir � Laporan penjulan kasir dicetak

menggunakan Printer Mini dengan ukuran kertas: – kertas 75/76mm – kertas 58/60mm sehingga mudah dilihat dan efisien.

ⅴҿ


Hal 59 dari 69

5. TUTUP TAHUN Yang dimaksud Tutup Tahun adalah Tutup Pembukuan dalam periode 1 Tahun, dimana dilakukan di akhir tahun (31 Desember). Tutup Tahun berarti semua transaksi telah dianggap sah/valid dan setelah Tutup Tahun akan dipindahkan saldo hutang, piutang & konsinyasi ke saldo awal periode tahun berikutnya. Caranya: – Klik menu Tutup Tahun � klik tombol Cek Transaksi – Lihat pesan di kotak Cek Transaksi � bila ada pesan kesalahan, klik tombol Batal �

periksa kembali & betulkan traksaksi mana yang ada kesalahan (ulangi langkah dari atas/awal lagi)

– Klik tombol � pilih folder & ketik nama folder tempat file backup (default: di drive D) � klik Ok � klik tombol Simpan Backup

– klik tombol Tutup Tahun � klik Ok

Bila setelah Tutup Tahun ternyata masih ada yang perlu diedit/koreksi: – gunakan File Backup (restore) � ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke periode

sebelumnya atau tanggal, bulan & tahun dimana transaksi yang salah akan diedit – edit/koreksi transaksi yang ingin dibetulkan (langkah edit lihat di masing-masing jenis

transaksi) � ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke akhir tahun (31 Desember) � lakukan Tutup Tahun

– lalu ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke Tanggal, Bulan & Tahun sebenarnya – lanjutkan transaksi

� Catatan Tutup Tahun

� Sebelum Tutup Tahun pastikan semua transaksi telah di koreksi/cek dan disesuaikan.

Peringatan � Tutup Tutup Tahun harus dilakukan oleh 1 (satu) orang petugas khusus. � Proses Tutup Tahun tidak boleh ada komputer lain yang menjalankan TransPOS � Backup lah data sebelum Tutup Tahun untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

寘Ӏ


Hal 60 dari 69

6. LAPORAN-LAPORAN 6.1. JENIS LAPORAN

TransPOS 2011 Enterprise menyediakan fasilitas Laporan untuk terutama untuk kepentingan manajemen. Dengan fasilitas ini, diharapkan akan dapat membantu dalam pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Berikut laporan-laporan yang dapat diakses: A. Jenis-jenis Laporan

1. Persediaan a. Nilai Persediaan Barang b. Persediaan per Lokasi c. Stok di bawah Limit d. Daftar Stok & Harga Jual e. Barang tidak laku f. Mutasi g. Stok Opname h. Kartu Stok

2. Pembelian

a. Pembelian Total b. Pembelian Detail c. Pembelian per Supplier d. Pembelian per Kategori e. Retur Beli f. Pemesanan Barang (PO)

3. Hutang

a. Hutang & Konsinyasi per Supplier b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi c. Analisa Umur Hutang

4. Penjualan

a. Penjualan Total b. Penjualan Detail c. Penjualan per Pelanggan d. Penjualan per Supplier e. Penjualan per Kategori f. Penjualan per Kasir (Total & Detail) g. Penjualan per Sales & Komisi Sales h. Rangking Penjualan i. Retur Jual j. Pesanan Barang (SO) k. Penjualan Jasa

5. Piutang

a. Piutang per Pelanggan b. Pelunasan Piutang c. Analisa Umur Piutang

6. Keuangan (Akuntansi)

a. Data Perkiraan b. Buku Besar c. Neraca Saldo d. Laba/Rugi per Bulan e. Laba/Rugi per Semester & per Tahun f. Arus Kas (Harian) g. Arus Kas (Bulanan) h. Neraca i. Perubahan Kekayaan Bersih

ⅴҿ


Hal 61 dari 69

B. Komisi Sales Untuk memberikan komisi kepada Salesman, TransPOS memberikan fasilitas Kalkulator komisi berdasarkan Harga Jual & Laba per barang di Laporan Penjualan. Caranya: – Klik menu Laporan � klik Penjualan � klik Penjualan per Sales � pilih range

Tanggal � isikan persentase Komisi � klik Print Preview – Sebaiknya di cetak/Print (tekan tombol printer) atau di simpan (tekan tombol simpan) – Masukkan jumlah komisi ke Transaksi Kas sebagai biaya/pengeluaran yang nantinya

akan dihitung dalam Laporan Keuangan (Rugi/Laba).

6.2. MENCETAK & MENYIMPAN LAPORAN KE EXCEL

Untuk mencetak Laporan caranya sebagai berikut: – Klik menu Laporan – Pilih Laporan mana yang ingin di lihat atau ingin dicetak – Pilih kategori/filter pencarian (bisa per kategori atau semua) atau pilih Periode Tanggal

dan atau pilih pilihan lainnya yang sesuai yang diinginan

– Klik tombol Print Preview untuk melihat laporan

– Klik tombol Print untuk mencetak laporan, sedangkan

Untuk menyimpan/export ke Excel: Klik tombol Save � ketik Nama File di File name � pilih Excel file OLE (*.xls) di Save as type � klik Simpan � klik Ok

– Klik tombol Close � lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup laporan

� Catatan Laporan

� Sebaiknya Laporan secara periodik (misal: per bulan/akhir bulan atau per tahun) disimpan/export ke Excel, RTF, CSV atau tipe lain.

� TRIK: Agar mendapat hasil layout Excel yang rapi, silahkan Laporan disimpan ke format .csv dahulu, baru kemudian buka Excel lalu import file .csv tadi. Setelah import lakukan diedit/re-layout (penyesuaian sedikit).

� Cara Import Data CSV di: o Excel 2003

klik menu Data � klik Get External Data � klik Import � buka file .csv o Excel 2007/2010/2013

klik menu tab Data � klik form text dlm grup “Get External Data” � buka file .csv

尨Ӏ


Hal 62 dari 69

7. CETAK LABEL BARCODE & LABEL HARGA Yang dicetak labelnya adalah tipe penjualan Barang (bukan Jasa). Standard cetak barcode TranPOS menggunakan standard EAN 13 & EAN 128.

C. Cetak Label Barcode – Klik menu Tools � klik sub menu Cetak Label Barcode & Label Harga – Pilih option Label Barcode � pilih format cetak label (simple, standar atau lengkap) – Pilih standar barcode (EAN 13 atau EAN 128) – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � masukkan kata kunci � pilih barang � lalu tekan Enter)

– Masukkan jumlah/banyak label yang akan dicetak di kolom Jml Cetak (Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)

– Klik tombol Cetak untuk melihat print preview (jika pakai Printer Barcode lihat catatan di bawah)

– Klik tombol/icon printer di kiri atas (sebelumnya jadikan Default, printer untuk cetak label) – setelah tercetak, klik tombol Close

(Bila ingin mencetak kode barcode barang lain, klik tombol Hapus Layar � ulangi mulai langkah ke-2 dari atas)

D. Cetak Label Harga – Klik menu Tools � klik sub menu Cetak Label Barcode & Label Harga – Pilih option Label Harga – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner

(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang � masukkan kata kunci � pilih barang � lalu tekan Enter)

– Masukkan jumlah/banyak label yang akan dicetak di kolom Jml Cetak (Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)

– Klik tombol Cetak untuk melihat print preview – Klik tombol/icon printer di kiri atas (sebelumnya jadikan Default, printer untuk cetak label) – Setelah tercetak, klik tombol Close

(Bila ingin mencetak kode barcode barang lain, klik tombol Hapus Layar � ulangi mulai langkah ke-2 dari atas)

� Catatan Cetak Label Barcode & Label Harga

� Ukuran kertas cetak A4/Qwarto, jenis kertas HVS sticker. � Alur cetak ke bawah (dari atas kiri ke bawah lalu zigzag ke kanan) � Bila ingin mencetak dengan Printer Barcode sendiri/khusus maka di langkah ke-6 sub bab 7A jangan

tekan tombol Cetak namun tekan tombol Kirim Data ke File CetakBarcode.txt sehingga TransPOS akan membuatkan file data barcode format .txt (CetakBarcode.txt).

� File data barcode format .txt (CetakBarcode.txt) ini silahkan diimport di Software Cetak Barcode (misal: Software Bartender atau software lainnya) untuk dicetak dengan Printer khusus cetak Label Barcode.

ⅴҿ


Hal 63 dari 69

8. BACKUP & BUKA FILE BACKUP A. MEMBACKUP DATA

Fasilitas Backup data adalah fasilitas yang sangat dianjurkan untuk menghidari hal-hal yang tidak diinginkan yang bisa berkibat akan rusaknya data. Rusaknya data bisa karena hardware rusak, kesalahan manusia (human error), virus, corrupt, dll. File backup data terkompresi dengan format ZIP. Caranya yaitu: 1. Manual

Cara backup ini bisa dilakukan sewaktu-waktu dan bisa dilakukan secara periodik sesuai keinginan yaitu melalui Tools Program. – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Enterprise �

pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Backup Data

– Klik tombol untuk memilih folder tempat file backup disimpan – Ketik nama file di kotak File name � klik tombol Save – Klik OK

2. Semi Otomatis

Dalam fasilitas semi otomatis ini setiap akan keluar/exit dari program TransPOS akan muncul Peringatan untuk membackup data. Sebaiknya peringatan tersebut dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan nantinya. – Setelah klik tombol Close program TransPOS atau klik menu File � klik Keluar

– Klik tombol Backup � klik tombol untuk memilih folder tempat file backup disimpan

– Ketik nama file di kotak File name � klik tombol Save – Klik OK (otomatis program TransPOS ditutup)

B. MEMBUKA FILE BACKUP DATA (RESTORE)

Fasilitas ini digunakan untuk membuka file yang sudah dibackup dengan cara meng-ekstrak/unzip ke dalam folder atau direktori yang ditentukan. – Sebelum buat folder baru dengan Windows Explorer di direktori dimana saja (untuk

menempatkan hasil ekstrak/unzip file database) – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Enterprise �

pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Buka Data

– Klik tombol (disebelah kanan kotak Nama File) untuk memilih file backup yang akan dibuka

– Klik tombol (di sebelah kanan kotak Direktori) untuk memilih di folder mana file backup tersebut akan di tempatkan dan di ekstrak (unzip) sehingga terkoneksi dengan TransPOS� Klik OK

– Kemudian Close � buka program TransPOS � Silahkan Login

屸Ӏ


Hal 64 dari 69

9. DATA BARU Data Baru ini dimaksudkan untuk membuat file/Data baru (New) bukan data latihan sehingga data akan menjadi baru & kosong dan siap diisi dengan data sesuai yang diinginkan. Caranya yaitu: – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Enterprise �

pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Data Baru

– Klik tombol di Nama data/folder (untuk membuat folder tempat data baru akan disimpan atau diletakkan)

– Ketik Nama file di kotak File name � klik tombol Save – Isikan Identitas Usaha/Toko (Nama, Usaha, Alamat, Kota, & Telp) – Periode Pembukuan: Tahun & Bulan (Default: Tahun & Bulan berjalan/saat ini) – Klik tombol Buat Data Baru – Klik Ok � klik Ok lagi

� Catatan Data Baru (logo Usaha/Toko) � Untuk setting/ganti logo: setting � setting program � browse (ganti logo) � pilih file image � Ok

10. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA

Fasilitas ini digunakan untuk memperbaiki data bilamana terjadi suatu hal mengakibatkan data corrupt atau rusak. Penyebab data corrupt atau rusak paling sering adalah karena listrik atau komputer mati secara mendadak tanpa prosedur shutdown. Biasanya data rusak karena mati listrik adalah data ketika sedang dipakai untuk transaksi. A. Cara Perbaiki Data

– Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 TransPOS

2011 Enterprise � pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Perbaiki Data – Klik tombol Connect – Klik kotak Termasuk Perbaiki Index Data – Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse

(Caranya: klik file anggota.DAT � tekan & tahan tombol Shift keyboard � scroll mouse ke bawah � klik file tutupbulan.DAT sehingga semua file terblok biru)

– Klik tombol Perbaiki (tunggu sampai proses selesai 100%) – Klik tombol Close atau lanjutkan Optimalkan Data

㟂Ӏ


Hal 65 dari 69

B. Cara Optimalkan Data Optimalkan Data dilakukan bila setelah Perbaiki Data masih ada data corrupt atau rusak, maka dilakukan proses Optimalkan Data. – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows � All programs � TransPOS 2011 Enterprise �

pilih Tools Program � isikan Login � klik tombol Perbaiki Data – Klik tombol Connect – Klik kotak Termasuk Perbaiki Index Data – Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse

(Caranya: klik file anggota.DAT � tekan & tahan tombol Shift keyboard � scroll mouse ke bawah � klik file tutupbulan.DAT sehingga semua file terblok biru)

– Klik tombol Optimalkan – Klik tombol Pilih (klik tombol Pilih terus menerus sampai tampilan Pilih Index Data

hilang & kembali ke tampilan Perbaiki Data)

– Klik tombol Close semua jendela/tampilan (tampilan Perbaiki Data & tampilan Pesan)

– Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika proses Perbaiki Data

– Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika proses Optimalkan Data – Untuk menghindari data rusak gunakan UPS atau sejenisnya, karena bila rusaknya berat

fitur ini tidak memberi menjamin 100%

ⅴҿ


Hal 66 dari 69

11. JARINGAN (LAN) Jaringan ini dibutuhkan apabila pemakaian program TransPOS yang menggunakan lebih dari 1 komputer. Prinsip kerja jaringan program TransPOS adalah Client Server, dimana salah satu komputer dijadikan Central atau pusat penyimpanan data dengan cara Sharing Folder. Berikut ini urutan langkah-langkahnya:

1. BUAT IDENTITAS KOMPUTER & WORKGROUP

Supaya antar komputer bisa saling berkomunikasi, maka perlu dibuat suatu “jalur” khusus. Jalur tersebut adalah Workgroup. Sebelum membuat workgroup terlebih dahulu setiap komputer harus punya nama untuk membedakan satu sama lain. – Klik kanan pada tombol Start � pilih Explore – Klik kanan My Computer � Properties – Klik tab Computer Name � ketikkan keterangan ttg komputer pada Computer

description (misal: 'Komputer Server' utk server atau 'Komputer Client1' utk komputer client 1)

– Klik tombol Change... � ketikkan nama komputer pada Computer name (misal: 'Server' utk komputer server, atau 'Client1' untuk komputer client 1)

– Ketikkan nama workgroup pada kotak Workgroup, misal: TransPOS. (baik komputer server maupun client nama workgroup harus sama)

– Klik tombol OK � OK � OK � OK � Yes (Setelah tombol Yes ditekan maka komputer akan direstart secara otomatis)

2. SETTING IP Selain punya nama, masing-masing komputer harus punya alamat yaitu berupa nomer IP. Baik komputer server maupun client harus disetting nomer IPnya. Umumnya setting IP komputer jaringan sebagai berikut: – IP Komputer Server – IP Komputer Client 1

: 192.168.0.1 : 192.168.0.2

Apabila mempunyai komputer client 2 atau lebih maka IP Komputer Client 2 adalah 192.168.0.3 dan seterusnya

Berikut langkah-langkah pemberian nomer IP pada masing-masing komputer

– Klik icon pada taskbar (pojok kanan bawah desktop anda) � Properties atau klik Start � Control Panel � Network Connections

– Klik kanan icon Local Area Connection � pilih Properties

ⅴҿ


Hal 67 dari 69

– Klik Internet Protocol (TCP/IP) � klik tombol Properties

– Pilih option Use the following IP address � ketikkan IP address dan Subnet mask � OK (IP address sesuai ketentuan di atas, sedang isi Subnet mask adalah 255.255.255.0)

– Klik/beri tanda cek 2 (dua) option seperti gambar di bawah ini, lalu klik OK

3. SHARING FOLDER Sharing folder digunakan untuk mengijinkan komputer client untuk mengakses file database yg ada di folder komputer Server. Berikut ini adalah cara Sharing Folder di komputer Server: – Klik kanan pada folder db atau folder database TransPOS berada/aktif (default: di

direktori C:\Program Files\Software TransCODE\TransPOS 2011 Enterprise\) – Klik Sharing atau Sharing and Security... � klik tab Sharing di bagian atas

(Jika opsi/pilihan Share this folder to the network tidak muncul, klik link If you

understand the security risks but want to share files without running the wizard,click here � Just enable file sharing � Ok � Yes)

– Klik Share this folder to the network � klik juga Allow network users to change my files � klik tombol OK

4. SETTING SECURITY Setting Security ini dilakukan di : a. Firewall Windows : cara lihat di bawah b. Anti Virus : cara bisa dilihat di help / manual booknya c. Program Security lain : cara bisa dilihat di help / manual booknya Setting Security di Windows Firewall: – Klik tombol Start Windows � klik Control Panel – Klik Windows Firewall � klik On (recommended) di tab General – Klik tab Exceptions (di bagian atas) � klik kotak cek File and Printer Sharing � Ok

� Catatan Jaringan � Untuk mendukung jaringan (LAN) komputer harus ada port RJ45/UTP (biasanya ada/onboard),

apabila tidak ada bisa digunakan LAN Card. � Selain itu dibutuhkan juga Kabel Jaringan bertipe RJ45/UTP dan konektor kabel di kedua sisi kabel. � Apabila jaringan memakai lebih dari 2 komputer gunakan Switch/Hub. � Bila ingin kualitas transfer data jaringan bagus, gunakan hardware jaringan yang berkualitas juga &

panjang kabel perlu diperhatikan. � Perangkat keras di atas (yang tidak onboard) dapat anda dapatkan di toko komputer.

Setting Jaringan/Network (LAN) diatas dibuat di Windows XP untuk Windows lainnya silahkan disesuaikan (prinsipnya sama)

枘Ӏ


Hal 68 dari 69

12. PERANGKAS KERAS TRANSPOS Perangkat keras Penjualan Retail (POS) ada banyak. Selain support jaringan, perangkat keras lain yang disupport oleh program TransPOS adalah sebagai berikut: 1. PC Komputer 2. Printer Mini & Tipe LX (cetak Struk/Nota) atau Printer A4 (cetak Faktur & Laporan) 3. Barcode Scanner 4. Cash Drawer (laci uang)

PC Komputer

Printer Mini & Printer A4

Barcode Scanner

Cash Drawer

Specs. PCKomputer: � Windows � Ada port UTP/LAN

(RJ45) � Ada port Printer Parallel

(LPT) atau Serial (RS232)

� Ada port PS/2 � Ada port USB

Specs. Printer Mini (Driver atau Non Driver): � Menggunakan Port

Parallel (LPT), Serial (RS232) atau USB

� Ada port RJ11 � Ukuran kertas 75/76mm Specs. Printer A4 (Driver): � Menggunakan port

Parallel atau USB � Cash Drawer langsung

ke komputer � Ukuran kertas 75/76mm

atau 58/60mm Merk Printer mini yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Inventor, Epson, Star,

Zonerich, EC dll

Specs. Barcode Scanner: � Menggunakan Port

PS/2 atau USB Merk Barcode Scanner yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Inventor – Argox – TSC – Zebra – Toshiba – dll

Specs. Cash Drawer: � Menggunakan Port

RJ11 � Bila Printer mini tidak

ada port RJ11 gunakan converter card

Merk Printer yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Integral – Inventor – TEC – dll

ⅴҿ


Hal 69 dari 69

KONFIGURASI PERANGKAT KERAS & JARINGAN TRANSPOS

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - untuk Barcode Scanner dengan port PS/2 diparalel dengan kabel Keyboard

- untuk Barcode Scanner dengan port USB langsung ke PC Komputer - untuk Mini Printer/ Printer Struk: gunakan driver Generic Text/only (bawaan Windows) - untuk cetak Faktur Penjualan dengan Printer A4: gunakan driver bawaan Printer

13. DUKUNGAN TEKNIS TransPOS mempunyai fasilitas berupa Dukungan Teknis (technical support) dari pengembang software TransPOS. Dukungan tersebut berupa bantuan teknis yang bisa diakses melalui: 1. Reseller/Agen

2. SMS 3. Email

: Kontak Reseller/Agen (bila membeli lewat Reseller/Agen atau Pihak Ketiga)

: 085 72972 0398 : [email protected]

Apabila mengalami masalah dalam penggunaan software, silahkan beri penjelasan detail dan urut

kepada kami & akan lebih baik disertai dengan screenshot/capture image bagian yg bermasalah,

agar kami bisa menganalisa dengan benar & bisa memberikan solusinya.

Untuk menggunakan fasilitas Dukungan Teknis kami, silahkan sebutkan Serial Number terlebih

dahulu (sebagai identitas ID Anda atas pembelian software kami)

www.softwarekita.com

panduan (manual book) t r a n s p o ssoftwarekita.com/image/data/manual book transpos 2011... ·...

Documents