PANDUAN

DIGITALISASI KARYA ILMIAH

Universitas Internasional Batam

Februari 2018

2 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

A. Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi

Setiap karya ilmiah mahasiswa (Laporan KP, Skripsi, Thesis) harus dialihkan formatnya

menjadi bentuk digital dengan format pdf. Untuk itu ada beberapa langkah yang harus

dilakukan untuk mengubah format file ke bentuk pdf. Gambar berikut menjelaskan

langkah-langkah tersebut.

Gambar 1. Diagram Alur Digitalisasi Karya Ilmiah

Langkah digitalisasi karya ilmiah adalah sebagai berikut:

1. Dokumen laporan dalam bentuk softcopy seperti laporan per-bab, daftar isi, abstrak,

sampul dan sebagainya dikonversikan menjadi format PDF menggunakan software

Acrobat PDF.

2. Dokumen laporan dalam bentuk hardcopy seperti lembar pengesahan, lembar

pernyataan, kuesioner dan sebagainya terlebih dulu dilakukan scanning dalam bentuk

format jpg atau pdf kemudian baru diberi format yang telah ditentukan dan di burn ke

CD/DVD.

3. File word yang telah di konversi ke PDF diberikan watermark (file watermark bisa

diunduh di website UIB). http://library.uib.ac.id/

4. Setelah proses watermark selesai kemudian diberikan footer sesuai dengan format

yang sudah ditentukan.

ALUR

DIGITALISASI

KARYA ILMIAH

Softcopy dalam bentuk

file .doc, .docx, .jpg,

bmp, .xls, xlsx, dan

lainnya

Pemberian

Watermark

Konversi ke

dalam format

PDF

Pemberian

Footer

Hardcopy Lembar Pengesahan,

Lembar Pernyataan Originalitas,

Lembar Penyelia atau lembar

lain yang terdapat tanda tangan

Scan

(format jpg, pdf)

Penamaan file sesuai

dengan format yang

ditentukan

Burn ke CD/DVD

3 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

5. Berikutnya file PDF disimpan dan diberi nama sesuai dengan format penamaan file yang

sudah ditentukan.

B. Langkah Mengkonversi File ke PDF

Untuk mengkonversi file menjadi format PDF dapat diikuti langkahnya sebagai berikut:

1. Jalankan aplikasi Adobe Acrobat Pro XI

2. Pilih File Create PDF From File, kemudian pilih file yang akan dikonversi,

selanjutnya klik Open dan tunggu hingga proses konversi selesai.

4 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

3. Setelah proses konversi telah selesai kemudian pilih FileSave, dan beri nama file

sesuai format yang ditentukan, kemudian klik Save

C. Memberikan Footer

Untuk memberikan footer pada dokumen yang telah dikonversi ke PDF, dapat diikuti

langkahlangkah berikut:

1. Jalankan aplikasi Adobe Acrobat Pro XI

2. Pilih FileOpen, kemudian pilih file PDF yang akan diberikan footer, Klik OK

3. Pilih menu ToolsPagesEdit Page DesignHeader & FooterAdd Header &

Footer, sehingga akan muncul tampilan berikut:

5 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

4. Ketikkan pada bagian Left Footer Text dengan format : Nama Penulis, Judul dan

Copyright. Contoh :

5. Footer harus sejajar dengan teks paling kiri yang ada di laporan KP, Skripsi dan Tesis.

6. Klik OK

7. Selesai

D. Memberikan Watermark

Untuk memberikan watermark pada dokumen yang telah dikonversi ke PDF, dapat diikuti

langkah-langkah berikut:

1. Jalankan aplikasi Adobe Acrobat Pro XI

2. Pilih File Open, kemudian pilih file PDF yang akan diberikan watermark,Klik

OK

3. Pilih menu Tools Pages Edit Page Design watermark. Add watermark,

sehingga akan muncul tampilan berikut:

Feggy Alfa Syahfitri. Pengaruh Organizational Commitment Terhadap Pengambilan Keputusan

yang Mempengaruhi Tingkat Keberhasilan Karyawan pada Perusahaan BUMN di Kota Batam.

UIB Repository©2017

6 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

4. Klik File Browse file watermark yang telah diunduh di website UIB.

http://library.uib.ac.id/

5. Hilangkan centang pada Scale relative to target page dan pilih Absolute Scale untuk

memperbesar ukuran watermark (200%).

6. Kecilkan Presentasi Opacity menjadi 10%.

7. Pada Location pilih Appear on top of page.

8. Klik OK.

9. Selesai.

7 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

Catatan: Semua dokumen bertanda-tangan tidak perlu diberikan watermark

E. Standar Penamaan File

Setiap judul laporan akan terdiri dari minimal 13 buah file yang terdiri dari bagian-bagian

yang ada dalam laporan. Setiap file memiliki standar penamaan tersendiri. Adapun nama bagian dan penamaan file mengikuti format berikut:

a. Laporan KP

No Bagian/Bab Penamaan Keterangan

1 Judul Bahasa Indonesia K_NPM_cover_id.pdf Wajib

2 Judul Bahasa Inggris K_NPM_cover_en.pdf Wajib

3 Lembar Pengesahan K_NPM_approval_sheet.pdf Wajib Scan

4 Lembar Pernyataan KP

(Client)

K_NPM_statements.pdf Wajib Scan

5 Lembar Pernyataan Anti Plagiat

K_NPM_plagiarism_sheet Wajib Scan

6 Kata Pengantar K_NPM_preface.pdf Wajib

7 Daftar Isi K_NPM_table_of_contents.pdf Wajib

8 Daftar Tabel K_NPM_tables.pdf Wajib

9 Daftar Gambar K_NPM_figures.pdf Wajib

10 Abstrak Indonesia K_NPM_abstract_id.pdf Wajib

11 Abstrak Inggris K-NPM_abstract_en.pdf Wajib

12 Bab 1 K_NPM_chapter1.pdf Wajib

13 Bab 2 K_NPM_chapter2.pdf Wajib

14 Bab 3 K_NPM_chapter3.pdf Wajib

15 Bab 4 K_NPM_chapter4.pdf Wajib

8 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

No Bagian/Bab Penamaan Keterangan

16 Bab 5 K_NPM_chapter5.pdf Wajib

17 Bab 6 K_NPM_chapter6.pdf Wajib

18 Bab 7 K_NPM_chapter7.pdf Wajib

19 Lampiran K_NPM_enclosure.pdf Wajib

20 Kartu Bimbingan K_NPM_logbook.pdf Wajib

22 Biodata K_NPM_biography.pdf Wajib

22 Daftar Pustaka K_NPM_bibliography.pdf Wajib

23 Daftar Lampiran K_NPM_ enclosure_list.pdf Wajib

24 Presentasi K_NPM_presentation.pdf Wajib (untuk yang ada sidang)

25 PDF Hasil Turnitin CPTahun_K_NPM_Nama_Judul.pdf Wajib

26 Bukti Cek Turnitin dari

Perpustakaan (stempel)

CPTahun_K_NPM Wajib Scan

b. Laporan Skripsi

No Bagian/Bab Penamaan Keterangan

1 Judul Bahasa Indonesia S_NPM_cover_id.pdf Wajib

2 Judul Bahasa Inggris S_NPM_cover_en.pdf Wajib

3 Lembar Pengesahan S_NPM_approval_sheet.pdf Wajib Scan

4 Lembar Pernyataan Plagiat

S_NPM_plagiarism_sheet Wajib Scan

5 Kata Pengantar S_NPM_preface.pdf Wajib

6 Daftar Isi S_NPM_table_of_contents.pdf Wajib

7 Daftar Tabel S_NPM_tables.pdf Wajib

8 Daftar Gambar S_NPM_figures.pdf Wajib

9 Abstrak Indonesia S_NPM_abstract_id.pdf Wajib

10 Abstrak Inggris S-NPM_abstract_en.pdf Wajib

11 Bab 1 S_NPM_chapter1.pdf Wajib

12 Bab 2 S_NPM_chapter2.pdf Wajib

13 Bab 3 S_NPM_chapter3.pdf Wajib

14 Bab 4 S_NPM_chapter4.pdf Wajib

15 Bab 5 S_NPM_chapter5.pdf Wajib

16 Lampiran S_NPM_enclosure.pdf Wajib

17 Kartu Bimbingan S_NPM_logbook.pdf Wajib

18 Biodata S_NPM_biography.pdf Wajib

19 Daftar Pustaka S_NPM_bibliography.pdf Wajib

20 Daftar Lampiran S_NPM_enclosure_list.pdf Wajib

21 Ucapan Terimakasih S_NPM_acknowlagement.pdf Wajib

22 Presentasi S_NPM_presentation.pdf Wajib

23 Paper/Jurnal/Artikel S_NPM_paper.pdf Wajib

24 PDF Hasil Turnitin CPPDFTahun_S_NPM_Nama Wajib

25 Bukti Cek Turnitin dari Perpustakaan (stempel)

CPTahun_S_NPM Wajib Scan

9 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

c. Laporan Thesis

No Bagian/Bab Penamaan Keterangan

1 Judul Bahasa

Indonesia

T_NPM_cover_id.pdf Wajib

2 Judul Bahasa Inggris T_NPM_cover_en.pdf Wajib

3 Lembar Pengesahan T_NPM_approval_sheet.pdf Wajib Scan

4 Lembar Pernyataan Plagiat

T_NPM_plagiarism_sheet Wajib Scan

5 Kata Pengantar T_NPM_preface.pdf Wajib

6 Daftar Isi T_NPM_table_of_contents.pdf Wajib

7 Daftar Tabel T_NPM_tables.pdf Wajib

8 Daftar Gambar T_NPM_figures.pdf Wajib

9 Abstrak Indonesia T_NPM_abstract_id.pdf Wajib

10 Abstrak Inggris T-NPM_abstract_en.pdf Wajib

11 Bab 1 T_NPM_chapter1.pdf Wajib

12 Bab 2 T_NPM_chapter2.pdf Wajib

13 Bab 3 T_NPM_chapter3.pdf Wajib

14 Bab 4 T_NPM_chapter4.pdf Wajib

15 Bab 5 T_NPM_chapter5.pdf Wajib

16 Lampiran T_NPM_enclosure.pdf Wajib

17 Kartu Bimbingan T_NPM_logbook.pdf Wajib

18 Biodata T_NPM_biography.pdf Wajib

19 Daftar Pustaka T_NPM_bibliography.pdf Wajib

20 Daftar Lampiran T_NPM_enclosure_list.pdf Wajib

21 Presentasi T_NPM_presentation.pdf Wajib

22 PDF Hasil Turnitin CPPDFTahun_T_NPM_Nama_Judul.pdf Wajib

23 Bukti Turnitin dari

Perpustakaan (stempel)

CPTahun_T_NPM Wajib Scan

F. Format CD Karya Ilmiah

a. Format Isi CD

Setiap mahasiswa yang telah selesai mengerjakan tugas akhir wajib menyerahkan

softcopy karya ilmiahnya dalam sebuah CD/DVD. Adapun format isi yang harus ada

dalam CD/DVD karya ilmiah tersebut antara lain: 1) File softcopy dari semua bab

laporan dalam format .doc atau .docx yang telah diberi nama sesuai standar yang

ditentukan. 2) File softcopy dari semua bab laporan dalam format .pdf yang telah

diberi nama, watermark, dan footer sesuai dengan standar yang telah ditentukan 3)

File pendukung seperti file hasil simulasi SPSS, MATLAB, MYOB, Video, rekaman

suara, gambar, foto, dan lainnya sebagai lampiran. Semua file diatas disimpan dalam

satu keping CD dengan hirarki seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:

10 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

11 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

G. Mencetak Label CD

CD/DVD karya ilmiah mahasiswa harus diberikan label format seperti gambar dibawah ini.

JUDU L KARYA ILMIA H

(Arial, 12pt)

MAHASI S W A & NPM

(Arial Rounde d MT Bold, 10pt)

PEMBIMBI N G

(Arial Rounde d MT Bold, 10pt)

PRODI, FAKULT AS , UIB, TAHUN

(Arial Rounde d MT Bold, 12pt)

Gambar 6. Format Label CD

Label CD/DVD dapat dicetak menggunakan printer biasa dengan langkah-langkah berikut:

1) Unduh file Label_CD_Skripsi_Thesis_UIB.pdf pada website UIB

2) Buka file tersebut dengan PDF Reader sehingga tampak form seperti berikut

12 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

3) Hapus data pada setiap kolom yang tersedia, kemudian isi data karya ilmiah sesuai format

pada Gambar 4 diatas.

4) Untuk mencetaknya, pilih File Print pada menu utama PDF Reader.

5) Pada kolom Page Handling Berikan centang pada Auto-Rotate and Center, kemudian pilih

Shrink to Printable Area, selanjutnya pilih printer yang digunakan pada kolom Printer

Name , kemudian klik Properties.

6) Pada form yang muncul pilih Paper option Size

13 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

7) Set ukuran kertas menjadi 13cmx13cm dengan mengisikan data berikut:

a. Unit dipilih 0.01cm

b. Paper Width = 1300, Paper Height = 1300

Setelah selesai klik OK.

8) Masukkan kertas Label CD, kemudian mulailah mencetak dengan mengklik OK pada form

Print.