Organizational Behavior

Komunikasi dan keputusan kelompokM-6

1Tony Soebijono

• Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama.

• Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.

• Melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

• Kendala utama dalam berkomunikasi adalah pemaknaan yang berbeda terhadap lambang yang sama / persepsi

Tony Soebijono 2

3

Definisi komunikasi

• Process of transmitting meaningful symbols between individual < William Albig >

• Process of passing information and understanding from one person to another < Keith Davis >

• Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)

Kategori komunikasi

1. Komunikasi antar pribadi Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

Tony Soebijono 4

Kategori komunikasi

3. Komunikasi massa Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

Tony Soebijono 5

6

Mengapa komunikasi sulit ?

Karena: - Beda latar belakang - Beda tingkat pendidikan - Beda pengalaman / paradigma - Beda pekerjaan, kebutuhan - Beda kedudukan - Beda gaya …..Dsb.

7

Meningkatkan komunikasi

TERBUKA MENDENGAR KONFIRMASI ( 2 Ways ) EMPHATY NON VERBAL

8

Tips mendengarkan dengan baik

• Berhenti berbicara • Hilangkan Ketegangan• Tunjukkan Perhatian Anda• Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian.• Tunjukkan Empathy• Bersikaplah Sabar• Tidak Bersikap Emosional• Ajukan pertanyaan secara kritis

9

Komunikasi non vebal

• BAHASA TUBUH• BAHASA MIMIK / WAJAH• BAHASA ISYARAT• INTONASI

10

Body Language

11

What are These Facial Expression Saying ?

12

Eye Behavior to Express Emotions

Proses keputusan kelompok

• Proses kelompok adalah satu set dari langkah – langkah yang diikuti oleh kelompok tersebut sebagai keterlibatan dalam aktivitas pemecahan masalah.

• Proses kelompok dapat diklasifikasikan menjadi synthetic, interactive, dan silent reflective .

Tony Soebijono 13

1. Synthetic group process

• Metode ini mengumpulkan judgment dari orang – orang tanpa bertemu muka.

• Dua cara dapat dilakukan yaitu melalui:1. pendekatan survey dan 2. teknik Delphi.

Tony Soebijono 14

a. Survey.Survey dapat dilakukan kepada decision maker atau staf. Survey kepada decision maker digunakan untuk melihat

seberapa besar keahlian atau kekuatan , kedalam dan keluar organisasi , untuk menindaklanjuti pilihan.

b. Teknik DelphiSurvey Delphi adalah meminta dan membandingkan

pendapat ( Dalky, 1967)Survey Delphi dilakukan dengan menggunakan kuesionerAwal dari kuesioner Delphi menanyakan pertanyaan

terbuka dan kuesioner selanjutnya dibangun untuk merespon kuesioner sebelumnya.

Tony Soebijono 15

2. Interactive group process.

a. Traditional face to face• Mempunyai format diskusi konvensional. • Diskusi bebas – mengalir, terbuka dan kemudian diakhiri

b Brainstorming Group Branstorming group adalah interacting groups yang

digunakan untuk membangun ide . Pimpinan menantang grup untuk menumbuhkan ide,

mengundang ide baru dan modifikasi ide.

Tony Soebijono 16

3. Silent reflective

• Proses refleksi diam dianjurkan untuk mengatasi kendala-kendala terhadap partisipasi kelompok dan untuk mendorong pertimbangan bijaksana tentang tugas pengambilan keputusan.

• Beberapa proses kelompok yang menggunakan refleksi diam yaitu:

a. teknik nominal group (Delbecq dan Van de Ven, 1971),b. brainwriting (Gueschka, Shaude, dan Schlicksupp, 1975),c. teknik nominal-interacting (atau NT) (Souder, 1980), dand. teknik kiva.

Tony Soebijono 17

a. Nominal Group Technique (NGT).

Kegiatan kelompok ditujukan untuk mengidentifikasi kriteria atau menetapkan norma-norma, untuk memperoleh informasi, dan untuk menentukan pilihan-pilihan solusi.

Empat langkah teknik kelompok nominal (NGT) : 1. Mencatat ide-ide dengan diam; 2. Mendaftarkan ide-ide, bergiliran tiap anggota, hingga ide-

ide itu habis; 3. Mendiskusikan ide-ide tersebut untuk mengkonsolidasikan

daftar tersebut dan membagi informasi tentang manfaat dari masing-masing ide;

4. Memberikan suara (voting) untuk menyeleksi atau menentukan prioritas.

b. Brainwriting Technique

Proses brainwriting (Nutt, 1984c) : 1. Pemimpin memprakarsai suatu sidang pengambilan-

keputusan kelompok dengan menaruh lembaran kertas yang mengandung beberapa isyarat tertulis (misalnya, ide-ide yang terfokus pada perhatian kelompok).

2. Para peserta diminta untuk mengambil selembar, membacanya, dan menambahkan ide-ide mereka. Apabila para anggota kehabisan ide, atau menginginkan rangsangan ide orang lain, maka mereka dapat menukarkan daftar yang ada pada mereka dengan satu di tengah-tengah meja tersebut. Setelah meninjau daftar baru, ide-ide ditambahkan dan prosedur itu dilanjutkan hingga ide-ide habis.

c. Nominal-Interacting Technique.

Rapat kelompok diselenggarakan menggunakan langkah-langkah Nominal Group Technik (NGT) atau brainwriting dan diselingi proses lobbying untuk saling berbagi pandangan.

Proses Nominal-Interacting Technique adalah sebagai berikut :Babak 1 : Langkah 1 : Pendaftaran reflektif diam (NGT atau brainwriting)

Langkah 2 : Pencatatan round-robinLangkah 3 : Anteroom lobbyingLangkah 4 : Diskusi kelompokLangkah 5 : Anteroom lobyingLangkah 6 : Prioritisasi AwalLangkah 7 : Diskusi anteroomLangkah 8 : Prioritisasi akhir

Babak 2 : Ulangi langkah 3 sampai 8 pada hari lainnya.

d. Kiva Technique.

Proses kiva ditemukan oleh orang Indian untuk mengambil keputusan-keputusan suku yang penting.

1. Proses kiva dimulai dengan badan pengambil keputusan utama, misalnya para ketua suku, pengambilan keputusan pendahuluan.

2. Badan utama ini dikelilingi oleh beberapa cincin (ring) para anggota suku yang mendengarkan diskusi tersebut.

3. Setelah diskusi, dewan suku pindah ke cincin luar (outer ring) dan semua anggota lainnya memindahkan satu ring ke arah pusat

4. Proses ini berulang hingga dewan suku berada lagi dalam cincin tengah tersebut. Para ketua suku, dibantu dengan refleksi-refleksi lainnya, kemudian mempertimbangkan kembali keputusan-keputusan mereka setelah memperhatikan usulan refleksi.

• thx