Organisasi Media Relations

Dalam organisasi public relations, ada beberapa pertimbangan yang menentukan bentuk serta tugas dari organisasi ini. Frank Jefkins (2003:28) menegaskan bahwa sebuah departemen public relations tergantung pada tiga hal utama, yaitu ukuran organisasi atau perusahaan, kebutuhan perusahaan akan fungsi dan kepentingan public relations bagi manajemen, dan karakteristik public relations bagi masing-masing perusahaan. Pertimbangan-pertimbangan inilah yang secara praktik menimbulkan perbedaan antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Ada perusahaan yang menempatkan tugas public relations dirangkap oleh staf – biasanya sekretaris--, ada yang menempatkannya di bagian marketing, dan ada yang membentuk sebuah divisi atau departemen tersendiri yang dipimpin oleh seorang manajer bahkan direktur.

Perusahaan dalam skala kecil yang hanya memiliki seorang petugas public relations, maka fungsi-fungsi dari aktifitas media relations akan dirangkap oleh petugas public relations tersebut. Biasanya untuk kepentingan individu maupun organisasi non-profit, seorang petugas public relations adalah mereka yang menjalankan fungsinya tidak hanya berkaitan bagimana melakukan komunikasi, menjalin relasi, dan meningkatkan citra semata melainkan juga melakukan pekerjaan-pekerjaan media relations; menyunting rilis media, melakukan temu janji dengan wartawan, menjadi narasumber pertama yang mewakili individu atau organisasi, menyuplai bahan-bahan yang diperlukan oleh media, mengelola data base kontak media, dan sebagainya.

Bagi perusahaan yang besar dan memahami betapa pentingnya peran dari public relations ini, menjadikan aktifitas public relations yang ditangani oleh sebuah departemen atau divisi mandiri merupakan kebutuhan yang sudah semestinya. Biasanya di perusahaan berskala besar, departemen public relations di tempatkan pada posisi yang langsung berhubungan dengan pucuk pimpinan. Hubungan langsung ini memungkinkan departemen public relations memberikan pelayanan kepada seluruh divisi fungsional atau departemen yang lain dalam struktur perusahaan sekaligus memberikan masukan/pertimbangan langsung ke jajaran manajemen tanpa harus terbentur pada alur birokrasi. Karena salah satu fungsi dari public relations adalah mengatasi komunikasi krisis dalam waktu yang cepat dan dilakukan secara efektif serta efisien.

Berkaitan dengan organisasi sebuah departemen public relations, secara umum bisa dikatakan bahwa organisasi departemen ini terdiri dari seorang pemimpin/manajer dan beberapa staf atau sub-departemen yang menangani fungsi-fungsi kerja secara khusus. Jefkins (2003:34) dan Mike Beard (2001:83) menjabarkan struktur organisasi public relations sebagai berikut:

DIREKTUR PRDIREKTUR PR

Manajer Hubungan Media

Manajer Acara dan Jasa Kreatif

Manajer Hubungan

Bagan 2Struktur Organisasi Departemen Public Relations

Bagian media relations ini pun bisa terdiri dari satu pelaksana saja dan juga bisa terdiri dari beberapa pelaksana. Besar kecilnya pelaksana di bagian ini tergantung dari kebutuhan, fungsi, dan target yang ingin dicapai. Namun, khususnya bagi perusahaan berskala besar, setidaknya manajer media relations dibantu oleh beberapa orang staf.

Foto

Bagan 3Departemen Media Relations

Manajer Hubungan Media

Manajer Hubungan Media

Sekretaris/ Pengelola Data

Pengelola Konten Situs Perusahaan

Penulis/ Pengelola Media

Fotographer