ORGANISASI DALAM MANAJEMEN BISNIS

Sebuah organisasi adalah sebuah kelompok yang berjumlah lebih dari dua orang anggota, keberadaan dan kegiatan mereka adalah mencapai tujuan yang

jelas dan umum.

Proses pengorganisasian : Para manajer membangun dan memodifikasi organisasinya dengan

menjalankan proses pengorganisasian.

Lima tahap yang harus dilakukan dalam membangun sebuah perusahaan 1. Mempertimbangkan rencana dan tujuan perusahaan 2. Menentukan jenis kegiatan yang diperlukan 3. Mengklarifikasi dan mengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut 4. Menugaskan pekerjaan dan mendelegasikan otoritas(kewenangan) 5. Merancang hirarki organisasi yang saling terhubung

Mempertimbangkan Rencana dan Tujuan Perusahaan Tujuan perusahaan merupakan pedoman dalam kegiatan perusahaan yang harus

dimiliki. Setelah tujuan dan rencana perusahaan ditentukan,maka langkah selanjutnya manajer menciptakan departmen-departmen yang merupakan unit

kerja dalam organisasi. Segala kegiatan kerja yang dilakukan oleh setiap deparmen tersebut harus merujuk kepada rencana dan tujuan

Menentukan jenis kegiatan yang diperlukan Seseorang manajer harus membuat catatan yang mengidentifikasi segala jenis mulai dari kegiatan biasa,sampai kepada kegiatan yang luar biasa, kegiatan penting dan sangat penting. Seorang manajer harus memahami betul jenis-jenis kegiatan apa yang benar-benar dibutuhkan agar ia dapat mengklarifikasikan dan mengelompokan tugas-tugas apa yang harus dilakukan oleh setiap unit kerja(departmen)

Mengklarifikasi dan mengelompokkan kegiatan-kegiatan 1. Periksa setiap kegiatan yang dikenali untuk menentukan sifat umumnya

2. Kelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut ke masing-masing ruang lingkup kerja 3. Mendirikan Standard Operating Procedure yang merupakan basis kerja bagi setiap

departmen dalam struktur organisasi secara keseluruhan

Menugaskan pekerjaan dan mendelegasikan Otoritas (Kewenangan) Pihak manajemen perusahaan mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang diperlukan

untuk mencapai tujuan perusahaan,mengklarifikasikan dan mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut kedalam ruang lingkup kegiatan secara umum dan

menyeleksi kegiatan tersebut sesuai dengan departmen masing-masing.

Merancang Hirarki Organisasi yang saling terhubung Secara vertikal, struktur organisasi berkaitan dengan keputusan membuat hirarki yang menunjukkan siapa yang bertanggung jawab terhadap setiap tugas ,dari setiap ruang

lingkup masing-masing dan organisasi secara keseluruhan. Dalam organisasi, tingkatan dari level manajemen dibangun dari bawah menuju atas (from buttom to top). Kondisi ini

disebut rantai kendali (chain of command) atau hierarchy of decision making levels in the company.

Hasil akhir dari tahapan ini adalah sebuah struktur organisasi yang lengkap,dinamakan bagan organisasi (organization chart) yaitu gambaran secara visual yang

mempresentasikan arah dan bentuk kerja dari organisasi dan setiap komponen yang ada didalamnya secara keseluruhan

Mengelola Struktur Organisasi Dalam mengelola struktur organisasi, seorang manajer harus benar-benar mengetahui

dan memahami serta mampu menjalankan konsep-konsep seperti wewenang(authority), delegasi (delegation), tanggung jawab (responsibility ), akuntabilitasi (accountability),

rentang kendali (span of control),serta sentralisasi dan desentralisasi (centralization and deentralization)

Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan susuatu agar mencapai tujuan tertentu.

Wewenang melekat pada diri seorang manajer dikarenakan ia menempati sebuah posisi didalam organisasi

Ada dua pandangan mengenai sumber wewenang, yaitu: 1. Formal, bahwa wewenang dianugrahkan karena seseorang diberi atau

dilimpahkan/diwarisi hal tersebut 2. Penerimaan, bahwa wewenang seseorang muncul hanya bila hal itu diterima

oleh kelompok/individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan.

Tiga tipe dalam wewenang

Wewenang Lini (Line authoirity), hubungan wewenang langsung antara atasan-bawahan, setiap manajer melaksanakan wewenang yang utuh kepada seluruh bawahannya

Wewenang Staff (staff authoirity), wewenang yang dimiliki staff untuk melayani manajer lini dalam kapasitasnya untuk memberikan saran, usulan dan pendapat kepada manajer lini yang mana manajer lini adalah pihak yang menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi.

Wewenang Fungsional(funcional authoirity) yaitu hak dan didelegasikan kepada seorang individu atau departmen untuk mengontrol aktifitas yang spesifik yang dilakukan oleh karyawan di manapun aktifitas itu berada dalam organisasi (departmen lain)

KELEBIHAN KELEMAHAN

Bisa memperoleh saran-saran dari para ahli dalam berbagai area dalam organisasi

Mengabaikan wewenang lini dari manajer dapartmen

Memiliki cukup waktu untuk berfikir mengumpulkan data dan menganalisanya di mana para manajer lini tidak dapat melakukannya

Kemungkinan adanya perbedaan antara staff dengan realitanya, karena mereka tidak benar-benar menerapkan apa yang mereka sarankan

Dapat membantu manajer lini agar bisa bekerja secara efektif

Kurangnya tanggung jawab staff

Terlalu banyak aktifitas staf akan menyulitkan kontrol dari manajer lini

Delegasi adalah pemberian sebagaian tanggung jawab dan kewibawaan kepada orang lain. Pendelegasian adalah kegiatan sesorang untuk menugaskan stafnya/bawahannya untuk melaksanakan bagian dari tugas manajer yang bersangkutan dan pada waktu bersamaan memberikan kekuasaan kepada staf/bawahan sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas

PRINSIP DELEGASI • Prinsip Scalar Proses skalar adalah mengenai perkembangan rantai perintah yang menghasilkan pertambahan tingkat-tingkat pada stuktur organisasi. Proses skalar dicapai melalui pendelegasian wewenang dan tanggung jawab • Prinsip kesatuan perintah Dalam melaksanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tau kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai wewenang yang diperolehnya.

Teknik pendelegasian Manajer pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat

didelegasikan. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan. Rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang

diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban didelegasikan pada satu waktu.

Cara melakukan Delegasi

Membuat perencanaan kedepan dan mencegah masalah

Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis

Menyetujui standart kerja

Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluh kesahnya

Jangan mengambil tugas kembali yang sudah didelegasikan

Melatih dan mengembangkan staff bawahan memberikan tugas dan wewenangnya secara baik secara tulisan maupun lisan

HAMBATAN PENDELEGASIAN

Hambatan pada Delegator

Rasa tidak aman

Kurangnya kepercayaan bawahan

Penolakan untuk mengakui kesalahan

Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan

Hambatan pada yang diberi delegasi

Kurangnya pengalaman

Kurangnya kompetisi

Kekacauan

Kelebihan beban kerja

Hambatan pada situasi

Kekeritisan keputusan

Kekurangan tenaga

Tidak ada waktu

Kebingungan dalam bertanggung jawab

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan, yang

menunjukan keluasan dan ruang lingkup fungsi pengawasan. ada dua alasan utama penentuan jumlah rentangan yang tepat:

Penggunaan efesien dari menejer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka; terlalu lebar rentangan bearti menejer harus mengendalikan bawahan

yang besar, sehingga tidak menyebabkan tidak efisien Hubungan antara rentang manajemen diseluruh organisasi dan struktur

organisasi; semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “tall” dengan banyak tingkat pengawasan antara manajemen puncak

dan tingkat paling rendah,rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk “flat” dengan tingkatan manajemen

sedikit,akan memperngaruhi efektifitas manajemen disemua tingkatan.

struktur rentang manajemen

Rentang datar(flat)

Dimana seorang manajer mengawasi langsung keseluruhan bawahan, yang menghasilkan rentang manajemen yang sangat lebar dan struktur yang datar

Rentangan lebih tinggi Dengan rentangan manajemen lebih sempit dan struktur organisasi yang lebih tinggi

Rentangan Tinggi (tall) Rentangan manajemen sangat sempit dan struktur organisasi sangat tinggi

BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI Dalam suatu organisasi,makin kompleks kegiatan di dalam organisasi maka

makin kompleks pula hubungan dan interaksi yang ada di antara komponen/divisi di dalam organisasi. Sehingga bentuk dari bagan organisasi pun berbeda sesuai dengan karakteristik organisasi tersebut. 4 bentuk bagan organisasi secara umum yaitu: organisasi garis(line organization),organisasi garis dan staf(line and staff organization),organisasi fungsional(functional

organization), komite dan organisasi matriks(committe and matrix organization)

Organisasi Garis Dalam organisasi garis, kekuasaan mengalir langsung dari Direktur ke Kepala

Bagian dan kemudian terus kepada karyawan dibawahnya yang dinamakan garis kekuasaan.

Organisasi Garis dan staf Dalam organisasi garis dan staf, Kepala Bagian Pemasaran bertanggung jawab

atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran.termasuk penjualan barang kepada konsumen dan pemakai industri. Untuk melaksanakan

tanggung jawabnya, ia dapat mendelegasikan kekuasaan pada Manajer Penjualan Umum(General Sales Manager) terus kebawah sampai pada kepada staf penjualan. Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung seperti

ini dinamakan hubungan garis

Organisasi Fungsional Dalam organisasi fungsional,masing-masing manajer adalah spesialis dalam

bidangnya,dan masing-masing bawahan memiliki beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi

tanggung jawabnya. Organisasi ini lebih menekan kepada pembagianfungsi

Organisasi Komite Dalam organisasi Komite,sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat

tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya Komite Budget, memiliki anggota kepala-kepala bagian dalam perusahaan,seperti Kepala Bagian

Produksi,Kepala Bagian Finansial,dan Kepala Bagian Pemasaran

Organisasi Matriks Organisasi matriks disebut juga organisasi manajemen proyek. Yaitu struktur organisasi di mana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda di satukan

untuk mengerjakan proyek khusus. Karena struktur ini dirancang untuk menangani proyek khusus, maka mengindentifikasian proyek perlu diikuti dengan

pemilihan tim yang memiliki spesifikasi keahlian khusus dibidangnya