1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan yang sangat pesat dalam dunia teknologi informasi saat ini

maka hampir semua organisasi yang ada tak terkecuali organisasi pemerintah

dituntut untuk melakukan berbagai pembenahan untuk dapat memenuhi tuntutan

akan informasi yang cepat dan akurat. Dalam setiap organisasi maupun

perusahaan karyawan atau pegawai mempunyai peranan penting dalam mencapai

tujuan organisasi. Karyawan pada hakekatnya merupakan salah satu unsur yang

menjadi sumber daya dalam organisasi.

Keberadaan arsip dalam organisasi menjadi salah satu faktor yang sangat

berperan penting dan juga merupakan penentu dalam proses pelaksanaan tugas

organisasi khususnya dalam organisasi pemerintah yang berorientasi pada

pemberian layanan langsung kepada masyarakat luas dimana arsip menjadi salah

satu faktor utama pengukuran kinerja suatu organisasi pemerintah.

Menurut Widjaja (2000:9) : “selain berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi pemerintah, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang karena memiliki fungsi yang cukup penting.’’

Maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem

yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap

terjaga. Tujuan adanya kearsipan seperti yang diamanatkan dalam Undang-

Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal

3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip

1

2

sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara.

Kearsipan merupakan pekerjaan yang sangat penting, karna arsip

merupakan pusat ingatan dalam kegiatan organisasi tanpa arsip tidak mungkin

seseorang mengingat semua dokumen secara lengkap, oleh karena itu setiap

organisasi dalam mengelolah kearsipanya harus memperhatikan kearsipanya

sesuai dengan keadaan organisasinya untuk mencapai tujuannya. Efektifitas

dalam pengelolaan di organisasi dipengarui oleh pegawai, sarana dan fasilitas

yang digunakan dalam pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk

pengelolaan arsip tersebut.

Dalam proses pengelolaan arsip perlu dilakukan pemisahan antara

dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan atau

dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya tidak

terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi (dokumen

inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan.

Untuk mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk

mengantisipasi masalah-masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam

proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip

Nasional Republik Indonesia bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara

Republik Indonesia menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan Pola Baru. Di

Indonesia, hampir semua instansi yang ada kini telah menggunakan sistem

kearsipan pola baru dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumennya

3

walaupun belum sepenuhnya diterapkan karena ada yang masih menggabungkan

antara pola baru dan pola lama.

Menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawati (2007:33): “dalam sistem

kearsipan ada beberapa faktor yang berperan penting dalam mengoptimalkan

pelaksanaannya, aebagai berikut:

1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip),2. Sumber daya manusia3. Pembiayaan.”

Sementara itu Hasruddin Jamarudin (2007:4): “ada sistem yang dikenal

dalam proses pengelolaan arsip sebagai berikut:

1. Sistem Pengurusab Surat 2. Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Kembali Arsip3. Sistem Penyusutan Arsip.”

Pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang tersebut belum berjalan

dengan baik, penulis menemukan masalah pengelolaan arsip utamanya dalam

penataan arsip, yakni tercecernya beberapa dokumen status pasien (rekam medis).

Dalam proses pengarsipannya yakni dalam sistem penataan dan penemuan

kembali arsip, masih terdapat masalah yang cukup berarti yakni masalah waktu

yang yang dibutuhkan cukup lama dalam hal penemuan kembali arsip yang

dibutuhkan oleh karena letak arsip yang sulit ditemukan, ini terkait dengan

penataan arsip yang tidak rapi. dimana berkas-berkas yang ada disimpan dan

diletakkan di atas lemari dan meja, bahkan ada yang di tumpuk di dalam kardus

sehingga arsip itu rusak karena dimakan rayap. Padahal pengelolahan menurut

Bhartos (57:2009) : “arsip itu hendaknya di simpan di tempat yang memenuhi

syarat seperti rak logam.” Hal ini akan menghambat proses administrasi dan

dampak terburuknya merugikan pihak terkait yang terlibat dalam proses

administrasi tersebut,

4

Sistem Pengelolaan Arsip Puskesmas Sako Palembang belum dapat

dikatakan efektifitas karna dapat belum sepenuhnya mencapai sasaran yang telah

ditetapkan, salah satu pencapaian yang ingin diraih oleh Puskesmas Sako

Palembang dalam sistem pengolaan arsip adalah mudanya menemukan status

pasien (rekam medis) atau dokumen lainya dengan cepat dan mudah jika

diperlukan karena sarana dan prasarana belum lengkap lemari arsip hanya satu

dan juga ruang arsip masih tergabung diruangan Administrasi pelayanan hal ini

menyebabkan sulitnya mencari arsip yang akan dibutuhkan.

Setiap lembar arsip merupakan sarana yang berisi informasi penting,

maka harus disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang dilengkapi

peralatan dan perlengkapan yang memadai dan tenaga ahli di bidangnya, karena

penataan arsip yang kurang baik akan menghambat kelancaraan pekerjaan.

padahal seharusnya pengelolahan arsip yang baik harus mempunyai lemari dan

ruangan tetapi hal ini tidak ada di Puskesmas Sako Palembang.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi dan dengan mengacu

pada hasil penelitian yang sudah ada sebelumnya, maka penulis tertarik

melakukan penelitian yang serupa. Dalam proses penjajakan data awal yang

dilakukan penulis pada Puskesmas Sako Palembang, Terkait dengan masalah

inilah maka dalam penelitian ini peneliti tertarik mengangkat judul penelitian

“Sistem Pengelolaan Arsip di Puskesmas Sako Palembang dalam

meningkatkan Efektifitas kerja di Puskesmas Sako Palembang.”

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana sistem pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang?

5

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem pengelolaan arsip?

I.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan di Puskesmas Sako

Palembang?

2. Untuk mengetahui Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem pengelolaan arsip?

I.4 Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan memberikan kegunaan sebagai berikut:

1. Bagi penulis atau peneliti, yakni:

Sebagai pengembangan ilmu pengetahuan yang telah diterima di bangku

perkuliahan khususnya di Puskesmas Sako Palembang.

2. Bagi pembaca

Memberi pengetahuan dan dapat dijadikan sebagai acuan atau bahan

perbandingan untuk melakukan penelitian yang relevan selanjutnya.

3. Bagi Puskesmas Sako Palembang

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi sekaligus masukan

bagi pimpinan dan staf Puskesmas Sako Palembang.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Pamuji (2011:1) mendefinisikan “Sistem adalah suatu kebulatan atau

keseluruan yang kompleks atau terorganisir, suatu himpunan atau perpaduan hal-

hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruan yang

kompleks atau utuh.”

Pengertian lain tentang sistem disampaikan oleh Prajudi (2011:1) “Sistem

adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain

menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakan suatu fungsi yang utama

dari suatu usaha atau urusan.”

Selanjutnya Poerwadarminta (2011:1) mendefinisikan “sistem adalah sekelompok

bagian-bagian (alat atau sebagainya) yang bekerja bersama-sama untuk

melakukan suatu maksud.”

Menurut Sumatri (2011:1) mendefinisikan “sistem yaitu bagian-bagian

yang bekerja secara bersama-sama untuk mencapai suatu maksud, apabila salah

satu bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang

hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang sudah

terwujud akan mendapat ganguan.

Menurut Musanef (2011:2) mendefinisikan “Suatu sarana yang menguasai

keadaan dan pekerjaan agar dalam menjalankan tugas dapat teratur.”

Dari beberapa pandangan yang telah diuraikan, dapat kita ketahui bahwa

sistem adalah kesatuan dari beberapa komponen yang memiliki keterkaitan antara

6

7

satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Dari konsep yang telah kita

pahami bersama dengan uraian diatas mengenai defenisi sistem maka kita juga

dapat memahami bahwa sistem adalah salah satu bagian terpenting dalam suatu

oraganisasi baik organisasi swasta maupun organisasi pemerintah karena sistem

merupakan kebulatan dari suatu prosedur yang dibuat untuk mengerjakan

pekerjaan pada bagian dan tujuan dari masing-masing bagian itu, yang akan

dipadukan menjadi suatu kesatuan melalui sistem, dan sistem mengharuskan

setiap bagian yang ada dalam organisasi saling bekerjasama dengan baik untuk

mencapai tujuan bersama.

2.2 Pengertian Pengelolaan

Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh

Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004:196) yaitu “Menyelenggarakan,

mengurus, mengusahakan.” Penataan arsip adalah pengaturan secara sistematis

keseluruhan data/permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu

dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Untuk penataan berkas, perlu

adanya keseragaman dalam pemrosesan dan prosedur. Oleh karena itu perlu

dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang pasti bagi para petugas yang

bersangkutan.

Dalam hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan dengan tepat, penting

diperhatikan fungsi-fungsi menajemen agar setiap sistem yang ada saling

bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni tercapainya tujuan

organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan tepat, lengkap serta

lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang-Undang Republik

8

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F

menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara

sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber

daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua

aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan

harapan organisasi.

2.3 Pengertian Arsip

Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif mendefinisikan (2004:29) “Arsip

adalah simpanan surat-surat penting, dokumen tertulis yang mempunyai nilai

historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi.”

Lalu Hendi Haryadi (2009:42) mendefinisikan arsip dengan dua definisi yakni “Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya, dan arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.”

Mengenai klasifikasi arsip, Basir Barthos (2003) mengemukakan sebagai

berikut :

1. Arsip dinamis, adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan suatu unit kerja. Arsip ini meliputi arsip aktif yang secara rutin digunakan, dan arsip inaktif yang penggunaannya sewaktu-waktu saja.

2. Arsip statis, arsip yang berasal dari arsip dinamis, disimpan di ARSDA (Arsip Daerah) maupun di ARNAS (Arsip Nasional) karena kegunaannya.

Berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan “Arsip adalah rekaman

9

kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara.”

Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan –

ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1, arsip adalah :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkali bahwa

arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses administrasi

dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan penyelenggaraan

administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip adalah salah satu unsur

yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan administrasi dan

menejemen di masa modern ini.

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha

yang banyak dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun

instansi swasta. Kearsipan erat kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut

pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat dan

dokumen. Kegiatan-kegiatan inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan.

Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu

terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan

dikelola dan diarsipkan. Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang

dimaksud dengan kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan

10

pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan

pemusnahan atau pelestarian arsip yang menggunakan aturan dan prosedur

sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan

lengkap.

Menurut Sukoco (2006:99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual)

dan sistem pengelolaan yang paling sering digunakan dalam proses pengelolaan

dan pengarsipannya yaitu :

a. Jenis dokumen korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain) dimana untuk jenis dokumen ini sistem penyimpanan (pengarsipan) yang sering digunakan adalah dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.

b. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numeric.

c. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.

2.4 Pengelolaan Arsip

Untuk memahami proses pengelolaan arsip disuatu badan, lembaga,

organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu memahami

makna dari menejemen arsip karena proses pengelolaan adalah bagian dari

menejemen arsip itu sendiri.

Menurut Sukoco (2006:82) mendefinisikan “Menejemen arsip adalah

suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen baik

11

dokumen fisik/manual (dalam bentuk kertas), maupun dokumen elektronik (media

elektronik) .”

Sementara Badri Munir Sukoco (2006:82) mendefinisikan “Menejemen

arsip adalah sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi,

pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak digunakan lagi.”

Menurut Badri Munir Sukoco (2006:82) menjelaskan bahwa : “tujuan dari

pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah

1. Untuk menjaga dokumen agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya.

2. Untuk membuat informasi dari dokumen, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat pula.”

Faktor yang cukup penting, yang sangat perlu diperhatikan dalam proses

pengelolaan arsip adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen, dimana dalam

menejemen kearsipan, dokumen fisik / manual yang disimpan, harusnya disimpan

agar dokumen ditempatkan dalam sistem kearsipan yang dapat ditemukan

kemudian bila dibutuhkan. Namun, seiring berkembangnya teknologi digital yang

akhirnya melahirkan dokumen dalam bentuk lain yakni dokumen electronik, maka

hasil yang sama akan dicapai dengan mentransfer dokumen elektronik dari proses

administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan.

Proses penyelenggaraan dan penataan arsip dilakukan melalui beberapa

tahap sebagai berikut.

a. Menyusun berkas menurut abjad

12

Susunan menurut abjad ialah menempatkan arsip-arsip yang berindeks kata-

kata urut seperti urutan abjad A, B, C, sampai dengan Z. Abjad huruf A

berada didepan B, B di depan C, dan seterusnya.

b. Penataan Berkas

Berkas atau arsip-arsip dalam folder ditata dalam susunan seperti arsip aktif

lengkap dengan kode dan indeksnya. Pada tab folder tetap diberi kode dan

title seperti arsip aktif.

Dalam kegiatan penataan, dalam pengelolaan arsip juga dilakukan

kegiatan perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk dilakukan karena arsip

dinamis merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan. Proses penataan

arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti dengan proses

penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara

sistematis akan bermanfaat bagi

a. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.

b. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan.

c. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah.

Menurut Wursanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000:130) yang dimaksud dengan perlindungan arsip yakni

1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman.

2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman

3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

Sehingga dengan perlindungan arsip diharapkan agar arsip-arsip yang ada

dalam suatu organisasi dapat:

1. Tidak hilang.

13

2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab/orang yang

tidak berhak atas arsip tersebut.

3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.

4. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain.

Usaha-usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan menyimpan,

merawat, mengamankan, dan mengawetkan arsip.

Adapun faktor-faktor penyebab kerusakan arsip yang perlu diwaspadai

oleh setiap pengelola arsip menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi

(2000:130) adalah :

1. Faktor Intern yang terdiri dari :a. Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas

yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara penyimpanan dan perawatan arsip yang baik)

b. Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak akan luntur untuk jangka waktu yang lama.

c. Lem. Gunakanlah lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah mengelupas.

2. Faktor Ekstern yang terdiri dari :a. Kelembapan udara dalam ruangan penyimpanan.b. Udara yang terlalu kering di dalam ruangan penyimpanan.c. Sinar matahari langsung yang dengan mudah menembus ruangan

penyimpanan arsip.d. Udara yang kotor disekitar ruangan penyimpanan arsip.e. Debu.f. Jamur.g. Rayap.

Penunjang keberhasilan dari kegiatan penataan arsip secara langsung

dipengarui oleh peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan

arsip yang efesien pemakain peralatan tersebut. Demi mendukung kelancaran

adminitrasi dalam bidang kearsipan maka dibutuhkan peralatan dan perlengkapan

yang cukup baik.

14

Menurut Sedarmayanti (2003:192) jenis peralatan untuk menata arsip

sebagai berikut :

1. Folder (Sampul Arsip)a. Folder merupakan tempat atau wadah arsipb. Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinyac. Diatas terdapat tap yang gunanya untuk meulis kode dan indek arsip

2. Sekat atau Guide a. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah anatara kelompok dan

masalah lainb. Dibuat dari karton tebalc. Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tabd. Tan gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah atau kode

klasifikasi dari pokok masalah sampai ke sub-sub masalahe. Letak tab bermacam-macam sesuai tingkat kelompok masalahnya

3. Filling cabinet (Lemari Arsip)Lemari arsip merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara

vertikal dengn mengunakan lembar guide dan map gantung.

2.5 Ruang Lingkup Kearsipan

Kearsipan merupakan salah satu bagian dari perkantoran yang

menitikberatkan pada pengurusan dokumen sedemikian rupa sehingga dokumen

yang dikelolah memang benar akan mendukung dalam pencarian arsip yang akan

dibutuhkan karena ingatan manusia terbatas jika tidak dibantu dengan data dan

informasi yang terekam pada berbagai jenis arsip.

The Liang Gie dalam Agus Sugiarto (2005:16) memberikan batasan

manajemen kearsipan, yaitu rangkaian kegiatan penataan terhadap penciptaan

pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran

dokumen yang dilakukan oleh seorang pejabat pemimpin dari suatu organisasi

agar terjamin bahwa dokumen yang tidak berguna tidak disimpan sedangkan

dokumen yang bernilai benar-benar terpeliara dan tersedia.

15

Menurut (Sugiato:16) ruang lingkup kearsipan meliputi aspek POAC (Planing, Organizing, Actuating, Controlling) dalam pengelolahan arsip

Planing (Perencanaan) merupakan aspek yang cukup dalam melaksanakan suatu kegiatan, tanpa adanya suatu perencanaan yang baik maka suatu kegiatan tidak akan berjalan dengan baik. Demikian juga dalam kegiatan pengelolahan arsip di kantor. Adapun aspek dibidang perencanaan dibidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip yang benar-benar perlu diciptakan.

Kegiatan dalam bidang perencanaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ditunjang dengan koordinasi (organizing) dari berbagai komponen dalam manajemen kearsipan. Organizing merupakan aspek tindak lanjut dari sebuah perencanaan. Suatu rencana tanpa disertai dengan langkah kongkrit, maka suatu perencanaan tidak akan berarti apa-apa. Demikian juga dengan langkah mengkoordinasikan dalam pengelolahan arsip. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengelolahan arsip meliputi:

a. Pegawai yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapib. Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan arsipc. Peralatan memadaid. Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta didukung dengan mesin-

mesin yang akan mengakibatkan kelancaran kerja arsipe. Pemilihan sistem penataan berkas arsip sesuai dengan aktifitas manajemen

melalui prosedur kerja terarahRuang ringkup selanjutnya adalah Actuating yaitu meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga pemusnaan atau pelestarian termasuk didalamnya masalah pemeliharaan arsip melalui penngawasan yang cermat dan terarahLingkup manajemen kearsipan yang terahir adalah Controlling yang

meliputi pengawasan dari semua manajemen kearsipan sehingga manajemen kearsipan benar-benar dapat dilaksanakan sesuai dengan standar keberhasilan ataupun kegagalan suatu manajemen kearsipan harus dilhat dari aspek ini, sehingga dari kegiatan ini akan diperoleh suatu evaluasi terhadap pelaksanaan pengelolahan arsip.

2.6 Pengertian efektifitas kerja

Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektifitas dan

efesiensi namun keduanya memiliki data yang berbeda. Efektifitas adalah suatu

kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris yaitu efektive

yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarap atau munjur. Dari sederatan

kalimat diatas maka yang tepat adalah berhasil dengan baik.

16

Menurut Siagan (2001:24) mengatakan bahwa “efektifitas adalah

pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang

secara sadar ditetapakan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau

jasa kegiatan yang dijalankan.”

Atmosoeprapto (2002:139) menyatakan Efektivitas adalah melakukan hal

yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau

efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah

bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat.

Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya

efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas

adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi.

Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi

dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai

sasaran yang telah ditetapkan.

Dengan demikian jelaslah bahwa efektifitas merupakan suatu keadaan

yang menunjukkan keberhasilan kerja yang diharapakan. Efektivitas kerja adalah

penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya

pelaksanaan suatu tugas ditandai baik atau tidak sangat tergantung

padapenyelesaian tugas tersebut, bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa

biaya yang dikeluarkan untuk itu.

Menurut Sedarmayanti (2001:59) “Efektivitas merupakan suatu ukuran

yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat tercapai. Pengertian

efektivitas ini lebihberorientasi kepada keluaran sedangkan masalah

17

penggunaanmasukan kurang menjadi perhatian utama. Apabila efisiensidikaitkan

dengan efektivitas maka walaupun terjadi peningkatan efektivitas belum tentu

efisiensi meningkat.”

Menurut The Liang Gie (2000:29) faktor yang mempengarui efektifitas

kerja dalam organisasi:

1. Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan

faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka

semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat

efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.

2. Tugas Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang

didelegasikan kepada karyawan.

3. Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi

dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik

demikian pula sebaliknya.

4. Lingkungan kerja Lingkungan tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang,

cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang

pegawai sewaktu bekerja.

5. Perlengkapan dan Fasilitas Perlengkapan fasilitas adalah suatu sarana dan

peralatan yang disediakan dalam bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan

mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baiknya kerja

seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan.

Arsip jika arsip dikelola secara efektif akan membantu memudahkan

penemuan kembali arsip ketika diperlukan sehingga tidak memerlukan waktu

18

yang lama untuk mencari. Selain itu juga, arsip mempunyai nilai manfaat yang

tinggi jika keberadaannya mampu dikelola dengan baik shingga efektivitas dan

efisiensi penggunaannya dapat disajikan dengan optimal.

Menurut Sedarmayanti (2001:14) bahwa arsip merupakan pusat ingatan

dari setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik

pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi reputasi suatu organisasi.

19

BAB III

PROSEDUR PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Pendekatan dalam penelitian ini adalah kualitatif yaitu dengan

menganalisis data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai dengan

pokok permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut.

Menurut Narbuko dan Achmadi (2010:44): “metode Kualitatif deskriptif

adalah metode yang bertujuan untuk pemecahan masalah secara sistematis dan

factual mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat populasi.” Tipe penelitian yang

digunakan adalah deskriptif, yaitu penelitian yang dimaksudkan untuk

memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai masalah serta hasil

penelitiannya dengan kenyataan yang ada pada lokasi penelitian.

3.2 Definisi Konsep

Penelitian ini terdiri dari dua konsep yaitu sebagai berikut.

a. Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli

(original record) atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat

diketemukan dengan mudah sewaktu diperlukan

b. Efektifitas Kerja

Efektivitas menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai

sasaran yang telah ditetapkan secara tepat. Pencapaian sasaran yang telah

ditetapkan dan ukuran maupun standar yang berlaku mencerminkan suatu

perusahaan tersebut telah memperhatikan efektivitas perasionalnya.

19

20

3.3 Definisi Operasional

Suryanto dan Salamah (2009:35), mengatakan bahwa definisi operasional

adalah konsep atau teori yang dapat diukur (measureable) atau diamati

(observarble). Dalam Penelitian ini yang menjadi definisi operasionalnya antara

lain sebagai berikut:

Tabel 1

Operasional Konsep

NO DIMENSI INDIKATOR

1 Sistem pengarsipan

Sumber : Irmawati (2007:33)

1. Sumber Daya Manusia

2. Sarana Dan Prasarana

3. Biaya

2 Pengelolahan Arsip

Sumber : Syamsi (2000:130)

1. Faktor Internal

2. Faktor External

3.4 Informan penelitian

Informan penelitian adalah sumber-sumber yang dijadikan informasi

dalam penelitian yang dilakukan yaitu tentang Sistem Pengelolaan Arsip terhadap

efektifitas kerja. Mereka adalah Kepala Puskesmas Sako dan staf para medis

Puskesmas Sako Palembang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:

21

Tabel 2

Informan Penelitian

No Informan Jumlah

1 Pimpinan 1

2 Koordinator Pelayanan kesehatan Masyarakat 2

3 Koordinator Pelayanan kesehatan Perseorangan 2

4 Subbag Tata usaha 4

Jumlah 9

Sumber Puskesmas Sako Palembang 2013

3.5 Tehnik pengumpulan data

a. Observasi

Teknik Observasi (Observasi) dilakukan dengan mengadakan pengamatan

langsung dilapangan terhadap objek yang diteliti yang adal akitannya dengan

objek yang diteliti, sehingga dapat memperoleh interprestasi data yang akurat

dan selanjutnya dapat digunakan untuk menjawab permasalahan dalam

penelitian.

b. Wawancara

Teknik wawancara (Intervew) dilakukan dengan cara menggunakan

komunikasi atau wawancara langsung menyangkut sistem administrasi

pelayanan terhadap kualitas pelayanan kesehatan.

Teknik wawancara bebas dan wawancara mendalam dua bagian yaitu :

wawancara bebas dilakukan untuk menambah kesempurnaan data, sedangkan

wawancara mendalam dilakukan agar informasi yang lebih mendetail dari

suatu permasalahan dan biasanya kunjungan dilakukan berulang-ulang.

22

c. Dokumentasi

Dokumentasi yaitu data yang bersumber dari bahan-bahan tertulis, dokumen-

dokumen, laporan-laporan resmi, peraturan perundang-undangan, tulisan-

tulisan ilmiah serta arsip-arsip yang berhubungan dengan fokus penelitian.

3.6 Tehnik Analisis Data

Menurut Nawawi (2003:45): “Analisa data dalam penelitian ini adalah

deskriptif kualitatif yaitu mengumpulkan, menyusun, menyajikan dan

menginterprestasikannya dalam bentuk deskripsi.”

Selanjutnya teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah menurut Keban (2001:142), dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:a. Melakukan reduksi data yaitu proses pemilihan, pemusatan perhatian pada

penyederhanaan, pengabstrakan dan stanformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis yang diperoleh dilapangan.

b. Dilakukan penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.

c. Penarikan kesimpulan dan verifikasi yang merupakan pemahaman atas informasi kemudian mencari makna dari catatan, penjelasan, konfigurasi, alur sebab akibat serta proposisi.

3.7 Jadwal Kerja

Pelaksanaan penulisan Skripsi skripsi ini dimulai dari awal pengajuan

judul, pembuatan Skripsi, penelitian dan agar lebih sistematis disajikan dalam

tabel kegiatan sebagai berikut:

Tabel 3

Jadwal Kerja

23

24

BAB IV

GAMBARAN UMUM

4.1 Sejarah Puskesmas Sako Palembang

Puskesmas Sako berdiri sejak tahun 1981 dan merupakan tanah hibah dari

Perum Perumnas dengan wilayah kerja Kecamatan Sako, dengan lima kelurahan

yaitu Kelurahan Sukamaju, Sialang, Lebung Gajah dan Srimulya. Pada tahun

2007 Gedung Puskesmas ini direhap dengan dana Uni Eropa. Tahun 2008 terjadi

pemekaran kecamatan Sako menjadi Kecamatan Sako dan Semarang Borang.

Letak Puskesmas termasuk wilayah Kecamatan Sematang Borang maka

mulai tahun 2008 berubah wilayah kerja kecamatan, walaupun nama Puskesmas

belum berubah. Wilayah kerja menjadi kelurahan Lebung Gajah, Srimulya,

Sukamulya dan Karya Mulya kemudian tahun 2012 denngan dana DAK

Puskesmas direhap ulang menjadi dua lantai direncanakan sebagai Puskesmas

mampu menolong persalinan.

4.1.1 Letak Geografi Puskesmas Sako Palembang

Puskesmas Sako mampunyai wilayah kerja meliputi 4 kelurahan yaitu

Kelurahan Lebung Gajah, Kelurahan Srimulya, Sukamulya dan Karyamulya.

Terdiri dari 23 RW dan 110 RT dengan batas-batas wilayah sebagai berikut :

1. Sebelah Utara : Kecamatan Sako

2. Sebelah Selatan : kecamatan Ilir Timur II

3. Sebelah Timur : Kecamatan Kalidoni

4. Sebelah Barat : Kecamatan Sako

24

25

Wilayah kerja Puskesmas Sako merupakan wilayah yang padat penduduk terdiri

dari dataran rendah dan rawa-rawa.

4.1.2 Letak Demografi Puskesmas Sako Palembang

Wilayah kerja Puskesmas Sako Palemmbang meliputi empat kelurahan

dengan jumlah penduduk 33.700 jiwa, berdasarkan keadaan sosial ekonominya

mata pencarian pada empat kelurahan hampir sama yaitu diantaranya buruh kasar,

Pegawai Negeri, Pedagang, Pensiunan dan petani.

4.1.3 Fasilitas Pelayanan Kesehatan Puskesmas Sako Palembang

Dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat, Puskesmas Sako

Palembang memenuhi tersebut melalui Pelayanan Kesehatan Masyarakat dan

pelayanan perorangan.

Pelayanan Kesehatan Masyarakat melliputi :

1. Promosi Kesehatan (Promkes)

2. Sanitasi (Kesehatan Lingkungan)

3. P2 M /P2TM

4. KIA

5. KB

6. Perbaikan Gizi Masyarakat

7. Keperawatan

8. Kesehatan Sekolah

9. Kesehatan Olahraga

10. Pengobatan Tradisonal

11. Kesehatan kerja

26

12. Kesehatan Usila

Pelayanan Kesehatan Masyarakat perorangan meliputi

1. P2 M /P2TM

2. KIA

3. KB

4. Perbaikan Gizi Masyarakat

5. Pengobatan

6. Kesehatan Mata

7. Gizi dan Mulut

8. Kesehatan Jiwa

9. Kesehatan Usila

Seluruh program kegiatan tersebut didalam gedung dan difasilitasi dengan

ruang dan peralatan yang memadai, program kerja, Sumber Daya Manusia yang

selalu ditingkatkan kemapuanya dan protap-protap sebagai standar pelayananya.

Faslitas yang disediakan di Puskesmas Sako Palembang sebagai berikut :

1. Poli Pelayan Kesehatan Ibu (KIA/KB)

Kegiatan yang dilakukan di Puskesmas ini meliputi pelayanan kesehatan

kebidanan terhadap ibu hamil (Bumil), ibu bersalin (bulin), ibu yan telah bersalin

(bufas) dan ibu menyusui (busui). Untuk kegiatan KB Puskesmas Sako

Palembang melayani kebutuhan masyarakat dalam hal KB berupa IUD, Implant,

Pil, Suntikan dan kodom. Poli ini dalam pelaksanaanya dilayani oleh tiga orang

bidang terlatih dan keungulanya setiap hari kamis pasien dapat berkonsultasi

27

dengan dokter spesialis kandungan dan kebidanan yang dilengkapi dengan

pemeriksaan USG.

2. Poli Pelayanan Kesehatan Umum (Poli Umum)

Poli ini melayani pengobatan umum bagi pasien dewasa, yaitu pasien usia

lebih dari 6 tahun. Pengobatan dilakukan terhadap pasin umum, askes maupun

pasien gakin (jamkesmas), disamping itu Poli BP ini juga melayani tindakan

gawat darurat dan rujukan pasien dari unit-unit fungsioanl lainya yang tidak dapat

ditangani oleh puskesmas manapun terhadapat pasien-pasien dengan kasus

penyakit kronik yang sudah berobat rutin di rumah sakit namun sebelumnya

dilakukan rujukan, Poli dewasa juga akan melakukan perbaikan keadaan umum

pasien baik kasus gawat darurat umum maupun kebidanan. Selanyaknya

pelayanan gawat darurat (UGD) dilaksanakan ditempat terpisah dengan palayanan

BP dewasa dan UGD dijadikan satu.

Di Puskesmas Sako Palembang juga melayani pengobatan terhadap

penderita TB baru dan kusta selain penyakit lainnya. Pada prinsipnya pelayanan

kesehatan yang dilakukan di BP umum ini terintregasi dengan program-program

yang ada di Puskemas yaitu program pencegahan, pengobatan dan pengandalian

penyakit menular (ISPA, diare, Tb paru), program penyakit tidak menular (PTM),

dan program P2 kelamin, upaya kesehatan jiwa, upaya kesehatan indera

penglihatan dan pendengaran.

3. Poli Pelayanan Kesehatan Anak (Poli MTBS)

Poli MTBS melayani pasien anak yaitu usia 0-5 tahun. Pada pelaksanaan

poli ini dilayani oleh dokter umum yang dibantu oleh perawat terlatih, poli ini

28

mulai dikembangkan sistem Manajemen Terpadu Balita Sakit (MTBS) dan untuk

anak usia 2 bulan sampai 5 tahun dan Manajemen Terpadu Bayi Muda (MTBM)

untuk anak usia 0-2 bulan.

Dengan sistem MTBS dan MTBM ini penatapelaksanaan terhadap anak

sakit dilakukan secara komprehenshif, tidak hannya pada terfokus pada kelurahn

sakit num juga dilakukan pemantauan terhadap status gizi, riwayat kelahiran,

riwayat /pola makan dan riwayat imunisasinya.

4. Poli Pelayanan Kesehatan Gigi

Poli ini melayani pengobatan dan perawatan gigi bagi seluruh lapisan

masyarakat yang membutuhkan terutama pengobatan dasar terutama pencabutan

dan penampalan gigi.

5. Gilinganmas (Gizi, Lingkungan, dan Imunisasi )

Melayani :

a. Konsultasi Gizi

Melayani konsultasi masyarakat dan gizi perorangan baik di dalam maupun

diluar gedung.

b. Imunisasi

Melayani imunisasi BCG, DPT, Polio, Hepatitis, Campak , TT Bumil/Caten

c. Konsultasi Kesehatan lingkungan (sanitasi)

Memberikan konsultasi mengenai kesehatan lingkungan dan kebersihan

lingkunan Rumag Sehat, jamban sehat, sarana air bersih dan Pembratasan

Sarang Nyamuk (PSN).

29

6. Laboratorium

Melanyani pemeriksaan laboratorium sederhana seperti test kehamilan,

HB, golomgan darah, kimia darah, dan BTA spuntum khusus pemeriksaan

BTA sputum di Puskesmas Sako Palembang Sako merupakan puskesmas

rujukan jadi selain membaca sediaan Puskesmas Sako juga membaca hasil

sediaan dari Puskesmas rujukan, pelayanan dilakukan setiap hari bagi pasien

yang membutuhkan.

7. Penyuluhan Kesehatan

Dilakukan pada perseorangan ataupun kelompok baik dilaksanakan di

Puskesmas, sekolah dan tempat yang membutuhkan.

8. Poli Pelayanan Kesehatan Usia lanjut (Poli Lansia)

Puskesmas Sako khususnya melayani kesehatan terhadap pasien lansia,

yaitu pasien usianya lebih dari 60 tahun. Pelayanan kesehatan ini dilakukan

dengan mengutamakan pasien lansia, baik diloket pendaftaran, tempat

pemeriksaan kesehtan yang terspisah maupun ayanan di apotik, hal bertujuan agar

pasien lansia tidak lama menungu mengingat keterbatasan fisik dan psikiis pasien

tersebut.

9. Kesehatan Reproduksi

Kesehatan Reproduksi (kespro) merupakan salah satu program Puskesmas

Sako khusus memberikan perhatian terhadap permasalahan reproduksi diwilayah

kerja Puskesmas Sako kegiatan ini dilaksanakan oleh seorang tenaga dokter

umum, perawat dan bidan.

30

10. Pelayanan Kesehatan Peduli Remaja (PKPR)

Program PKPR ini ditujukan untuk memberikan pelayanan kesehatan yang

komprehensif terhadap remaja, yaitu masyarakat berusia 10-19 tahun. Program ini

dilaksanakan didalam gedung dan luar gedung. Kegiatan didalam gedung meliputi

pemeriksaan kesehatan dengan mengunakan status khusus remaja yang bertujuan

memberikan pelayanan kesehatan yang komprehensif buksn hanya pada terfokus

pada penyakitnya namun juga pada riwayat puberitas, perkembangan mental,

riwayat merokok, memakai napza dan lainyaa sebagianya.

Kegiatan PKPR diluar gedung meliputi penyuluhan tentang kesehatan

reproduksi, napza dan merokok. Disamping itu juga diadakan kegiatan survey

permasalahan perilaku remaja.

4.1.4 Fasilitas Penunjang Pelayanan Kesehatan Puskesmas Sako Palembang

Untuk menunjang keberhasilan Puskesmas Sako dalam pelayanan

kesehatan pada masyarakat maka seluruh kegiatan harus berpedoman pada Visi,

Misi, Motto dan Nilai Puskesmas Sako serta pelaksanaanya harus berpedoman

pada standar pelayanan yang telah dibakukan.

1. Visi

Tercapainya Kecamatan Sematang Borang sehat menuju terwujudnya Palembang

sehat

2. Misi

a. Meningkatkan kemitraan dan pemberdayaan masyarakat

b. Meningkatkan professional provider

c. Memelihara dan meningkatkan upaya pelayanan kesehatan prima

31

3. Motto

a. Ramahlah satu langkah satu senyum

b. Kreatiflah satu langkah, satu ide, langsung action

c. Displinlah dari diri masing-masing

d. Kerjakan sekarang jangan tunda

e. Pelayanan prima merupakan bagian dari kita semua

4. Nilai

a. pengamdian

b. Kebersamaan

c. Kerja keras

d. Saling percaya

e. Terus belajar

4.1.5 Ketenagaan Puskesmas Sako Palembang

Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan sehari-harinya Puskesmasnya

Sako dipimpin oleh seorang pimpinan Puskesmas yang sejak tanggal 1 April 2012

dijabat oleh dr.Hj.Dhanita Amir, M.Kes yang dibantu oleh :

a. Dokter Umum : 2 Orang

b. Dokter Gigi : 1 Orang

c. SKM : 2 Orang

d. Perawat (S1) : 1 Orang

e. Perawat DIII : 3 Orang

f. Perawat (SPK) : 2 Orang

g. Perawat Gigi : 2 Orang

32

h. Bidan D III : 9 Orang

i. Bidan D I : 2 Orang

j. Asisten Apoteker (SMF) : 1 Orang

k. Asisten Apoteker (D III) : 1 Orang

l. Sanitarian (D III) : 2 Orang

m. SAMK (Analis) : 1 Orang

n. SMA : 1 Orang

o. SMP : 1 Orang

p. SD : 1 Orang

4.2 Stuktur Oragnisasi Puskesmas Sako Palembang

Stuktur organisasi menetapkan bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi,

dikelompokan dan di koordinasikan secara formal sehinnga dapat dapat dilihat

dengan jelas dimana rasa tanggung jawab dari masing-masing yang telah

ditetapkan.

Gambar 1Stuktur Organisasi Puskesmas Sako Palembang

33

Sumber : Puskesmas Sako Palembang Tahun 2012

Pimpinan

dr. Hj. Dhanita Amir, M.Kes

Kepala Tata Usaha

Titik Sandora

Yuniar, SKM Kalsum, AmKebNurjainah,

dr. Herawaty drg. Lukaman H Siahan

hauriyah R,AmKeb

Hj. Jamilah Alwi

Hj. Umiyati Saleha

Rohman

Nurhayati

Nurjanah, AmKeb, SKM

Heri Kesuma

Maidah

Lensi Oktaviana, S. kep

Susweti Haizah, AmKeb

Gianti

Arsin, AMF

Nurlela, AmKeb, SKM

Astuti, SKM

H. Nasrul Efendi, AmKep

Titin yeni

Meilianti, AMKL

Rasdi Indi

Sherly Molvinas, AmKep

Hj. Yuli Harwati, AmKeb

dr. Herawaty

34

4.3 Tugas dan fungsi

Tugas dan fungsi Puskesmas Sako Palembang sebagai berikut.

1. Pimpinan Puskesmas

Adapun Tugas pokok dan fungsi dari Pimpinan Puskesmas Sako

Palembang sebagai berikut.

a. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bimbingan dan supervisi.

b. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di puskesmas

c. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksanaan kegiatan program

kesehatan.

d. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dan masyarakat dalam rangka

peningkatan derajat kesehatan masyarakat.

e. Menyususn perencanaan kegiatan Puskesmas dengan dibantu oleh staf

Puskesmas.

f. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan Puskesmas.

g. Melaporkan hasil kegiatan program ke Dinas Kesehatan Kota, baik berupa

laporan rutin maupun khusus.

h. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan.

2. Dokter Umum

Adapun Tugas pokok dan fungsi dari Dokter Umum Puskesmas Sako

Palembang sebagai berikut.

a. Sebagai Ketua Tim Mutu Puskesmas, mengkoordinir seluruh kegiatan

b. manajemen mutu di Puskesmas.

c. Melaksanakan tugas pelayanan kepada pasien Puskesmas.

35

d. Membentu manajemen dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi

Puskesmas.

e. Membantu manajemen membina karyawan/karyawati dalam pelaksanaan

tugas sehari-hari.

f. Membantu menyusun perencanaan kegiatan Puskesmas.

g. Membantu manajemen dan memonitor dan mengevaluasi kegiatan

puskesmas.

h. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan (QA).

i. Membina perawat bidan dalam pelaksanaan MTBS.

j. Membantu manajemen melakukan supervixi dalam pelaksanaan kegiatan

di Puskesmas induk, Pustu, Pos Puskesling, Polindes, Posyandu dan di

Masyarakat.

k. Mengkoordinir kegiatan Sistem informasi Kesehatan.

l. Menyusun laporan tahunan. Profil kesehatan, dibantu staf yang lain.

3.Dokter Gigi

Adapun Tugas pokok dan fungsi dari Dokter Gigi Puskesmas Sako

Palembang sebagai berikut.

a. Bertanggung jawab atas kegiatan pelayanan BP Gigi.

b. Melaksanakan pelayanan pemeriksaan dan pengobatan pasien gigi

c. Membantu Kepala Puskesmas dalam peningkatan mutu pelayanan

(Quality Assurance).

36

d. Membentu pelaksanaan kegiatan lapangan dalam kegiatan

UKS/UKGS/UKGMD, pembinaan kader kesehatan, guru UKS dan Dokter

Kecil.

e. Membantu Kepala Puskesmas dalam membina karyawan di bidang medis.

f. Membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun perencanaan kegiatan

Puskesmas.

g. Membantu Kepala Puskesmas dalam membuat laporan kegiatan

Puskesmas.

4. Bidan

Sebagai penanggung jawab kegiatan Keluarga Berencana Puskesmas Sako

yaitu sebagai berikut.

a. Melaksanakan laporan kegiatan pemeriksaan/pembinaan/pertolongan

kepada Ibu Hamil, Ibu Bersalin, Ibu Nifas, Ibu Menyusui, bayi dan balita.

b. Melakukan kegiatan pelayanan Keluarga Berencana.

c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengamanan alat medis dan

umum non medis KB.

d. Membina dan mensupervisi bidan swasta yang ada di wilayah Puskesmas.

e. Bertanggung jawab atas kebersihan dan penataan ryang KIA/KB/RB.

f. Melaksanakan kegiatan koordinasi dengan PKK dan Lintas Sektoral

terkait dalam kegiatan GSI (Gerakan Sayang Ibu) dan kegiatan dalam

upaya peningkatan kesehatan perempuan.

g. Membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun rencana kegiatan.

h. Membantu Kepala Puskesmas dalam membuat laporan kegiatan.

37

i. Melaksanakan kegiatan Puskesmas.

j. Melaksanakan kegiatan Posyandu Lansia.

k. Membina anak pra sekolah.Taman Kanak-Kanak.

l. Melakukan pemantauan kelainan tumbuh kembang balita.

m. Membina unit KIA.KB dalam pelaksanaan QA.

n. Membantu kegiatan Lintas Sektoral terutama dalam pemberantasan

penyakit dan dalam kegiatan penyuluhan masyarakat.

o. Koordinator Program Kesehatan Lansia.

p. Membantu kegiatan Posyandu Balita dan Lansia.

q. Membantu pelaksanaan dan pelaporan KIA dan KB.

5. Perawat

Tugas Pokok dan Fungsi Perawat Puskesmas Sako Palembang sebagai

berikut.

a. Melaksanakan tugas asuhan keperawatan didalam gedung maupun diluar

gedung.

b. Berkolaborasi dengan Dokter dalam pelayanan pengobatan pasien baik di

Puskesmas induk maupun di pos-pos Puskesling.

c. Bertanggung jawab atas kebersihan dan penataan ruang BP/IGD/Poli

MTBS.

d. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengamanan alat medis dan non

medis di ruang BP/IGD/MTBS.

38

e. Membantu kegiatan lintas program antara lain dalam kegiatan

pemberantasan penyalit, UKS, Penyukuhan Kesehatan Masyarakat dan

kegiatan lapangan lainnya.

f. Melaksanakan kegiatan Puskesmas diluar gedung.

g. Membantu pelaksanaan kegiatan Posyandu balita dan Posyandu lansia.

h. Membantu Kepala Puskesmas dalam membuat perencanaan kegiatan.

i. Membantu Kepala Puskesmas dalam membuat laporan kegiatan.

j. Melaksanakan kegiatan pelayanan pos MTBS di Puskesmas.

k. Membantu pelaksanaan pelacakan kelainanmata, jiwa dan tumbuh

kembang anak balita

6. Sanitasi

Uraian tugas pokok dan fungsi petugas hygiene sanitasi Puskesmas Sako

Palembang sebagai berikut.

a. Membuat perencanaan kegiatan Kesling (Kesehatan Lingkungan).

b. Melaksanakan pembinaan dan pemeriksaan TTU (Tempat-Tempat

Umum), TP2M (Tempat Pembuatan dan Penjualan Makanan), TP3

(Tempat Penyimpanan dan Penjualan Pestisida), Home Industri, salon dan

pabrik/perusahaan.

c. Melaksanakan Pelaksanaan Jentik Berkala (PJB) dan Pemberantasan

Sarang Nyamuk (PSN), bersama lintas program dan lintas sektoral serta

masyarakat.

39

d. Melaksanaan pendataan dan pembinaan Rumah Sakit, SAMIJAGA

(Sarana Air Minum dan Jamban Keluarga) dan SPAL (Sarana

Pembuangan Air Limbah).

e. Melaksanakan Penyuluhan kesehatan lingkungan bersama dengan petugas

lintas program dan lintas sektoral terkait.

f. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan kegiatan kesling.

7. Tata Usaha

Uraian tugas pokok dan fungsi tata usaha Puskesmas sako palembang

sebagai berikut.

a. Mengelola dan menyiapkan data dan urusan kepegawaian.

b. Mengelola surat masuk dan surat kabar.

c. Merekap dan melaporkan SP3 Puskesmas.

d. Koordinasi dengan lintas program untuk mengarsipkan data program dan

inventarisasi barang.

e. Ikut serta dalam penataan keuangan Puskesmas.

f. Menyusun jadwal kegiatan Puskesmas dan ikut merumuskan perencanaan

Puskesmas satu tahun kedepan.

8. Kepegawaian

.       Uraian tugas pokok dan fungsi Kepegawaian membuat laporan

kepegawaian Puskesmas sako palembang sebagai berikut.

a. Mendata dan mengarsipkan file pegawai.

b. Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat.

40

c. Mengusulkan tunjangan pegawai ( Penyesuaian Fungsional, Baju, dan

lain-lain).

d. Merekap Absensi (Ijin, Cuti, Sakit).

e. Membuat Absensi Mahasiswa/siswa yang praktek di Puskesmas.

f. Membuat perencanaan untuk pengembangan kualitas SDM.

g. Menyusun daftar pembagian tugas untuk staf puskesmas.

h. dengan persetujuan kepala puskesmas.

41

BAB V

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

5.1 Hasil Penelitian

5.1.1 Sistem Pengelolahan Arsip di Puskesmas Sako Palembang

Penelitian yang berlangsung di Puskesmas Sako Palembang mulai tanggal

28 Maret sampai dengan 7 April 2014 dan berdasarkan observasi serta wawancara

di dapatkan hasil, Pengelolaan kearsipan meliputi kegiatan penyimpanan arsip dan

pemeliharaan serta pengamanan arsip. Dalam proses pengelolaan arsip perlu

dilakukan pemisahan antara dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap

pengambilan keputusan atau dianggap. Kegiatan tersebut harus rutin dilaksanakan

agar arsip benar-benar bisa dilindungi dengan baik dan dipastikan akan

mempermudah penemuan dan pengembalian arsip ketempat penyimpanan semula.

dr. Hj. Dhanita Amir, M.Kes selaku Pimpinan Puskesmas Sako Palembang

mengatakan bahwa.

“Pengelolahan arsip haruslah mengikuti aturan yang telah ditetapkan dalam undang-undang 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 24, yang menjelasakan pelaksanaan arsip adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolahan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasinal yang didukung oleh oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya manusia.” (wawancara. 1 April 2014)

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako

Palembang pengelolahan arsip di Puskesmas Sako Palembang belum sesuai

dengan peraturan undang-undang yang berlaku hal ini terlihat pada pengelolahan

arsip yang belum baik. Sumber Daya Manusia (dalam hal ini pegawai) belum

mengerti tentang pelaksanaan kearsipan, dan sarana dan prasarana yang

digunakan dalam mengelolah arsip belum baik, karena bahwa seorang pegawai

41

42

kearsipan merangkap sebagai perawat dan pelayanan administrasi, dampaknya

pekerjaan arsip tidak terfokus dan sulit dipertanggung jawabkan, artinya baik

buruknya pengelolahan arsip sangat ditentukan oleh pegawai dalam mengelolah

arsip.

Kenyataan itu di tegaskan kembali oleh Yuniar, SKM selaku Bendahara

Baranf/Inventarsi Puskesmas Sako, beliau mengatakan bahwa.

“Pegawai harus mempunyai kesadaran tentang arti pentingnya

pengarsipan data, yaitu dengan melakukan pelatihan manajemen

pengelolahan arsip yang baik serta memberikan motivasi yang baik dalam

meningkatkan kesadaran staf Puskesmas Sako Palembang dalam

pengelolahan arti pentingnya pengarsipan.” (wawancara, 1 April 2014).

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako

Palembang bahwa pegawai di Puskesmas belum memiliki kesadaran tentang

pentingnya arsip, arsip merupakan informasi yang terekam yang diciptakan dalam

rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti. Dalam pengelolahan

arsip sebaiknya dilakukan sesuai dengan manajemen pengelolahan arsip yang

baik. Tujuan manajemen kearsipan untuk menyederhanakan jenis dan volume

arsip serta dapat meningkatkan efektivitas kerja.

Menurut Kalsum, AmKeb selaku Bendahara Penerima mengatakan bahwa.

“suatu pekerjaan khususnya dalam mengelolah arsip harus dapat

dipertanggung jawabkan, mengingat fungsi arsip sebagai ingatan dan

informasi bagi Puskesmas Sako Palembang.” (wawancara, 1 April 2014)

43

Penyimpana arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam

menunjang kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya. Sehingga arsip

haruslah disimpan agar setiap dibutuhkan dapat ditemukan kembali. Di

Puskesmas Sako Palembang sistem penyimpanan arsip dilakukan dengan sistem

manual. seperti yang dikemukakan oleh Titik Sandora sebagai berikut.

“Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di kantor kami adalah

menggunakan manual mbak, karena menurut kami, sistem itulah yang

paling sederhana dan sesuai dengan kegiatan di kantor kami. Kami tinggal

memilahmilahkan rekam medis berdasarkan jenis kelamin.” (1 April 2014)

Arsip tidak selamanya mempunyai nilai guna. Sehingga pada saatnya,

arsip harus disingkirkan. Arsip yang semakin bertambah seiring perkembangan

organisasi, jika tidak dikurangi akan memungkinkan terjadinya penumpukan

arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu dilakukan penyusutan untuk arsip

yang sudah habis nilai gunanya. Seperti yang dikemukakan oleh NiYuniar, SKM

sebagai berikut.

“penyusutan dan pemusnahan arsip, kami melakukan koordinasi dengan

kantor Arsip Daerah. Mana saja arsip yang perlu dikurangi dan

dimusnahkan. Kalau arsip tidak dikurangi, maka kami akan kekurangan

peralatan kearsipan dan mungkin ruangannyapun bisa kurang karena arsip

itu akan terus bertambah.” (1 April 2014)

Hal senada juga diungkapkan oleh Titin Yeni seperti berikut.

“Untuk mengurangi penumpukan arsip di masing-masing unit kerja, kami

melakukan penyusutan yaitu dengan mengurangi arsip yang sudah jarang

44

dan mungkin tidak digunakan lagi. Biasanya penyusutan itu dilakukan

setelah arsip berumur 1 tahun.” (1 April 2014)

Menurut Sulistyo-Basuki dalam (Sukonco, 2007:105) pemusnahan arsip

dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :

1. Pencacahan Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi sampai dengan 2,5 cm.

2. Pembakaran Metode ini sangat popular pada masa lalu karena dianggap paling aman. Namun terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui orang lain.

3. Pemusnahan kimiawi Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.

4. Pembuburan Dokumen yang akandimusnakan dimasukkan ke dalam bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih.

Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond dalam (Irawan, 2009: 2.2)

mempunyai tiga tujuan, yaitu:

a. Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak diperlukan,

b. Melayani penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien,

c. Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan

arsip yang berlaku.

Beberapa dasar yang menjadi argumentasi mengenai penting arsip, antara

lain :

1. Hidup manusia tidak terlepas dari arsip

45

Setiap manusia yang jalan modern memerlukan arsip dalam berbagai bentuk

dan kepentingan. Seseorang lahir akan disertai dengan surat kelahiran. Tumbuh

akan membutuhkan berbagai arsip.

2. Urat nadi bagi kehidupan suatu organisasi

Setiap organisasi keberadaan arsip merupakan sesuatu yang bersifat vital.

Bukan hanya sebagai sarana penyampain informasitapi juga sebagai transaksi.

3. Bukti otentik

Indentitas seseorang atau lembaga secara prinsipil sangat tergantung pada arsip.

Demikian juga mengenai arsip statis maupun hak yang dimiliki. Contoh

kepengangtan serta gaji seorang pegawai secara legal dan formal ditentukan

berdasarkan informasi dari arsip kepegawaian yang dimiliki.

4. Rekaman Kegiatan

Tidak dapat dipungkiri bahwa suatu organisasi dapat ditelusuri dari arsip yang

diciptakan. Demikian juga rekan jejak seorang maupun ketokohanya sangat

ditentukan oleh data yang ada dalam arsip.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako

Palembang bahwa pegawai di Puskesmas belum pernah mendapat pelatihan

mengenai pengelolahan hal ini jadi tidak pegawainya mengetahui adanya undang-

undang No.43 yang mengatur tentang bahwa arsip hal dianalisis timbul masalah

sulitnya menemukan arsip, berbeda denga ada pegawai khusus arsip yang

menyebakan tidak adanya tanggung jawab.

Rekam medis harus mempunyai nomor rekor yang harus mempunyai arti

bedasarkan angka untuk wanita untuk wannita dan yang biru untuk laki dan

46

bagaimana cara meraka pengelolahan arsip masih mengunakan sistem manual

arsip yang dapat menghambat dalam pengelolahan arsip di Puskesmas Sako

Palembang. (Wawancara. 1 April 2014)

Titik Sandora selaku pimpinan Puskesmas Sako Palembang bahwa

“Bahwa faktor ketepatan waktu dalam mencapai efektivitas kerja masih

dapat dikatakan belum maksimal. Pencarian sebuah arsip yang seharusnya

dapat ditemukan dalam hitungan kurang dari 5 (lima) menit, ternyata

belum dapat terlaksana.” (Wawancara. 1 April 2014)

Hal ini terlihat ketika peneliti mencoba untuk meminjam sebuah arsip,

pencarian arsip tersebut menghabiskan waktu sekitar 20 menit. Menurut

penuturan pegawai, hal ini dikarenakan adanya kerusakan pada sarana

penyimpanan arsip tersebut. Faktor penentu keberhasilan efektivitas kerja yang

kedua adalah faktor Sumber Daya Manusia. Permasalahan pada SDM terlihat dari

kurangnya tenaga ahli kearsipan, hal ini kemudian menyebabkan pengelolaan

arsip menjadi belum tertata secara maksimal.

Sistem kearsipan dalam di Puskesmas Sako Palembang sangat penting

untuk diperhatikan. Sistem kearsipan yang baik akan membantu para pegawai

dalam mecari arsip atau dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan

pekerjaannya dengan cepat dan tepat, sehingga para pegawai dapat menyelesaikan

pekerjaannya lebih cepat dan tepat pada waktunya. Sebaliknya jika sistem

kearsipan yang buruk dapat mengakibatkan kecepatan bekerja pegawai menjadi

berkurang, karena dalam pencarian arsip (rekam medis) memakan waktu yang

lama sehingga pegawai tidak bisa bekerja secara optimal.

47

Menurut Maidah Ginati mengatakan bahwa.

“Agar pencarian arsip (rekam medis) dengan cepat sesuai dengan yang

seharusnya sarana dan prarasana belum memadai untuk menyimpan arsip

yang sudah menumpuk.” (Wawancara. 1 April 2014)

Pengelola arsip di Puskesmas Sako Palembang pada dasarnya tidak

mempunyai latar belakang pendidikan dibidang kearsipan maupun pendidikan

khusus bidang kearsipan. Hal ini dikemukakan oleh Nia bahwa.

“Pengelola arsip disini adalah Perawat, kegiatan yang kami lakukan

selama ini berdasarkan pengalaman yang turun temurun dan kebiasaan

saja. Karena kami tidak memiliki pendidikan khusus di bidang kearsipan.

selain itu disini, pegawai khusus kearsipan Arsiparis) belum ada.”

(wawancara 1 April 2014)

Hal senada juga diungkapkan dr.Herawati bahwa.

“Kami belum pernah mengikuti diklat-diklat ataupun kursus yang

berkaitan dengan masalah kearsipan. Semuanya berdasarkan kebiasaan dan

pengalaman yang turun temurun.” (wawancara 1 April 2014)

Dari dua pendapat tersebut di atas dapat peneliti jelaskan bahwa pegawai

kearsipan di Puskesmas Sako Palembang pada dasarnya belum ada. Petugas

tersebut adalah staf yang mengelola arsip yang bekerja berdasarkan pengalaman

dan kebiasaan saja maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang

kearsipan. karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik

dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas di Puskesmas

Sako Palembang.

48

5.1.2 Faktor yang mempengarui pengelolahan arsip Puskesmas Sako

Palembang

Arsip merupakan pekerjaan yang sangat penting, karna arsip merupakan

pusat ingatan dalam kegiatan organisasi maka arsip haruslah dikelolah secara

baik dengan sarana dan prasarana yang memadai agar informasi yang tersimpan

dalam arsip tersebut tetap terjaga sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja di

Puskesmas Sako Palembang.

Titi Sandora selaku kepala tata usaha Puskesmas Sako Palembang

mengatakan bahwa.

“Ketidakjelasan pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang terlebih yang menyangkut arsip status pasein (rekam medis) dapat mengganggu proses pelayanan kesehatan juga sarana dan prasana untuk menyimpan arsip tidak memadai sehingga sulit mencari arsip status pasein (rekam medis) ketika pasien datang beobat kembali. Selain itu sumber daya manusia, sarana, dan prasarana yang belum tersedia secara memadai menyebabkan pelaksanaan pengelolaan arsip tidak efektif dan kurang dapat dipertanggungjawabkan dan faktor yang mempengaruhi pengetahuan pegawai dalam mengelola kearsipan adalah pengalaman kerja.”(wawancara 1 Arpil 2014)

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako

Palembang bahwa Sistem Pengelolaan Arsip di Puskesmas Sako Palembang

dalam meningkatkan Efektifitas kerja di Puskesmas Sako Palembang belum baik

hal ini terlihat dari sarana dan prasarana yang belum memadai sehingga sistem

pengelohan arsip tidak efektif, maka dalam hal ini sarana dan prasarana sarana

dan prasarana yang efektifitas kerja dalam penglolahan arsip. Faktor sarana dan

prasarana menyangkut kepada permasalahan fisik kantor. Hal ini dikarenakan

Puskesmas Sako Palembang masih belum memiliki ruang khusus untuk

menyimpan arsip yang terus bertambah.

49

dr. Hj. Dhanita Amir, M.Kes selaku Pimpinan Puskesmas Sako Palembang

mengatakan bahwa.

“Faktor yang mempengarui efektifitas kerja adalah kesadaran, penerapan

tata kerja, keterampilan atau skill .” (wawancara 1 Arpil 2014)

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako

Palembang bahwa pegawai Puskesmas Sako Palembang belum memiliki

keterampilan atau skil, penerapan tata kerja berfungsi untuk memudahkan untuk

pembagaian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam bekerja. Untuk meningkatkan

jiwa efektifitas kerja dalam diri pegawai maka dibuat peraturan yang mengikat

berupa penerapan tata kerja yang baik.

Titi Sandora selaku kepala tata usaha Puskesmas Sako Palembang

mengatakan bahwa.

“Penunjang keberhasilan dari kegiatan penataan arsip secara langsung dipengarui oleh peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip yang efesien pemakain peralatan tersebut untuk mendukung kelancaran adminitrasi dalam bidang kearsipan maka dibutuhkan peralatan dan perlengkapan yang cukup baik.” (wawancara 1 Arpil 2014)

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako

Palembang bahwa salah satu faktor yang membuat tidak terlihatnya efektifitas

kerja adalah kurangnya peralatan yang menunjang pengelolahan arsip. Peralatan

seadanya ternyata tidak mampu meningkakatkan efektifitas kerja pegawai,

pekerjaan yang tidak tepat waktu menjai tidak tepat waktu. Sedangkan untuk

faktor ketepatan waktu dalam mencapai efektivitas kerja masih dapat dikatakan

belum maksimal. Pencarian sebuah arsip yang seharusnya dapat ditemukan dalam

hitungan kurang dari 5 (lima) menit, ternyata belum dapat terlaksana.

50

5.2 Pembahasan

Berdasarkan hasil penelitian di atas maka penulis akan membahas hal-hal

sebagai penulis di Puskesmas Sako Palembang :

1. Pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang

Berdasarkan hasil wawancara dan obvervasi penulis akan membahas

mengenai Pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang, pengelolahan arsip di

Puskesmas Sako Palembang belum dilaksanakan dengan baik, hal ini terlihat dari

Sumber Daya Manusia yang belum mempunyai kesadaran tentang pentingnya arti

dalam mengelolah arsip juga sarana dan prasarana belum mendukung dalam

pelaksanaan arsip.

Demi kelangsungan hidup dan keberdaan oranisasi, arsip perlu di lakukan

pengelolahan secara terprogram karena fungsinya sebagai bukti (rekam medis),

arsip merupakan sebagai bukti hukum dan memori Puskesmas Sako Palembang

untuk itu arsip perlu perlindungan khusus terutama dari kemungkinan

kemusnahan yaitu hilang, rusak, dan faktor lainya yang disebabkan oleh bencana.

Menurut Haryadi (2009:46) : “Penyimpanan arsip bertujuan sebagai berikut 1. Sebagai ingatan dan informasi jika diperlukan2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan dan data mengenai hasil-hasil

kegiatan dan pekerjaan dimasa lampau3. Memberikan keterangan Vital

Pengelolahan arsip di Puskesmas Sako Palembang belum sepenhnya

mengikuti peraturan undang-undang 43 tahun 2009 pasal 2 ayat 4 yang

menjelaskan pelaksanaan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi

kebijakan, pembinaan, dan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan nasional yang

51

didukung oleh Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana dan sumber daya

lainya.

Pelaksanaan kearsipan memiliki dua hal yang sangat penting yaitu Sumber

Daya Manusia dan peralatan penunjang serta tempat atau ruangan khusus untuk

menyimpan arsip, dalam hal ini pegawai adalah termasuk dalam Sumber Daya

Manusia yang mengelolah arsip. Keberadaan sarana dan prasarana sangat

diperlukan di Puskesmas Sako Palembang dalam penyimpanan arsip, sarana dan

prasarana yang baik akan mempermudah dalam mengelolah arsip baik dalam

penyimpanan, pemeliharaan dan tentunya akan terjaga dengan baik bila sarana

dan prasarana memadai.

Pengelolahan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan

dalam pencapaian tujuan untuk menunjang peningkatan produktifitas dan

efektifitas kerja. Hal ini ditegaskan oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono

(2005: 19-20) : untuk memahi kegiatan arsip yang baik diperlukan pemahaman

arsip dalam kegiatan kearsipan. Prinsip dalam sistem pengelolahan arsip yang

baik adalah sebagai berikut :

1. Pengelolahan arsip sedikit mungkin

2. Pengelolahan arsip yang benar-benar bermakna dan berguna

3. Pengelolahan arsip secara hemat dan sederhana

4. Pengelolahan arsip yang mudah, cepat dan tepat dalam penemuan kembali

Menurut Sutarto (2002:20) kearsipan dapat dikatakan baik jika memperhatikan hal-halberikut ini:1. Kepadatan; faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak

tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan peyimpanan arsip dapat efisien di penggunaan ruangan kantor.

52

2. Mudah dicapai; aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan arsip. File cabinet/almari penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun pengambilan arsip. Dengan mudah maka efisiensi tenaga dapat dicapai.

3. Kesederhanaan; faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem penataan arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas atau pegawai pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus mencarinya.

4. Keamanan; faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek keamanan.

5. Kehematan; faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainnya.

6. Elastisitas; faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan penyimpanan di masa yang akan datang.

7. Penyimpanan dokumen seminimalny; faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar bernilai.

8. Keterangan-keterangan yang harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala (heading).

9. Dokumen-dokumen harus disusun secara up to date, meskipun hal demikian dapat bergantung pada penyususnan tenaga dan pengawasan.

10. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dengan kebutuhan.

Menurut Sutarto (2002:20) : “Banyak faktor yang mempengaruhi kearsipan

agar berjalan dengan baik dan lancar, kearsipan dapat dikatakan baik jika

memperhatikan hal-hal sebagai berikut: kepadatan, mudah dicapai,

kesederhanaan, keamanan, kehematan, elastisitas, penyimpanan dokumen

seminimalnya, pemberian keterangan bila diperlukan, penyusunan dokumen

secara up to date, serta sistem penggolongan yang tepat.

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan pendapat Sedarmayanti

(2008:104) bahwa ada beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan

53

dalam kearsipan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali

arsip, yaitu: kesederhanaan, ketepatan,

ekonomis, keamanan, penempatan yang strategis, fleksibel dan petugas arsip. Dari

hasil wawancara serta observasi di Puskesmas Sako Palembang menunjukkan

bahwa Puskesmas Sako Palembang belum secara maksimal memperhatikan dan

melaksanakan faktor-faktor yang dapat menunjang kearsipan agar berjalan dengan

baik.

Faktor kesederhanaan diharapkan mampu mempermudah segala proses

pengurusan arsip dengan memahami tata kearsipan yang baik pula. Faktor

ketepatan diharapkan mampu menciptakan kearsipan yang cepat dan tepat dengan

penataan arsip dan metode kearsipan yang sesuai dengan kantor. Faktor ekonomis

dalam kearsipan diharapkan dapat mempertimbangkan penggunaan tempat dan

peralatan kearsipan dari aspek kuantitas, kualtitas serta fungsionil.

Faktor keamanan diharapkan mampu menjaga arsip-arsip penting agar

tidak terjadi kerusakan yang disebabkan oleh alam maupun kecuaian manusia.

Faktor penempatan yang strategis berarti sarana penyimpanan hendaknya

diletakkan pada pegawai yang sering memerlukannya agar dapat menciptakan

suatu proses pekerjaan yang cepat. Faktor fleksibel seharusnya diterapkan sesuai

dengan kebutuhan organisasi dan perkembangann teknologi zaman sekarang.

Faktor petugas arsip yang merupakan faktor penting dalam menjalankan kearsipan

hendaknya memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup pada tata kelola

arsip yang baik dan benar.

54

Menurut Amsyah (2003:7-8) : “Kantor-kantor yang kegiatannya banyak

berhubungan dengan pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai file yang

dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Oleh karena itu, penting untuk

diperhatikan faktor-faktor yang dapat menunjang kearsipan agar berjalan dengan

baik demi kelancaran sebuah pelayanan administrasi kepada masyarakat.”

2. Peranan Arsip dalam menunjang Efektifitas di Puskesmas Sako

Palembang

Secara singkat dapat dikatakan bahwa efektifitas belum maksimal,

contohnya dalam menyiapkan arsip selalu tidak tepat waktu dampaknya

pekerjaanya dalam pengelolahan arsip tidak efektif dan efesien.

Menurut Siagian (2001:24) : “efektifitas kerja yang baik adalah pemanfaat

sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah yang tertentu yang secara sadar

ditetapakan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa yang

kegiatan yang dijalankannya.”

Menurut The Ling Gie (2000:29): “ada beberapa poin yang bisa

mempengarui efektifitas kerja seorang pegawai antara lain waktu, tugas,

produktifitas, lingkungan kerja, dan fasilitas.”

Dalam hal ini sistem pengelolahan arsip dalam menunjang efektifitas kerja

belum baik salah satu faktor yang membuat tidak terlihatnya efektifitas kerja

adalah kurangnya peralatan dalam menunjang pengelolahan arsip. Kearsipan

merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting kearsipan sangat

55

dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan

bagi Puskesmas Sako Palembang.

Puskesmas Sako Palembang belum memiliki peralatan menunjang dan

tempat menyimpan arsip yang memadai untuk mengelolah arsip. Peralatan yang

digunakan seadanya hanya ada satu lemari artinya tidak ada tempat khusus atau

gudang arsip yang disediakan untuk menyimpan arsip, sebaiknya Puskesmas Sako

Palembang melakukan di bidang kearsipan terutama peralatan dan tempat dalam

menunjang kegiatan kearsipan serta sumber daya manusia harus ditingkatkan

kualitas kemampuanya. Salah satu fungsi arsip adalah untuk menujang efektifitas

kerja dan akan mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip bila

diperlukan.

Menurut Sedarmayanti (2003:192) jenis peralatan untuk menata arsip

sebagai berikut :

1. Folder (Sampul Arsip)a. Folder merupakan tempat atau wadah arsipb. Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinyac. Diatas terdapat tap yang gunanya untuk meulis kode dan indek arsip

2. Sekat atau Guide a. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah anatara kelompok dan

masalah lainb. Dibuat dari karton tebalc. Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tabd. Tan gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah atau kode

klasifikasi dari pokok masalah sampai ke sub-sub masalahe. Letak tab bermacam-macam sesuai tingkat kelompok masalahnya

3. Filling cabinet (Lemari Arsip)Lemari arsip merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara

vertikal dengn mengunakan lembar guide dan map gantung.

Alat-alat penunjang dan tempat menyimpan arsip yang baik akan

mempermudah seorang pegawai untuk menngelolah arsip dalam adminitrasi

56

kearsipan. Baik dalam penyimpanan, pemeliharaan dan tentunya akan terjaga

dengan aman bila peralatan dan tempat yang digunakan dalam mengelolah arsip

itu baik dan akan mempermudah dalam pencarian arsip bila suatu saat diperlukan

dapat ditemukan dengan cepat. Faktor penentu keberhasilan efektivitas kerja yang

kedua adalah faktor Sumber Daya Manusia. Permasalahan pada SDM terlihat dari

kurangnya tenaga ahli kearsipan, hal ini kemudian menyebabkan pengelolaan

arsip menjadi belum tertata secara maksimal.

57

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan sebagai

berikut :

1. Pengelolahan arsip di Puskesmas Sako Palembang belum sepenuhnya

mengikuti peraturan yang ada, hal ini disebabkan pegawai belum mengerti

pentingnya mengelolah arsip dan pegawai arsip juga merangkap sebagai

administrasi juga belum pernah mendapat pelatihan mengenai arsip serta

sarana dan prasarana dalam pengelolahan arsip.

2. Pengelolahan arsip dalam dalam menunjang efektifitas kerja belum baik karena

di Puskesmas Sako Palembang belum mempunyai sarana dan prasana untuk

menyimpan arsip.

6.2 Saran

Berdasarkan hasil simpulan diatas penulis memberi saran sebagai berikut :

1. Diharapkan pegawai menyadari pentingnya pengelolahan arsip di Puskesmas

Sako Palembang, selain itu pegawai harus diberi pengetahun tentang

pengelolahan arsip yang baik dan benar seperti mengikuti pendidikan.

2. Hendaknya sarana dan prasarana di Puskesmas Sako Palembang disediakan

ruangan khusus dan lemari untuk menyimpanan arsip sehingga efekfitas kerja

tercapai mengingat jumlah arsip akan terus bertamabah.

57

58

DAFTAR PUSTAKA

Bhartos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk LembagaNegara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.

Gie, Liang The. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Maneger dan Staff. Jakarta : Visimedia.

Nawawi, Hadari. 2003. Penelitian Terapan. Jogjakarta : UGM Press

Irawan, Mustari. 2009. Perencanaan Jadwal Retensi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.

Prajudi, Atmosudirdjo. 2011. Dasar-Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Pamudji. 2011. Ekologi Administrasi Negara. Jakarta:Bina Aksara.

Sumaryadi, 2005. Efektivitas Implementasi Kebijakan Otonomi Daerah

Syafiie, Inu Kencana. 2011. Sistem Administrasi Negara. Jakarta: Bumi Aksara

Santoso, Amanda & Hanif AL, A. R, 2004. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Surabaya: Alumni

Sulistyo, Basuki. 2003. Menajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.

Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

Sugiarto, Agus dan Teguh, Wahyono, 2005. Manajemen Kearsipan Modern.Gaya Media. Salatiga

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar pengelolahan tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju. Bandung

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

Widjaja, AW.2006. Adminitrasi Kepegawain. Bumi Aksara. Jakarta

59

Belum adao dafatr pustaka

Sukonco, Badri Munir

itu Hasruddin Jamarudin (2007:4) arsip

Selanjutnya Poerwadarminta (2011:1) mendefinisikan “sistem

Menurut Sumatri (2011:1) mendefinisikan “sistem

Musanef (2011:2) sistem

menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000:130) adalah :

Menurut Siagan (2001:24) mengatakan bahwa “efektifitas

Atmosoeprapto (2002:139) menyatakan Efektivitas

Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila

Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya efektivitas organisasi

Menurut Sutarto (2002:20) kearsipan dapat dikatakan baik jika memperhatikan hal-halberikut ini:.