MONITORING & PENGENDALIAN MONITORING & PENGENDALIAN PROYEK

Dr. Ir. Erizal, MAgr.

PENGANTARPENGANTARy Ketika jadwal kerja telah dipublikasi dan proyeky

mulai berjalan, perhatian harus difokuskan padakemajuan progressg

y Hal diatas membutuhkan monitoring tentang apayang terjadi, perkembangan pencapaian jadwaly g j , p g p p jdan revisi rencana dan jadwal jika dibutuhkan agarproyek dapat terlaksana sesuai targetp y p g

MONITORINGMONITORING

P ti it i t l i y Pengertian monitoring atau laporan sering disamakan dengan evaluasi, karena kurangnya pengertian perbedaan antara monitoring dan pengertian perbedaan antara monitoring dan evaluasi, menyebabkan kedua istilah tersebut sering dijadikan satu sehingga muncul kegiatan g j gg gmonitoring dan evaluasi yang dilakukan dalam waktu yang bersamaan seperti yang disebut dengan project benefit monitoring and evaluation (PBME).

3

MONITORINGMONITORING

y Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk y Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk memonitor kegiatan pelaksanaan suatu proyek.

y Cara tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu sbb :dikategorikan menjadi dua, yaitu sbb :

a. Pendekatan langsung.b. Pendekatan tidak langsung.g g

4

MONITORING PENDEKATAN LANGSUNG

y Pendekatan langsung dilaksanakan dengan g g gmengunjungi lokasi proyek, dan melakukan kegiatan monitoring, yaitu sebagai berikut.

1. Mengumpulkan data dengan bantuan instrumen yang berupa daftar isian atau instrumen yang lain.

2. Mencatat hal-hal yang sekiranya tidak dapat diisikan di dalam daftar isian. Misalnya, peristiwa-y , pperistiwa yang khas yang sulit dituliskan secara umum karena khawatir akan memberikan dampak yang tidak diinginkan. Sebagai contoh, terjadinya penyimpangan

5

g a . Se aga co to , te ja ya pe y pa ga rencana yang disebabkan adanya biaya yang digunakan tidak pada tempatnya.

3 M l h d t l di l d t 3. Mengolah data secara langsung di lapangan, data yang diperoleh pada kegiatan ini tentu saja data yang disederhanakan karena diperlukan secara mendadak disederhanakan karena diperlukan secara mendadak. Misalnya, menghitung alokasi penggunaan dana, apakah dana yang dikeluarkan sehingga pekerjaan monitoring y g gg p gtersebut telah dilakukan sesuai yang direncanakan atau apakah pengeluaran dana tersebut sudah sesuai dengan

ditems-items yang ada.4. Pengamatan secara langsung di lapangan akan

d hk k j it i k d memudahkan pekerjaan monitoring karena dengan monitoring dapat diketahui apa dan bagaimana kejadian di lapangan secara pasti.

6

lapangan secara pasti.

MONITORING PENDEKATAN LANGSUNG

y Seperti halnya penelitian yang lazim dilakukan dengan menggunakan wawancara langsung dan melihat kejadian di lapangan, cara seperti ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan: g g

y Kelebihannya:a. Data yang dikumpulkan akan lebih baik karena data tersebut digali

dengan melihat kejadian yang sebenarnyadengan melihat kejadian yang sebenarnya.b. Sasaran monitoring dapat dengan mudah dan cepat ditemukan.c. Waktu yang diperlukan menjadi lebih singkat.d. Laporan yang ditulis akan menjadi lebih baik dan hal ini sekaligus

menghindarkan laporan di belakang meja (laporan yang dituliskan tanpa mengetahui kejadian langsung di lapangan)

y Kelemahannya:Adapun kelemahan secara tidak langsung adalah relatif mahal biaya

h dik l k k i i l k b k t

7

yang harus dikeluarkan karena cara ini memerlukan banyak tenaga kerja.

MONITORING PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

y Pada pendekatan tidak langsung ini monitoring p g g gdilakukan tanpa mengunjungi lokasi proyek, tetapi dengan mengirimkan format isian yang harus diisi. Cara demikian memang kurang dibenarkan arena Cara demikian memang kurang dibenarkan arena pemonitor akan sulit menggambarkan apa yang terjadi di lapangan. Disamping itu pemonitor juga j p g p g p j gtidak dapat mengecek kebenaran data yang ada di daftar isian dan tidak dapat mencatat hal-hal penting yang ada di lapanganyang ada di lapangan.

8

MONITORING PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

y Keuntungan,

MONITORING PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

y yaitu biaya dapat ditekan.

K l h y Kelemahannya, y pemonitor tidak dapat mengecek data yang terkumpul dan y tidak dapat mencatat hal hal penting yang khas yang muncul di y tidak dapat mencatat hal-hal penting yang khas yang muncul di

lapangan. y Di samping itu cara ini juga memakan waktu yang relatif

panjang.

9

FRAME WORK & TANGGUNG JAWABy Melakukan kontrol terhadap proyek dan memastikan bahwa target

tercapai tergantung pada monitoring secara reguler, mengetahui apa ygtercapai tergantung pada monitoring secara reguler, mengetahui apa ygterjadi, dan menghitung pencapaian kerja berdasarkan target

y Jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dan kondisi aktual makadibutuhkan perencanaan ulang untuk membawa proyek kembali ketarget atau target harus direvisi

y Pada pelaksanaannya manajer harus menghindari 4 hal yakni : delayPada pelaksanaannya, manajer harus menghindari 4 hal yakni : delaypada tanggal target, ketidakseusaian kualitas, fungsionalitas yg tidakmencukupi, biaya jika melebihi target

y Tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan tercapainya targetproyek adalah tergantung pada peran dari Project Steering Commitee atauProject Board.j

y Tanggung jawab sehari-hari ada pada project manajer dan untuklingkup yg lebih kecil ada padaTeam Leader

FRAME WORK &TANGGUNG JAWAB (2)

y Pelaporan bisa berbentuk tertulis, lisan atau informalT L d f k if j ky Team Leader yg efektif atau project manager akanberinteraksi dengan anggota tim dan berdiskusi mengenaipermasalahan-permasalahan yang ada dan pelaporan secarapermasalahan-permasalahan yang ada, dan pelaporan secarainformal terhadap perkembangan proyek harusdikombinasikan dengan pelaporan secara formal sesuaig p pprosedur

y Assesment progress dibuat berdasarkan informasi yangdikumpulkan pada interval waktu yang reguler atau waktuyang spesifik.

y Checkpoint untuk mengontrol proyek dilakukan secarareguler atau sesuai even yg spesifik

MENGUMPULKAN DATAMENGUMPULKAN DATA

y Manajer harus mem breakdown aktivitas yang panjang key Manajer harus mem-breakdown aktivitas yang panjang kedalam tugas-tugas yang dpt dikontrol pada durasi waktu satuatau dua minggu.gg

y Hal yang penting adalah mendapatkan informasi tentangaktivitas yang telah diselesaikan dan berapa banyak pekerjaany g p y pyang belum diselesaikan.

y Jika ada produk yang berseri, penyelesaian secara parsial dariaktivitas lebih mudal diperkirakan.

MEMVISUALKAN PROGRESSMEMVISUALKAN PROGRESS

Jik k l k i d k jy Jika mengkoleksi data tentang progress proyek, manajermembutuhkan cara untuk mempresentasikan data danimplikasinya Ada beberapa metode untukimplikasinya. Ada beberapa metode untukmempresentasikan data, yaitu Gantt Chart, Slip Chart, BallChart,Timeline

MONITORING BIAYAMONITORING BIAYA

M i i l d l h k i d i Monitoring pengeluaran adalah komponen penting darikontrol proyek. Hal ini menunjukkan indikasi penyelesaianproyekproyek.

Sebuah proyek mungkin tepat waktu tetapi karena lebihbanyak uang yang dibelanjakan daripada yg dianggarkanbanyak uang yang dibelanjakan daripada yg dianggarkan

Cost Chart menjadi berguna jika kita menambahkanperhitungan proyeksi biaya dengan menambahkan estimasip g p y y gbiaya dari pekerjaan yang tidak selesai pada biaya yang telahdikeluarkan

KESIMPULANy Perencanaan harus disertai dengan monitoring pelaksanaan

rencanay Aktivitas yang terlalu panjang harus dibagi-bagi menjadi

sub-aktivitas untuk memudahkan pengontrolany Idealnya, progress harus diukur berdasarkan delivery

produk-produk dari proyek yang aday P h dit j kk i l l l i Ch t y Progress harus ditunjukkan secara visual melalui Chart

untuk memudahkan mengkomunikasikan informasi scr efektify Biaya harus dimonitor dengan baiky Proyek yang tertunda harus dibawa kembali ke jalurnya

dengan memperpendek waktu aktivitas pada jalur kritis atau melonggarkan batasan-batasan

TERIMA KASIH