Perencanaan dan Pengendalian Proyek

Pertemuan V

Pengertian Perencanaan

• Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai daripenetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuanorganisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistemperencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan danmengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuanorganisasi

• Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, danpengambilan keputusan.

Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untukmemilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.

Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinanmenggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan ataumerubah tujuan dan kegiatan organisasi.

Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilankeputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datangmengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dansiapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentusesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

Fungsi atau Manfaat dariPerencanaan

• Pengarah Organisasi

• Minimalisasi Ketidakpastian

• Minimalisasi inefisiensi sumber daya

• Penetapan Standar dalam PengawasanKualitas

Persyaratan Perencanaan(Planning Requirements)

• Faktual dan Realistis

• Logis dan Rasional

• Fleksibel

• Komitmen

• Komprehensif atau menyeluruh

Peran Tujuan dan Rencanadalam Proses Perencanaan

• Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yangdiharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompokatau seluruh organisasi.

• Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dandokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akandicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akandialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan,

hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan

Jenis-jenis Tujuan

• Berdasarkan jumlahTujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)

• Berdasarkan KejelasanTujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata(real goals)

• Berdasarkan Keluasan dan Waktu PencapaianTujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan TujuanOperasional (operational goals)

Jenis-jenis Rencana

• Berdasarkan Keluasan dan Waktu PencapaianRencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)

• Berdasarkan KejelasanRencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans)

• Berdasarkan Frekuensi PenggunaanRencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakansecara terus-menerus (standing plans)

Beberapa Alat Bantu perencanaan

• Bagan Gantt (Gantt Chart)

• Jaringan PERT (PERT Network)

• dll

Contoh PERT dan Gantt Chart

GANTT

CHART

Pada tahun 1917, Henry Gantt mengembangkan sebuah metode untuk

membantu penjadwalan job shops. Metode ini akhirnya terkenal dan dipakai

sampai sekarang dengan nama Gantt Chart.

Gantt Chart adalah suatu metode yang bernilai khususnya untuk proyek-

proyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit.

Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang

mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan

waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu

seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun .

GANTT CHART

Keuntungan menggunakanGantt Chart :

Sederhana, mudah dibuat dan dipahami,sehingga sangat bermanfaat sebagai alatkomunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatandan kenyataan kemajuan sesungguhnya padasaat pelaporan.

Kerugian menggunakan GanttChart:

Tidak menunjukkan secara spesifik hubunganketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatanyang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampakyang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatanterhadap jadwal keseluruhan proyek.

Sulit mengadakan penyesuaian atauperbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karenapada umumnya ini berarti membuat bagan balokbaru.

Contoh Bagan Gantt

Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Pembelian Bahan

Baku

2. Proses Produksi

3. Pergudangan

4. Pengiriman

Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan

GANTT CHART

DIAGRAM

PERT

Pada tahun 1958, Booz Allen Hamilton menemukan sebuahmetode penjadwalan yang diberi nama diagram PERT,merupakan singkatan dari Program Evaluation and ReviewTechnique.

Diagram PERT dapat digunakan untuk mempermudah prosesperencanaan dan penjadwalan untuk proyek dengan kapasitasbesar dan kompleks karena mampu mengatasi ketidakpastiandalam proyek tanpa perlu tahu durasi dari setiap aktifitas.

Pada diagram PERT, suatu aktifitas dalam proyek diwakilidengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudiandievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting,meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Jadi pada metode PERTini dilakukan dengan cara pembentukan diagram anak panah.

DIAGRAM PERT

Pengertian PERT

PERT adalah teknik untuk membagi suatu proyek ataukegiatan induk menjadi kegiatan-kegiatan individualyang lebih kecil dan menyusunnya dalam suatu jaringankerja atau jalur kerja yang logis sehingga jangka waktudan biaya pengerjaan program dapat dikurangiserendah mungkin.

Dalam PERT, peristiwa (event) biasanya dilukiskandalam bentuk lingkaran, dan aktifitas atau kegiatandilukiskan dalam bentuk tanda panah yangmenghubungkan dua buah lingkaran.

Contoh DIAGRAM PERT

Diagram PERT dianggap lebih baik apabila dibandingkan dengan Gantt Chart,

yaitu diantaranya karena hal-hal sebagai berikut :

Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas dalam sebuah proyek.

Mudah mengetahui ketergantungan (dependency) antara kegiatan (activity)

yang satu dengan yang lain dalam sebuah proyek.

ANALISIS PERT

Merupakan penetapan lama prakiraan waktu paling mungkin

untuk menyelesaikan tugas (D) merupakan faktor dari:

Optimistic Duration (OD) yaitu prakiraan waktu minimal

yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

Pessimistic Duration (PD) yaitu prakiraan waktu maksimal

yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

Expected Duration (ED) yaitu prakiraan waktu harapan

yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

Rumusnya yaitu:

D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)

6

PERT (Program Evaluation &

Review Technique)

Terdapat 2 informasi yang dibutuhkan pada

PERT :

1. Urutan kegiatan masing masing pekerjaan.

(Pekerjaan mana yang dikerjakan lebih dulu

sebelum pekerjaan berikutnya.

2. Waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan

masing-masing pekerjaan.

DIAGRAM JARINGAN (Network diagram / Arrow diagram)

Simbol-simbol :

• Panah (arrow) : mewakili suatu kegiatan (activity).

• Simpul (node) : mewakili suatu kejadian ( event).

1

2

3

4 5

A

B

C

D

E

Gbr . Tdpt 5 Kegiatan : A,B,C,D ,E

5 kejadian : 1,2 ,3,4,5

Beberapa aturan utk menggambarkan diagram jaringan :Aturan 1 :

• Setiap kegiatan hanya dapat diwakili oleh satu & hanya satu panah di Jaringan .

• Tidak ada sebuah kegiatan yg diwakili dua kali di jaringan.

• Tidak ada kegiatan yg kembar.

Aturan 2 :

• Tidak ada dua kegiatan yg ditunjukkan oleh ekor kejadian & kepala Kejadian yangsama

Aturan 3 :

• Untuk meyakinkan hubungan urutan yg benar di diagram jaringan,

• Pertanyaan-pertanyaan berikut harus dijawab utk tiap-tiap kegiatan yang akanditambahkan di dalam jaringan :

1. Kegiatan apa yg harus sudah diselesaikan terlebih dulu sebelu kegiatan inidapat dilakukan ?

2. Kegiatan apa yg harus dilakukan serentak dengan kegiatan ini ?

3. Kegiatan apa yg harus mengikuti kegiatan ini ?

1 2

A

B

Contoh :

Gambar Pada contoh ini adalah salah. Karena dua kegiatan A & B

ditunjukkan oleh ekor kejadian (kejadian no.1) & kepala kejadian

(kejadian no.2 ) yg sama.

1

2

3

A

B

D1

Untuk kasus ini Gambar yg benar adalah dengan dipakainya kegiatan dummy

(dummy activity) sbb:

Kegiatan Dummy panah bergaris terpotong-potong.

Kegiatan Dummy (D2)( tidak ada), maka kegiatan A & B

Dapat diartikan sebagai kepala kejadian yg berbeda.

Alternatif gambar kegiatan dummy tersebut adalah seperti

gambar diatas :

1

2

3A

BD2

Contoh Soal :Gambarlah diagram hubungan yang menunjukkan hubungan kegiatan sebagai

berikut :

• Kegiatan A, B dan C merupakan kegiatan pertama & dapat dilakukan secara

serentak,

• kegiatan A mendahului kegiatan D,

• kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G

• kegiatan C mendahului kegiatan G.

• Kegiatan D dan E mendahului kegiatan H dan J.

• Kegiatan F mendahului kegiatan I.

• Kegiatan G mendahului kegiatan J.

• Kegiatan H,I, dan J merupakan kegiatan terakhir di proyek

52

36

4

7

8

A

B

C

D

E

H

D2

I

G

J

F1

JALUR KRITIS

PERT = menghitung waktu penyelesaian dari suatu proyek.

Waktu penyelesaian dihitung dari masing-masing jalur (path) dari

Kegiatan-kegiatan di jaringan.

Suatu jalur (path) didefinisikan sebagai suatu urutan dari kegiatan

yang berhubungan pada proyek.

D1

Pada soal diagram jaringan sebelumnyaterdapat 7 buah jalur kegiatan :

• Jalur kegiatan A, D, H.

• Jalur kegiatan A, D, J.

• Jalur kegiatan B, E , H.

• Jalur kegiatan B, E, J.

• Jalur kegiatan B, F, I.

• Jalur kegiatan B, G, J.

• Jalur kegiatan C,G,J .

Critical Path• Merupakan Jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal

kegiatan sampai dengan akhir kegiatan di diagram jaringan.

• Jalur yg menunjukkan kegiatan-kegiatan kritis di dalam proyek.

• Kegiatan kritis = suatu kegiatan yang mengalami penundaanwaktu dan mempengaruhi waktu penyelesaian keseluruhan dariproyek.

• Kegiatan tidak kritis = kegiatan tersebut mempunyai waktu ygdapat ditunda.

• Slack atau Float = waktu yg dapat ditunda pada kegiatan tidakkritis

• Jalur kritis menunjukkan waktu paling lama dari penyelesaianproyek.

• Apabila ada satu saja kegiatan di jalur kritis yg tertunda, makawaktu penyelesaian proyek secara keseluruhan juga akan tertunda

Jalur kritis memiliki 2 point penting :

• Waktu penyelesaian proyek tidak dapat dikurangi kecuali bilasatu atau lebih kegiatan di jalur kritis dapat dipercepatpenyelesaiannya. Apabila waktu penyelesaian proyek secarakeseluruhan akan dipercepat, maka kegiatan-kegiatan ygharus dipercepat adalah kegiatan-kegiatan dijalur kritis.

• Penundaan kegiatan di jalur kritis menyebabkan penundaanwaktu penyelesaian dari proyek, sedangkan penundaan dijalur tidak kritis mungkin tidak akan menunda waktupenyelesaian proyek sejauh penundaan ini tidak melebihiwaktu dari Slack untuk masing masing kegiatan tidak kritis.

Contoh :

Untuk diagram jaringan pada soal tsb. Waktu penyelesaian untuk masing-

masing Kegiatan adalah sbb :

Kegiatan Waktu Estimasi

A 10

B 8

C 12

D 22

E 27

F 7

G 15

H 8

I 20

J 15

5

2

36

4

7

8

A

B

C

D

E

H

D2I

G

J

F1

10

22

8

208

12D1

27

7

15

15

Waktu penyelesaian tiap-tiap jalur :

Jalur kegiatan A, D, H adl 10+22+8 = 40

A, D, J adl 10+22+15 = 47

B, E, H adl 8+27+8 = 43

B, E, J adl 8+27+15 = 50 ( jalur kritis )

B,F, I adl 8+ 7+ 20 = 35

B, G, J adl 8+15+15 = 38

C,G,J adl 12+15+15 = 42

Jalur kritis = Jalur penyelesaian yg terlama = jalur kegiatan B,E, dan J

ALGORITMA PADA JALUR KRITIS

Algoritma pd penentuan jalur kritis dilakukan dgn menghitung waktu mulai tercepat

(Earliest start time) & waktu selesai terlama (Latest finish time) utk masing-masing

kegiatan. Earliest start time (ES) & Latest finish time dapat

Dituliskan dengan simpul :

ES

LF

No. Identifikasi kejadian

Waktu mulai tercepat

Waktu selesai terlama

ES menunjukkan kapan suatu kegiatan tercepat dpt dilakukan.

LF menunjukkan kapan suatu kegiatan paling lama dapat diselesaikan.

14

242

A

B

C

Cont :

Penggunaan simbol simpul yg menunjukkan ES & LF pada GBR berikut :

Gbr tsb menunjukkan bahwa :

ES ( waktu mulai tercepat) untuk kegiatan B & C paling cepat dapat

dilakukan setelah hari ke 14.

LF (waktu selesai terlama) untuk kegiatan A adl sampai dgn hari ke 24.

Perhitungan ES & LS dapat dilakukan dgn melalui 2 tahap yaitu :

Tahap 1 disebut dgn Forward pass yg digunakan utk menghitung

waktu mulai tercepat ( ES).

Tahap 2 disebut dgn Backward pass yg digunakan utk menghitung

waktu selesai terlama (LF).

A

B

C

D

E

H

D2I

G

J

F

10

22

8

208

12D1

27

7

15

15

01

210

38

412

535

615

735

850

Go to the

Next Lesson

5%