modul… · web viewcreated date: 11/22/2019 20:46:00 title: modul subject: teknologi perkantoran...

MODUL

SMK Kelas XI

Teknologi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran

Nama :

Kelas :

No. Absen :

Sekolah :

MODUL

Teknologi Perkantoran


Untuk SMK Kelas X Semester 1

Penyusun :

Anifa Zuhra

OTOMATISASI PERKANTORAN 1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan anugrah dari-Nya kami

dapat menyelesaikan Modul tentang “Penyelenggaraan Rapat” ini tepat pada waktunya.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar

mengajar di sekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai

model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk

mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang

diharapkan. Pemanfaaatan modul ini dikombinasikan dengan kegiaan mendengarkan materi yang

disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai

kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Demikian yang dapat penulis sampaikan, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para

pembaca. Kami mengharapkan kritik dan saran terhadap makalah ini agar kedepannya dapat

kami perbaiki. Karena kami sadar, makalah yang kami buat ini masih banyak terdapat

kekurangannya.

Malang, 20 November 2019

Penulis


CAKUPAN KOMPETENSI

1) KOMPETENSI INTI

KI 3 : Pengetahuan

Memahami ,menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, prosedural

berdasarkan rasa ingintahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan

humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban

terkait penyebab fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada

bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan

masalah

KI 4 : Keterampilan

Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

2) KOMPETENSI DASAR

3.1 Memahami teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office

4.1 Melakukan pengelompokkan teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan

virtual office

3) INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.8.1 Mendefinisikan otomatisasi perkantoran

3.8.2 Memaparkan tujuan diselenggarakannya rapat

3.8.3 Menyuraikan syarat-syarat penyelenggaraan rapat

3.8.4 Menjelaskan teknik penyelenggaraan rapat

3.8.5 Mejabarkan tugas notulis dalam rapat

4) TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Peserta didik mampu mendefinisikan rapat dengan benar

2. Peserta didik mampu mengidentifikasi tujan diselenggarakan rapat dengan benar


3. Pesserta didik mampu mwnyuraikan syarat-syarat penyelenggaraan rapat dengan

baik dan benar

4. Peserta didik mampu menjelaskan teknik yang digunakan dalam penyelenggaraan

rapat dengan baik dan benar

5. Peserta didik mampu menjabarkan tugas notulis dalam sebuah rapat serta susunan

isinya secara sistematis dan benar.

5) PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Bahan belajar ini dirancang untuk memfasilitasi anda dalam melakukan kegiatan

belajar secara mandiri. Berdoalah sebelum mempelajarinya

2. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik setiap bagian yang

terdapat pada modul ini

3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang

ingin dicapai dalam modul ini.

4. Bila proses memahami materi anda mengalami kesulitan, diskusikan dengan

teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru

5. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan

teliti serta bertanggungjawab

6. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila

belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.


PETA KONSEP



Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Pengguna Otomatisasii Kantor

Macam-macam Sistem Otomatisasi Perkantoran

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Model Otomatisasii Kantor

KEGIATAN BELAJAR

OTOMATISASI PERKANTORAN

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran dapat diartikan sebagai pergantian pekerjaan dari tenaga

manusia menjadi tenaga mesin. Dimana pekerjaan berubah dan diatur sehingga tidak

diperlukan pengawasan manusia

Otomatisasi kantor menggunakan alat elektronik untuk membantu membuat komunikasi

formal dan informal menjadi lebih mudah. Komunikasi yang dimaksud disini ialah

komunikasi yang terjadi antar orang dalau maupun luar perusahaan. Ini semua berguna

untuk meningkatkan produktivitasnya

Teknologi Informasi merupakan hal yang besar-besaran diperlukan dan digunakan pada

masa sekarang. Dan otomatisasi perkantoran berkembang seiring berkembangnya

teknologi informasi sehingga dibutuhkannya perangkat computer untuk memudahkan

pekerjaan dalam perkantoran.

Sistem Otomatisasi Kantor dapat didefinisikan sebgai system informasi yang berbasis

teknologi komunikasi. Dalam berjalannya system ini terdapat beberapat hal yang menjadi

proses kerjanya, yaitu : pengumpulan, proses, penyimpanan dan pendistribusian pesan,

dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, organisasi, dan kelompok

kerja.

Dalam sebuah kantor, orang yang melaksanakan tugasnya akan menggunakan otomatisasi

perkantoran guna untuk berbicara atau berkomunikasi dengan pihak yang berhubungan

dari kantor lain. Konsep otomatisasi kantor yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Proses kerja dalam perkantoran mengarah ke otomatisasi

2. Otomatisantor berawal dari aplikas-aplikasi yang tidak terpadu menuju aplikasi

yang sudah terencana dan terpadu


3. Pengiriman dan penerimaan informasi menjadi jauh lebih mudah

4. Pengambilan keputusan akan terpengaruh pula kea rah yang lebih positif karena

pengambilan keputusan akan lebih baik

5. Jangan disalahkan otomatisasi perkantoran sebagai pengganti dari komunikasi

tradisional, namun perannya sebagai pelengkap dalam metode komunikasi

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat dalam system otomatisasi perkantoran

yaitu:

1. Informasi menjadi lebih murah dan mudah untuk didapatkan, digunakan,

dipindahkan, dan dirawat

2. Integrasi informasi menjadi landasan

3. Mampu menunda/mengurangi penambahan staff dalam jumlah yang besar

4. Pemecaham masalah kelompok

5. Sebagai pelengkap bukan pengganti

6. Salah satu cara komunikasi bisnis

7. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan

8. Tempat penyimpanan data tidak besar

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor mempunyai tujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja yaitu:

1. Penggabungan dan penerapan tekonologi

2. Mengurangi pengeluaran biaya karena dapat meringankan tugas pekerja

3. Menjalin komunikasi yang lebih baik dalam pemecahan masalah

4. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor menjadi lebih cepat dan

lebih baik dalam pemrosesan dokumen yang banyak

5. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan


6. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling

melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah

7. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih

cepat

Pemilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

Dalam pemilihan aplikasi dalam otomatisasi kantor dilandaskan oleh bebrapa factor

yaitu:

- Jenis Organisasi, suatuperusahaan tidak mempertimbangkan konferensi audio dan

video

- Pilihan Pribadi, manajer dari sebuah perusahaan tertarik pada konferensi video

dan memilih komunikasi yang bersifat tatap muka

- Sumber daya OA dalam paduan manajer dibatasi oleh sumber daya OA yang

terdapat dalam perusahaan

Pengguna Otomatisasi Kantor

Terdapat empat kategori pemakaian otomatisasi kantor dalam sebuah perusahaan, yaitu:

1. Manajer : mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan perusahaan

2. Professional : seseorang yang menyumbangkan keahliannya

3. Sekretaris : melaksanakan berbagai tugas dalam rangka menangani jalannya

aktifitas

4. Pegawai administrative : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris


Model Otomatisasi Kantor

Keterangan :

- Otomatisasi perkantoran menggunakan database yang dibatasi oleh isi informasi.

pengumpulan informasi dari system fisik perusahaan dan juga informasi yang

telah disediakan oleh lingkungan

- Informasi tersebut ialah sebagai input untuk aplikasi otomatisasi kantor

- Garis ditengah yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan merupakan

pemecah masalah yang berarti orang itu bisa berada di kegua area tersebut

- Model yang mencerminkan penggunaan aplikasi otomatisasi kantor berbasis non-

komputer


Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor

1. Sistem Komunikasi Elektronik : Sistem teknologi informasi guna untuk

berkomunikasi sesama pekerja baik antar individu, kelompok, organisasi maupun

perusahaan. E-mail, voicemail, facsimile merupakan beberapa contoh dari system

tersebut.

2. Sistem Kolaborasi Elektronik : Sistem yang memanfaatkan pertukaran informasi

dalam bentuk kerjasama. Aplikasi yang dimaksud adalah teleconference dan

telecommuting.

3. Sistem Publikasi dan Pengelolaan Imej Elektronik : Sistem pembuatan dokumen

tercetak. Aplikasi yang dimaksud antara lain mencakup desktop publishing,

presentase graphics, multimedia presentation, elektronik document management.

Presentation graphic digunakan untuk menampilkan gambar ataupun grafik yang

akan dipresentasikan sedangkan Elektronik document management ialah bagian

dari system penyimpanan document yang berbentuk imej database. Dimana

nantinya dapat diakses dan diproses kembali.jika berbicara tentang multimedia

presentation yang dipresentasikan bukan hanya grafik saja tetapi juga termasuk

teks, suara, grafik, video dan foto

4. Sistem Pengolahan Kantor merupakan system yang mendukung staff atau pekerja

di sebuah organisasi untuk mengorganisasikan aktifitas yang terjadi di dalam

maupun diluar perusahaan yang berhubungan secara langsung dengan organisasi

tersebut. Aplikasi yang dimaksud dalam system ini ialah electronic scheduling

atau kalender elektronik. Desktop accessories juga termasuk kaarena aplikasi ini

menyediakan alat-alat yang dibutuhkan sehari hari dalam perkantoran yaitu

seperti kalender, notepad, daftar nomor telepon, jam serta daftar jam janjian,

kalkulator dan sebagainya. Sedangkan Elektronik scheduling berfungsi untuk

membantu pemakai system ini untuk mengatur schedule kerjanya.

5. Sistem electronic Formal : Sistem yang mendokumentasikan dengan cara

prosedur tertulis. Ini merupakan saah satu metode yang paling basic dan handy

digunakan dalam pencatatan yang ringkas atau tidak membutuhkan pengejaran

deadline dan sebagainya


6. Sistem elektronik informal : Sistem ini tidak terencanakan secara tertulis. Ini

digunakan untuk memenuhi kebutuhan pribadi

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

- Word Processing merupakan aplikasi yang digunakan untuk membuat dokumen

ketik ataupun cetak. Word processing berkontribusi terhadap efektiftifnya

komunikasi tertulis seperti aplikasi Microsoft Word

- Electronic mail (email) merupakan salah satu jaringan yang digunakna untuk

mengirinm, menerima danmenyimpan pesan dengan menggunakan alat

elektronik. Aplikasi yang dimaksud ialah seperti g-mal, yahoo, dll.

- Voice mail merupakan mengiriman pesan juga sama dengan e-mail. Namun

perbedaannya terletak di pesannnya. Voice mail sendiri menggunakan

pengucapan dari pesan bukan ketikan.

- Electronic Calendaring digunakan untuk merencanakan acara yang telah

ditetapkan oleh manajer. Tidak dalam bentuk mengkomunikasikan informasi

melainkan menyusunnya.

- Audio Conferencing digunakan untuk berkomunikasi dengan audio bersama

orang-orang tersebar diseluruh dunia. Tujuannya islah untuk melakukan

konferensi. Aplikasi ini tidak membutuhkan computer tapi yang dibutuhkan ialah

fasilitas komunikasi audio dua arah

- Video Conferencing ialah penggunaan kedua signal audio dan signal video.

Aplikasi ini tergantung pada peralatan yang digunakan, yaitu:

Video satu arah dan audio satu arah

Video satu arah dan audio dua arah

Video dan audio dua arah

- Computer Conferencing ialah pertukaran informasi selama terjadinya

konferensi. Aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama dengan

e-mail. Gunanya ialah penukaran informasi dalam memecahkan masalah antar

perusahaan atau pihak yang berada di tempat yang berbeda

- Facsimile Transmission (FAX) digunakan dalam rangka mengirim surat sari

satu tempat ke tempat lainnya. Alat ini dapat membaca isi surat dari satu tempat


damana akan tersalin di tempat lainnya. Cara penggunaannya ialah menggunakan

telepon yang berfungsi sebagai channelny lalu pengoperasiannya hamper sama

dengan mesin fotocopy

- Video Text ialah penggunaan computer dimana tampilannya berupa teks

berbentuk naratif ataupun tabulasi

- Image Storage and Retrieval ialah aplikasi yang digunakan untuk mengatasi

masalah yang dihadapi banyak perusahaan yaitu penyimpanan dokumen yang

besar. Yang digunakan ialah microform yang dapat mengatasi masalah ini. Jika

staff atau pekerja kantor ingin melihat kembali dokumen dulu hanya

membutuhkan alat elektronik yang telah disimpan saja tanpa harus susah-susah

cari di penyimpanan kertas yang tentunya akan memakan waktu yang lebih lama.

Belum lagi resiko terjadinya kehilangan dan sebagainya.

- Desktop Publishing merupakan aplikasi administrasi dan teknis. Dimana dapat

mencetak secara professional dan penggunaannya membuat pekerjaan lebih

efektif. Aplikasi Desktop Publishing dibagi menjadi tiga area, yaitu:

a) Aplikasi Administratif yaitu berkas yang digunakan oleh intern seperti

laporan, korespondensi dan warta

b) Aplikasi Teknis yaitu pelatihan slides, manul dll

c) Grafik Perusahaan yaitu periklanan, spanduk dan hal-hal lain yang

diperlukan diluar perusahaan

- Spread Sheet merupakan aplikasi otomatisasi kantor yang digunakan untuk

mengolah data. Software yang digunakan ialah browser yang dapat digunkaan

untuk menyampaikan informasi seperti di blog ataupun web



RANGKUMAN

Secara umum otomatisasi perkantoran merupakan perubahan

dari tata kerja seseorang dalam sebuah perusahaan atau

kantor dari yang manual menjadi automatic. Dengan adanya

otomatisasi perkantoran, pekerjaan menjadi lebih efektif dan

efisien karena selain penyimpanan arsip tidak lagi

membutuhkan ruang yang banyak dan besar, tenaga kerja pun

tidak dibutuhkan terlalu banyak. Karena hal ini, keuntungan

perusahaan jadi lebih banyak dari pada modal yang

dikeluarkan

EVALUASI PEMBELAJARAN

A. SOAL PILIHAN GANDA

Berilah tanda silang (x) pada huruf a,b,c,d atau e pada jawaban yang paling benar!

1. Aplikasi yang digunakan untuk mengolah kata seperti dalam pembuatan surat

disebut...

a) Microsoft power point

b) Wordart

c) Microsoft Excel

d) Microsoft Word

e) Word Template

2. Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan menyalurkan informasi dari satu

tempat ketempat lainnya disebut…

a) Microsoft power point

b) Teleprocessing

c) Microsoft Excel

d) Data Procrsssing

e) Telekomunikasi

3. Pengertian dari sebuah aplikasi yang dipublikasikan secara periodic tentang

pemikiran personal sesoran ialah…

a) Yahoo

b) Google

c) Internet Post

d) Blog

e) Modzilla

4. Desktop publishing memiliki beberapa area. Berikut fakta dari desktop

publishing, kecuali…

a) Aplikasi Administratif

b) Grafik Perusahaan

c) Pengelolaan Data


d) Aplikasi Teknis

e) Pencetakan

5. Aplikasi Video text dapat berbentuk…

a) Tabulasi

b) berita

c) Informasi audio

d) Salinan dokumen

e) Mesin data

6. Terdapat empat kategori pemakaian otomatisasi kantor dalam sebuah perusahaan,

kecuali…

a) Manajer

b) Bendahara

c) Professional

d) Sekretaris

e) Pegawai administrative

7. Berikut manfaat dari otomatisasi perkantoran yang benar ialah…

a) menggunakan aplikasi

b) Sebagai penggenti sekretaris

c) Merumitkan proses pengolahan data

d) Tidak membutuhkan manajer lagi

e) Integrasi informasi menjadi landasan

8. Dalam pemilihan aplikasi dalam otomatisasi kantor dilandaskan oleh bebrapa

factor, kecuali…

a) Keputusan manajer

b) Jenis organisasi

c) Pilihan Pribadi


d) Sumber daya OA panduan Manajer

e) Sumber daya OA dalam perusahaan

9. Image Storage and Retrieval merupakan aplikasi yang menggunakan…

a) Mikroform

b) Naratif

c) Teleconference

d) Elektronik Kalendaring

e) E-mail

10. Video Conferencing merupakan aplikasi yang menggunakan signal audio dan

video. Ia bergantung pada peralatan yang digunakan, salah satunya yaitu…

a) Video dua arah audio satu arah

b) Tidak menggunakan video ataupun audio, menggunakan e-mail

c) Video satu arah dan audio satu arah

d) Video digunakan tanpa audio

e) Audio digunakan tanpa video


B. SOAL ESAI

1. Sebutkan dan jelaskan empat kategori pemakaian otomatisasi kantor

2. Sebutkan 3 faktor dalam pemilihan aplikasi dalam otomatisasi kantor

3. Jelaskan apa itu Image Storage and Retrieval

4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan aplikasi Facsimile Transmission

5. Sebutkan dan jelaskan 3 macam otomatisasi kantor

SELAMAT MENGERJAKAN


KUNCI JAWABAN

A. Pilihan Ganda

1. D

2. E

3. D

4. c

5. A

6. B

7. E

8. A

9. A

10.C

B. Soal Esai

1. Manajer : mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan perusahaan

Professional : seseorang yang menyumbangkan keahliannya

Sekretaris : melaksanakan berbagai tugas dalam rangka menangani jalannya aktifitas

Pegawai administrative : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris

2. - Jenis Organisasi, suatuperusahaan tidak mempertimbangkan konferensi audio dan video

- Pilihan Pribadi, manajer dari sebuah perusahaan tertarik pada konferensi video dan

memilih komunikasi yang bersifat tatap muka

- Sumber daya OA dalam paduan manajer dibatasi oleh sumber daya OA yang terdapat

dalam perusahaan

3. Image Storage and Retrieval ialah aplikasi yang digunakan untuk mengatasi masalah

yang dihadapi banyak perusahaan yaitu penyimpanan dokumen yang besar. Yang

digunakan ialah microform yang dapat mengatasi masalah ini. Jika staff atau pekerja


kantor ingin melihat kembali dokumen dulu hanya membutuhkan alat elektronik yang

telah disimpan saja tanpa harus susah-susah cari di penyimpanan kertas yang tentunya

akan memakan waktu yang lebih lama. Belum lagi resiko terjadinya kehilangan dan

sebagainya.

4. Facsimile Transmission (FAX) digunakan dalam rangka mengirim surat sari satu tempat

ke tempat lainnya. Alat ini dapat membaca isi surat dari satu tempat damana akan tersalin

di tempat lainnya. Cara penggunaannya ialah menggunakan telepon yang berfungsi

sebagai channelny lalu pengoperasiannya hamper sama dengan mesin fotocopy

5. - Sistem Komunikasi Elektronik : Sistem teknologi informasi guna untuk berkomunikasi

sesama pekerja baik antar individu, kelompok, organisasi maupun perusahaan. E-mail,

voicemail, facsimile merupakan beberapa contoh dari system tersebut.

- Sistem Kolaborasi Elektronik : Sistem yang memanfaatkan pertukaran informasi dalam

bentuk kerjasama. Aplikasi yang dimaksud adalah teleconference dan telecommuting.

- Sistem Publikasi dan Pengelolaan Imej Elektronik : Sistem pembuatan dokumen

tercetak. Aplikasi yang dimaksud antara lain mencakup desktop publishing, presentase

graphics, multimedia presentation, elektronik document management. Presentation

graphic digunakan untuk menampilkan gambar ataupun grafik yang akan dipresentasikan

sedangkan Elektronik document management ialah bagian dari system penyimpanan

document yang berbentuk imej database. Dimana nantinya dapat diakses dan diproses

kembali.jika berbicara tentang multimedia presentation yang dipresentasikan bukan

hanya grafik saja tetapi juga termasuk teks, suara, grafik, video dan foto

- Sistem Pengolahan Kantor merupakan system yang mendukung staff atau pekerja di

sebuah organisasi untuk mengorganisasikan aktifitas yang terjadi di dalam maupun diluar

perusahaan yang berhubungan secara langsung dengan organisasi tersebut. Aplikasi yang

dimaksud dalam system ini ialah electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop

accessories juga termasuk kaarena aplikasi ini menyediakan alat-alat yang dibutuhkan

sehari hari dalam perkantoran yaitu seperti kalender, notepad, daftar nomor telepon, jam

serta daftar jam janjian, kalkulator dan sebagainya. Sedangkan Elektronik scheduling

berfungsi untuk membantu pemakai system ini untuk mengatur schedule kerjanya.


- Sistem electronic Formal : Sistem yang mendokumentasikan dengan cara prosedur

tertulis. Ini merupakan saah satu metode yang paling basic dan handy digunakan dalam

pencatatan yang ringkas atau tidak membutuhkan pengejaran deadline dan sebagainya

- Sistem elektronik informal : Sistem ini tidak terencanakan secara tertulis. Ini digunakan

untuk memenuhi kebutuhan pribadi


modul… · web viewcreated date: 11/22/2019 20:46:00 title: modul subject: teknologi perkantoran...

Documents