INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR MIGRATION

Modul 3 : TOT Administrasi, Operational dan Perawatan Program air dan Sanitasi

IOM Project Objective:

# 4 To build the capacity of the communities/HH to administer, operate and maintain water supply and sanitation system

Meningkatkan kapasitas dari masyarakat/KK untuk membuat administrasi, pengoperasioan dan perawatan sistem sumber air dan sanitasi.Output:

# 4.2 VWSC trained in administration, operation and maintenance

Jumlah VWSC yang mendapatkan pelatihan administrasi, operasional dan perawatanIndicators

# VWSC trained in administration, operation and maintenance# KPAPS yang dilatih mengenai administrasi, operasi dan perawatan

# of VWSC members trained and remain active after one year# dari anggota KPAPS yang telah dilatih dan tetap aktif setelah satu tahun

# of water supply and drainage systems functioning after one year# sistem drainase dan penyedia air yang berfungsi setelah satu tahun

# of HH without water for less than ten days in the past year# dari KK yang tidak memiliki air kurang dari 10 hari dalam tahun lalu

Keterangan:

= Garis komando

= Garis koordinasi

KEPEMIMPINAN

Syarat menjadi pemimpin:

Aktif, energik, pintar memotivasi yang lain

Berani, jujur dan sabar

Mampu bekerja sama dengan orang lain

Berwibawa (bukan pemabuk atau tukang gosip) Mampu menjaga rahasia kelompok

KONTRIBUSI

Mengapa?

Menyumbang akan memupuk semangat persatuan

Membantu membiayai kelompok

Jaminan bagi anggota

PERATURAN

Adalah kesepakatan yang dibuat bersama dan harus disetujui oleh semua pihak

Keuntungan :

Membantu menghindar dari konflik internal

Mengatur tugas dan tanggung jawab tiap anggota

PROSES PEMBENTUKAN KELOMPOK

Perumusan tujuan kelompok

Memilih pengurus

Menetapkan aturan yang mengikat

Latihan bagi pengurus mengenai ketrampilan untuk melaksanakan tugas kelompok

SYARAT KEPENGURUSAN Terdaftar sebagai warga setempat

Diutamakan korban tsunami, yang menerima bantuan rumah IOM

Memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi

Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik

Berkeinginan untuk menjadi juru bicara air dan sanitasi atau sebagai perwakilan kelompok

Pengurus harus memiliki kemampuan membaca dan menulis

Dipilih oleh masyarakat

MEKANISME PEMILIHAN KEPENGURUSAN

Pemilihan kepengurusan KPAPS/Kelompok Pemakai Air dan Peduli Sanitasi dilakukan secara musyawarah

Forum pemilihan memenuhi quorum (syarat minimal) jika dihadiri oleh 80% anggota yang ada

JANGKA WAKTU KEPENGURUSAN

Kepengurusan berlaku selama 2 tahun dan setelah itu bisa dipilih kembali 2x masa kepengurusan

Pemilihan kepengurusan dilakukan bersamaan dengan Rapat Akhir Tahun (RAT)

PERAN, TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KEPENGURUSAN

Juru bicara Bertanggung jawab dalam penyediaan air dan merawat sarana air yang disediakan

Bekerjasama dan promosi kesehatan dan sanitasi dengan IOM dalam melaksanakan training kebersihan kepada masyarakat sesuai dengan kebutuhan

Memastikan partisipasi dan kontribusi masyarakat dalam setiap tahapan kegiatan

Mengatur pertemuan rutin 2 minggu sekali untuk mendiskusikan tentang isu di masyarakat, pengaduan, pertanyaan atau tanggapan mereka terhadap proyek air dan sanitasi yang berkelanjutan

PERTEMUAN KPAPS

Untuk mensahkan pertemuan, setidaknya harus dihadiri 80% anggota. Sementara jumlah anggota KPAPS sendiri tidak dibatasi. Keputusan yang diambil harus dengan mayoritas pemilih/anggota. Jika keputusan kedua belah pihak sama (setuju dan tidak setuju) maka Ketua-lah yang berhak/akan memutuskan.PERTEMUAN-PERTEMUAN BIASA

Kelompok akan bertemu setidaknya satu kali sebulan

Ketua dan sekretaris akan memimpin pertemuan ini

Pemberitahuan harus dikirim 3 hari sebelum pertemuan

ADMINISTRASI KELOMPOK PEMAKAI AIR (VWSC)

APA GUNANYA UANG IURAN?

Tentunya sarana air dan sanitasi yang telah dibangun membutuhkan perawatan dan perbaikan bukan? Karena itu penting bagi kita untuk mempelajari bagaimana cara kita mengumpulkan dana dengan teratur dan mencatat pengeluaran dan pemasukannya dengan tepat sehingga tidak ada uang yang disalah gunakan.

Uang iuran bisa digunakan untuk :

Membeli peralatan dan bahan baku untuk sarana air dan sanitasi yang sudah rusak

Membayar tukang untuk memperbaiki sarana air dan sanitasi yang rusak

Dana penambahan sarana air dan sanitasi yang kurang/belum ada di desa

Membayar ongkos transportasi dari anggota VWSC yang bertugas mengumpulkan uang iuran dari rumah masyarakat

Membeli keperluan administrasi VWSC (buku registrasi, alat tulis, photocopy, dll)

PEMUNGUTAN UANG IURAN

Setiap bulan akan diadakan pemungutan uang iuran yang jumlahnya telah disepakati bersama dalam pertemuan umum.

Pemungutan ini bisa dilakukan per RT/gampoeng atau sesuai dengan pembagian wilayah yang telah disepakati. Cara yang paling mudah adalah Bendahara VWSC sendiri yang melakukannya. Namun jika tidak tersedia cukup tenaga untuk melakukannya, bisa juga Bendahara VWSC akan mengkoordinasi beberapa orang untuk berkeliling ke rumah-rumah menagih uang iuran bulanan. Sebagai dukungan untuk sarana transportasi dan usaha yang dilakukan oleh Bendahara dan asisten-asistennya, sejumlah uang yang jumlahnya sudah disepakati bersama harus dialokasikan bagi mereka.

PENCATATAN UANG IURAN

Untuk mengetahui jumlah uang iuran yang masuk ke dalam kas VWSC, maka pencatatan yang baik harus dibuat dengan format yang sederhana namun teliti. Karena itulah tugas ini membutuhkan Bendahara sebagai penanggung jawab keuangan VWSC. Dalam rapat rutin VWSC juga sebaiknya dibahas mengenai kondisi keuangan kelompok, paling tidak sekali dalam setiap bulan. Hal ini untuk menjaga keterbukaan dalam kelompok mengenai keuangan. Jika ada protes dari anggota dalam hal keuangan, hal ini harus dibicarakan dengan terbuka untuk menghindari perpecahan atau kesalah pahaman antar anggota.

Contoh format buku pencatatan pemasukan iuran, laporan keuangan dan contoh nota pengeluaran uang kas bisa dilihat di bawah.

BUKU PENCATATAN IURAN ANGGOTABuku ini diperlukan untuk mencatat uang iuran anggota yang dipungut oleh kolektor/bendahara secara teratur. Kartu ini perlu ditanda tangani kedua belah pihak (kolektor dan anggota) untuk menghindari salah pencatatan. Kartu ini akan disimpan oleh kolektor dan diedarkan setiap kali diadakan pemungutan uang iuran sesuai dengan waktu yang disepakati bersama.

CONTOH KARTU IURAN ANGGOTA VWSC

CONTOH PENGISIAN KARTU IURAN ANGGOTA VWSC

LAPORAN PEMASUKAN UANG IURANLaporan pemasukan diperlukan untuk merekap semua pemasukan uang iuran yang diterima oleh VWSC dari kolektor. Hal ini juga sebagai bukti penyetoran semua uang rekapan kepada Bendahara VWSC.Contoh format buku laporan pemasukan uang iuran

Contoh cara pengisian buku laporan pemasukan uang iuran anggota

BUKU KAS

BUKU KAS VWSC

Buku kas sangat diperlukan untuk mencatat perputaran uang yang dipergunakan untuk di dalam VWSC. Setiap pengeluaran dan pemasukan yang terjadi dalam ruang lingkup VWSC harus dicatat oleh Bendahara VWSC untuk memastikan jumlah uang dipakai untuk kebutuhan VWSC. Setiap bulan buku kas ini diperiksa bersama dengan laporan yang dibuat oleh Bendahara.Contoh format buku kas VWSC

Contoh cara pengisian buku kas VWSC

NOTA PEMBELIAN/PENGELUARAN UANG VWSC

Nota ini berfungsi sebagai sejenis kuitansi untuk mencatat segala jenis bentuk pengeluaran. Nota ini digunakan jika tidak ada kuitansi/struk belanja dari took/warung/pihak yang menyediakan barang/jasa untuk kebutuhan kegiatan VWSC.Contoh format nota pembelian VWSC

Contoh cara pengisian nota pembelian VWSC

BUKU INDUK ANGGOTA VWSC

Buku induk digunakan untuk mendata semua anggota VWSC yang bersedia terlibat dalam kegiatan-kegiatan VWSC. Jadi semua data-data yang penting harus didapatkan dari anggota saat pendaftaran.Contoh Pengisian Buku Induk Anggota VWSCBUKU INDUK ANGGOTA VWSC DESA LAMPINEUNGNo AnggotaNamaJenis kelaminAlamatMulai terdaftar sejakJabatan dalam VWSC

001FathurrahmanLaki-lakiRT 022 April 2008Ketua

002NurbayatiPerempuanRT 032 April 2008Sekretaris

003IskandarLaki-lakiRT 042 April 2008Bendahara

004M. FauzanLaki-lakiRT 022 April 2008Kolektor

005TaufikLaki-lakiRT 034 April 2008Anggota

006Siti AminahPerempuanRT 044 April 2008Anggota

007Cut RahmiPerempuanRT 034 April 2008Anggota

BUKU NOTULEN RAPAT VWSCBuku notulen rapat digunakan untuk mencatat hal-hal/isu-isu yang perlu dibahas oleh kelompok dalam rapat. Buku ini juga mencatat keputusan-keputusan yang diambil dalam rapat beserta nama peserta yang terlibat dalam rapat tersebut.CONTOH PENGISIAN BUKU NOTULEN RAPAT VWSC DESA LAMPINEUNGTglNama Anggota yang HadirHal-hal yang dibahasKeputusan yang diambilJumlah PesertaHal yang masih harus diputuskan

SetujuTidak SetujuAbstain

12/4/08MukhtarPembersihan sumur gali di 5 RTMelakukan O&M seperti biasa

Membangun 1 buah sumur gali baru di RT 01. 721Jumlah iuran tambahan yang dibebankan ke masyarakat RT 01

Burhanuddin

Rohaya

MustafaPembangunan sumur gali baru di RT 01

Cut Sakinah

Aslikhuddin

M. Fauzan

Taufik

Malahayati

Khadijah

14/4/08MukhtarJumlah iuran tambahan yang dibebankan ke masyarakat RT 01 untuk membuat sumur gali baru.Dimulainya kegiatan pembangunan sumur di RT 01.Jumlah iuran tambahan warga RT 01 sebesar Rp50.000,-

Memulai kegiatan pembangunan dari tanggal 20 Mei 2008. Pembagian tenaga kerja akan diatur oleh Ketua RT10--

Burhanuddin

Rohaya

Mustafa

Cut Sakinah

Aslikhuddin

M. Fauzan10--

Taufik

Malahayati

Khadijah

Arief

Bustamil

Banda Aceh, .April 2008Dibuat oleh,

Mengetahui,

SekretarisKetua VWSC

BUKU YANG BERKAITAN DENGAN LOGISTIK/PENGADAAN BARANG VWSCBUKU INVENTARIS PENGGUNAAN BARANG VWSC

Buku ini diperlukan untuk mencatat perputaran dan penggunaan barang yang dilakukan untuk kegiatan VWSC. Sekretaris bisa dijadikan orang yang bertanggung jawab untuk pencatatan inventaris ini.Untuk setiap jenis komoditi/barang, harus dibedakan dalam kertas tersendiri. Hal ini untuk menghindari kebingungan dalam pencatatan. FORMAT BUKU INVENTARIS PENGGUNAAN BARANG VWSC

CONTOH PENGISIAN BUKU INVENTARIS PENGGUNAAN BARANG VWSC

Contoh:

Pengisian Buku Perawatan dan PerbaikanBUKU CATATAN PERAWATAN DAN PERBAIKAN

TanggalSumber airPerawatan yang dilakukanSarana sanitasiPerawatan yang dilakukanNama&Paraf Pengawas

12 Juni 2008Sumur gali RT 03KlorinasiWC umum di RT 03PembersihanTopan

ANALISA PEMEGANG KEBIJAKANPeserta training dibagi ke dalam tiga kelompok dan diminta mendiskusikan keuntungan dan hambatan yang mungkin akan dihadapi jika berkoordinasi dengan pemegang kebijakan yang ditulis di setiap lembar karton/metaplan.Hasil diskusi masing-masing kelompok ditulis dalam flip chart.Peserta juga diminta menggambarkan bagan hubungan antara masing-masing pemegang kebijakan dengan VWSC. Bagan tersebut digambar di atas kertas flip chart.Karton pemegang kebijakan yang dibagikan berupa:1. Masyarakat pemakai air2. Toga dan tomas

3. Puskesmas, Pustu, Polindes

4. Kader Posyandu/Kader Malaria

5. Camat/Mukim

6. Kelompok lokal/Ormas lokal

7. Koperasi

Analisa Kasus VWSC

Kasus 1VWSC masyarakat desa Bakoy mengalami masalah dengan keberlanjutan kegiatan pembangunan sarana air bersih dan sanitasi di desa mereka. Pak Agam sang ketua mendapati bahwa hanya sebagian kecil dari warga yang bersedia membayar iuran bulanan. Ketika pak Agam mengadakan inspeksi maka ia menemukan ternyata ada beberapa fasilitas sanitasi yang rusak dan tidak terawat. Dan ketika ia mengunjungi beberapa rumah warga yang merupakan anggota VWSC, ada sebagian warga yang mengatakan mereka kecewa dengan pelayanan dari anggota VWSC.Dua hari kemudian Pak Husni, pemilik tanah dimana mereka telah membuat sumur gali yang sekarang dipakai warga RT 05 mendatangi pak Agam dan mengatakan bahwa ia ingin mengambil alih kembali tanah tersebut karena akan digunakan sebagai rumah untuk anaknya yang paling kecil yang baru saja menikah.Pak Agam kebingungan dan menghubungi Anda sebagai staff IOM yang diyakininya punya kapasitas dalam menangani hal ini.

Apakah yang harus dilakukan jika anda adalah staff IOM yang mengalami situasi ini? Mohon semua jawaban dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan logical frame work ataupun kebijakan dari program AWSP.Kasus 2Doni dan Dina adalah SE dan CF di desa Kampung Jawa. Setiap kali kunjungan ke desa tersebut mereka berdua selalu menyempatkan diri untuk bertemu dengan bapak Joni Karen, koordinator site.

Letak geographis desa tersebut tidak jauh dari ibu kota propinsi, Banda Aceh. Sumber air yang dibantu oleh IOM adalah sumur bor. Penghuni rumah IOM di desa tersebut rata-rata adalah PNS dan juga pedagang. Ini juga yang menjadi kendala bagi SE dan CF untuk bertemu dengan masyarakat penerima rumah IOM. Sehingga Dina dan Doni akhirnya selalu mencari Pak Joni Karen untuk menjadi penghubung antara mereka sebagai pihak IOM dan masyarakat.

Setelah sekian lama berkomunikasi dengan Pak Joni tersebut, Dina dan Doni akhirnya mengutarakan niat mereka untuk membentuk VWSC di kampung tersebut. Mereka meminta pak Joni untuk menfasilitasi mereka dan masyarakat untuk membuat pertemuan pembentukan VWSC. Pak Joni setuju dengan ide dari mereka berdua untuk mebentuk kelompok VWSC secepatnya dan dia bersedia menfasilitasi pertemuan tersebut. Dina dan Doni akhirnya bersama-sama dengan Pak Joni menentukan tanggal pembentukan dengan mengundang masyarakat tersebut. Hasil dari pertemuan tersebut, 80% masyarakat sepakat untuk membentuk kelompok untuk mengelola sumber air yang dibuat oleh IOM.Setelah itu Doni dan Dina kembali bersama dengan semua anggota kelompok membuat kesepakatan bersama untuk memilih badan pengurus VWSC. Setelah bermusyawarah bersama maka yang terpilih adalah Richard Mark sebagai ketua kelompok, Goerge Benson sebagai sekretaris, Tom Kurus sebagai bendahara Richard Kere sebagai ketua seksi penyuluhan, Roni Sianturi sebagai ketua seksi kolektor.Setelah 3 bulan berjalan, ada isu bahwa bapak Richard Mark akan mengundurkan diri karena VWSC tidak membawa nilai tambah buat dia untuk mendukung pekerjaannya sebagai pedagang keliling. Ternyata keputusannya didukung juga oleh Tom Kurus karena pada pemilihan kepala desa kemarin di desa tersebut tidak mempunyai nilai tambah untuk beliau sehingga tidak terpilih sebagai kepala desa.

Akhirnya para anggota VWSC mengundang Dina dan Doni untuk datang ke Kampung Jawa dan dalam waktu yang bersamaan mereka sama-sama mengutarakan rencana mereka untuk mengundurkan diri.

Setelah membaca cerita tersebut diatas, apa yang bisa dijadikan sebagai pelajaran buat teman-teman di lapangan dan bagaimana cara mengatasinya. Mohon semua jawaban dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan logical frame work ataupun kebijakan dari program AWSP.Kasus 3

VWSC Desa Tabah sudah mempunyai rencana mengelola sarana air yang teah dibuat oleh IOM. Rencana tersebut telah disebutkan dalam pertemuan pertemuan yang telah dilakukan. Hanya saja perencanaan yang ada tidak pernah didokumentasikan oleh sekretaris karena sekretaris jarang hadir pada pertemuan pertemuan yang telah dilakukan.

Saat ini, VWSC melayani 10 RT dengan anggota mencapai 220 KK.

Dalam waktu 7 bulan, ternyata pompa air yang dipakai untuk mengambil air dari sumur induk telah mengalami kerusakan hingga 2 kali. Pak Wonokairun sebagai ketua VWSC sudah pusing 7 tujuh keliling melihat hal ini, sebab keuangan VWSC yang berasal dari anggota harus dapat dipertanggungjawabkan kembali kepada anggota. Anggota pasti akan bertanya mengapa mesin pompa kok sering rusak.Pak Bunali sebagai Tenaga ahli untuk perawatan sudah menyerah menghadapi kondisi mesin yang sering rusak tersebut.Pak Muntiyadi selaku bendahara juga sudah berusaha menghemat pengeluaran untuk perbaikan yang telah dilakukan karena keterbatasan keuangan yang didapat dari anggota.

Dilain hal, perwakilan RT 12 ternyata meminta kepada VWSC untuk membuat 1 sumur baru disekitar lokasi RT 12 dkarenakan sumber air yang mereka pakai saat ini sudah tidak mencukupi lagi akan kebutuhan air dari warga RT 12 yang semakin bertambah banyak.Permasalahan yang dihadapi, sebagian besar warga RT 12 berprofesi sebagai PNS dan tidak mempunyai banyak waktu melakukan kegiatan membantu mewujudkan permintaan dari perwakilan mereka.

Pada sisi lain, VWSC harus tetap dapat melayani anggota dengan sebaik baiknya dengan memberikan pelayanan yang memuaskan walau tidak menutup kekurangan kekurangan yang ada dengan tetap menerima kritik dan saran yang datang dari anggota VWSC.

Bagaimana strategi yang bisa diambil oleh Wonokairun untuk memenuhi permintaan perwakilan RT 12? Kemampuan Pak Bunali sebagai staff perawatan apakah sudah memadai? Jika tidak bagaimana seharusnya?

Apa yang seharusnya dilakukan Pak Muntiyadi dalam menghadapi hal ini?Dan yang terpenting, apa yang seharusnya dilakukan oleh VWSC (sebagai sebuah badan) untuk mengatasinya menurut rekan rekan setelah membaca studi kasus diatas.

BIBLIOGRAPHY

Guatemalan Red Cross, Educational Module of Village Water And Sanitation Committee Strengthen, Guatemala, 2002.

Guatemalan Red Cross, Educational Module Of Financial Management For Water Systems, Guatemala, 2002.

GTZ, Kumpulan Modul Pelatihan Operasi dan Pemeliharaan Sarana Air Bersih, Sanitasi dan Persampahan Berbasiskan Masyarakat, Indonesia, 2008.

Tujuan Umum:

Kelompok Pemakai Air dan Peduli Sanitasi (KPAPS) dapat mengelola kelompok di IOM site secara sederhana dan berkelanjutan

Tujuan Khusus:

KPAPS mengelola kelompok sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing

KPAPS mengetahui pencatatan dan pembukuan secara sederhana

KPAPS dapat mengetahui system kerja yang baik dan efisien

Hasil yang diharapkan:

KPAPS mempunyai pemahaman yang sama mengenai deskripsi kerja dalam kelompok

KPAPS mempunyai sistem pembukuan dan pencatatan yang transparansi dan dapat dipertanggung jawabkan

KPAPS mempunyai rencana kerja yang jelas

Nama Petugas: Faisal

Nama Komoditi: Pipa

Unit: Batang

TglNama BarangJumlah barang awalJumlah barang yang keluarJumlah barang sisaTujuanNama & Paraf Pengguna10/4/08Pipa PVC 3312Penggantian pipa rusak di RT 02Mukhtar12/4/08Pipa PVC 1,5523Pembuatan sarana MCK di RT 03Sarifuddin

Nama Petugas: Faisal

Nama Komoditi: Semen Tiga Roda

Unit: Sak

TglNama BarangJumlah barang awalJumlah barang yang keluarJumlah barang sisaTujuanNama & Paraf Pengguna10/4/08Semen Tiga Roda514Penggantian pipa rusak di RT 02Mukhtar12/4/08Semen Tiga Roda422Pembuatan WC di RT 03Sarifuddin

No Anggota: 024

Nama Anggota: Malahayati

Alamat: Desa Lampineung, RT 03

NoBulanJumlah uang yang dibayarkanNama&Paraf PesertaNama&Paraf Kolektor1JanuariRp 10.000,-MalahayatiMustafa2FebruariRp 10.000,-MalahayatiMustafa3MaretRp 10.000,-MalahayatiMustafa4AprilRp 10.000,-MalahayatiMustafa5MeiRp 10.000,-MalahayatiMustafa6JuniRp 10.000,-MalahayatiMustafa7JuliRp 10.000,-MalahayatiMustafa8AgustusRp 10.000,-MalahayatiMustafa9SeptemberRp .10OktoberRp .11NovemberRp .12DesemberRp .TOTALRp

Tanggal: 14 Mei 2008

Keterangan: Pembelian satu sak semen Tiga Roda untuk pembangunan ...

barang yang sumur gali di RT 01 ....

dibeli .

Jumlah uang: Rp 40.000,- (empat puluh ribu rupiah)

Mengetahui,Yang menerima,

(Mukhtar) (Fadhillah)

BUKU LAPORAN PEMASUKAN UANG IURAN VWSC

Desa: Bakoy

Bulan: Mei 2008

Nama Bendahara: Mahmud

NoNama KolektorWilayah kerjaJumlah uang yang dibayarkanNama&Paraf Anggota1BurhanuddinRT 01, Desa BakoyRp 10.000,-2Syamsul BahriRT 02, Desa BakoyRp 10.000,-3SaidahRT 03, Desa BakoyRp 10.000,-4Cut MaimunahRT 04, Desa BakoyRp 10.000,-5MalahayatiRT 05, Desa BakoyRp 10.000,-6AmirruddinRT 06, Desa BakoyRp 10.000,-7FaisalRT 07, Desa BakoyRp 10.000,-TOTALRp 70.000,-

BUKU LAPORAN PEMASUKAN UANG IURAN VWSC

Desa:

Bulan:

Nama Bendahara:

NoNama KolektorWilayah kerjaJumlah uang yang dibayarkanNama&Paraf Anggota1234567TOTALRp .

HAK ANGGOTA KELOMPOK

Memberikan suara untuk pengambilan keputusan/kebijakan dalam kelompok

Mendapatkan pelayanan dan informasi mengenai kelompok dan perkembangan dari kelompok

Memilih badan pengurus

Memilih untuk ikut aktif atau mengundurkan diri dari kelompok

No Anggota: .

Nama Anggota: .

Alamat: .

NoBulanJumlah uang yang dibayarkanNama&Paraf PesertaNama&Paraf Kolektor1JanuariRp .2FebruariRp .3MaretRp .4AprilRp .5MeiRp .6JuniRp .7JuliRp .8AgustusRp .9SeptemberRp .10OktoberRp .11NovemberRp .12DesemberRp .TOTALRp

MANFAAT BERKELOMPOK

Saling membantu antar anggota

Banyak tangan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah

Tukar pengalaman

Saling belajar

Mampu melakukan apa yang tidak dapat dilakukan secara pribadi

Menghemat

Mempercepat

Pekerjaan dapat jalan terus meskipun salah satu anggota sakit/berhalangan

KEWAJIBAN ANGGOTA KELOMPOK

Menghadiri rapat secara teratur

Membayar uang pangkal/keanggotaan

Memilih pemimpin

Membayar iuran atau simpanan

Mengembalikan pinjaman

Membantu anggota lain bila dibutuhkan

TUGAS PENGURUS KELOMPOK PEMAKAI AIR DAN PEDULI SANITASI (KPAPS)

PENGAWAS DAN PENASEHAT

Mendampingi pengurus dalam menemukan solusi yang dihadapi oleh masyarakat terutama dalam penyediaan air bersih

Menjadi tempat konsultasi bagi pengurus

KETUA KELOMPOK

Bertanggung jawab penuh menjalankan kepengurusan dan terhadap segala aktivitas yang dilakukan oleh VWSC

Mewakili anggota pengurus dalam berkoordinasi dengan IOM

Menyampaikan pertanggung jawaban kerja selama periode kerja kepengurusannya kepada masyarakat dalam periode waktu yang telah ditentukan

SEKRETARIS

Bertanggung jawab dalam manajemen surat menyurat kepengurusan

Bekerja sama dengan bendahara dalam pembuatan laporan pertanggung jalaban untuk transparansi kepada masyarakat

Menjadi perwakilan ketua dalam menjalankan organisasi jika ketua berhalangan

BENDAHARA

Melaksanakan pencatatan pembukuan secara harian

Melakukan koordinasi dengan kolektor dalam penagihan setoran kepada masyarakat (termasuk menerima setoran pemakai air dari kolektor)

Bertanggung jawab terhadap pengeluaran dana organisasi dengan diketahui ketua

Bertanggung jawab terhadap pelaporan alokasi dana yang sudah dikeluarkan

KOLEKTOR

Melakukan pencatatan atas pemakaian jumlah air di tiap rumah tangga berdasarkan meteran air

Menerima pembayaran air dari masyarakat pemakai air (waktu dan jadwalnya ditentukan secara musyawarah)

Menyetor dana kepada bendahara segera setelah menerima setoran dana pemakaian air dari masyarakat (maksimal 1 hari setelah penerimaan dana/iuran)

Melakukan penagihan pembayaran kepada masyarakat yang melakukan tunggakan bayar sampai dengan 2 kali pembayaran

Kolektor yang tidak menyetor dana kepada bendahara akan diberikan sanksi seusai dengan kesepakatan musyawarah

PERAN MASYARAKAT

Menyetor pembayaran atas pemakaian air sesuai dengan kesepakatan kepada kolektor (tanggal dan jadwalnya bisa ditentukan sesuai musyawarah)

Menerima pelaporan keuangan dari pengurus sekurang-sekurangnya 1x dalam 2 bulan

Menerima segala informasi yang berhubungan dengan penyediaan dan pengelolaan air

Melakukan evaluasi terhadap kinerja pengurus sesuai dengan waktu yang ditentukan

Tanggal: ................................

Keterangan: ..

barang yang ..

dibeli ..

Jumlah uang: Rp.

Mengetahui,Yang menerima,

(..)(..)

Petugas Puskesmas

Petugas Kecamatan

Aparat Desa

VWSC

Perwakilan Masyarakat

(Tokoh Masyarakat, Tokoh Agama)

Divisi/seksi lain

Masyarakat

Kolektor

Bendahara

Sekretaris

KETUA

KOMPOSISI KEPENGURUSAN KPAPS

BADAN PENASEHAT/PENGAWAS

RT/GAMPOENG:_________________________

DESA:_________________________

KABUPATEN:_________________________

TanggalRincianPemasukanPengeluaranSALDOKeterangan

RT/GAMPOENG:____001_____________________

DESA:____LAMPINEUNG____________

KABUPATEN:____ACEH JAYA______________

TanggalRincianPemasukanPengeluaranSALDOKeteranganSaldo bulan laluRp 300.000,-9/4/08Iuran dari RT 08Rp 200.000,-20 KK10/4/08Iuran dari RT 10Rp 500.000.-50 KK11/4/08Iuran dari RT 11Rp 1.000.000,-100 KK15/4/08Biaya pembuatan septic tank baru Rp 4.000.000,-Untuk jamban di

RT 0417/4/08Pembelian 1 kotak spidol Snowman warna hitamRp 60.000,-Untuk kep. VWSCTOTALRpRp

Nama Petugas:

TglNama BarangJumlah barang awalJumlah barang yang keluarJumlah barang sisaTujuanNama & Paraf Pengguna

PAGE 45IOM Community Water and Sanitation Project Aceh Province, Indonesia