modul pembelajaran pengantar administrasi · - cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar...

MODUL PEMBELAJARAN PENGANTAR ADMINISTRASI

PERKANTORAN 1

Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT karena berkat-Nya

sehingga saya dapat menyelesaikan modul Pengantar Administrasi Perkantoran

tentang “Menyusun Pekerjaan Kantor” dengan tepat waktu untuk kelas X di SMK.

Modul ini berisi tentang jenis-jenis pekerjaan kantor , ciri-ciri pekerjaan

kantor, dan hasil dari pekerjaan kantor. Sebagai buku pegangan, modul ini juga

tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang

lainnya.

Modul ini diharapkan dapat memberikan bekal kemampuan minimal yang

harus dikuasai siswa tentang jenis-jenis pekerjaan kantor , ciri-ciri pekerjaan

kantor, dan hasil dari pekerjaan kantor yang dapat menambah pengetahuan setiap

siswa. Semoga modul ini berguna bagi pembelajaran Pengantar Administrasi

Perkantoran di lingkungan siswa SMK khususnya dan umumnya bagi pembaca.

Akhir kata, saya ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat

memberikan manfaat dalam pembelajaran materi Pengantar Administrasi

Perkantoran.

Malang, November 2018

Penulis

KATA PENGANTAR


PERKANTORAN 2

KATA PENGANTAR ................................................................................... 1

DAFTAR ISI ................................................................................................. 2

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 3

A. Petunjuk Penggunaan Modul ..................................................................... 3

B. Kompetensi Inti ......................................................................................... 4

C. Kompetensi Dasar ..................................................................................... 5

D. Tujuan Pembelajaran ................................................................................. 5

E. Indikator Keberhasilan .............................................................................. 5

BAB II PEMBELAJARAN ......................................................................... 7

I. Menguraikan Pekerjaan Kantor .................................................... 7

A. Pengertian Pekerjaan Kantor ...................................................................... 7

B. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor ...................................................................... 8

C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor ......................................................................... 17

D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor .................................................. 18

II. Rangkuman ...................................................................................... 21

III. Tes Formatif ........................................................................... 22

IV. Penilaian ...................................................................................... 25

KUNCI JAWABAN .................................................................................... 27

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 30

DAFTAR ISI


PERKANTORAN 3

PENDAHULUAN

A. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Petunjuk Belajar Untuk Peserta Didik

1. Bacalah dengan cermat modul ini. Setiap bagian modul ini merupakann

keterampilan dan pengetahuan yang Anda perlukan untuk dapat sukses

mempelajari Standar Kompetensi ini.

2. Bila dalam proses memahami materi Anda kesulitan, diskusikan dengan

teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

3. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu maupun kelompok dengan

jujur dan teliti serta bertanggungjawab.

4. Anda tidak diperkenankan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,

jika belum menguasai secara tuntas materi di kegiatan belajar

sebelumnya.

5. Jika Anda telah menguasai secara tuntas semua kegiatan belajar dalam

modul ini, ajukanlah uji kompetensi.

Petunjuk Belajar Untuk Pendidik

1. Bantulah peserta didik Anda dalam merencanakan pembelajaran.

2. Bimbinglah peserta didik Anda dalam menggunakan modul ini sebagai

proses kegiatan pembelajaran mandiri.

3. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta

didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat

disarankan kepada peserta didik.

BAB I


PERKANTORAN 4

4. Guru/Instruktur hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik

setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian,

penghargaan, hadiah kecil, dll).

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara

berurutan.

6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya

kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana,

tanya jawab dan sebagainya.

7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar

yang telah mereka pelajari.

8. Peserta didik dapat melanjutkan ke bahan ajar berikutnya setelah

diverifikasi.

9. Bila peserta didik dapat menyelesaikan seluruh bahan ajar dalam satu

tingkat dengan waktu kurang dari yang ditetapkan, maka mereka

diberikan bahan ajar pengayaan.

10. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh

karena itu, pendidik diharapkan membuat catatan rinci mengenai

kekurangan bahan ajar ini.

B. KOMPETENSI INTI

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,

peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif

dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas

berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan

lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual,

konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam

wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban erkait


PERKANTORAN 5

penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik

untuk memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah

abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di

sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di

bawah pengawasan langsung.

C. KOMPETENSI DASAR

3.4. Menguraikan Pekerjaan Kantor

4.4. Menyusun Pekerjaan Kantor

D. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari modul Penyususnan Pekerjaan Kantor ini,

peserta didik diharapkan mampu:

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian pekerjaan kantor

2. Peserta didik dapat menyebutkan dan menjelaskan jenis-jenis

pekerjaan kantor.

3. Peserta didik dapat menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor.

4. Peserta didik dapat memberikan hasil jasa atau produk pekerjaan

kantor.

E. INDIKATOR KEBERHASILAN

Mengidentifikasi dan Menyusun Pekerjaan Kantor

Apakah anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum

1 Pengertian pekerjaan kantor ?

2 Jenis-jenis pekerjaan kantor ?

3 Ciri-ciri pekerjaan kantor ?

4 Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor ?

Apakah anda telah mampu dan terampil dalam: Sudah Belum


PERKANTORAN 6

1 Membuat alur prosedur administrasi berdasarkan hasil pengamatan di bank atau sekolah ?

Apakah Anda Telah Memiliki Sikap: Sudah Belum

1 Teliti, cekatan, disiplin dan rapi dalam menyusun pekerjaan kantor?

Tindak Lanjut

Jika Sudah Anda harus menunjukkan bukti belajar dan anda dapat melanjutkan ke materi berikutnya.

Jika Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif

dibawah bimbingan guru/instruktur anda.


PERKANTORAN 7

PEMBELAJARAN

I. MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian Pekerjaan Kantor

Dapat di definisikan menurut beberapa ahli diantaranya :

• George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keter

angan secara lisan dan pembuatan warkat-

warkat tertulis dan laporan-laporan

sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, gu

na menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan

pimpinan.

• Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada

warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-

warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan

di kemudian hari.

• Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada

fungsi

kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunik

asi dan

warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberika

n keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu

kegiatan.Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan

mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur

kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga

menunjukan adanya suatu urutan tahapdemi tahap serta jalan yang harus

BAB II


PERKANTORAN 8

ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan

bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat

hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu

kegiatan /tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan

denganproses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait

padaprosedur kerja.

B. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-

kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang

berguna.Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-

mesin maupun maual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan

pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat

dilakukan,maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai

berikut:

a. Mengumpulkan / meghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-

mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat

kliping dll.

b. Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam

peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan

kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya

langsung siap pakai.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan,

dll.


PERKANTORAN 9

c. Mengolah

Yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan

dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih

berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan

tertulis, membuat laporan keuangan.

d. Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagaicara dan alat,

sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

e. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai

cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis danaman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi

ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

f. Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai

cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

g. Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada

pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan

mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

h. Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan

angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data

keuangan

i. Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas

utama perusahaan.


PERKANTORAN 10

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Pengelompokan Pekerjaan Kantor di atas, merupakan tugas-

tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara

sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis-menulis,

mengetik, menghitung, membuat jadwal,grafik, dan chard.

• Pekerjaan Tulis-Menulis.

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,prosedur kerja

dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai

produk kantor yang siap disajikan bilamana diperlukan. Salah satu produk

kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun

bergambar, sebagibahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual

(hangat) danreliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,besar

maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang

jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan

luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani

dari pada knator yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu

harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yangbaik

dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat.Kantor yang

berhasil menciptakan kesan yang baik merupakanpromosi secara tidak

langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih

luas.

Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-

menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai

peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga

berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

• Mengetik

Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan jurutulis.

Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat,nota, memo,

naskah-naskah perjanjian, catatan neracapembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:


PERKANTORAN 11

a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnyabanyak.

e) Praktis.Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan

syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor.

Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan

mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tatausaha

(terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan

minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-

jenis mesin tik, teknik yang baik,bentuk-bentuk surat (dinas maupun

niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

• Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak

berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap

organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar

sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu

dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut

pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan.

Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut

masihberdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap

hariyang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainyaharus ada

penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber

dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara(APBN) sedang bagi kantor

atau jasa, hasil sewa atau kontrakbarang dan bunga bank, sedangkan

pengeluaran rutin(Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

1) Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan

kesehatan, dan sebagainya.

2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan

mesin-mesin.

3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat

atau barang dan sebagainya.


PERKANTORAN 12

4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya

rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan

dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang

dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam

transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah

kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima tagiahan, membayar

utang, membeli barang,menjual barang, menyimpan uang dibank,

mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan,

membayar gaji,lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah

bukukas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan

sebagainya.Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa

sajabuku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kasdikantor B.

berikut diberikan satu contoh sederhana tentang cara mengerjakan buku

kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberinama

Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedangkolom kanan diberi

nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran.


PERKANTORAN 13

Keterangan :

o Menutup buku kas dilakukan tiap

akhir bulan.

o Jumlahkan dulu Debet Dan

Kredit pada kertas

tersendiri,kemudian hitung

selisih jumlahnya.

o Jika jumlah saldo Debet lebih

besar dari jumlah

kredit,selisihnya ditempatkan

pada kolom kredit lebih

besar,selisihnya ditempatkan

pada kolom Debet.

o Lajur jumlah Debet dan Kredit

diberi garis dua.

Hasilpenjumlahan dan garis dua

tersebut harus terletak pada

satugaris lurus.

o Buku kas akan dibuka kembali

pada tanggal 1 bula

berikutnya,yang dimulia dengan

saldo awal. Saldo Debet ditulis

Sisi Debet di bagi atas :

lajur tanggal

lajur uraian penerimaan

lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :

lajur tanggal

lajur uraian pengeluaran

lajur jumlah menutup dan membuka kembali buku kas :


PERKANTORAN 14

padakolom Debet dan saldo

Kredit ditulis pada kolom Debet.

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-

perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang

tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :

a) Typing (mengetik) = 24,6%

b) Calculating (menghitung) = 19,5%

c) Checking (memeriksa) = 12,3%

d) Filling (menyimpan) = 10,2%

e) Telephoning (menelepon) = 8,8%

f) Duplicating (menggandakan) = 6,4%

g) Mailing (persuratan) = 5,5%

h) Other (lain-lain) = 12,5%

Total = 100%

➢ Uraian Tugas untuk Manajer Kantor

Menurut Mills (1984: 11), pekerjaan manajer kantor adalah:

a) Menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan

ekonomis

b) Menjamin ketersediaan sumber daya yang memadai untuk

memenuhi kebutuhan kantor perusahaan

c) Menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa

prosedur ditetapkan untuk mengendalikan output dan pengeluaran

berdasarkan anggaran

d) Menegakkan sistem dan prosedur kantor guna menjamin

penyediaan informasi secara efisien sebagai dasar pengambilan

keputusan manajemen


PERKANTORAN 15

e) Mengatur perekrutan, seleksi, dan prosedur peletihan bagi personel

untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa yang akan

datang

f) Menjamin suatu sistem komunikasi yang efektif guna memenuhi

kebutuhan pribadi dan operasional

g) Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan

informal untuk kepentingan konsultasi staf yang efektif dan

menjamin keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan personel

kantor

h) Mempertahankan sirkulasi kantor secara efisien dengan definisi

yang jelas dari tanggung jawab dan tugas bawahan serta

mempertahankan koordinasi dan kerjas sama antar staf

➢ Uraian Tugas untuk Pengawas Kantor

Menurut Moekijat (1997:4), seorang pengawas kantor adalah seseorang

yang mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadi

bawahan dari seorang manajer kantor. Adapun tugas dari pengawas kantor

adalah:

a. Tugas pokok

✓ Memberi perintah untuk melaksanakan pekerjaan

✓ Mengawasi pegawai dalam mengawasi pekerjaannya

✓ Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik

karena ujung tombak organisasi adalah karyawan operasional

✓ Memelihara hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana

b. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

✓ Merencanakan pekerjaan tiap seksi/unit. Misalnya: perintah

perhitungan gai harus selesai tiap tanggal 26 Maret tiap bulan


PERKANTORAN 16

✓ Mengusahakan agar pekerjaan selesai tepat waktu sehingga dapat

mengetahui tahapan berikutnya yang harus dilaksanakan

✓ Menjamin adanya ketelitian. Misalnya: pegawai mengetik dengan

10 jari dengan cepat dan tepat

✓ Mengoordinasikan pekerjaan dengan seksi lain

✓ Membagi pekerjaan secara adil atau serata mungkin

✓ Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan

pekerjaan

c. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

✓ Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan

baik

✓ Mengembangkan latihan dengan sistem magang

✓ Mendelegasikan tanggung jawab dengan memberi kesempatan

pada bawahan yang berbuat salah dengan catatan kesalahan

tersebut masih ditolerir

✓ Mendamaikan perselisihan antar pegawai karena mempengaruhi

produktifitas kerja

✓ Memelihara disiplin, memberi teguran, atau memberi pujian jika

perlu

✓

d.. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

✓ Meminta rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian

✓ Bekerja dengan pengawas lain yang selevel

✓ Mengijinkan dan mendorong pertukaran pegawai

✓ Melaksanakan kebijakan perusahaan.


PERKANTORAN 17

C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu

pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat

berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung

mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat

membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai

keuntungan terbaik.

Contoh :

Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada

siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar

dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan

bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar

siswa, menyiapkan rapot, dll.

2. Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu

organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar

kantor sekalipun.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai

dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah

sekalipun.

Contoh :

Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja

sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk


PERKANTORAN 18

membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan

dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dll.

D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1. Surat

Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi

yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita

baik secara lisan maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan

kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan,

pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

a. Fungsi laporan :

1. sebagai bahan pertanggungjawaban

2. sebagai alat untuk menyampaikan informasi

3. sebagai alat pengawasan

4. sebagai bahan penilaian

5. sebagai bahan pengambilan keputusan

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

1. laporan yang dibuat harus jelas dan cermat

2. harus mengandung kebenaran dan objektivitas

3. laporan harus lengkap

4. laporan harus tegas dan konsisten

5. laporan harus langsung mengenai sasaran

6. harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat

7. laporan sebaiknya disertai saran-saran

8. harus dibuat tepat waktu


PERKANTORAN 19

c. Jenis-jenis laporan :

1. Laporan berdasarkan waktu

2. Lporan berdasarkan bentuk

3. Laporan berdasarkan penyampaian

4. Laporan berdasarkan sifat

5. Laporan berdasarkan isinya

d. Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)

3. Formulir

Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang

didalmnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada

beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

a. Keuntungan membuat formulir :

1. Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat

dalam penggunaan kertas

2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3. Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya

penyimpangan

b. Fungsi formulir :

1. Mencari suatu keterangan tertentu

2. Menghimpun data yang sama

3. Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian

yang berbeda

4. Sebagai bukti fisik

5. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :

1. Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan

yang jelas

2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak

semua informasi harus dibuatkan formulir


PERKANTORAN 20

3. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan

praktis

5. Formulir dibuat secara sederhana

6. Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan

ruang kososng yang cukjup

7. Harus ada judul nama formulir

8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan

9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10. Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik

mungkin dan direncanakan secara matang.

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang

merupakan hasil kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik,

gambar, buku, atau paper.

Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor

lainnya yang tidak kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani

tamu, memberikan informasi secara langsung.

5. Arsip

Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan

data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa

informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang

disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu

dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

II. RANGKUMAN


PERKANTORAN 21

• Bagi seseorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan

/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan

denganproses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait

padaprosedur kerja.

• Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat

dilakukan,maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok

sebagai berikut:


b. Mencatat

c. Mengolah

d. Menggandakan

e. Menyimpan

f. Mengirim


h. Menghitung


• Ciri-ciri pekerjaan kantor :

1. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu

pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut

dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

2. Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam

suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula

dilakukan di luar kantor sekalipun.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai

dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling

bawah sekalipun.

1. TES FORMATIF


PERKANTORAN 22

i. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah sebagai

berikut, kecuali…

a. Memberikan pelayanan untuk mencapai tujuan organisasi

b. Menyediakan informasi bagi pimpinan

c. Menyediakan keterangan bagi pimpinan untuk mengambil

keputusan

d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara

keseluruhan

e. Meningkatkan motivasi karyawan

2. Pekerjaan penunjang tugas utama, yang berkaitan dengan pekerjaan

dibidang tulis menulis, catat mencatat yang berhungan dengan

pekerjaan kertas, maupun pelayanan, merupkan pengertian dari…

a. Pekerjaan tulis d. Pekerjaan kertas

b. Manajemen e. Pekerjaan melayani

c. Pekerjaan kantor

3. Salah satu contoh pekerjaan kantor adalah…

a. Traveling

b. Maling

c. Mailing

d. Penunjang

e. Driving

4. Berikut ini termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor yang

dilaksanakan di sekolahan yaitu…

a. Mengajar siswa

b. Mencatat pesanan

c. Membuat soal-soal ulangan

d. memeriksa pasien

e. Memberikan hukuman

5. Pekerjaan calculating (menghitung) berdasarkan penelitian yang

dilakukan oleh George R. Terry dalam persentase adalah sebesar

a. 6,5 %

b. 12,3 %

c. 8,8 %

d. 19,5 %

e. 10,2 %

6. Lembaran kartu atau kertas yang mempunyai ukuran tertentu yang

dicetak dan di dalamnya terdapat beberapa informasi yang sifatnya

tetap dan beberapa informasi yang sifatnya tidak tetap disebut…

a. Surat


PERKANTORAN 23

b. arsip

c. Laporan

d. warkat

e. Formulir

7. Untuk lancarnya suatu pekerjaan, para karyawan sudah tahu akan

tugasnya dan bagian pekerjaannya. Hal ini dengan adanya fungsi …

dalam manajemen kantor.

a. Planning

b. Organizing

c. Motivating

d. Coordinating

e. Evaluating

8. Isi dari kegiatan manajemen perkantoran yang meliputi perencanaan

kantor, pengorganisasian kantor, pengarahan kantor dan pengendalian

kantor adalah …

a. Ruang lingkup pekerjaan kantor

b. Volume pekerjaan kantor

c. Ciri-ciri pekerjaan kantor

d. Jenis-jenis kantor

e. Fungsi pekerjaan kantor

9. Kata administratie dari bahasa belanda yang mempunyai arti …

a. Administrasi sebagai proses penyelenggaraan kerja sama untuk

suatu tujuan tertentu

b. Administrasi dalam arti luas

c. Sebagai suatu cara untuk menggerakan orang lain

d. Sebagai pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis

e. Pekerjaan kantor

10. Kegiatan tata usaha adalah …

a. Ciri-ciri pekerjaan kantor

b. Administrasi dalam arti luas

c. Administrasi dalam arti sempit+

d. Isi dari pekerjaan kantor

e. Rangkaian perbuatan penyelenggaraan.

ii. Esai

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat, jelas, dan benar.

1. Sebutkan pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan

pekerjaan tulis menulis, sebanyak 5 buah

-------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------


PERKANTORAN 24

2. Sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor! Beserta contohnya!

-------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------

---------------------

3. Sebutkan pekerjaan manajer kantor, sebanyak 3 buah!

-------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------

4. Jelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

-------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------

III. PENILAIAN

A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda


PERKANTORAN 25

Nomor Soal Bobot Soal

1-20 5

Jumlah Skor

Maksimal

100

1 soal benar bernilai 5

Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan

skor 100

Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka

mendapatkan skor 0

Penentuan Nilai:

N= Skor yang diperoleh x 100

Skor Maksimal

B. Petunjuk Penilaian Soal Essay

No Butir

Pertanyaan

Bobot Kriteria Penyekoran Skor

Akhir 5 10 15 20 25

1

2

3

4

Petunjuk Penyekoran:

Skor 25 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai

dengan kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor 20 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati

kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor 15 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai

dengan kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor 10 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori

pada modul pembelajaran.

Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang

diberikan.


PERKANTORAN 26

KUNCI JAWABAN


PERKANTORAN 27

I. Pilihan Ganda

1.E

2.C

3.C

4.C

5.D

6.C

7.B

8.B

9.C

10.A

II. Esai

1. Pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan

tulis menulis

• Pengurusan atau penanganan surat masuk dan keluar

• Penyimpanan surat (kearsipan)

• Pengetikan

• Pengurusan kepegawaian

• Pengurusan keuangan

• Pengurusan perlengkapan

• Penggadaian

• Pembuatan laporan

2. Jenis-jenis pekerjaan kantor beserta contohnya


Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping

dll.

b. Mencatat

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

c. Mengolah

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis,

membuat laporan keuangan.

d. Menggandakan


PERKANTORAN 28

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

e. Menyimpan

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke

komputer, menyusun buku di perpustakaan

f. Mengirim

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat


Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

h. Menghitung

Contoh : menhitung hasil penjualan, menghitung data keuangan


Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

3. Pekerjaan manajer kantor

✓ Menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan

ekonomis

✓ Menjamin ketersediaan sumber daya yang memadai untuk

memenuhi kebutuhan kantor perusahaan

✓ Menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa

prosedur ditetapkan untuk mengendalikan output dan pengeluaran

berdasarkan anggaran

✓ Menegakkan sistem dan prosedur kantor guna menjamin

penyediaan informasi secara efisien sebagai dasar pengambilan

keputusan manajemen

✓ Mengatur perekrutan, seleksi, dan prosedur peletihan bagi

personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan di masa yang

akan datang

✓ Menjamin suatu sistem komunikasi yang efektif guna memenuhi

kebutuhan pribadi dan operasional


PERKANTORAN 29

✓ Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan

informal untuk kepentingan konsultasi staf yang efektif dan

menjamin keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan personel

kantor

✓ Mempertahankan sirkulasi kantor secara efisien dengan definisi

yang jelas dari tanggung jawab dan tugas bawahan serta

mempertahankan koordinasi dan kerjas sama antar staf

4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :

- Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang

jelas

- Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua

informasi harus dibuatkan formulir

- Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

- Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

- Formulir dibuat secara sederhana

- Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang

kososng yang cukjup

- Harus ada judul nama formulir

- Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan

- Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

- Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik

mungkin dan direncanakan secara matang.

DAFTAR PUSTAKA


PERKANTORAN 30

Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor.

Moekijat, 1995. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

http://www.latarbelakang.com/2013/08/pengertian-pekerjaan-kantor-ciri-

peran.html?m=1

https://kel1prinsipadp.wordpress.com/materi-ajar/mengidentifikasi-pekerjaan-

kantor/

https://kel1prinsipadp.wordpress.com/materi-ajar/mengidentifikasi-pekerjaan-kantor/

https://kel1prinsipadp.wordpress.com/materi-ajar/mengidentifikasi-pekerjaan-kantor/

modul pembelajaran pengantar administrasi · - cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar...

Documents