MODUL

KORESPONDENSI

Penulis: Kiki Zilfia Auliatul Maurisa

KD 3.1 Menerapkan Pengelolaan Surat Elektronik

KD 4.1 Melaksanakan Pengelolaan Surat Elektronik

i

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena karunia dan rahmat-Nya,

penulis dapat menyelesaikan penyusunan modul “Korespondensi”

Selaras dengan tujuan pembelajaran mata pelajaran Korespondensi modul ini difokuskan pada

upaya pengembangan kemampuan dan pemahaman fenomena kehidupan perkantoran sehari-hari,

khususnya pada kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Melalui modul ini penulis berusaha

menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung

dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencari target-target belajar

atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan

mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku dari sumber

lainnya secara mendiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar

peserta didik secara menyeluruh.

Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam pembuatan modul ini. Tidak lupa, penulis mengucapkan terima kasih kepada

keluarga atas segala dukungan, pengertian, dan doanya selama ini. Penulis juga mengucapkan

terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa yang selalu memberikan kesehatan lahir dan batin

dalam penyusunan modul ini.

Akhirnya, penulis berharap modul ini dapat memberikan sumbangan dalam proses kegiatan

belajar mata pelajaran Korespondensi. Penulis menyadari bahwa buku ini masih jauh dari

sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan

sebagai upaya penyempurnaan modul ini. Penulis berharap semoga modul ini bermanfaat dan

menambah wawasan pengetahuan bagi para pembacanya.

Malang, 01 November 2019

Penulis

Daftar Isi

Materi Halaman

Kata Pengantar i

Daftar Isi ii

Pendahuluan iii

Deskripsi Umum iii

Petunjuk Pengerjaan iv

Kompetensi Inti v

Kompetensi Dasar vi

Indikator Pencapaian Kompetensi vi

Kemampuan yang Diharapkan vi

Model Penyajian vii

Kegiatan Belajar 1 1

Menerapkan Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)

Pengertian Surat dan Surat Elektronik (E-mail) 2

Fungsi Surat Elektronik 2

Komponen-Komponen Surat Elektronik (E-mail) 3

Kelebihan Surat Elektronik (E-mail) 4

Kekurangan Surat Elektronik (E-mail) 5

Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail) 5

Rangkuman 8

Uji Kompetensi 10

Kunci Jawaban 13

Daftar Rujukan 16

ii

iii Pendahuluan

Deskripsi Umum

Modul Korespondensi berisi materi pembahasan terkait dengan kegiatan surat menyurat suatu

perusahaan, organisasi maupun instansi. Dalam modul ini akan dibahas secara lebih mendalam tentang

pengertian, fungsi, komponen-komponen, kelebihan, kekurangan serta pengelolaan surat elektronik (e-mail).

Pengelolaan surat elektronik (e-mail) adalah serangkaian proses pengeloaan surat atau pesan yang diterima

ataupun yang dikirim oleh suatu organisasi guna menyampaikan informasi sehingga proses kegiatan tersebut

dapat tercapai. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi semua pegawai sebuah perusahaan untuk

mempelajari surat elektronik (e-mail). Karena pegawai kantor memerlukan surat elektronik untuk

mendapatkan informasi secara cepat.

“

iv Petunjuk Penggunaan Modul

1. Peserta Didik

a) Bacalah dengan cermat modul ini.

b) Diskusikan dengan saksama peserta didik yang lain tentang apa yang telah Anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam

modul ini. Bila masih ragu tanyakan pada guru atau instruktur.

c) Bacalah dengan cermat pengertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalam modul.

d) bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya

dan jawablah pertanyaan tes, kemudian cocokan dengan kunci jawaban, lakukan kegiatan ini sampai

tuntas.

e) Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan teman-

teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

f) Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas maka ajukan ujian akhir dalam

kompetensi dasar yang tertera pada modul.

2. Guru / Instruktur

a) Informasikan kepada peserta didik bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara

penilaian, bahan dan alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan.

b) Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.

c) Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik.

d) Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar untuk

membimbing peserta didik.

”

v Kompetensi Inti

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 :Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong

royong, kerjasama, cinta damai,responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi

atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam

serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan,

teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan

peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian

yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai

kaidah keilmuan.

vi

Kompetensi Dasar

3.1. Menerapkan pengelolaan Surat Elektronik

4.1. Melaksanakan pengelolaan Surat Elektronik

Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian surat elektronik (e-mail)

2. Peserta didik mampu menguraikan fungsi surat elektronik (e-mail)

3. Peserta didik mampu menjelaskan komponen-komponen surat elektronik (e-mail)

4. Peserta didik mampu mengemukakan kelebihan surat elektronik (e-mail)

5. Peserta didik mampu mengemukakan kekurangan surat elektronik (e-mail)

6. Peserta didik mampu menguraikan pengelolaan surat elektronik (e-mail)

Kemampuan yang Diharapkan

Setelah mengamati, berdiskusi, dan mengkomunikasikan materi pembelajaran, pesera didik

diharapkan dapat:

1. Menjelaskan pengertian surat elektronik (e-mail)

2. Menguraikan fungsi surat elektronik (e-mail)

3. Menjelaskan komponen-komponen surat elektronik (e-mail)

4. mengemukakan kelebihan surat elektronik (e-mail)

5. Mengemukakan kekurangan surat elektronik (e-mail)

6. Menguraikan pengelolaan surat elektronik (e-mail)

vii

Model Penyajian

Modul ini disajikan dengan model Student Teams Achievement-Divisions (STAD) untuk

mengembangkan materi dan memotivasi peserta didik supaya dapat mendukung dan membantu satu sama

lain dalam menguasai kegiatan administrasi pada pelajaran Korespondensi. Berikut tahapan pembelajaran

Student Teams Achievement-Divisions (STAD):

1. Simulasi

Guru meminta peserta didik untuk membentuk kelompok heterogen yang terdiri dari 4-5 siswa untuk

mempelajari dan mendiskusikan suatu pokok bahasan yang akan dibahas pada hari itu.

2. Identiikasi Masalah

Pada tahap ini peserta didik diberi kesempatan mengidentifikasi mengenai bahasan yang akan

dibahas pada hari itu.

3. Pengumpulan Data

Pada tahap ini peserta didik diberi keleluasaan untuk mengumpulkan berbagai informasi mengenai

bahasan pada hari itu. Bila ada pertanyaan dari peserta didik, guru meminta peserta didik untuk

mengajukan pertanyaan kepada peserta didik lain sebelum mengajukan pertanyaan kepada guru.

4. Pengolahan Data

Pada tahap ini ketua kelompok melaporkan keberhasilan dan hambatan kelompoknya kepada guru

dalam menganalisis bahasan, sehingga guru dapat memberi bantuan kepada kelompok yang

membutuhkan secara proporsional.

5. Pembuktian

Pada tahap ini ketua kelompok akan mempresentasikan hasil dari diskusi kelompoknya di depan

kelas dan memastikan bahwa setiap anggota kelompok telah memahami tentang bahasan yang dibahas

pada hari itu.

6. Menarik Kesimpulan

Pada tahap ini peserta didik diajak menarik kesimpulan oleh guru.

1

Kegiatan Belajar 1

Melaksanakan Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)

Dalam lingkup organisasi ataupun perkantoran kegiatan surat menyurat adalah hal yang

umum dilakukan. Karena setiap kerjasama, perjanjian, pengumuman, dan lain-lain umumnya

dilakukan dengan pengiriman surat. Pada zaman dahulu, surat menyurat masih dilakukan

dengan kertas atau masih konvensional. Akan tetapi, surat menyurat konvensional memiliki

beberapa kekurangan. Sehingga orang mulai beralih ke teknologi yang lebih canggih.

Pada zaman sekarang, surat menyurat lazim dilakukan dengan Surat Elektronik (E-mail) karena

lebih canggih, praktis, dan cepat. Karena itulah orang, organisasi atau kantor berpindah ke Surat

Elektronik (E-mail).

2

1. Pengertian Surat

Surat adalah informasi yang berbentuk komunikasi tertulis yang dikirimkan kepada pihak yang dituju

atau kepada pihak yang membutuhkan. Surat juga dapat diartikan sebagai informasi yang ditulis dari satu

pihak kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi.

2. Pengertian Surat Elektronik (E-mail)

Surat Elektronik (E-mail) adalah surat yang dikirimkan melalui elektronik dengan bantuan jaringan

internet. Surat Elektronik (E-mail) juga dapat diartikan sebagai suatu informasi yang ditulis tanpa

menggunakan kertas dari pihak satu kepada pihak lainnya yang isinya suatu informasi dengan bantuan

jaringan internet.

Carilah jawaban dari soal dibawah ini dari berbagai sumber, dan kerjakan soal dibawah ini secara mandiri

dan teliti!

1. Lakukanlah penelusuran di internet mengenai pengertian surat elektronik (e-mail), minimal menurut 8

pendapat ahli. Kemudian simpulkan sendiri menurut pendapat kalian dengan bahasa yang mudah kalian

pahami!

2. Diskusikan pendapat kalian dengan teman sebangku!

3. Tulislah hasilnya pada selembar kertas kemudian kumpulkan pada guru!

3. Fungsi Surat Elektronik (E-mail)

Surat Elektronik (E-mail) memiliki beberapa fungsi, yaitu fungsi dasar dan fungsi tambahan, antara

lain:

a. Fungsi dasar E-mail, sebagai berikut:

1) Menerima pesan e-mail

2) Mengirim pesan e-mail

3) Menjawab pesan e-mail yang masuk

4) Meneruskan pesan e-mail yang masuk ke pemakai lain

5) Membaca pesan e-mail

b. Fungsi tambahan E-mail, sebagai berikut:

1) Menambahkan file untuk yang akan dikirim

2) Mengelola daftar alamat e-mail

3) Memisahkan file dari pesan yang masuk

4) Menyimpan pesan yang telah dikirim

5) Menyimpan pesan yang telah diterima dan dibaca

6) Fungsi Surat Elektronik (e-mail) diatas dapat memudahkan penggunanya dalam menggunakan

e-mail secara efektif dan efisien.

3

4. Komponen-Komponen dalam Surat Elektronik (E-mail)

Dalam Surat Elektronik (e-mail) memiliki beberapa komponen penting yang dapat menunjang

kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Umunya komponen dalam e-mail antara lain:

a. To, untuk menyatakan alamat yang akan dituju atau alamat e-mail yang akan menerima pesan.

b. From, untuk menyatakan nama dan alamat yang mengirimkan pesan.

c. CC (Carbon Copy), untuk menyatakan tembusan pesan yang akan dikirimkan kepada pihak lain.

d. BCC (Blind Carbon Copy), untuk menyatakan tembusan pesan. Fungsinya sama seperti CC (Carbon

Copy) hanya saja dalam BCC tidak tertera alamat e-mail yang dituju.

e. Subject, untuk menyatakan perihal pesan.

f. Date, untuk menyatakan tanggal dan waktu pesan itu dikirim.

g. Sender, untuk menyatakan alamat e-mail pengirim pesan.

h. Reply to, untuk membalas langsung e-mail tersebut.

i. Attachment, digunakan untuk menyisipkan file seperti file exel, word, gambar, suara, video dan

lainnya kepada pihak yang dituju.

Komponen-komponen Surat Elektronik (E-mail) diatas dapat memperlancar dan mendukung kegiatan

korespondensi suatu organisasi, kantor ataupun individu yang menggunakan surat elektronik (e-mail).

Soal Praktek

1. Setelah mengetahui komponen-komponen surat elektronik (e-mail) diatas, sekarang buka laptop atau

smartphone kalian masing-masing dan buatlah surat dengan menggunakan e-mail. Kirimkan pesan

tersebut kepada teman sebangku kalian masing-masing!

4

5. Kelebihan Surat Elektronik (E-mail)

Seperti yang kita ketahui bahwa Surat Elektronik (E-mail) memberikan dampak yang positif untuk

kegiatan korespondensi. Karena e-mail memiliki banyak kelebihan dibandingakan dengan surat

konvensional yang masih membutuhkan kertas dan lain sebagainya. Adapun kelebihan dari Surat

Elektronik (E-mail) antara lain:

a. Dapat memberikan informasi secara cepat, hal ini dikarenakan surat elektronik (e-mail) tidak

membutuhkan kurir untuk mengantarkan surat tersebut kepada pihak yang dituju yang biasanya

memakan waktu yang cukup lama. E-mail dapat dikirim hanya dengan menekan tombol send dan

juga dapat dikirimkan ke lebih dari satu alamat dalam sekali kirim.

b. Segi biaya, dalam hal ini surat elektronik (e-mail) biaya pengirimannya lebih murah dibandingkan

dengan surat konvensional. Karena pengiriman e-mail hanya membutuhkan jaringan internet.

Sedangkan surat konvensioanl membutuhkan jasa pengiriman surat.

c. Segi akses, dalam hal ini surat elektronik (e-mail) dapat mengirim dan menerima pesan kapanpun dan

dimanapun serta dapat menjangkau ke berbagai wilayah bahkan ke seluruh dunia dengan waktu yang

sangat cepat.

d. Peningkatan produktivitas, dalam hal ini surat elektronik (e-mail) dapat meningkatkan produktivitas

karena kegiatan korespondensi dapat dilakukan dengan cepat, sehingga waktu yang lainnya dapat

dimanfaatkan untuk mengerjakan tugas atau kegiatan lainnya.

e. Kegiatan pembuatan surat lebih murah, karena dalam pembuatan e-mail tidak membutuhkan kertas,

tinta, bulpen, penghapus dan lainnya.

Itulah alasan kenapa e-mail saat ini yang banyak digunakan untuk kegiatan korespondensi. Selain lebih

praktis, penggunaan e-mail juga dapat mempercepat penyebaran suatu informasi. Sehingga kerja suatu

organisasi, instansi, atau kantor dapat lebih efektif dan efisien.

5

6. Kekurangan Surat Elektronik (E-mail)

Seperti yang kita tahu, bahwa suatu aplikasi atau fasilitas pasti memiliki suatu kekurangan. Begitupun

dengan surat elektronik (e-mail), adapun kekurangan dari surat elektronik (e-mail) antara lain:

a. Diperlukannya pelatihan terhadap pengelolaan surat elektronik (e-mail). Karena penggunaan e-mail

membutuhkan teknologi dan tidak semua orang menguasai teknologi atau yang biasa dikenal dengan

sebutan Gaptek. Maka dari itu dibutuhkannya pelatihan agar orang yang bertanggung jawab dalam

pengelolaan surat elektronik (e-mail) adalah orang yang professional dan mengerti tentang tekonologi.

b. Rendahnya tingkat keamanan. Surat elektronik (e-mail) dapat diakses orang lain dan data-datanya

mudah hilang. Sehingga dibutuhkannya adanya pengamanan agar data-data dapat disimpan dengan

aman dan tidak disalahgunakan oleh orang yang tidak berkepentingan.

c. Kerusakan pada fasilitas surat elektronik (e-mail). Karena surat elektronik membutuhkan jaringan

internet untuk mengirim pesan, sehingga jika jaringan internet buruk maka pengiriman akan tertunda.

Kejadian seperti itu juga berlaku kepada komputer dan fasilitas pendukung surat elektronik lainnya.

d. Tidak selalu dapat menberikan jawaban dengan cepat. Karena penerima surat tidak selalu mengakses

internet. Maka penerima kadang tidak tahu jika ada e-mail yang masuk. Sehingga respon dari

penerima kadang kurang cepat.

7. Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)

Pengelolaan surat elektronik (e-mail) dibedakan menjadi dua, yaitu surat keluar dan surat masuk.

Pengertian surat masuk yaitu surat yang diterima oleh suatu badan organisasi, instansi, kantor ataupun

perorangan. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikirimkan sebagai jawaban surat masuk, yang

dimaksudkan terjalinnya hubungan kerjasama dan dapat menguntungkan kedua belah pihak.

6

Berikut adalah prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar, antara lain:

a. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk adalah proses pengelolaan surat-surat yang masuk kepada suatu organisasi

dari organisasi lain yang tujuannya untuk menyampaikan informasi. Adapun prosedur pengelolaan Surat

Masuk antara lain:

1) Penerimaan

2) Penyortiran

3) Pencatatan

4) Tindak lanjut

5) Penyimpanan

b. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Pengelolaan surat keluar adalah proses pengelolaan surat-surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi

ke organisasi lain sebagai jawaban dari surat masuk yang tujuannya agar terjadinya hubungan kerjasama

yang baik. Adapun prosedur pengelolaan surat keluar antara lain:

1) Pembuatan konsep surat

2) Meminta persetujuan pimpinan

3) Pengetikan

4) Penandatanganan

5) Pencatatan

6) Penyimpanan

7) Pengiriman

Dalam setiap organisasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pasti memiliki prosedur yang berbeda-

beda tergantung kebutuhan dari organisasi tersebut.

7

Mari Mengumpulkan Data

Sekarang bentuklah kelas menjadi beberapa kelompok, tiap kelompok berisi 4-5 orang!

1. Carilah informasi sebanyak-banyaknya dari berbagai sumber untuk menjawab pertanyaan berikut

ini:

a. Jelaskan pengertian surat elektronik!

b. Jelaskan pengertian E-mail, surat masuk dan surat keluar!

c. Jelaskan kekurangan dan kelebihan dari e-mail!

d. Jelaskan fungsi surat elektronik (e-mail)!

e. Jelaskan prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar!

f. Tiap anggota kelompok wajib menulis dan memiliki catatan dari hasil diskusi kerja kelompok.

8

Rangkuman

1. Surat dapat diartikan sebagai informasi yang ditulis dari satu pihak kepada pihak lain untuk

menyampaikan informasi.

2. Surat Elektronik (E-mail) dapat diartikan sebagai suatu informasi yang ditulis tanpa menggunakan

kertas dari pihak satu kepada pihak lainnya yang isinya suatu informasi dengan bantuan jaringan

internet.

3. Fungsi Surat Elektronik (E-mail)

a. Fungsi dasar E-mail, sebagai berikut:

1) Menerima pesan e-mail

2) Mengirim pesan e-mail

3) Menjawab pesan e-mail yang masuk

4) Meneruskan pesan e-mail yang masuk ke pemakai lain

5) Membaca pesan e-mail

b. Fungsi tambahan E-mail, sebagai berikut:

1) Menambahkan file untuk yang akan dikirim

2) Mengelola daftar alamat e-mail

3) Memisahkan file dari pesan yang masuk

4) Menyimpan pesan yang telah dikirim

5) Menyimpan pesan yang telah diterima dan dibaca

4. Komponen-Komponen dalam Surat Elektronik (E-mail)

a. To, untuk menyatakan alamat yang akan dituju atau alamat e-mail yang akan menerima pesan.

b. From, untuk menyatakan nama dan alamat yang mengirimkan pesan.

c. CC (Carbon Copy), untuk menyatakan tembusan pesan yang akan dikirimkan kepada pihak

lain.

d. BCC (Blind Carbon Copy), untuk menyatakan tembusan pesan. Fungsinya sama seperti CC

(Carbon Copy) hanya saja dalam BCC tidak tertera alamat e-mail yang dituju.

e. Subject, untuk menyatakan perihal pesan.

f. Date, untuk menyatakan tanggal dan waktu pesan itu dikirim.

g. Sender, untuk menyatakan alamat e-mail pengirim pesan.

9

h. Reply to, untuk membalas langsung e-mail tersebut.

i. Attachment, digunakan untuk menyisipkan file

5. Kelebihan Surat Elektronik (E-mail):

a. Dapat memberikan informasi secara cepat.

b. Segi biaya, dalam hal ini surat elektronik (e-mail) biaya pengirimannya lebih murah

c. Segi akses, dalam hal ini surat elektronik (e-mail) dapat mengirim dan menerima pesan

kapanpun dan dimanapun.

d. Peningkatan produktivitas.

e. Kegiatan pembuatan surat lebih murah.

6. Kekurangan Surat Elektronik (E-mail):

a. Diperlukannya pelatihan terhadap pengelolaan surat elektronik (e-mail).

b. Rendahnya tingkat keamanan.

c. Kerusakan pada fasilitas surat elektronik (e-mail).

d. Tidak selalu dapat menberikan jawaban dengan cepat.

7. Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)

a. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

1) Penerimaan

2) Penyortiran

3) Pencatatan

4) Tindak lanjut

5) Penyimpanan

b. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

1) Pembuatan konsep surat

2) Meminta persetujuan pimpinan

3) Pengetikan

4) Penandatanganan

5) Pencatatan

6) Penyimpanan

7) Pengiriman

10 Uji Kompetensi 1

A. Pilihan Ganda

Berilah tanda silang (X) pada salah satu huruf a, b, c, d, dan e pada jawaban yang paling

benar!

1. Suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke

komputer lain disebut…

A. Chatting

B. E-mail

C. Surfing

D. Browsing

E. Dating

2. Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada

pihak lain baik itu atas nama sendiri ataupun atas nama jabatannya di dalam organisasi adalah

pengertian surat menurut…

A. Djihad Hisyam

B. Wasiti

C. Sutrisno

D. Tintin Astini

E. Djoko Purwanto

3. Fungsi surat elektronik bagi penggunanya ada 2, yaitu fungsi dasar dan fungsi tambahan.

Dibawah ini yang bukan fungsi dasar e-mail, yaitu…

A. Menerima pesan e-mail

B. Membaca pesan e-mail

C. Mengirim pesan e-mail

D. Menyimpan pesan yang telah dikirim

E. Menjawab pesan e-mail yang masuk

4. Untuk menyatakan tembusan pesan yang akan dikirimkan kepada pihak lain, yaitu…

A. BCC

B. To

C. Attachment

D. Subject

E. CC

11

5. Disamping kelebihan, surat elektronik (e-mail) memiliki kekurangan. Di bawah ini yang termasuk

dalam kekurangan surat elektronik (e-mail), kecuali…

A. Peningkatan produktivitas

B. Diperlukannya pelatihan terhadap pengelolaan surat elektronik (e-mail)

C. Rendahnya tingkat keamanan

D. Kerusakan pada fasilitas surat elektronik (e-mail)

E. Tidak selalu dapat menberikan jawaban dengan cepat

6. Penulisan alamat e-mail yang benar adalah…

A. Siswa gmail.com

B. Siswa $gmail.com

C. Siswa @gmail.com

D. Siswa@gmail.com

E. Siswa_gmail.com

7. Pengertian spam dalam sebuah e-mail adalah…

A. Tempat file (pesan masuk)

B. Draft pesan yang anda simpan

C. Berisi file (email yang telah anda kirim)

D. Berisi email sampah

E. Message

8. Serangkaian proses pengelolaan surat-surat yang masuk atau diterima oleh suatu organisasi dari

organisasi yang lainnya, adalah pengertian…

A. Surat

B. Surat elektronik

C. Penyortiran

D. Penyimpanan

E. Pengelolaan surat masuk

12

9. Serangkaian proses pengelolaan surat-surat yang dikirim oleh organisasi ke organisasi lain, adalah

pengertian…

A. Pengelolaan surat masuk

B. Pengelolaan surat keluar

C. Surat elektronik

D. E-mail

E. Surat konvensional

10. E-mail membutuhkan sebuah password untuk membukanya. Apa yang dimaksud dengan

password...

A. Kata kode untuk menyimpan email

B. Kata sandi yang bersifat rahasia yang berperan untuk membuka email

C. Kata sandi untuk logout

D. Kata sandi untuk mengirim email

E. Kata sandi untuk menulis email

B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat!

1. Apa yang dimaksud dengan surat elektronik (E-mail)?

2. Kenapa setiap organisasi, perusahaan, ataunpun instansi memiliki prosedur pengelolaan surat

elektronik yang berbeda-beda?

3. Sebut dan jelaskan kelebihan surat elektronik (e-mail)!

4. Sebut dan Jelaskan kekurangan surat elektronik (e-mail)!

5. Dalam surat elektronik (e-mail) memiliki beberapa komponen yang digunakan untuk

mempermudah dan memperlancar kegiatan korespondensi secara elektronik. Sebut dan

jelaskan komponen-komponen yang dimiliki oleh surat elektronik (e-mail)!

13

Kunci Jawaban

A. Pilihan Ganda

1. B

2. A

3. D

4. E

5. A

6. D

7. D

8. E

9. B

10. B

B. Essay

1. Surat Elektronik (E-mail) dapat diartikan sebagai suatu informasi yang ditulis tanpa

menggunakan kertas dari pihak satu kepada pihak lainnya yang isinya suatu informasi dengan

bantuan jaringan internet.

2. Alasan kenapa setiap organisasi memiliki prosedur pengelolaan surat elektronik yang berbeda

adalah, karena prosedur pengelolaan surat disesuaikan dengan tingkat aktivitas korespondensi

di organisasi yang bersangkutan.

3. Kelebihan surat elektronik (e-mail) antara lain:

a. Dapat memberikan informasi secara cepat, hal ini dikarenakan surat elektronik (e-mail) tidak

membutuhkan kurir untuk mengantarkan surat tersebut kepada pihak yang dituju yang

biasanya memakan waktu yang cukup lama. E-mail dapat dikirim hanya dengan menekan

tombol send dan juga dapat dikirimkan ke lebih dari satu alamat dalam sekali kirim.

b. Segi biaya, dalam hal ini surat elektronik (e-mail) biaya pengirimannya lebih murah

dibandingkan dengan surat konvensional. Karena pengiriman e-mail hanya membutuhkan

jaringan internet. Sedangkan surat konvensioanl membutuhkan jasa pengiriman surat.

14

c. Segi akses, dalam hal ini surat elektronik (e-mail) dapat mengirim dan menerima pesan

kapanpun dan dimanapun serta dapat menjangkau ke berbagai wilayah bahkan ke seluruh dunia

dengan waktu yang sangat cepat.

d. Peningkatan produktivitas, dalam hal ini surat elektronik (e-mail) dapat meningkatkan

produktivitas karena kegiatan korespondensi dapat dilakukan dengan cepat, sehingga waktu

yang lainnya dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan tugas atau kegiatan lainnya.

e. Kegiatan pembuatan surat lebih murah, karena dalam pembuatan e-mail tidak membutuhkan

kertas, tinta, bulpen, penghapus dan lainnya.

4. Kekurangan surat elektronik (e-mail) antara lain:

a. Diperlukannya pelatihan terhadap pengelolaan surat elektronik (e-mail). Karena penggunaan e-

mail membutuhkan teknologi dan tidak semua orang menguasai teknologi atau yang biasa

dikenal dengan sebutan Gaptek. Maka dari itu dibutuhkannya pelatihan agar orang yang

bertanggung jawab dalam pengelolaan surat elektronik (e-mail) adalah orang yang professional

dan mengerti tentang tekonologi.

b. Rendahnya tingkat keamanan. Surat elektronik (e-mail) dapat diakses orang lain dan data-

datanya mudah hilang. Sehingga dibutuhkannya adanya pengamanan agar data-data dapat

disimpan dengan aman dan tidak disalahgunakan oleh orang yang tidak berkepentingan.

c. Kerusakan pada fasilitas surat elektronik (e-mail). Karena surat elektronik membutuhkan

jaringan internet untuk mengirim pesan, sehingga jika jaringan internet buruk maka pengiriman

akan tertunda. Kejadian seperti itu juga berlaku kepada komputer dan fasilitas pendukung surat

elektronik lainnya.

d. Tidak selalu dapat menberikan jawaban dengan cepat. Karena penerima surat tidak selalu

mengakses internet. Maka penerima kadang tidak tahu jika ada e-mail yang masuk. Sehingga

respon dari penerima kadang kurang cepat.

15

5. Komponen-komponen dalam surat elektronik (e-mail), antara lain:

a. To, untuk menyatakan alamat yang akan dituju atau alamat e-mail yang akan menerima pesan.

b. From, untuk menyatakan nama dan alamat yang mengirimkan pesan.

c. CC (Carbon Copy), untuk menyatakan tembusan pesan yang akan dikirimkan kepada pihak

lain.

d. BCC (Blind Carbon Copy), untuk menyatakan tembusan pesan. Fungsinya sama seperti CC

(Carbon Copy) hanya saja dalam BCC tidak tertera alamat e-mail yang dituju.

e. Subject, untuk menyatakan perihal pesan.

f. Date, untuk menyatakan tanggal dan waktu pesan itu dikirim.

g. Sender, untuk menyatakan alamat e-mail pengirim pesan.

h. Reply to, untuk membalas langsung e-mail tersebut.

i. Attachment, digunakan untuk menyisipkan file seperti file exel, word, gambar, suara, video dan

lainnya kepada pihak yang dituju.

16 Daftar Rujukan

1. Sudarsa, Caca, dkk. 1991. Surat_Menyurat Dalam Bahasa Indonesia

2. Soeyitno, Solehan, PW, surat menyurat resmi Indonesia, CV. Bandung 1987

3. https://mesham2k.wordpress.com/2013/11/13/artikel-email/

4. Thomas Wiyasa Bratawijaya, Drs. Kerangka surat menyurat dinas, PT. Pustaka Binaman Presindo,

Jakarta 1982

rang

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruhan

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan