Madecerik.NET _________________________________________________________________________________

Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference

(KAK/TOR) Untuk Pengadaan SIMRS

I Made Arimbawa

Istilah KAK atau TOR sering disebutkan dalam pengadaan SIMRS. KAK/TOR

sendiri adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai

apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu

kegiatan. Dengan kata lain, Kerangka Acuan Kerja berisi uraian tentang latar belakang,

tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu

kegiatan.

KAK/TOR sendiri disusun dengan format yang umum (Why, What, Who, Whom,Where, How) ,

sebagai berikut :

1. Latar Belakang Permasalahan - Why

Latar belakang permasalah mengenai pengadaan SIMRS tentunya dikarenakan adanya

kebutuhan, baik kebutuhan untuk pengembangan Existing System maupun kebutuhan

implementasi primer/pertama kali. Selain faktor internal tadi, bisa juga didasarkan karena

faktor external seperti kewajiban penggunaan SIMRS seperti tertuang dalam No 44/2009,

BAB XI Tentang Pencatatan dan Pelaporan, pada Pasal 52(1) disebutkan bahwa

:”Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua

kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen

Rumah Sakit”, sehingga kebutuhan terhadap Sistem Informasi Rumah Sakit

(SIMRS) adalah hal yang wajib.

Faktor internal & eksternal tadi tentunya berhubungan dengan Visi Indonesia

Sehat maupun target dari Millenium Development Goals (MDGs) dalam bidang

kesehatan. Pada akhirnya latar belakang permasalahan yang paling penting adalah

peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan RS terhadap pasien, yang tidak lepas

dari faktor SDM (Medis, Non Medis), Process Bisnis Internal (Sistem Pelayanan di

RS), Customer (Internal/External), faktor keuangan dan keputusan-keputusan

manajerial.

Jadi 3 (tiga) hal yang terdapat didalam bagian/bab ini adalah : Gambaran

Umum, Dasar Hukum dan Alasan Kegiatan Pengadaan SIMRS dilaksanakan.

2. Kegiatan Yang Dilaksanakan - What

a. Ruang Lingkup Pengadaan (Uraian Kegiatan)

Bagian ini berisi penjelasan mengenai uraian umum pelaksanaan kegiatan, serta metode

pengadaan (procurement) apakah melalui lelang terbuka, penunjukan langsung ataupun

bentuk lainnya. Selain itu ruang lingkup kegiatan ini juga mengandung penjelasan

global mengenai beberapa hal seperti hasil requirement/analisa kebutuhan, kegiatan

desain sistem, development, integrasi sistem, pengujian sistem, dokumentasi teknik &

Madecerik.NET _________________________________________________________________________________

non teknis, transfer knowledge, implementasi (go live). Dan masing-masing kegiatan

disebutkan juga deliverable/outputnya.

b. Ruang Lingkup Sistem

Ruang lingkup sistem berisi penjelasan mengenai sistem SIMRS itu sendiri yang dibagi

menjadi 3 (tiga) bagian yakni Software, Hardware dan Brainware. Dari segi software

perlu modul-modul apa saja yang diperlukan oleh rumah sakit, sesuai dengan analisa

kebutuhan awal. Setiap rumah sakit akan berbeda kebutuhannya sesuai dengan

unit/bagian yang ada di dalamnya, tipe rumah sakit (umum/khusus/swasta, rs

pendidikan, penerapan BLUD, dll). Ruang lingkup mengenai Hardware tentunya

berhubungan dengan kebutuhan modul-modul softwarenya. Dan ruang lingkup

brainware mencakup kebutuhan SDM penanggung jawab dan pelaksana kegiatan

c. Ruang Lingkup Pekerjaan (Batasan Kegiatan)

Batasan kegiatan perlu dibuat, karena indikator kata “project” adalah ada awal dan ada

akhir, sehingga batasan-batasan kegiatan perlu dibuat dari awal guna mendukung

suksesnya pengadaan dan implementasi SIMRS

3. Maksud, Tujuan & Manfaat Kegiatan

a. Maksud & Tujuan Kegiatan

Berisi uraian & tujuan kegiatan pengadaan SIMRS. Maksud dan tujuan ini tentunya

masih berhubungan dengan latar belakang masalah yang sudah dipaparkan di bagian

sebelumnya

b. Manfaat Kegiatan (SIMRS)

Manfaat-manfaat kegiatan secara umum seperti :

- Melakukan pendataan/arsip digital terhadap rekam medis seluruh pasien rumah sakit

sehingga penyelenggaraan program-program pelayanan rumah sakit dapat berjalan

dengan efisien dan efektif,

- Pengadaan obat-obatan dan alat/bahan kesehatan akan lebih efektif, efisien dan

akurat/tepat sasaran sesuai,

- Pencatatan Rekam Medis (Medical Record) menjadi lebih rapi, terpelihara dan dapat

dipertanggung jawabkan.

- Keseluruhan data tersimpan dalam suatu Database

- Seluruh kegiatan-kegiatan medis & non medis dari unit-unit/instalasi-instalasi rumah

sakit dapat dipantau secara real-time/semi-real time oleh pihak-pihak yang

berwenang melalui laporan-laporan atau grafik-grafik yang dihasilkan

- Kinerja rumah sakit dapat dipantau/termonitor dengan lebih baik.

- Pelayanan kepada pasien akan dapat lebih cepat, karena konsep integrasi sistem

SIMRS di semua unit rumah sakit

- Rumah sakit akan dapat mengolah semua sumber daya dan data/informasi yang

terintegrasi untuk memaksimalkan kinerja rumah sakit

- Manajemen/Direksi dapat melakukan akses data/informasi rumah sakit secara real

time untuk melihat perkembangan/kinerja rumah sakit setiap saat.

Madecerik.NET _________________________________________________________________________________

- Laporan keuangan rumah sakit dapat dilihat setiap saat. Seluruh kegiatan-kegiatan

rumah sakit yang ada hubungannya dengan biaya akan langsung terhubung ke

bagian akuntansi/keuangan.

4. Cara Pelaksanaan Kegiatan - How

a. Spesifikasi Umum

Spesifikasi umum berkaitan dengan kemampuan sistem SIMRS secara umum serta dari

segi kehandalan (reliabilitas), keamanan (security), ketersediaan (avaibility), keutuhan

(integrity), dan kontrol akses (access control)

b. Spesifikasi Kebutuhan SIMRS

Spesifikasi kebutuhan SIMRS terdiri dari spesifikasi kebutuhan Software dan

spesifikasi kebutuhan hardware. Kebutuhan software biasanya terkait dengan

penjabaran ke modul-modul aplikasi termasuk bisa didalamnya sub modul atau menu

dari software tersebut. Modul-modul umum yang bisanya diperlukan berkaitan dengan

instalasi, bagian atau unit yang ada di RS tersebut. Modul-modul secara umum antara

lain :

Perawatan Rawat Jalan (Poliklinik) / Out Patient

Gawat Darurat / Emergency

Perawatan Rawat Inap / In Patient

Bedah Sentral / Operating Central

Laboratorium / Laboratory

Radiologi / Radiology

Logistik Medis : Gudang Farmasi / Pharmacy dan Depo Apotek / Dispensary

Logistik Non Medis : Gudang Umum

Rekam Medis / Medical Record

Kasir / Cashier

Akuntansi & Anggaran / Accounting & Budgeting

SDM/HRD

Manajemen Asset / Asset Management

Pengadaan Barang & Jasa / Procurement

Pemulasaraan Jenazah / Corpse Service

Gizi / Nutrition

CSSD

Front Office Information/Humas

Executive Information System (EIS)

System Admin

Untuk RS Khusus biasanya ada beberapa tambahan misalnya Modul Instalasi Lasik

untuk RS Khusus Mata. Sedangkan untuk RS Pendidikan ada modul tambahan yang

berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendidikan dalam hubungannya dengan

masalah administratif ke universitas pengirim.

Madecerik.NET _________________________________________________________________________________

c. Metodelogi Implementasi

Metode implementasi berkaitan dengan Software Development Life Cyle (SDLC),

dimana metodelogi yang umum digunakan adalah metode Waterfall (air terjun),

terkadang bisa juga metode Prototyping.

d. Arsitektur Sistem

Arsitektur sistem paling tidak mengandung informasi-informasi seperti arsitektur

sistem aplikasi (2-tier, 3-tier, client-server, SOAP, dll), topologi/desain jaringan,

arsitektur integrasi sistem dan alur proses pelayanan pasien

e. Platform Teknologi

Platform teknologi ini mengandung informasi mengenai platform yang dipergunakan

dari segi arsitektur aplikasi (dekstop/web), sistem operasi yang kompatible, basis

data/database, bahasa pemrograman dan tipe jaringan komputer.

5. Tempat Pelaksanaan Kegiatan - Where

Mengandung informasi tempat pelaksanaan kegiatan implementasi/pengadaan SIMRS

6. Persyaratan dan Penanggung Jawab Kegiatan

a. Penanggung Jawab Kegiatan

Penanggung jawab kegiatan di RS menyesusaikan dengan susunan panitia di RS. Untuk

RS Pemerintah biasanya terdiri dari Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran

(PA/KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pelaksana Teknis (PPTK), dan

panitia pengadaan

b. Persyaratan Umum

Persyaratan umum lebih mengacu kepada persyaratan administratif dan teknis bagi

calon vendor/konsultan yang akan melaksanakan kegiatan ini.

c. Persyaratan Personil/SDM

Persyaratan personil/SDM berisi informasi tentang posisi/jabatan yang diperlukan serta

tingkat pendidikan, keahlian dan pengalaman yang dimilikinya.

7. Jadwal Kegiatan

Berisi informasi mengenai jadwal pelaksanaan kegiatan dari awal sampai dengan serah

terima maupun masa maintenance/garansi.

8. Total Biaya Yang Diperlukan

Anggaran yang perlu disusun untuk mengetahui besaran total biaya yang diperlukan untuk

kegiatan pengadaan SIMRS ini

9. Indikator Output (Kuantitatif & Kualitatif)

Indikator output dipergunakan sebagai Project Goal (Objectives) dari kegiatan, baik

berupa yang terukur maupun yang tidak terukur.

Madecerik.NET _________________________________________________________________________________

Tentang Penulis :

I Made Arimbawa (madecerik@yahoo.com), saat ini bekerja sebagai konsultan rumah

sakit terutama dalam bidang teknologi informasi seperti SIMRS, SIMKES, SIMPUS maupun

manajemen kinerja RS menggunakan Balanced Scorecard. Dengan pengalaman di berbagai

RS seperti RSUD Karawang, RSUD Majalengka, RSUD Ciawi Bogor, RSUD Cimacan

Cianjur, RSUD Banjar, RS Paru Sidawangi, RSUD Gunung Jati, RSU Semarang (Ketileng),

RSUD Kendal, RSUD Kebumen, RS Mata DR YAP, RS Haji Surabaya, RS Bangkinang

serta di beberapa tempat lainnya.

Mengawali pendidikan dibidang teknologi informasi di STT Telkom (sekarang IT Telkom)

dengan Jurusan Teknik Informatika kemudian melanjutkan ke Fakultas Ekonomi Universitas

Padjajaran dengan mengambil Magister Manajemen, konsentrasi Manajemen Rumah Sakit.

Selain itu, aktif mengelola beberapa blog serta hobby dibidang Search Engine Optimization

(SEO) dan Googlepreneur