Peraturan ini menyempurnakan PermenpanRB Nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Peraturan yang menjadi acuan bagi Arsiparis dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya ini terdiri dari 16 Bab dan 34 pasal.

Muatan penting dalam aturan tersebut, antara lain pemahaman bahwa Arsiparis menjadi satu rumpun jabatan fungsional Pustakawan. Hal ini mengacu pada Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 1999 tentang rumpun jabatan fungsional pegawai negeri sipil (Rumpun Arsiparis, Pustakawan dan yang berkaitan adalah rumpun jabatan fungsional Pegawai Negeri Sipil yang kegiatannya berhubungan dengan penelilian, peningkatan atau pengembangan konsep, teori dan melode operasional serta penerapan ilmu pengetahuan di bidang pengembangan dan pemeliharaan koleksi arsip, perpustakaan, museum, koleksi benda seni dan benda yang sejenis serta pelaksanaan kegiatan teknis yang berhubungan dengan kearsipan dan kepustakaan).

Disampaikan juga, kedudukan arsiparis adalah sebagai tenaga profesional, memiliki kemandirian, dan independen dalam melaksanakan tugas dan fungsinya serta kewenangannya pada lembaga, sesuai dengan Undang-undang dan Peraturan Pemerintah mengenai kearsipan. Disebutkan bahwa instansi pembina Arsiparis adalah Arsip Nasional RI (ANRI).

Berbicara mengenai klasifikasi jabatan, terdapat jenjang jabatan baru yaitu jenjang Arsiparis Pemula pada kategori keterampilan. Hal ini menyempurnakan ketersediaan klasifikasi jenjang pada peraturan sebelumnya, yaitu sebatas jenjang Pelaksana, Pelaksana Lanjutan, dan Penyelia. Dengan adanya PermenpanRB yang baru nama jenjang menjadi Arsiparis Pemula, Terampil, Mahir, dan Penyelia.

Mengupas PermenpanRB Nomor 48 Tahun 2014Siapkan Fungsional Arsiparis yang Lebih Mapan

Royati

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI (PermenpanRB) Nomor 48 Tahun 2014 menawarkan peningkatan tugas dan klasifikasi jabatan bagi para pemilik jabatan fungsional Arsiparis. Namun demikian, dalam kurun waktu dua tahun berlakunya peraturan tersebut, apakah para Arsiparis sudah memahami makna setiap butirnya? Mari kita simak substansinya!

Hasil kerja Arsiparis didominasi dalam bentuk daftar arsip. Sedangkan uraian kegiatannya digolongkan ke dalam arsip dinamis, statis, dan pembinaan kearsipan. Di dalam pengelolaan kegiatan, para Arsiparis diberdayakan dalam hal pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.

Memasuki teknis pelaksanaannya, Arsiparis menempuh setiap jenjang berdasarkan Petunjuk Teknis (Juknis)yang ditetapkan ANRI. Termasuk di dalamnya, ia menyusun SKP yang diperoleh dari turunan penetapan kinerja unit arsiparis yang menaungi, berdasarkan uraian jabatan tiap jenjang dan kategori Arsiparis.

Lalu bagaimana penilaian angka kredit? angka kredit arsiparis didasarkan pada penilaian kinerja yang dikonversi kepada angka kredit oleh pejabat penilai. Dalam hal ini, penilaian dibantu oleh Tim Penilai. Tim ini bertugas mengevaluasi keselarasan hasil penilaian dan memberi bahan pertimbangan kepada pejabat pembina kepegawaian dalam pengembangan Pegawai Negeri Sipil (PNS).

Kini, setiap Arsiparis wajib memiliki sertifikat kompetensi. Dengan semakin meningkatnya sistem yang digunakan untuk melaksanakan mekanisme yang ada, ia akan tertinggal jika tidak memperolehnya.Hal tersebut menjadi tantangan baru bagi Arsiparis. Maka, perlunya unsur pembinaan secara intensif yang dibutuhkan sebagai terobosan untuk mengikuti ujian sertifikasi secara mandiri. Jadi tidak hanya mengandalkan keikutsertaan yang diusulkan oleh unit pembina.

Penetapan Kebutuhan arsiparis berdasarkan pada volume arsip dan rentang kendali organisasi. Pendekatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan arsiparis dengan cara inpassing yaitu penyesuaian kepada PNS dengan ijazah SLTA dengan pangkat minimal II/c usia maksimal 50 tahun. Selanjutnya, dalam waktu 5 tahun, si Arsiparis yang bersangkutan harus menempuh pendidikan kearsipan.

Namun pada tanggal 15 Agustus 2016, KemenpanRB mengeluarkan penyempurnaan melalui PermenpanRB Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Pendayaguanaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Perubahannya secara garis besar adalah ketentuan angka 42 pasal 1, ketentuan Pasal 7 dan 17, ayat (5) dan ayat (6) Pasal 24, serta tambahan ayat baru pada pasal (7). Perubahan lain yang lebih signifikan lagi yaitu penyisipam satu pasal antara Pasal 29 dan Pasal 30 dengan Pasal 29 A yang menetapkan semua petunjuk teknis dan peraturan mengenai Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dan belum diganti berdasarkan Peraturan Menteri.

Dengan demikian, ketentuan dalam PermenpanRB Nomor PER/3/M.PAN/3/2009 masih dapat digunakan sebagai acuan bagi Arsiparis dalam pemenuhan kebutuhan Angka Kredit.

Peraturan sudah ditetapkan. Para Arsiparis semakin tertib melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan mekanisme tersebut. Mari kita melangkah ke depan untuk menjadi Arsiapris yang lebih mapan... bravo Arsiparis !!!

MELAKSANAKAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMISHASIL KERJA URAIAN TUGAS

1. Registrasi Arsip Penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip

2. Daftar Verifikasi Arsip Aktif yang autentik Verifikasi autentisitas arsip yang tercipta

3. Daftar Arsip Aktif Pemberkasan arsip aktif4. Daftar Arsip Inaktif Penataan dan penyimpanan arsip inaktif5. Daftar Arsip Dinamis yang dialihmedia Identifikasi dan alihmedia arsip dinamis6. Daftar Arsip Dinamis yang akan diautentikasi Identifikasi dan penilaia arsip dinamis yang akan diautenti-

fikasi7. Daftar Arsip Terjaga Identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga8. Daftar salinan Otentik Arsip terjaga Identifikasi, verifikasi, dan penyusunan Daftar Salinan Oten-

tik Arsip Terjaga9. Daftar Arsip Vital Identifikasi dan pengelolaan arsip vital10. Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan Identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka11. Persetujuan/Pertimbangan Jadwal Retensi Arsip/ Doku-

men PerusahaanIdentifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah Persetujuan/Pertimbangan Jadwal Retensi Arsip

12. Persetujuan/pertimbangan Pemusnahan Arsip /Dokumen Perusahaan

Identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah Persetujuan/Pertimbangan Pemusnahan Arsip

3332

Arsiparis LAPAN menunjukkan dokumen arsip di Balai Pengamatan Antaiksa dan Atmosfer LAPAN Sumedang (Dok. LAPAN)

13. Daftar Arsip yang dimusnahkan Identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta menyusun Daftar Arsip yang akan dimusnahkan

14. Daftar Arsip Statis yang akan diseahkan Identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka penyerahan arsip statis

15. Laporan Pelayanan Arsip Dinamis Evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis16. Laporan evaluasi dan penilaian pengelo-

laan arsip dnamisPelayanan penggunaan Arsip dinamis

MELAKSANAKAN PENGELOLAAN ARSIP STATISHASIL KERJA URAIAN TUGAS

1. Laporan Verifikasi Arsip Statis yang akan diserahkan Melakukan verifikasi arsip statis yang diserahkan

2. Daftar Pencarian Arsip (DPA) Melakukan identifikasi dan analisis arsip dalam rangka penyusunan Daftar Pencarian Arsip

3. Pertimbangan pemberian penghargaan atau imbalan atas perlindungan dan penyelamatan arsip statis

Melakukan identifikasi dan analisis dalamrangka menyusun pertimbangan pemberian penghargaan atau imbalan atas pelindunan dan penyelamatan arsip statis

4. Daftar Arsip Statis Melakukan penataan dan penyimpanan arsip statis5. Sarana bantu penemuan kembali arsip statis (Daftar

Arsip, Inventaris Arsip, Guide Arsip baik tematik maupun khasasnah)

Melakukan penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis

6. Daftar Arsip sejarah lisan Melakukan pengelolaanarsip sejarah lisan7. Daftar arsip statis yang dipreservasi Melakukan identifikasi, verifikasi, dan preservasi arsip statis8. Daftar arsip statis yang akan direproduksi/alih media Melakukan identifikasi dan penilaian arsip yang akan dire-

produksi/alih media9. Daftar arsip statis yang diautentifikasi Melakukan identifikasi dan penilaian arsip statis yang akan

diautentifikasi10. Naskah Sumber Arsip Melakukan identifikasi dan penilaian penerbitan naskah

sumber arsip11. Laporan Pameran Kearsipan Melakukan pameran arsip tekstual dan virtual12. Laporan pelayanan arsip statis Melakukan pelayanan arsip statis13. Laporan evaluasi dan penilaian pengelolaan aarsip statis. Melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip statis

PEMBINAAN KEARSIPAN

HASIL KERJA URAIAN TUGAS1. Laporan Bimbingan Teknis (BINTEK) Kearsipan Memberikan Bimbingan Teknis (BIMTEK) Kearsipan

2. Laporan Bimbingan dan Konsultasi (BIMKOS) Penyeleng-garaan Kearsipan

Memberikan Bimbingan dan Konsultasi (BIMKOS) Penye-lenggaraan Kearsipan

3. Laporan Penyuluhan Kearsipan Memberikan penyuluhan kearsipan4. Laporan Hasil Fasilitasi Kearsipan Memberikan fasilitas Kearsipan5. Laporan Supervisi Penyelenggaraan Kearsipan Melakukan supervisi penyelenggaraan kearsipan6. Laporan Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Sistem Infor-

masi KearsipanMelakukan Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Sistem Infor-masi Kearsipan

7. Laporan Hasil Analisis Kebutuhan Jabatan Arsiparis Melakukan Analisis Rencana Kebutuhan Jabatan Arsiparis8. Laporan Evaluasi Fungsi dan Tugas Jabatan Arsiparis Melakukan Evaluasi Fungsi dan Tugas Jabatan Arsiparis9. Laporan Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Melakukan penilaian Prestasi Kerja Arsiparis10. Sertifikat Kompetensi Arsiparis Mengikuti Ui Kompetensi Sertifikasi Arsiparis11. Laporan Sertifikasi Kearsipan Melakukan Sertifikasi Arsiapris12. Laporan Pengawasan Penyelenggaraan Kearsipan Melakukan Pengawasan Penyelenggaraan Kearsipan13. Laporan Akreditasi Kearsipan Melakukan Akreditasi Kearsipan14. Pertimbangan Pemberian Penghargaan Kearsipan Menyusun Pertimbangan Pemberian Penghargaan Kearsi-

pan15. Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria Kearsipan Menyusun Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria Kearsipan

PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASIHASIL KERJA URAIAN TUGAS

Daftar Informasi Arsip Aktif Mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi

Daftar Informasi Arsip Inaktif Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi

Daftar Informasi Arsip Vital Mengolah dan menyajikan arsip vital menjadi informasi Daftar Informasi Arsip terjaga Mengolah dan menyajikan arsip terjaga menjadi informasiDaftar Informasi Arsip Statis Mengolah dan menyajikan arsip statis menjadi informasiDaftar Infrmasi Kearsipan Mengolah dan menyajikan informasi kearsipan untuk JIKN

PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI1. Peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan2. Melakukan kajian, telaahan/anaisis kearsipan dalam bentuk Policy Breef3. Menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di bidang kearsipan4. Menjadi anggota dalam organisasi profesi Arsiparis baik nasional maupun internasional5. Menjadi anggota dalam tim penilai kinerja Jabatan Arsiparis6. Memperoleh Penghargaan/tanda jasa kehormatan atau penghargaan lainnya7. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat8. Mengajar/melatih dibidang kearsipan9. Melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi penyuluhan, BINTEK, Modul Diklat Kearsipan dan sosialisasi

10. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatannya.

PENGELOLAAN

ARSIP

DINAMIS

ARSIPARIS

PEMBINAAN KEARSIPAN

PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN

ARSIP MENJADI INFORMA

SI

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

3534

Foto bersama saat pengayaan ketrampilan arsiparis LAPAN (Dok. LAPAN)