Menata Gudang arsip

Yang dimaksud Penanganan Arsip Jumlah Besar seperti Gudang Arsip adalah jumlah dari arsip yang dikelola jumlah lebih dari 250.000 arsip.

Dalam pengelolaan gudang arsip, maka seluruh ilmu kearsipan harus diterapkan secara profesional dibawah management khusus.

Pelaksanaan manajemen arsip  meliputi tahapan- tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional.Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup system informasi manajemen.Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal.

Dalam aplikasi yang dikembangkan dengan kemampuan mengelola gudang arsip, salah satunya ada peta atau denah ruangan arsip dengan informasi kodefikasi rak atau lemari arsip demi kemudahan pencarian fisik arsip atau dokumen saat dibutuhkan. Hingga tersimpan informasi siapa saja yang melihat dokumen dan apa saja tindakannya baik menge-print, meng-upload dan lain-lain.

Dalam sistem aplikasi informasi terbagi menjadi 2 bagian yaitu informasi yang dapat dirubah dan yang tidak dapat dirubah. Yang dapat dirubah adalah informasi pengelompokkan secara sistem tetapi informasi penempatan fisik dokumen atau arsip tidak dapat dirubah karena jika ada perubahan maka letak fisik pun harus dirubah pula.

http://documentcare.files.wordpress.com/2012/06/perubahan-informasi.jpg