Mekanisme Kerja Eksekutif

- 1 -Lampiran Kep. Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan UKSW No. 21/RAKOR/LK-UKSW/Salatiga/X/2010

Mekanisme Kerja Eksekutif

Lembaga KemahasiswaanUniversitas Kristen Satya Wacana

1. PengantarLembaga Kemahasiswaan merupakan satu-satunya wahana bagi mahasiswa dalam berperan serta mewujudkan Visi dan Misi Universitas. Sebagai wadah pembelajaran, didalamnya dari waktu ke waktu Lembaga Kemahasiswaan dituntut untuk senantiasa membenahi diri sesuai dengan latar belakang jaman serta tantangan generasi kekinian tanpa meninggalkan identitas serta idealisme Lembaga Kemahasiswaan serta pencapaian visi misi Universitas Kristen Satya Wacana.Sebagai Umat Kristen pada lingkup UKSW khususnya fungsionaris Lembaga Kemahasiswaan adalah bagian mutlak dari Bangsa Indonesia, oleh karena itu sebagai warga negara kita harus terlibat langsung dan turut bertanggungjawab atas maju-mundurnya bangsa dan negara kita. Termasuk dalam pengertian ini adalah kita untuk menyatakan ketidaksetujuan dengan keadaan atau peristiwa yang dianggap tidak sesuai dengan keyakinannya.Demi mencapai tujuan serta menjawab peran dan tujuan tersebut diatas, Lembaga Kemahasiswaan sebagai suatu organisasi, bergerak dalam sistem tata kerja organisasi yang terdiri dari beberapa elemen harus dapat diuraikan secara jelas. Harapannya adalah kesatuan gerak dari seluruh elemen/unit didalamnya perlu diatur dalam suatu mekanisme kerja, sehingga melalui tata kelola organisasi yang baik tujuannya (ideal-ideal Satya Wacana) boleh dicapai.Selain itu juga mekanisme kerja, akan sangat berguna bagi pengembangangan kapasitas organisasitoris dari anggota-anggotanya. Untuk itu perlu pedoman agar hubungan kerja antar sub unit yang satu dengan yang lainnya dapat terintegrasi secara selaras guna menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan.Secara mendasar terdapat 6 bagian utama dalam Mekanisme Kerja Ini:

1. Pengorganisasian Program.2. Keuangan.3. Persidangan dan Rapat.4. Mekanisme Surat Menyurat.

5. Undangan dan Pengutusan.6. Mekanisme Pendelegasian Wewenang.2. Pengorganisasian Program2.1. Bentuk Program

Bentuk program Lembaga Kemahasiswaan meliputi:

Program Terstruktur:

Program terstruktur adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh Lembaga Kemahasiswaan aras Fakultas dan atau aras Universitas yang bentuknya merupakan hasil kesepakatan dalam Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan.Program Non-Terstruktur:

Program non-terstruktur adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh Lembaga Kemahasiswaan aras Fakultas dan atau aras Universitas yang bentuknya tidak merupakan hasil kesepakatan dalam Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan.2.2. Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas (SMU)2.2.1. Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas (SMU) melalui proses perencanaan, pengesahan, pelaksanaan dan evaluasi.

2.2.2. Perencanaan Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas (SMU) dilaksanakan melalui Pra-Rapat Kerja, Rapat Kerja dengan berpedoman pada Garis-garis Besar Haluan Program Lembaga Kemahasiswaan Universitas (GBHPLKU).2.2.3. Program kerja Senat Mahasiswa (SMU) ditempatkan dalam Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan aras Universitas dan Rapat Koordinasi.

2.2.4. Penanggungjawab Program Kerja secara keseluruhan adalah Sekretaris Umum Senat Mahasiswa Universitas.

2.2.5. Untuk melaksanakan setiap program, setiap fungsionaris bertanggungjawab terhadap bidangnya dan pokok program tersebut (sesuai arahan pengembangan bidang).2.2.6. Penanggung jawab teknis adalah setiap fungsionaris SMU, Panitia Pelaksana, lembaga-lembaga atau tim kerja/ panitia yang dibentuk SMU untuk melaksanakan program.2.2.7. Usulan Pelaksanaan Program Kerja SMU dilakukan dengan proposal kegiatan oleh panitia yang bersangkutan, melalui Departemen dan Ketua Bidang yang bersangkutan kepada Ketua Umum untuk memperoleh persetujuan (C.q Pengurus harian).2.2.8. Proposal kegiatan disampaikan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan kegiatan sesuai hasil Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan (2 Minggu di SMU, 2 Minggu di Universitas).2.2.9. Pengesahan proposal kegiatan SMU disetujui oleh Ketua SMU dan diketahui oleh PR III (C.q Kabag. Pengembangan Mahasiswa).2.2.10. Proposal Kegiatan SMU diketahui oleh BPMU yang dibuktikan dengan surat keterangan/ Memo BPMU.2.2.11. Apabila dua minggu setelah waktu yang ditentukan, program kerja belum dilaksanakan maka program kerja tersebut dinyatakan batal.

2.2.12. Program kerja yang telah dinyatakan batal dapat ditinjau kembali dengan alasan yang jelas dan mampu diterima oleh pimpinan SMU.2.2.13. Alokasi waktu peninjauan kembali program yang dinyatakan batal paling lambat 2 (dua) minggu setelah program dinyatakan batal.

2.2.14. Alokasi pendanaan untuk program yang dinyatakan batal dapat dialokasikan pada kegiatan lain dengan persetujuan BPMU.2.2.15. Pencairan dana untuk setiap kegiatan dilakukan oleh bendahara SMU.

2.3. Pelaporan2.3.1. Laporan keuangan secara keseluruhan diserahkan oleh Bendahara Panitia/ Satgas kepada Bendahara SMU selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berlangsung dengan menyertakan bukti-bukti asli pengeluaran.

2.3.2. Laporan kegiatan secara keseluruhan diserahkan kepada Depertemen dan Bidang bersangkutan serta ditembuskan kepada SMU (C.q Sekretaris SMU), BPMU (C.q Komisi Program, Komisi Anggaran), Bagian Kemahasiswaan (C.q Kabag. Pengembangan Mahasiswa) selambat-lambatnya dua minggu (14 hari) setelah pelaksanaan kegiatan.2.3.3. Laporan pertanggungjawaban kegiatan melampirkan fotocopy bukti-bukti pengeluaran anggaran serta dokumentasi kegiatan.2.3.4. Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan secara lisan disampaikan dalam Rapat Evaluasi Akhir Kepengurusan.

2.3.5. Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan secara tertulis dilaporkan kepada Rektor melalui BPMU.

2.4. Program Kerja Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA)

2.4.1. Perencanaan Program Kerja Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA) dilaksanakan melalui Pra-Rapat Kerja, Rapat Kerja dengan berpedoman pada Garis-garis Besar Haluan Program Lembaga Kemahasiswaan Fakultas (GBHPLKF).

2.4.2. Program kerja Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA) ditempatkan dalam Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan aras fakultas dan Rapat Koordinasi.2.4.3. Penanggungjawab Program Kerja secara keseluruhan adalah Sekretaris Umum Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA).2.4.4. Untuk melaksanakan setiap program, setiap fungsionaris bertanggungjawab terhadap bidangnya dan pokok program tersebut (sesuai uraian tugas).2.4.5. Penanggungjawab teknis adalah setiap fungsionaris SEMA, Panitia Pelaksana, lembaga-lembaga atau tim kerja/ panitia bentukkan SEMA untuk melaksanakan program.2.4.6. Usulan Pelaksanaan Program Kerja SEMA dilakukan dengan proposal kegiatan oleh panitia yang bersangkutan melalui Departemen dan Ketua Bidang yang bersangkutan kepada Ketua Umum SEMA untuk memperoleh persetujuan (C.q Pengurus harian).2.4.7. Proposal kegiatan disampaikan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan kegiatan sesuai hasil Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan (2 Minggu di SMU, 2 Minggu di Universitas)2.4.8. Pengesahan proposal kegiatan SEMA disetujui oleh Ketua SEMA dengan sepengetahuan oleh BPMF (C.q Komisi Program dan Komisi Anggaran), Pimpinan SMU, PR III (C.q Kabag. Pengembangan Mahasiswa) serta Koor. Bidang Kemahasiswaan.2.4.9. Proposal kegiatan SEMA diketahui oleh BPMF yang dibuktikan dengan surat keterangan/ memo BPMF.2.4.10. Apabila dua minggu setelah waktu yang ditentukan, program kerja belum dilaksanakan maka program kerja tersebut dinyatakan batal.2.4.11. Program kerja yang telah dinyatakan batal dapat ditinjau kembali dengan alasan yang jelas dan mampu diterima oleh pimpinan SEMA dengan sepengetahuan BPMF.2.4.12. Alokasi waktu peninjauan kembali program yang dinyatakan batal paling lambat 2 (dua) minggu setelah program dinyatakan batal.

2.4.13. Alokasi pendanaan untuk program yang dinyatakan batal dapat dialokasikan pada kegiatan lain dengan persetujuan BPMF.

2.4.14. Setiap pencairan dana untuk program dilakukan oleh Bendahara Umum SEMA.

2.5. Pelaporan

2.5.1. Laporan keuangan secara keseluruhan diserahkan Bendahara Panitia kepada Sekretaris/ TU Fakultas melalui bendahara Umum SEMA selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan.

2.5.2. Laporan kegiatan secara keseluruhan diserahkan kepada Departemen dan bidang bersangkutan serta ditembuskan kepada BPMF (C.q Komisi Program dan Komisi Anggaran), SMU (C.q Sekretaris Umum SMU dan Bendahara Umum SMU), Bagian Kemahasiswaan (C.q Kabag Pengembangan Mahasiswa) selambat-lambatnya dua minggu (14 hari) setelah pelaksanaan kegiatan.

2.5.3. Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan dilaporkan kepada Rektor melalui SMU dan BPMU.

2.5.4. Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan secara lisan disampaikan dalam Rapat Evaluasi Akhir Kepengurusan.

2.6. Program Non-Terstruktur Lembaga Kemahasiswaan

2.6.1. Kegiatan non-terstruktur disepakati di dalam Rapat Pimpinan Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan dengan tetap mengacu kepada Visi dan Misi UKSW, Skenario Pola Pengembangan Mahasiswa, KUKM, GBHPLKU/ F dan aturan-aturan lain yang berlaku di Lembaga Kemahasiswaan UKSW.

2.6.2. Proposal Program kerja non-terstruktur yang telah disetujui di Lembaga Kemahasiswaan aras Fakultas, diajukan ke SMU untuk diketahui.

2.6.3. Proposal tersebut selanjutnya disampaikan pada BPMU atau BPMF dan disetujui yang dibuktikan dengan memo dari :

BPMF untuk kegiatan aras Fakultas. BPMU untuk kegiatan di aras Universitas.

2.6.4. Proposal program kerja non-terstruktur diajukan selambat-lambatnya 1 bulan sebelum kegiatan tersebut berlangsung. (2 Minggu di SMU, 2 Minggu di Universitas).

2.6.5. Pelaporan Program kerja non-terstruktur mengikuti pelaporan program kerja terstruktur.2.7. Format Proposal dan Laporan Pertanggungjawban

2.7.1 Proposal

I. PendahuluanBerisikan latar belakang kegiatan, apa yang menjadi penting dari kegiatan tersebut sehingga harus dilaksanakan, dan diberikan gambaran hubungannya dengan UKSW lebih khusus Lembaga Kemahasiswaan.II. Nama Kegiatan

Berisikan nama dan tema kegiatan yang dimaksud.III. Dasar Pelaksanaan Kegiatan

SK Rektor UKSW No.126/KEP./REK./1997, Tentang KUKM Keputusan Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan UKSW No. 23/Rakor/LK-UKSW/Salatiga/X/2010, tentang Hasil Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan UKSW periode 2010-2011 atau, Hasil forum yang menjadi landasan/ dasar sehubungan dengan kegiatan yang di maksud.IV. Perumusan Masalah

Berisikan poin-poin inti masalah-masalah / kebutuhan riil temuan di masyarakat yang menjadi sasaran untuk diatasi/ dijawab melalui program ini.

Khusus program pengabdian masyarakat disertai dengan penjelasan Gambaran Umum Masyarakat Sasaran terkait masalah yang disoroti.V. Tujuan Kegiatan

Tujuan umumBerisikan tujuan kegiatan secara umum atau keseluruhan (disesuaikan dengan hasil rakoord). Tujuan khusus Berisikan tujuan yang lebih bersifat operasional, dapat dilihat dan diukur secara langsung dalam kegiatan.VI. Strategi pelaksanaan

1) Gambaran kegiatan

Berisikan gambaran kegiatan secara umum (termasuk waktu, tempat, dan untuk kegiatan pelatihan sekalian dilampirkan pembicara, pemateri dll) dan susunan acara yang akan dilaksanakan.Berisikan strategi pelaksana/ panitia kegiatan dalam melaksanakan kegiatan yang dimaksud.2) Sasaran kegiatan

Berisikan sasaran kuantitas peserta dan kualitas dari kegiatan.3) Target (standar minimal yang ingin dicapai)

Berisikan target capaian minimal dari keseluruhan kuantitas dan kualitas kegiatan, dan terutama target output berdasarkan perbandingan input, sehingga nantinya dapat diukur keberhasilan dari kegiatan yang dimaksud. (Ada indikator berhasil atau tidaknya kegiatan yang dilaksanakan).Lampirkan alat evaluasi keberhasilan program oleh peserta maupun penyelenggara program (pre-test dan post test).VII. Penganggaran

(terlampir) Dilampirkan pada proposal, termasuk persetujuan dari pihak yang terkait.VIII. Pengorganisasian(terlampir) Berisikan struktur organisasi satgas/ panitia/ tim kerja atau para delegasi, berdasarkan hirarki yang ada.

IX. Kesanggupan Pertanggungjawaban

Berisikan :

a. Pertanggungjawaban keuangan diserahkan selambatlambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berlangsung (dicantumkan hari/ tanggal penyerahan pertanggungjawaban).b. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan diserahkan selambatlambatnya 2 (dua) minggu setelah kegiatan berlangsung (dicantumkan hari/ tanggal penyerahan pertanggungjawabannya).

X. PenutupBerisikan beberapa kalimat penutup dari proposal, yang didalamnya juga terdapat rekomendasi/ harapan atas proposal yang dimaksud.2.7.2 Laporan Pertanggungjawaban

I. Pendahuluan

Berisikan pengantar dari pertanggungjawaban sehubungan kegiatan yang telah dilaksanakan.

II. Nama Kegiatan

Berisikan nama atau tema dari kegiatan yang dimaksud.III. Deskripsi Kegiatan

Kualitas

Ketepatan Waktu

Lainnya jika ada

Lampiran (Dokumentasi terkait berupa foto dan atau video)IV. Permasalahan yang dialami

(masalah/ hambatan yang dihadapi serta bagaimana strategi penanganannya tiap bidang/ sie dalam kepanitiaan.)

Masalah / hambatan yang dihadapiStrategi Penanganan

V. Rekomendasi untuk masa mendatang

Subtansi KegiatanMetodeManajamen Kegiatan

VI. Penganggaran (terlampir)VII. Pengorganisasian (terlampir)

Berisikan struktur organisasi satgas/ panitia/ tim atau nama- nama delegasi, berdasarkan hirarki yang ada.VIII. Penutup

Berisikan beberapa kalimat penutup dari laporan pertangungjawaban, beserta ucapan atau harapan dari pelaksana sehubungan dengan laporan pertanggungjawaban.3. Keuangan3.1. Sumber

3.1.1 Iuran Keluarga Mahasiswa (IKAMA)

3.1.2 Bantuan Universitas Kristen Satya Wacana berupa :

Dana Pengembangan Mahasiswa

Dana Pengembangan Akademik

Dana Pembinaan Olahraga

Dana Pengembangan Kesenian

Dana Kontingensi3.1.3 Bantuan lain yang sifatnya tidak mengikat

3.1.4 Usaha dana dengan ketentuan :

Setiap usaha dana yang dikelola dari luar kampus, prosedur permintaannya harus melalui SMU dan Pimpinan Universitas.

Atribut-atribut UKSW adalah hak SMU.

Atribut-atribut Fakultas adalah hak SEMA.

Usaha dana perorangan dikenakan komisi.

3.2. Pencairan Dana

3.2.1 Pencairan dana di Biro Keuangan untuk program kerja SMU dilakukan melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Ketua Umum SMU (C.q Bendahara SMU dan diketahui oleh PR. III (C.q Kabag Pengembangan Mahasiswa).

3.2.2 Pencairan dana di Biro Keuangan untuk program kerja SEMA melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Ketua SEMA, Bendahara SEMA dan diketahui oleh PR. III (C.q Kabag Pengembangan Mahasiswa), Ketua Umum SMU serta Korbidkem.3.2.3 Pencairan dana IKAMA, serta usulan kegiatan ditandatangani oleh Ketua Umum SEMA, dan diketahui oleh Pembantu Rektor III (C.q Kabag Pengembangan Mahasiswa), Ketua Umum SMU serta Korbidkem.

3.2.4 Untuk khusus pencairan dana IKAMA 10%, 0,5/setengah dari 10% diberikan untuk subsidi yang jumlah mahasiswa