MATERI I

Word Processing dengan OpenOffice.org Writer 3.1

Materi Praktikum

Word Processing dengan menggunakan aplikasi OpenOffice.org Writer 3.1

TIU/TIK

1. Mengetahui fitur-fitur umum OpenOffice.org Writer 3.1 2. Dapat menggunakan dan membuat style untuk paragraf dan halaman 3. Dapat menggunakan teknik otomatisasi dalam penomoran bab, gambar, tabel,

rumus, daftar isi, daftar gambar, dan daftar tabel.

Referensi

1. Beekman, Tomorrow’s Technology and You, Pearson, 2008

I. DASAR TEORI

WORD PROCESSOR (PENGOLAH KATA)

Pengolah kata adalah salah satu jenis program aplikasi komputer yang berguna dalam pengetikan dokumen. Sebelum munculnya pengolah kata, yang ada hanya mesin ketik manual. Bayangkan,

Saat mengetik, kalau mau membuat rata kanan/kiri, kita harus hati-hati menghitung spasi antar kata. Kalau sampai salah ketik, pilihannya adalah tindih, tutup pakai stipo, atau buang kertasnya. Kalau mau membuat banyak dokumen, memakai karbon atau stensil. Jika ada revisi, terpaksa mengetik ulang semuanya.

Karena itu, ketika muncul aplikasi komputer pengolah kata, orang langsung senang. Program pengolah kata awal, seperti Word Star, masih berjalan di sistem operasi DOS dengan mode teks, bukan dengan graphical user interface (GUI). Semua ketikan muncul dalam bentuk huruf, justifikasi otomatis, dokumen bisa disimpan ke file dan dicetak memakai printer daisy whell atau dot matrix. Untuk dokumen dengan banyak halaman, dipakai kertas khusus bersambung yang bisa dikaitkan ke rel printer.

Sementara itu, untuk gambar masih belum bisa. Jadi kalau ingin menyertakan gambar, harus disediakan ruang yang cukup untuk ditempeli gambar secara manual. Dengan semakin majunya teknologi komputer dan printer, pengolah kata semakin berkembang. Chi Writer misalnya, sempat populer di kalangan akademik karena mampu bekerja dalam mode grafik untuk membuat rumus dan diagram sederhana. Pada saat yang sama, saingannya adalah Word Perfect yang mampu menyisipkan gambar maupun rumus.

Menengok lebih jauh lagi, untuk penerbitan serius, terdapat aplikasi Ventura dan Page Marker. Kedua program ini kelasnya sudah masuk desktop publishing, yaitu program untuk membantu pembuatan brosur, majalah maupun buku dengan tata letak yang kompleks dan harus konsisten. Keduanyalah yang memperkenalkan pemformatan kata dengan menggunakan tag (stale), tata letak dalam bingkai (frame), tipografi, kerning, orphan, dan lain-lain. Era DOS kemudian berganti menjadi era Windows, dan muncullah Microsoft Word yang merupakan salah satu modul dalam paket Microsoft office.

Di samping Microsoft office ada paket aplikasi perkantoran lainnya, yaitu OpenOffice.org, sebuah paket aplikasi gratis dari Sun Microsystems. Sesuai dengan namanya “open” atau yang berarti terbuka, aplikasi ini memberikan sebuah fasilitas yang menarik yaitu selain gratis, kode pemrograman paket aplikasi ini dapat diunduh, dibaca, dan dimodifikasi.

Dari segi tampilan ataupun acara kerjanya, aplikasi OpenOffice ini tidak jauh berbeda dengan kebanyakan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office 2003. Selain itu aplikasi ini juga memungkinkan pengguna untuk membaca dan menulis file Microsoft Office.

Meskipun OpenOffice merupakan aplikasi gratisan, namun dari sisi kemampuannya aplikasi ini cukup mumpuni untuk menggantikan eksistensi Microsoft Office yang notabene sudah cukup berpengalaman dalam dunia aplikasi perkantoran. Fitur yang dimiliki juga sudah cukup lengkap, misalkan untuk scripting, export ke file PDF, dan membuat database yang bisa dikoneksikan dengan MySQL.

Writer, aplikasi pengolah kata dalam paket OpenOffice.org, memiliki fitur-fitur yang hamper sama persis dengan yang terdapat pada Microsoft Word. Aplikasi ini juga dapat digunakan untuk membuat naskah, buku, laporan, berita, brosur, dan lain-lain. Secara default file akan disimpan dalam format .odt. Namun, selain format tersebut, aplikasi ini juga mempunyai kemampuan untuk menyimpan file dalam format .doc, .html, .xhtml, dan beberapa format dokumen yang lain. Pada OpenOffice Writer 3.1 ini dapat digunakan untuk membuka file dengan ekstensi .docx (format default pada MS Office 2007).

Bagi

an 0

BI. D

asar

Teo

ri

SISTEM DAN APLIKASI

Aplikasi yang digunakan pada praktikum kali ini adalah OpenOfice.org Writer 3.1.

SISTEMATIKA

Pada praktikum kali ini, kita akan belajar menggunakan OpenOffice Writer 3.1 dengan efektif, yang meliputi: 1. Mengatur format halaman dan bagian. 2. Memformat dokumen dengan cepat, rapi, dan konsisten. 3. Mengatur judul dan penomorannya. 4. Menyisipkan gambar, table, dan rumus. 5. Mengotomasi penomoran halaman, bab, dan sub-bab, gambar, table, rumus, dll. 6. Menghasilkan file PDF dari dokumen yang telah dibuat. 7. Membuat mail merge.

Bagi

an 0

BI. D

asar

Teo

ri

II. AKTIVITAS

DOKUMEN & FILE

Untuk memulai mebuat dokumen, jalankan program OpenOffice.org Writer. Setiapdokumen yang kita buat akan disimpan sebagai file (berkas digital). Oleh karena itu untuk memulai, Anda harus:

Pilih menu File - New - Text Document Akan muncul sebuah dokumen kosong. Anda dapat mengetikkan apa saja di sana. Setelah selesai, pilih menu File - Save

Gambar 1. Menyimpan file baru

UKURAN KERTAS & MARGIN

Suatu dokumen ilmiah biasanya memiliki aturan tentang ukuran kertas dan margin. Karena itu sebelum melangkah lebih jauh, hal ini harus kita atur karena pengaruhnya berlaku global. Untuk itu, pilih menu Format - Page, kemudian pilih tab Page. Untuk memilih ukuran kertas, silakan atur Paper Format, misal jadi A4. Selanjutnya atur margin yang sesuai, misal margin kiri = 3 cm, margin kanan = 2 cm, margin atas = 2 cm, dan margin bawah 2 cm. Catatan : Untuk mengubah default satuan dari inchi ke cm, klik menu Tools - Options, lalu pilih option OpenOffice.org Writer - General di sebelah kiri. Ubah setting measurement unit menjadi centimeter.

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

Gambar 2. Mengatur Halaman

Gambar 3. Mengubah satuan pengukuran default menjadi centimeter

SECTION, PAGE STYLE, HEADER & FOOTER

Suatu dokumen ilmiah yang panjang biasanya terbagi menjadi beberapa bagian, masing-masing terkadang perlu memiliki style and formatting berbeda. Untuk itu, kita perlu membagi dokumen menjadi beberapa section. Hal ini bisa dilakukan belakangan setelah dokumen ada isinya. Namun, sebaiknya telah dirancang sejak awal sebab sangat berpengaruh pada tata letak dokumen secara keseluruhan.

Dengan section kita dapat melakukan hal-hal seperti berikut:

Write-protect text – Menghindari perubahan pada teks dokumen kita Hide text – Menyembunyikan sebagian teks pada dokumen kita Dapat menambahkan konten dari dokumen lain ke dokumen kita secara dinamis Dapat menambahkan kolom, mengubah margin indents, warna latar, dan gambar latar pada sebagian

dokumen kita Kustomisasi footnote dan endnote pada sebagian dokumen kita

Misalkan untuk dokumen ini, kita kita inginkan tiga section:

Section 1 : sampul dokumen

1BII.

Akt

ivita

s

Section 2 : halaman pembuka (kata pengantar, daftar isi, dst.), dengan nomor halaman romawi kecil (i, ii, dst)

Section 3 : badan dokumen dari Bab 1, Bab II, dan seterusnya. Setiap bab baru harus ganti halaman. Halaman dinomeri secara arabik (1, 2, 3, …)

Bagi

an

Menyisipkan Section Break

Untuk membagi section, bawa kursor ke tempat batas section, lalu sisipkan section break. Caranya:

Pilih menu Insert - Section Atur section sesuai dengan kondisi yang kita inginkan. Misalkan kita ingin section 1 tidak diizinkan untuk

dilakukan modifikasi, maka kita centang kotak write protection. Klik Insert

Gambar 4. Menyisipkan section

Lakukan hal ini pada setiap batas section. Untuk memeriksa, coba jalankan kursor dari section ke section lalu perhatikan informasi pada baris status di sebelah bawah.

Gambar 5. Penunjuk status halaman dan section

Membuat Page Style

Penggunaan page style dalam OOo Writer ini akan sangat menguntungkan, apalagi untuk dokumen ilmiah yang kompleks, karena akan memudahkan dalam penomoran halaman dan pemberian header & footer nantinya.

Sebenarnya OOo Writer telah menyediakan berbagai macam page style untuk kita. Akan tetapi, kita dapat membuat page style sendiri sesuai dengan kebutuhan kita. Caranya adalah seperti berikut:

Pilih menu Format – Styles and Formatting

Pada side-panel “Styles and Formatting” pilih menu ikon “page style” Klik kanan pada style bagian kosong pada dialog tersebut, pilih new Pada tab Organizer, ketikkan nama style-nya. Misalkan untuk dokumen kita, setiap section memiliki

style sendiri: - Section 1 : Style Halaman Sampul tanpa nomor halaman, tanpa header & footer - Section 2 : Style Halaman Pembuka nomor halaman berupa romawi kecil (i, ii, iii, …), tanpa

header, ada footer - Section 3 : Style Halaman Badan nomor halaman arabik (1, 2, 3, …), ada header & footer

1BII.

Akt

ivita

s

Untuk menghidupkan header dan footer, pada tab Header atau Footer centang radio button “Header on” atau “Footer on”

Klik OK, terbentuklah page style baru.

Bagi

an

Gambar 6. Membuat page style baru

Menyisipkan Page Style

Pada dokumen ini, kita ingin menerapkan page style berbeda untuk setiap section. Caranya adalah sebagai berikut:

Klik pada halaman pertama dokumen. Pada jendela “Styles and Formatting” klik dua kali pada style “Halaman Sampul”. Maka style tersebut akan diterapkan tidak hanya pada halaman pertama, tetapi seluruh halaman. Tenang…ini baru awalan.

Letakkan kursor setelah huruf terakhir pada halaman pertama atau sebelum huruf pertama pada halaman berikutnya (halaman Kata Pengantar, section 2).

Pilih menu Insert – Manual Break Pilih radio button Page break, pilih style “Halaman Pembuka”, centang “Change page number” dan

pilih “1” pada kotak di bawahnya. Klik OK.

Gambar 7. Menerapkan page style

Selanjutnya, letakkan kursor setelah huruf terakhir pada Section 2 atau sebelum huruf pertama pada Section 3 (Halaman BAB I).

Pilih menu Insert – Manual Break Pilih radio button Page break, pilih style “Halaman Badan”, centang “Change page number” dan pilih

“1” pada kotak di bawahnya. Klik OK.

Selesai. Kita sudah menerapkan page style untuk dokumen kita.

Menyisipkan Page Break

Untuk Bab I dan seterusnya diletakkan pada section 3. Setiap berganti bab, pada umumnya halaman awal bab selanjutnya berada di halaman yang berbeda dengan bagian akhir bab sebelumnya. Untuk ganti halaman (tanpa mengubah page style) dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Pilih menu Insert - Manual Break

1BII.

Akt

ivita

s

Pilih radio button Page break, untuk Style biarkan [None] Klik OK

Cara cepat adalah dengan menggunakan shortcut Ctrl + Enter.

Bagi

an

Gambar 8. Menyisipkan page break

Mengatur Footer & Header

Setelah ada batas-batas section serta page style, kini kita bisa memberi header/footer yang berbeda untuk setiap section.

Kita tidak ingin menampilkan header & footer apa-apa pada Section 1. Karena itu kita langsung menuju Section 2 dengan meng-klik area footer pada halaman pertama Section 2.

Untuk Section 2, kita ingin footer dengan halaman romawi. Untuk itu klik Insert – Fileds – Other. Pada tab Document pilih type “Page”, select “Page numbers”, dan format “Roman (i ii iii)”. Klik Insert. Klik Close.

Untuk mengatur letak footer-nya apakah mau di kiri, tengah, atau kanan, cukup tekan TAB (untuk menggerakkan kursor ke kanan) atau BACKSPACE (untuk menggerakkan kursor ke kiri). Kita juga dapat mengkombinasikan, misal dengan menuliskan nama chapter di footer bagian kiri dan nomor halaman di footer bagian kanan.

Lanjutkan dengan Section 3, lakukan hal yang mirip seperti perlakuan pada Section 2. Sekarang, silakan liat bedanya footer antar section.

Gambar 9. Penggunaan section, page style, dan header & footer

FORMAT TEKS

1BII.

Akt

ivita

s

Pemformatan adalah mengatur tampilan dan penempatan elemen (huruf, gambar, table, dll) dalam dokumen. Dalam konteks pengolah kata, elemen atomic terkecil pada sebuah dokumen adalah huruf (character). Selanjutnya, untaian huruf-huruf yang diakhiri dengan ganti baris disebut paragraph. Kita bias menganggap

Bagi

an

paragraph sebagai elemen yang molekuler yang lebih besar. Setiap elemen ini selanjutnya bias di-format agar tampil beda.

Format Langsung

Untuk elemen huruf, formatnya dilakukan secara langsung menggunakan Font, misalnya saja:

Jenis tipografi (Arial, Times New Roman, Courier, dll) Ukuran huruf Efek font (bold, italic, underline, dll)

Caranya dengan memilih huruf yang bersangkutan (sendiri maupun sekumpulan) lalu menggunakan toolbar pemformatan atau menu Format - Character

Gambar 10. Toolbar pemformatan huruf

Sementara itu, paragraph juga mempunyai beberapa format yang bias dikenakan secara langsung, misalnya:

Alignment (left, right, justify) Line spacing (antar baris, di bawah paragraf, di atas paragraf, dll) Bullets and numbering

Pemformatan ini bias dilakukan dengan toolbar ataupun menu Format - Paragraph dan Format - Bullets and Numbering

Gambar 11. Toolbar pemformatan paragraf

Format dengan Style

Memformat paragraf bias dilakukan secara TIDAK LANGSUNG menggunakan style. Di sini, style adalah definisi sekumpulan format. Bila suatu paragraf dikenakan pada suatu style tertentu, maka sekumpulan format yang terdefinisi oleh style akan dikenakan kepada paragraf tersebut. Jika semua paragraf diformat dengan style yang teratur, kita bias memperoleh tampilan yang konsisten untuk seluruh dokumen. Kemudian, ini yang lebih penting, style adalah kunci untuk berbagai otomasi dokumen seperti kita coba bersama pada bahasan-bahasan berikut.

Secara default, OOo Writer sudah menyediakan style-style baku seperti pada Tabel 1. Seluruh badan tulisan sebaiknya diformat dengan style “Body Text”. Jangan gunakan style “Normal”, sebab style normal adalah style paling dasar yang menjadi induk dari berbagai style yang lain. Style lain yang sering dipakai pada badan dokumen adalah “List

Membuat Shortcut Key

Untuk mengenakan style ke paragraf dengan cepat, maka sebaiknya kita definisikan shortcut key. Caranya:

Pilih menu Tools – Customize Pilih tab Keyboard Pilih category Styles – Paragraph. Kemudian pilih style yang ingin kita buatkan shortcut key-nya. Pilih shortcut key yang ingin diberikan untuk paragraph style yang telah dipilih tadi. Disarankan untuk

memakai shortcut key yang belum digunakan agar tidak merubah shortcut key default yang ditentukan oleh OOo Writer.

1BII.

Akt

ivita

s

Klik tombol modify Untuk membatalkan suatu shortcut key, pilih shortcut key tersebut, lalu klik delete

Bagi

an

Gambar 12. Membuat shortcut key

Beberapa shortcut key yang sering dipakai adalah:

Shortcut Key Action Ctrl + C Copy selection Ctrl + X Cut selection Ctrl + V Paste selection Ctrl + B Bold Ctrl + I Italic Ctrl + U Underline Ctrl + 0 Style Body Text Ctrl + 1 Style Heading 1 Ctrl + 2 Style Heading 2 Ctrl + 3 Style Heading 3

Mengubah Style

Jika semua paragraph teks utama sudah memakai style yang sama, yakni “Text body”, maka kita dapat mengubah tampilan seluruh dokumen dengan sekali pukul. Caranya:

Pilih menu Format – Styles and Formating Pada side-panel “Styles and Formatting” pilih menu ikon “paragraph style” Klik kanan pada style “Text body”, lalu klik modify Pada dialog modify klik tab “Font” untuk mengubah format font. Misalnya saja, ubah jadi Times New

Roman – Regular – 11. Untuk mengubah alignment klik tab “Alignment”. Misalnya ubah jadi justified. Jika dirasa sudah cukup dalam melakukan pengubahan style, klik OK.

Lihat bagaimana seluruh paragraph dengan style “Text body” berubah formatnya.

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

Gambar 13. Mengubah style “text body”

TITLE & HEADING

Style Title

Selama membuat dokumen, gunakan style “Title” dan “Sub Title” untuk judul halaman khusus, misalnya “Kata Pengantar”, “Daftar Isi”, atau “Daftar Pustaka”.

Style Heading

Sementara itu untuk Bab, gunakan style “Heading X” secara hirarkis. Maksudnya, gunakan style “Heading I” untuk bab level 1, “Heading 2” untuk subbab level 2, dan sterusnya. Hal ini akan mempermudah penomoran bab secara otomatis (dibahas setelah ini). Namun ada sedikit masalah, OOo Writer tidak bisa memformat Heading 1 sebagai judul bab. Karena itu, kita terpaksa pakai trik berikut:

Tetap sisipkan judul Bab pakai Heading I, namun nantinya akan kita sembunyikan (hidden). Sebagai ganti, gunakan Style Title untuk judul Bab, pisahkan nomor Bab (missal BAB I) dan judul Bab

(misla PENDAHULUAN) dengan soft return (tekan Shift + Enter). Untuk menyembunyikan Heading I, ubah stylenya (lihat sub mengubah style sebelumnya). Pilih format

“Font Effects”, lalu centang efek Hidden. Setelah ini pandangan normal semua heading I akan tidak

tampak. Untuk melihatnya aktifkan mode show/hide dengan mengklik tombol di toolbar.

Gambar 14. Penggunaan style Title & Heading

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

NOMOR BAB OTOMATIS

Memakai style heading mula-mula merepotkan, namun akan terasa manis kemudian. Setelah seluruh judul bab/subbab diberi stle “Heading X”, kita bisa memberinya penomoran otomatis sebagai berikut:

Bawa kursor ke salah satu judul dengan style Heading 1. Pilih menu Format – Bullets and Numbering Pilih tab Outline Pilih salah satu style penomoran untuk heading Klik OK

Nah, kini kita tidak perlu khawatir lagi kalau nomor bab akan salah urutan.

Gambar 15. Nomor bab otomatis

MEMBUAT DAFTAR ISI OTOMATIS

Membuat daftar isi adalah pekerjaan yang perlu ketelitian tinggi dan kesabaran kalau dilakukan secara manual. Untungnya, OOo Writer bias membantu:

Bawa saja kursor ke halaman daftar isi ( di section 2) Jika belum, ketik judul Daftar Isi. Beri Style “Title”. Tempatkan kursor di bawah judul tersebut, lalu pilih menu Insert – Indexes and Tables - Indexes

and Tables. Pada dialog, pilih tab Index/Table. Pada bagian Type and Title pada kotak Title kosongkan saja, pada kotak Type pilih Table of Contents. Secara default, OOo Writer hanya akan menampilkan teks yang memiliki format style Heading dengan

atribut not hidden (tidak tersembunyi) pada daftar isi. Agar kita juga dapat menampilkan teks dengan style Title atau style lainnya maka kita dapat mengaturnya dengan cara mencentang radio button “Additional Styles” kemudian dapat mengatur tata letak daftar isi kita dengan mengklik tombol “…” di samping kanan tulisan “Additional Styles” tadi. Setelah itu klik OK.

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

Gambar 16. Membuat daftar isi otomatis

Gambar 17. Mengatur tata letak daftar isi

Kembali ke dialog utam, setelah itu bilang sim salabim lalu klik OK.

Gambar 18. Contoh tampilan daftar isi

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

GAMBAR

Dokumen ilmiah umumnya memiliki gambar yang harus diberi nomor urut. Hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.

Jenis Gambar

Memahami jenis gambar cukup penting agar dokumen kita ukurannya lebih kecil, dan juga lebih portable. Secara umum ada dua jenis gambar:

Bitmap, adalah gambar yang disimpan dalam bentuk titik-titik warna pada suatu area terbatas. Untuk bitmap dengan batas warna yang kabur (contoh foto dari kamera digital) sebaiknya disimpan dalam format JPG. Sementara itu bitmap dengan batas warna yang jelas (dari program Paint misalnya), gunakan format PNG atau GIF.

Lineart, adalah gambar yang disimpan dalam bentuk garis dan bentuk-bentuk geometri dasar lainnya. COntoh paling umum adalah gambar yang dihasilkan Visi. Untuk lineart, format terbaik bagi OOo Writer adalah WMF.

Menyisipkan Gambar

Untuk menyisipkan gambar ke OOo Writer, cara paling mudah adalah copy-paste. Agar hasilnya optimal gunakan tip berikut:

Gambar 19. Paste special gambar lineart

Jika gambarnya lineart (misal dari Visio), copy gambar yang akan disisipkan (tekan Ctrl-C). Pada OOo Writer jangan langsug Paste. Sebaliknya, pilih menu Edit – Paste Special. Kemudian pilih GDI metafile.

Jika gambarnya bertipe bitmap (missal dari hasil print screen, atau copy dari Paint), langsung saja paste di OOo Writer (tekan Ctrl-V) sudah bagus.

Kita bisa mengatur tata letak gambar tersebut terhadap teks. Caranya, klik kanan pada gambar, pada menu pop-up pilih menu “Picture”. Pda dialog, pilih tab Wrap. Setelah itu pilih mode layout sesuai denganyang kita inginkan.

Kita juga bias mengatur dimensi gambar melalui dialog tersebut. Pilih tab Type. Setelah itu ketikkan dimensi yang kita inginkan. Cara ini bagus bila kita ingin dimensi gambar yang pasti (misalkan semua gambar harus selebar 3 inchi). Cara lain adalah secara interaktif, klik gambar yang bersangkutan sehingga muncul bingkai dengan 8 kotak hijau di tepi-tepinya. Geret kotak hijau tersebut sehingga menghasilkan ukuran yang diinginkan.

Beri style khusus, misal Figure. Modify style ini agar letak setiap gambar yang disisipkan konsisten, misal mode alignment = center, dll.

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

Gambar 20. Format Gambar

Membuat Caption Gambar

Caption adalah istilah untuk teks keterangan yang menyertai gambar. Pada dokumen ilmiah, caption wajib ada dan diberi nomor urut. Tenang, hal ini bias ditangani dengan mudah.

Klik kanan gambar yang dimaksud untuk mengeluarkan menu pop-up, pilih menu Caption. Cara lain adalah mengklik kiri gambar tersebut lalu pilih menu Insert – Caption sehingga muncul dialognya.

Untuk pertama kali, kita perlu membuat label baru. Pada bagian Properties, pada kotak Category ketikkan “Gambar”.

Masih pada bagian Properties pada kotak Numbering pilih Arabic (1 2 3) . Agar penomoran gambar kita juga menyertakan nomor bab, sekarang klik Options pada dialog Caption

tersebut. Pada bagian Numbering captions by chapter pilih level 1. Klik OK. Kembali ke dialog Caption, beri nama gambar kita dengan mengetikkannya pada kotak Caption. Setelah

itu klik OK.

Jika kita menyisipkan Caption Gambar pada gambar-gambar selanjutnya, nomornya akan otomatis muncul dengan terurut.

Gambar 21. Caption Gambar

Membuat Cross Reference ke Gambar

Pada badan kalimat, sudah jamak bahwa kita ingin merefer pada suatu gambar, dan aturannya nomor gambar harus disertakan, misal (lihat Gambar 4.9). Masalahnya, jika di kemudian hari kita menyisipkan gambar aru sebelum Gambar tersebut, caption yang direfer akan berubah otomatis menjadi Gambar 4.10 sehingga teks utama kita salah tunjuk. Agar reference ini selalu benar, caranya:

1BII.

Akt

ivita

s

Bawa kursor ke tempat yang diinginkan (setelah kita “lihat “). Pilih menu Insert – Cross-reference. Pada tab Cross-reference pilih Type “Gambar”.

Bagi

an

Pada Selecetion pilih gambar yang dimaksud. Pada bagian Insert reference to pilih Category and Number. Klik Insert. Kemudian klik Close.

Gambar 22. Insert Cross-reference ke gambar

Membuat Daftar Gambar Otomatis

Jika semua gambar sudah rapi memakai Caption, membuat daftar gambar menjadi mudah:

Bawa saja kursor ke halaman Daftar Gambar (di Section 2). Jika belum ada, ketik judul Daftar Gambar dan beri style “Title”. Tempatkan kursor di bawah judul tersebut, lalu pilih menu Insert – Indexes and Tables - Indexes

and Tables. Pada dialog, pilih tab Index/Table. Pada bagian Type and Title pada kotak Title kosongkan saja, pada kotak Type pilih Index of tables. Pada bagian Category pilih “Gambar”. Sebut abrakadabra lalu klik OK.

Gambar 23. Membuat daftar gambar

1BII.

Akt

ivita

s

TABEL

Tabel juga sangat umum dipakai pada dokumen ilmiah. OOo Writer menyediakan fitur table yang sangat memudahkan.

Bagi

an

No Komputer IP 1 Comlabs-01 192.168.1.101 2 Comlabs-02 192.168.1.102

Membuat dan Memformat Tabel

Ini tip membuat tabel yang rapi dan bisa banyak halaman:

Untuk mebuat tabel, klik tombol shortcut pada toolbar “Insert Table”, jangan dilepas, lalu pilih dimensi tabel (misal 3x3)

Teks di dalam tabel sebaiknya memakai style sendiri, jangan pakai “Body Text”. Untuk itu buat style baru “Table Text”. Dengan demikian, kita bebas mengatur format teks dalam tabel. Misalnya, atur style ini dengan huruf tertentu (lebih kecil), dan jangan lupa, alignment harus rata kiri. Kalau alignment-nya justified akan nampak aneh. Khusus untuk kepala tabel, format langsung teksnya m,enjadi tebal dan tengah.

Kalau tabel tersebut panjang dan akan terpotong ke dua halaman atau lebih, beri kepala (header) otomatis. Caranya, pilih klik kanan pada tabel, pada pilih “Table”. Pada kotak dialog Table Format pilih tab Text Flow, kemudian centang pada checkbox “Repeat heading”, masukkan angka berapa baris pertama yang ingin ditampilkan kembali setiap tabel berganti halaman baru.

Sedangkan untuk badan ahalaman, mungkin kita tidak ingin satu baris terpotong oleh ganti halaman. Caranya sama dengan yang sebelumnya, pada kotak dialog Table Format tab Text Flow pada checkbox “allow row to break across pages and columns” matikan centangnya.

Gambar 24. Kotak dialog Tabel Format

Caption untuk Tabel

Sama seperti gambar, tabel juga harus diberi caption dengan nomor urut. Sama juga seperti gambar, caranya mudah dengan menggunakan fitur caption.

Caption untuk Tabel

Ini juga mudah, sama seperti membuat daftar gambar.

RUMUS MATEMATIK

1BII.

Akt

ivita

s

Dokumen ilmiah, khususnya sains dan teknologi, baru terasa nendang kalau ada rumusnya. Makin rumit dan banyak ruusnya, makin tinggi gengsi dokumennya. Namun, perlu trik khusus supaya rumus-rumus tersebut tampil indah dan tidak berserakan kemana-mana.

Bagi

an

Menyisipkan Rumus

Di OOo Writer ada komponen yang disebut Formula. Kalau di MS Word komponen tersebut serupa dengan MS Equation. Untuk membuat rumus, dapat mengikuti tip berikut ini:

Agar mudah, sebaiknya kita membuat tabel dua kolom seperti ini (jangan lupa garisnya nanti dihilangkan). Kotak di kiri untuk rumus, kotak di kanan untuk nomor rumus.

(1)

Letakkan kursor di kotak kiri, kemudian pilih menu Insert – Object – Formula.

Akan muncul frame kecil, sebuah floating toolbar, dan kotak bertuliskan script untuk formula yang kita ketikkan. Gunakan tombol pada floating toolbar tersebut untuk mengetikkan symbol dan tanda yang diperlukan rumus. Setelah selesai, klik di luar frame tersebut.

Gambar 25. Dari kiri: floating toolbar, kotak script, dan frame kecil untuk menampilkan rumus

Caption untuk Rumus

Kini untuk membuat nomor rumus, kembali gunakan Caption. Karena kita ingin nomor rumus muncul dalam tanda kurung (), sebaiknya buat caption baru. Nanti tanda kurungnya diketikkan manual. Begitu pula tulisan kategorinya dihapus manual. Setelah disisipkan, cut-paste caption tersebut ke kotak kanan.

 

(4-1)

MAIL MERGE

Mengirimkan surat kepada banyak pihak (surat missal) merupakan pekerjaan perkantoran yang paling populer dewasa ini. Di dalam OOo Writer ini kita tidak perlu susah-susah untuk mengetikkan banyak surat untuk orang yang berbeda-beda karena sudah disediakan sebuah fasilitas untuk melakukan koneksi ke data source dari OOo Writer tersebut. Asalkan kita mempunyai sebuah database daftar orang yang akan kita kirim dan sebuah template surat, maka dengan melakukan sedikit langkah saja kita sudah dapat membuat surat sebanyak jumlah orang yang kita tuju tersebut.

Sebenarnya untuk membuat form letter dengan menggunakan data source dapat melalui menu Tools – Mail Merge Wizard. Tetapi ada cara lain yang lebih cepat yaitu dengan mengikuti langlah-langkah berikut ini:

Siapkan template surat terlebih dahulu atau biasa disebut dengan dokumen utama (starting document).

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

Gambar 26. Contoh template surat

Buka koneksi ke database dengan mengklik menu View – Data Sources. Setelah itu akan muncul database explorer pada jendela OOo Writer kita.

Jika database kita belum muncul, kita perlu tambahkan dengan cara mengklik kanan pada kotak sebelah kiri database explorer tersebut, kemudian pada menu pop-up pilih Registered databases. Pada kotak dialog Registered databases klik New. Setelah itu browse file database kita. Kemudian klik OK.

Gambar 27. Menambah database

Buka database kita dan pilih tabel yang memuat data yang kita butuhkan untuk surat kita.

Gambar 28. Memilih tabel

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

Klik pada kolom “Nama” dan drag hingga posisi pointer berada setelah kata “Kepada” dan spasi. Klik juga kolo “Alamat” dan drag hingga posisi pointer berada setelah kata “di” dan spasi.

Gambar 29. Mengimpor data pada database ke layout

Klik Menu File – Print. Kemudian akan muncul pertanyaan “Your document contains address database fileds. Do you want to print a form letter?”. Klik Yes.

Pada dialog Mail Merge pilih output ke file kemudian pilih “Save as single document”. Klik OK.

Gambar 30. Output surat dalam bentuk file

Ketikkan nama file untuk menyimpan hasil output mail merge tersebut. Pilih juga tipe file-nya. Dapat berupa doc, odt, pdf, dll. Kemudian klik OK.

Buka file output tersebut untuk melihat hasilnya.

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

Gambar 31. Output mail merge

EXPORT FILE KE PDF

Format dokumen yang sudah tidak asing lagi di komunitas mahasiswa adalah portable document format (PDF). Slide kuliah, tugas biasanya diberikan dalam dokumen berbentuk PDF. OOo Writer menyediakan fasilitas kepada kita untuk dapat membuat file PDF (dan juga XHTML) dari dokumen yang sudah kita buat. Caranya:

Pilih menu File – Export atau Export as PDF, akan tampil kotak dialog Export Klik pada pilihan File format : PDF – Portable Document Format (.pdf), akan tampil daftar pilihan

tipe file:

1BII.

Akt

ivita

s

Gambar 32. Export ke pdf

Pada kotak File name, isikan nama file

Bagi

an

Klik Save untuk memulai export file ke dalam format PDF, kemudian muncul kotak dialog PDF options

Atur setting yang ingin diberikan untuk file PDF yang akan dibuat, misalkan konten PDF yang dibuat tidak dapat di-copy, dll

Klik Export untuk menghasilkan file PDF

Gambar 33. Kotak dialog PDF options

Bagi

an 1

BII.

Aktiv

itas

Bagi

an 2

BIII.

Has

il

III. HASIL

1. Mahasiswa dapat menggunakan software OpenOffice.org Writer 3.1 untuk keperluan perkuliahan 2. Mahasiswa mendapatkan gambaran mengenai cara penggunaan tools word processor lainnya