mata kuliah : sistem informasi manajemen dosen : dr. ir ... · pdf filetugas mata kuliah sim...

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)

Penyerahan : 31 Januari 2014

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI :

INSOURCING VS OUTSOURCING PADA PERUSAHAAN PEMBIAYAAN

ALAT BERAT

STUDI KASUS PT. VERENA MULTI FINANCE TBK.

OLEH:

JHON LAMHOT FERNANDO NAPITUPULU

KELAS E.49

P056121901.5

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2014

i

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI………………………………………………………………………i

DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………..ii

I. PENDAHULUAN............................................................................................1

1.1. Latar Belakang...........................................................................................1

1.2. Rumusan Masalah......................................................................................3

II. TINJAUAN PUSTAKA...................................................................................4

2.1. Sistem Informasi ....................................... ................................................4

2.2. Pendekatan Insourcing ................ ..............................................................6

2.3.Pendekatan Outsourcing.............................................................................6

III. PEMBAHASAN............................................................................................8

3.1. Penerapan insourcing dan outsourcing dengan aspek kajian terhadap

keunggulan dan kelemahan dalam pengembangan dan implementasi SI...... ....

........................................................................................... .....................8

3.2. Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi

manajemen PT. Verena Multi Finance Tbk......................................................13

IV. PENUTUP ..................................................................................................... 18

4.1. Kesimpulan..............................................................................................18

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................19

35

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.1. Jenis Penerapan Outsourcing .........................................................................11

Gambar 3.2. Main Business Process PT. Verena Multi Finance Tbk...................................14

Gambar 3.5. High Level Process Pengajuan Pembiayaan Alat Berat di Verena..................15

Gambar 3.6. Sistem VIPS....................................................................................................17

Gambar 3.7. Web PT. Verena Multi Finance sebagai Salah Satu Media E-Commerce.......17

Gambar 3.8. Future Development E-Commerce.................................................................18

ii

Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)

1

Bab I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan informasi teknologi pada perusahaan membantu perusahaan dalam

melakukan praktek pemasaran dan bisnis. Industri pembiayaan merupakan salah satu

alternatif pembiayaan bukan bank yang saat ini semakin berkembang di Indonesia. Industri

pembiayaan yang diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.012/2006

tentang perusahaan pembiayaan menawarkan fasilitas kredit dengan beberapa benefit yang

dapat dirasakan oleh berbagai perusahaan diantaranya proses yang lebih cepat dan

fleksibel, syarat yang lebih mudah dari bank hingga tanpa memerlukan agunan, dan

pembayaran angsuran bulanan yang dianggap sebagai pengeluaran sehingga dapat

mengurangi pajak pendapatan.

Setiap perusahaan pembiayaan industri alat berat dituntut untuk mengembangkan

strategi advantage yang kompetitif untuk dapat terus bersaing meningkatkan pangsa

pasarnya. Pengembangan strategi advantage yang baik dapat memberikan

peningkatan/improvement/benefit secara langsung maupun tidak langsung bagi suatu

perusahaan. Improvement di bidang sistem informasi merupakan salah satu yang paling

penting untuk dilakukan. Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan

informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan

operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang,

teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Dalam era persaingan

global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini, setiap perusahaan harus mampu

melakukan terobosan-terobosan dan inovasi baru serta menggunakan seluruh sarana dan

teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup dan mempertahankan pelanggan yang

dimiliki. Sistem informasi merupakan sarana dan tools yang sering dipilih oleh banyak

perusahaan di dunia untuk membantu dalam mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan

sebagai alat untuk bersaing.

Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi

bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif

sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang

dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut

akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam


2

hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada

akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama.

Dalam mengoptimalkan pengembangan dan implementasi teknologi sistem

informasi, setiap perusahaan dapat melakukan melalui 3 (tiga) metode, yaitu insourcing,

cosourcing, dan outsourcing. Namun keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh

perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan baik

menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) untuk

membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan. Perusahaan yang

melakukan outsourcing mempunyai beberapa alasan diantarannya untuk penyederhanaan

terhadap beban pekerjaan sehingga dapat fokus melakukan aktivitas utama dari bisnisnya,

meningkatkan sumber daya dibagian operasional yang dapat meningkatkan produksi dan

output serta memberikan dukungan tambahan kepada manajemen organisasi untuk

meningkatkan efektivitas biaya melalui efisien secara keseluruhan. Setiap perusahaan

harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari metode tersebut untuk

meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah dibangun. Karena masing-

masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga perusahaan harus

memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam

menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis

perusahaan.

Paper ini akan mengulas bagaimana pengembangan sistem informasi berbasis

insourcing, cosourcing, maupun outsourcing beserta kelebihan dan kelemahan masing-

masing. Akan dibahas juga secara singkat bagi mana peranan dan strategi pengembangan

sistem informasi melalui pendekatan ketiga model di atas pada perusahaan PT. Verena

Multi Finance Tbk. Penulis merupakan salah satu karyawan dari PT. Verena Multi Finance

Tbk. Yang berinteraksi langsung dalam berbagai pengembangan sistem improvement

khususnya Service Level Agreement (SLA).


3

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang akan diulas di paper ini akan membatasi pembahasan

mengenai:

1 Menjelaskan pengertian dan penerapan insourcing dan outsourcing?

2 Menjelaskan keunggulan dan kelemahan insourcing dan outsourcing dalam

pengembangan dan implementasi sistem informasi?

3 Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi manajemen PT.

Verena Multi Finance Tbk.?


4

Bab II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 . Sistem Informasi

Perusahaan yang telah memutuskan untuk mengembangkan usaha di dunia Sistem

informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam bisnis. Teknologi informasi

dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis,

pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat

memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini

berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan

produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas

bisnis lainnya. Teknologi dan sistem informasi berbasis internet dalam waktu singkat

menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang

dinamis saat ini. 1

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang,

hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,

mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada

sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan

berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi

(software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data)

sejak permulaan peradaban.

Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan

dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan

kompetitif. Peran strategis SI ini melibatkan penggunaan TI untuk mengembangkan

berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan

besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi

strategis, SI yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari

perusahaan bisnis. SI strategis dapat berupa SI apapun (TPS, SIM, DSS, dan lain-lain)

yang menggunakan TI untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif,

mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan

lainnya. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika

perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi lima tekanan

1 James A. O’Brien. Introduction to Information Systems. Penerbit : Salemba Empat Ed. 12

2006.


5

kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Dalam model klasik

Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan

berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara

efektif mengatasi :

1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya

2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya

3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil

pangsa pasar

4. Daya tawar pelanggan

5. Daya tawar pemasok

Dalam hal tersebut system informasi berperan sangat penting, Dilihat dari sisi

perspektif managerial fungsi dari system informasi adalah :

1. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan.

Umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan

aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya

adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis,

jumlah permintaan produk yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran

teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk

mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu

manajemen dalam mengelola resiko (managing risk) yang dihadapi sehari hari.

2. Reduce Cost , tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah

perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan

teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-

biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh pada

profitabilitas perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan oleh teknologi

informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap dikeluarkan untuk kegiatan

operasional sehari-hari yaitu : Eliminasi Proses, Simplifikasi Proses, Integrasi

Proses dan Otomatisasi Proses.

3. Add Value, Tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk

memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk

menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia


6

untuk selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang

(customer bonding)

4. Create New Realities , Perkembangan teknologi informasi yang terakhir ditandai

dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena

bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business

semacam e-commerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lain-lain pada

dasarnya merupakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi

mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. 2

2.2 Pendekatan Insourcing

2.2.1 Pengertian Insourcing

Insourcing merupakan pemanfaatan sumber daya yang terdapat didalam suatu

organisasi atau suatu perusahaan, seperti sumberdaya manusia, sumberdaya teknologi,

sumberdaya sistem informasi, sumberdaya hardware, sumberdaya software, sumberdaya

jaringan, sumberdaya data, sumberdaya ekonomi, yang diubah melalui berbagai proses

bisnis (pemrosesan) menjadi barang atau jasa, sistem informasi mengenai operasi sistem

pada pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini

pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Jadi dapat

disimpulkan bahwa insourcing adalah model pengembangan sistem informasi yang hanya

melibatkan sumberdaya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Dalam model ini,

perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung dan in-

house.

2.3 Pendekatan Outsourcing

2.3.1 Pengertian Outsourcing

Menurut O’Brien dan Marakas (2010), istilah outsourcing dalam arti luas adalah

pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan

tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam


7

kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas

dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.

Greaver (1999) memandang outsourcing sebagai tindakan mengalihkan beberapa

aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside

provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Beberapa pakar serta

praktisi outsourcing dari Indonesia juga memberikan definisi mengenai outsourcing, antara

lain menyebutkan bahwa outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya,

adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak

luar (perusahaan jasa outsourcing). Amant (2010) dalam Wiriadinata dan Sembiring (2012)

menyatakan bahwa definisi dari IT outsourcing adalah suatu bentuk pendelegasian melalui

pengaturan kontrak dari sebagian atau semua sumberdaya teknis, sumberdaya manusia, dan

tanggung jawab manajemen yang berkaitan dengan pemberian layanan IT dari sebuah

vendor eksternal. Tujuan utama suatu organisasi melakukan IT outsourcing adalah

mengembangkan sistem informasi untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih baik,

memanfaatkan IT untuk mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT

secara eksternal.

2Richardus Eko Indrajit. Peranan Startegis Teknologi Informasi.

https://www.google.com/#q=peranan+sistem+informasi. 26 November 2013.

https://www.google.com/#q=peranan+sistem+informasi


8

Bab III

PEMBAHASAN

3.1. Penerapan insourcing dan outsourcing dengan aspek kajian terhadap

keunggulan dan kelemahan dalam pengembangan dan implementasi SI

Setiap perusahaan memiliki pertimbangan khusus untuk memutuskan bagaimana

strategi pengembangan sistem informasi yang akan dijalankan di setiap lini manajerial

perusahaannya. Pemilihan mengenai pendekatan mana yang akan digunakan dalam suatu

perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan,

dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu

besar dan sangat sederhana, maka pendekatan insourcing adalah langkah yang terbaik yang

ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah

jalannya, sehingga fokus kegiatan bisnis perusahaan bisa lebih difokuskan daripada kita

menyibukkan diri untuk mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan dalam

menjalankan inti bisnis.

Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari

metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah

dibangun. Karena masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga

perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan

dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis

perusahaan.

3.2.1 Penerapan Insourcing

Menurut Zilmahram (2009), insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:

1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.

2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak

dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.

3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.


9

3.2.2 Keunggulan dan Kelemahan Insourcing

Menurut Anonim (2011) beberapa keunggulan dari pengelolaan SI dan TI dengan

sistem insourcing antara lain:

1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.

2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan

biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.

3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.

4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.

5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan

kebutuhan perusahaan.

6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI

karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut.

7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan

dengan sistem yang sudah ada.

8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol

keamanan aksesnya (security access).

9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan

dibandingkan pesaing.

Selain keunggulan di atas, Anonim (2011) menyebutkan bahwa pengelolaan SI dan TI

dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya

sangat mahal.

2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya

dari awal.

3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.

4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI

dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang

memenuhi kebutuhan user.

5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah

atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.


10

6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill

yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri

oleh perusahaan.

7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang

sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.

3.2.3 Penerapan Outsourcing

Dewangga (2010) menyatakan bahwa ada beberapa alasan perusahan melakukan

outsourcing, yaitu:

1. Membagi resiko operasional, karena resiko operasional perusahaan bisa terbagi

kepada pihak lain.

2. Sumberdaya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya

3. Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa

difungsikan sebagai biaya operasional

4. Memperkerjakan sumberdaya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang

disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan

kompeten dibidangnya

5. Mekanisme kontrol menjadi lebih baik.

6. Meningkatkan fokus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya

kepada pihak lain

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah

tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat

meminta perusahaan outsource untuk memodifkasi sistem yang sudah ada. Perusahaan

juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi

software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan

dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau

pengembangan dari dasar.


11

Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing

Sumber: Anonim (2010)

Carrie dan Indrajit dalam Pasaribu (2010) membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian,

yaitu :

1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik

hardware, software, dan brainware.

2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki

oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.

3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke

pada pihak lain, dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan dikelola oleh

perusahana sendiri.

4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain

dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

3.2.4 Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing

Menurut Dewangga (2010), keunggulan pengembangan Sistem Informasi melalui

outsourcing, antara lain:


12

1. Manajemen IT yang lebih baik, IT dikelola oleh pihak luar yang telah

berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus

menerus dikembangkan.

2. Fleksibiltas untuk meresponse perubahan IT yang cepat, perubahan arsitektur IT

berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource

sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang

tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage

bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem

yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.

3. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau

organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

4. Akses pada pakar IT yang lebih baik.

5. Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara

outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan

pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-sourcing termasuk pendekatan

dengan biaya yang rendah.

6. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.

7. Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem IT-

nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah

diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.

8. Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja IT.

Selain keunggulan diatas, menurut Dewangga (2010) pendekatan outsourcing juga

memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti:

1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan

outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang

penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus

tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan

pengguna.

2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang

dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.


13

3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem

informasi akan terbentuk.

4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa

dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan

tekniknya adalah perusahaan outsource.

5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

6. Perubahan dalam gaya manajemen.

7. Proses seleksi kerja yang berbeda.

8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh

pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal

ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang

yang nakal.

3.2. Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi

manajemen PT. Verena Multi Finance Tbk

Dalam memenangi persaingan perebutan market share, perusahaan alat berat

dituntut untuk terus membenahi internal bisnis prosesnya sehingga proses approval suatu

aplikasi dapat semakin cepat, mudah, menarik bagi customer, dan tentunya tetap concern

terhadap potensial risk yang dapat terjadi. Core business process pada perusahaan

pembiayaan alat berat dibagi dalam 2 bagian besar yakni main business process dan

supporting business process. Main business process merupakan bagian dari bisnis proses

yang terlibat secara langsung pada approval suatu aplikasi sedangkan supporting merupkan

bisnis proses yang tidak terlibat langsung dalam proses approval suatu aplikasi, namun

terlibat dalam upaya supporting untuk mendukung keberhasilan main business process

tersebut. Gambar di bawah ini memperlihatkan pembagian core business process dari

perusahaan PT. Verena Multi Finance.


14

Gambar 3.2 Main Business Process PT. Verena Multi Finance Tbk.

Dari Gambar 3.1 dapat terlihat bahwa dalam industri pembiayaan jasa keuangan,

rantai Supply Chain Management yang paling utama yang terlibat yakni Departemen

Marketing/Sales untuk mencari lessor atau target pembiayaan dengan produknya aplikasi

in yang didapatkan langsung dari customer ataupun dari supplier, kemudian

marketing/account officer mengumpulkan semua berkas yang dibutuhkan sebagai

kelengkapan aplikasi. Aplikasi tersebut kemudian akan masuk ke credit & risk department

dan Legal department untuk dianalisis oleh credit analyst dan legal officer akan mengecek

kelengkapan dan validitas dokumen legal. Setelah selesai dari credit analyst dan diberi

rekomendasi untuk disetujui atau ditolak, kemudian aplikasi akan masuk ke credit

commitee yang beranggotakan Nasional Sales Manager, Credit Analyst Manager, Direktur

Marketing, Direktur Operasional, President Direktur, dan President Komisaris. Credit

commitee akan memutuskan apakah aplikasi itu akan diapprove atau direject. Setelah

applikasi diapprove kemudian akan masuk ke divisi operation untuk cetak kontrak dan PO

ke supplier, apabila semua kelengkapan dokumen selesai maka proses selanjutnya adalah

disbursement atau pencairan dana oleh Finance, dan data akan dicatatkan oleh divisi

accounting.


15

Dalam industri pembiayaan alat berat, proses disbursement suatu account bukanlah

akhir dari suatu proses penjualan, namun menjadi awal dari business yang sebenarnya

dimana perusahaan pembiayaan harus mampu melakukan proses maintain customer yang

tepat sehingga outstanding amount dapat dibayarkan oleh customer dengan tepat waktu

dan tidak terjadi keterlambatan pembayaran Bagian yang terlibat dalam proses ini adalah

bagian Account Receivable (AR) dan Collection Department, kedua bagian ini akan

berperan untuk menagih pembayaran customer pada jatuh tempo hingga melakukan proses

penarikan/reposses apabila ada customer yang gagal bayar (default).

Gambar 3.3 High Level Process pengajuan pembiayaan alat berat di Verena

Verena mengembangkan Verena Integrated Processing System (VIPS) yang

dapat digunakan untuk keperluan Intranet, Extranet, dan saat ini sedang dikembangkan

untuk penggunaan internet. VIPS menggunakan Internet protocols (http) yang dapat


16

diakses oleh setiap karyawan di Verena dengan menu yang disesuaikan dengan departemen

dan ruang lingkup akses tertentu. VIPS sebagai Intranet bagi karyawan dapat digunakan

sebagai media informasi terbaru, database karyawan, database kehadiran, form request

cuti, form IT request, hingga cek data record pembayaran angsuran customer.

Pengembangan VIPS merupakan model pendekatan secara outsource yang dilakukan oleh

Verena dengan memanfaatkan bantuan pihak ketiga. Model pengembangan dengan

outsource ini dilakukan dengan tujuan untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih

baik, memanfaatkan IT untuk mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi

aset IT secara eksternal. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi

yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan

juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.

Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk

memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing

perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru

atau pengembangan dari dasar.

Verena menggunakan model pendekatan insource untuk pengembangan VIPS saat

ini seperti untuk aktivitas extranet yang saat ini sedang coba dilakukan dengan fokus saat

ini B to B dengan perusahaan asuransi yakni Sinarmas dan ACA. B to B ini dilakukan

untuk keperluan pengurusan penutupan polis asuransi customer yang akan divalidkan di

Verena. System dari Verena dapat diakses oleh SIMAS dan ACA hanya untuk keperluan

penutupan asuransi, namun untuk pembayaran premi asuransi masih dilakukan secara

manual dengan transfer melalui bank. B to B masih dirancang hanya two partied hanya

untuk Verena dan asuransi, tanpa melibatkan pihak bank. Tim IT Verena juga fokus

mengembangkan pemasaran produk jasa Verena sudah berbasis website melalui

www.verena.co.id. Namun dalam web ini hanya berisi informasi singkat mengenai

pembiayaan alat berat yang dilakukan oleh Verena, namun untuk commercial atau

marketing proposed secara detail tidak disajikan di web perusahaan, dengan alasan

confidential dengan ancaman berbagai kompetitor.

Pengembangan Sistem Informasi dengan pendekatan model insource juga

dilakukan berbasis E-commerce. Pengembangan E-commerce saat ini dilakukan untuk

media informasi perusahaan kepada publik tentang bagaimana company profile

perusahaan, product yang ditawarkan, laporan tahunan, dan informasi umum lainnya.

http://www.verena.co.id/


17

Informasi mengenai kondisi credit pembiayaan tidak ditampilkan dalam internet (web) ini.

Web Verena ini juga berfungsi sebagai media promosi perusahaan kepada customer.

Berikut tampilan VIPS dan Web yang dimiliki oleh Verena yang digunakan sebagai support

E-Commerce dalam peningkatan kualitas sistem informasi.

Gambar 3.4 Sistem VIPS

Gambar 3.5 Web Verena sebagai salah satu Media E-Commerce

Peluang dan potensi penerapan E-commerce yang akan dilakukan Verena ke

depannya yakni terkait dengan Customer Relation Management (CRM) ini hingga saat ini

masih dalam proses develop dan improvement oleh tim IT Verena demi kemudahan akses

dan layanan fasilitas lain yang dapat dimanfaaatkan oleh customer Verena maupun calon

customer Verena. Saat ini, Verena sedang mengembang Virtual Account berbasis jaringan


18

internetworking yang memungkinkan customer untuk melakukan pengecekan record

angsuran dan pembayaran detail by online melalui sistem customer card online. Customer

akan diberikan username dan pasword yang dapat mengakses web verena dengan menu

cek record pembayaran. Pengembangan konsep Virtual Account juga dapat dilakukan

dimana customer dengan sistem pembayaran melalui transfer dapat menggunakan virtual

account sehingga angsuran yang masuk ke Verena akan langsung dapat dibaca di sistem

Verena. Pengembangan E-Commerce dengan berbagai supllier, bank, dan asuransi juga

akan dilakukan terkait dengan sistem B to B untuk mempercepatkan sinergitas dan

integrasi antara forward dan backward linkages.

Pengembangan sistem VIPS berbasis E-Business mutlak untuk terus dilakukan

untuk mendapatkan suatu sistem terbaik dan tercepat dalam proses approval suatu aplikasi.

Development yang dapat dilakukan yakni penggunaan report (Credit Analysis Report) by

sistem dimana proses pengerjaan report analisis yang dilakukan CA dikerjakan langsung di

sistem VIPS tanpa menggunakan report manual lagi. Proses approval juga akan

dikembangkan berbasis sistem dimana credit committee dapat langsung memberikan

keputusan approve/reject by sistem melalui fasilitas perangkat moblie phone sehingga

dapat mempercepat waktu approval. Future development yang dapat dilakukan yakni

dengan pengembangan Dashboard aplikasi dengan benefit mengetahui status aplikasi dari

awal masuk, proses pengerjaan, hingga waktu validasi.

Gambar 3.6 Future Development E-Commerce

35

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, maka ditarik kesimpulan sebagai berikut :

Pengembangan Sistem Informasi dalam suatu perusahaan harus berangkat dari

rencana strategis stake holder maupun komponen manajerial yang terlibat dalam suatu

sistem bisnis. Keseluruhan pemangku kebijakan harus mampu merumuskan kebutuhan

pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan apa yang sedang berjalan dan perlu

untuk dikembangkan. Setelah rumusan terbentuk maka perlu dianalisa bagaimana

komponen perangkat SDM yang dimiliki khusunya tim IT untuk dapat diberikan tanggung

jawab dalam pengembangan tersebut, apabila memiki kompetensi yang cukup maka

strategi insourcing dapat dilakukan, namun apabila menggunakan model strategi

outsourcing maka perlu dilakukan bimbingan awal beserta dampingan kepada tim

oursource sehingga pengembangan sistem informasi yang dilakukan sesuai dengan

kebutuhan dari setiap komponen sistem manajerial yang sedang bekerja.

Verena melakukan pengembangan sistem informasinya dengan model oursource

dan insource. Model outsource dilakukan dalam pembentukan dan penciptaan suatu sistem

yang dinamakan VIPS (Verena Integrated Processing System) dan dalam prosesnya

pengembangan VIPS secara customize untuk development daily activities dilakukan oleh

Tim pengembang IT mengikuti model insource.


1

DAFTAR PUSTAKA

[Anonim]. 2010. Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing dalam

http://pakpid.wordpress.com [Diakses pada 23 Januari 2014]

[Anonim]. 2011. Membandingkan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing

dan Insourcing dalam http://www.scribd.com [Diakses pada 23 Januari 2014]

Dewangga, J. 2010. Outsourcing dalam http://jhohandewangga.wordpress.com [Diakses

pada 23 Januari 2014]

Greaves, Maurice F. 1999. Strategic Outsourcing, a Structured Approach to Outsourcing

Decisions and Initiatives. USA: Amerika Management Association.

James A. O’Brien. Introduction to Information Systems. Penerbit : Salemba Empat Ed. 12

2006

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Management Information System : Managing

Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10th Edition. McGraw-

Hill.

Pasaribu, FTP. 2010. Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing dalam

http://ferry1002.blog.binusian.org [Diakses pada 23 Januari 2014]

Richardus Eko Indrajit, Peranan Startegis Teknologi Informasi

https://www.google.com/#q=peranan+sistem+informasi. 23 Januari 2014

Wiriadinata, R. P. A. dan Sembiring, J. 2012. Perancangan Model Pengambilan Keputusan

IT Outsourcing dalam Enterprise Architecture. Jurnal Sarjana Institut Teknologi

Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika Volume 1, Number 2, Juli 2012

Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing dalam http://habahate.blogspot.com

[Diakses pada 23 Januari 2014]

http://pakpid.wordpress.com/

http://www.scribd.com/

http://jhohandewangga.wordpress.com/

http://ferry1002.blog.binusian.org/

https://www.google.com/#q=peranan+sistem+informasi

http://habahate.blogspot.com/

mata kuliah : sistem informasi manajemen dosen : dr. ir ... · pdf filetugas mata kuliah sim...

Documents