manual prosedur sub bagian umum

MANUAL PROSEDUR SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN PERLENGKAPAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

1. Judul : Pelayanan Permintaan Barang / Inventaris.

2. Tujuan : Meningkatkan efisiensi dan efektivitas permintaan barang inventaris.

3. Referensi : Keppres 80/2003.

4. Pihak-Pihak Terkait : Unit-Unit Kerja, Dekan / Pembantu Dekan II, KTU, Kasubag. Umum dan

Perlengkapan, Kaur. Perlengkapan, Petugas Inventaris, Panitia Pengadaan & Penerima Barang.

5. Dokumen : Surat Permintaan Barang, Memo Dekan / Pembantu Dekan II, Buku Induk

Inventaris, SABMN, Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB Inventaris).

6. Prosedur kerja :

1. Unit – Unit Kerja mengajukan permintaan barang / inventaris.

2. Surat permintaan ditujukan kepada Dekan c/q. PD II, didisposisi kepada KTU, diteruskan kepada Kasubag umum.

3. Kasubag. Umum memerintahkan kepada Kaur. Perlengkapan untuk mengadakan barang dimaksud.

4. Setelah proses pengadaan yang melibatkan Panitia Pengadaan dan Panitia Penerima Barang tersebut diregistrasi dalam Buku induk Inventaris dan SABMN, kemudian diberi nomor / kode barang.

5. Barang kemudian didistribusikan kepada unit kerja yang meminta dengan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang/Inventaris.

7. Alur Kerja / Flowchart :

mulai

Unit Kerja

Kepada Dekan c/q. PD II

Surat Permintaan

Ditujukan Ke KTU Dilampiri Lembar

Disposisi

Diproses Kasubag. Umum sesuai Lembar

Disposisi

Pengadaan Barang oleh

Kaur. Perlengkapan

Pengadaan Barang oleh

Kaur. Perlengkapan,

Panitia Pengadaan dan

Panitia Penerimaan

Barang diregistrasi dalam Buku Induk Inventaris dan

SABMN, sekaligus dilakukan pengkodean

Barang didistribusikan ke Unit Kerja

SPPB Inventaris

Selesai



1. Judul : Pelayanan Permintaan ATK.

2. Tujuan : Meningkatkan efesiensi dan efektifitas permintaan ATK.

3. Referensi :

4. Pihak-pihak terkait : Unit-Unit Kerja, Kasubag. Umum dan Perlengkapan, Kaur. Perlengkapan,

Petugas Gudang (Staf Perlengkapan).

5. Dokumen : Blanko Permintaan ATK, Kartu Stock Barang, Surat Perintah Pengeluaran

Barang (SPPB ATK), Buku Besar Keluar Masuk ATK.

6. Prosedur kerja :

1. Unit kerja mengajukan permintaan ATK.

2. Blanko permintaan ATK diterima Kasubag Umum, diteruskan kepada Kaur Perlengkapan untuk ditindk lanjuti.

3. Kaur. Perlengkapan memerintahkan kepada petugas gudang untuk mengeluarkan barang ATK.

4. Petugas gudang mengeluarkan barang ATk dari gudang dengan mencatat di kertas stock barang.

5. Petugas gudang mendistribusikan barang ATK kepada unit kerja yang mengajukan dengan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang ATK.

6. Petugas gudang mencatat keluar / masuk barang dalam buku besar ATK.


mulai

Unit Kerja

Kepada Kasubag. Umum

Surat Permintaan

Ditujukan Ke Kaur. Perlengkapan

Diproses Staf Pengadaan ATK

Dilakukan pencatatan Pada Kartu Stok Barang

Barang didistribusikan ke Unit Kerja

SPPB ATK

Selesai

Pencatatan Pada Buku Besar Keluar

Masuk Barang



1. Judul : Pelayanan Penggunaan Kendaraan.

2. Tujuan : Meningkatkan efesiensi dan efektifitas penggunaan kendaraan.

3. Referensi :

4. Pihak-pihak terkait : Dosen, Karyawan, Mahasiswa, Unit-Unit Kerja, Pembantu Dekan II, Kasubag.

Umum, Kaur. Kerumahtanggaan, Driver.

5. Dokumen : Blanko Permohonan Penggunaan Kendaraan, Buku Kontrol.

6. Prosedur kerja :

1. Dosen / Karyawan / Mahasiswa / Unit-Unit kerja mengajukan permohonan penggunaan kendaraan.

2. Blanko permohonan setelah disetujui Pembantu Dekan II, diteruskan ke Kasubag. Umum.

3. Kasubag. Umum memerintahkan kepada Kaur. Kerumahtanggaan untuk pemakaian kendaraan kepada yang mengajukan dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

4. Kaur. Kerumahtanggaan menugaskan kepada Driver utnuk mengemudikan kendaraan yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing.


mulai

Unit Kerja

Kepada Pembantu Dekan II

Ya

Ditujukan Ke Kasubag. Umum

Organisasi Mahasiswa

[

Dosen / Karyawan

Tidak

Ditujukan Ke Kasubag. Umum

Pemohon Diproses

Kaur. KRT

selesai

Driver

Pemohon

selesai

MANUAL PROSEDUR

SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN PERLENGKAPAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 1. Judul : Pelayanan Pemakaian Tempat / Peralatan.

2. Tujuan : Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pemakaian tempat/ peralatan.

3. Referensi :

4. Pihak-pihak terkait : Pembantu Dekan III, Unit-Unit Kerja, Kasubag. Kemahasiswaan, Kasubag.

Umum, Lembaga Organisasi Kemahasiswaan, Petugas Gudang Peralatan.

5. Dokumen : Blanko Peminjaman, Buku Kontrol, Kartu Mahasiswa (KTM).

6. Prosedur kerja :

1. Unit-Unit kerja / Lembaga Organisasi Kemahasiswaan mengajukan permohonan pemakaian ruang / peralatan dengan mengisi blanko peminjaman / pemakaian ruang / peralatan.

2. Blanko peminjaman setelah disetujui oleh Pembantu Dekan III dengan terlebih dulu diparaf oleh Kasubag. Kemahasiswaan (bagi organisasi mahasiswa), dan diteruskan kepada kasubag. Umum.

3. Kasubag. Umum memerintahkan kepada petugas peralatan untuk meminjamkan peralatan sesuai aturan yang berlaku dengan menyerahkan KTM (bagi mahasiswa) dan dicatat dalam Buku Kontrol.

4. Setelah peralatan selesai digunaka, segera dikembalikan kepada petugas perlengkapan dan KTM dikembalikan (bagi mahasiswa).


mulai

Organisasi Kemahasiswaan

Kepada Kasubag. Umum

Selesai

Unit Kerja

PD III

Paraf Kasubag. Kmhs.

Blangko Peminjaman

Keputusan selesai

Tdk bisa

Petugas Peralatan

Organisasi Kemahasiswaan

Unit Kerja

Blangko Peminjaman, KTM

Buku Kontrol

Pengem balian

MANUAL PROSEDUR

SUB BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN PERLENGKAPAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 1. Judul : Pemrosesan Surat Keluar.

2. Tujuan : Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pemrosesan Surat Keluar.

3. Referensi : SK Dirjen DIKTI No 427/DIKTI/Kep/1998, tentang Kode Surat Dinas

4. Pihak-pihak terkait : Dekanat, Unit-Unit Kerja, KTU, Kasubag. Umum, Kaur. Administrasi, Agendaris,

Petugas Ekspedisi Surat.

5. Dokumen : Buku Agenda, Buku Ekspedisi

6. Prosedur kerja :

1. Dekanat/Ketua Unit-Unit kerja mengeluarkan konsep surat.

2. Konsep surat dari Dekanat diproses di Subbag. Umum.

3. Surat diberi nomor dan kode surat ditentukan sesuai dengan perihal masing-masing.

4. Sebelum ditandatangani Dekanat, surat tersebut diparaf lebih dulu oleh KTU. 5. Kemudian surat distempel dan dicatat dalam buku agenda di subbag. Umum. 6. Setelah diberi amplop dan ditulis alamat tujuan, kemudian diserahkan kepada

petugas pengantar surat (Ekspedisi). 7. Sebelu dilakukan pengiriman, petugas ekspedisi melakukan pencatatan ke

dalam Buku Ekspedisi. 8. Surat yang dikirim melalui pos, langsug dikirim dengan menggunakan

stempel berlangganan.

.


mulai

Dekanat

Kaur. Administrasi

Unit Kerja

KTU

selesai

Kasubag. Umum

Staf Adinistrasi

Kasubag. Umum

Paraf KTU

pengkodean

penomoran

TTD Dekanat

KTU

Kasubag. Umum

Staf Ekspedisi

POS Tujuan langsung

Arsip

MANUAL PROSEDUR OPERASIONAL

SUB BAGIAN ADM. UMUM DAN PERLENGKAPAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

manual prosedur sub bagian umum

Documents